- El SI y la cadena de
valor - El SI y los demás
sistemas de la empresa - El papel de las
tecnologías de la información - El concepto de Base de Datos
(BD), como estructura de datos de la
empresa - Intervalos de
decisión y "Decision Support
Systems" (DSSs) - La implementación de
SI usando las TI como un proceso de Aprendizaje
Organizativo
Los Sistemas de
Información (SI) en conjunto con las
Tecnologías de Información (TI) se han convertido
en un ente imprescindible para cualquier empresa que desea
alcanzar un alto grado de competitividad
en el mercado. La
fusión
SI/TI posee una alto grado de complejidad al momento de elegir
cuál TI es la más adecuada para el funcionamiento
optimo de un SI y viceversa, es por ello que los SI y las TI
están íntimamente ligadas por lo cual, el
funcionamiento de una dependerá de la aplicación
correcta del otro.
Para tener una visión más
firme sobre SI solo se debe observar cómo la
información fluye de una parte a otra de la misma y entre
ellas y su entrono. Para esto existe lo que se llama flujo de
información, que no es más que la
información que fluye por todos los procesos que
conforman las actividades de la empresa y que
mantienen la armonía de la misma.
Ahora bien ¿Qué se entiende
por SI? Se entiende por SI
"el conjunto formal de procesos que,
operando sobre una colección de datos
estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa,
recopila, elabora y distribuye (parte de) la información
necesaria para la operación de dicha empresa y para las
actividades de dirección y control
correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de
decisiones necesarias para desempeñar las funciones y
procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su
estrategia"
Respecto a la colección de datos
estructurada hay que destacar que los datos manipulados,
generados y almacenados en el SI deben reflejar la percepción
de quienes utilizan a diario los SI.
Esto significa que los SI deben adecuarse a la empresa y
su entorno por la razón de que de no darse de esta forma
el SI impondría una estructura de
datos poco natural que probablemente entorpecería el
correcto desempeño de la empresa. Sin embargo para
lograr una efectiva labor, es imprescindible que dicha entidad
participe activamente en el diseño
de la estructura de
datos del SI.
Otro punto muy importante es la denominada cadena de
valor, en la cual, toda empresa, distingue dos actividades
básicas:
- Líneas o básicas, la cual tiene
que ver con la creación de valor. - Soporte, la cual se apoyan las anteriores para
coordinarse, compartir información, entre otros. Todas
las actividades de línea de la cadena de
valor precisan de apoyo basado en el SI.
Sin embargo, dado que las distintas actividades de
soporte se apoyan entre si, se deduce que el SI está
llamado a interrelacionar con todas las demás actividades
de cualquier empresa, ya sean básicas o de soporte. De lo
cual se deduce además que toda actividad de la cadena de
valor, ya sea básica o de soporte, necesitan y generan
información. El SI recopila la información que es
generada por las distintas actividades que luego será
necesaria para el funcionamiento de otras y luego el propio SI
distribuye la información a cada actividad.
El SI y los
demás sistemas de la empresa
Por otro lado los SI con relación a
los demás sistemas de la empresa, forma un conjunto el
cual debe ser coherente y coordinado con el resto de los sistemas
que componen la infraestructura de toda la empresa.
Es por esta razón que cualquier cambio que se
pretenda introducir en un elemento producirá un
desequilibrio que, de lo cual se deduce que difícilmente
se conseguirá introducir cambios en elementos del SI sino
se toma en cuenta las implicaciones que proporcionaría
tales cambios.
El papel de las
tecnologías de la información
La planificación, el diseño y la
implementación del SI de una empresa son procesos no
triviales, ya que deben tener en cuenta la relación del
mismo con los demás sistemas que figuran en la
infraestructura de la empresa y las cuales deben asegurar la
coherencia del SI resultante con la estrategia
competitiva de la empresa.
La implementación de SI utilizando las TI no ha
sido fácil, por el hecho de que en ciertos casos no se
utilizan las TI necesarias para cierto SI. Por tal razón
si se desea utilizar TI en la implementación de SI, no
será posible hacer lo mismo que antes solo por usar una
tecnología
diferente porque la tecnología no es neutral, sino que
aporta su propia idiosincrasia de la que no se puede prescindir
porque significaría transformar la tecnología
misma.
Por lo antes dicho es imprescindible conocer claramente
las posibilidades de la tecnología en términos de
lo que se puede aportar para nuestro SI.
El concepto de
Base de Datos
(BD), como estructura de datos de la
empresa.
Una base BD es la agrupación de los
datos que serán manejados por un SI con el objetivo de
organizar, evitar redundancias en los mismos, estructurado de una
manera única y ubicado en un sólo lugar
proporcionando acceso a datos por medio de lenguajes lo
más naturales posibles.
Cuando pensamos en BD, también se podría
pensar en centralización de la misma porque los datos
se ubican en un solo lugar del cual se sirven los SI.
Sin embargo podría existir lo que se llama
descentralización a partir de la BD porque
podría darse el caso en la cual muchos usuarios
utilizarían herramientas
(hojas de
cálculo y pequeños sistemas de BD) que traen la
posibilidad de que algunos usuarios de SI en empresas
empezaran a desarrollar sus propias soluciones
basadas en la informática y además, hasta el punto
de desarrollar sus propias herramientas.
Intervalos
de decisión y "Decision
Support Systems" (DSSs).
Las TI no pueden sustituir a las personas
en las tomas de decisiones no triviales.
Por tal razón se desarrolló un Nuevo
enfoque, más modesto y realista, para sacar partido de la
tecnología en el terreno de los SI, el cual consiste en
tratar de ayudar a las personas con responsabilidad para tomar decisiones, en vez de
tratar de automatizar enteramente la actividad. Esta idea
proporcionó el concepto de DSS. Este concepto constituye
un avance importante, porque amplia el espectro de posibles usos
de las TI en la implementación de SI.
La
implementación de SI usando las TI como un proceso de
Aprendizaje
Organizativo.
En un artículo realizado por Gibson
y Nolan (1974), se estudió experimentalmente por varias
empresas la incorporación de la informática a la
implementación de sus SI. Dicho estudio arroja como
resultado que la incorporación de las TI a los SI de una
empresa multidimencional afecta no solo al SI, sino
también a otras dimensiones (sistemas de
control, estructura organizativa, entre otras). Y para que
dicha incorporación tenga éxito
es necesario coordinar los avances en las distintas dimensiones
de modo que el conjunto resulte armonioso.
Desde un punto de vista con relación a la
implementación de las TI se debe plantear la idea de que
si se desarrolla un sistema para
ayudar a alguien en sus actividades de toma de decisiones,
entonces ese alguien debe participar en el diseño e
implementación de dicho sistema, ya que de otro modo se
produciría un desequilibrio.
Luis Alberto De Jesús