Organización y métodos

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2. Espectro de las actividades de organización y métodos
3. Responsabilidades del área de organización y métodos
4. El analista de organización y métodos
5. Manuales

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales  y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.

Introducción

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de ORGANIZACIÓN y MÉTODOS.

Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos.

Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como:

• Eficacia: el grado de alcance de los objetivos
• Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con estos.

Organización y Métodos, surge con un criterio de Eficientismo en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las áreas de Servicio, orientándose hacia la  Productividad y la Calidad Total.

Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnología de la Información  (Internet, Workflow, Firma Digital, Digitalización de Documentos, Cuadro de Mando Integral, Buissines Intelligent, próximamente Factura Electrónica, etc.) impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar verdaderas Reingenierías de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los Sistemas de Información.

La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnología debe ser usada no solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino más bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIÓN.

Es aquí donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es la única área de la Organización que ve a la misma como un todo.

Espectro de las Actividades de Organización y Métodos.

• Respecto a la Estructura de la Organización.
• • Analizar la  estructura.
  • • Estudiar la estructura jerárquica.
    • Reordenar los niveles jerárquicos.
    • Crear o suprimir órganos
    • Modificar la estructura de dependencia
    • Fijar la red de interrelación.
  • Analizar las Funciones

Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:

• La estructura jerárquica esté definida.
• Los procedimientos administrativos estén normalizados.
• Estén asignadas las áreas de responsabilidad.

La asignación de funciones comprende:

• El análisis y determinación de las funciones.
• La descripción del cargo.
• La descripción de la red de interrelaciones del cargo.
• La fijación de tareas para cada función asignada.
• La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.
• El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

• Respecto a los  Procedimientos (Análisis de los procedimientos)

Detección de  errores respecto a:

• Control interno
• Reiteración de trámites
• Archivos repetitivos
• Pasos innecesarios
• Superposición de funciones

• Diseño de Formularios

El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trámite.

Debe tenerse en cuenta:

• Aplicación de Normas IRAM
• Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga
• Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de retención

• Ordenamiento y Distribución de Oficinas

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribución física de los espacios, amoblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicación, etc. de manera de facilitar la circulación de personas y actuaciones, determinando también la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos.

En esta actividad se verifica:

• Distribución física de oficinas.
• Recorrido físico de la información.
• Circulación de personas.
• Accesibilidad de equipos
• Espacios de espera.

• Medición del trabajo administrativo

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización.

Todo este espectro de actividades estará signado por las Herramientas Tecnológicas que la Organización estará dispuesta a implementar.

Mucho tienen que ver las metas de la Organización en cuanto a si está dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelización sobre una plataforma de Workflow, donde:

• Los documentos viajan por la Red.
• Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente.
• Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas.
• Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.
• Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.

Responsabilidades del Área de Organización y Métodos

• Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales, mediante la formulación de un plan de organización cuya finalidad principal sería la transformación, de las partes que componen el trabajo de las áreas en unidades lógicas y necesarias, activa y orgánicamente acopladas en la estructura de la empresa,
• Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa.
• Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones, funciones, características de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada cargo.
• Proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y destacar la adecuada asignación de responsabilidades y autoridad a dichos sectores.
• Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en el trabajo administrativo.
• Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos, asegurándose de que se realiza de acuerdo con las exigencias de las elaboraciones a que habrán de someterse esos mismos datos.
• Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el primer punto, los procedimientos y los métodos seguidos en la ejecución de los trabajos, para hallar sus deficiencia y proponer las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento.
• Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios.
• Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseños aprobados.
• Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los cursogramas en estudio.
• Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los métodos de trabajo más idóneos, manteniéndose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.
• Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurándose de su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseño, formato, número de copias y destino de cada una de ellas, proponiéndose como principal objetivo la eliminación de los impresos inútiles, su unificación y cuando sea posible su fusión; como también centralizar las órdenes de reimpresión, llevando registro de los pedidos, consumos estimados, codificaciones, etc.
• Cuidar que la distribución en planta de los puestos de trabajo sea lo más racional posible en relación con los circuitos administrativos que deban satisfacer.

El Analista de Organización y Métodos

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

a.      Lineamientos que encuadran su actividad:

         El analista debe recordar que siempre actúa como asesor

         El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.

         Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.

         Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo.

         Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias.

         Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.

         Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

b.      Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Métodos:

         Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.

         Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales

         Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.

         Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.

         Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.

         Capacidad analítica: Implica,  observación e identificación de los hechos; verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas anteriormente

         Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.

         Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender" sus productos y lograr compradores para su "mercancía"

         Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.

         Facilidad para trabajar en equipo.

c.      Responsabilidad

         Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentación, etc.

         Obtener antecedentes documentales de la situación existente.

         Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio

         Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.

         Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.

         Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.

         Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.

Manuales

Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:

         la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización

         y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Ventajas.

• Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización. Registran a manera de inventario las prácticas reconocidas dentro de la organización y son fuente de consulta.
• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.
• Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar o a Ia decisión a tomar.
• Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento.
• Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organización a través de su evolución administrativa.
• Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados.
• Facilita Ia capacitación del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la organización.
• Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones o responsabilidades.
• Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al tener claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.
• Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes debían ser analizadas, evaluadas v resueltas en cada caso.
• Ubican Ia participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

Desventajas.

• Costo: Existe un costo de redacción y confección que indudablemente debe afrontarse.
• Actualización: Exige una constante actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad.

Tipos de Manuales.

• Manual de Organización

Describe la Organización Formal de la Empresa consignando:

• Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.
• Funciones Básicas
• Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
• Responsabilidad
• Características
• y Especificaciones de la Posición.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa.

Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.

Ejemplo:

Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.

Misión:

• Formular políticas y planes referidos a la estructura y acción administrativa de la Empresa.
• Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.
• Elaborar y analizar información contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.

Funciones:

• Custodiar el patrimonio de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo  y pasivo, conforme a exigencias legales.
• Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto  a existencias y su valorización, conforme a métodos y usuales y reconocidos.
• Proteger a la empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio financiero.
• Vigilar   el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia terceros.
• Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organización.
• Velar por la adecuada registración de los costos de producción, administración u de comercialización.
• Asegurar que a través de la información que surja de los estados contables y financieros puedan decidirse acciones correctivas.

Autoridad:

Ejerce supervisión directa sobre el Jefe del Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorería General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depósitos, Liquidación de Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros.

Características de la Posición:

• Información que se Emite:

Estados Contables periódicos y de Fin de Ejercicio (Balance General), Conciliación de Ingresos y Egresos de Fondos. Resúmenes de Cuenta de Clientes y de Proveedores, Liquidación y declaraciones juradas de Impuestos y de Cargas Sociales, ………………………

• Información que se Recibe:

Facturas de Proveedores de Bienes y Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra emitidas, Partes de Recepción de Materias Primas y Materiales, Presupuestos tentativos formulados por otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias, …………….

• Información que se Registra:

Asientos y minutas contables, Imputaciones Contables, Registros de Ley (libros rubricados), Subdiarios Auxiliares, Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),…………….

Especificaciones de la posición:

• Titulo Profesional:

Contador Público o Licenciado en Administración, con capacidad adicional en impuestos, procesamiento de datos, seguros, administración financiera.

• Aptitudes Personales:

Organizador y Metódico,  Voluntad de Análisis, Responsabilidad en el Control.

Fecha de Aprobación, de Vigencia y de Revisión.

• Manual de Procedimientos.
• 

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

• • Carátula de Presentación: indicando Tema, Nº de Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante.
  • Objetivos y Alcance
  •  Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización.
  • Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representación gráfica  que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Símbolos para la representación gráfica (IRAM 34501).
  • Descripción de los Procedimientos.
  • Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
  • Glosario
  • Índice Temático.
  • Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.
• Manual del Empleado.

Contiene los objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, situación en el mercado, planes de incentivación, programación de la carrera, derechos y obligaciones, etc.

Su contenido debe responder a la siguiente estructura:

• Institucional:

Datos de la Empresa

Rubro.

Ámbito de Actividad.

Objetivos.

Organización.

Nombre Directivos.

Sucursales.

Cantidad de Empleados.

Equipamiento.

• Personal:

Desarrollo de la Carrera.

Incentivos

Convenio Colectivo.

Caja a la que Aporta

Obra Social.

Beneficios.

Derechos.

Obligaciones.

• Manual del Puesto de Trabajo.

Describe en forma pormenorizada la intervención que le corresponde a la posición en cada uno de los procedimientos en los que le toca intervenir. El Cómo, el Porqué y el Para Qué.

Su contenido debe responder a la siguiente estructura:

• Objetivos.
• Funciones del Sector.
• Descripción de Procedimientos.
• Tareas a realizar.
• Instrucciones.
• Responsabilidad.

 

 

Autor:

Lic. Jorge A. Guerra

Licenciado en Sistemas de CAECE de Buenos Aires, Argentina.

Director del Boletín Electrónico Management en Salud, Buenos Aires, Argentina.

Consultor Organizacional y Director de Management en Salud

www.managementensalud.com.ar

2 de Abril del 2005