- Causas
- Conservación y
almacenamiento de las actas del Estado - Preservación de otros
documentos legales en el Registro Civil - Labor de certificaciones de las
inscripciones de los hechos y actos del Registro
Civil
A través del tiempo el
papel se deteriora lenta o rápidamente dependiendo de su
composición inicial y de las condiciones en las cuales se
conserva aunque la permanencia del papel, represento un serio
problema desde el inicio de su manufactura
varias invenciones modernas han influenciado la permanencia del
papel algunas favorablemente y otras en forma negativa hasta el
siglo XIX, el papel se fabricaba manualmente usando materiales y
procesos que
habían sido probados durante mucho tiempo.
El desarrollo en
la
educación y las comunicaciones
a partir de 1700 crearon una gran demanda de
papel, como resultado se hizo necesaria la búsqueda de
nuevos procesos de fabricación que aceleraron la
obtención de papel.
El uso cloro como blanqueador de las fichas
celulositas a partir de 1774 acelero el proceso de la
fabricación del papel, pero debido a la hidrólisis
ácida de la parte sublime de las fibras celulositas estas
perdían parte de su fortaleza inicial, la calidad del papel
disminuyo hasta el punto que ha sido comprobado que la calidad
del papel del medievo era superior a la del papel
actual.
En nuestros Registros Civiles
Municipales, podemos observar la excelente calidad del papel de
los libros de
inscripciones del Registro Civil del Sistema viejo en
relación a la baja calidad del papel en los libros del
actual sistema, las causas que se toman como indicadores
del grado de deterioro del papel se puede dividir como
siguiente:
La mayoría de los investigadores del papel
están de acuerdo en la acidez es la causa primaria del
deterioro del papel a través del tiempo.
Se han demostrado que la alta acidez en el papel a
través del tiempo, se recomienda que el papel para
documentos y libros sea fabricado con pulpa neutra o alcalina
conteniendo un agente neutralizador tal como carbonato de sodio
(Ca 03).
También se ha determinado que el dióxido
de azufre (S 02), del aire es una de
las causas principales del deterioro del papel este penetra por
los bordes de las hojas de papel y es convertido por las
impurezas metálicas presenta en el papel formando
ácido sulfúrico.
2) Causas externas del deterioro del
papel.
Las causas externas del deterioro del papel son aquellas
condiciones de tipo físico – químico y
bioquímico que alteran la estructura del
papel son:
- Altas Temperaturas
- Humedad relativa elevada.
- Infección por mohos (hongos),
bacterias,
insectos, roedores.
- Altas Temperaturas.
Los microorganismos requieren para su desarrollo de
condiciones óptimas de temperatura,
humedad y concentración de nutrientes.
- Los Mohos (Hongos).
Son microorganismos vegetales de estructura compleja
crecen en forma de redes de fibras
entrelazadas llamadas "micelios" y levantan cuerpos
fructíferos que producen esporas de mohos, las bacterias
y los mohos prosperan en condiciones calurosas y
húmedos.
- Los Insectos Roedores.
Son destructivos en documentos y libros, causan
deterioro físico y las condiciones para que los mohos y
bacterias ataquen la estructura del papel.
Generalmente se controlan los insectos y roedores por
medio de la fumigación con productos
químicos tales como: El bromuro Metilo, El Oxido de
Etileno y el Oxido de Propileno en preparaciones adecuadas,
así como productos insecticidas en aerosol tareas
preventivas contra el deterioro que no se han aplicado en las
oficinas del Registro Civil Municipal, la apariencia
amarillenta es un índice del grado de deterioro del
papel.
Por todo lo anterior, El Registrador Civil Municipal
debe velar porque los libros de Inscripción del Registro
Civiles mantenga debidamente ordenado en sus respectivos estantes
procurando mantener las condiciones ambientales adecuadas para
evitar su deterioro y con el apoyo de las autoridades centrales
del RNP, que se implementen periódicamente las medidas
preventivas para evitar el deterioro de los documentos del
Registro Civil.
CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE
LAS ACTAS DEL ESTADO
Los archivos del
Registro Civil se pueden deteriorar o destruir por diversas
razones la más importante de las cuales es el
envejecimiento del propio archivo. Es decir
el deterioro del papel, la tinta y la
encuadernización.
No todo tipo de papel tiene la calidad requerida para un
archivo permanente, entre las demás razone cabe mencionar
el manejo descuido de los archivos muy frecuente en las Oficinas
del Registro Civil Municipal, los incendios, el
agua, el robo,
etc.
El manejo diario y unos métodos
inadecuados de almacenamiento pueden acelerar el deterioro de las
actas en tal medida que resulten necesaria su reparación y
reposición del oficio tal como lo establece el art. 31 de
ley del
RNP.
El almacenamiento de esos documentos de nuestros
archivos de Registro Civil debe incluir medidas como la
graduación de la luz natural o
artificial, la temperatura y la humedad para evitar que el
material se descolore y envilezca prematuramente se debe hacer
fumigaciones periódicas para contrarrestar la acción
del moho y otros hongos, así como los insectos y roedores,
además debe formar parte integrante de la labor de
administración de archivos la adopción
de medidas que reduzcan los peligros de incendios y daños
causados por el agua y
robo, sobre este aspecto se aconseja el empleo de
sótanos y estanterías cerradas para prevenir la
perdida por el fuego, el agua y el robo.
PRESERVACION DE OTROS DOCUMENTOS LEGALES EN EL
REGISTRO CIVIL
Los documentos que se necesitan para apoyar una
reclamación basado en el acaecimiento de un suceso vital,
debe también archivarse entre estos.
Cabe mencionar por ejemplo las sentencias judiciales de
disolución de matrimonios (divorcios), Las Escrituras
públicas o comunicación judicial de sentencia de
reconocimiento, etc.
LABOR
DE CERTIFICACIONES DE LAS INSCRIPCIONES DE LOS HECHOS Y ACTOS DEL
REGISTRO CIVIL
En buena medida la mayor labor de los Registradores
Civiles Municipales consisten en la certificación de
inscripciones del Registro Civil con diversos fines
jurídicos, administrativos y de otra
índole.
Estos documentos son extendidos en las formas
preimpresas de certificación diseñadas para tal
efecto o en papel simple o membretado, en caso que se requiera
una certificación integra o literal del contenido de la
inscripción las cuales se pueden elaborar en maquinas de
escribir manuales (no
eléctricas)
O a mano con lápiz tinta
negra.
El certificado de una inscripción del Registro
Civil debe ser:
- La información más relevante y
básica de una inscripción del Registro
Civil. - Una reproducción exacta de la original si
se requiere una certificación literal. - Una impresión de un medio mecánico o
computarizado de la información que se certifica
(Registros Civiles Automatizados).
Cuado se efectúan las certificaciones de las
inscripciones de los hechos y actos del Registro Civil de debe
poner cuidado en evitar errores y certificar tal como esta
contenido en la inscripción original.
JORGE FERNANDO MARTINEZ GABOUREL
OFICIAL DE CAPACITACIÓN, REGISTRO CIVIL, HONDURAS
CA