Distribución de espacio

1. Concepto
2. Objetivos
3. Consideración general
   para la realización de un estudio de distribución
   de espacio
4. Técnicas auxiliares para
   el estudio de la distribución del
   espacio
5. Planeación de la
   distribución del espacio
6. Previsión de necesidades
   futuras
7. Estimación de la
   superficie requerida
8. Métodos para preparar el
   plan de distribución
9. Ambiente
   físico
10. Ubicación de la
    oficina
11. Edificios
    inteligentes
12. El Método
    AMCO-PACT
13. Preparación del Arreglo
    de la Oficina
14. Simplificación del
    trabajo
15. Gráficas Comunes para la
    Simplificación del Trabajo de
    Oficina

Concepto:

La distribución de espacio se refiere a la
disposición física de los puestos
de trabajo, de
sus componentes materiales y a
la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios
tanto para el personal, como
para los clientes

Objetivos:

El estudio de la distribución de espacio busca
contribuir al incremento de la eficiencia de las
actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como
también proporcionar a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus
funciones de
manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo
permitir a los clientes de
la
organización obtener los servicios y productos que
demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo
del espacio facilite la circulación de las personas, la
realización, supervisión y flujo racional del trabajo y
además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese
modo reducir tiempo y costos para
llevarlos a cabo.

Consideración general para la
realización de un estudio de distribución de
espacio

El estudio de la distribución de espacio se
realiza cuando se establecen nuevos objetivos y
programas,
cuando existen cambios en la estructura de
la organización, cuando se ha llevado a cabo una
modificación de los sistemas o
procedimientos
del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del
trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando
se ha realizado una reubicación, remodelación o
renovación de las instalaciones de trabajo o del
mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las
necesidades de los clientes.

Si hablamos de la estructura de la organización,
se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la
distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre
las unidades que la componen, los sistemas de
información y procesos de
comunicación establecidos; la naturaleza, el
volumen, frecuencia y modo de desarrollo de
las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando
mantener una secuencia operacional lógica.
Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y
comodidad en su realización, así como
también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que
puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para
así, distribuir el espacio de manera tal que permita
introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo
ubicar las áreas de atención al
cliente en lugares accesibles.

Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o
remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de
asignación de espacio deben estar relacionados con la
planeación urbana y ecológica y con
las actividades que se desarrollarán en el ámbito
donde se desea ubicar la oficina. Prever
zonas de estacionamiento para los vehículos tanto del
personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la
posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que
regulan su funcionamiento.

Para obtener una disposición efectiva de las
instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una
organización debemos contar con unidades de mejoramiento
administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores
externos y un grupo de
trabajo integrado con ese propósito.

Técnicas
auxiliares para el estudio de la distribución del
espacio.

Se requiere de criterios rectores para orientar las
acciones, en
términos de homogeneidad y congruencia, la
disposición del espacio, y para ello se utilizan los
principios de:
la integración total, que se refiere a la
distribución que integra y coordina personas, equipos,
documentos,
formas, materiales, entre otros para que funcionen como una
unidad total.

La mínima distancia recorrida, que es el tipo de
distribución que permite que los objetos, documentos,
materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible
reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que transitar
las personas para realizar una actividad. La circulación,
que encierra la distribución de las áreas y
unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de
trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución
que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un
costo y molestia
mínimos.

Podemos utilizar guías que favorecen el
desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar
los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden
ser:

• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo,
  con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación,
  comunicación y adaptabilidad al cambio.
• Evitar superficies en que trabaje un número
  excesivo de personas.
• Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo
  cuando sea necesario.
• Lograr que el trabajo
  fluya hacia delante formando una línea
  recta.
• Colocar las unidades orgánicas que tengan
  funciones similares y estén relacionadas entre si
  adyacentemente.
• Utilizar escritorios de estilo uniforme y de
  dimensiones acordes con las necesidades propias del
  trabajo.
• Ubicar los escritorios de manera que permitan que la
  luz natural
  pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
• Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en
  el área de trabajo deben tener una altura
  uniforme.
• Las previsiones deben realizarse con respecto a las
  cargas máximas de trabajo para poder hacer
  frente al incremento del volumen de las operaciones.
• Aislar en áreas a prueba de sonidos las
  unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos.
• Aquellas unidades que estén en contacto
  frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas
  accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de
  recepción.
• Al personal cuyo trabajo requiere de máxima
  concentración, se le deberá situar dentro de
  divisiones parciales o completas.
• Usar preferentemente paneles o divisiones como
  paredes y divisiones parciales con vidrio plano u
  opaco que permitan buena luz y ventilación.
• Instalar suficientes contactos eléctricos de
  piso para equipos y maquinas.
• Proporcionar al personal y a los visitantes de
  servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y
  espera y suficientes tomas de agua.
• Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén
  de utensilios de limpieza, papelería y
  suministros.
• La imagen de la
  organización debe transmitir orden y
  confianza.

Las reproducciones o patrones hechos a escala de
equipos, maquinaria o mobiliarios se les conoce como plantillas,
moldes o modelos, estos
hacen que el procedimiento sea
mas sencillo para conocer la distribución actual y
desarrollar una nueva. En su preparación deben
considerarse algunos elementos, entre ellos, la escala; al
momento de hacer las plantillas y planos a escala es preciso
comprobar que las dimensiones de todo material sean exactas con
arreglo a la escala empleada, los moldes deben tener las
dimensiones de los muebles en su posición de máximo
volumen: cajones y puertas abiertas. La escala mas adecuada es la
de 1:50 es decir, 2cm = 1m.

Pueden emplearse modelos magnéticos, que son
usados sobre una pieza triplay cubierta de acero, que sirve
como base, donde los elementos pueden ser movidos para mostrar
diferentes arreglos.

Los moldes pueden hacerse de cartón, papel,
plástico o
madera.
Además es recomendable utilizar diferentes colores para los
diversos tipos de muebles, maquinas y equipos tanto nuevos como
viejos, así como también para distinguir las
diferentes unidades administrativas. En el plano definitivo
pueden utilizarse las plantillas sobre los dibujos de los
distintos elementos materiales, los que resultan muy
útiles en especial para las áreas de
circulación.

Cada modelo debe
rotularse para saber a que unidad administrativa pertenece y en
algunos casos para precisar qué es. Pueden utilizarse
hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y
documentos.

Se pueden crear maquetas tridimensionales del
área de trabajo, mobiliario, maquinas, equipos, entre
otros, con el fin de examinar la distribución existente y
proponer otra mejor. Las maquetas, son dimensionalmente exactas y
muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en
su área respectiva. Además, ofrecen una facilidad
de comprensión y una mejor distribución a
través de la presentación tridimensional en
comparación con los modelos bidimensionales.

Para la elaboración de las maquetas, es necesario
que los modelos estén hechos a escala con
precisión. Se debe utilizar una clave de colores pintando
de acuerdo con ella, los modelos para hacer más
fácil su identificación. Adicionalmente se puede
hacer uso de imanes, colocándolos debajo de los objetos
tridimensionales, y pegando el plano en una lamina de metal para
mover los objetos con facilidad dentro del plano.

Otra de las técnicas
que podemos utilizar es el diseño
asistido por computadoras,
el cual, simplifica y agiliza la tarea de distribución del
espacio en las áreas de trabajo, permitiendo el manejo del
ambiente
laboral a
través de pantallas graficas.

Esta herramienta se consigue en forma de paquete para
facilitar su uso; el contenido de este paquete incluye conceptos
fundamentales, requerimientos de hardware, definición
general del ambiente de trabajo, utilerías básicas,
instrumentos de dibujo y
edición, manejo de pantallas y vistas,
bloques y multilíneas, organización del dibujo por
niveles, elaboración de texto y
edición, acotamiento e impresión del dibujo e,
importación y exportación.

Planeación
de la distribución del espacio.

La distribución del racional espacio, debe
sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de
juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre
alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las
actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta
asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y
delegación precisa de responsabilidades.

Diagnosticar situación actual, permite conocer
las necesidades de espacio y la distribución requerida
para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste
orientadas a optimizarlo.

Se debe realizar un análisis de la
organización para determinar las funciones que ésta
desempeña, qué actividades realiza cada empleado,
se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas,
cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas,
árboles
de decisión, redes para el
análisis lógico de problemas y
tablas de decisiones.

Para obtener una planeación efectiva se debe
llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el
arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un
análisis de flujo de trabajo involucrado en la
realización de las funciones pudiendo representarse en
forma de flujogramas
también conocidos como grafica de distribución de
la oficina o grafica de trabajo en relación con la
ubicación del equipo, en el que se puede percibir el
arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área,
así como el movimiento de
los documentos en función de
ese arreglo.

La distribución actual del espacio, estudia la
distribución que debe delimitar las áreas de
conflicto, lo
que permite suministrar información preliminar sobre las
dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una
base para comparar la distribución actual con la
nueva.

Para obtener la representación fiel de la
distribución actual, es necesario contar con un plano o
dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el
plano se representa la ubicación precisa y el
tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras,
puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías,
contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado
telefónico, líneas para redes de computadoras,
etcétera.

Es necesario elaborar una lista que incluya toda la
información necesaria para identificar el mobiliario y
equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en
cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase,
material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno
de los elementos materiales por unidad orgánica y por
puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta
etapa con el fin de utilizarlas en la distribución
final.

Se debe realizar un plantilla de personal donde
deberá registrarse el numero de empleados de uno y otro
sexo, por
unidad orgánica especifica, identificando puestos y numero
de plazas, de esta manera se podrán proyectar
instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores,
entre otros.

Previsión de
necesidades futuras.

La previsión constituye la segunda etapa en la
elaboración del plan de
distribución del espacio, donde debe cubrirse la
organización, con respecto a proyecta la medida en que las
decisiones de la alta autoridad
influirán en la distribución actual en un futuro
próximo y determinar si se están contemplando
cambios en la organización como pueden ser ampliar o
reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o
unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones,
varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas,
desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la
organización, invertir recursos de capital,
diversificar los productos o servicios al mercado,
reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los
canales de
distribución. Estas medidas influirán sobre el
volumen de trabajo ya que determinan el número de
empleados y el espacio requerido para realizarlo.

En la etapa de los procedimientos, es indispensable
considerar los planes y propósitos que repercutirán
en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de
flujo, diagramas de
programación de computadoras, diagramas de
distribución de espacio o matrices de
especificaciones o requerimiento de espacio.

En cuanto a lo que mobiliario se refiere, se deben tomar
en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y
equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y
características. De la misma manera seleccionar el tipo de
divisiones y canceles de las áreas de trabajo.

En el ámbito referente al personal, es necesario
prever el numero de personal, para proyectar la
instalación de servicios dirigidos a los mismos, como
sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor,
etcétera.

Estimación de
la superficie requerida.

Esta superficie se obtiene multiplicando el
número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de
espacio que se les destina.

Debe realizarse un inventario del
personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse
anotando para cada unidad los datos relativos a
los puestos, como: listas de puestos, numero total de personal
actual en servicio y el
aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y
numero de puestos por categorías, numero de puestos a los
cuales les serán asignados despachos privados y numero
total de puestos contemplado.

La fundamentación de la asignación de
espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y
equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo,
una descripción de cada articulo del mobiliario
y equipo aparte del incluido por cada individuo,
requerimientos departamentales para servicios especiales como
almacenes y
salones de conferencias, resumen por departamentos del personal
actual y categorías, superficie neta requerida para
despachos individuales según las categorías, para
despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y
superficie neta total requerida para el personal actual y el
equipo.

La suma de espacio resumido en el inventario representa
la superficie requerida. A este debe añadírsele el
espacio previsto en caso de incremento del volumen de las
operaciones.

En la estimación de las áreas de trabajo
están incluidos factores que implican una mayor
disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a
portería, instalación para equipo de aire
acondicionado, escalera, tiro de elevadores, corredores,
equipos electrónicos, calefacción y
transportación dentro del edificio, y las áreas
ocupadas por columnas U otro tipo de estructuras,
si a la superficie neta se le suman los espacios señalados
se obtiene la superficie bruta requerida.

La tercera etapa de la planeación comprende la
ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la
ubicación de departamentos y servicios generales, se debe
tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de
trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y
secuencia.

Los requerimientos de un tipo especifico de espacio por
tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad
de espacio en caso de expansión.

Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en
particular, se requiere planear el arreglo de escritorios,
mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la
organización buscando facilitar el trabajo, respetar su
flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer
una imagen positiva y que el personal se desempeñe con
mayor eficiencia en su trabajo.

Métodos
para preparar el plan de distribución.

Presentar el proyecto de
reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de
distribución de espacio, para ello es necesario, reunir
los instrumentos para la distribución del espacio como
planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos
por área tomando en cuenta los principios y guías
fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el
arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en
conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de
satisfacer los requerimientos específicos del tipo de
trabajo de la organización, preparar la
distribución final indicando con marcas apropiadas
los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que
habrán de ubicarse en cada unidad física, numero de
identificación para el mobiliario y equipo, canceles,
mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y
eléctrico, sistemas de intercomunicación para
obtener una integración completa del espacio. La
distribución final debe estar revisada y aprobada por los
responsables de su preparación, tomando en cuenta la
opinión de todos los niveles jerárquicos de la
organización y las sugerencias de clientes y proveedores.

Ambiente
físico.

La disposición física de los puestos de
trabajo y de los componentes materiales, así como la
ubicación de servicios al personal y al publico, no deben
omitir la consideración de aquellos factores
físicos que contribuyen a la creación de un
ambiente de trabajo favorable.

Para eliminar o disminuir los efectos negativos
provocados por factores ambientales se debe tomar en
cuenta:

• La iluminación: se aconseja la luz difusa con
  preferencia a la iluminación directa, con ella se
  tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las
  iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los
  mas apropiados para lograr una iluminación difusa, pero
  resultan mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando
  utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su
  instalación al descubierto, mas bien se recomienda la
  colocación de pantallas de acrílico
  traslucido.
• Luz natural: se considera que la orientación
  mas adecuado para conseguir una iluminación difusa
  consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de
  recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los
  puestos de trabajo.
• Colores de área: no es recomendable emplear el
  color blanco en
  superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni
  utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se
  deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo
  intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores
  con tendencia a verde claro o azul se consideran
  psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se
  recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas
  calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o
  beige producen sensación de calor, por
  lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte
  o zonas donde predomina el frió.
• Temperatura ambiente; los márgenes
  recomendables para el desarrollo de actividades administrativas
  se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de
  instalaciones capaces de mantener la temperatura
  adecuada, el empleo de colores convenientes, puede
  contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos
  límites, el exceso o defecto de la
  temperatura dominante. El aire debe ser
  renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando
  aparatos de extracción de aire o instalaciones de
  acondicionamiento para conseguir una velocidad de
  renovación considerablemente superior de hasta diez
  veces por hora.
• Insonorización: el problema del ruido
  adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla
  en locales comunes, agravándose si se utilizan
  concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se
  mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a
  una mínima variación de intensidad perceptible
  por el oído
  humano. Un local destinado a actividades administrativas, se
  considera ruidoso cuando en el se alcanzas unidades de orden de
  los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se
  rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70
  decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas.
  En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios
  dobles, formados por láminas separadas por una
  cámara de aire y montados sobre juntas elásticas.
  La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de
  procedimientos que impida la reflexión del sonido como
  paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo,
  revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de
  materiales amortiguadores del ruido, formación de
  compartimientos mediante separaciones en locales
  comunes.

Ubicación de
la oficina.

Para determinar la ubicación adecuada para la
oficina, podemos considerar varios factores que encierran
preguntas claves cuyas respuestas solo podran ser : malo,
regular, bueno o excelente. Cada respuesta tiene un puntaje, una
vez analizadas diferentes posibles ubiocaciones para la oficina,
se comparan los resultados arrojados por las respuestas que
indican los factores, y se procede a la eleccion del lugar mas
adecuado para la ubicación de la oficina, dependiendo de
las necesidades.

Factor 1: Adaptabilidad del espacio.

Responde a la pregunta:

¿Se puede adaptar el espacio a las necesidades de
la oficina? ¿Hay lugar para la
expansión?

Factor 2: Instalaciones del edificio.

Responde a la pregunta: ¿Hay entradas,
alambrados, tomas, salidas, ductos, protección contra
incendios, y
otras instalaciones fijas adecuadas?

Factor 3. Proximidad del edificio a factores
comerciales.

Responde a la pregunta: ¿Esta el edificio cerca
de clientes, de centros comerciales, restaurantes y hoteles, y tiene servicio de
correos?

Factor 4: Costo implicado.

Responde a la pregunta: ¿Es la tasa razonable y
de acuerdo con los precios
competitivos?

Factor 5: Existe la luz natural y
ventilación.

Responde a la pregunta: ¿La exposición
esta al norte, sur, este u oeste? ¿Tiene áreas
encristaladas? ¿Las ventanas dan a la calle o a lotes
abiertos? ¿Son altos los techos?

Factor 6: Características del
edificio.

Responde a la pregunta: ¿Tiene el edificio
apariencia favorable, buen nombre y dirección, que sean fáciles de
pronunciar y recordar, y carga adecuada del piso y techos
altos?

Factor 7: Ausencia de mugre y ruido.

Responde a la pregunta: ¿Esta el área
general exenta de mugre y ruido? ¿el área en si, es
limpia y tranquila?

Factor 8: Estabilidad de inquilinos?

Responde a la pregunta: ¿Tienden los inquilinos
del edificio a ser permanentes?

Para analizar las respuestas de los factores usamos la
siguiente tabla:

Edificios
inteligentes

Este tipo de construcción es una infraestructura
física que integra una variedad de sistemas de
información basados en tecnología micro
eléctrica que regula la ambientación de una
organización.

Entre sus objetivos se encuentra conocer lo que sucede
dentro y en el perímetro inmediato de una
organización. Dar una respuesta rápida a los
requerimientos de sus ocupantes. Proveer eficientemente a sus
ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. Establecer
un clima personal y
las condiciones tecnológicas necesarias para que los
usuarios de las instalaciones logren desarrollar al
máximos sus capacidades, productividad y
satisfacción personal. Ampliar la vida útil de las
instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste.
Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los
requerimientos de mobiliario y equipo y reducir costos de
operación al controlar los consumos de energía y
material.

Las instalaciones inteligentes están compuestas
por diferentes sistemas de información, los cuales pueden
alternarse según su alcance e interacción. El numero y calidad de los
servicios que operan y controlan variará con la inversión que se destine a su
diseño, el cual puede incluir energía, clima,
mantenimiento
y soporte, seguridad,
telecomunicaciones, base de datos,
servicios de reproducción, fax, correo
electrónico, temperatura, sonido, y resguardo de
información.

En una organización inteligente, la productividad
se puede incrementar en forma sustancial, toda vez que todos los
sistemas de la organización funcionan unificados y
permiten identificar tendencias tanto positivas como negativas,
aprender de la experiencia, generar recomendaciones, exponer
conclusiones, producir reportes y reconocer
limitaciones.

Esta integración de tareas se hace posible a
través de programas computacionales que resuelven
problemas expresados en términos simbólicos mas que
numéricos basados en sistemas de inteligencia
artificial los cuales se clasifican en:

• Sistemas expertos, basados en conocimientos, sistemas
  automatizados para captar e imitar el
  conocimiento de un experto humano.
• Sistemas de lenguaje
  natural, procesamiento de lenguaje natural que abre una puerta
  para el dialogo
  directo entre el hombre y
  la
  computadora, lo que evita la programación normal y
  el protocolo
  del sistema
  operativo.
• Sistema de percepción de visión, habla y
  tacto. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el
  usuario que aceptan información y la traducen
  aceptablemente al resto del sistema, o de
  este usuario en forma comprensible.

La ambientación de trabajo inteligente repercute
directamente sobre las relaciones funcionales y de comportamiento
en los grupos de
trabajo, ya que incide en sus necesidades personales de la
siguiente manera:

• Fisiológicas: apoyan el bienestar
  físico y la seguridad de sus usuarios al brindar
  protección a sus funciones corporales como la vista,
  oído, respiración y libertad de
  altas temperaturas, falta de luz, exceso de ruido o problemas
  en la estructura de las construcciones.
• Psicológicas: fortalecen la salud mental
  de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad,
  sentido de apreciación y reconocimiento, tranquilidad,
  comodidad y estabilidad.
• Sociológicas: también reconocidas como
  socio-culturales, estas necesidades son en parte satisfechas
  mediante una mejor comunicación, interrelación
  personal, disminución de la irritabilidad, flexibilidad,
  sentido de integración e imagen personal.
• Económicas: permiten el ahorro de
  energía, conservación de la planta productiva,
  preservación del espacio, empleo adecuado del tiempo y
  la inversión económica rentable.

Adaptabilidad
del espacio

Se le da máxima prioridad a la adaptabilidad del
espacio, porque el que se elija debe permitir un arreglo adecuado
para todos los escritorios, sillas, máquinas y
necesidades del personal. El espacio debe tener forma y
tamaño convenientes. Es preferible evitar las áreas
de formas extrañas, por lo general, las mejores son las
formas rectangulares.

Es aconsejable calcular las necesidades futuras del
espacio y tomar en cuenta estos cálculos al considerar la
adaptabilidad del espacio. Se pueden anotar los datos en forma
vertical mostrando las columnas de identidad
(oficina privada, computadora,
archivo, etc.)
el número de la unidad, la superficie de espacio del piso
que se requiere por unidad, y la necesidad de espacio total por
identidad y por toda la oficina.

Las futuras necesidades significan algo más que
sólo reservar un espacio mayor que el necesario para las
necesidades corrientes. Debe tenerse presente el dónde y
el cómo de los futuros cambios que alteren las actuales
necesidades de espacio. Por lo general las futuras
consideraciones se subsanan ya sea rentando pisos enteros o
subarrendando lo que ahora no se necesita, o procurándose
opciones sobre áreas adyacentes.

Algunos ejecutivos creen que es conveniente proporcionar
arreglos en el espacio para acomodar por lo menos cinco
años de probabilidades, o sea el tiempo especificado en el
contrato de
arrendamiento.

La diferencia entre el "espacio rentado" y el "espacio
utilizable", debe señalarse. Por lo general, se paga por
el espacio rentado, que es el área medida entre las
superficies interiores de los límites externos. Incluye
áreas para columnas, salientes, pilastras y arreglos de
ventanas, necesarios para el edificio. El espacio utilizable es
el área efectiva que puede utilizarse para la oficina, y
por lo general es del 80 al 85 % del espacio rentado.

Características del
edificio

Al considerar las características del edificio,
deben tomarse en cuenta decisiones basadas en factores tales como
si el edificio es moderno o antiguo, si su nombre tiene buena
reputación, si su nombre y dirección son
fáciles de pronunciar y recordar, si es bien conocido, y
si ofrece servicios adecuados, incluyendo servicio de ascensor,
conserjería y vigilancia nocturna.

Un factor técnico de importancia es la carga viva
de piso permisible. Por lo menos se necesitan 75 Lb (37.5 Kg.)
por pie cuadrado, y una cifra de 100 libras es deseable para una
completa flexibilidad en el arreglo.

Las alturas de piso a techo deben ser de minino 8 pies;
sin embargo para las grandes superficies, lo más apropiado
es de 10 a 12 pies. Los techos bajos crean una sensación
de congestionamiento y hacen a la oficina más
difícil de ventilar; los techos altos hacen difícil
el alumbrado, la sensación y ruido y calefacción.
Además, debe tomarse en cuenta el espacio de columnas, ya
que por lo general los canceles de la oficina general
están unidos a columnas.

Es aceptable un espacio de 20 x 20 pies o más;
los espacios de menos de 18 pies por lo común no son
satisfactorios. A lo largo de los muros exteriores, una
dimensión constante de aproximadamente cinco pies, de
centro a centro de las secciones de las ventanas, o ventanas y
paños de muro alternados, facilitan la colocación
de los canceles y acomodamiento de unidades de equipo.

Ausencia de mugre y ruido

Ciertos elementos son en extremo molestos para los
empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean
posibles. La mugre, el humo y el hollín son objetables, y
debe evitarse su presencia en el local de una oficina y
áreas cercanas. Los ruidos de la calle son molestos e
interfieren con los esfuerzos de la concentración mental.
Además, el tipo de negocio de los inquilinos vecinos, con
especial referencia a la cantidad de transito y de operaciones
que se ejecutan, también podrían tener importancia
desde el punto de vista del ruido.

Estabilidad de los inquilinos

Por lo general se considera ventajoso ubicar la oficina
en un edificio en donde los inquilinos sean estables. Las
mudanzas frecuentes de los inquilinos que llegan o se van no son
deseables desde el punto de vista de empresas
sólidas. Las compañías de bienes
raíces, firmas de abogados y firmas financieras se
encuentran entre las más estables.

En algunos casos, su inquilinato en la misma
ubicación se extiende a 25 años o más. En
contraste los agentes de fabricantes y las agencias de publicidad
tienden a mudarse con más frecuencia. Sin embargo, muchos
de ellos permanecen en la misma ubicación por 10 o 15
años y, si bien esto es relativamente inferior,
todavía refleja un fuerte elemento de
estabilidad.

Alumbrado del edificio

El ambiente físico de una oficina también
está influido por los principales factores de
acondicionamiento del espacio: luz, color, música y sonido y
aire. Todo esto es tomado en cuenta por el gerente
durante el esfuerzo de organizar. Con mucha frecuencia, se
utilizan los servicios de especialistas en estos factores, pero
el gerente de la oficina debe estar familiarizado con las
prácticas y conocimientos básicos en cada
área.

Un alumbrado adecuado es esencial para una oficina
exitosa. Muchas de las tareas de la oficina requieren de mucha
lectura de
material impreso con letra pequeña. Una buena luz de
cantidad, difusión y brillantez suficientes, es
imperativa.

La cantidad de luz a un pie de distancia de una
bujía estándar se define como bujías-pie, es
decir en una conversión rápida sería un watt
por pie cuadrado de área proporciona 15
bujías-pies. La cantidad de luz recomendada se muestra a
continuación:

Valores de Iluminación
Recomendados para Trabajo de Oficina

Para ver el cuadro seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

La difusión de la luz es necesaria para que un
objeto pueda ser visto por el ojo humano con claridad y
facilidad. La buena luz no es absolutamente uniforma. En
contraste, las sombras bruscas, fuentes y
contrastantes, son moletas y deben evitarse.

La difusión adecuada de la luz se obtiene
haciendo que venga la luz en diferentes cantidades procedentes de
varias fuentes y direcciones adecuadas, debe brindarse con
discreción.

La brillantez está determinada por la cantidad de
luz reflejada por un objeto, debe estar asociada a una
superficie, es esta la que hace que el ser humano la vea. El
acabado de una superficie, su color y el tipo de material son las
principales influencias que regulan el valor de
reflectancia.

También es importante saber jugar con los
contrastes, ya que no es igual ver un papel blanco sobre un
escritorio negro (en este caso se necesita menos luz, por el
contraste de colores), que sobre un escritorio blanco
(aquí se requiere de mucha luz, porque no existe un buen
contraste).

Fuentes de Luz y Diseños
Básicos

Las fuentes para el alumbrado de una oficina incluye la
luz natural, la fluorescente (se considera como la principal
fuente para las oficinas, ya que se asemeja a la luz natural) y
los focos de filamentos. La luz natural varía durante todo
el día y día a día, por lo general deben
usarse otras fuentes de luz para mantener la cantidad de
ésta que se requiera.

También es aconsejable contar con luz natural
como una fuente menor, debido a sus benéficos efectos
psicológicos, un empleado se siente mejor cuando
ocasionalmente puede ver hacia fuera y ver la luz del sol,
observar el tiempo, etc. El arreglo de la oficina debe destacar
las características arquitectónicas y decorativas
que ayuden a hacer un ambiente alegre para trabajar.

Acondicionamiento de color en la
oficina

El color no solo embellece la oficina sino que mejora
las condiciones bajo las cuales se ejecuta un trabajo. Ahora
está bien establecido que el color afecta las emociones
humanas, los sentidos y
los procesos del pensamiento.
Un color determinado impresionará las mentes de algunos
individuos con una sensación o pensamiento particularmente
favorable; otro color tendrá el efecto opuesto.

Unos colores levantan y otros imparten sensación
se depresión.
Algunos tienden a acelerar la acción
de la mente, otros la retardan.

Selección de colores

El plan general de color para una oficina puede seguir
uno de muchos arreglos, dependiendo de las preferencias
individuales. Sin embargo, es normal que se desee un equilibrio
adecuado y esto significa el uso correcto de unos cuantos
colores, no una variedad de ellos al azar.

El arreglo monocromático es popular. Esto
describe el uso de varios tonos de color para pisos, paredes y
cortinas, junto con el toque de un color brillante. Como punto de
partida, el escritorio se escoge de un color determinado, la
cubierta del piso se selecciona de acuerdo con este color
básico, para que armonice con el del escritorio. Luego se
pueden usar tonos más ligeros que la cubierta del piso en
las paredes y en las cortinas. El toque que acentúe el
color puede estar en la silla o en accesorios tales como los
cuadros, accesorios del escritorio y lámparas.

GUÍA DE LOS COLORES QUE SE
SUGIEREN PARA UNA OFICINA

Para ver el cuadro seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

La relación entre el color y el alumbrado es
interesante. Como se indicó con anterioridad, el color
tiene una influencia significativa sobre el alumbrado de la
oficina. Los colores claros aumentan la intensidad de la luz y
los colores oscuros la disminuyen. Esto se debe a que los colores
claros reflejan los rayos de la luz, en tanto que los colores
obscuros la absorben.

Por estas razones cualquier zona normalmente oscura se
aclarará cuando se empleen colores claros para techos,
paredes y pisos. Además el uso del color influye en las
proporciones aparentes de un área. Esto se debería
al efecto reflejante y contractivo de la luz producida por
distintos colores.

Los colores oscuros parecen que adelantan un
área, los colores claros la retiran. En consecuencia, en
efecto dimensional de un cuarto angosto y largo puede cambiarse
mediante el uso del un color oscuro en las paredes extremas y un
tono más claro o del mismo color, o de un matiz que
armonice, en las otras paredes.

Acondicionamiento de música y
sonido.

La música sirve como una ayuda ambiental debido a
que el poder fisiológico y psicológico de la
música pueda ser utilizado para producir y mejorar el
patrón de comportamiento.

La música puede poner a usted alerta o relajado,
feliz o triste. Los programas "Música Mientras
Trabaja" están diseñados para mejorar las
condiciones de trabajo, para aliviar la fatiga mental y visual,
para reducir la tensión nerviosa y para hacer que los
empleados se sientan mejor en términos generales. Ciertos
programas son populares y efectivos.

En lo general, los tipos de trabajo de oficina que
derivan los máximos beneficios de la música, son
archivo, correspondencia, recepción, perforado de tarjetas,
verificación, y mecanografiado. Los beneficios comunes
también incluyen la disminución del ausentismo en
un 5 al 10%, la reducción de un 30-35% en los errores de
los empleados y una disminución notable de conversaciones
no esenciales de los mismos.

La música está específicamente
arreglada, orquestada y grabada para cumplir un objetivo dado.
La música es estimulante y está diseñada
para un tipo de trabajo específico así como del
temperamento de los empleados.

La música solo se toca por intervalos
específicos, ya que se obtienen mejores resultados con
patrones de este tipo.

El acondicionamiento del sonido se coloca a la cabeza de
la lista de factores de acondicionamiento espacial. Una oficina
ruidosa rara vez es una oficina eficiente.

Las principales características del sonido
son:

1. Límite de frecuencia de las
   vibraciones.
2. Intensidad (fuerza de
   las vibraciones).
3. Calidad (el modo o tipo de
   vibración).
4. Reflexión (las cualidades sustentantes una
   vez que el sonido a cesado en su fuente).
5. La expectancia y aceptación del
   individuo.

Es de gran interés el
volumen, el cual está determinado tanto por la intensidad
como por el tono, con el énfasis de la intensidad. Para
tener una medición relativa de la gama de
intensidades del sonido, se emplea una unidad de medida llamada
"decibel".

La escala de decibeles va del 0 al 110. una oficina
tranquila registrará 37 decibeles, una gran sección
mecanográfica unos 70 decibeles, una fábrica de
calderas 97
decibeles,

El ruido de la oficina puede ser controlad en varias
formas. Un medio efectivo es ubicarla en un lugar tranquilo. Los
pisos superiores de un edificio, o las zonas no expuestas en
forma directa a fuentes de ruido son las que se recomiendan.
Además cuando sea práctico, deben separarse las
fuentes de ruido del resto de la oficina.

Colóquense las máquinas ruidosas en una
sección separada o afuera, en un área lateral.
También ayudan los cojines de fieltro colocados debajo de
la máquina de escribir, calculadoras y otro tipo de
máquinas. También existe muebles a prueba de
sonidos, estos son muy útiles para solucionar el problema
del ruido en la oficina.

Por último, pero nunca de menos importancia se
puede hacer un llamamiento al personal, destacando la
consideración para otros de evitar conversaciones
innecesarias dentro de la oficina.

Acondicionamiento del aire.

El verdadero aire acondicionado regula cuatro
condiciones atmosféricas básicas:

1. Temperatura.
2. Circulación.
3. Contenido de humedad.
4. Limpieza.

Es posible controlar sólo una o varias de
éstas condiciones. Pero tal control se lama
con más propiedad
acondicionamiento parcial de aire. Se puede utilizar una unidad
central o varias unidades individuales. Se dispone de varios
tamaños y capacidades. Las unidades individuales para un
pequeño grupo de oficinas o para parte de un área
del piso han crecido en popularidad.

Algunas están diseñadas para un solo
cuarto y son portátiles. El costo de acondicionamiento de
aire es razonable y bien vale la pena el gasto porque ayuda a la
salud y a la
comodidad, ayuda a mantener una productividad consistente y
satisfactoria y reduce los costos de limpieza y
decoración.

Observando con más detenimiento las condiciones
atmosféricas básicas anteriormente mencionadas
expliquemos:

Primero está la temperatura. Está
demasiado elevada en la mayoría de las oficinas. Esto
conduce a incomodidad y somnolencia. Deben instalarse reguladores
n los aparatos de calefacción de manera que no se
produzcan temperaturas excesivas. Es conveniente adquirir
"conciencia del
termómetro" y mantener la temperatura
de la oficina dentro de límites razonables, esto es,
alrededor de 22°C. si se emplea acondicionamiento de aire
gama la temperatura recomendada es de 24° a 27°C
dependiendo de la temperatura exterior. Una diferencia muy grande
entre la temperatura de la oficina y la externa a ella no es muy
recomendable.

La falta de una ventilación adecuada hace que una
persona se sienta somnolienta e indebidamente cansada. A
21°C, un cuerpo humano
adulto en descanso despide una pequeña cantidad de calor,
que debe ser transportada por el aire circundante, de lo
contrario el cuerpo se sobrecalienta.

Los requisitos de una ventilación normal es de
aproximadamente de 2.000 pies cúbicos de aire por persona
por hora. Para las áreas sin acondicionamiento de aire los
ventiladores de abanico y de ventana ayudan mucho a proporcionar
una ventilación adecuada. La práctica de abrir las
ventanas y airear la oficina por períodos estipulados, a
media mañana, medio día y a media tarde, sirve de
mucho para expulsar el aire viciado y refrescar la
oficina.

La humedad, o contenido de agua en el aire, afecta
definitivamente la comodidad y la eficiencia de un ser humano. A
la misma temperatura, el aire húmedo se siente caliente y
el aire seco se siente fresco. La humedad excesiva puede causar
cansancio físico.

La humedad relativa es el término que se
emplea para describir la intensidad de saturación de
humedad en el aire.

La limpieza no necesita aclaración.
Registros
limpios, mejor condición de operación para las
máquinas, menor mantenimiento de oficina y el trabajo en
una zona limpia libre de polvo, es muy conveniente.

El Método
AMCO-PACT

La mayoría está de acuerdo en que la
utilización del espacio de la oficina ayudará no
sólo a lograr que se desempeñe el trabajo de
oficina específico, sino también a satisfacer las
preferencias personales y las necesidades humanas. Para este fin,
se ofrece el método AMCO-PACT; éste se ilustra en
la siguiente figura:

El Método AMCO-PACT es efectivo
para el arreglo de la oficina

En esta figura se ve como se desarrolla la
ubicación del espacio de la oficina y los datos derivados
del análisis de AMCO (la Actividad o función
desarrollada, Máquinas o equipos utilizados, Canal o flujo
de instalaciones de servicios del edificio requeridas, y
Organización), que da el número de las personas y
el respectivo tipo de trabajo que ejecutan.

A su vez, estos factores AMCO están influenciados
por PACT, que representan las Preferencias
personales de la gente involucrada, deseos estéticos
(Aesthetic, en inglés)
que debe satisfacerse, Costo del arreglo, y
consideraciones de Tiempo.

El análisis de la actividad está derivado
del estudio de los sistemas, procedimientos y métodos
prescritos de la oficina. Representa la acción que debe
emprenderse para la ejecución del trabajo y las
condiciones requeridas para ejecutarlo en forma adecuada, son
determinados y evaluados. Asimismo, se prevén las
probables necesidades para cinco o diez años. Por lo
general, se hace un estudio y comprobación de las
operaciones a cada nivel con un miembro correspondiente
administrativo. Si parecen necesarios algunos estudios
especiales, se practican, de manera que se dispongan de una
información completa de sistemas y
métodos.

El análisis de Maquinas y equipos afectan el
arreglo de la oficina. Los datos sobre estos requisitos se
obtienen del análisis de la actividad antes discutida.
Esto ayuda a trabajar estrechamente con el personal de sistemas y
métodos. Es necesario un inventario de las maquinas y
equipos en uso en la oficina, lugares donde están
colocadas, y si parecen adecuadas para un uso continuado ya sea
continuado ya sea con el arreglo actual o con el propuesto. La
necesidad de un equipo especial garantiza una investigación cuidadosa. Todos estos tipos
de información son necesarios para evaluar y tomar en
cuenta el efecto de las máquinas y equipos sobre el
arreglo.

El análisis del Canal incluye el estudio del
actual del flujo de instalaciones de servicio del edificio, y una
evaluación no solo del número, tipo
y ubicación de las unidades, sino también de las
mismas ayudas del canal, incluyendo tamaño y
ubicación de los ductos, con ductos del piso y line4s de
fuerzas requeridas. Por lo general los datos del canal se
registran en hojas especialmente diseñadas para facilitar
su estudio. Algunas incluyen las preguntas que se deben formular,
diagramas para llenar, y otros en que se pide que se anote una
información especifica. La omisión puede dar como
resultado, por ejemplo, que los teléfonos tengan que ser
cambiados de lugar, que las tomas de corriente tengan que ser
cambiadas de lugar.

El análisis de la Organización incluye:
número del personal que será alojado y para cada
uno, el nivel organizacional, la unidad organizacional, los
proyectos por
unidad organizacional y la autoridad formal. Se recomienda para
prever las futuras necesidades, que se hagan proyectos para cinco
o diez por unidad organizacional.

Uniendo los datos del análisis de máquinas
y equipos, pueden obtenerse los siguientes datos, que se
recomiendan para cada empleado: nombre, titulo de la
función, máquinas y tamaño de cada una,
muebles y su tamaño y otras necesidades diversas. Tales
datos mostraran el formato especifico del personal que de
razón por las necesidades del mayor espacio que se
requiera.

PACT

La utilización del espacio para la oficina,
condicionada por el análisis de la actividad, de las
máquinas y del equipo, canal y organización,
está constreñida por las cuatro fuerzas primarias
de PACT. Como se indico en la figura anterior, una de
éstas constituye las Preferencias personales de los
empleados (tanto administrativos como no
administrativos).

El arreglo de la oficina será o no efectivo,
dependiendo de que los empleados utilicen bien y les agrade el
ambiente espacial de trabajo que se proporcione. Lo que sea
importante para las personas que utilicen el arreglo, es vital y,
si es factible, debe incluirse en el arreglo del espacio. Los
arreglos también son humanos y emocionales. El elemento
personal es fuerte en los arreglos de oficinas que logran el
mayor éxito.

Los deseos estéticos (Aesthetic), o la A
en PACT, ameritan una profunda consideración. El arreglo
debe ser agradable a la vista y de acuerdo con el buen gusto en
el diseño. Presentar una combinación armoniosa de
las herramientas
del trabajo de oficina, e impartir una atmósfera de la cual
le agradaría a uno formar parte.

El Costo es siempre importante. Ya sea que se trate de
personas, de máquinas, sillas, escritorios, mesas,
archiveros, gabinetes, espacios, pasillos o de oficinas privadas,
todo lo que interviene en el arreglo de la oficina está
afectado por el costo.

El Tiempo también afecta al arreglo originado por
los datos proporcionados por el análisis de AMCO. Un
sistema que se piense sea temporal tiene que diferir mucho de
otro que se considere permanente. Hay estilos en los arreglos de
oficinas no muy distintos a los diseñados en
automóviles y proyectos de plantas de
casa.

¿Quién va y a
Dónde?

Después de aplicar el método AMCO –
PACT, la siguiente tarea es determinar la ubicación
general de las varias unidades del total del espacio utilizable.
Para este propósito se usan los estudios del flujo de
funciones.

El resultado de este estudio es mostrar en forma
gráfica la relación de los componentes, como se
muestra en el siguiente diagrama de
bloques:

Diagrama de bloques que muestra la
relación de los componentes

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

Cada bloque identifica al departamento o unidad que se
incluirá en el arreglo. La anchura de la línea que
une a los bloques indica la cantidad de flujo de trabajo y los
requisitos de capacidad física para la
comunicación entre estas dos unidades.

Estos esfuerzos muestran quién trabaja con
quién y a dónde va cada uno. El flujo puede ser por
papeles, o por personas. Se trata de minimizar esto
último, pero ambos deben ser utilizados.

Una interesante técnica para determinar la mejor
relación de los componentes se utiliza por una
computadora. Primero, se traza un diagrama de bloques en el cual
se muestran las mediciones para cada flujo. A continuación
se hacen ajustes para encontrar el mejor arreglo entre las
unidades y que contribuyan a la efectividad del total medidas por
costo o tiempo para los diversos flujos de trabajo y esfuerzos de
comunicación. Los datos de entrada de la computadora
principal con el costo total del flujo de trabajo para un
patrón dado. Después, se calcula el cambio en el
costo de cambios entre las unidades.

Concepto de
Importancia del Arreglo

Es una idea práctica de un arreglo de
oficina que capta la disponibilidad de la habilidad y destreza
humanas así como una utilidad mejorada
de muchos muebles modernos y de las máquinas de la
actualidad.

Canales Movibles

Para dividir formalmente el espacio de la oficina como
lo requieran los arreglos aprobados se emplean mucho los canales
movibles. Proporcionan no sólo una mayor flexibilidad sino
también el control del espacio y permite desusados
diseños que puedan adoptarse a un costo factible. En mucho
de los casos, el costo de construir canales movibles es de
sólo el 15% de paredes permanentes de mosaico y yeso.
Además, se eliminan incomodidades objetables tales como
ruido, alboroto, materiales de desecho, esperar que seque el yeso
y la pintura, y
después de la división, limpieza de alfombras,
cortinas y muebles.

Los canales móviles, hechos de metal, madera o
plástico se arman y desarman con facilidad. Se disponen de
varias alturas, proporcionan aislamiento, pero no interfieren con
la ventilación y el alumbrado. El alambrado y las tomas
están contenidas en la base de los tableros y en las
uniones. Los canales tienen acabados de fábrica y gran
variedad de estilos y colores.

Preparación del Arreglo de la
Oficina

Primero, obténgase un dibujo o
plano del área disponible. Si no, mídase el espacio
e indique las dimensiones en un boceto bien dibujado. Debe
señalarse la ubicación y tamaño exacto de
las ventanas, resaltes del edificio y arcos de las puertas,
ductos para el alambrado telefónico, instalaciones para
agua corriente, entrada y salida, para adaptar un arreglo
sugerido depende de lo completo y exacto que sean estos
datos.

A continuación, determínense la
ubicación, dependerán de cosas tales como
superficies y medidas del espacio disponible y del tipo general
de la oficina. Las instalaciones del edificio, tales como
entradas y salidas, escaleras, ascensores, salones de descanso,
etc. sugerirán las zonas de mayor tráfico. A partir
de esta información, se pueden sugerir en el arreglo la
colocación de los pasillos principales, cuartos de
almacenamiento, de recepción y
guardarropa.

En tercer lugar, formular respuestas tentativas respecto
al uso del salón de recepción, de conferencias y
oficinas privadas.

Cuarto, estudiar los datos de los análisis de la
actividad, máquinas y equipos, del canal y de la
organización, como se indico anteriormente. La
coordinación de la información en un cuadro general
permite identificar el número de empleados y
máquinas y equipos que se necesiten en cada unidad
organizacional. Adaptar los principales segmentos de las
necesidades de espacio a espacio utilizable de que se disponga,
suena como unir piezas de rompecabezas. Pero poco a poco, un
ajuste aquí y otro acá, las áreas claves
comienzan a tomar forma y empieza a desarrollarse en forma
satisfactoria todo el arreglo desde un punto de vista
general.

Ahora ya se esta listo para elaborar los detalles
específicos, principiando por hacer planillas (o utilizar
modelos) de todas las unidades físicas. Una plantilla es
un patrón a escala, hecha de cartoncillo o de papel, que
se utiliza para representar la superficie de piso ocupado por una
unidad física. Para cada una de estas se hace una
plantilla por separado para considerarla en el arreglo (detalles
como esquinas recodadas, redondeadas, etc.). Esto incluye
también a cada una de las máquinas y, oficinas
privadas, salón de conferencias, recepción,
etc.

En vez de plantillas, pueden emplearse modelos
tridimensionales de las unidades físicas, son
dimensionalmente exactos y muestran de una ojeada el arreglo de
la oficina. Muchas personas pueden visualizar con más
claridad con modelos a escala que con un dibujo
técnico al cual pueden no estar acostumbradas.
También se pueden realizar plantillas magnéticas o
modelos que se sostienen firmemente en una base, que se pueden
mover para mostrar distintos arreglos.

Las plantillas o modelos requieren mucho tiempo y no se
pueden apresurarse, si son magnéticos, se fotografía
el arreglo provisional y se hacen copias, de manera de
proporcionar una referencia adecuada. Después se revisa
todo el arreglo y se hacen los ajustes menores que sean
necesarios para satisfacer las necesidades
particulares.

Se agregan marcas adecuadas para indicar los principales
flujos de trabajo, del alambrado eléctrico y
telefónico, y el nombre del empleado que ocupará
cada unidad. Esta información es necesaria para entender
por completo el arreglo y para que el ejecutivo de la oficina
pueda visualizar el flujo de trabajo de una mejor
manera.

Por ultimo, se hace otra revisión con el grupo
interesado. El primer grupo es el de los altos gerentes, se les
señala donde están colocados, cuales son las
facilidades que se les proporcionan y las principales
consideraciones que determinaron el arreglo recomendado, pueden
que se sugieran cambios menores, que pueden ser incorporados. El
mismo método se sigue con cada grupo. Una vez que todos
los grupos hayan dado su aprobación de sus respectivos
acomodos, se somete todo el plan a los altos gerentes, indicando
que arreglo tiene la aprobación de los grupos. La
aceptación de los grupos es por lo general una
formalidad.

Normas para el Espacio de la Oficina

Los estudios muestran que un valor de 60 pies cuadrados
de espacio utilizable para cada uno de los empleados generales de
oficina es una norma conveniente. De 75 a 85 pies por empleado es
un área típica y bastante grande. Sin embargo, no
existe una regla objetiva que norme el número de pies
cuadrados por empleado.

La superficie está influenciada por muchos
factores: la naturaleza del trabajo, la superficie total
disponible, la extensión de las áreas de servicio,
la necesidad de aislamiento, el número y tipo del equipo y
de las máquinas, exposición y obstrucciones dentro
del mismo espacio total. También podemos calcular
más o menos el espacio del personal administrativo,
ejecutivo principal de 400 a 450 pies cuadrados; ejecutivo
intermedio de 275 a 300 pies cuadrados y ejecutivo supervisor de
110 a 125 pies cuadrados.

Estos datos son mas valiosos principalmente porque
existe mas uniformidad en lo que se proporciona para
máquinas y muebles a un ejecutivo o a un supervisor. En la
mayoría solo se aplican métodos simétrico
– técnico.

Escritorio: Las sugestiones para el
espacio mínimo, es acomodando los escritorios con medidas
de 50 x 30" como unidades aisladas con pasillos adyacentes, o si
se acomodan por partes, extremo contra extremo, con pasillos
juntos a cada escritorio.

Pasillos: Los pasillos principales o
corredores deben ser de 5 a 8 pies de ancho, dependiendo de la
cantidad de tráfico que se maneje. Los principales
pasillos, en el área de una oficina deben ser de 4 a 5
pies de ancho, y la medida de los pasillos secundarios
deberá ser de 3 a 4 pies de ancho. Los pasillos
trasversales deben quedar a unos 50 pies.

Archivos: El espacio de los archivos depende
de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo. Cuando se
utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando
frente uno con el otro.

La Oficina Privada: Las decisiones
respecto al uso de una oficina privada sólo deberá
hacerse después de un amplia consideración de las
circunstancias individuales. Debe utilizarse una oficina privada
cuando su uso esté dictado por hechos y un criterio recto.
Nunca porque siempre se ha proporcionado para un puesto en
particular o porque las solicitudes o en ocasiones las presión la
han puesto en uso.

Por el lado favorable está la necesidad de
prestigio. Es por esta razón que los miembros de la alta
gerencia,
jefes de departamento y profesionales cuentan con oficinas
privadas, esto ayuda a dar peso, influencia y respeto a estos
grupos ante los ojos de los demás empleados y de quienes
visitan la oficina.

Hay afirmaciones que dicen, que el trabajo creativo, tal
como redactar textos publicitarios y la preparación de
reportes elaborados justifica por lo general el uso de una
oficina privada. Asimismo, los empleados dedicados a
análisis intrincados, planeación original y la
consolidación de recapitulaciones de estadísticas
de importancia. Pero observe que un salón de conferencias
puede ser utilizado para tal propósito.

Oficina Privada que cuenta con un
escritorio, tres sillas, archivos y librero en 81 pies cuadrados
de espacio:

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

La figura sugiere el arreglo de una oficina privada que
hace un uso excelente del espacio. Por otra parte, los argumentos
en contra de este tipo de oficinas incluyen primero, interfieren
con la efectividad de la supervisión. La cercanía
del supervisor con los empleados, la familiaridad con los
problemas que se presenten y estando en el corazón de
todo lo que sucede en la unidad, se pueden perder cuando el
supervisor está separado en una oficina
privada.

Los segmentos de espacio individual, segregado de un
área grande, requieren de arreglos especiales, lo cual
significa materiales y mano de obra adicionales.

Recepción: La sección de
recepción y recepcionista crean la impresión
inicial de la empresa en el
visitante, y las primeras impresiones suelen ser las mas
duraderas. El salón de recepción debe ser
invitador, la exhibición de los productos o servicios de
la compañía es muy efectiva y ayuda a la
creación de crédito
mercantil. El mantenimiento de esta área es básico.
Las sillas deben estar alineadas, con periódicos y
revistas colocados en orden en una mesa, los ceniceros deben
conservarse limpios, no debe manejar el tránsito ordinario
y necesario entre las distintas tareas de la oficina, debe
crearse una paso auxiliar al de la recepción para que
transiten los empleados sin necesidad de entrar en contacto con
los visitante, para evitar las distracciones. También es
conveniente colocar instalaciones sanitarias en esta
área.

La recepcionista debe ser amistosa y debe dar a los
visitantes un tratamiento cortés y rápido. Debe
descubrir qué persona, en su caso, debe hablar con el
visitante y hacer arreglos para que éste lo vea de
inmediato, debe estar totalmente familiarizada con los asuntos
que maneja la cada uno de los empleados que tienen visitantes. Se
debe disponer de un folleto para consultas, para el control es
una buena práctica que la recepcionista mantenga un
registro de
los visitantes, que incluya la fecha, el nombre del visitante y
de su compañía y a la persona que
visita.

Cuarto de la Computadora: La
iluminación del cuarto debe estar un tanto igualada con el
área de las máquinas, ya que con frecuencia el
personal tiene que trabajar en varias máquinas. La
mayoría de las computadoras generan una cantidad
considerable de calor, y para mantener condiciones satisfactorias
de operación, se requiere aire acondicionado durante todo
el año. Varios gerentes recomiendan un sistema de
enfriamiento separado del normal para el edificio.

Este espacio es útil, ya que las grandes
cantidades de discos, tarjetas, cintas, impresiones de
computadora y registros microform, requieren una gran área
para archivo y rápida recuperación. El cuarto de la
computadora aloja a un centro de información
vital.

Salón de Conferencias: Para
reuniones en privado, se recomienda mucho un salón de
conferencias. La mayoría de las oficinas privadas no son
adecuadas para la celebración de juntas. Los participantes
pueden ser acomodados en forma mas satisfactoria aun gran
número de ellos, y cada uno puede tener un lugar
conveniente para escribir o tomar notas, con un mínimo de
interferencias y distracciones. Este espacio debe estar colocado
en forma conveniente en donde el transito de entrada y salida al
salón sea menos molesto para los demás empleados de
la oficina. (Ver figura Pág. siguiente)

Guardaroropa: Se pueden proporcionar
fácilmente para el guardarropa ya sea en cuartos separados
(armarios o vestidores), en este caso debe tener uno para damas y
otro para caballeros, o colocar colgadores de ropa en las
áreas de las oficinas.

Cambios de Oficina: Los cambios en los
arreglos de la oficina pueden necesitar una mudanza, una vez
concluido el arreglo, se debe comunicar al personal la
información que deseará conocer, como la
decoración general que se utilizará, el sitio en
donde serán colocados en el nuevo arreglo, el momento
aproximado de la mudanza y las características sobre
salientes del nuevo arreglo. Para esto se debe tomar algunas
medidas como, numerar las cosas para el nuevo arreglo, etiquetar
y numerar el mobiliario, equipos y máquinas para designar
su colocación exacta en el nuevo arreglo.

Se recomienda que se designe un comité para la
mudanza, por lo general esta integrado por el presidente con los
jefes de departamento como miembro, estos últimos
escogerán dos ayudantes. El día en que ésta
se efectúa, el comité sirven como representantes
que ayudan a coordinar la mudanza, dirigen el tránsito,
comprueban que todo se coloque en las ubicaciones
correspondientes en sus áreas respectivas y responden
preguntas sobre cosas que no estén numeradas o no sepan
donde colocarlas.

Como recomendación es mejor programar la mudanza
para un fin de semana o en los periodos de vacaciones,
permitiendo un máximo de 60 horas continuas (Ej. Viernes 6
p.m. A Lunes 6 a.m.) y disponiendo el número adecuado de
camiones y cuadrillas. También se debe tomar en cuenta el
cambiar una sección de la oficina a la vez, ya que mudar
dos o tres al mismo tiempo puede dar como resultado un serio
contratiempo. Lo que deba colocarse en las zonas mas alejadas,
deberá ser mudado primero, para terminar con las cosas que
van en la entrada. Esto hace más cómoda y
rápida la mudanza.

Arreglo de un Salón de
Conferencias para diez personas:

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

Los planos son los que de alguna manera fijan el
tamaño de los objetos o personas que se verán en la
imagen. Existen diversos tipos de plano: el Gran Plano General,
que privilegia el ambiente y distingue muy poco a las personas;
el Plano General, que encuadra a las personas de la cabeza a los
pies y busca resaltar el protagonismo de las figuras principales;
el Plano Americano, que toma a la persona de la cabeza a las
rodillas y permite un mayor acercamiento a su rostro; el Plano
Medio, que recorta el cuerpo humano a la altura de la cintura y
privilegia la acción y la expresión del personaje;
el Primer Plano, que toma al personaje a muy poco distancia y se
acerca aun más a su estado
emocional; y finalmente el Plano Detalle que selecciona
sólo una parte de la figura humana o de un objeto, para
destacarla (los ojos o las manos). Permite así ver un
detalle que, quizás, de otro modo hubiera pasado
desapercibido.

La elección de los planos no es arbitraria. Un
mayor o menor acercamiento a la figura o a los objetos que
aparecen en la foto busca aumentar o disminuir la fuerza
expresiva y la implicación emotiva de quien mirará
la imagen.

Simplificación del trabajo

Importancia de la simplificación del
trabajo

La simplificación del trabajo de oficina es el
sentido común organizado para eliminar el desperdicio del
material, del equipo, del tiempo, de la energía y del
espacio en el desempeño del trabajo de
oficina.

Las posibilidades de mejoramiento están limitadas
solo por la habilidad, la imaginación y la agresividad del
analista. No existe ninguna formula secreta. En ocasiones, los no
profesionales se refieren erróneamente a la
simplificación del trabajo como la aceleración
aplicada a los métodos.

La simplificación del trabajo implica un aumento
en el ritmo del trabajo de producción, no la aceleración de sus
movimientos de un empleado. Esto último se refiere a
apresurar todas la etapas del trabajo, tanto las necesarias como
las innecesarias. En contraste, por medio de la
simplificación del trabajo se mejora el ritmo del trabajo
de producción desempeñando solo las etapas
necesarias en una forma normal.

Sin embargo, la simplificación del trabajo de
oficina no solo se aplica a los procedimientos y a los
métodos, sino también a las formas de oficina y al
arreglo y disposición del equipo y de las
maquinas.

Guías para la simplificación del
trabajo.

Con el tiempo se han reunido muchas listas de
guías para la simplificación del trabajo de
oficina. Para nuestros propósitos, se estudia los que
siguen:

1. Promover La "Participación De
Conocimientos" Por Todo Empleado De La Oficina Por Medio Del
Entrenamiento
Y Estimulo En El Uso De La Simplificación Del
Trabajo.

El deseo entusiasta y fuerte del empleado eficaz de una
forma mejorara para hacer el trabajo en forma satisfactoria, y el
entendimiento de la razón para hacer en la forma mejorada
son consideraciones esenciales. En su mayor parte, este se logra
fomentando la participación del empleado en las
planeaciòn de la mejora; en esta forma se promueve el
interés, la auto aceptación y cooperación
del empleado.

Pero no basta solo con la participación. Nada
más frustrativo para los empleados que se les pida que
tomen parte en una actividad de la cual saben poco o nada. Esto
quiere decir que deben proporcionarse conocimientos. Lo ideal son
los programas de entrenamiento cortos y efectivos. Se deben poner
a disposición de los empleados de oficina tanto la
información como los ejemplos. De esta forma se cuanta con
su participación gracias a sus conocimientos.

2. Hacer La Serie De Actividades Productiva Y
Sencilla

La serie adoptada de actividades debe representar la
mejor combinación posible para concluir el trabajo,
tomando en cuanta las facilidades disponibles y las condiciones
de trabajo. Es justificar cada actividad por su esencialidad y
eliminar todas las que no sean necesarias.

Hasta donde sea posible, deben aumentarse los que
contribuyen directamente al objetivo, o los llamados elementos
productivos de un procedimiento; y a ala inversa, deben reducirse
los elementos no productivos a un mínimo absoluto. Por lo
general esto produce una mayor productividad.

3. Combinar Siempre Que Sea Posible Las Actividades
De Trabajo Y Evitar El Recopiado

Con frecuencia se encuentra un copiado innecesario de
datos. En algunas oficinas esto forma parte de la manera aceptada
de procesar información. La mayoría de las
actividades deben ser combinadas para evitar el recopiado entre
ellas.

4. Reducir Las Distancias Reducidas A Su
Mínima Expresión

El movimiento de papeleo o de personas es costoso y es
un despilfarro; en su mayoría no representa un esfuerzo a
un propósito. En consecuencia, deben revisarse
cuidadosamente los movimientos; si no son esenciales deben ser
eliminados. Esto quiere decir que todo lo innecesario que no sea
útil en la empresa

5. Arreglar Las Actividades Para Obtener Un Flujo
Uniforme De Una Etapa A La Otra O Un Patrón Rítmico
Para El Empleado En Lugar De Trabajo

Las cantidades excesivas o aumentos repentinos de
trabajo indebidamente pesado tienden a desanimar a los empleados
de la oficina. Como resultado, invade al empleado la
sensación de que nunca está al corriente de su
trabajo y de nunca lograr nada.

En contraste es igual de molesta la situación de
regular con cuidado el trabajo para mantenerlo constantemente
ocupado. Un flujo de trabajo es lo más
conveniente.

Aplicación De La Simplificación Del
Trabajo De Oficina

En la aplicación de simplificación de
trabajo de oficina se siguen 4 etapas básicas:

1. Seleccionar el trabajo que va a
   simplificarse
2. Reunir todos los datos respecto a este
   trabajo.
3. Idear mejoras para:

• Analizar estos hechos
• Usar preguntas seleccionadas.

1. Aplicar los medios
   mejorados derivados.

Muchos creen son cinco los tipos de trabajo de oficina a
los que por lo general se les debe prestar mayor
atención

1. Cuellos de botella: trabajo que atrasa todo lo que
   antecede y detiene a lo que sigue.
2. De acá para allá: trabajo que implica
   mucho ajetreo.
3. de larga duración: trabajo que requise mucho
   tiempo para terminarse
4. Muchos preparativos y guardar. Trabajo que necesita
   salir y arreglar papeles especiales.
5. Mucha actividad pero poco logro: trabajo que siendo
   ejecutado con mucho gusto y agitación por personas muy
   ocupada, al investigar se observa que es muy poco lo que se ha
   logrado.

Gráficas
Comunes para la Simplificación del Trabajo de
Oficina

Estas gráficas sirven para proporcionar los
hechos en un proyecto de simplificación de trabajo en una
forma clara y comprensiva. Específicamente, las
gráficas para la simplificación del trabajo sirven
para los siguientes propósitos:

1. Ayudar a lograr la organización y
   visualización de los hechos.
2. Ayudar en el análisis y evaluación de
   estos hechos.
3. ayudar a formular un procedimiento o método
   mejorado.
4. Ayudar a convencer a otros del valor del medio
   mejorado.

A menos que la gráfica sirva a uno o varios de
estos propósitos, no deberá ser dibujada. Con
frecuencia se suele utilizar mas de una gráfica, y la
combinación correcta de varias por lo general descubre
información y pistas para la simplificación del
trabajo.

Gráfica del Proceso

Una de las gráficas mas útil en la
simplificación del trabajo, es la gráfica del
proceso que muestra los pasos sucesivos detallados de un proceso.
Puede dibujarse para todo procedimiento que cubra muchos
departamentos o puede limitarse a parte separadas de un
procedimiento. Los pasos están indicados por breves
enunciados y símbolos arreglados en forma vertical y en
orden cronológico.

Gráfica del Flujo del
Procedimiento

Este tipo de gráficas es muy efectiva cuando se
utilizan formas con copias múltiples. Describe en forma
grafica la distribución y pasos subsecuentes de cada
forma, desde su concepción física hasta su archivo
permanentemente o destrucción. Por lo general no es
difícil construir este tipo de gráfica.

Diagrama de
Movimientos

Un diagrama de movimiento en el espacio. Se traza en un
arreglo a escala del plano de la planta de la oficina, de manera
que pueda medirse el movimiento de su relación apropiada
con los factores físicos.

Estas gráficas son útiles para descubrir
retrocesos, para visualizar el movimiento físico implicado
y para localizar congestionamientos y cuellos de botellas, de
manera que puedan corregirse con rapidez.