En la formación de todo Contador Público y
Auditor, ya sea para conocimiento
propio o bien para aplicarlo en las funciones
profesionales que desempeña, se necesita estar informado y
conocer sobre la tecnología que ayuda
a que un profesional pueda realizar su trabajo de
manera más rápida y eficiente, que agilice cada una
de las actividades y así poder
desempeñarse con un mejor rendimiento dentro de una
determinada empresa. Para
ello es necesario conocer los implementos o programas que han
sido creados para lograr un mejor desenvolvimiento en las
actividades que todo profesional realiza.
En el presente trabajo de investigación se hace un breve resumen y se
dan ha conocer cada una de las funciones que tienen Internet, Correo
Electrónico y Microsoft
Outlook, programas que sirven al mejor funcionamiento tanto de
las empresas
privadas, entidades del Estado y para
las personas en general. Esperando cumplir con todos los
requisitos solicitados y poder alimentar el
conocimiento del lector.
Internet, interconexión de redes
informáticas que permite a los ordenadores o computadoras
conectadas comunicarse directamente, es decir, cada ordenador de
la red puede
conectarse a cualquier otro ordenador de la red. El
término suele referirse a una interconexión en
particular, de carácter planetario y abierto al
público, que conecta redes informáticas de
organismos oficiales, educativos y empresariales. También
existen sistemas de redes
más pequeños llamados intranets,
generalmente para el uso de una única organización, que obedecen a la misma
filosofía de interconexión.
La tecnología de Internet es una
precursora de la llamada "superautopista de la información", un objetivo
teórico de las comunicaciones
informáticas que permitiría proporcionar a
colegios, bibliotecas,
empresas y hogares acceso universal a una información de
calidad que
eduque, informe y
entretenga. A finales de 1998 estaban conectados a Internet unos
148 millones de ordenadores, y la cifra sigue en
aumento.
Internet es un conjunto de redes locales
conectadas entre sí a través de una computadora
especial por cada red, conocida como gateway o puerta. Las
interconexiones entre gateways se efectúan a
través de diversas vías de comunicación, entre las que figuran
líneas telefónicas, fibras ópticas y enlaces
por radio. Pueden
añadirse redes adicionales conectando nuevas puertas. La
información que se debe enviar a una máquina remota
se etiqueta con la dirección computerizada de dicha
máquina.
Los distintos tipos de servicio
proporcionados por Internet utilizan diferentes formatos de
dirección (véase Dirección de
Internet). Uno de los formatos se conoce como decimal con puntos,
por ejemplo 123.45.67.89. Otro formato describe el nombre del
ordenador de destino y otras informaciones para el enrutamiento,
por ejemplo "mayor.dia.fi.upm.es". Las redes situadas fuera de
Estados Unidos
utilizan sufijos que indican el país, por ejemplo (.es)
para España o
(.ar) para Argentina. Dentro de Estados Unidos, el sufijo
anterior especifica el tipo de organización a que
pertenece la red informática en cuestión, que por
ejemplo puede ser una institución educativa (.edu), un
centro militar (.mil), una oficina del
Gobierno (.gov) o
una organización sin ánimo de lucro
(.org).
Una vez direccionada, la información
sale de su red de origen a través de la puerta. De
allí es encaminada de puerta en puerta hasta que llega a
la red local que contiene la máquina de destino. Internet
no tiene un control central,
es decir, no existe ningún ordenador individual que dirija
el flujo de información. Esto diferencia a Internet y a
los sistemas de redes semejantes de otros tipos de servicios
informáticos de red como CompuServe, America Online o
Microsoft Network.
El Protocolo de Internet (IP) es el
soporte lógico básico empleado para controlar este
sistema de redes.
Este protocolo especifica cómo las computadoras de puerta
encaminan la información desde el ordenador emisor hasta
el ordenador receptor. Otro protocolo denominado Protocolo de
Control de Transmisión (TCP) comprueba si la
información ha llegado al ordenador de destino y, en caso
contrario, hace que se vuelva a enviar. La utilización de
protocolos
TCP/IP es un
elemento común en las redes Internet e
intranet.
Los sistemas de redes como Internet
permiten intercambiar información entre computadoras, y ya
se han creado numerosos servicios que aprovechan esta función.
Entre ellos figuran los siguientes: conectarse a un ordenador
desde otro lugar (telnet);
transferir ficheros entre una computadora local y una computadora
remota (protocolo de transferencia de ficheros, o FTP) y leer e
interpretar ficheros de ordenadores remotos (gopher). El servicio
de Internet más reciente e importante es el protocolo de
transferencia de hipertexto (http), un
descendiente del servicio de gopher. El http puede leer e
interpretar ficheros de una máquina remota: no sólo
texto sino
imágenes, sonidos o secuencias de
vídeo. El http es el protocolo de transferencia de
información que forma la base de la colección de
información distribuida denominada World Wide
Web. Internet permite también intercambiar mensajes de
correo electrónico (e-mail); acceso a grupos de
noticias y
foros de debate
(news), y conversaciones en tiempo real
(chat, IRC), entre otros servicios.
World Wide Web (también conocida como Web o WWW)
es una colección de ficheros, que incluyen
información en forma de textos, gráficos, sonidos y vídeos,
además de vínculos con otros ficheros. Los ficheros
son identificados por un localizador universal de recursos (URL,
siglas en inglés)
que específica el protocolo de transferencia, la
dirección de Internet de la máquina y el nombre del
fichero. Por ejemplo, un URL podría ser
http://www.encarta.es/msn.com. Los programas informáticos
denominados exploradores —como Navigator, de Netscape, o
Internet
Explorer, de Microsoft— utilizan el protocolo http para
recuperar esos ficheros. Continuamente se desarrollan nuevos
tipos de ficheros para la WWW, que contienen por ejemplo
animación o realidad
virtual (VRML). Hasta hace poco había que programar
especialmente los lectores para manejar cada nuevo tipo de
archivo. Los
nuevos lenguajes de
programación (como JAVA, de Sun
Microsystems) permiten que los exploradores puedan cargar
programas de ayuda capaces de manipular esos nuevos tipos de
información.
La gran cantidad de información
vertida a la red ha dado lugar a la aparición de buscadores,
páginas especializadas en hacer índices de los
contenidos que facilitan localizaciones específicas.
Algunos de los más populares son Yahoo, Google, Altavista
o Lycos. También los hay específicos para
páginas en español
como Ozú u Olé.
Los orígenes de Internet hay que
buscarlos en un proyecto del
Departamento de Defensa estadounidense que pretendía
obtener una red de
comunicaciones segura que se pudiese mantener aunque fallase
alguno de sus nodos. Así nació ARPA, una red
informática que conectaba ordenadores localizados en
sitios dispersos y que operaban sobre distintos sistemas
operativos, de tal manera que cada ordenador se podía
conectar a todos los demás. Los protocolos que
permitían tal interconexión fueron desarrollados en
1973 por el informático estadounidense Vinton Cerf y el
ingeniero estadounidense Robert Kahn, y son los conocidos
Protocolo de Internet (IP) y Protocolo de Control de
Transmisión (TCP). Fuera ya del ámbito
estrictamente militar, esta Internet incipiente (llamada Arpanet)
tuvo un gran desarrollo en
Estados Unidos, conectando gran cantidad de universidades y
centros de investigación. A la red se unieron nodos de
Europa y del
resto del mundo, formando lo que se conoce como la gran
telaraña mundial (World Wide Web). En 1990 Arpanet
dejó de existir.
A finales de 1989, el
informático británico Timothy Berners-Lee
desarrolla la World Wide Web para la
Organización Europea para la Investigación
Nuclear, más conocida como CERN. Su objetivo era crear una
red que permitiese el intercambio de información entre los
investigadores que participaban en proyectos
vinculados a esta organización. El objetivo se
logró utilizando archivos que
contenían la información en forma de textos,
gráficos, sonido y
vídeos, además de vínculos con otros
archivos. Este sistema de hipertexto fue el que propició
el extraordinario desarrollo de Internet como medio a
través del cual circula gran cantidad de
información por la que se puede navegar utilizando los
hipervínculos.
Además de la utilización
académica e institucional que tuvo en sus orígenes,
hoy se emplea Internet con fines comerciales. Las distintas
empresas no sólo la utilizan como escaparate en el que se
dan a conocer ellas mismas y sus productos,
sino que, a través de Internet, se realizan ya
múltiples operaciones
comerciales. Especialmente la banca tiene en la
red uno de sus puntos estratégicos de actuación
para el futuro próximo.
En estos momentos se está
desarrollando lo que se conoce como Internet2, una
redefinición de Internet que tiene como objetivo principal
lograr el intercambio de datos multimedia en
tiempo real. El avance ha de venir de la mano de la mejora en las
líneas de comunicación, con el ancho de banda como
principal aliado.
Aunque la interacción informática
todavía está en su infancia, ha
cambiado espectacularmente el mundo en que vivimos, eliminando
las barreras del tiempo y la distancia y permitiendo a la gente
compartir información y trabajar en colaboración.
El avance hacia la "superautopista de la información"
continuará a un ritmo cada vez más rápido.
El contenido disponible crecerá rápidamente, lo que
hará más fácil que se pueda encontrar
cualquier información en Internet. Las nuevas aplicaciones
permiten realizar transacciones económicas de forma segura
y proporcionan nuevas oportunidades para el comercio. Las
nuevas tecnologías aumentarán la velocidad de
transferencia de información, lo que hará posible
la transferencia directa de "ocio a la carta". Es
posible que las actuales transmisiones de televisión
generales se vean sustituidas por transmisiones
específicas en las que cada hogar reciba una señal
especialmente diseñada para los gustos de sus miembros,
para que puedan ver lo que quieran en el momento que
deseen.
El crecimiento explosivo de Internet ha hecho
que se planteen importantes cuestiones relativas a la censura. El
aumento de las páginas
Web que contenían textos y gráficos en los que
se denigraba a una minoría, se fomentaba el racismo o se
exponía material pornográfico llevó a pedir
que los suministradores de Internet cumplieran voluntariamente
unos determinados criterios.
La censura en Internet plantea muchas
cuestiones. La mayoría de los servicios de la red no
pueden vigilar y controlar constantemente lo que los usuarios
exponen en Internet a través de sus servidores. A la
hora de tratar con información procedente de otros
países surgen problemas
legales; incluso aunque fuera posible un control supranacional,
habría que determinar unos criterios mundiales de comportamiento
y ética.
Correo
electrónico, sistema de envío y recepción
de correo mediante el uso de un ordenador o computadora u otro
dispositivo electrónico, de manera que se utilice una red
de área local (LAN), Internet
o conexiones inalámbricas para su transmisión y
recepción. Se conoce también como e-mail,
término que deriva de Electronic Mail,
‘correo electrónico’; ‘mensajería
electrónica’ es una acepción
más restrictiva, que suele referirse a mensajes enviados
desde dispositivos de comunicaciones, como teléfonos
móviles.
Un mensaje de correo electrónico
puede constar tanto de texto escrito como de imágenes,
archivos de datos o mensajes de voz y otros elementos multimedia
digitalizados, como animaciones o vídeo. Para su
composición, envío y lectura
sólo se usan dispositivos electrónicos y programas
(software), sin precisar, en ningún momento, de
elementos físicos ajenos a los dispositivos
electrónicos, como puede ser la impresión en papel,
ni de la manipulación física del contenido,
como ocurre en el envío o la entrega del correo
ordinario.
Los primeros mensajes de correo
electrónico, tal como se entienden hoy día, fueron
enviados en 1971 por Ray Tomlinson, de la BBN (Bolt Beranek
& Newman), una empresa que
constituía uno de los 15 nodos existentes en la por aquel
entonces conocida como red Arpanet, precursora de Internet. La
novedad consistía en que se podían enviar y recibir
mensajes en un sistema de red distribuida (varias redes
interconectadas), y se basó en un programa ya
existente para el envío de correo electrónico entre
ordenadores de una misma red (llamado SNDMSG) y en otro programa
experimental de envío de archivos (llamado CPYNET). En
1975 tuvo amplia repercusión un e-mail enviado por la
reina Isabel II del Reino Unido, y al año siguiente se
creó la primera empresa de servicios de mensajería
electrónica, OnTyme, aunque tuvo un éxito
muy limitado, debido al escaso número de usuarios de redes
distribuidas; en 1982 se creó el primer enlace exitoso
entre 25 ciudades. Desde entonces se ha convertido en el apartado
más utilizado por los usuarios de redes corporativas y de
Internet.
FUNCIONAMIENTO DEL CORREO
ELECTRÓNICO
Para enviar y recibir correo
electrónico, se precisa de un programa de gestión
conocido como "cliente de correo
electrónico", en el que se redacta el contenido y se
indican las direcciones del o de los destinatarios.
Posteriormente, el mensaje de correo electrónico se
envía a un servidor, que
identifica el o los destinatarios y lo remite al propio servidor
de correo de éstos, que es el encargado de almacenarlo
hasta que el propio destinatario se conecte con él y lo
descargue en su terminal, utilizando también un
software "cliente de correo electrónico". Una vez
recibido, deberá abrirlo para leer su contenido o abrir
los archivos adjuntos con los programas que sean capaces de
manipularlos. Los protocolos utilizados para el envío y
recepción de correo electrónico varían
según los servidores, siendo los más comunes el
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para el envío
y el POP3 (Post Office Protocol
3) o el IMAP (Internet Message Access
Protocol) para la recepción.
El correo electrónico se basa en el
envío y recepción de mensajes. Un mensaje de e-mail
consta de un cuerpo de texto, un apartado de "asunto" y la
dirección del o de los destinatarios. Adicionalmente,
según los casos, también puede incluir archivos
adjuntos y códigos de prioridad y urgencia. En muchas
ocasiones se utilizan sistemas de encriptación de datos
para evitar la lectura no
autorizada de sus contenidos.
El cuerpo del mensaje se puede escribir
directamente en el programa de software utilizado para su
composición, el "cliente de correo electrónico", y
las direcciones de los destinatarios normalmente se encuentran en
una base de datos
de "contactos", desde la cual se seleccionan, y que, según
los programas "cliente de correo electrónico", se denomina
libreta de direcciones, libro de
direcciones, o similares.
Los archivos adjuntos, mensajes de voz o
elementos multimedia adicionales, son creados por programas
externos e insertados en el mensaje antes de su
envío.
DIRECCIONES DE CORREO Y
SISTEMA DE ENVÍO
Una dirección de correo
electrónico, o dirección e-mail, contiene el
identificador del destinatario, así como el del servidor
que recibirá el correo. El formato de una dirección
de correo electrónico es similar a
nombre[arroba]servidor.ext, en donde el nombre será el
identificador de la "cuenta de correo electrónico" del
destinatario dentro del servidor. El nombre será utilizado
por el servidor para conocer quién deberá recibirlo
y almacenarlo en su buzón correspondiente.
Una lista de distribución o lista de correo, permite
agrupar diferentes destinatarios bajo un único nombre, de
manera que al seleccionarla como destinatario de un mensaje de
correo, se remitirá una copia del mensaje a cada uno de
los miembros de la lista.
Los grupos de noticias están
alojados en servidores de Internet que los gestionan de forma
específica y se puede acceder a ellos desde programas
"cliente de grupos de noticias", que en casi todos los casos
también lo son los "clientes de
correo electrónico". En un grupo de
noticias se pueden publicar mensajes y realizar o leer preguntas
y contestaciones a otras enviadas por los usuarios del mismo
grupo. A diferencia de los mensajes de e-mail personalizados para
un destinatario concreto, los
mensajes de los grupos de noticias son, habitualmente,
públicos y a ellos tendrán acceso todos los que
tengan los permisos pertinentes de acceso al servidor de noticias
que, según los casos, pueden ser públicos sin
limitación o reservados a grupos de usuarios de tipo, por
ejemplo, empresarial o asociativo.
MENSAJES DE TELEFONÍA
MÓVIL
Los mensajes cortos de texto denominados
SMS (Short Message Service) también se consideran
mensajes electrónicos, aunque limitados en tamaño y
características. Son enviados a través de un
terminal de telefonía móvil de segunda
generación (2G, como el sistema GSM, Global
System for Mobile Communication) y recibidos en el terminal
del o de los destinatarios. Los sistemas de telefonía
móvil GPRS (General Packet Radio Service),
conocidos como 2,5G, y de tercera generación (3G, como el
europeo UMTS, Universal Mobile Telecommunications System),
hacen mucho más ágil y rápido el acceso a
Internet desde los terminales telefónicos, con la
consiguiente mejora en los servicios de correo
electrónico. Más recientemente se han implantado
los servicios MMS (Multimedia Message Service) y EMS
(Enhanced Messaging Service) que, respectivamente,
permiten el envío de imágenes y ofrecen mejoras en
el servicio SMS básico sobre texto; para su
utilización se requiere de terminales de telefonía
móvil GPRS y UMTS.
SEGURIDAD Y CORREO
ELECTRÓNICO
Durante el proceso de envío y recepción de
mensajes de correo electrónico, y en las bases de datos de
los servidores que los guardarán, se pueden producir
accesos no autorizados al contenido. La encriptación de
los datos, fundamentalmente cuando se trata de información
confidencial, es la técnica más utilizada para
protegerse de dichos ataques. Esencialmente se trata de codificar
y así ocultar el contenido real de los datos mediante una
secuencia de códigos suficientemente sofisticada, de
manera que su lectura sólo sea posible si se conoce una
contraseña o llave de decodificación.
Los denominados virus de lenguaje de
macros se han
convertido en uno de los ataques más difundidos y
potencialmente peligrosos, pudiendo ejecutarse en muchas
ocasiones aprovechando las características de los propios
programas "cliente de correo electrónico". Los archivos
adjuntos también pueden contener todo tipo de virus, pero
no se activarán hasta que sean abiertos por los programas
que sean capaces de gestionarlos o, si se trata de aplicaciones,
hasta que sean ejecutados en el ordenador cliente; por ello es
esencial disponer de un programa antivirus capaz
de comprobarlos tan pronto se reciba el mensaje de correo
electrónico.
Los ataques DOS (Denial Of
Service) provocan la caída del servidor de la red (por
ejemplo, de un proveedor de servicios de
Internet) y aunque no tienen por qué destruir datos,
sí hacen inviable el uso del servicio de mensajería
y otros que proporcione dicho servidor. Su modo de actuar es
saturar el servidor con demandas de servicio masivas, de manera
que llegue a un bloqueo de su capacidad de
procesamiento.
Microsoft Outlook es por excelencia uno de
los programas para el manejo de mensajería más
usado a través de todo el mundo, la ultima versión
disponible en el mercado es la
versión 11, es decir Outlook 2003. Para tener un poco
más claro el uso y aplicación del programa a
continuación detallamos algunas de las funciones
más útiles del mismo:
Panel de
exploración. El nuevo
panel de exploración (panel de
exploración: columna en la parte izquierda de la ventana
de Outlook que incluye paneles como Accesos directos o Correo y
los accesos directos o carpetas dentro de cada panel. Haga clic
en una carpeta para mostrar los elementos que hay en la
misma.) permite una exploración
centralizada de todos los elementos de Microsoft Office
Outlook 2003 y personalizar fácilmente la forma en la
que ve la información.
Puede agregar las carpetas de correo electrónico
que utiliza con más frecuencia a las Carpetas
favoritas que aparecen, junto con las
Carpetas de búsqueda (carpetas de
búsqueda: carpetas virtuales que contienen vistas de todos
los elementos del correo electrónico que coincidan con los
criterios de búsqueda especificados. Los elementos siguen
almacenados en una o varias carpetas de
Outlook.), en la parte superior del panel de
Correo del panel de exploración. En el panel del
Calendario, puede ver los calendarios compartidos de otras
personas al lado de su propio calendario, y puede hacer clic en
el vínculo Compartir mi calendario para compartir
su calendario con rapidez. En los paneles de Contactos,
Tareas, Notas y Diario, puede utilizar los
vínculos Compartir mi para compartir de una forma
rápida su carpeta o abrir la carpeta compartida de otra
persona.
También puede cambiar fácilmente entre vistas
haciendo clic en las vistas que se muestran en Vista
actual. El panel de accesos directos contiene
vínculos a Outlook para hoy y
Actualización de Outlook. Los
accesos directos (acceso directo: icono y nombre
asociado en el panel de acceso directo del panel de
exploración en la parte izquierda de la ventana principal
de Outlook que ofrece un acceso rápido a una carpeta.
Puede crear sus propios accesos directos y quitar los que ya
existen en cada grupo.) o
grupos de accesos directos (grupo de accesos
directos: uno de los grupos de accesos directos a carpetas que es
posible mostrar en el panel de acceso directo.)
a archivos o ubicaciones externas, como archivos de
Microsoft
Excel o sitios Web, que haya agregado anteriormente a la
barra de Outlook, se trasladarán automáticamente al
panel de accesos directos cuando actualice a Outlook 2003.
Los accesos directos a carpetas de Outlook también se
trasladarán automáticamente al panel que
corresponda. Por ejemplo, un acceso directo al calendario se
agregará al panel Calendario.
Menú
Ir. El nuevo
menú Ir de nivel superior hace que cambiar entre
paneles en el panel de exploración sea más
fácil. Si prefiere explorar utilizando métodos
abreviados de teclado, puede
usar los que aparecen en el menú Ir, como CTRL+1
para Correo, CTRL+2 para Calendario, y CTRL+3 para
Contactos.
Panel de
lectura. El
diseño
del panel de vista previa de las versiones anteriores de Outlook
ha cambiado y se ha optimizado para la lectura de mensajes de
correo electrónico. La presentación del panel de
lectura es vertical, como una página de papel, y cuando se
utiliza junto con el nuevo diseño multilínea,
muestra casi
el doble de información que el panel de vista previa.
Otras mejoras incluyen la capacidad para responder a
convocatorias de reunión y usar botones de voto sin tener
que abrir el mensaje.
Diseño
multilínea. Para ver los
mensajes, puede elegir entre el diseño monolínea y
el diseño multilínea. En el nuevo diseño
multilínea, se muestran normalmente cuatro campos
(De, Asunto, Fecha e Icono) en una
columna vertical. Si en el diseño multilínea no se
muestran todos los
títulos de columna (encabezado de columna:
barra horizontal en la parte superior de una columna de una
tabla. La fila de títulos de columna contiene
múltiples títulos.) de un
elemento (elemento: un elemento es la entidad
básica que contiene información en Outlook (similar
a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes
de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas
del diario, notas, elementos publicados y documentos.)
la lista de mensajes, puede situar el cursor sobre el
elemento para ver una
información de pantalla (Información de
pantalla: notas que aparecen en la pantalla para proporcionar
información sobre un botón de una barra de
herramientas, un cambio del que se ha mantenido un seguimiento o
un comentario, o bien para mostrar una nota al pie o una nota al
final. La Información de pantalla muestra también
el texto que aparecerá si elige insertar una fecha o una
entrada de Autotexto.) que contiene todos los
datos de éste, o puede especificar que los demás
campos aparezcan en líneas adicionales al situar el cursor
sobre el elemento.
Organizaciones. Una
organización es un emparejamiento predefinido de un tipo
de agrupamiento y un criterio de ordenación. Hay
13 tipos predefinidos de organización
estándar para ayudarle a ver los mensajes
de diferentes formas. Para cambiar rápidamente de una
organización predefinida estándar a otra, haga clic
en el
título de columna (encabezado de columna: barra
horizontal en la parte superior de una columna de una tabla. La
fila de títulos de columna contiene múltiples
títulos.) Organizado por y, a
continuación, seleccione la organización que
desee.
Organizar por
conversación. Si
recibe muchos mensajes, puede agruparlos en conversaciones de
correo electrónico mediante una
organización (disposición:
combinación predefinida de mensajes agrupados y ordenados
en la vista de tablas.) que hace más
fácil encontrar y responder a conversaciones o "cadenas"
de mensajes. Para facilitar la lectura de los mensajes, esta
organización muestra inicialmente sólo mensajes no
leídos o con marcas
rápidas. Con un sólo clic, puede expandir el grupo
para ver toda la conversación, incluidos los mensajes ya
leídos. Puesto que todos los mensajes de una
conversación se presentan juntos, puede ahorrarse las
respuestas a mensajes a los que ya haya respondido
alguien.
Vista
Calendario. La vista
Calendario se ha simplificado y ahora puede ver varios
calendarios al mismo tiempo. En esta vista, el cuadro de tareas
está oculto (pero puede mostrarlo fácilmente
haciendo clic en Cuadro de tareas, en el menú
Ver) y el
explorador de fechas (Explorador de fechas::
calendario reducido que muestra el mes actual en el Calendario.
Proporciona un método rápido y sencillo para mover
citas y ver otras fechas.) aparece ahora en el
panel de exploración. Un nuevo indicador permite ver
fácilmente la fecha y la hora actuales.
Organizar y administrar la
Bandeja de entrada
El nuevo filtro de correo electrónico no
deseado está diseñado para trabajar, junto con
otras funciones de Microsoft Office Outlook 2003, para
impedir la llegada de la mayoría de los mensajes de correo
electrónico no deseado que se reciben a diario. Utiliza
tecnología de última generación desarrollada
por Microsoft Research para evaluar si un mensaje debe ser
tratado como correo electrónico no deseado
basándose en una serie de factores, como la hora a la que
se envió y el contenido. El filtro no discrimina a
ningún remitente o tipo de mensaje concreto; se basa en el
contenido general del mensaje para realizar un análisis avanzado de su estructura y
calcular la probabilidad de
que sea correo electrónico no deseado. La
configuración predeterminada del filtro es la de nivel
bajo, diseñada para detectar el tipo de correo
electrónico no deseado más evidente. Cualquier
mensaje que detecte el filtro se mueve a una carpeta especial de
Correo electrónico no deseado, en la que se puede
recuperar o revisar más tarde.
Puede agregar nombres a la lista de remitentes
seguros para que sus mensajes nunca sean tratados como
correo electrónico no deseado. Los contactos se consideran
automáticamente remitentes seguros, de modo
que los mensajes procedentes de las personas de la carpeta
Contactos nunca se tratarán como correo
electrónico no deseado. Puede configurar Outlook para
aceptar sólo mensajes procedentes de los miembros de la
lista de remitentes seguros, lo que le dará un
control total sobre los mensajes que lleguen a la Bandeja de
entrada. Puede bloquear fácilmente los mensajes de una
dirección de correo electrónico o un nombre de
dominio
concreto agregándolo a la lista de remitentes
bloqueados. Si pertenece a una lista de correo, puede agregar
la dirección de ésta a la lista de remitentes
seguros para que los mensajes que se envíen a la misma
no sean tratados como correo electrónico no deseado.
Además, si utiliza una cuenta de correo electrónico
de Microsoft Exchange Server, los mensajes que se envíen
desde dentro de su organización nunca serán
considerados correo electrónico no deseado, con independencia
de su contenido.
Marcas
rápidas. Para
marcar rápidamente cualquier mensaje para seguimiento,
haga clic en el icono de la marca que aparece
junto al mensaje. Las marcas de varios colores facilitan
la clasificación y la búsqueda de los mensajes.
Sólo los elementos marcados para seguimiento se
mostrarán en la
carpeta de búsqueda Para
seguimiento, que contiene una lista actualizada de todos los
mensajes con marcas rápidas de todas las carpetas de
correo electrónico.
Las carpetas de
búsqueda son
carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos de
correo electrónico que coinciden con determinados
criterios de búsqueda. Los mensajes de correo
electrónico mostrados permanecen guardados en una o varias
carpetas de Outlook. Cuando se crea una carpeta de
búsqueda, se pueden seleccionar varias opciones, por
ejemplo, Correo con datos adjuntos o Correo de personas
determinadas. También se pueden crear carpetas de
búsqueda propias y definir los criterios de
búsqueda específicos que deben cumplir los mensajes
de correo electrónico que se mostrarán en ellas.
Puede considerar que cada carpeta de búsqueda es una
búsqueda almacenada que se mantiene al día y que
busca continuamente en todas las carpetas elementos que coincidan
con los criterios de la búsqueda.
Las carpetas de búsqueda pueden configurarse
rápidamente mediante la selección
de una serie de opciones predefinidas, como Correo enviado a
listas de distribución o Correo de y para personas
determinadas. Puede ver todos los mensajes de correo
electrónico no leídos de todas las carpetas del
buzón en una carpeta de búsqueda denominada
Correo sin leer. Para ayudarle a reducir el tamaño
del buzón, la carpeta de búsqueda Correo
grande muestra los mensajes de mayor tamaño,
independientemente de la carpeta en la que se
encuentren.
Alertas de
escritorio. La nueva alerta de
escritorio supone una mejora sobre el de sonido de aviso de
llegada de nuevos mensajes. La alerta de correo nuevo
aparece sutilmente en el escritorio mostrando el nombre del
remitente, el asunto del mensaje y una breve vista previa del
texto, lo cual le permite ver inmediatamente si el nuevo mensaje
es urgente, se debe marcarlo para seguimiento o si puede omitirlo
con seguridad sin
interrumpir su trabajo en otro programa. Las alertas de
escritorio contienen botones para abrir, marcar o eliminar los
mensajes y, si se omiten, desaparecen tan sutilmente como
aparecieron.
Reglas. Ahora
es más fácil crear y organizar
reglas (regla: acción o acciones
automáticas aplicadas a los mensajes de correo
electrónico o las convocatorias de reunión que
cumplan ciertas condiciones o las excepciones a dichas
condiciones. Las reglas también reciben la
denominación de filtros.). Puede
crear sus propias reglas utilizando el Asistente para reglas de
Outlook o elegir una de las reglas predefinidas que suelen
utilizarse para administrar los mensajes entrantes y mantenerse
informado. Por ejemplo, puede usar la regla predefinida Enviar
una alerta a mi dispositivo móvil cuando reciba mensajes
de alguien para mantenerse informado de los cambios de una
reunión mientras está en camino, o puede usar la
regla predefinida Marcar los mensajes de una persona con una
marca coloreada para marcar automáticamente y dar
prioridad a los mensajes de su jefe. Puede crear reglas para
archivar mensajes con rapidez haciendo clic en el mensaje y
después en Crear regla, en la barra de herramientas.
La lista de reglas también ofrece un resumen rápido
de las mismas. Ahora todas las reglas muestran un icono para cada
acción
que especifique, permitiéndole ver sus funcionalidades sin
tener que abrirlas. Además de aplicar reglas a los
mensajes de correo electrónico, puede aplicarlas a
convocatorias y actualizaciones de reuniones.
Crear y
administrar
alertas. Si su
organización utiliza Microsoft Windows
SharePoint Services o Microsoft SharePoint Portal Server para
almacenar y administrar documentos en un
sitio Web, puede recibir una notificación por correo
electrónico cuando cambie el contenido de éste. Las
alertas le notificarán los cambios que se produzcan en los
documentos, elementos de lista, bibliotecas de documentos,
listas, encuestas o
incluso resultados de búsquedas, ayudándole a hacer
su trabajo de una forma más eficaz al mantenerle al
día con la información más importante. Para
usar alertas, haga clic en un vínculo Enviarme
alerta de cualquier sitio Web de SharePoint Portal Server o
seleccione Reglas y alertas en el menú
Herramientas de Outlook y, a continuación, haga
clic en la ficha Administrar alertas. Puede crear alertas
para listas y bibliotecas, además de para elementos
individuales y los archivos que éstos contengan.
También puede especificar la clase de
cambios que desea que se le notifiquen. Por ejemplo, puede
recibir una alerta cuando se agrega, modifica o elimina un
elemento.
Funciones de
privacidad
mejoradas. A
menudo, los mensajes con formato HTML incluyen
imágenes o sonidos. A veces estas imágenes o
sonidos no están incluidos en el propio mensaje, sino que
se descargan de un servidor Web cuando se abre el mensaje o se
obtiene una vista previa del mismo. Los remitentes de correo
electrónico no deseado aprovechan esta función para
incluir un elemento denominado "baliza Web" en sus mensajes. La
baliza Web envía una notificación al servidor Web
cuando el mensaje se lee o se muestra en el panel de vista
previa, validando de esta manera la dirección de correo
electrónico, lo que suele tener como resultado el
envío de más correo electrónico no deseado.
Para proteger su privacidad contra las balizas Web, Outlook
está configurado de manera predeterminada para bloquear la
descarga de este contenido externo desde Internet. Si un mensaje
de correo electrónico intenta conectarse sin previo aviso
a un servidor Web de Internet, Outlook bloquea la conexión
hasta que decida ver su contenido. Esta función
también permite evitar la lectura de mensajes
potencialmente ofensivos y, si el ancho de banda de la
conexión es bajo, decidir si una imagen ofrece
garantías de tiempo y ancho de banda para
descargarla.
Mensajes
de correo electrónico con permisos
restringidos. Information Rights
Management (IRM) de Outlook permite crear mensajes con permisos
restringidos para evitar que personas no autorizadas los
reenvíen, impriman, copien o editen. Para restringir los
permisos del mensaje, el remitente debe hacer clic en No
reenviar, en la barra de herramientas
Estándar.
Calendarios de
lado a lado (diseño
horizontal). Ahora
puede ver varios calendarios unos al lado de otros y desplazarse
simultáneamente por ellos. Los calendarios están
coloreados y etiquetados para ayudarle a comparar programaciones
o reuniones programadas con rapidez. Una vez abierto el
calendario de otra persona, éste se agrega al panel
Calendario del
Panel de exploración, donde puede
activar la casilla de verficación que aparece junto al
nombre de esa persona para mostrar u ocultar su
calendario.
Mejoras de la
función
Autocompletar. Las
sugerencias de nombres de Autocompletar han mejorado en varios
aspectos. Basta con escribir una letra para que Autocompletar
comience a sugerir posibles coincidencias. Los nombres de las
personas a las que haya enviado mensajes de correo
electrónico con más frecuencia y en fecha
más reciente aparecerán en los primeros puestos de
la lista de sugerencias. Los nombres que usa con menos frecuencia
serán relegados a los últimos puestos o se
quitarán de la lista.
Expandir las
listas de distribución en un mensaje de correo
electrónico. Puede
mostrar rápidamente todos los nombres de una lista de
distribución haciendo clic en el signo más que
aparece junto al nombre de ésta. Con ello resulta
más fácil agregar o quitar varios nombres al enviar
un mensaje, sin que sea necesario modificar la lista de
distribución o crearla de nuevo.
Libreta de
direcciones. En el
cuadro de diálogo
Seleccionar nombres, se han realizado mejoras que permiten
mostrar más información. Ahora es posible
distinguir con rapidez entre las direcciones de correo
electrónico y los números de fax asociados
a un nombre. Puede cambiar el tamaño del cuadro de
diálogo y maximizarlo para aprovechar las ventajas de los
monitores
más grandes.
Simplificaciones en el uso de Word como
editor de correo
electrónico. Si
usa Microsoft Word
como editor de correo electrónico, la nueva barra de
herramientas Correo electrónico aparece
directamente sobre el texto al redactar el mensaje. La barra de
herramientas Correo electrónico sustituye a las
barras de herramientas Formato y Estándar, e
incluye los comandos
procedentes de éstas cuyo uso es más frecuente,
como Imprimir y Negrita, con el consiguiente
ahorro de
espacio en la pantalla.
Imagen de
contacto. Ahora
puede agregar imágenes a los contactos. Ello le
permitirá asociar una cara a un nombre y al resto de la
información.
En Contactos, Tareas, Notes y en el
Diario, puede cambiar fácilmente entre vistas
haciendo clic en las vistas que aparecen en la lista Vista
actual.
Iconos de
Outlook para las notificaciones de la
taskbar. Para
ahorrar espacio en la barra de tareas, puede ocultar los botones
de la ventana de Microsoft Office Outlook 2003 cuando
minimice Outlook. Cuando oculte los botones, el icono de Outlook
aparecerá sólo en el área de
notificación, en el extremo derecho de la barra de
tareas.
Ahora, Outlook muestra, de manera predeterminada,
advertencias de la red y mensajes de conectividad en forma de
sugerencias de globo en el área de notificación
(extremo derecho de la barra de tareas). Además, si usa
una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange
Server, los mensajes procedentes del servidor también
aparecen en las sugerencias de globo. Tiene la opción de
no mostrar algunos de estos tipos de mensajes o no mostrar
ninguno. Puede ver todos estos mensajes en la sección
Aplicación del Registro de eventos de Microsoft
Windows, donde quedan todos registrados.
Área de
reuniones. Puede
centralizar toda la información y materiales de
una próxima reunión mediante su publicación
en un sitio Web de área de reuniones. Este sitio Web lleva
un control de los asistentes, documentos, tareas y demás
detalles necesarios para planear y preparar la reunión, y
hace un seguimiento de la misma una vez finalizada. Los invitados
pueden tener acceso al área de trabajo en cualquier
momento desde un vínculo que se agrega a la convocatoria
de reunión. Al hacer clic en el vínculo, el del
área de trabajo se abre en el explorador del invitado,
para que éste pueda ver, editar o agregar
información en el sitio. La utilización de un
área de trabajo también permite a los invitados ver
la versión más actual de los materiales de la
reunión y trabajar en ellos al mismo tiempo, evitando
tener que utilizar el sistema de correo electrónico para
enviar archivos de gran tamaño, distribuir documentos
actualizados o solicitar de los invitados que agreguen
información a éstos.
Datos adjuntos
inmediatos. Al
adjuntar un documento de Microsoft Office a un mensaje de correo
electrónico, aparece el panel de tareas Opciones de
datos adjuntos. De manera predeterminada, el archivo adjunto
se envía igual que en las versiones anteriores. Sin
embargo, si selecciona la opción Datos adjuntos
compartidos, cuando envíe el documento se
almacenará en un sitio Web de área de documentos
que se crea automáticamente en un servidor disponible que
ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Al compartir
documentos se reduce la ineficiencia típica de los
procesos de
colaboración, resultado de procesos como enviar y recibir
documentos para su edición, y los problemas derivados del
control de versiones.
Firma
única para cada
cuenta. Ahora
puede utilizar una firma predeterminada distinta para cada cuenta
de correo electrónico.
Nuevo tipo de
archivo de datos
(.pst). Microsoft
Office Outlook 2003 presenta un nuevo formato de
archivo de carpetas personales
(.pst) (Archivo de carpetas
personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y
otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para
que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de
correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para
organizar y hacer una copia de seguridad de los
elementos.) que ofrece mayor capacidad de
almacenamiento de
elementos y carpetas y admite datos
Unicode (Unicode:
codificación de caracteres estándar desarrollada
por Unicode Consortium. Al utilizar más de un byte para
representar cada carácter, Unicode permite que casi todos
los idiomas se representen mediante un único juego de
caracteres.) multilingües. Los archivos
creados con el nuevo formato de archivo de carpetas personales de
Microsoft Outlook (.pst) no es compatible con las versiones
anteriores de Outlook. Para la compatibilidad con versiones
anteriores de Outlook, cree un archivo utilizando el formato de
archivo de carpetas personales de Microsoft Outlook 97-2002
(.pst). Outlook 2003 puede leer y crear archivos de los dos
tipos.
Compatibilidad
con Unicote. Outlook
admite el estándar de codificación de texto Unicode, que permite
mostrar el texto correctamente con independencia del idioma en el
que se haya escrito, siempre que el sistema operativo
admita los caracteres específicos de
éste.
Integración con Microsoft Windows
SharePoint
Services. Puede ver
una lista de eventos de
SharePoint junto al Calendario y arrastrar los eventos de
la lista hasta éste. También puede ver listas de
contactos de SharePoint desde dentro de Outlook y copiarlas o
vincularlas a sus Contactos. Si tiene acceso a un sitio
Web de Microsoft SharePoint Portal Server, puede almacenar una
lista de contactos o calendario central en el servidor para
compartir fácilmente la información.
Mejoras
POP. La velocidad de
descarga ha aumentado significativamente y ahora puede obtener
información detallada del progreso.
Compatibilidad
con los equipos Tablet
PC. En un
equipo Tablet PC, puede utilizar su propia escritura a
mano directamente en documentos de Office como si utilizara una
pluma y un impreso. Además, ahora se pueden ver los
paneles de tareas horizontalmente, lo que hace más
fácil el trabajo en
los equipos Tablet PC.
Panel de
tareas de referencia. El nuevo panel de
tareas de referencia ofrece una gran variedad de
información de referencia y recursos expandidos si no
tiene conexión a Internet. Puede buscar información
sobre un tema utilizando una enciclopedia, una búsqueda
Web o mediante acceso a contenidos de otros
fabricantes.
Microsoft
Office Online.
Microsoft Office Online está mejor integrado en
todos los programas de Microsoft Office para que pueda aprovechar
todas las ventajas del sitio mientras trabaja. Puede visitar el
sitio Microsoft Office Online, directamente desde el explorador
de Web o desde los vínculos de los diversos paneles de
tareas y menús de los programas de Office, para tener
acceso a artículos, sugerencias, galerías de
imágenes, plantillas, cursos de formación en
línea, descargas y servicios que le ayudarán a
mejorar su trabajo en los programas de Office. El sitio se
actualiza regularmente con nuevos contenidos basados en los
comentarios y las peticiones específicas de los usuarios
de Office.
Mejorar la
calidad y el servicio al
cliente.
Microsoft se esfuerza por mejorar la calidad, la fiabilidad
y el rendimiento de su software y servicios. El
Programa de mejora de la experiencia del cliente permite a
Microsoft recabar información sobre las configuraciones de
hardware de los
usuarios y la forma en que éstos utilizan los programas y
servicios de Microsoft Office para identificar tendencias y
patrones de uso. La participación en este programa es
opcional y la recopilación de datos es completamente
anónima. Además, los mensajes de error y los
informes han
mejorado para que informar sobre errores y obtener
información sobre alertas en el momento en que se produce
un problema sea lo más fácil posible. Por
último, si dispone de una conexión a Internet,
puede enviarnos sus comentarios sobre los programas de Office, el
contenido de la ayuda o el de Microsoft Office Online. Microsoft
se basa en estos comentarios para agregar contenido y mejorarlo
continuamente.
Mejoras en
utilización de versiones en idiomas de Asia
Oriental. Si usa
una versión de Outlook en un idioma de Asia oriental,
cuando haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en un nombre y después haga clic en
Agregar a Contactos como, se mostrará una lista de
combinaciones de los caracteres del nombre y los apellidos. Esto
permite elegir la combinación correcta en lugar de cortar
y pegar los caracteres en los campos de nombre y apellidos
apropiados.
En base a la investigación realizada y al conocer
cada uno de los términos que forman parte de los programas
de Internet, Correo Electrónico y Microsoft Outlook, se
concluye que:
- Internet permiten intercambiar información
entre computadoras, lo que ha venido a facilitar el trabajo de
cada de muchas personas alrededor del mundo. - Las empresas utilizan Internet como escaparate en el
que se dan a conocer ellas mismas y sus productos, así
como realizar múltiples operaciones comerciales,
especialmente la banca tiene en la red uno de sus puntos
estratégicos de actuación para el futuro
próximo. - Correo electrónico es
un sistema de envío y recepción
de correo mediante el uso de un ordenador o computadora u otro
dispositivo electrónico que ha venido a facilitar el
trabajo de muchas personas y el envío de
información inmediata. - Microsoft Outlook es por excelencia uno de los
programas para el manejo de mensajería más usado
a través de todo el mundo y uno de los más
sofisticados y empleados dentro de la mayoría de
empresas que tienen este tipo de tecnología. - Internet, Correo Electrónico y Microsoft
Outlook son programas o mejor dicho, son servicios que han
venido a facilitar el trabajo de toda persona y ayudan a estar
informado de cualquier tipo de sucesos en un tiempo
mínimo.
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Autor:
Javier Fajardo