En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de ORGANIZACIÓN y MÉTODOS.
Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos.
Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como:
Organización y Métodos, surge con un criterio de Eficientismo en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las áreas de Servicio, orientándose hacia la Productividad y la Calidad Total.
Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnología de la Información (Internet, Workflow, Firma Digital, Digitalización de Documentos, Cuadro de Mando Integral, Buissines Intelligent, próximamente Factura Electrónica, etc.) impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar verdaderas Reingenierías de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los Sistemas de Información.
La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnología debe ser usada no solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino más bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIÓN.
Es aquí donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es la única área de la Organización que ve a la misma como un todo.
Espectro de las Actividades de Organización y Métodos.
Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:
La asignación de funciones comprende:
Detección de errores respecto a:
El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trámite.
Debe tenerse en cuenta:
Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribución física de los espacios, amoblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicación, etc. de manera de facilitar la circulación de personas y actuaciones, determinando también la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos.
En esta actividad se verifica:
Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización.
Todo este espectro de actividades estará signado por las Herramientas Tecnológicas que la Organización estará dispuesta a implementar.
Mucho tienen que ver las metas de la Organización en cuanto a si está dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelización sobre una plataforma de Workflow, donde:
Responsabilidades del Área de Organización y Métodos
El Analista de Organización y Métodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
a. Lineamientos que encuadran su actividad:
El analista debe recordar que siempre actúa como asesor
El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.
Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.
Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo.
Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias.
Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.
b. Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Métodos:
Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.
Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.
Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.
Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.
Capacidad analítica: Implica, observación e identificación de los hechos; verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas anteriormente
Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender" sus productos y lograr compradores para su "mercancía"
Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
Facilidad para trabajar en equipo.
Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentación, etc.
Obtener antecedentes documentales de la situación existente.
Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio
Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.
Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.
Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.
Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.
Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización
y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
Describe la Organización Formal de la Empresa consignando:
Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa.
Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.
Ejemplo:
Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.
Misión:
Funciones:
Autoridad:
Ejerce supervisión directa sobre el Jefe del Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorería General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depósitos, Liquidación de Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros.
Características de la Posición:
Estados Contables periódicos y de Fin de Ejercicio (Balance General), Conciliación de Ingresos y Egresos de Fondos. Resúmenes de Cuenta de Clientes y de Proveedores, Liquidación y declaraciones juradas de Impuestos y de Cargas Sociales, ………………………
Facturas de Proveedores de Bienes y Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra emitidas, Partes de Recepción de Materias Primas y Materiales, Presupuestos tentativos formulados por otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias, …………….
Asientos y minutas contables, Imputaciones Contables, Registros de Ley (libros rubricados), Subdiarios Auxiliares, Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),…………….
Especificaciones de la posición:
Contador Público o Licenciado en Administración, con capacidad adicional en impuestos, procesamiento de datos, seguros, administración financiera.
Organizador y Metódico, Voluntad de Análisis, Responsabilidad en el Control.
Fecha de Aprobación, de Vigencia y de Revisión.
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
Contiene los objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, situación en el mercado, planes de incentivación, programación de la carrera, derechos y obligaciones, etc.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
Datos de la Empresa
Rubro.
Ámbito de Actividad.
Objetivos.
Organización.
Nombre Directivos.
Sucursales.
Cantidad de Empleados.
Equipamiento.
Desarrollo de la Carrera.
Incentivos
Convenio Colectivo.
Caja a la que Aporta
Obra Social.
Beneficios.
Derechos.
Obligaciones.
Describe en forma pormenorizada la intervención que le corresponde a la posición en cada uno de los procedimientos en los que le toca intervenir. El Cómo, el Porqué y el Para Qué.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
Autor:
Lic. Jorge A. Guerra
Licenciado en Sistemas de CAECE de Buenos Aires, Argentina.
Director del Boletín Electrónico Management en Salud, Buenos Aires, Argentina.
Consultor Organizacional y Director de Management en Salud
2 de Abril del 2005
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