En línea con nuestro último
tutorial, seguimos comprobando como las herramientas
ofimáticas pueden ayudarnos, con relativamente poco
conocimiento,
a organizar el trabajo
diario de un jefe de proyecto.
En mis cursos, siempre insisto en una cosa que supongo
que algunos compartiréis…. (aunque hay veces que hasta
que no nos lo cuentan no lo percibimos):
En un proyecto de desarrollo de
software, ya sean
por los gerentes o comerciales, normalmente nos llegan prefijadas
las variables
principales: Tiempo, coste (por tanto recursos),
alcance (lo que hay que hacer) y calidad (es
nuestra metodología).
La mayoría de las veces, ni siquiera nos han
pedido opinión (un día de estos os contare (aunque
esto sorprenderá a muchos) que realmente NO ES SIEMPRE
NECESARIO [o acaso un director de una empresa de
automóviles debe saber soldar para saber cuanto cuesta
construir un modelo nuevo
de coche ;-)) ] ).
Bajo estas circunstancias, lo único que podemos
hacer es: Mejorar la productividad
diaria.
Bueno, esto es mucho más profundo de lo que
parece y requiere mucha disciplina (y
muchas más técnicas).
Uno de los modos de mejorar la productividad puede
consistir en manejar eficientemente la generación y
mantenimiento
de la documentación. Ya vimos (en
el último tutorial) como crear sencillas tablas
para estructurar la información. Parece que tiene sentido que
si debemos entregar documentación sobre requisitos,
riesgos, casos
de uso, pruebas, etc.
pudiéramos estructurarla en MS Access,
generar un informe impreso y
anexarla al documento original.
Hacerlo es así de sencillo:
Informes en Access
Creamos un nuevo informe usando el asistente
Elegimos la tabla principal y sus campos.
Podemos marcar otras tablas y campos
Como las tablas estas relacionadas, el sistema nos
sugiere una posible organización
También podemos crear agrupaciones. En nuestro
caso por probabilidad.
Podemos elegir el modo de presentación
Y un aspecto
Le asignamos un nombre
Y vemos el informe resultante
Con poco esfuerzo podemos diseñar el informe para
que tenga el aspecto deseado.
En organizaciones
más evolucionadas ya existe una metodología y unas
plantillas maestras que tenemos que seguir.
Puede tener sentido, si somos consultores que trabajamos
en distintos clientes, que
desarrollemos nuestra propia metodología y que adaptemos
los entregables al formato exigido por el cliente.
Importante: No confundir el medio y el
|
En muchas organizaciones, MS Word es la
herramienta elegida. En estas circunstancias podemos integrar
nuestros datos dentro de
las plantillas proporcionadas.
Abrimos un documento Word (que podría ser nuestra
plantilla de la metodología) y configuramos las barras de
herramientas a visualizar.
Interesan dos en concreto:
- Base de datos
- Combinar correspondencia
En cualquier punto del documento, podemos pulsar la
opción Insertar->Campo
Un tipo de campo a elegir puede ser base de
datos
ç
Elegimos la fuente de datos
Seleccionamos el fichero
adictos.mdb
Elegimos entre las tablas y consultas (no descuidar
estas últimas que nos permitirán agrupar datos de
distintas tablas)
Marcamos el orden
Igual de sencillo es elegir el formato
Hay muchas opciones y podemos crear
personalizadas
Seleccionamos los registros
Y ya tenemos integrada la tabla de datos dentro de la
página.
Una de las opciones, para mi gusto más
útiles, que tiene Word es la capacidad de replicar un
documento, generando una copia a partir de una plantilla y
combinándolo con datos dinámicos (esto es
útil para generar cartas
personalizadas, correos, etc.).
Imaginad que queremos realizar un informe para concretar
los riesgos más importantes. Podríamos rellenar
solo una de las hojas y decirle al propio Word que genere el
resto a partir de los datos de nuestras tablas.
Seleccionamos la hoja modelo y abrir una base de datos
(observad el botón marcado en la barra de
herramientas)
Elegimos la tabla
Marcamos el campo elegido
Veremos que en Word aparecen los campos marcados entre
fechas <<id>>.
Si pulsamos el botón marcado en la siguiente
pantalla, podremos previsualizar el resultado.
Una vez que estamos contentos con el resultado, podemos
generar un documento nuevo con la combinación de datos y
formato
Elegimos los registros a los que aplicar la
combinación
Y se habrá generado el documento
completo.
La gracia que tiene el tema es que si cambian los
requisitos o deseamos añadir o quitar campos, bastan unos
clicks y no tenemos que perdernos dentro del documento Word.
¿a alguien que le guste programar le gusta
documentar?
Uso de campos
adicionales en Word
Entendiendo la potencia de lo
visto anteriormente, ahora podemos comprender para que valen
otras opciones normalmente ignoradas en las herramientas
ofimáticas..
En el menú principal, Archivo podemos
pulsar la opción Propiedades. En estas propiedades
definimos el autor, título, etc.
Es fácil añadir nuevas
propiedades
Al igual que hicimos con la tabla, podemos añadir
la propiedad en
el documento.
Siendo creativos, si tenemos que hacer informes
periódicos de seguimiento, podríamos crear una
plantilla compleja y posteriormente insertar campos
específicos en ella, cosa que simplificaría la
labor diaria.
Imaginad a la hora de hacer escritos oficiales ….
sería sencillo ¿verdad? ¿y contratos?
….
Lo sencillo puede ser complejo y lo complejo sencillo
…. "en un momento del tiempo". Con
constancia y formación las barreras se rompen.
Normalmente excedemos nuestros esfuerzos formativos en
las nuevas
tecnologías y tendencias cuando podría ser
más práctico aprender a manejar las herramientas
básicas que funcionan y tenemos desde hace
años.
Y antes aún, creo que lo primero que
deberíamos aprender es a optimizar el tiempo, ideas
como:
- Compromiso personal
- Prioridad
- Técnicas y herramientas de mejora
diaria - Saber decir que no
- Anular a los ladrones del tiempo (buscad sobre
esto) - y algunas cosas más…..
Pero … esto es otra historia
Roberto Canales Mora