- NACIMIENTO DE LAS
ORGANIZACIONES.
Una organización se define a partir de la
creación de una estructura, la cual determine las
jerarquías necesarias y agrupación de
actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus
funciones
dentro del grupo
social.Esencialmente, la
organización nació de la necesidad humana
de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar
para obtener sus fines personales, por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas,
psicológicas y sociales; en la mayor parte de los
casos, esta cooperación puede ser más
productiva o menos costosa si se dispone de una estructura
de organización.Se dice que con buen personal
cualquier organización funciona. Se ha dicho,
incluso, que es conveniente mantener cierto grado de
imprecisión en la organización, pues de esta
manera la gente se ve obligada a colaborar para poder
realizar sus tareas. Con lo anterior escrito, es obvio que
aún personas capaces, que deseen cooperar entre
sí, trabajarán mucho más
efectivamente, si todos conocen el papel que deben cumplir
y la forma en que sus funciones se relacionan unas con
otras.
Este es un principio general, válido tanto
en la administración de empresas como en
cualquier institución.Así, una estructura de organización
debe estar diseñada de manera que sea perfectamente
claro para todos, quien debe realizar determinada tarea y
quien es responsable por determinados resultados; en esta
forma se eliminan las dificultades que ocasiona la
imprecisión en la asignación de
responsabilidades y se logra un sistema
de comunicación y de toma de
decisiones que refleja y promueve los objetivos de
la
empresa.- Introducción.
- Evolución de la organización
social.
El hombre es un ser eminentemente social,
de ahí que siempre se ha reunido con sus semejantes con el
objeto de formar grupos,
comunidades y
sociedades, y con ello
poder satisfacer sus necesidades. Las
sociedades se
transforman y se desarrollan, constituyendo la vida social y
creando diversas formas de organización
socioeconómica.
Dentro de la evolución de las formas de
organización tenemos:
- Comunidad primitiva: nace con la
aparición del hombre en
la tierra y
su desarrollo
conforma diferentes formas de organización
social:
- La horda: es la forma más simple de la
sociedad,
son nómadas, no se distingue la paternidad, son un grupo
muy reducido. - El clan: son exogámicos, eligen su
pareja. - La tribu: comprenden un gran número de aldeas
y se caracteriza por la posesión de un territorio
determinado, un dialecto definido, una cultura
homogénea y una organización política
definida.
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superior- La familia: siempre ha sido la
base de la sociedad, a través de la historia
existieron diversas formas de organización familiar
como el matriarcado, la familia
punalúa, la familia sindiásmica, el patriarcado
y la familia.Para ver el gráfico
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superior - El esclavismo: es un sistema de
explotación del hombre. Las culturas más
predominantes son: egipcia, mesopotámica,
hindú, china,
fenicia, griega, romana y hebrea. Su principal
característica es el predominio de la propiedad
individual, se desarrolla la agricultura, se encuentra una sociedad
claramente estructurada en clases
sociales.
- El feudalismo: régimen de
la edad
media, donde se desarrollan grandes extensiones de
tierras, se da una producción de autoconsumo, las clases
sociales se estratifican de forma piramidal, se da un
profundo dominio de la
iglesia.Para ver el gráfico
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superior - El capitalismo: tiene su origen en un periodo
mercantil precapitalista su importancia se da en el intercambio
de mercancía y la acumulación de riquezas.
El trabajo
es libre, se facilita el intercambio de mercancía, se
propugna por la libre competencia, se
desarrolla una dependencia económica y
tecnológica entre los países. - Socialismo: es una forma de
organización que se caracteriza, porque los medios de
producción son propiedad colectiva y su economía es
centralmente planificada en forma importante a la seguridad
social.
A continuación se enumeran y explican los
elementos de la organización los cuales, una vez
comprendidos y asimilados coadyuvaran al entendimiento de las
organizaciones.
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¿Qué es
Organización?Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas
de comportamiento, deben sujetarse a todos sus
miembros y así, valerse el medio que permite a
una
empresa alcanzar determinados objetivos.¿Qué es estructura
organizacional?La estructura organizacional es un medio del que
se sirve una organización cualquiera para conseguir
sus objetivos con eficacia.¿Qué es el
Departamento?El departamento es una o varias divisiones de la
organización. Departamento es un área bien
determinada, una división o sucursal de una
organización sobre la cual un gerente
tiene autoridad para el desempeño de actividades
específicas.Para ver el gráfico
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superior- Conceptos.
- Tipos de organización.
- La organización formal es la
determinación de los estándares de
interrelación entre los órganos o cargos,
definidos por las normas, directrices y reglamentos de la
organización para lograr los objetivos.
Características Básicas de la
organización formal.
- -Consta de escalas jerárquicas o niveles
funcionales establecidas en el organigrama - -Es racional
- -Es una de las principales características de
la teoría clásica
Según Taylor (defensor
de este tipo de organización) la organización debe
basarse en la división del trabajo y por consiguiente en
la especialización del obrero, pretendiendo una
organización funcional superespecializada.
Distribución de la autoridad y de la
responsabilidad
- Organización
Lineal es la estructura más simple y más
antigua, esta basada en la organización de los antiguos
ejércitos y en la organización
eclesiástica medieval.
Características de la organización
lineal.
- -Posee el principio de autoridad lineal o principio
esencial (tiene una jerarquización de la autoridad en la
cual los superiores son obedecidos por sus respectivos
subalternos), muy defendida por Fayol en su
teoría clásica de la
administración. - -Tiene Líneas formales de comunicación,
únicamente se comunican los órganos o cargos
entre sí a través de las líneas presentes
del organigrama
excepto los situados en la cima del mismo. - -Centraliza las decisiones, une al órgano o
cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente
hasta la cúpula de la organización - -Posee configuración piramidal a medida que se
eleva la jerárquica disminuye el número de cargos
u órganos.
Ventajas de la organización
lineal
-Estructura sencilla y de fácil
compresión.
-Delimitación nítida y clara de las
responsabilidades de los órganos o cargos
involucrados.
-Facilidad de implantación.
-Estabilidad considerable.
-Es el tipo de organización más indicado
para pequeñas empresas.
Desventajas de la organización
lineal
-La estabilidad y la constancia de las relaciones
formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la
organización lineal.
-No se responde de manera adecuada a los cambios
rápidos y constantes de la sociedad moderna.
-Esta basada en la dirección única y directa, puede
volverse autoritaria.
-Enfatiza en la función de
jefatura y de mando y la exagera, pues supone la existencia de
jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
-La unidad de mando hace del jefe un generalista que no
puede especializarse en nada (la organización lineal
impide la especialización).
-A medida que la empresa crece, la
organización lineal conduce inevitablemente a la
congestión, en especial en los niveles altos de la
organización.
Campo de aplicación de la organización
lineal
-Cuando la organización es pequeña y no
requiere ejecutivos especialistas en tareas altamente técnicas.
-Cuando la organización esta comenzando su
desarrollo.
-Cuando las tareas llevadas acabo por la
organización están estandarizadas, son rutinarias y
tienen pocas modificaciones
-Cuando la organización tiene vida corta y la
rapidez en la ejecución del trabajo se hace más
importante que la calidad del
mismo.
-Cuando la organización juzga más
interesante invertir en consultoría externa u obtener servicios
externos, que establecer órganos internos de
asesoría.
- Organización
Funcional es el tipo de estructura organizacional, que
aplica el principio funcional o principio de la
especialización de las funciones para cada
tarea.
Características de la organización
funcional
-Autoridad funcional o dividida: es una autoridad
sustentada en el
conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total
sobre los subordinados, sino autoridad parcial y
relativa.
-Línea directa de comunicación: directa y
sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las
comunicaciones
entre los diferentes niveles.
–Descentralización de las decisiones: las
decisiones se delegan a los órganos o cargos
especializados.
-Énfasis en la especialización:
especialización de todos los órganos a
cargo.
Ventajas de la organización
funcional
-Máxima especialización.
-Mejor suspensión técnica.
-Comunicación directa más
rápida
-Cada órgano realiza únicamente su
actividad específica.
Desventajas de la organización
funcional
-Pérdida de la autoridad de mando: la exigencia
de obediencia y la imposición de disciplina,
aspectos típicos de la organización lineal, no son
lo fundamental en la organización funcional.
-Subordinación múltiple: si la
organización funcional tiene problemas en
la delegación de la autoridad, también los presenta
en la delimitación de las responsabilidades.
-Tendencia a la competencia entre los especialistas:
puesto que los diversos órganos o cargos son
especializados en determinas actividades, tienden a imponer a la
organización su punto de vista y su enfoque.
-Tendencia a la tensión y a los conflictos en
la organización: la rivalidad y la competencia, unidas a
la pérdida de visión de conjunto de la
organización pueden conducir a divergencias y a la
multiplicidad de objetivos que pueden ser antagónicos
creando conflictos entre los especialistas.
-Confusión en cuanto a los objetivos: puesto que
la organización funcional exige la subordinación
múltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a
quien informar de un problema. Esa duda genera contactos
improductivos, dificultades de orientación y
confusión en cuanto a los objetivos que deben
alcanzar.
Campo de aplicación de la organización
funcional
-Cuando la organización por ser pequeña,
tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que reporta
ante un dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos
comunes muy bien establecidos y definidos.
-Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces,
la organización delega durante un período
determinado autoridad funcional a algún órgano
especializado.
- Organización
de tipo línea-staff es el resultado de la
combinación de la organización lineal y la
funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos
tipos de
organización y reducir sus desventajas formando la
llamada organización
jerárquica-consultiva
Ventajas de la organización
línea-staff
-Asegura asesoría especializada e innovadora, y
mantiene el principio de la autoridad única.
-Actividad conjunta y coordinada de los órganos
de línea y los órganos de staff.
Desventajas de la organización línea-
staff.
La organización línea-staff presenta
algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas
que ofrece.
El asesor de staff es generalmente un técnico con
preparación profesional, mientras que el nombre de
línea se forma en la práctica
La organización por producto/mercadeo, con
frecuencia llamada organización por división,
reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan
en la producción y comercialización de un producto o un grupo
relacionado de productos, a
todos los que tratan con cierto tipo de cliente.
Cuando la departamentalización de una empresa se
torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional,
la alta dirección, por regla general, creará
divisiones semi autónomas. En cada división, los
gerentes y los empleados diseñan, producen y comercializan
sus propios productos.
La organización por producto/mercadeo puede
seguir uno de tres patrones: división por producto, la
división geográfica es usada por empresas de
servicios, financieras y otras no fabriles, la división
por cliente, la organización se divide de acuerdo con los
diferentes usos que los clientes dan a
los productos.
- Organización Matricial
La estructura matricial, en ocasiones llamada sistema de
mando múltiples. Una organización con una
estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo
tiempo. Los
empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos
cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o
divisiones, el tipo de diagrama en
forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una
disposición horizontal que combina al personal de diversas
divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de
proyecto o
negocio, encabezado por un gerente de proyecto a un grupo, que es
experto en el campo de especialización asignado al
equipo.
Con frecuencia, la estructura matricial es un medio
eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que
se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja de
la estructura matricial es que concede a la organización
una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a
cada proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de
personas que se necesitan, se evita la duplicación
innecesaria.
Una desventaja es que no todo el mundo se adapta bien al
sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos,
deben contar con buenas habilidades interpersonales, ser
flexibles y cooperativos
Tom Burns y G.M. Stalker desarrollaron un enfoque para
diseñar organizaciones que incorporaran el ambiente de la
organización. Ellos señalaron la diferencia entre
dos sistemas de
organización:
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El mecanista: en este las actividades de la
organización se descomponen en tareas especializadas,
separadas. Los objetivos para cada persona y unidad
son definidas, con toda precisión, por gerentes de niveles
mas altos y siguiendo la cadena de mando burocrática
clásica.
El orgánico: en éste es probable que las
personas trabajen en forma de grupo. Se concede menos importancia
al hecho de aceptar órdenes de gerentes o de girar
órdenes para los empleados, los miembros se comunican con
todos los niveles de la organización para obtener información y asesoría.
Después de estudios Burns y Stalker llegaron a la
conclusión que el sistema mecanicista era más
conveniente para un ambiente estable, mientras que el
orgánico era más conveniente para uno turbulento.
Las organizaciones en ambientes cambiantes, con toda probabilidad,
usan alguna combinación de ambos.
En un ambiente estable la especialización de
habilidades es conveniente, ya que, es probable que cada miembro
repita la misma tarea. En un ambiente turbulento los trabajadores
se deben definir de manera constante para enfrentarse al mundo
siempre cambiante.
- Conclusión
Los mismos conceptos y propósitos analizados para
la estructuración de una definición sobre la
naturaleza de
la organización nos dan la pauta para determinar su
importancia.
Las condiciones que imperan en esta época actual
de crisis
así como la necesidad de convivencia y labor de grupo,
requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina
que se verá reflejada en la productividad y
eficiencia de
la empresa que la requiera.
Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes
hechos:
La organización puede darse donde exista un
organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta
será más necesaria.
Un organismo social depende, para su éxito
de una buena administración, ya que sólo a
través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales,
humanos, económicos, etc. con que ese organismo
cuenta.
En las grandes empresas es donde se manifiesta
mayormente la función organizativa, debido a su magnitud y
complejidad es esencial, sin ella no podrían
actuar.
Para la PYME
(pequeñas y medianas empresas), la organización
también es importante, por que al mejorar sus procesos
obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus
recursos (humanos, materiales, sistemas, infraestructura etc.) :
maquinaria, mano de obra, mercado,
etc.
La elevación de la productividad, en el campo
económico social, es siempre fuente de
preocupación, sin embargo, con una adecuada
organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en
la empresa, sino en toda la sociedad.
Para los países en vías de desarrollo,
como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es
requisito indispensable, lo cual requiere la coordinación de todos los elementos que la
integran, para poder crear las bases esenciales del desarrollo
como son: la capitalización, la calificación de sus
trabajadores y empleados,etc.
II OBJETIVOS Y
ESTRUCTURAS DE
LA ORGANIZACIÓN.
- Objetivos
Según Mayntz, como objetivos de la
organización debe considerarse aquello que guía las
decisiones, las cuales están orientadas a conseguir algo
tangible. Por lo tanto, los objetivos reales pueden ser distintos
a los que figuran formalmente en los estatutos de la
organización. Esta diferencia tiene mucha importancia en
organizaciones que no son empresas (ong's o
sindicatos).
Por otro lado, Mayntz distingue entre objetivo y
finalidad. Los objetivos son algo definido para la propia
organización mientras que la idea de finalidad esta
mediatizada, por aquello que se espera desde la sociedad que una
organización va a hacer.
Un elemento importante es la distinción entre
aquellos objetivos que son fijados internamente por la
organización y aquellos que son fijados externamente por
la propia sociedad.
Pero los objetivos fijados externamente no tienen porque
suponer un efecto negativo en el funcionamiento de la
organización lo que si hacen es modificar la
relación entre los miembros de la organización, su
funcionamiento interno.
Objetivo/fin, o
finalidad/función
Hay una tendencia a utilizar el término objetivo,
fin y finalizar como sinónimos. No es
así.
Fin: tiene una temporalidad mucho más corta y
precisa. (aprobar una asignatura).
Objetivo: se plantea conseguir algo a largo plazo que
solo se consigue una vez. (acabar la carrera).
Función: implica la presencia de algo externo a
la propia organización La mayoría de objetivos
generales tienen una función determinada. Es decir, la
función es la contribución que hace la
organización a la sociedad en la que opera. Esta
contribución es considerada como positiva por un
observador externo que a la organización
Así pues, la función de las empresas seria
la de generar riqueza. Pero a veces según el tipo de
organización los objetivos y las funciones se confunden,
como en el caso de las ONG's y las universidades (objetivo =>
promover la mejora de conocimiento,
función => la misma).
Clasificación de organización en
función de los objetivos (Mayntz)
– Tipo 1: Comprende aquellas organizaciones cuyos
objetivos se limitan a la coexistencia de sus miembros, a su
actuación común y al contacto recíproco que
ésta exige (asociaciones recreativas o de ocio en
general).
Características:
Son más democráticas.
De carácter voluntario.
Son poco estructuradas.
– Tipo 2: Es más compleja porque comprende
aquellas organizaciones que tienen como objetivo actuar de una
manera determinada sobre un grupo de personas que son admitidas
para este fin, al menos transitoriamente.
Características:
Dos subtipos de organizaciones: no voluntarias o
forzosas (cárcel o manicomio), y voluntarias
(universidades).
Dos subtipos de miembros: quienes actúan y sobre
quienes se actúa. Está división es clara en
la cárcel pero en otras organizaciones es más
difícil de ver. Ya que presentan una jerarquía
interna bien definida, a veces los que actúan obtienen
más poder gracias a influencias externas (Estado).
– Tipo 3: Comprende aquellas organizaciones que tiene
como objetivo el logro de cierto resultado o de una determinada
acción
hacía afuera. Las características presentan una
mayor complejidad respecto a los dos tipos anteriores.
Así, se pueden distinguir 3 subtipos de
organizaciones:
- Aquellas cuyos miembros se apuntan porque el objetivo
de la organización es ya un valor en si
mismo. - Aquellas cuyos miembros se apuntan porque el objetivo
de la organización puede aportarles, además,
alguna cosa. - Aquellas en que la mayoría de sus miembros se
apuntan porque así obtienen bienes de
subsistencia.
Otras características:
Pluralidad de miembros de las organizaciones. El
problema de esta pluralidad de
miembros es que pueden surgir conflictos internos en la
organización, los cuales
acaben desvirtuando los objetivos iniciales y
reales.
Distintas características según el tipo de
organización concreto y
colectivo al que se pertenezca dentro de la
organización.
- Concepto de estructura de la
organización
Una organización es un grupo humano
deliberadamente constituido en torno a tareas
comunes y en función de la obtención de objetivos
específicos.
Para poder alcanzar los objetivos propuestos, partiendo,
en la casi totalidad de los casos, de recursos limitados, resulta
necesaria la construcción de un esquema o modelo, que
permita la interrelación e interacción de sus elementos.
La estructura será entonces, la herramienta que
le permita a la organización alcanzar sus
objetivos.
- Permite lograr una determinada disposición de
sus recursos, - Facilita la realización de las actividades
y - Coordinación de su funcionamiento
Según Henry Mintzberg (1998):
"La estructura organizacional puede definirse como el
conjunto de medios que maneja la organización con el
objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr
la coordinación efectiva de las mismas".
De esta manera, puede realizarse el esfuerzo
coordinado que lleve a la obtención de objetivos,
definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables
de la organización.
En la estructura, las partes están integradas, es
decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno
de los elementos componentes afecta y genera cambios en los
demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en
la conducta de la
organización en general.
- Eficacia y eficiencia en la estructura
organizacional
A través del diseño
de la estructura de la organización se busca el logro de
un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la
organización.
La estructura formal es un elemento fundamental para
proporcionar un ambiente interno adecuado en la
organización, en el que las actividades que desarrollan
sus miembros contribuyen al logro de los objetivos
organizacionales.
En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el
logro de los objetivos.
Una estructura es eficiente si permite esa
consecución con el mínimo de costo o evitando
consecuencias imprevistas para la organización.
Aspectos en la estructura
organizacional.
La estructura organizacional presenta dos
aspectos:
- Lo formal. Se puede identificar con los elementos
visibles, susceptibles de ser representados, modelados con el
uso de diversas técnicas, que analizan más
adelante, como organigramas,
manuales,
procedimientos,
documentación de sistemas,
etc. - Lo informal. Se puede identificar con lo que no se
ve, lo no escrito, lo que no está representado en los
modelos
formales; entran aquí las relaciones de poder, los
intereses grupales, las alianzas interpersonales, las imágenes, el lenguaje,
los símbolos, la historia, las ceremonias,
los mitos y
todos los atributos conectados con la cultura de la
organización, que generalmente más importa para
entender la vida organizacional. Franco (1998)
La suma de los componentes formales e informales
constituye la estructura de la organización; es por eso
que la estructura formal y la informal se encuentran
estrechamente relacionadas. Si se define en forma adecuada, la
estructura formal debe reflejar las pautas de comportamiento
informal.
Vicente Perel (1996) sostiene:
Ambas partes son inseparables; son como la cara y
el sol de una
moneda. Si cortamos la moneda en dos, el todo pierde valor. Lo
mismo sucede con las organizaciones.
Debemos siempre tener en cuenta que la estructura formal
deberá reflejar razonablemente el comportamiento real del
sistema; es decir, debe ser representativa de la estructura
informal. Si esto se altera, la estructura se convierte en una
mera expresión formal de deseos.
Es interesante tener en cuenta lo que dice Henry
Mintzberg:
"La estructura formal evoluciona en la
organización como las carreteras en el bosque; esto es,
siguiendo la trayectoria de senderos ya
transitados".
- Elementos de la estructura
organizacional
A este proceso se
lo denomina Departamentalización.Para ver el gráfico
seleccione la opción "Descargar" del menú
superior- Especificación de las tareas a realizar en
cada posición de trabajo y agrupamiento de las tareas
similares y/o relacionadas en departamentos, los que a su vez
serán agrupados en unidades mayores que los contengan,
de acuerdo a su especialización, similitud o
vinculación de procesos y funciones. - Fijación de los mecanismos de
coordinación de las personas entre sí, por un
lado y de las unidades o departamentos, por otro lado. Existen
tres mecanismos de coordinación:
- Adaptación mutua, o comunicación
informal. Se logra a través del conocimiento de lo que
cada uno debe hacer dentro de una lógica de decisiones
programadas. - Supervisión directa. Surge como consecuencia
directa de la autoridad que establecerá y
controlará qué, quién, cómo,
cuándo y dónde debe hacerse algo. - Formalización o normalización. Consiste en estandarizar
actividades o atributos respecto de un proceso, producto o
resultado. Se plasma a través de instrumentos como los
manuales, los circuitos
administrativos, etc.
- Determinación del sistema de autoridad.
A través de éste se
consolidarán:
- Los niveles jerárquicos;
- Los procesos de toma de decisiones;
- Las asignaciones de atribuciones (misiones y
funciones); - Los alcances de las responsabilidades.
Las organizaciones poseen diferentes estructuras entre
sí, y una misma organización puede ir cambiando su
estructura, conforme evoluciona su número de integrantes,
la especialización, el grado de concentración de la
autoridad, etc.
Por lo tanto, la estructura puede ser modificada toda
vez que las necesidades de la organización así lo
requieran; debiendo guiarse por una lógica que permita el
logro de la eficacia y eficiencia organizacional.
Toda organización, en función de su
misión
y objetivos y de acuerdo a determinados factores, como el
contexto, la tecnología que emplea
en sus actividades, su tamaño, etc., decidirá la
forma particular de su estructura. La elección de una u
otra forma definirá la filosofía que
guiará el accionar organizacional, que se
materializará a través de su diseño
institucional, dentro del cual sus participantes verán
condicionados sus comportamientos, en función de las
relaciones espacio-temporales que se verifican.
Para la determinación de los niveles o escalas
jerárquicas, podemos utilizar el modelo de los autores
clásicos, que representa la estructura de las
organizaciones como un triángulo, habitualmente llamado
"pirámide administrativa", en el que se determinan tres
niveles jerárquicos:
De esta manera, la estructura formal
representa una cadena de niveles jerárquicos, o cadena
escalar, superpuestos, formando una pirámide. En cada uno
de estos niveles se presenta una división administrativa
en la cual los superiores tienen autoridad sobre los subordinados
que se encuentran en los niveles inferiores, aumentando la
autoridad y la responsabilidad a medida que se asciende en la
escala
jerárquica.
En general, cuanto más grande es la
organización, mayor es el número de subdivisiones
en cada nivel de su estructura.
Existen tres aspectos fundamentales en la
estructura:
- Cantidad de niveles jerárquicos.
- Normas o reglas para acotar las tareas.
- Centralización (o descentralización)
de la toma de decisiones.
Lo que constituye las dimensiones de la
estructura:
- Complejidad
- Formalización
- Centralización
Luego de analizar los puestos de la organización,
se elaborará un proceso de síntesis,
que permita la agregación de los puestos en unidades
homogéneas, lógicas y consistentes.
Por lo tanto, se definirán los criterios sobre
los que se agruparán los puestos o unidades
(departamentos) y éstas en unidades mayores (Direcciones)
y la dimensión de las mismas.
Departamentalizar es agrupar tareas
homogéneas, de acuerdo a algún criterio. A
medida que la organización crece, el organigrama
"crece".- Departamentalización
- Coordinación
La coordinación tiene como fin lograr que los
diferentes departamentos funcionen como una unidad. Es el
resultado de la necesidad que tienen las organizaciones de
integrar diversas funciones.
La coordinación deberá conciliarse con la
necesidad de la especialización. La falta de
coordinación provoca conflictos, pérdida de
control y una
responsabilidad diluida por la separación entre autoridad
y competencia y rechazo de la responsabilidad.
Los dispositivos que contribuyen a la
coordinación son:
1. La autoridad.
2. La coordinación entre departamentos, que a
su vez puede lograrse a través de:
- Los comités;
- El sistema de planificación;
- El manual de
organización; - Los procedimientos;
- Las comunicaciones laterales;
- Las reuniones;
- Las funciones de asesoramiento
- Las Unidades de Proyectos
Especiales
Es el proceso por el cual una persona que posee
una autoridad superior otorga a otra persona una autoridad
específica que, al aceptarla se responsabiliza
frente al superior por el cumplimiento de la tarea.
Volpentesta (2002).De esta definición surge que en este
proceso la única responsabilidad que se transfiere,
es la relacionada con las cuestiones de eficiencia y
operatividad, es decir, la ejecución de acciones
tendientes a la realización de las tareas. Es decir,
la responsabilidad que la función exige; así
como la autoridad y los medios necesarios para que la
persona pueda cumplir con lo que se le ha delegado, dentro
de los límites establecidos.Por ello, quien delega autoridad conserva la
responsabilidad última, lo que significa que un
administrador sigue siendo responsable, ante
su superior, en última instancia, por las acciones
de sus subordinados a quienes se les ha delegado autoridad
y transferido la responsabilidad operativa.- Delegación: Autoridad y
Responsabilidad.Descentralizar es desconcentrar el poder de toma
de decisiones.La descentralización no se aprecia en el
organigrama, pues en éste sí podemos ver
quién depende de quién, pero no alcanzamos a
apreciar quién es quien toma las decisiones en la
organización. Pues además, en la toma de
decisiones intervienen muchos aspectos informales v.gr.:
relaciones de parentesco, o el caso de directores de una
misma línea jerárquica, pero que
informalmente tienen distinto poder a la hora de tomar
decisiones. - Descentralización
- Formalización de la estructura de la
organización
Las técnicas que a continuación se
describen son utilizadas para representar la estructura de la
organización, de modo tal que permita su rápida
comprensión, facilitando el análisis y la exposición
de los problemas que posee.
Manual de funciones
Es el complemento escrito del organigrama y junto con
él forma parte del manual de
organización. De cada puesto de trabajo
incluye:
- Objeto: finalidad del sector de la
organización - Puesto: la descripción del cargo, y sus misiones y
funciones básicas - Responsabilidad: la descripción de las tareas
por las cuales responde el sector - Autoridad: quiénes dependen de él y de
quién depende el sector - Información: qué información
debe generar y recibir el sector, y con qué grado de
detalle y periodicidad - Actualización: la especificación del
procedimiento
de actualización periódica y la revisión
del manual de organización.
Se puede extender a todos los puestos y niveles del
organigrama, teniendo en cuenta que, a mayor cantidad de puestos
y niveles, si es complejo, se hace más costosa su
elaboración y si es muy detallado, se hace más
difícil su revisión y
actualización.
El manual de
funciones es una parte clave del proceso de
comunicación en la organización. Todas las personas
que participan en la organización deben saber qué
se espera de ellas en el desempeño de sus
tareas.
El manual es indispensable para resolver problemas de
superposiciones de funciones, duplicidad de actividades, define
responsabilidad y autoridad, asimismo facilita el proceso de
capacitación e incorporación del
personal.
Organigrama
Modelo gráfico que representa, entre otras cosas,
la forma en que se han agrupado las tareas, actividades o
funciones en una organización. Muestra las
áreas o departamentos que integran a una
organización.
El organigrama da una visión global de la
organización, como esta conformada y los rangos de
autoridad con la cual se rige y la interrelación que
existen entre sus componentes.
Parámetros a respetar en el diseño de
organigramas: claridad, simplicidad y simetría (los
niveles de igual jerarquía se ubican a la misma altura),
teniendo siempre en cuenta que estos modelos deben cumplir con la
finalidad de facilitar la
comunicación entre las personas.
Para ver el gráfico seleccione la
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Los mismos conceptos y propósitos analizados para
la estructuración de una definición sobre la
naturaleza de la organización nos dan la pauta para
determinar su importancia.
Las condiciones que imperan en esta época actual
de crisis, así como la necesidad de convivencia y labor de
grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta
disciplina que se verá reflejada en la productividad y
eficiencia de la empresa que la requiera.
Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes
hechos:
La organización puede darse donde exista un
organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta
será más necesaria.
Un organismo social depende, para su éxito de una
buena administración, ya que sólo a
través de ella, es como se hace buen uso de los recursos
con que ese organismo cuenta.
En las grandes empresas es donde se manifiesta
mayormente la función organizativa debido a su magnitud y
complejidad, es esencial, sin ella no podrían
actuar.
Para la PYME, la organización también es
importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de
competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos:
maquinaria, mano de obra, mercado, etc.
La elevación de la productividad, en el campo
económico social, es siempre fuente de
preocupación, sin embargo, con una adecuada
organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en
la empresa, sino en toda la sociedad.
Para los países en vías de desarrollo,
como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es
requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los
elementos que intervienen en este, para poder crear las bases
esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la
calificación de sus trabajadores y empleados,
etc.
García Echeverría Santiago
Estrategia empresarial Organizacional
McGraw-Hill 1986.
Como implementar la estrategia
organizacional en la empresa
Díaz de Santos
Colegio Nacional de Bibliotecarios, A. C.
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http://www.bibliotecas.uvmnet.edu/
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ELIZABETH DELGADO ACUÑA
ARACELI MONTERO REVELO
ADRIANA VICTORIA VEGA FLORES
ADRIANA ESCOBEDO HERNANDEZ
MARCO ANTONIO ALBA
GUZMÁN
INSTITUTO DE ESTUDIOS UNIVERSITARIOS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN
SOCIOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN.
JUNIO 2005