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Planeación de Recursos Empresariales (ERP)




Enviado por fplanc



    Administración de la función
    informática

    Dr. Macedonio Alanis

    1. Historia del surgimiento de
      los sistemas ERP
    2. Definición de los
      sistemas ERP
    3. Características del
      ERP
    4. Beneficios, Ventajas y
      Desventajas
    5. Planeación de un
      ERP
    6. La elección de un
      ERP
    7. Implementación de un
      ERP
    8. Operación y
      control
    9. Aspectos a considerar para
      implantar un ERP
    10. Un ejemplo de
      aplicación: Empresa de Autobuses de transportes
      foráneos
    11. Encuesta y
      Resultados
    12. Conclusiones
    13. Anexos
    14. Referencias
      bibliográficas

    1.
    Introducción

    Es verdad que la tecnología vigente en
    la época, basada en los gigantescos mainframes (grandes
    ordenadores), ni de lejos se compara a la facilidad de uso de las
    computadoras
    actuales. No obstante, eran esas máquinas
    las que rodaban los primeros sistemas de
    control de estoques – actividad pionera de la
    inserción entre gestión
    y tecnología. La automatización era cara, lenta pero ya
    demandaba menos tiempo que los
    procesos
    manuales y
    eran pocos.

    José Luis Figueroa (1998) menciona que "la
    intensidad en la competencia
    global ha creado un ambiente
    volátil en los negocios, lo
    cual implica que las empresas se
    preocupen por:

    • Tiempos de respuesta más rápidos en el
      desarrollo
      de nuevos productos y
      órdenes de entrega al cliente
    • Satisfacción del cliente
    • Diseño de productos y servicios
      personalizados
    • Reducción en los costos
    • Productos consistentes y órdenes y procesos de
      pago simplificados a clientes
      multinacionales".

    Para cumplir con estas demandas los sistemas de
    planeación han tenido que ir evolucionando
    a través del tiempo.

    2. Historia del surgimiento de
    los sistemas ERP

    Los sistemas de Control y
    Planeación de Manufactura
    (MPC, Manufacturing Planning and Control) existieron desde
    los primeros días de la revolución
    industrial, para automatizar varias tareas y mejorar la
    exactitud, confiabilidad y predicibilidad de la manufactura.
    Después se le dio importancia al punto de reorden (ROP),
    estos sistemas se automatizaron con la introducción de los mainframes a
    finales de 1950 e inicios de 1960 (Orlicky, 1975).

    A mediados de los 60, los sistemas computarizados de
    Planeación de Requerimiento de Materiales
    (MRP,
    Material Requirement Planning), empezaron lentamente a
    reemplazar los sistemas ROP como sistema de
    control de manufactura. Los sistemas MRP presentaron una clara
    ventaja ya que ofrecían una búsqueda hacia delante,
    un enfoque basado en la demanda para
    la planeación y orden de la manufactura de productos y del
    inventario.

    Los sistemas MRP introdujeron herramientas
    de reportes de producción básicos computarizados,
    que se podían usar para evaluar la viabilidad de la agenda
    maestra contra la demanda de los materiales proyectada. A
    mediados de los 70, los sistemas de Manufacturing Resource
    Planning
    (MRP II), gradualmente empezaron a reemplazar los
    sistemas MRP como principal sistema de control de manufactura.
    Estos sistemas desarrollados con las capacidades de administración basados en la demanda de los
    MRP, agregando la capacidad de la planeación de los
    requerimientos, (CRP), capacidades para crear una integración. Por primera vez los sistemas
    MRP II hicieron lo posible para integrar ambos requerimientos de
    materiales y capacidad de producción y las limitantes en
    el cálculo
    de todas las capacidades de producción.

    La Tecnología
    de Información que caracterizaba los ambientes de
    manufactura en los 60,70 y 80 estaba enfocada principalmente en
    automatizar el poder de la
    tecnología que pudiera ser usada para hacer las grandes
    operaciones de
    manufactura más eficientes. Los sistemas ROP, MRP y MRP II
    que eventualmente evolucionaron se caracterizaban por usar
    computadoras mainframe, bases de datos
    jerárquicas y sistemas de procesamiento de transacciones
    complejas, ajustándose principalmente hacia la
    administración de un ambiente de producción de
    pocos productos, con altos volúmenes, bajo condiciones de
    demanda constante. Aunque la eficiencia era
    alta, estos sistemas eran a menudo inflexibles cuando
    venía la producción de cantidades variables de
    más productos del cliente en
    órdenes cortas.

    A finales de los 80 el crecimiento de la inestabilidad
    de la manufactura que enfrentaba Estados Unidos,
    las empresas podían directamente ligarse al natural
    cambio de
    tecnología de información y el advenimiento de la
    competencia basada en el tiempo. La Tecnología crea y
    transforma ambas opciones, la cual en turno transforma el
    mercado a
    través de cambios revolucionarios hacia las capacidades de
    los clientes y proveedores.

    Los avances rápidos de las tecnologías de
    información dejaron las viejas reglas de competencia y el
    duradero entendimiento de la relación cliente-proveedor
    obsoleto. Esta "nueva realidad" se traduce a la necesidad de un
    entorno de producción dinámico en el cual los
    productos y procesos pueden cambiar semanalmente y las agendas de
    la producción pueden cambiar diariamente. Los sistemas
    MRP-II requieren un alto grado de intervención del humano,
    en hacer los ajustes apropiados a las agendas y en la
    determinación de la secuencia óptima de las
    órdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno
    dinámico y a menudo volátil. La solución a
    este problema vino durante los principios de los
    90, en la forma de ejecutar los sistemas de
    manufactura.

    La salida de los MES (Manufacturing Execution
    Systems),
    representan el desarrollo de una interfase crítica
    entre los sistemas MRP-II de las empresas y los sistemas de
    control. La contribución más importante de los
    sistemas MES es que unifica los procesos de manufactura centrales
    con un sistema de valor de
    entrega enfocado a los requerimientos y demanda de los clientes.
    Provee para la flexibilidad, la ejecución de tiempo real,
    la retroalimentación y control de un extenso
    rango de procesos relacionados con la manufactura, un mejor
    encuentro con los requerimientos futuros del mercado (Rondeau,
    Litteral; 2001).

    A finales de los 90 el incremento de los niveles de
    competitividad
    global combinados con los cambios del mercado y de la
    tecnología, causaron que muchas empresas repensaran y
    reinventaran sus productos y servicios, incluyendo su estructura
    organizacional y controles operacionales. Las empresas que
    operan globalmente pronto se dieron cuenta que entre más
    flexible sea el desarrollo de recursos y mejor sea el enfoque
    para la extracción del valor de su información
    enriquecedora del entorno fueron necesitadas para alinear las
    empresas con las necesidades de los clientes. (Reary,
    2000).

    Aunque la introducción de los sistemas MES
    mejoraron grandemente el grado de integración vertical con
    las funciones de
    producción de los 90, los sistemas ERP (Enterprise
    Resource Planning)
    generan un mejor grado de
    integración horizontal de las empresas ahora. Los sistemas
    ERP marcan un punto significante en el desarrollo de los sistemas
    MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directriz global de
    la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a
    través de una administración flexible con el
    cliente.

    El éxito
    de la implementación de un sistema ERP permite la
    identificación e implementación de un conjunto de
    las mejores prácticas, procedimientos y
    herramientas diseñadas para lograr la excelencia
    organizacional a través de la integración
    funcional. (Mabert, Ashok, Venkataramanan; 2000).

    Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las
    ventas sobre
    sus predecesores MPR-II en la forma de una suite de productos
    integrados corriendo bajo una arquitectura
    común de Tecnologías de Información que
    pueda ser altamente acoplada e integrada con cualquier otra
    aplicación de los sistemas heredados (legacy).
    (Tetu, 1998).

    3.
    Definición de los sistemas ERP

    Ramesh (1998) citado por Alejandra Recio (1998) define
    un ERP como una "solución de software que trata las
    necesidades de la empresa tomando
    el punto de vista de proceso de
    la
    organización para alcanzar sus objetivos
    integrando todas las funciones de la misma". Recio menciona
    además que un sistema ERP facilita la integración
    de los sistemas de información de la empresa, ya
    que cubre todas las áreas funcionales. Los sistemas que
    integra son bases de datos,
    aplicaciones, interfaces, herramientas y el Business Process
    Redesign
    (BPR). Los objetivos principales de los sistemas ERP
    son:

    1. Optimización de los procesos
    empresariales.

    2. Acceso a información confiable, precisa
    y oportuna.

    3. La posibilidad de compartir información
    entre todos los componentes de la organización.

    4. Eliminación de datos y operaciones
    innecesarias.

    5. Reducción de tiempos y de los costes de
    los procesos.

    El propósito fundamental de un ERP es otorgar
    apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de
    respuesta a sus problemas
    así como un eficiente manejo de información que
    permita la toma oportuna de decisiones y disminución de
    los costos totales de
    operación.

    Hay tres características que
    distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales,
    modulares y adaptables:

    • Integrales, porque permiten
      controlar los diferentes procesos de la compañía
      entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
      relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
      proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
      compañía, el que un cliente haga un pedido
      representa que se cree una orden de venta que
      desencadena el proceso de producción, de control de
      inventarios, de planeación de distribución del producto,
      cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.
      Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios
      programas
      que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja
      de que al no estar integrados, la información se
      duplica, crece el margen de contaminación en la información
      (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
      favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador
      simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo
      lo demás, por lo que la información no se
      manipula y se encuentra protegida.
    • Modulares. Los ERP entienden
      que una empresa es un conjunto de departamentos que se
      encuentran interrelacionados por la información que
      comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja
      de los ERP, tanto económica como técnicamente es
      que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos,
      los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos
      del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas,
      Control de Almacén,
      etc.
    • Adaptables. Los ERP
      están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada
      empresa. Esto se logra por medio de la configuración o
      parametrización de los procesos de acuerdo con las
      salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para
      controlar inventarios, es
      posible que una empresa necesite manejar la partición de
      lotes pero otra empresa no.

    4. Características del
    ERP

    Entre las características principales de los
    sistemas ERP destacamos:

    • Base de datos centralizada.
    • Los componentes del ERP interactúan entre
      sí consolidando todas las operaciones.
    • En un sistema ERP los datos se ingresan sólo
      una vez y deben ser consistentes, completos y
      comunes.
    • Las empresas que lo implanten deben modificar alguno
      de sus procesos para alinearlos con los del sistema
      ERP.
    • Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones
      ERP o módulos.
    • Suele haber un software para cada unidad
      funcional.
    • La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones
      especializadas para determinadas industrias.

    5. Beneficios,
    Ventajas y Desventajas

    Davenport (1998), menciona que dentro de los beneficios
    que los sistemas ERP ofrecen a las compañías
    son:

    1. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos
    financieros.

    2. Modernizar las estructuras
    administrativas.

    3. Centralizar el control sobre la
    información.

    4. Estandarizar los procesos.

    Otros beneficios para el negocio de acuerdo a Davenport
    (2000) son:

    1. Reducción en los costos y tiempos en los
    procesos claves del negocio.

    2. Transacciones de la información más
    rápidas.

    3. Mejor administración financiera.

    4. Establecer las bases para el comercio
    electrónico.

    5. Hacer el
    conocimiento délos procesos
    explícito.

    Piturro (1999) explica que cuando los ERP trabajan
    excelente:

    1. Se pueden acelerar los procesos del
    negocio.

    2. Reducir los costos.

    3. Incrementar las oportunidades de ventas.

    4. Mejorar la calidad y la
    satisfacción a los clientes.

    5. Medir los resultados continuamente.

    Además de lo mencionado, la implantación
    de un sistema ERP, resulta altamente beneficiosa para la
    organización ya que permite la posibilidad de automatizar
    aquellos procesos que se manejen bajo reglas o políticas
    preestablecidas, evitando así la intervención
    humana siempre propensa a errores.

    Otra ventaja es que a través de la
    implantación de un ERP, las compañías
    mejoran y actualizan los paquetes que usan para administrar
    recursos corporativos y ganan control de aquellos procesos que
    son críticos para el negocio, los ejecutivos pueden hacer
    decisiones bien informadas debido a que los datos con que cuentan
    son los mismos que usan los empleados de línea en ese
    preciso momento (información real en tiempo real) y a su
    vez los empleados evitan retrabajos por compartir la misma
    base de datos,
    por su parte los departamentos de TI pueden dar mantenimiento
    mas fácilmente al sistema ERP que a los sistemas
    tradicionales que requerían conocimiento
    de distintos lenguajes de
    programación y bases de datos, mientras que el ERP
    está basado en tecnología
    estándar.

    Hablando de las desventajas o problemas al utilizar un
    ERP, un problema típico cuando se adoptan paquetes de
    software ha sido la cuestión de las inadaptaciones, esto
    es, el gap que existe entre la funcionalidad ofrecida por
    el paquete y lo que se requiere para que lo adopte la
    organización. Como resultado, las organizaciones
    han tenido que escoger entre adaptarse a la nueva funcionalidad,
    viviendo con déficit, estableciendo trabajo
    demás, ó haciendo modificaciones al paquete. El
    software de ERP, como una clase de
    paquetes de software, también presenta esta opción
    problemática a las organizaciones.

    El problema es más crítico, pues la
    implementación de un ERP es más compleja durante la
    integración de los diferentes módulos,
    estandarización de los datos, adoptar lo más
    relevante del modelo de
    negocios ^best practices"), agenda de
    implementación limitada, y el involucramiento de un gran
    número de personas. El gap de conocimiento entre el
    personal de la
    implementación es usualmente significante. Pocos usuarios
    de la organización entienden lo suficiente la
    funcionalidad de ERP para apreciar las implicaciones de adopción.

    Similarmente, pocos consultores de ERP entienden los
    procesos de negocio de sus clientes lo suficiente para detectar
    las áreas críticas que no cuadran con el paquete.
    (Soh, Siew, Tay, Yap; 2000). En referencia a Scheer y Habermann
    (2000), los sistemas ERP estandarizados tienen ciertas
    desventajas.

    Necesidades altas de almacenamiento,
    requerimientos de redes y entrenamientos de
    más son frecuentemente mencionados como problemas de los
    ERP. Sin embargo, la escala de
    Reingeniería de los procesos de negocio y
    las actividades de adecuaciones (customizing) involucradas
    en el proceso de implementación del software son las
    mayores razones de insatisfacción.

    Empresas como Baan, Peoplesoft, así como SAP calculan que
    los clientes gastan entre 3 y 7 veces más dinero en la
    implementación del ERP y los servicios asociados,
    comparados con la compra de la licencia del software. Bajo sus
    propias experiencias, validan que la razón entre los
    esfuerzos de implementación del ERP y la compra del
    software es aproximadamente de 5 a 1. Con los costos del hardware y software que
    decrecen rápidamente, la razón será
    peor.

    Esta alta razón es debido al hecho de que los
    sistemas ERP son más ó menos fáciles de
    instalar, sin embargo los usuarios deben determinar que objetivos
    (estrategias)
    desean alcanzar con el sistema, del como la funcionalidad del
    sistema puede lograr esto y como adecuar, configurar e
    implementar técnicamente el paquete.

    Particularmente las empresas pequeñas y medianas
    no tienen la capacidad para pagar a los consultores millones de
    dólares para la implementación de ERP. Por lo
    tanto, métodos
    modelo, arquitecturas y herramientas han llegado a ser cada vez
    más populares ya que ellas pueden ayudar a reducir los
    costos y a la vez incrementar la aceptación del ERP por
    parte de los usuarios.

    6. Planeación
    de un ERP

    Cuanto mayor es la integración de los
    módulos del ERP, más eficientes serán los
    procesos de una empresa. Esa ecuación puede hacer la
    diferencia a la hora de atender e inclusive de retener un
    cliente. Sin embargo, ¿cómo saber si una
    corporación está preparada para utilizar un sistema
    integrado de gestión? La respuesta puede evolucionar de lo
    extremadamente complejo hasta abordajes más
    sencillas.

    Es importante entender que el ERP no es simplemente un
    software que se compra, instala y usa como Windows o un
    juego de
    computadora.
    Más que eso, consiste en una revolución
    que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de
    una extensa y, muchas veces, demorada reevaluación de
    todos los departamentos, sus funciones, mecanismos de
    decisión y formas de actuación. Sin embargo, no
    vale la pena esperar que el sistema por sí solo cambie la
    gestión
    empresarial. Es necesario tener en mente que es una
    herramienta importante y decisiva, pero quién lo comanda,
    la forma en que los datos son inseridos y cómo las
    informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma
    importancia.

    Para saber si una empresa está apta para trabajar
    con un ERP es interesante contar con la ayuda externa de
    especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a
    evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo que se precisa
    hacer para que el sistema no entre en choque con la cultura
    organizacional interna, produciendo estudios que indican
    acciones y
    adecuaciones posibles. Es imprescindible, por ejemplo, que un
    equipo de profesionales internos y de distintos departamentos
    participe en el proyecto para su
    definición. Al final, no es suficiente comprar un Boeing;
    es necesario, también, obtener la licencia de piloto y
    colocar las personas y las piezas en los lugares correctos para
    que se mantenga en el aire.

    Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser
    redefinidos o rediseñados antes de que el sistema ERP
    entre efectivamente en operación. Además,
    así como la empresa necesita una preparación para
    recibir el sistema, el software también debe pasar por
    adecuaciones con el fin de tornarse compatible con la realidad de
    la corporación, sus objetivos y perfil. La unión
    debe ser lo más perfecta posible, pero así como en
    las relaciones
    humanas, los ajustes y las correcciones de rumbo son
    inevitables y deben ser puestas en práctica en la forma
    más transparente posible.

    Es interesante notar que muchas veces el departamento
    más sensible y de mayor comprometimiento frente a la
    compra de un sistema de ERP es el de recursos
    humanos. Las personas, sus funciones y características
    son una parte primordial en todo el proceso, hasta por las
    mudanzas en el día a día de la empresa, y precisan
    estar preparadas para la nueva forma de
    operación.

    7. La elección
    de un ERP

    Como sucede con cualquier producto, la elección
    del ERP pasa desde la funcionalidad pura y simple hasta por
    cómo fue la atención del vendedor, de referencias del
    mercado o inclusive de una mejor actuación de marketing del
    proveedor. Sin embargo, lo ideal es hacer una investigación detallada que puede
    involucrar desde fuentes
    externas – Internet, sites y
    publicaciones de información especializada,
    compañías del mismo segmento o de perfil similar y
    consultoras – hasta investigaciones
    hechas por los profesionales de tecnología de la
    información (TI), pasando por las principales áreas
    de la empresa, con sus motivaciones, reivindicaciones e
    ideas.

    Nuevamente, la presencia de un consultor o especialista
    puede disminuir la distancia entre la idea de la
    adquisición de un ERP y la conclusión del proyecto,
    pero no es esencial desde que se tenga un área de TI
    dinámica y que se pueda dedicar
    exclusivamente a esta tarea. Simultáneamente a la evaluación
    y comprensión de los procesos para identificar si la
    empresa está preparada o no para el ERP, se pueden
    investigar los productos disponibles en el mercado y los
    abordajes.

    Nunca deje en manos de un tercero la responsabilidad de la elección del sistema
    que será instalado, ya que la empresa es quien conoce su
    día a día y necesidades. En la década del 90
    no era raro encontrar compañías que comenzaron a
    utilizar ERP por puro modismo y, en lugar de un proceso cuidadoso
    y cercado de vías de información confiables, la
    rapidez era la tónica, lo que costaba caro.

    El aspecto económico cuenta y mucho, pero debe
    ser pensado no solamente desde la perspectiva del costo y el
    beneficio como también de inversiones ya
    realizadas. Una empresa que tiene un sistema de contabilidad
    eficiente o recursos humanos y que todavía no fue
    amortizado puede evaluar si vale la pena comprar el módulo
    equivalente del sistema de ERP, es importante explotar al
    máximo la característica de la modularidad del
    software, evaluando la adquisición del paquete entero o en
    partes y también si el sistema que la corporación
    posee pude ser adaptado para operar en conjunto con el software
    de gestión empresarial, y a qué precio se
    hará todo esto. La necesidad, la adecuación y los
    costos deben caminar juntos.

    Muchas veces, una composición de productos
    también puede mostrarse interesante. Vea el ejemplo de la
    empresa brasileña de transportes aéreos Gol. Sin
    tiempo para análisis prolongados debido a la
    competencia, la compañía entró en actividad
    soportada por un sistema de gestión empresarial de su
    grupo
    controlador, el holding Áurea, pero no demoró mucho
    en identificar el perfil y demanda muy particulares. Por medio de
    un informe hecho en
    60 días por una consultora, la empresa Gol
    seleccionó el dúo Oracle/RM
    Sistemas como plataforma corporativa. La base tecnológica
    – aplicaciones en tres capas con la base de datos Oracle – ya
    había sido prescripta por el equipo de TI, que fue al
    mercado para identificar los ERPs que cumplían con los
    prerrequisitos propuestos. En ese lugar, restaron dos opciones
    que fueron presentadas y aprobadas por los usuarios. Ambas fueron
    instaladas. El departamento de recursos humanos (RH)
    prefirió el paquete de la RM sistemas y el financiero
    optó por el Oracle Financial.

    Sin embargo, no siempre esta combinación es
    posible, ya sea por el perfil corporativo como por la
    incompatibilidad y costo del producto. En tiempos de falta de
    presupuesto,
    claro, el costo acaba siendo preponderante. Cabe entonces abordar
    todos los detalles involucrados en la adquisición de un
    sistema ERP: el precio del sistema, si es el paquete completo o
    dividido en módulos; los valores de
    consultoría o sociedad del
    proceso de implementación; el mantenimiento e inclusive
    cuál es el descuento para futura adquisición de una
    nueva versión.

    No es por casualidad que existen evaluaciones y
    métricas que contabilizan cuántos meses
    serán necesarios para que la cuantía gastada
    retorne en forma de mejoría en los negocios y economía de recursos.
    Pero, como toda previsión, es interesante leer de forma
    cuidadosa y detenida lo que esta evaluación propone. Los
    números en el papel pueden reflejar una realidad bien
    distante de aquella que se conoce.

    Además de los valores, una
    empresa puede tener su estrategia como
    principal motivadora de elección. En ella, son explorados
    cuáles son los niveles de gerenciamiento deseados y
    cómo productos y servicios pueden beneficiarse en el
    proceso. La contrapartida es estudiar cómo los paquetes de
    ERP pueden proporcionarlo. El informe detallado de las acciones y
    las evaluaciones internas pueden ser lentas, pero compensan y
    pueden reflejar el resultado de una elección mas
    acertada.

    8.
    Implementación de un ERP

    Son comunes los ajustes en infraestructura de
    tecnología de la información (TI) para recibir los
    paquetes de gestión empresarial (ERP). Sin embargo, antes
    de cualquier decisión rumbo a la substitución total
    de computadoras, servidores y
    equipamientos de red, es necesario observar
    lo que puede ser reaprovechado. Los especialistas recomiendan que
    se aproveche al máximo lo que ya se ha implementado en
    casa y la propia experiencia previa con sistemas integrados del
    tipo ERP.

    Pero, ¿cómo se puede hacer eso? La primera
    acción
    es sacar una radiografía de la infraestructura, no
    solamente de lo que se tiene hoy sino también de lo que
    sería deseable con la entrada del paquete de
    gestión, como una manera de planear las inversiones
    necesarias. Procesos de tecnología bien definidos para la
    adopción del paquete de gestión son sumamente
    importantes, pues facilitan los ajustes de infraestructura; como
    procesos entiéndase abordajes y directrices
    tecnológicas, entre ellas la estandarización de
    sistemas
    operativos y la uniformidad de compra de
    equipamientos.

    Un posible impacto negativo de los sistemas y
    máquinas legadas – que ya existen en la empresa – puede
    ser minimizado con la compra de software llamados de
    integración y responsables por el puente entre el ERP y lo
    que la corporación ya posee. Otro aspecto importante para
    la introducción de un sistema de gestión es la
    seguridad. No es
    necesario crear una política
    específica para esta área – si la
    corporación no la tiene, claro -, pero es esencial crear
    directrices de concesión de accesos. En definitiva, no
    todos los empleados necesitan o deben acceder al ERP. Otra
    indicación universal es que, independientemente de la
    infraestructura, la corporación mantenga un ambiente de
    desarrollo/pruebas de
    implementación del ERP y otro de producción de los
    sistemas actuales hasta tener la seguridad de que el proyecto
    está listo para realizar el cambio.

    8.1. Sistemas operativos

    Cuando hablamos del mejor sistema operativo
    – que puede ser aplicado a la infraestructura como un todo – para
    trabajar con una solución de ERP, surgen tres palabras
    como las más importantes: costo, cultura y
    disponibilidad. El costo debe ser encarado como la necesidad de
    preservar la inversión realizada o dimensionar aquello
    que será necesario hacer; la cultura se refiere a la
    historia y a las experiencias de la corporación con
    éste o aquel sistema; mientras que la disponibilidad se
    refiere a aquello que el sistema operativo puede ofrecer frente
    al ERP.

    En general, la indicación de un sistema operativo
    para funcionar con el ERP es una cuestión
    estratégica de la corporación y sigue la
    orientación de los equipamientos elegidos y de aquellos ya
    instalados. Sin embargo, si el aspecto de la experiencia de la
    corporación puede y debe ser enfatizado, y la
    cuestión de la generación de costos no puede ser
    despreciada, el sistema operativo debe ser encarado como un
    soporte al ERP y no lo contrario.

    Para algunos consultores, el paquete de gestión
    no debe influir en la adopción de un sistema operativo
    pero sí debe adecuarse al que la corporación ya
    usa. No obstante, un análisis del requerimiento del
    sistema de ERP depende del propio tamaño de la
    compañía y de la amplitud del proyecto – con una
    estrecha relación con el número de módulos
    (partes del sistema de gestión) y con el número de
    personas que van a acceder al sistema. Si este estudio, por
    ejemplo, apunta hacia varias plataformas, ésta será
    la mejor orientación.

    Tradicionalmente, el sistema operativo preferido en la
    instalación de paquetes de gestión era Unix,
    especialmente cuando Windows NT
    todavía no era lo suficientemente robusto como para
    encarar un procesamiento que involucrase máquinas de mayor
    porte, de la misma forma que Linux, un primo
    más accesible de Unix. Con diversos sabores o versiones de
    acuerdo a los proveedores, el mundo Unix proporciona más
    seguridad y procesamiento en larga escala con menos fallas, ideal
    para quien usa sistemas con múltiples operaciones o
    accesos, como ocurre con el ERP.

    Muchos proveedores de sistemas de gestión,
    inclusive por la proximidad y relación de negocios con
    Microsoft, han
    apostado con fuerza en NT.
    Es un hecho que después de la versión 2000 el
    sistema evolucionó y está más adecuado a las
    exigencias de procesamiento y de reducción de problemas de
    continuidad en el procesamiento, pero debe realizarse una
    evaluación minuciosa del sistema operativo teniendo en
    cuenta la plataforma de hardware más indicada para la
    corporación. El conservadorismo, la cultura y los
    servicios prestados a lo largo de la última década
    por la familia
    Unix – todavía predominante de acuerdo con los estudios de
    mercado – pueden hablar más alto de acuerdo con el socio
    elegido para la implementación.

    Primo o medio hermano de Unix, el sistema de desarrollo
    abierto Linux – lo que significa que las personas de todo el
    mundo participan de su elaboración y no existe un
    dueño del sistema – evolucionó mucho en desempeño llegando a ser hoy evaluado como
    opción para el procesamiento de aplicativos inclusive en
    grandes empresas. El ambiente no solo creció en volumen de
    operaciones que pueden ser realizadas sino también en la
    disminución de la frecuencia de fallas y problemas. El
    aspecto positivo más evidente es la reducción de
    costos de las licencias. Por su característica, no
    obstante, el soporte – hecho por pocas empresas especializadas en
    el sistema – no tiene la amplitud y la experiencia de las
    compañías que trabajan con Unix o con Windows
    NT.

    Una recomendación es prioritaria: la
    implementación del ERP no debe ser encarada como un
    banco de
    pruebas para probar el sistema operativo, ya que la experiencia
    en sí habla más alto. Un ambiente seguro y que haya
    sido probado y aprobado por la corporación es mucho
    más importante que sentir el gusto de un proyecto cargado
    de características propias de la modernidad

    8.2. Bases de
    datos

    Como sucede con los sistemas
    operativos, la base de datos más indicada para operar
    con ERP depende mucho más del gusto del cliente que de una
    compatibilidad o adherencia entre los sistemas. Se terminó
    la época en la que una solución dependía al
    máximo de otra y los proveedores elegían una base
    de datos para desarrollar el ambiente de gestión
    empresarial. Es evidente que el desarrollo de algunas soluciones
    todavía puede tener resquicios de esa relación,
    pero el tema es que el paquete funcione, y bien, con cualquier
    marca de base
    de datos.

    Los fabricantes más importantes en el mercado de
    base de datos – Oracle, Microsoft e IBM – tienen compatibilidad
    garantizada con todos los sistemas ERP, lo que asegura ambientes
    con buena capacidad de adherencia. Como regla de sobrevivencia,
    es más interesante aprovechar y adecuar las bases de datos
    al paquete de gestión que a la inversa.

    Lo que determina el desempeño de la base de datos
    es la manera como ERP accede a las informaciones allí
    guardadas. En definitiva, como concepto, los
    sistemas de gestión pueden ser traducidos como la
    estandarización y universalización de las
    informaciones, y para que esto ocurra es importante que la base
    de datos actúe en conjunto con el sistema, permitiendo que
    las informaciones le sean introducidas una única vez y, en
    tiempo real, puedan ser distribuidas para todas las partes del
    sistema con las cuales está relacionado. Con esta base
    común se eliminan tanto la redundancia como la reescritura
    (entendiéndose esto como redigitalización,
    "tipearlo" nuevamente) .

    Normalmente, un sistema ERP se construye, se utiliza y
    está integrado a una base de datos relacional, que puede
    ser entendida como el establecimiento de vínculos de
    información entre diferentes datos. Un ejemplo de la
    integración entre los sistemas es cuando una orden de
    compra – que es incluida una sola vez – dispara
    información para otros módulos y bases de datos
    tales como stock de piezas, manufactura, logística, etc., y aquella orden es seguida
    y acompañada en toda su extensión, hasta que
    finaliza, normalmente, con el pago de la factura. Todo
    sin redundancia o superposición de
    información.

    En algunos casos, es necesario montar una capa de
    aplicación, una máscara entre el paquete de
    gestión y el sistema de base de datos, para que conversen
    entre sí de modo más dinámico y seguro. De
    acuerdo al tamaño de la empresa, el número de
    accesos y de personas que lo utilizan, el uso de una base de
    datos centralizada puede traer consecuencias de desempeño.
    Una de las formas de solucionar el problema es crear niveles de
    jerarquía de acceso, o sea, el departamento de finanzas
    puede ver todos los módulos del paquete y sus respectivas
    bases de datos, pero un área industrial debe restringirse
    a aquello que realmente le interesa.

    Otra salida para sectores o datos que no necesitan
    actualización online, como informaciones del departamento
    de personal, es la creación de un sistema de
    reposición off-line – sin necesidad de estar, en aquel
    momento, conectado al conjunto de operaciones de ERP; de esta
    forma, en horarios de menor volumen de accesos se efectúa
    la integración o reaplicación de las informaciones
    para la base de datos principal.

    8.3. Plataforma de
    hardware

    La plataforma – configuración y
    homologación (formatación) de las máquinas –
    más recomendada por especialistas en ERP para procesar
    aplicativos de gestión integrada – es la plataforma
    cliente/servidor. Como
    cliente entiéndase una computadora utilizada por el
    usuario para acceder a las informaciones en otra máquina
    del mismo perfil pero con configuraciones más altas que
    hospeda los módulos de gestión y/o bases de datos.
    Al contrario de los mainframes, que centralizan los datos y
    limitan el número de usuarios simultáneos y la
    interacción de quien los utiliza, esta
    configuración permite el uso de diversos equipamientos que
    conversan entre sí con informaciones
    distribuidas.

    Como sucede con los otros aspectos de infraestructura,
    la idea del reaprovechamiento también es predominante en
    el ítem hardware para el ERP. Las opciones para operar el
    sistema son múltiples, desde equipamientos con procesadores Risc
    e Intel hasta máquinas que se aproximan al poder de
    procesamiento de los mainframes como los IBM AS-400.

    Un ambiente heterogéneo – con diferentes
    máquinas y sistemas – no es un bicho de siete cabezas. La
    mayoría de las corporaciones usa esta ensalada que puede
    ser preservada en el momento de utilización del ERP. Sin
    embargo, es recomendable contratar una consultora externa para
    estudiar la opción de ambiente y hacer pruebas con
    resultados concretos para no ser sorprendido en el momento en que
    el sistema de gestión entre efectivamente en
    operación.

    Un punto es cierto, quien todavía trabaja con
    mainframes debe saber que es necesario invertir en servidores. Y,
    aún aquellos que ya trabajan en la arquitectura
    cliente/servidor, precisan evaluar y redimensionar su parque de
    máquinas periódicamente para saber si dicha
    arquitectura responde a los requisitos de desempeño que
    ERP y el usuario demandan.

    Para soportar el número de personas que accedan a
    los datos del paquete de gestión y la cantidad de
    información que transita por la red, la
    recomendación es de servidores con, por lo menos, dos
    procesadores. Las máquinas deben tener 1 GB o más
    de RAMla memoria que
    trabaja con el procesamiento -, además, claro está,
    de discos con alta capacidad de almacenamiento y mecanismos de
    backup, sea por medio de otras unidades de disco dentro o fuera
    de la máquina o por el envío de datos para un socio
    que trabaje con almacenamiento externo como un
    datacenter.

    Entre las opciones de arquitectura existentes,
    encontramos los mundos Risc e Intel. La primera máquina
    Risc surgió en 1975, en IBM, pero fue lanzada
    comercialmente recién en 1981. En la década del 80
    y primera mitad de los años 90 fue dominante en el
    ambiente de ERP, invariablemente vendida con el sistema operativo
    Unix. Valorizaba su desempeño de procesamiento en
    máquinas como Alpha – de Digital, comprada por Compaq que
    por su parte fue adquirida por Hewlett-Packard – con
    instrucciones simplificadas, disminución del número
    de transistores y
    por lo tanto del calor
    producido. Hoy en día, no poseen tanto espacio en el
    mercado, su precio es superior y su desempeño y velocidad de
    procesamiento equivalen a las plataformas de Intel.

    Con Itanium, Intel consolidó su ascensión
    entre las corporaciones, ya verificada en la época de
    Pentium. Una
    señal latente es la sociedad en desarrollo de Itanium con
    HP, antes, defensora exclusiva de la plataforma Risc para
    servidores corporativos. El mayor espacio en el mundo de los
    paquetes de gestión se debe fundamentalmente al incremento
    permanente de la velocidad y calidad de sus chips y a su
    constante disminución de precios.
    Cuando la corporación piensa en TCO (Total Cust of
    Ownership) o costo total de propiedad, que
    suma los gastos al
    equipamiento y los valores de su mantenimiento, el precio hace la
    diferencia. Además de ejecutar programas antiguos y
    sistemas operativos que van del Linux al Windows NT, la
    plataforma – que comienza a ganar escalas en sus ventas – agrega
    programas escritos para el ambiente de 64 bits.

    8.4. Red de
    comunicación

    Una red de
    computadoras está lista para operar con un ERP
    después de un extenso relevo de los usuarios, de los
    números y localización de los puntos que van a
    involucrarse con el sistema de gestión. Probablemente, el
    tráfico que será generado es mayor que la velocidad
    de banda contratada, pero sólo un capacity planning – como
    son llamados esos informes
    podrá decirlo con seguridad.

    Aún frente a una radiografía que indica
    cambios en la redes locales y en la infraestructura de comunicación de larga distancia – utilizada
    cuando la empresa posee instalaciones distribuidas en edificios,
    ciudades, provincias o países diferentes -, la
    inversión adicional debe ser efectuada de acuerdo a la
    implementación del paquete de gestión. Como el
    proceso es llevado a cabo en la secuencia de los módulos,
    (pedazos del sistema global de ERP), es posible economizar
    recursos de acuerdo a la demanda de entrada de los usuarios y
    localidades.

    Algunos consultores revelan que existe una cierta
    exageración cuando se habla del aumento de tráfico
    generado por ERP, y que antes de contratar estos sistemas, las
    corporaciones ya trabajaban de algún modo con el
    intercambio de datos en red. Dejando de lado la polémica,
    lo es cierto que, para la transferencia de datos en una red
    corporativa no importa tanto la tecnología de
    comunicación como la velocidad y la redundancia de las
    conexiones de las redes.

    Todavía la preferencia recae en la
    contratación de proveedores con tecnologías
    diferentes para el link principal y el de contingencia o backup.
    De la misma manera que la relación usuarios/banda para
    delimitar la velocidad de las conexiones debe seguir
    parámetros y estudios que consideren situaciones de pico
    en las operaciones y no trabajar en el promedio de la banda
    disponible.

    Corporaciones con diferentes puntos de actuación
    geográfica deben poseer conexiones veloces y redundantes,
    pero la mejor pregunta que una empresa debe hacer es:
    ¿Qué representa aquella localidad y cómo
    garantizar un buen flujo de datos – envío y acceso a la
    información? Para la división Farma de Novartis en
    Brasil, por
    ejemplo, la respuesta fue todo. Los profesionales del área
    de tecnología de la información (TI) de esta
    división tienen hasta el 2005 para sustituir el sistema
    ERP (Enterprise Resource Planning) BPCS, de SSA, por el paquete
    de gestión SAP R/3 y, paralelamente, implementar la
    infraestructura de comunicación que soportará las
    transacciones generadas por esos programas, el intercambio de
    mensajes en Lotus Notes, el acceso WEB y la
    intermediación de toda la
    comunicación efectuada a partir de 11 países de
    América
    Latina con la matriz en
    Europa.

    Sin un cuidado redoblado, Novartis correría el
    riesgo de
    aumentar sus gastos en comunicación, considerando el
    aumento del volumen de los datos que transitan por la red y la
    necesidad de redundancia para garantizar la integridad de las
    informaciones enviadas a la matriz. Pero, diferente de lo que
    parece, la compañía consiguió reducir sus
    costos en más del 40% después de la revisión
    y renegociación del contrato con el
    proveedor de servicios de comunicación, y consiguió
    iniciar la migración
    de todo el ambiente para una red MPLS (Multiprotocol Label
    Switching) con links de hasta 2 Mbps para cada país de
    América
    Latina donde posee instalaciones. La implementación de ERP
    fue iniciada por Brasil y continúa por el resto de
    América Latina, precedida de la nueva red de
    comunicación

    9. Operación y control

    Pasado el momento de la elección del mejor
    sistema de gestión empresarial e inclusive de las
    definiciones respecto a la implementación del paquete de
    software, el próximo paso es de operación y
    mantenimiento de la solución. No es suficiente solamente
    elegir la planta de la "casa" y hacer su construcción, es preciso saber cómo
    debe ser administrada y cuidada. Siguiendo con la
    analogía, es interesante saber si es mejor tener esa casa
    en un condominio cerrado, en el cual un tercero se responsabiliza
    por una serie de acciones administrativas, seguridad y de
    conservación, o si será todo hecho por sus
    empleados.

    La tercerización, también llamada de
    outsourcing,
    del sistema de ERP no es más algo extraño o sin
    propósito. Antes tabú en TI como un todo, la
    contratación de un socio para administrar un ambiente de
    tecnología es ahora una tendencia. Una opción que
    ha seducido muchas corporaciones, como los números de
    evolución del mercado de
    tercerización en Brasil pueden ilustrar.

    De acuerdo con el instituto estudios IDC, sólo en
    2003 la modalidad aumentó sus negocios en 6,8 % en Brasil,
    con un total de R$ 10,4 miles de millones de facturación,
    un crecimiento muy por encima de cualquier segmento de TI. En los
    informes de AMR Research, el número de
    compañías que utilizan la tercerización en
    el mundo va a subir entre 20 % y 50 % hasta el año 2005.
    La principal justificativa es la reducción de costos que
    la modalidad garantiza.

    Esa disminución de los gastos aparece en muchos
    tópicos cuando el tema son proyectos de ERP.
    Primero, no es preciso comprar máquinas específicas
    o hacer un upgrade de las mismas. En otros casos, inclusive la
    contratación del software puede ser simplificada, pero el
    impacto más contundente es en la política de
    contratación de personas habilitadas para administrar el
    conjunto de sistemas. Con el outsourcing no es necesario formar
    un equipo, invertir en entrenamiento y
    todavía sufrir con el proceso constante de
    substitución de las personas, entre otros
    detalles.

    Algunos CIOs (Chiefs Information Office), sin
    embargo, le temen a la utilización a larga escala del
    outsourcing, en especial en áreas que están
    relacionadas al business, o sea, que pasan por los sistemas de
    ERP. La Parmalat brasileña, por ejemplo, tercerizó
    su área de comunicación de datos e infraestructura
    de las fábricas, pero prefiere tener en manos el
    gerenciamiento del sistema de gestión como así
    también las actividades de comercio electrónico. La
    justificativa es que son sectores extremadamente sensibles al
    negocio de la compañía

    10. Aspectos a considerar para implantar un
    ERP

    Para valorar la complejidad de una implantación
    de ERP, hemos de tener en cuenta que en una implantación
    interactúan los siguientes seis elementos:

    1.- El ERP (sistema de
    información para la gestión).

    2.- Las personas y la cultura de la
    organización.

    3.- La estrategia.

    4.- El hardware.

    5.- Los procesos.

    6.- El resto de aplicaciones de gestión
    existentes en  la organización

    En toda implantación de ERP hay dos fases
    totalmente distintas:

    1. La "pre-implantación", es decir, el
      análisis previo para definir los objetivos del proyecto,
      alcance funcional, coste total, recursos necesarios,
      necesidades concretas de la organización, calendarios,
      etc. para conseguir evaluar la rentabilidad
      que supondrá la implantación del ERP.
    2. El proyecto propio de implantación incluyendo
      desarrollos, parametrizaciones, formación,
      etc.

    El análisis previo a la implantación debe
    contener al menos los siguientes apartados:

    1. Análisis inicial de la estrategia,
      tecnología, procesos, personas y
      organización
    2. Definición del alcance funcional de la
      implantación del ERP, es decir qué áreas y
      funciones comprenderá la implantación así
      como un primer planteamiento de calendario
    3. Definición de objetivos de la
      implantación del ERP
    4. Definición de las mejoras en los procesos y
      organización que aportará la implantación
      del ERP.
    5. Definición del plan de
      gestión del cambio para conseguir el cambio de manera no
      traumática
    6. Elección de la solución
      tecnológica y del implantador más adecuado en
      función del análisis realizado en la primera fase
      así como los módulos y parametrizaciones
      necesarias
    7. Definición de un calendario aproximado y
      presupuesto asociado
    8. Definir el retorno de la inversión (ROI) del
      proyecto y los parámetros clave KPI para definir el
      seguimiento de la implantación así como un
      análisis de sensibilidad ante la variación de
      determinados parámetros
    9. Implantación del ERP
    10. Seguimiento y control estricto de los objetivos
      previamente definidos así como de los elementos
      críticos para la rentabilidad del proyecto

    11. Un ejemplo de aplicación: Empresa de
    Autobuses de transportes foráneos

    Los sistemas que utilizaba la empresa antes de
    Intélesis eran Contabilidad con Exactus y Nomina con
    Meta4, enseguida se muestran las características
    más relevantes de ambos Sistemas de
    información:

    11.1. Contabilidad
    General de Exactus:

    Este módulo de Exactus permite manejar una
    contabilidad al día, precisa y confiable. Como centro de
    las actividades financieras del sistema, Contabilidad General
    ayuda a capturar e integrar las transacciones realizadas desde
    los otros módulos, permitiendo ver su influencia en
    términos financieros sobre la empresa como un
    todo.

    11.2. Beneficios:

    • Brinda un gran apoyo en la toma de
      decisiones ya que le asegura confiabilidad y seguridad
      total sobre la información contable.
    • Brinda un panorama real y actualizado de la empresa
      con información totalmente actualizada.
    • Brinda a su empresa una gran flexibilidad
      operacional.
    • Es una herramienta de gran utilidad para
      compañías multinacionales y entes corporativos,
      debido a que permite efectuar cierre fiscal y
      corporativo.
    • Facilita las labores de auditoria interna y externa.
       
    • Brinda flexibilidad para realizar consultas de
      información histórica.

    11.3. Características:

    • El sistema permite el manejo de unidades de medida en
      los movimientos contables.
      Los registros de
      asientos contables del Diario se despliegan de una forma
      amigable y completa. 
    • Permite el registro de
      asientos contables en períodos anuales
      cerrados. 
      Bloqueo de asientos contables en paquetes. Esta funcionalidad
      permite que dos usuarios trabajen en asientos contables
      diferentes dentro de un mismo paquete contable.
       
    • Exportación de asientos mayorizados a archivos
      ASCII.
    • Seguridad de acceso en el uso de macros de
      MS-Excel.
    • Conexión de macros en dos
      vías:
      • Por medio de un libro
        MS–Excel (conexión a diferentes
        compañías)
      • Por medio de una sola hoja electrónica (conexión a
        diferentes bases de datos).
    • Mantenimiento de las plantillas de asientos desde los
      módulos de Exactus.
    • Datos de auditoria completos en asientos mayorizados.
      Se incorporan datos tales como: quién y en qué
      fecha/hora mayorizó un asiento contable, quien lo
      creó y modificó por última
      vez)
    • Filtro por rango de fechas de los asientos contables
      en consultas.
    • Privilegios para controlar la mayorización de
      asientos con unidades en cero en el caso de que se manejen
      unidades.
    • Programación del bloqueo en la
      modificación de datos de cuentas
      contables desde Contabilidad General, ya que son definidas como
      de uso restringido para los auxiliares, por lo que
      únicamente puede modificarse desde el
      auxiliar.
    • Flexibilidad en la consolidación contable en
      cuanto a configuración de manera que se permita
      consolidar información contable de forma cruzada. Por
      ejemplo en caso que la compañía consolidadora use
      moneda dólar solamente y la compañía
      consolidada use moneda local y dólar. 
    • Bloqueo de movimientos a cuentas
      contables utilizadas por módulos auxiliares.
    • Visualización de asientos previo a su
      anulación.
    • Emisión de balances de comprobación en
      dos monedas: local y de reporte o dólar. 
      Trabaja con base en el listado de las cuentas contables que
      serán involucradas en la generación de asientos
      debido a las transacciones que se realizan en la
      compañía.  
    • Se integra con los otros módulos del sistema
      para la recepción automática de asientos
      contables.
    • Permite la consolidación contable de un
      número ilimitado de empresas, en un número
      ilimitado de niveles, los cuales conforman una estructura
      jerárquica que puede representarse como un
      "árbol".
    • Manejo de las cuentas contables de cada
      compañía por centro de costo que puede integrar
      las secciones de una empresa en un todo.
    • Estructura de centros de costo definida por el
      usuario que permite la asociación de uno o
      múltiples centros de costo por cuenta
      contable.
    • Estructura de cuenta contable definida por el usuario
      de hasta 25 caracteres alfanuméricos.
    • El sistema permite que el usuario defina tipos de
      asiento según los tipos de actividades financieras que
      realiza la empresa, así como anulaciones y reversiones
      de asientos en el mayor y el registro de asientos
      recurrentes.
    • Permite generar múltiples consultas de
      transacciones en el diario y en el mayor de la
      contabilidad.
    • El sistema puede elaborar gráficos de las consultas sobre las
      cuentas contables relacionados con las transacciones en el
      Diario y en el Mayor.
    • El sistema realiza ajustes en la contabilidad por
      diferencias en el tipo de cambio utilizado en las cuentas que
      participan en los movimientos contables.
    • Los períodos contables son flexibles,
      totalmente definidos de acuerdo a requerimientos
      particulares.
    • Manejo opcional de doble moneda, local y de reporte
      corporativo, con conversiones automáticas y flexibles,
      las cuales son implementadas con base al FASB52.
    • No requiere de cierres especiales, salvo el cierre de
      fin de período, característica que permite la
      introducción de asientos retroactivos.
    • El sistema ofrece la posibilidad de generar dos tipos
      de reporte: Balance de Comprobación y un Reporte de
      Asientos aplicados al mayor.
    • Compatibilidad con Microsoft
      Excel para generación de estados
      financieros y consolidación de
      contabilidades.
    • Capacidad de efectuar doble cierre contable (local y
      corporativo).
    • Permite el registro de movimientos en nuevos
      períodos fiscales aún sin haber realizado el
      cierre del período anterior.  
    • Mantiene información contable de
      múltiples años en línea sin afectar el
      rendimiento.
    • Extensivos controles de validación y
      verificación de datos que aseguran transacciones
      válidas para las cuentas que aceptan
      movimientos.
    • Cuenta con funciones para dejar pistas de auditoria
      que permiten determinar el origen de las
      transacciones.

     11.4. Nomina de Meta4

    La Nómina
    la manejaba con Meta4 Nómina, que es un programa con el
    que gestiona las nóminas y
    todos los aspectos económicos del personal, desde el
    cálculo de la nómina hasta retroactividades,
    pasando por presupuestos.
    Esta aplicación ha sido desarrollada bajo la arquitectura
    cliente/servidor y puede ser adaptada a la legislación de
    cualquier país y traducido a cualquier idioma.

    Meta4 es uno de los principales proveedores a nivel
    mundial de soluciones para la gestión y el desarrollo del
    capital humano
    e intelectual (HICM). Basadas en la tecnología más
    avanzada, estas aplicaciones consiguen maximizar el potencial del
    conocimiento para dar soporte real al negocio y aumentar la
    productividad,
    proporcionando a las organizaciones mayor eficiencia y
    competitividad.

    11.5. Intélisis S.A. de C.V.

    Es una empresa mexicana a cargo del desarrollo, venta e
    implementación del ERP Intélisis. Actualmente esta
    empresa se encuentra realizando un esfuerzo mayor por satisfacer
    y exceder as expectativas de sus clientes y socios del negocio,
    debido a esto se encuentra en el desarrollo e
    implementación interna de dos modelos
    vanguardistas en materia de
    calidad, bajo los cuales se obtendrán en un mediano plazo
    las certificaciones ISO 9001:2000 y
    CMM nivel 3.

    11.6. Que es el ERP Intélisis

    El software ERP Intélisis es un sistema
    administrativo inteligente, integra los datos y las operaciones
    de todas las áreas y departamentos funcionales en un mismo
    flujo de información y permite un control oportuno de la
    organización.

    Esta herramienta esta diseñada especialmente para
    el mercado mexicano, utilizando tecnología SQL
    Cliente-Servidor con el objeto de satisfacer la forma de trabajar
    de las empresas nacionales y evitar adaptaciones o traducciones
    de otros sistemas ajenos a nuestro país difíciles
    de comprender y utilizar.

    11.7. Estructura del ERP

    La conformación básica del ERP
    Intélisis se encuentra fundamentada en seis
    procesos:

      1. Ventas
      2. Servicios
      3. Devoluciones
      4. Embarques
      5. Precios y Costos
      6. Vales
      7. Atención a clientes
    1. Comercial

      1. Tesorería
      2. Cuentas por cobrar
      3. Cuentas por pagar
      4. Comisiones y destajos
      5. Gastos
    2. Finanzas

      1. Inventarios
      2. Activos fijos
      3. Compras
      4. Importaciones
      5. Control de calidad
      6. Atención a proveedores
    3. Inventarios

      1. Planeación de órdenes
      2. Producción
      3. Proyectos
    4. Manufactura

      1. Nomina
      2. Control de accesos
      3. Asistencias
      4. Recursos humanos
      5. Atención personal
      6. Servicios internos
    5. Recursos Humanos

      1. Contabilidad
    6. Contabilidad

    12. Encuesta y
    Resultados

    A continuación se añade la encuesta que se
    le realizo al Ingeniero que trabaja en la implementación
    del sistema ERP de la empresa de Autobuses Foraneos.

    Preguntas Generales

    Nombre del encuestado:

    Se omite el nombre a petición del
    encuestado

    Nombre de la empresa:

    Se omite el nombre a petición del
    encuestado

    Años en la empresa:

    1 año 6 meses

    Puesto actual:

    Soporte Aplicaciones

    Años en el puesto:

    1 año 6 meses

    Preguntas Especializadas

    ¿Que sistema utilizaban
    anteriormente?

    El ERP anterior que utilizábamos era una
    versión de Exactus. Específicamente
    los

    Módulos de Contabilidad, nomina, y recursos
    humanos. Esta era una versión muy antigua que se
    utiliza desde hace mucho tiempo, trabajaba además
    sobre oracle 8.

    Generalmente cuando se hace una
    implementación de un ERP se hace un análisis
    del negocio y una reingeniería de los procesos para
    que funcione adecuadamente. ¿fue necesaria dicha
    reingeniería? (si/no, porque)

    No fue necesaria una reingeniería total,
    por que la decisión de adoptar el nuevo ERP viene
    por parte del corporativo, y ellos comentaron que
    funcionaria sin mayor problema, por que ya lo tienen
    implementado en otros lugares y les ha funcionado muy bien
    y sin mayor problema.

    En caso de que la respuesta anterior fuera
    afirmativa, ¿Cuáles fueron los problemas a
    los que se enfrentaron al realizarla?

    ¿Se han comunicado los cambios?

    Solo se ha hablado con el personal, pero no se
    realizan reuniones ni otras actividades para comunicar a
    fondo estos cambios. Aproximadamente están
    informados en un 5 % todos los usuarios.

    ¿Existe Resistencia
    al cambio?

    Anteriormente se utilizaba un ERP (meta 4) a
    través de outsourcing, no sabemos si habrá
    resistencia al cambio, por que
    todavía no ha sido utilizado por los usuarios. En el
    caso especifico de nominas
    se retirara el outsourciong y se contratara el personal por
    la propia empresa.

    ¿Que ERP utiliza la empresa?

    El ERP nuevo que se esta implementando se llama
    INTELISIS (www.intelisis.com.mx)

    ¿Porque decidieron utilizar dicho
    ERP?

    Este ERP ha sido utilizado por el corporativo del
    Grupo, ya que la empresa pertenece a dicho grupo. El
    corporativo decidió implementarlo en la
    empresa.

    ¿En que se basaron para su selección?

    Este ERP ya esta implementado en otras empresas,
    que también pertenecen a grupo Toluca y les ha
    funcionado muy bien y sin mayor problema.

    ¿Cuales han sido las
    desventajas?

    • Un problema ha sido que SQL no tiene
      encriptación de passwords por lo tanto no contamos
      con directivas de seguridad en ese aspecto.
    • Las búsquedas de información son
      algo complicadas, tienen que hacerse varias subbusquedas
      algunas veces para encontrar la información que se
      necesita.
    • Los cubos de información son tipo tablas
      dinámicas lo cual es un riesgo, por que permite a
      los usuarios ver más información de la que
      necesitan.
    • El utilizar el nuevo ERP requiere cierto grado
      de especialización, los cual nos hace ser
      más dependientes del proveedor y lo cual
      también implica mas gasto.
    • Otra desventaja es que no se pueden manejar los
      puntos de venta lo cual también es parte de lo que
      nos gustaría cubrir.

    ¿Cuales son las ventajas?

    • Utilizando el módulo de nominas ya no
      dependeremos del outsourcing lo cual es un gasto bastante
      fuerte (Se reducirían los costos).
    • Las oficinas y departamentos ya pueden
      consultar información en tiempo real.
    • Lo cual lleva a contar con información
      más flexible y sin problemas de
      disponibilidad.
    • El modulo de contabilidad permitirá
      tener toda la información centrada.
    • El ERP cuenta con algunos controles de de
      acceso para los usuarios. Por ejemplo, el control de las
      entradas y salidas de horarios de trabajo.

    ¿Ante que problemas se enfrentaron al
    momento de su implementación?

    • El nuevo ERP exige hardware mas actualizado por
      ejemplo que las PCS de los usuarios tengan un procesador Pentium IV, y los servidores
      deben contar con un procesador Xeon. En nuestro caso
      tuvimos que adquirir nuevo hardware.
    • A la hora configurar los módulos debes
      tener mucho cuidado al ir dando de alta la
      información que quieres desplegar, si se te pasa
      algún dato o no configuras correctamente no
      obtienes los resultados que deseas.
    • El ERP es muy generalizado, hay que hacer
      muchas modificaciones para que trabaje conforme a tus
      necesidades. En algo que batallamos por ejemplo fue para
      definir los redondeos en los impuestos.

    ¿Cuanto tiempo tienen utilizando el
    ERP?

    De enero a la fecha se ha estado
    realizando la implementación en monterrey y
    Tamaulipas.

    ¿De que parte del negocio se encarga el
    ERP?

    Hasta ahora solo se han implementado los
    módulos de Recursos humanos y nominas.

    ¿Cuál fue el orden de
    implementación de módulos del ERP?

    Los dos módulos se han implementado
    paralelamente. Próximamente se pretende implementar
    los módulos de contabilidad, compras,
    almacenes,
    taller y otros servicios.

    ¿Por qué decidieron ese
    orden?

    Una de las cosas que necesitábamos era no
    depender del outsourciong puesto que es algo costoso para
    la empresa. Utilizando los nuevos módulos podemos
    retirar el outsourciong. Lo cual nos reduciría los
    costos.

    ¿Requirieron de personal externo para el
    manejo del ERP?

    Actualmente contamos con un consultor que esta
    llevando acabo la implementación. Además, se
    contrato una persona
    para el puesto de jefe de nominas.

    En caso de que la respuesta anterior fuera
    afirmativa ¿En que se basaron en su
    selección?

    La persona contratada tiene las capacidades para
    el puesto y era alguien conocido.

    ¿Están satisfechos con la
    selección del ERP (si/no, porque)?

    En lo que lleva hasta ahora un 70 % satisfechos,
    por los inconvenientes que se han encontrado.

    13. Conclusiones

    El ERP es un sistema de información que aglutina,
    a través de diversos módulos (por ejemplo,
    producción, recursos humanos, finanzas), las diferentes
    áreas funcionales de la empresa, tratando de dar una
    solución integral y única a la operativa de una
    organización. Su principal característica es la
    mecanización de la mayor parte de las funciones dentro de
    la cobertura proporcionada, reduciendo notablemente la carga de
    trabajo y las actividades sin valor añadido. Por otro
    lado, al reducir la necesidad de introducir datos manualmente,
    elimina posibles fuentes de error. Los ERPs conllevan
    además la automatización de la mayor parte de los
    flujos de información dentro de una empresa y los
    integran, permitiendo un análisis más exhaustivo de
    la información. Y analizar la información
    llevará a la empresa a tomar decisiones según su
    estrategia.

    La comunicación, el acuerdo y el compromiso entre
    los diferentes departamentos relacionados, son de suma
    importancia para lograr que cada una de las partes que integra el
    ERP tenga bien establecido su proceso, sus entradas y salidas.
    Por lo que las relaciones entre los individuos toman importancia,
    el manejo de conflictos es
    esencial para lograr la colaboración en la
    integración de las partes del ERP.

    Como se observo en la entrevista
    existen diferentes ventajas que les proporciono el uso del ERP
    con las encontradas en la bibliografía como
    son:

    • Reducción de Costos.
    • Información en tiempo real y
      flexible.
    • Información centralizada.
    • Transacciones más rápidas.
    • Mejor Administración financiera.

    En cuando a las desventajas que ellos encontraron fueron
    principalmente la de falta de seguridad lo cual depende mucho del
    tipo de base de datos que utilicen, así como el uso de
    tablas dinámicas los cuales permiten a los usuarios ver
    mas información de la que ellos requieren y finalmente la
    falta de experiencia en el uso del sistema por lo que tienen que
    depender de un especialista, en este caso el proveedor
    generándoles mas gastos.

    Existen muchas consideraciones que deben ser analizadas
    antes y después de la implementación del ERP.
    Aunque a la hora de implantar el ERP es importante que la empresa
    analice la relación coste-beneficio de su
    implantación ya que no todas las empresas pueden asumir
    los costes derivados de dicho sistema de gestión integral.
    También, debe considerar los costos generados para su
    mantenimiento y su buen funcionamiento.

    Podemos llegar a la conclusión de que los
    sistemas ERP definitivamente proporcionan más ventajas que
    desventajas a las empresas que optan por su uso y que a pesar que
    son costosos a largo plazo proporcionan ventajas significativas
    al usuario tanto en tiempo y dinero.

    14. Anexos.

    14.1. Carta a la
    empresa encuestada.

    Monterrey, N.L. a 15 de Marzo de
    2005

    A quien corresponda:

    Este cuestionario
    es de carácter académico para la materia
    de Administración de la función informática que se cursa para poder obtener
    el titulo de Maestría de administración de
    tecnologías de información en el ITESM.

    La investigación que se realiza es sobre los
    sistemas ERP’s, su funcionamiento e implementación
    por lo que las preguntas que a continuación se mencionan
    son exclusivamente para determinar el grado de uso y
    aprovechamiento de los ERP’s para poder generar una
    conclusión guardando plenamente la confidencialidad de la
    empresa.

    De antemano gracias por su atención y
    cooperación, no sin antes enviarle un cordial
    saludo.

    Atte.

    Ing. Erika Montalvo

    Ing. David Tapia

    Ing. Federico Plancarte Sánchez

    Preguntas Generales

    Nombre del encuestado:

    Nombre de la empresa:

    Años en la empresa:

    Puesto actual:

    Años en el puesto:

    Preguntas Especializadas

    ¿Que sistema utilizaban
    anteriormente?

    Generalmente cuando se hace una
    implementación de un ERP se hace un análisis
    del negocio y una reingeniería de los procesos para
    que funcione adecuadamente. ¿fue necesaria dicha
    reingeniería? (si/no, porque)

    En caso de que la respuesta anterior fuera
    afirmativa, ¿Cuáles fueron los problemas a
    los que se enfrentaron al realizarla?

    ¿Que ERP utiliza la empresa?

    ¿Porque decidieron utilizar dicho
    ERP?

    ¿En que se basaron para su
    selección?

    ¿Cuales son las desventajas?

    ¿Ante que problemas se enfrentaron al
    momento de su implementación?

    ¿Cuanto tiempo tienen utilizando el
    ERP?

    ¿De que parte del negocio se encarga el
    ERP?

    ¿Cuál fue el orden de
    implementación de módulos del ERP?

    ¿Por qué decidieron ese
    orden?

    ¿En que fase ha trabajado
    (selección, implementación, desarrollo,
    etc.)?

    ¿Requirieron de personal externo para el
    manejo del ERP?

    En caso de que la respuesta anterior fuera
    afirmativa ¿En que se basaron en su
    selección?

    ¿Están satisfechos con la
    selección del ERP (si/no, porque)?

    ¿Hubo problemas sin tomar en
    cuenta?

    15. Referencias
    bibliográficas

    Bosse Mark, ERP for Beginners.

    URL(http://www.iqms.com/news/ERP_For_Beginners_Reprint1.pdf),
    marzo de 2005.

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    Administración de Producción y Operaciones. 8ª
    Edición. McGraw-Hill.

    Centro europeo de empresas e innovación de Navarra, URL(www.cein.es),
    Febrero de 2005.

    Conclusiones del estudio Aplicaciones Corporativas.
    Situación en España y
    tendencias futuras, URL(www.ebcenter.org/content/informes/EspecialSistERPesp.htm).
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    Tecnología de información como herramienta
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    URL(http://www.intelligenterp.com/feature/2003/03/0303feat1_1.jhtml?_requestid=236061),
    Febrero de 2005.

    Lic. Erika del C. Montalvo Azamar

    Ing. Federico Plancarte Sánchez

    Ing. Rey David Tapia Rodríguez

    INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE
    MONTERREY

    CAMPUS MONTERREY

    MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE
    TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

    Monterrey, N.L. a 3 de Abril de 2005

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