La comunicación en una empresa es la
base del funcionamiento de la misma. El estar en conocimiento
de todos los movimientos así sean extraños para los
demás en este caso los departamentos; también debe
saber lo que pasa con los otros para tomar medidas acerca la
producción. Los cambios en las ventas de
ciertos productos para
así ver la rentabilidad
de lo que se tiene para hacer los negocios.
Otra base fundamental de la
comunicación en una empresa son las
relaciones, que también deciden lo que es comunicado entre
los compañeros de trabajo.
La información es lo más importante de
cada área, por que con esta es como se cuantifica y
califica la calidad del
departamento basados en los informes dados
por cada trabajador encargado hecho gracias al análisis en base de resultados en cada
área.
La información también es la parte mas
descriptiva de una empresa, con esta se puede observar la calidad
de cada una de sus partes y crear así un concepto tal vez
magnificado del desarrollo de
esta, aunque la mayoría de los casos estos conceptos
pueden ser erróneos ya que una parte no puede ser
necesariamente la realidad empresarial; en la mayoría de
los casos no todos los departamentos son parejos, ni todos
aportan un orden racional dentro de las labores de la empresa en si,
es decir, que no todo departamento forma parte del desarrollo de
producción por ejemplo, pero este si toma como herramienta
de desarrollo a otros sin que de pronto en un caso dado a falta
de uno este decaiga, es por esto que el informe constante
acera de los errores mas propensos es necesario para conocer de
que falencias se debe encargar un cierto departamento.
Es por esta razón que en las empresas el
exceso de información a parte de importante es bastante
tedioso para cuando se requiera comprender o abrir un criterio
acerca de un problema o requerimiento los cuales son bastante
comunes para examinar los niveles de desarrollo y evaluar las
metas a cumplir, para toda esta cantidad de asuntos se han tenido
que crear viras formas de hacer lo más fácil, todo
esto se puede hacer a trabes de filtros de información que
considere solo lo mas importante para la empresa, es decir
información clave resumida en el caso del libro se hace
en tres informes de una pagina, el desarrollo de esto sirve para
que cada miembro de la
organización desde los nieles mas altos a los niveles
mas bajos se involucren en lograr el éxito
de la misma.
El primer informe se conoce como informe de bloque en
este se pueden identificar los factores de éxito a trabes
de cuatro pasos que no solo facilitan el éxito del
gerente sino
también el de todo el grupo: El
primer paso consiste en conocer las relaciones importantes, el
segundo es hacer una definición de las áreas de
éxito desde diferente puntos de vista, el tercero es
identificar los factores críticos de éxito para
cada área de éxito, el cuarto es determinar donde
encontrar el status de cada factor critico de éxito.
También es necesario que deban establecerse metas en este
informe y estas metas a su vez deben estar clasificadas en
niveles tales como: mínimo, satisfactorio y sobresaliente
lo que permitirá conocer las tendencias buenas o malas,
todo esto esta representado en un cuadro.
Es importante resalta que cada Gerente define sus
propias áreas de éxito desde su punto de vista, el
de los usuarios, sus proveedores,
sus empleados y jefes, en el libro uno de los gerentes no hizo
esto y scott y el informan le advirtieron que debía elegir
sus propias áreas de éxito.
El segundo informe es denominado Informe de
Realimentación este informe ayuda al Gerente a vigilar su
progreso en el camino al éxito, es decir, examinar el
Status de cada factor crítico de éxito para ver si
se ha alcanzado un nivel de metas satisfactorias, en caso
contrario ajustar las estrategias y los
planes para conservar el rumbo.
Este se hace en base al informe de enfoque, en el
informe de realimentación se apuntan los resultados
positivos siendo estos considerados como el logro de las metas, y
los negativos que sería donde se implementarían los
reajustes para lograr las metas que hasta los momentos no se han
logrado alcanzar.
Este informe permite medir la trayectoria del desempeño, considerando lo positivo como
eficiencia
total y lo negativo como la necesidad de verificar las
estrategias implementadas y su creatividad,
la tendencia en este informe se representa como buena para lo
positivo y mala para lo negativo.
El tercer informe es llamado Informe de Gerencia
aquí se concatenan los informes de una página,
es este último informe el que le permite al gerente
conocer que esta sucediendo en los inferiores a él, el
informe de enfoque y el de realimentación le permite
conocer sobre sus propios factores críticos de
éxito.
Como cada miembro de la Organización esta involucrado en el
proceso,
cuando el Gerente concatena los informes de realimentación
de las personas que le informan directamente observará
todas las anotaciones positivas y la colocará en el lado
derecho de su informe de gerencia y los negativos en la
parte inferior de la hoja, las personas que se destaque se
colocan al lado izquierdo.
Esto le permite al gerente ser más justo a la
hora de entregar las recompensas ya que se dirige directamente al
trabajador que ha realizado un excelente desempeño y no
como usualmente ocurre que las gratificaciones las reciben los
jefes.
Es necesario para poner en práctica el informe de
gerencia que las organizaciones
que cuenten con sucursales en otros estados o países
posean un sistema de
información basado en los computadores que les permita
mantener la evaluación
de los informes de una pagina en cada una de ella, así el
gerente conoce el desempeño de cada uno de sus integrantes
en cualquier lugar donde se encuentren.
En la
Empresa utilizada como ejemplo en la lectura los
problemas
relacionados con la baja productividad, la
disminución de la rentabilidad, la caída en las
ventas era producto de la
no Planificación y de la ausencia de
Comunicación, la
Administración en una página les
permitió identificar los verdaderos problemas y
solucionarlos para ello fue necesario la participación de
cada uno de los miembros de la Organización, todos
recibieron instrucción sobre la Administración en una página y todos
la implementaron llegando a constituirse como una de las
Organizaciones más éxitosa.
La administración en una pagina trata a partir
de la historia de
Brian Scott, recién nombrado como trabajador de Xcorp por
su exitosa carrera en otras empresas como persona
fundamental en su desarrollo. xcorp una turbulenta
compañía manufacturera, cuyas ventas estaban
decayendo, sus inventarios,
acumulando, al tiempo que sus
competidores fortalecían su posición en el mercado.
Al asumir su nuevo cargo, Scott descubre que, aun cuando
está sumergido en todo tipo de información de
varios departamentos de la empresa, no puede entender con
claridad "qué está ocurriendo". Sin saber lo que
pasa, no logrará resolver los problemas de
Xcorp.
Al entrevistarse con los gerentes de cada área,
se encuentra con que todos acusan al otro por todo nadie sabe
responder sobre que es lo malo que hay en la empresa al llegar a
la compañía, Scott se da cuenta de que existe una
terrible desunión entre los miembros del equipo directivo
y una clara falta de entendimiento sobre el problema en
sí.
Afortunadamente una persona misteriosa que se hace
llamar: "Infoman" aparece aunque scout hacia caso omiso a las
cartas decide
prestarles atención y al contactarlo el informan
promete solucionar todos los problemas de información de
Scott y la empresa. Introduce un sistema gerencial
que le da a Scott, y a cada uno de los gerentes de Xcorp, tres
informes de una página: El Informe de Enfoque, el
Informe de Retroalimentación y el Informe de
Administración. El Infoman dice a un escéptico
Scott que, con estos tres informes, los gerentes podrán
manejar efectivamente al personal a su
cargo.
El Informe de Enfoque, explica el Infoman, enfoca a cada
gerente en la información clave que es relevante al
trabajo de esa persona, este informe contiene una lista del
valor agregado
único perteneciente a sea persona para la
organización y sirve para que el gerente se mantenga
enfocado en lo que es importante para su nivel.
El Informe de Retroalimentación le da a cada
gerente individual, un (feedback) sobre su
desempeño, al resaltar lo bueno y lo malo del Informe de
Enfoque.
El Informe de Administración, por su parte,
arroja las buenas y las malas noticias
más importantes acerca del desempeño de los
individuos que, directa o indirectamente, reportan al
gerente.
Todo el sistema está conectado a través de
un software denominado, El programa de una
página, que se conecta a las bases de datos de
la empresa y extrae la información requerida por los tres
informes de una página. Para que el software
proporcione información adaptada a cada persona, necesita
una definición sobre qué tipo de información
es importante para esa persona,
El Infoman sugiere que lo importante se puede determinar
a partir de un proceso denominado Los Cuatro Pasos Sencillos.
Cada gerente deberá pasar por este proceso para definir
una serie de factores únicos y relevantes en su trabajo.
Estos factores medibles se denominan Factores Claves del
Éxito.
El Infoman describe los Cuatro Pasos Sencillos de la
siguiente manera:
El primero es identificar áreas de éxito,
como: calidad, rapidez y rentabilidad. Luego de identificar cada
área, El Infoman explica que el programa de
administración en una pagina puede accesar la
información de la empresa para extraer la adecuada
información "positiva" relacionada a cada factor de
éxito de cada gerente y general tres informes a la medida
de cada uno, el de Administración, el de Enfoque, y el de
Retroalimentación, utilizando únicamente
información clave que se requiere.
El Informe de Administración es particularmente
importante para resolver los problemas de "sobrecarga de
información" que detecta Scott.
Es un informe que muestra, tanto
las buenas como las malas excepciones de tal forma que Scott
puede mirar a los factores críticos de éxito de sus
reportes, directos e indirectos, observar su situación
actual ver el status de las metas y examinar la tendencia en la
información. Aparecen también los nombres de los
empleados que se han desempeñado extraordinariamente bien
o mal. Superando la resistencia de
una parte de los jugadores importantes en su organización,
Scott logra introducir el Sistema de Administración en una
Página en Xcorp. Al definir el éxito para cada
área de la organización y fijar metas concretas,
los gerentes se enfocan en las actividades clave que están
enfocadas directamente al cambio de
Xcorp.
Como resultado de un enfoque más claro, el
desempeño de Xcorp comienza a mejorar notablemente. Scott
le agradece enormemente al Infoman su ayuda al darse cuenta de
que sus gerentes están enfocados y motivados, observando
tendencias en el desempeño de áreas claves y
detectando y resolviendo problemas que sean más
graves.
Aprecia, también, el hecho de que el sistema es
transparente, lo que permite que los buenos elementos que,
incluso se encuentran varias jerarquías por abajo de
él, sean notables y puedan ser identificados. Decide,
también, incentivar a los buenos elementos. Gracias a todo
esto Scott ha logrado levantar la compañía y le
debe su éxito a la administración en una
página.
El objetivo de la
administración en una página es hacer caer en
cuenta a los gerentes que deben tener claro cuales son los
problemas que originan en una organización déficit
de calidad de servicio,
disminución en la producción, en las ventas y baja
rentabilidad, es decir, conocer lo que es lo que esta mal para
poder
solucionarlo.
No debe permitir dejarse influenciar por las
críticas de otros miembros de la organización sobre
el trabajo de
los demás, debe estar enfocado en lograr el éxito
de la organización y el suyo como tal.
La administración en una página permite a
los gerentes identificar loa factores claves de la
información que pueden ser relacionados con el
éxito de la compañía y poder ser aplicados
al suyo propio.
Lo que en verdad siempre quiere conseguir un gerente es
tener éxito tanto fuera como dentro de su trabajo, todo
esto se logra si el gerente o la persona como tal se mantiene
enfocado en lo verdaderos problemas a solucionar, evitando
distracciones además debe tratar de mantener la relacione
dentro de la compañía para establecer un nivel de
comunicación alto dentro del grupo de trabajo esto hace
que los gerentes de área de cada nivel de trabajo en la
empresa puedan saber de las otras personas que están por
debajo de ellas en el estatus de la compañía tienen
un nivel de trabajo por lo menos aceptable dentro de su
desempeño lo que hace un buen ambiente de
trabajo, para mantener este buen nivel se sugiere crear un
sistema de recompensas para mantener motivado al trabajador
así como lo hizo scott.
En las empresas de hoy en día el desarrollo de la
administración en una página seria bastante
importante ya que el constante desarrollo de tecnologías
en un ambiente complejo de los negocios crea un colapso
informativo entre lo que se debe saber y lo que sobra de este lo
que no es bueno en una toma de decisión que se requiera
como oportuna, para esto es que se han creado el desarrollo de
factores claves para el éxito que ayudan de cierta manera
para la consecución de las metas propuestas todo esto se
esquematiza con la analogía de la Internet que dice que si se
esta en un mar de información se debe recurrir a un
mecanismo que me permita seleccionar solamente la
información que se necesita de ese mar para ello se han
creado filtros, y este filtro en la administración seria
la administración en una pagina.
En la actualidad hay vario negocios exitosos que no han
aplicado la administraron en una pagina pero su éxito se
da es a corto plazo mientras que con la administraron en una
pagina se mantendrán.
En conclusión la administración en una
página demuestra que no se necesitan grandes extensiones
de información para lograr un equilibrio
sino la información clave de lo que se quiere solo en una
página.
Juan Esteban Londoño