- Definición de
política - Definición de manual
de políticas - Objetivo del manual de
políticas - Importancia de manual de
políticas - Ventajas de los manuales de
políticas - Tipos de manuales de
políticas - Contenido del manual de
políticas - Desarrollo de
políticas. - Descripción narrativa
de las políticas - Preparación del
manual - Elaboración del
manual - Hoja de
aprobación - Análisis
crítico - Bibliografía
A continuación se explicará de manera
detallada la elaboración y aplicación de manuales
administrativos, su importancia y estructura.
Se considera de gran importancia el saber realizar una
manual de políticas, pero sobre todo el aplicarlo y
utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a
los administradores, y hace que la empresa
cuente con una mayor estructura.
Definición de Política:
Manera de alcanzar objetivos. "Es
un plan permanente
que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento
administrativo en direcciones específicas
Definición de Manual de
Políticas:
Documento que incluye las intenciones o acciones
generales de la
administración que es probable que se presenten en
determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la
administración superior. Las
políticas escritas establecen líneas de
guía, un marco dentro del cual el personal
operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos
de la dirección superior según convenga a
las condiciones del organismo social.
Objetivo del Manual de
Políticas:
- Presentar una visión de conjunto de la
organización para su adecuada organización. - Precisar expresiones generales para llevar a cabo
acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa. - Proporcionar expresiones para agilizar el proceso
decisorio. - Ser instrumento útil para la
orientación e información al personal. - Facilitar la descentralización, al suministrar a los
niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la
toma de
decisiones. - Servir de base para una constante y efectiva
revisión administrativa.
Importancia de Manual de
Políticas:
Su importancia radica en que representa un recurso
técnico para ayudar a la orientación del personal y
también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones
rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede
contribuir el empleado al logro de los objetivos del
organismo.
También ayuda a los administradores a no repetir
la información o instrucciones.
Ventajas de los manuales de
Políticas:
- Las políticas escritas requieren que los
administradores piensen a través de sus cursos de
acción y predeterminen que acciones se
tomarán bajo diversas circunstancias. - Se proporciona un panorama general de acción
para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales
requieren la atención de altos directivos. - Se proporciona un marco de acción dentro del
cual el administrador
puede operar libremente. - Las políticas escritas ayudan a asegurar un
trato equitativo para todos los empleados. - Las políticas escritas generan seguridad de
comunicación interna en todos los
niveles. - El manual de políticas es fuente de conocimiento
inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos
empleados.
Tipos de Manuales de Políticas:
- Manuales Generales de Políticas:
Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento
primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo,
las cuales en forma unilateral las establece cada área a
efectos de sus propias responsabilidades y autoridad
funcional.
- Manuales específicos de
Políticas:
Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o
sección en particular.
Contenido del Manual de
Políticas:
Un manual no debe contener más que los apartados
estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual
previstos y mantener los controles indispensables.
- Índice
Objetivos del Manual
Alcance
Como usar el manual
Revisiones y recomendaciones
- Introducción
- Organigrama
- Declaraciones de Políticas
El índice es una lista de aportaciones en el
manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir
números o letras del alfabeto como referencia.
- Introducción
Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de
políticas. Tiene como propósito explicar al usuario
del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a
través de el, su alcance, como usar este manual y cuando
se harán las revisiones y actualizaciones.
Alcance
Debe enfocarse a una explicación breve sobre la
que abarca el manual de políticas.
Como usar el Manual
Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para
utilizar el manual.
Revisiones y actualizaciones
Indica con quien debe hacerse contacto para
señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones
respecto al manual de políticas.
- Organigrama
En este apartado se representara gráficamente la
estructura orgánica.
- Declaraciones de Políticas.
En este apartado se deberán presentar por
escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de
las unidades administrativas de que se trate.
Para llevar a cabo la declaración de
políticas se sugiere el siguiente método:
1. Formular una lista de políticas, por función
operacional (Finanzas,
personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social
que se trate.
2. Discutir la lista de políticas con los
responsables de cada función operacional para:
* Determinar una lista de las políticas que
realmente se requieren definir.
* Precisar los límites a
que llegarán las políticas.
* Determinar una prioridad de políticas para ser
desarrolladas.
* Presentar un borrador de las políticas y
discutirlas con los responsables del departamento correspondiente
para su aceptación o modificación
respectiva.
* Aprobación de las políticas por la
dirección superior.
* Integrar las políticas al manual conforme
éstas vayan siendo aprobadas.
DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS
POLITICAS
1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el
fin que se pretende lograr con el establecimiento de una
política.
2. DEFINICION. Precisar los conceptos básicos que
se invocan en la política.
3. CONTENIDO. Describir en orden numérico y de
acuerdo a su importancia los lineamientos específicos
necesarios para la aplicación de la
política.
4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s)
unidades orgánicas que deben observar las prácticas
de la política.
El paso inicial para preparar un "Manual de
políticas". Es determinar lo que se desea
lograr.
Una vez determinados los objetivos, habrá que
ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de
ser, Además todos los manuales administrativos tienen un
propósito en común: "Obtener mejores
resultados".
Posteriormente se iniciará la elaboración
en sí del manual, iniciándose el procesamiento de
la información, es decir; la integración propiamente de proceso de
elaboración.
PREPARACION DE UN BORRADOR
DEL MANUAL.
La elaboración de este borrador se debe poner a
consideración de la alta administración, de los jefes de
departamento y eventualmente de algunos empleados
clave.
Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de
introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las
sugerencias que se aprovechen para la relación definitiva
pueden proceder de los más diversos niveles
jerárquicos (Jefes y empleados).
Para la elaboración del manual es muy importante
uniformar criterios tanto en la terminología como en la
presentación de la información, con el
propósito de que se mantengan un sentido de
continuidad y de unidad.
Pueden surgir durante la elaboración de manuales
de políticas algunas dificultades al determinarse
políticas y normas en forma
escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o
desinterés por determinar con éxito
dichos manuales. o bien en que no operen las especificaciones en
los misinos de la manera establecida.
Algunas de las políticas que tratan con los
niveles jerárquicos intermedios o inferiores son
formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas
áreas.
FORMATO. Para lograr un eficiente manual de
políticas que ayude a llevar a cabo el trabajo
administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato"
con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello
depende en gran medida la facilidad de lectura,
consulta y estudio. Además de permitir hacer referencias
rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia
y orden.
NUMERACION DE PÁGINAS. Después de
seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las
páginas. Existen tres métodos
para numerar las páginas del manual de políticas y
son:
a) Numeración consecutiva de páginas. Es
el método más sencillo.
Pero también el menos flexible. En éste
método las páginas se numeran en orden consecutivo
a partir del número 1.
b) Numeración de páginas por secciones.
Consiste en que, las páginas de cada una de las secciones
se numeran consecutivamente y cada número de página
va precedido por el de la sección y un
guión.
ENCABEZAMIENTO DE PÁGINAS. Consiste en
establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior
de cada página y que contiene cierta información
básica, como el título de la política,
número de control, unidad
orgánica, fecha de elaboración y vigencia,
etc.
Una vez elaborado el manual de políticas y para
poder
.facilitar su implantación, se recomienda que sea
autorizado por intervienen:
* Por la .alta Administración, para darle la
formalidad y el apoyo necesario.
* Del responsable de la unidad administrativa que
intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su
conformidad con la exactitud de su contenido.
* De la unidad responsable de la elaboración de
manuales administrativos, si la hay, o del grupo de
técnicos en su caso.
* Del consultor externo en su caso.
DISTRIBUCION
CONTROL DEL MANUAL.
La "Distribución" del manual de
políticas es un aspecto delicado, especialmente
en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no
debe ser distribuido íntegramente a todos los miembros del
organismo.
En particular basta con que el personal subalterno
reciba únicamente las instrucciones sobre las
políticas que debe observar. Sólo los
.administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento,
pueden recibir las ediciones completas.
La indicación de haber sido dada la
aprobación al manual de políticas por parte de los
órganos competentes es uno de los elementos que deben
siempre aparecer en el manual.
Las políticas se hacen anticuadas y para mantener
su efectividad. Deben ser revisadas periódicamente en
forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a
enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones
existentes. .
Al fin de contra restar la obsolescencia, habrá
necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la
unidad administrativa y responsable (sistemas y
procedimientos, organización y
métodos) o de su equivalente.
ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo
actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de
algunas política, eliminación,
reestructuración, etc.).
ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un
programa de
actualizaciones periódicas. Hay que realizar de acuerdo a
un programa una revisión de los manuales de
políticas. Guando menos una vez al año y, si los
apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar
esas revisiones dos veces al año.
RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACION. Desde un punto de
vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor
como en contra de una política existente, procurando
obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma
más imparcial posible.
Considero de gran importancia que una empresa
cuenta con un manual de políticas pues en éste se
establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar
la administración efectiva y adecuada de la
entidad.
También puedo mencionar que consiste en una
descripción detallada de los lineamientos a
se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. El conocer de una organización proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones.
Una adecuada definición de políticas y su
establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar
lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva
revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para
funciones
operacionales tales como: producción, ventas,
finanzas, personal, compras,
etc.
Además, se establecen las responsabilidades y
tareas correspondientes de cada área administrativa,
así como su nivel jerárquico en la estructura
organizacional.
Joaquín Rodríguez Valencia, Como
utilizar y elaborar manuales administrativos, Manual de
Políticas, Cáp. 6.
Cristina Martínez
González