- La productividad y su
importancia - Eficiencia y
efectividad - Ingresos y
productividad - De las productividades
parciales a la total - Necesidad de una
Gestión Total de la Productividad - Mejoramiento de la
productividad - Principios de la
Gestión Total de la Productividad - Anexos
Durante la década del ’50 del siglo pasado
la dirección de las empresas
concentraban sus esfuerzos y estrategias en el
área de manufactura, y
en la década posterior dadas las condiciones imperantes en
el mercado
tomó impulso el enfoque centrado en el marketing. En
el transcurso de los años setenta y primeros años
de los ochenta la gestión
financiera ocupó un puesto relevante dada la importancia
que tomaron las operaciones de
fusiones,
adquisiciones, y diversificaciones de riesgos por
parte de las
corporaciones.
Con la invasión de productos
japoneses, y dada la continua pérdida de
participación en el mercado por parte de las empresas
cobro una importancia crítica
y fundamental la preocupación creciente por la calidad y la
gestión participativa. Dada la brecha existente entre las
compañías japonesas y las estadounidenses,
estás últimas trataron de dar alcance o bien
mantener la ventaja competitiva en el caso que correspondiera,
mediante la puesta en práctica de la reingeniería de procesos, la
cual implicaba un salto de carácter cuantitativo y cualitativo en la
gestión de los procesos productivos de la empresa. A
partir de los últimos años de la década del
noventa y en la primera década del presente siglo la
concentración estratégica se concentra a un mismo
tiempo en la
calidad, la tecnología y la
productividad
total. La necesidad de lograr un equilibrio y
armonía tanto en el plano de las estrategias como en el
marco de la gestión de los negocios dio
lugar a la necesidad de desarrollar la gestión total de
la productividad (conocido también como administración de la productividad
total).
La gestión total de la productividad puede definirse
como el proceso de
administración que sigue las cuatro fases
del "ciclo de la productividad", a efectos de incrementar la
productividad total y reducir los costes totales unitarios de
productos y servicios
dentro del más alto nivel posible de calidad.
El ciclo de la productividad está conformado por las
actividades de medición, evaluación, planeación
y mejoría de la productividad. La medición de la
productividad es la primera fase crítica dentro del
proceso de la productividad. La actividad de evaluación es
una comparación de los logros obtenidos tanto frente a los
niveles planeados, como así también frente a
los valores
registrados en el pasado por la empresa y los
verificados por empresas competidoras.
La planeación de la productividad trata con los niveles
de determinación de la productividad. Esta
planeación persigue la mejora en la performance de los
diversos indicadores
tanto en el corto como en el largo plazo, a los efectos de
mejorar la productividad y rentabilidad
de la compañía.
Cómo última actividad tenemos las acciones
concretas para la puesta en práctica de los planes
trazados.
La clave para poner en práctica la Gestión
Total de la Productividad radica en actuar y medir de manera
simultanea el impacto de los cambios realizados sobre todos y
cada unos de los componentes que participan en el proceso
productivo.
El desarrollo de
ésta nueva metodología de gestión obedece al
impulso y creatividad
del Dr. David Sumanth, quién articuló y
combinó una serie de sistemas y
metodologías de trabajo tales
como el TQM, el TPM, el "Just in Time", la
reingeniería, los círculos de calidad, el benchmarking y el
Desarrollo
Organizacional, para dar lugar a éste nuevo sistema de
gestión y análisis. Si bien el Dr. Sumanth le dio a
su método el
nombre de "Administración para la Productividad
Total" consideramos menester que al igual que en materia de
Calidad la Gestión de la Productividad debe ser problema y
objetivo de
todos los sectores e individuos de la
organización, por tal motivo el concepto de
"Gestión Total" es en principio más claro y
apropiado.
Las lecciones que no deberán olvidarse en torno a
ésta nueva filosofía son:
- La calidad no es un lujo sino una absoluta necesidad,
siendo esta una condición necesaria pero no
suficiente. - Si los productos y/o servicios no incorporan una calidad
total, el futuro de una empresa
es sin lugar a dudas incierto. - En los mercados
expuestos a una competencia global, las empresas que no
estén dispuestas a un compromiso continuo con una alta
calidad, tendrán que "tirar la toalla".
2. La productividad y su
importancia
El nivel y la tasa del crecimiento de la productividad de
cualquier país tienen mucho que ver con su nivel o
calidad de
vida, tasa de inflación, tasa de desempleo y con
todos aquellos indicadores económicos que proporcionan una
semblanza del grado de bienestar social y económico. En la
actualidad, la productividad y la calidad son consideraciones de
interés
nacional, tanto para los países desarrollados, como para
los que están en desarrollo. En el afán de lograr
las metas y objetivos en
materia de productividad deben converger los esfuerzos tanto de
gobernantes, como de dirigentes, empresarios, técnicos,
científicos y trabajadores.
A nivel de empresas, aquellas que logren un nivel de
productividad mayor al del promedio nacional de su industria,
tienden a contar con mayores márgenes de utilidad. Y si
dicha productividad crece más rápidamente que la de
la competencia, los márgenes de utilidad se
incrementarán todavía más. En tanto que para
aquellas cuyos niveles y tasas de crecimiento de productividad
sean notablemente inferiores a sus promedios industriales corren
graves riesgos en cuanto a su competitividad
y permanencia.
La calidad y la productividad guardan una relación
fundamental, la cual a su vez se ve reflejada tanto en los
costos y en los
niveles de servicios, lo cual termina reflejándose en la
ventaja competitiva.
Una fábrica tradicional suele invertir como promedio
entre un 20 y un 25 por ciento de su prosupuesto operacional en
encontrar y corregir errores de calidad en sus productos. Por tal
razón es que la mayoría de los expertos en materia
de Costo de Calidad,
señalan que las pérdidas debido a productos
defectuosos se encuentran entre el 20 y el 30 por ciento de sus
ventas. Por
ello la mejora de la calidad genera directamente un notable
incremento en los niveles de productividad.
Contrariamente al mito difundido
de que la mejoría de la calidad afecta la productividad,
la productividad mejorará notablemente al mejorarse la
calidad de los productos y sus procesos.
3. Eficiencia y
efectividad
Una mejoría en la eficiencia no garantiza una
mejoría en la productividad. La eficiencia es una
condición necesaria pero no suficiente para alcanzar mayor
productividad. De hecho, tanto la efectividad como la eficiencia
son necesarias para ser productivo.
La eficiencia es la proporción de los resultados
generados en relación con los estándares de
resultados prescritos. La efectividad, en cambio, es el
grado en que se logran metas u objetivos de interés para
la empresa.
La efectividad significa definir las metas u objetivos
pertinentes y después alcanzarlos. Si se logran nueve de
cada diez objetivos, la efectividad es de un 90%. Se puede ser
muy eficiente sin ser productivo. Un ejemplo clásico es el
del médico que amputa la pierna a un paciente en la mitad
del tiempo habitual y luego presume diciendo que ha sido
doblemente eficiente de lo que era. Sin embargo, las enfermeras
tienen otra óptica
del asunto, debido ello a que el profesional amputo la pierna
equivocada. Así pues la efectividad del doctor fue cero,
ya que no alcanzó el objetivo adecuado de operar la pierna
correcta, aun cuando mejoró su eficiencia en un 100%.
Resulta por lo tanto obvio que el doctor fue todo menos
productivo. Dicho de otra forma, para ser productivo hay que
ser a la vez efectivo y eficiente, en ese orden.
4. Ingresos y
productividad
Toda empresa se fija objetivos en materia de ingresos por
ventas. De hecho, la mayoría de las empresas parecen estar
obsesionadas por discutir sus niveles de ventas con base mensual,
semanal e incluso diaria. Sin embargo, rara vez demuestran el
mismo celo por supervisar sus niveles de productividad. Realizar
un análisis de correlación entre los niveles de
ingresos y los de productividad resultan a todas luces
fundamental para monitorear de manera efectiva la performance de
la empresa.
5. De las
productividades parciales a la total
Encarar la medición de solo un componente de aquellos
que participan en la generación de la producción es factible si se mantienen
fijos en el tiempo todos los "n – 1" componentes, algo que
por cierto resulta en principio difícil de concebir.
Muchos factores inciden en la productividad, así si por
ejemplo la cantidad de horas se mantienen fijas pero se altera el
monto abonado, se generará dentro de ciertas condiciones
un efecto de motivación
que incrementará el rendimiento de los trabajadores. De
tal forma si calculáramos la cantidad de "x" producto
fabricado por hora y lo dividiéramos por la cantidad de
horas insumidas podríamos ver reflejados una mayor
productividad. Pero si tuviésemos debidamente en cuenta el
incremento salarial se podría llegar a observar un
incremento o no de la productividad, dependiendo tal
situación si el incremento en la cantidad producida fue
superior o igual al incremento salarial.
Otra cuestión a considerar es el incremento en la
productividad de la mano de obra generado gracias a la
incorporación de maquinarias de mayor tecnología,
pero se deja de considerar en tales cálculos que ocurre
con la productividad de las maquinarias. De tal forma si el
incremento en la producción no compensare el incremento en
capital
estaríamos ante un decremento o disminución de la
productividad del capital.
Queda reflejado con lo expuesto en los párrafos
anteriores la complejidad que a las mediciones de la
productividad le es propia. A los efectos de superar tales
circunstancias se ha desarrollado una fórmula que
contempla a la totalidad de los insumos.
Productividad Total = Resultado Tangible Total / Insumo
Tangible Total
La productividad total también se conoce como
productividad multifactorial. La productividad multifactorial se
calcula sumando todas las unidades de input a los efectos de
conformar el denominador:
Productividad = Output / (Trabajo + Material +
Energía + Capital + Varios)
Para hacer factible el cálculo de
la productividad multifactorial, los inputs individuales
(denominador) pueden expresarse en unidades monetarias y
sumarse.
6. Necesidad de una
gestión total de la productividad
Si bien muchas empresas analizan la productividad de manera
parcializada y calculan la misma en relación a un solo
factor (monofactorial), hacer ello no sólo resulta
incorrecto y inconducente, sino que contribuye a confundir y
distorsionar los análisis.
Muy poca atención se presta a un análisis
global e integral de la productividad y los costes, cuando ello
debiera ser uno de los objetivos críticos a monitorear.
Controlar de forma permanente la performance de la productividad,
los costos, la calidad, el nivel de los servicios y los grados de
satisfacción es fundamental si se pretende lograr una
ventaja competitiva sostenida.
En un mundo en constante y profundos cambios en lo
tecnológico, social, político, económico y
cultural, cambian las necesidades de los consumidores, se alteran
las bases tecnológicas de los productos y procesos,
cambian las necesidades ambientales y psicosociales de los
consumidores. Estos cambios redundan luego en modificaciones a
las normas legales y
reglamentaciones. El mundo está por tales razones en
continua ebullición y las empresas se ven atrapadas en la
misma. La única forma de lograr el éxito
es mediante un cambio radical en la forma de pensar de sus
directivos y funcionarios que luego deberá trasladarse al
resto de los empleados de las corporación. Una nueva y
distinta manera de ver y analizar la productividad, una forma
diferente de gestionarla y promoverla, serán las bases
sobre la cual ha de edificarse la competitividad del presente y
futuro de la empresa.
Abandonar los patrones antiguos de pensamiento,
reenfocando la productividad sobre un pensamiento orientado a los
procesos, enfocado en los sistemas y basado en datos concretos y
no en suposiciones, resulta clave para lograr una mejora continua
en los niveles de productividad y con ello en los niveles de
costes, permitiendo de tal forma hacer efectiva la "curva de
experiencia", con lo cual se logra desplazar a los competidores
de los mercados, obteniendo consecuentemente una mayor cuota de
mercado.
Sólo una gestión total de la productividad que
evite por un lado las improductividades en los diversos procesos,
estén estos vinculados directamente a la producción
o no, y logren a través del trabajo en equipo
de la organización como un todo aumentar la
productividad de la empresa mediante una mayor y mejor fluidez de
los recursos y
energías, ha de permitir una rentabilidad que sea
compatible con la conquista de mercados en el mediano y largo
plazo.
7. Mejoramiento de la
productividad
El mejoramiento de la productividad bajo la Gestión
Total de la Productividad (GTP) implica llevar de manera
sistemática los siguientes pasos:
- Seleccionar el conjunto de técnicas más apropiadas para el
mejoramiento de la productividad en función de las características
propias de la empresa y su entorno. - Desarrollar un plan de
implementación conducente a poner en práctica
las técnicas seleccionadas.
Del estudio e investigación desarrollado por el Dr.
Sumanth existen aproximadamente 70 técnicas divididas en
cinco categorías fundamentales basadas en: la
tecnología, en los materiales, en
los empleados, en el producto y en los procesos o tareas. (Ver
Anexo).
Parra la selección
del juego
más apropiado de técnicas es menester tomar
debidamente en consideración:
- El sentido común, a menudo respaldado por la
experiencia. - Utilización de modelos
matemáticos. - Y metodologías semicuantitativas, resultantes de
combinar de manera efectiva lo mejor de las dos anteriores
consideraciones.
Es fundamental tomar siempre en cuenta al momento de
seleccionar las técnicas más apropiadas:
- Las limitaciones presupuestarias o financieras
- El tiempo mínimo establecido para la
recuperación de la inversión - Y, el tiempo máximo para implementar las
técnicas seleccionadas
En cuanto a las estrategias a considerar para aumentar los
niveles de productividad, se tienen a tales efectos las
siguientes.
Estrategia 1:
aumentar la producción, utilizando el mismo nivel de
insumos.
Estrategia 2: aumentar la producción y disminuir los
insumos.
Estrategia 3: para el mismo nivel de producción,
disminuir los insumos.
Estrategia 4: aumentar la producción a una tasa
más rápida que los insumos.
Estrategia 5: disminuir los insumos a una tasa más
rápida que la producción.
Las estrategias 3 y 5 son reactivas, en especial la
número 5, mientras que las estrategias 1, 2 y 4 son
proactivas. Por lo general las empresas que se caracterizan por
una pobre gestión y liderazgo,
adoptan la estrategia 5 como su último recurso de
supervivencia.
En cambio las empresas de excelencia seleccionan las
consideradas proactivas, siendo la mejor o ideal la estrategia 4
enfocada a aumentar la producción a una tasa más
rápida que los insumos utilizados.
Con el transcurso del tiempo y dada determinadas condiciones
tecnológicas, características del sistema y de los
procesos, y marco socio-cultural, toda empresa desarrolla una
curva de "productividad total", debiendo luego determinar su
ubicación en dicha curva a los efectos de aplicar la
estrategia más conveniente.
8. Principios de la
Gestión Total de la Productividad
Los doce principios en los cuales se basa la GTC para generar
productos y servicios con una calidad superior, costos unitarios
bajos y tiempos de respuesta rápidos son:
- Principio 1: Calidad / perfección. Buscar en
la calidad (perfección) del diseño la calidad de conformidad y la
calidad del desempeño. - Principio 2: Orientación hacia el cliente.
Escuchar atentamente lo que dicen los clientes,
aprender de ellos con diligencia, darles lo que desean en lugar
de lo que puedes ofrecer sin disgustarlos. Dejar una positiva
impresión en sus mentes acerca de la empresa, sus
productos o servicios, y la organización. Enfocarse en
deleitarlos, no simplemente en satisfacerlos. - Principio 3: El valor de los
empleados. Considerar a la gente que trabaja en la empresa
como un activo, proporcionándoles armonía y
seguridad en
el
trabajo. - Principio 4: Curva de aprendizaje. Siempre que sea
posible, los niveles de productividad y los costos de
producción deben planearse sobre las bases de las
curvas de aprendizaje. - Principio 5: Diseñar productos y servicios con
una estrategia deliberada para estandarizar y simplificar sus
componentes. - Principio 6: Benchmarking. Tomar lo mejor de las
tecnologías de por lo menos tres competidores en cuanto
a diseño de productos, servicios y procesos de
producción, y tratar de mejorar lo que la competencia ya
ha logrado. - Principio 7: Miniaturización. Intentar la
miniaturización siempre que se factible, utilizando
tecnología basada en microprocesadores en el diseño de
servicios y de procesos. - Principio 8: Investigación y desarrollo.
Proseguir agresivamente con la investigación en materia
de productos y procesos, trabajando muy de cerca con instituciones académicas y de
investigación general, para desarrollar ideas que
mejoren la productividad. - Principio 9: Planeación de la mezcla de
productos. Crear una mezcla de productos o servicios que
resulten ganadores en productividad total y en la
participación de mercado sobre una base
consistente. - Principio 10: Secreto. Las ideas novedosas y las
estrategias de mejoramiento de la productividad, en especial
las desarrolladas en la empresa, deben mantenerse en absoluto
secreto. - Principio 11: Mutuo beneficio. Por cada acción o decisión que se tome, hay
que preguntarse de qué manera beneficia ello a la
empresa, a sus propietarios, al personal, a los
clientes, a los proveedores
y a la comunidad. - Principio 12: Consistencia. Resulta mucho mejor ser
consistente que ser perfecto ocasionalmente.
9. Anexo 1 – Reglas para
lograr el éxito en la Gestión Total de la
Productividad
Regla 1: Tratar a las personas con respeto y
confianza.
Regla 2: Ser innovador y no un imitador, ser en
líder y
no un seguidor, en todos los
productos y servicios.
Regla 3: Aplicar sistemáticamente la regla de
las "3 P", por la cual el Éxito depende
de la Planeación, la Preparación y la
Paciencia.
Regla 4:Implementar un programa de
participación en las ganancias en función a la
los resultados en materia de productividad total.
Regla 5: Ser plenamente optimista al gestionar el
cambio.
Regla 6: Administrar la tecnología con un
sentido total e integrador.
Regla 7: Enfocarse y pensar en términos
sistémicos e interdisciplinarios, y no en
pensamientos y actitudes
funcionales.
Regla 8: Hacer prevalecer el trabajo en equipo por
sobre las actitudes individualistas.
Regla 9: Practicar la
administración con el ejemplo.
Regla 10: Imponerse objetivos altos. Buscar
permanentemente el salto cuantitativo y
cualitativo.
10. Anexo 2 – Lista de técnicas de
mejoramiento de la productividad total
Técnicas basadas en tecnologías
- Diseño asistido por computadora
- Manufactura asistida por computadora
- CAM integrada
- Robótica
- Tecnología láser
- Tecnología de energía
- Tecnología de grupos
- Gráficas computacionales
- Simulación
- Administración del mantenimiento
- Reconstrucción de maquinarias
- Tecnología de la conservación de la
energía - Tecnología digital
- Telecomunicaciones
- Bioingeniería
- Programación orientada a objetos
- Fibras ópticas
- Ingeniería de software
asistida por computadora - Tecnología RISC
- Ingeniería simultánea / ingeniería concurrente
Técnicas basadas en materiales
- Video conferencias de escritorio
- Control de inventarios
- Planeación de requerimientos de materiales
- Inventarios justo a tiempo
- Administración de materiales
- Control de calidad
- Sistema de manejo de materiales
Técnicas basadas en empleados
- Reciclamiento y reutilización de materiales
- Incentivos financieros individuales
- Incentivos financieros grupales
- Prestaciones personales
- Promoción de empleados
- Enriquecimiento del puesto
- Ampliación del puesto
- Rotación del puesto
- Participación de trabajadores
- Mejoramiento de habilidades personales
- Administración por objetivos
- Curvas de aprendizaje
- Comunicaciones
- Mejoría de las condiciones de trabajo
- Capacitación
- Educación
- Percepción del desempeño
- Calidad de supervisión
- Reconocimiento
- Castigos
- Círculos de calidad
- Cero defectos
- Administración de tiempos
- Flexibilidad de tiempos
- Semana de trabajo reducida
- Armonización
Técnicas basadas en el producto
- Trabajo en casa
- Ingeniería de valores
- Diversificación de productos
- Simplificación de productos
- Investigación y desarrollo
- Mejoría en la confiabilidad del producto
- Benchmarking
Técnicas basadas en procesos o tareas
- Promoción y publicidad
- Ingeniería de métodos
- Medición del trabajo
- Diseño del puesto
- Valuación de puestos
- Diseño de seguridad del puesto
- Factores humanos (ergonomía)
- Programación de producción
- Procesamiento de datos asistido por computadora
- Reingeniería
Autor:
Mauricio Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones
mlefcovich[arroba]hotmail.com