- Definición de
técnica de auditoria - Definición de
procedimiento de auditoria - Diferencia entre técnica y
procedimiento de auditoria - Naturaleza, alcance y
oportunidad de aplicación - Ejemplos
prácticos - Definición de papeles
de trabajo - Objetivo e
importancia - Preparación, contenido y
estructura general - Naturaleza, confidencialidad
y propiedad de los papeles de trabajo - Clases de papeles de
trabajo - Marcas de auditoria e
índices de referencia - Archivos
- Relación de los
papeles de trabajo con las técnicas y
procedimientos - Conclusiones
- Bibliografía
A través de este trabajo, desarrollaremos una
visión general sobre las Técnicas y Procedimientos de Auditoria,
así como de Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de los
Papeles de Trabajo dentro de la Auditoria en las empresas.
Por medio de dicha visión crearemos las bases para
un análisis y estudio de la
Auditoría como
herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y
fraudes en las empresas y diferentes entes económicos donde
en un futuro laboremos como Contadores Públicos y
Auditores.
Son los métodos
prácticos de investigación y
prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia
necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su
empleo se basa en su
criterio o juicio, según las circunstancias.Es un método o detalle de
procedimiento, esencial en la
práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las
técnicas son métodos accesibles para obtener
material de evidencia.- DEFINICIÓN DE
TÉCNICA DE AUDITORIALos procedimientos de auditoria son:
el conjunto de técnicas de investigación aplicables
a una partida o a un grupo de hechos o
circunstancias relativas a los estados
financieros. - DEFINICIÓN DE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIALas técnicas son las herramientas de trabajo
del Contador Público y los procedimientos la
combinación que se hace de esas herramientas para un
estudio particular.Las técnicas y los procedimientos están
estrechamente relacionados. Si las técnicas son
desacertadas, la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de
ejecución. - DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIALa naturaleza se refiere al
tipo de procedimiento que se va a llevar acabo, el alcance es
la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la
intensidad y profundidad con que se aplican
prácticamente. Y lo referente a lo que es la oportunidad
es la época en que deben aplicarse los procedimientos al
estudio de partidas específicas. - NATURALEZA, ALCANCE Y
OPORTUNIDAD DE APLICACIÓN - EJEMPLOS PRACTICOS
- TECNICA
TÉCNICA DE TASCOI
Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la
identidad en uso de la organización, con el
propósito de determinar
- ¿Qué hace realmente la
entidad?,
- ¿Cómo lo hace?,
- ¿Para qué lo hace?,
- ¿Quiénes son sus
propietarios?
- ¿Cuáles sus clientes?
La información para su
construcción la
obtiene el auditor a través de entrevistas con los
directivos de la entidad auditada.
La estructura de la
herramienta TASCOI es la siguiente:
Transformación: Se refiere a
las actividades que la organización hace
en el día a día para producir sus bienes y/o servicios.
Actores: Son las personas o
funcionarios de la organización que hacen la
transformación.
Suministradores o Proveedores:
son las personas que proporcionan los recursos,
información e insumos para hacer la
transformación.
Clientes o Usuarios: Son todas
aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o
servicios que transforma la organización.
Owners o Dueños: Son quienes
pueden decidir cambios en la transformación de la
organización, por ejemplo el gerente, el director,
las juntas o consejos directivos.
Intervinientes: Son aquellas
instituciones del
entorno que regulan a las organizaciones que
transforman o agregan valor
- PROCEDIMIENTO
ASIENTOS DE AJUSTE
Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el
transcurso de la auditoria, deben tener explicaciones
suficientemente extensas y detalladas para que cualquier
persona que no este
familiarizada con las transacciones a que se refieren, pueda
comprenderlos. Por ejemplo, no debe hacerse un asiento que
diga: "Para ajustar cargo de Los tres, S.A.", sino más
bien: "Para corregir cargo por un ventilador eléctrico,
según factura a Los tres, S.A. del
10 de agosto del 2004, comprobante 861". Esto hará posible
que si el cliente pide el comprobante
clasificado equívocamente pueda encontrársele con
facilidad, ya sea que se haya archivado por orden
alfabético o numérico.
Son el conjunto de cédulas y documentación
fehaciente que contienen los datos e información
obtenidos por el auditor en su examen, así como la
descripción de las
pruebas realizadas y los
resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la
opinión que emite al suscribir su informe.- DEFINICION DE PAPELES DE
TRABAJO - OBJETIVO E IMPORTANCIA
El objetivo general de los
papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma
adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de
auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado
que corresponden a la auditoria del año actual son una base
para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los
resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado
de informe de auditoria, y una base de análisis para los
supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo
son:
- Facilitar la preparación del
informe. - Comprobar y explicar en detalle las opiniones y
conclusiones resumidas en el informe. - Proporcionar información para la
preparación de declaraciones tributarias e informe para
los organismos de control y vigilancia del
estado. - Coordinar y organizar todas las fases del
trabajo. - Proveer un registro histórico permanente de la
información examinada y los procedimientos de auditoria
aplicados. - Servir de guía en revisiones
subsecuentes. - Cumplir con las disposiciones legales.
Para realizar el trabajo de acuerdo con las
normas profesionales, el contador público debe conceder
importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para
cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar
un trabajo completo y libre de información superflua y
organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la
rápida localización y entendimiento fácil por
parte de otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando
reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en
los registros, los métodos de
comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria
para la formación de una opinión y preparación del
informe. Además, deben identificar claramente las
expresiones informativas y los elementos de juicio o
criterio.
Cualquier información o cifras contenidas en el
informe del contador público deberán estar respaldadas
en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en
su trabajo debe considerar los problemas que pueden
presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a
incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y
explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios
explicativos a cualquier planilla o análisis preparado
durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a
información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir
en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el
trabajo efectuado por el contador público, las razones que
le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y
su opinión respecto a la calidad de la información
examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la
competencia de las personas
responsables de las operaciones o registros sujetos a
revisión.
Estos también deben ser revisados por los
supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo
del auxiliar sujeto a supervisión. En tales
revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por
sí mismos; estar completos, legibles y organizados
sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias
informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de
quien los preparó.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es
preparado por la persona que efectuó el examen sino por un
supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su
cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar
responsable de la elaboración de los papeles de
trabajo.
- cliente y ejercicio a revisar
- fecha
- nombre y apellidos del sujeto
- objeto de los mismos
- cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene
que explicar su significado
8.2. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS
PAPELES
- Evidencia que los estados contables y demás
información, sobre los que va a opinar el trabajador,
están de acuerdo con los registros de la empresa. - Relación de los pasivos y activos, demostrando de
cómo tiene el auditor evidencia de su existencia
física y
valoración. - Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la
cuenta de resultados. - Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado,
supervisado, revisado. - Forma el sistema de control interno que ha
llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y
cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas
sustantivas. - Detalle de las definiciones o desviaciones en el
sistema de control interno y conclusiones a las que
llega. - Detalle de las contrariedades en el trabajo y
soluciones a las
mismas.
NO DEBEN CONTENER:
- no ser copia de la contabilidad de la
empresa - no ser copia de los estados financieros
- no ser copia de la auditoria del año
pasado.
8.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE
TRABAJO
Los papeles de trabajo deben contener los requisitos
mínimos siguientes:
- El nombre de la compañía sujeta a
examen - Área que se va a revisar
- Fecha de auditoria
- La firma o inicial de la persona que preparó
la cédula y las de quienes lleven a cabo la
supervisión en sus diferentes niveles. - Fecha en que la cédula fue
preparada - Un adecuado sistema de referencias dentro del
conjunto de papeles de trabajo - Cruce de la información indicando las hojas
donde proceden y las hojas a donde pasan - Marcas de auditoria y sus respectivas
explicaciones - Fuente de obtención de la
información - Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de
cada cédula analítica debe concordar con las
sumarias y estas con el balance de
comprobación.
PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES DE
TRABAJO
- ¿La información que contienen los papeles
es necesaria para auditoria? - ¿se puede presentar esta información de
forma mejor? - ¿debe darse algún dato más para su
comprensión?
Los papeles de trabajo son diseñados y
organizados para cumplir con las circunstancias y las
necesidades del auditor para cada auditoria en
particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados
(por ejemplo, listas de control, cartas machote,
organización estándar de papeles de trabajo)
puede mejorar la eficiencia con que son
preparados y revisados dichos papeles de trabajo.
Facilitan la delegación de trabajo a la vez que
proporcionan un medio para controlar su
calidad.- NATURALEZA
De la misma manera que los libros, registros y
documentos de la
contabilidad respaldan y comprueban los balances y los
estados financieros de las empresas, así
también los papeles de trabajo constituyen la base
del dictamen que el contador público rinde con
relación a esos mismos balances y estados
financieros.Cuando una empresa da a
conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace
a través de los estados financieros que ha
preparado, y no mediante los libros y registros contables
o procedimientos
administrativos. El dictamen del auditor debe ser
suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no
revelará ninguna información confidencial que
haya obtenido en el curso de una auditoria profesional
excepto con el consentimiento del cliente.Si el dictamen del auditor fuera objetado o
refutado el profesional puede recurrir -y en algunos
casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de
trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la
corrección técnica de sus procedimientos para
llegar a su dictamen. - CONFIDENCIALIDAD
- PROPIEDAD
Los papeles de trabajo son propiedad del
auditor, él los preparó y son la
prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad
no es irrestricta ya que por contener datos que puedan
considerarse confidenciales, esta obligado a mantener
absoluta discreción respecto a la información que
contienen.Es decir, los papeles de trabajo son del auditor,
pero queda obligado al secreto profesional que estipula no
revelar por ningún motivo los hechos, datos o
circunstancias de que tengan conocimiento en el
ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice
él o los interesados y salvo los informes que
obligatoriamente establezcan las leyes
respectivas).- NATURALEZA,
CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE
TRABAJO - CLASES DE PAPELES DE
TRABAJO
Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de
vista:
Por su uso
- Papeles de uso continuo.
- Papeles de uso temporal.
Por su contenido
- Hoja de trabajo.
- Cédulas sumarias o de Resumen.
- Cédulas de detalle o descriptivas.
- Cédulas analíticas o de
comprobación.
Los papeles de trabajo pueden contener
información útil para varios ejercicios (acta
constitutiva, contratos a plazos mayores
a un año o indefinidos, cuadros de organización,
catálogos de cuentas, manuales de procedimientos,
etc.). Por su utilidad más o
menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando
los servicios del auditor son requeridos por varios
ejercicios contables.De la misma manera los papeles de trabajo pueden
contener información útil solo para un ejercicio
determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada,
contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones
bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan
para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a
que se refieran.- POR SU USO:
- POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseño y contenido los
papeles de trabajo son tan variados como la propia
imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria
papeles clave cuyo contenido esta más o menos
definido.
Se clasificarán de acuerdo a la fase de la
auditoria, ya sea de planificación o
ejecución del trabajo. Entre estos están:
- Planificación de auditoria
- Hojas de
trabajo - Cédulas
sumarias o de resumen - Cédulas
de detalle - Cédulas
narrativas - Cédulas
de hallazgos - Cédulas
de notas - Cédulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por
el área auditada. Entre los que figuran:
- Estados
financieros - Conciliaciones bancarias
- Manuales
- Organigramas
- Planes de
trabajo - Programación de actividades
- Informes de
labores
- Informes de
Papeles de
trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos
preparados u obtenidos de fuentes independientes al área
auditada. Algunos de estos son:
- Confirmaciones de saldos
- Interpretaciones auténticas y normativa
publicada - Decretos de
creación de unidades - Opiniones
Jurídicas - Opiniones
Técnicas
Las cédulas de auditoria se
pueden considerar de dos tipos:
- Tradicionales.
- Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas
básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y
su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de
estas se encuentran las:
- Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros
sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de
una cuenta, rubro, área u operación. - Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el
detalle de los conceptos que conforman una cédula
sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a
clientes informará, por grupos homogéneos, los
tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria:
clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el
saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se
harán una por cada tipo de clientela, señalando en
ellas como está conformado el saldo de cada
grupo.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de
patrón estándar de nomenclatura y los nombres son
asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de
observaciones, programa de trabajo, cedulas de
asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones,
confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de
recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos
pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran
presentarse.
Para facilitar la trascripción e interpretación
del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se
acostumbran a usar marcas que permiten
transcribir de una manera práctica y de fácil
lectura algunos
trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de
cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares
contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita
en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo
significado fuera justamente el de haber verificado las
cifras correspondiente contra el auxiliar
relativo.En la práctica la utilización de
marcas de trabajo realizado es de lo más común
y facilita por un lado la trascripción del trabajo
que realiza el auditor ejecutante, y por otro la
interpretación de dicho trabajo como el proceso de
revisión por parte del supervisor.También en la práctica debido a que
hay ciertos trabajos repetitivos de una manera constante
se decide periódicamente establecer una marca
estándar, es decir, una marca que signifique siempre
lo mismo.La forma de las marcas deben ser lo mas
sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera
que no haya confusión entre las diferentes marcas
que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se
transcriben utilizando color rojo o azul, de
tal suerte que a través del color se logre su
identificación inmediata en las partidas en las que
fueron anotadas.MARCAS
DE AUDITORIASIMBOLO
SIGNIFICADO
Ù
Sumado (vertical
y horizontal)Cumple con
atributo clave de control£
Cotejado contra
libro
mayor?
Cotejado contra
libro auxiliar¥
Verificado
físicamente»
Cálculos
matemáticos
verificadosW
Comprobante de
cheque
examinado@
Cotejado
contra fuente externaA-Z
Nota
explicativaN/A
Procedimiento no
aplicableH1-n
Hallazgo de
auditoriaC/I1-n
Hallazgo de
control internoP/I
Papel de trabajo
proporcionado por la
Institución- MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO
- INDICES DE
REFERENCIA
Para facilitar su
localización, los papeles de trabajo se marcan con
índices que indiquen claramente la sección del
expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia
donde podrán localizarse cuando se le
necesite.En términos generales el
orden que se les da en el expediente es el mismo que
presentan las cuentas en el estado financiero. Así los
relativos a caja estarán primero, los relativos a
cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que
se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de
orden.Los índices se asignan de
acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este
objeto, números, letras o la combinación de
ambos.A continuación se
presenta un ejemplo de índices usando el
método alfabético-numérico por
ser el de uso mas generalizado en la práctica de la
auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas
de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y
capital y las decenas
indican cuentas de resultados:La letra o
número: Para las cuentas
de:A
Caja
y bancosB
Cuentas por cobrar
C
Inventarios
U
Activo fijo
W
Cargos diferidos y
otrosAA
Documentos por pagar
BB
Cuentas por pagar
EE
Impuestos por pagar
HH
Pasivo a largo plazo
LL
Reservas de pasivo
RR
Créditos
diferidosSS
Capital y reservas
10
Ventas
20
Costos de ventas
30
Gastos generales
40
Gastos y productos
financieros50
Otros gastos y
productos.- MARCAS DE AUDITORIA E INDICES
DE REFERENCIAPara la
conservación de los papeles de trabajo se
reconocerán tres tipos de archivos: permanente, general
y corriente. Las características y usos de cada tipo son
las siguientes:- PERMANENTE
ARCHIVOS
Contendrá
información útil para el auditor en futuros
trabajos de auditoría por ser de interés continuo y
cumplirá los siguientes propósitos:
- Recordar al auditor las
operaciones y/o partidas que se aplican por varios
años. - Proporcionar a los nuevos
miembros del personal un resumen
rápido de las políticas,
organización y funciones de las diferentes
unidades de la Corte de Cuentas de la República y leyes
aplicables.
Entre la información que
contendrá el archivo permanente
está:
- Leyes y normas
- Organigramas
- Políticas y
manuales - Detalle de personal clave
de la Corte
- GENERAL
Contendrá los papeles
acumulados durante el desarrollo de la auditoria y
que podrán ser utilizados para períodos subsecuentes.
Entre los que están:
- Estados
financieros - Planes anuales de
trabajo - Programas de
auditoria - Hojas de
trabajo - Borrador e informe final
de cada examen
- CORRIENTE
Acumulará todas las
cédulas relacionadas con las diferentes pruebas realizadas
a cada una de las cuentas o áreas específicas y
corresponden al período sujeto a examen. Constituyen
el respaldo o evidencia de cada examen y del cumplimiento
a las normas de auditoria.
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