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Los Organigramas




Enviado por sandy_santamaria



    1. Requisitos que debe tener un
      organigrama
    2. Técnicas para la
      creación de un organigrama
    3. Finalidad de los
      organigramas
    4. Funciones de los
      organigramas
    5. Ventajas del uso de los
      organigramas
    6. Desventajas del uso de los
      organigramas
    7. Clases de
      organigramas
    8. Signos convencionales más
      usados

    CONTENIDO

    El organigrama puede
    describirse como un instrumento utilizado por las ciencias
    administrativas para análisis teóricos y la acción
    practica. Son la representación gráfica de la
    estructura de
    una organización, en donde se pone de
    manifiesto la relación existente entre las diversas
    unidades que la integran, sus principales funciones, los
    canales de supervisión y la autoridad
    relativa a cada cargo.

    Los organigramas son
    considerados instrumentos auxiliares del administrador,
    sirviéndole de análisis teórico y
    práctico de la
    organización. A través de ellos se fija la
    posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio

    REQUISITOS QUE
    DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:

    • Un elemento (figuras).
    • La estructura de la organización
      (relación o subordinación existentes entre las
      unidades organizativas).
    • Los aspectos más importantes de la
      organización.
    • Las funciones.
    • Las relaciones entre las unidades
      estructurales.
    • Los puestos de mayor y aun los de menor
      importancia.
    • Las comunicaciones y sus vías (forma en
      cómo establecen las comunicaciones).
    • Las vías de supervisión.
    • Los niveles y los estratos
      jerárquicos.
    • Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de
      la organización.
    • Las unidades de categoría
      especial.

    TÉCNICAS
    PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:

    • Las casillas deben ser rectangulares.
    • Las líneas de mando deben caer siempre en
      forma vertical sobre el órgano inmediato que va a
      recibir las órdenes del anterior.
    • Las líneas de nivel son siempre
      horizontales.
    • A las unidades de mando, las líneas de mando
      les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del
      rectángulo.
    • Para los organigramas consultivos la línea
      que indica su relación de dependencia, es horizontal,
      tocándose por los lados menores del
      rectángulo.

    Al construir un organigrama se debe tener
    presente:

    • Delimitar con precisión las unidades o
      Dependencias.
    • Señalar de la forma más completa las
      relaciones existentes.
    • Escribir correctamente el nombre de las Unidades o
      Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo
      completamente al pie del gráfico.
    • Señalar mediante las técnicas de elaboración las
      relaciones de:
      • Línea o Ejecución: Línea
        de mando debe caer verticalmente.
      • Estado Mayor o Staff: La línea que
        indica su relación es horizontal.
      • Línea Punteada: Para indicar relaciones
        de Coordinación.
      • Línea Quebrada: Representa
        discontinuidades.
    • Las unidades que no tienen claramente definidas su
      ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel
      especial.
    • Cuando el número de unidades de un mismo
      nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma
      horizontal, pueden presentarse verticalmente.
    • Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera
      utilidad
      está en revisarlo y actualizarlo
      periódicamente.

    FINALIDAD DE
    LOS ORGANIGRAMAS:

    • Representa las diferentes unidades que constituyen la
      compañía con sus respectivos niveles
      jerárquicos.
    • Refleja los diversos tipos de trabajo,
      especializados o no, que se realizan en la empresa
      debidamente asignados por área de responsabilidad o
      función.
    • Muestra una representación de la
      división de trabajo, indicando:
    1. Los cargos existentes en la
      compañía.
    2. Como estos cargos se agrupan en unidades
      administrativas.
    3. Como la autoridad se le asigna a los
      mismos.

    FUNCIONES DE
    LOS ORGANIGRAMAS:

    Para la ciencia de
    la
    administración:

    Sirve de asistencia y orientación de todas las
    unidades administrativas de la empresa al
    reflejar la estructura organizativa y sus características
    gráficas y actualizaciones.

    Para el área de organización
    y
    sistema:

    Sirve para reflejar la estructura así como velar
    por su permanente revisión y actualización (en las
    empresas
    pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume
    esta función), la cual se da a conocer a toda la
    compañía a través de los manuales de
    organización.

    Para el área de
    administración de personal:

    El analista de personal requiere de este instrumento
    para los estudios de descripción
    y análisis de cargos, los planes de
    administración de
    sueldos y salarios y en general como elemento de
    apoyo para la implementación, seguimiento y
    actualización de todos los
    sistemas de personal.

    Y en forma general sirve para:

    • Descubrir y eliminar defectos o fallas de
      organización.
    • Comunicar la estructura organizativa.
    • Reflejar los cambios organizativos.

    VENTAJAS DEL USO
    DE LOS ORGANIGRAMAS:

    • Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
    • Puede apreciarse a simple vista la estructura general
      y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor
      de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
    • Muestra quién depende de
      quién.
    • Indica alguna de las peculiaridades importantes de la
      estructura de una compañía, sus puntos fuertes y
      débiles.
    • Sirve como historia
      de los cambios, instrumentos de
      enseñanza y medio de

      información al público acerca de
      las relaciones de trabajo de la
      compañía.

    • Son apropiados para lograr que los principios
      de la organización operen.
    • Indica a los administradores y al personal nuevo la
      forma como se integran a la organización.

    DESVENTAJAS DEL
    USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

    • Muestran solamente las relaciones formales de
      autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales
      significativas y las relaciones de información.
    • No señalan el grado de autoridad disponible a
      distintos niveles, aunque sería posible construirlo con
      líneas de diferentes intensidades para indicar
      diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se
      puede someter a esta forma de
      medición. Además si se
      dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones
      informales y de canales de información, el organigrama
      se haría tan complejo que perdería su
      utilidad.
    • Con frecuencia indican la organización tal
      como debería ser o como era, más bien como es en
      realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
      olvidando que la organización es
      dinámica y permiten que los
      organigramas se vuelvan obsoletos.
    • Puede ocasionar que el personal confunda las
      relaciones de autoridad con el status.

    CLASES DE
    ORGANIGRAMAS:

    • Según la
      forma como muestran la estructura son:
    1. Analíticos: suministran información
      detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y
      personal del
      estado mayor.
    2. Generales: este tipo de organigramas se limita a
      las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales
      por ser los más comunes.
    3. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad
      de la estructura en forma analítica o más
      detallada. Son complemento de los
      analíticos.
    • Según la forma y disposición
      geométrica de los organigramas, estos pueden
      ser:
    1. Verticales (tipo clásico): representa con
      toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que
      las unidades se desplazan, según su jerarquía,
      de arriba abajo en una graduación jerárquica
      descendente.
    2. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una
      modalidad del organigrama vertical, porque representan
      las
      estructuras con una
      distribución de izquierda a
      derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las
      figuras se colocan en el
      dibujo sin recuadros, aunque pueden
      también colocarse las figuras
      geométricas
    3. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no
      utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la
      estructura, sino líneas encima de los cuales se
      colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido
      vertical de una línea horizontal, muestra la
      autoridad de esta ultima.
    4. Organigrama circular o concéntrico: Los
      niveles jerárquicos se muestran mediante
      círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera.
      Este tipo de organigrama es recomendado por la
      práctica de las
      relaciones humanas, para disipar
      la imagen
      de subordinación que traducen los organigramas
      verticales.

    SIGNOS
    CONVENCIONALES MÁS USADOS:

    • Nivel de Autoridad. Ejemplo:
    •  

    • Relación de Mando o Jerarquía.
      Ejemplo:

    Las divisiones son unidades especializadas que corren al
    mismo nivel de las líneas horizontal así la
    correlación existente entre ellas. Las líneas
    verticales que caen directamente sobre y en la parte media del
    recuadro indican mando.

    • Relación de Apoyo. Ejemplo:

    Cuando la línea horizontal está colocada
    lateralmente indicará una relación de apoyo, en el
    ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad
    principal señala la relación de apoyo.

    • Relaciones de Coordinación.
      Ejemplo:

    Las líneas no continuas formadas por puntos o
    segmentos se utilizan para expresar las relaciones de
    coordinación.

    • Continuidad de la Organización.
      Ejemplo:

    • Relaciones Especiales. Ejemplo:

    La línea quebrada representa alguna
    relación especial, también se utiliza este
    símbolo para expresar discontinuidad.

    En algunas ocasiones para señalar Dependencias
    que participan en algún organismo asesor, se coloca un
    número en su interior con el objetivo de
    identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el
    número (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo
    Técnico.

    BIBLIOGRAFÍA

    Sandra Santamaría

    Lia Milazzo

    Raiza Rodríguez

    UNIVERSIDAD JOSÉ MARÍA VARGAS

    FACULTAD DE EDUCACIÓN

    MENCIÓN PREESCOLAR

    CÁTEDRA: ORGANIZACIÓN Y
    ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

    Caracas, 27 de Abril de 2005

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