Como implementar un sistema de gestión de la calidad en su empresa; Compras
Continuando con las publicaciones acerca de cómo
implementar de una forma sencilla un Sistema de Gestión de
la Calidad tratamos en esta ocasión el tema referente a
COMPRAS; aclaro que es uno de los procesos
más álgidos en cuanto a su aplicación por la
cantidad de intereses que entran en juego, sobre
todo los de tipo monetario, por lo que se requiere que la alta
dirección esté muy pendiente de este
proceso.
La norma lo presenta lo que debemos hacer de una forma
sencilla y sin complicaciones veamos:
"La
organización (mi empresa) debe asegurarse de
que el producto
adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo
y alcance del control aplicado
al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto
del producto adquirido en la posterior realización del
producto o sobre el producto final".
Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es
que dependiendo del rol que desempeñe el producto a
comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa, así
de acucioso será el control que debemos ejercer tanto del
proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra
organización fabrica automóviles,
será muy diferente el control que ejerceremos sobre las
pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas
de las puertas que permiten levantar sus vidrios.
Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que
el producto adquirido cumple los requisitos de compra
especificados" esto es apenas lógico si queremos
garantizarle al cliente que el
producto elaborado por nuestra organización colmará
sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su
funcionamiento).
"La organización debe evaluar y seleccionar
los proveedores en
función
de su capacidad para suministrar productos de
acuerdo con los requisitos de la organización. Deben
establecerse los criterios para la selección,
la evaluación
y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los
resultados de las evaluaciones y de cualquier acción
necesaria que se derive de las mismas".
Este ítem es muy importante ya que nos permite ir
descartando proveedores que no cumplan con nuestras necesidades y
expectativas o mantener a aquellos que reúnan los
requisitos de nuestra organización.
Cuando se habla de criterios para la selección
del proveedor generalmente deben estar incluidos los siguientes
ítem:
- Oportunidad de entrega de los productos
solicitados - Precios
- Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el
lugar establecido por nosotros) - Cantidad de productos de acuerdo a nuestra
solicitud - Marca o especificaciones solicitada por
nosotros - Estabilidad financiera
- Credibilidad en el mercado
- Información oportuna acerca de nuestro
pedido - Respaldo de garantía en caso de existir no
conformidades en los productos solicitados.
Como deben mantenerse registros de los resultados de
estas evaluaciones sugiero diseñar una lista de chequeo
por proveedor con filas y columnas que incluyan los ítems
anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple,
esto permite realizar cuadros comparativos por proveedor y
seleccionar el que más se adecue a los requisitos de
nuestra organización.
En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro
tipo con algún proveedor, deben registrarse en
algún formato adecuado al caso, esto permite evitar
cometer este tipo de errores en el futuro.
La información de las compras debe describir
el producto a comprar, incluyendo, cuando sea
apropiado:
La calidad de los productos suministrados por el
proveedor dependerá en gran medida de la
información acerca de los requisitos suministrada por
nuestra organización; para ello debemos apoyarnos si
es necesario en catálogos con especificaciones claras
o en demostraciones por parte del proveedor de los posibles
productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad
suficiente es cuando debemos proceder a la elaboración
y definición de dichos requisitos.- requisitos para la aprobación del producto,
procedimientos, procesos y equipos,En aquellos casos en que la organización
adquiera equipos que lleven involucrada una tecnología para su manejo o montaje y
dentro de la compra esté incluida la capacitación o asesoría de
nuestro personal, debemos establecer requisitos (tales como
experiencia y demás) para la persona
suministrada por el proveedor para ejercer dicha
capacitación o asesoría. - requisitos para la calificación del
personal,
y - requisitos del sistema de gestión de la
calidad.
Por ser el proceso de compras uno de los más
vulnerables dentro de la organización en cuanto al manejo
inadecuado debido a las transacciones monetarias que en el se
efectúan y los intereses que entran en juego, se requiere
que las personas que participan directamente en el, sean personas
honestas y de buena reputación dentro de la
organización; Igualmente debe quedar claro las
responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es
necesario que aquellas áreas como producción y almacén
participen activamente en la definición de los requisitos.
Si la organización se decide por la creación de un
área o departamento de compras, debe dotarse de la
infraestructura necesaria incluyendo la parte de comunicaciones
para un desempeño eficaz del sistema.
La organización debe asegurarse de la
adecuación de los requisitos de compra especificados antes
de comunicárselos al proveedor.
Es necesario que antes de comunicar el listado de los
requisitos de compra al proveedor, se obtenga el visto bueno de
aquellas áreas que se verían directamente afectadas
si no se cumple con dichos requisitos, esto permite realizar las
correcciones que sean necesarias antes de que la
información llegue a manos del proveedor.
VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS
COMPRADOS
La organización debe establecer e implementar
la inspección u otras actividades necesarias para
asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de
compra especificados.
Es apenas lógico que para que el sistema de
compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que
después de habernos decidido por un determinado proveedor,
los productos suministrados por este sean revisados para
verificar el cumplimiento de los requisitos
especificados.
Para ello debe establecerse e implementarse un sistema
de inspección u otras actividades similares en donde
necesariamente deberán participar aquellas personas que
tienen que ver directamente con la utilización del
producto (producción por ejemplo). Cuando se dan
situaciones en que son grandes volúmenes de un determinado
producto deberá aplicarse el sistema de muestreo
estadístico.
Cuando la organización o su cliente quieran
llevar a cabo la verificación en las instalaciones del
proveedor, la organización debe establecer en la
información de compra las disposiciones para la
verificación pretendida y el método
para la liberación del producto.
Hay ocasiones en que nuestra organización no
cuenta con la infraestructura necesaria que garantice un adecuado
control del producto adquirido, por lo que deberá
aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este
caso en la información de compra se debe incluir las
posibles verificaciones en los laboratorios o instalaciones del
proveedor y que criterios se tendrán en cuenta para la
aceptación del producto.
Como pudimos observar es posible que nuestra
organización ya tenga establecido un procedimiento
para las compras, lo importante es que dentro del mismo
estén incluidos los apartes que plantea la
norma.
"Por último le solicito al amigo lector que si
este artículo le parece interesante, se lo obsequie a un
empresario o a
un colega y así contribuiremos a diseminar la cultura por la
calidad en nuestros países".
Autor:
César Augusto De La Cruz Bovea
Especialista en Administración y Gerencia de
Sistemas de
Calidad