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Integración MS Word y MS Access



     

    En línea con nuestro último

    tutorial
    , seguimos comprobando como las herramientas
    ofimáticas pueden ayudarnos, con relativamente poco
    conocimiento,
    a organizar el trabajo
    diario de un jefe de proyecto.

    En mis cursos, siempre insisto en una cosa que supongo
    que algunos compartiréis…. (aunque hay veces que hasta
    que no nos lo cuentan no lo percibimos):

    En un proyecto de desarrollo de
    software, ya sean
    por los gerentes o comerciales, normalmente nos llegan prefijadas
    las variables
    principales: Tiempo, coste (por tanto recursos),
    alcance (lo que hay que hacer) y calidad (es
    nuestra metodología)
    .

    La mayoría de las veces, ni siquiera nos han
    pedido opinión (un día de estos os contare (aunque
    esto sorprenderá a muchos) que realmente NO ES SIEMPRE
    NECESARIO [o acaso un director de una empresa de
    automóviles debe saber soldar para saber cuanto cuesta
    construir un modelo nuevo
    de coche ;-)) ] ).

    Bajo estas circunstancias, lo único que podemos
    hacer es: Mejorar la productividad
    diaria.

    Bueno, esto es mucho más profundo de lo que
    parece y requiere mucha disciplina (y
    muchas más técnicas).

    Uno de los modos de mejorar la productividad puede
    consistir en manejar eficientemente la generación y
    mantenimiento
    de la documentación. Ya vimos (en
    el último tutorial
    ) como crear sencillas tablas
    para estructurar la información. Parece que tiene sentido que
    si debemos entregar documentación sobre requisitos,
    riesgos, casos
    de uso, pruebas, etc.
    pudiéramos estructurarla en MS Access,
    generar un informe impreso y
    anexarla al documento original.

    Hacerlo es así de sencillo:

    Informes en Access

    Creamos un nuevo informe usando el asistente

    Elegimos la tabla principal y sus campos.

    Podemos marcar otras tablas y campos

    Como las tablas estas relacionadas, el sistema nos
    sugiere una posible organización

    También podemos crear agrupaciones. En nuestro
    caso por probabilidad.

    Podemos elegir el modo de presentación

    Y un aspecto

    Le asignamos un nombre

    Y vemos el informe resultante

    Con poco esfuerzo podemos diseñar el informe para
    que tenga el aspecto deseado.

    Access y
    Word

    En organizaciones
    más evolucionadas ya existe una metodología y unas
    plantillas maestras que tenemos que seguir.

    Puede tener sentido, si somos consultores que trabajamos
    en distintos clientes, que
    desarrollemos nuestra propia metodología y que adaptemos
    los entregables al formato exigido por el cliente.

    Importante:  No confundir el medio y el
    fin

    • Los entregables son el producto de seguir una
      metodología.
    • Proporcionar los entregables en el formato
      deseado, no garantiza que se halla seguido ninguna
      metodología.
    • La metodología nos ayuda, a
      través de la construcción de entregables, a
      garantizar que se ha realizado un estudio mínimo
      de todos los aspectos vitales de un
      proyecto.

     En muchas organizaciones, MS Word es la
    herramienta elegida. En estas circunstancias podemos integrar
    nuestros datos dentro de
    las plantillas proporcionadas.

    Abrimos un documento Word (que podría ser nuestra
    plantilla de la metodología) y configuramos las barras de
    herramientas a visualizar.

    Interesan dos en concreto:

    • Base de datos
    • Combinar correspondencia

    En cualquier punto del documento, podemos pulsar la
    opción Insertar->Campo

    Un tipo de campo a elegir puede ser base de
    datos

    ç

    Elegimos la fuente de datos

    Seleccionamos  el fichero
    adictos.mdb

    Elegimos entre las tablas y consultas (no descuidar
    estas últimas que nos permitirán agrupar datos de
    distintas tablas)

    Marcamos el orden

    Igual de sencillo es elegir el formato

    Hay muchas opciones y podemos crear
    personalizadas

    Seleccionamos los registros

    Y ya tenemos integrada la tabla de datos dentro de la
    página.

    Generador de
    correspondencia

    Una de las opciones, para mi gusto más
    útiles, que tiene Word es la capacidad de replicar un
    documento, generando una copia a partir de una plantilla y
    combinándolo con datos dinámicos (esto es
    útil para generar cartas
    personalizadas, correos, etc.).

    Imaginad que queremos realizar un informe para concretar
    los riesgos más importantes. Podríamos rellenar
    solo una de las hojas y decirle al propio Word que genere el
    resto a partir de los datos de nuestras tablas.

    Seleccionamos la hoja modelo y abrir una base de datos
    (observad el botón marcado en la barra de
    herramientas)

    Elegimos la tabla

    Marcamos el campo elegido

    Veremos que en Word aparecen los campos marcados entre
    fechas <<id>>.

    Si pulsamos el botón marcado en la siguiente
    pantalla, podremos previsualizar el resultado.

    Una vez que estamos contentos con el resultado, podemos
    generar un documento nuevo con la combinación de datos y
    formato

    Elegimos los registros a los que aplicar la
    combinación

    Y se habrá generado el documento
    completo.

    La gracia que tiene el tema es que si cambian los
    requisitos o deseamos añadir o quitar campos, bastan unos
    clicks y no tenemos que perdernos dentro del documento Word.
    ¿a alguien que le guste programar le gusta
    documentar?

    Uso de campos
    adicionales en Word

    Entendiendo la potencia de lo
    visto anteriormente, ahora podemos comprender para que valen
    otras opciones normalmente ignoradas en las herramientas
    ofimáticas..

    En el menú principal, Archivo podemos
    pulsar la opción Propiedades. En estas propiedades
    definimos el autor, título, etc.

    Es fácil añadir nuevas
    propiedades

    Al igual que hicimos con la tabla, podemos añadir
    la propiedad en
    el documento.

    Siendo creativos, si tenemos que hacer informes
    periódicos de seguimiento, podríamos crear una
    plantilla compleja y posteriormente insertar campos
    específicos en ella, cosa que simplificaría la
    labor diaria.

    Imaginad a la hora de hacer escritos oficiales ….
    sería sencillo ¿verdad? ¿y contratos?
    ….

    Conclusiones

    Lo sencillo puede ser complejo y lo complejo sencillo
    …. "en un momento del tiempo". Con
    constancia y formación las barreras se rompen.

    Normalmente excedemos nuestros esfuerzos formativos en
    las nuevas
    tecnologías y tendencias cuando podría ser
    más práctico aprender a manejar las herramientas
    básicas que funcionan y tenemos desde hace
    años.

    Y antes aún, creo que lo primero que
    deberíamos aprender es a optimizar el tiempo, ideas
    como:

    • Compromiso personal
    • Prioridad
    • Técnicas y herramientas de mejora
      diaria
    • Saber decir que no
    • Anular a los ladrones del tiempo (buscad sobre
      esto)
    • y algunas cosas más…..

    Pero … esto es otra historia

    Roberto Canales Mora

    www.adictosaltrabajo.com

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