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Outsourcing




Enviado por gustavo



    Outsourcing

    • Introducción.
    • Definición de Outsourcing.
    • Las cinco razones para adoptar
      Outsourcing
    • Las cinco razones estratégicas
      mas importantes
    • Sistemas Outsourcing de
      suministros de equipos de oficina,
      muebles y enseres
    • Costos de comprar:
    1. Costo del departamento de
      compras
    2. Costos de
      distribución
    3. Costos de almacenamiento.
    4. Costos de contabilizacion y
      pagos
    5. Costo financiero
    • Ventajas:
    • Beneficios Adquiridos :
    • Entrevista
    • Conclusión.
    • Bibliografía.
    • Apéndice.

     

    INTRODUCCION

    El Outsourcing es un
    tema de actualidad en el que el objetivo
    principal de la empresa es la
    reducción de gastos directos,
    basados en la subcontratacion de servicios que
    no afectan la actividad principal de la
    empresa.

    En este tema desarrollaremos aspectos muy importantes
    como algunas razones para adoptar el Outsourcing
    así como también las razones estratégicas
    mas importantes.

    Se hizo un estudio basado en sistemas de
    Outsourcing de
    suministros de quipos de oficina, muebles
    y enseres. Destacándose las ventajas obtenidas, beneficios
    adquiridos.

    Finalmente se incluye una entrevista con
    una administradora en la cual se hace una serie de preguntas
    directas sobre los beneficios, alcances, servicios y
    beneficios que ve al utilizar el Outsourcing, sin
    dejar por un lado los riegos que ello conlleva.

    En fin es un tema sumamente interesante que si es bien
    aplicado puede reducir escandalosamente los costos directos
    de una empresa.

    Outsourcing

    Outsourcing es una megatendencia que se está
    imponiendo en la comunidad
    empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la
    contratación externa de recursos anexos,
    mientras la
    organización se dedica exclusivamente a la
    razón de su negocio.

    El Outsourcing hasta
    hace tiempo era
    considerado simplemente como un medio para reducir
    significativamente los costos; sin
    embargo en los últimos años ha demostrado ser una
    herramienta útil para el crecimiento de las empresas.

    LAS CINCO RAZONES PARA ADOPTAR
    OUTSOURCING

    • Reducir o controlar el gasto de operación. En
      un estudio realizado por el Outsourcing
      Institute se encontró que las compañías
      redujeron costos en un 90
      %.
    • Disponer de los fondos de capital. El
      Outsourcing
      reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de
      funciones
      que no tienen que ver con al razón de ser de la
      compañía.
    • Tener acceso al dinero
      efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del
      cliente al
      proveedor.
    • Manejar más fácilmente las funciones
      difíciles o que están fuera de control. El
      Outsourcing es
      definitivamente una excelente herramienta para tratar esta
      clase de problema.

    LAS CINCO RAZONES ESTRATEGICAS MÁS
    IMPORTANTES

    • Enfocar mejor la empresa.
      Permite a la compañía enfocarse en asuntos
      empresariales más ampliamente.
    • Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La
      misma naturaleza de
      sus especializaciones, los proveedores
      ofrecen una amplia gama de recursos de la
      clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
    • Acelerar los beneficios de reingeniería.
    • Compartir riesgos.
    • Destinar recursos para
      otros propósitos.

    El Outsourcing es
    aplicable a diferentes áreas de la
    organización, como por ejemplo, personal,
    compras,
    mercadeo
    etc.

    SISTEMAS OUTSOURCING DE
    SUMINISTROS DE EQUIPOS DE OFICINA, MUEBLES
    Y ENSERES.

    Según estudios realizados por Booz Allen en el
    año 1994 determinó una serie de situaciones como
    las siguientes.

    El costo de comprar
    en las empresas
    fluctúa él entre un 15% y un 30% del costo total de
    las compras y que
    están compuestas por los siguientes costos.

    1. Costos del departamento de compras:
      El proceso de
      elaboración de ordenes de compra, atender vendedores,
      solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité
      de compras,
      atender o solucionar problemas en
      cuanto a calidad o
      tiempos de entrega de los productos,
      escogencia de proveedores.
    2. Costos de distribución: Recepción de los
      requerimientos por área, separación, empaque y
      distribución de los artículos,
      actualización de las tarjetas de
      inventarios y
      el generado por el transporte y
      manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como
      nacional.
    3. Costo de almacenamiento: Valor del
      arriendo del área asignada, el personal que
      labora en el almacén
      y todos los procesos que
      se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la
      mercancía.
    4. Costo de contabilización y pagos: El
      que se genera en el departamento de Contabilidad
      al tener que revisar, archivar, generar cheques para
      las facturas para cada uno de los proveedores.
    5. Costo financiero: Costo de oportunidad del
      dinero
      invertido en el inventario.

    VENTAJAS:

    • Rebaja en los costos totales
      de los bienes y
      servicios
      adquiridos.
    • Una mejora en la calidad del
      servicio
      obtenido, comparado con el que existía
      antes.
    • Los trabajadores de la compañía pueden
      dedicar su tiempo al
      verdadero objeto de su negocio.
    • Atención especializada, permitiendo un
      trabajo en
      equipo con el departamento de organización
      y métodos para mejoramiento o eliminación de
      procesos.
    • Suministrar al sitio que el cliente le
      indique.
    • Un solo estado de
      cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o
      puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la
      implantación del EDI, intercambio electrónico
      gracias a la conexión en red que posee.
    • Alianzas estratégicas.
    • Reducción de espacio.

    BENEFICIOS ADQUIRIDOS:

    • Seguridad y confianza: Seguridad de contar con
      un proveedor integral que mantendrá un inventario,
      para realizar suministros de más de 6000 referencias
      para aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las
      marcas
      más preferidas en el mercado.
    • Reducción de costos:
      Disminuyendo de una manera significativa el costo de
      comprar entre estos se tienen los siguientes:

    Costo de Almacenamiento,
    costo de distribución, de contabilizacion y pagos,
    así como el costo
    financiero.

    Articulo entrevista a
    una administradora

    QUE ES OUTSOURCING ?

    Es contratar y delegar a largo plazo uno o más
    procesos no
    críticos para nuestro negocio, a un proveedor más
    especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad
    que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las
    necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una
    misión.

    QUE BUSCA UN SERVICIO DE
    OUTSOURCING ?

    Un servicio de
    estos busca resolver problemas
    funcionales y/o financieros a través de un enfoque que
    combina infraestructura, tecnológica y física, recursos
    humanos y estructura
    financiera en un contrato definido
    a largo plazo.

    COMO ES EL SISTEMA DE
    CONTRATACION DE OUTSOURCING ?

    La subcontratación tiende a usarse para proyectos o
    componentes de proyectos
    específicos, normalmente para ser ejecutados en corto
    plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos
    que son las delegación de la administración de actividades que tienden a
    firmarse por periodos entre 3 y 10 años; no se orientan
    solo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades
    no esenciales y repetitivas, pero también pueden llegar a
    ser una asociación donde se comparte el riego y
    utilidades.

    QUE LOGRA LA COMPAÑÍA CONTRATANTE CON
    EL OUTSOURCING ?

    La compañía contratante logrará en
    términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que
    tenia internamente con "Costos
    Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la
    economía
    de escala que
    obtienen las compañías con su
    contratista.

    CUALES SON LOS ALCANCES DE OUTSOURCING
    ?

    Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos,
    personal,
    redes, operaciones y
    responsabilidades administrativas al contratista.

    Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los
    elementos anteriores.

    CUALES SON LOS SERVICIOS DE
    OUTSOURCING ?

    Infraestructura computacional.

    Operación de telecomunicaciones.

    Diseño.

    Implantación y administración de redes.

    Administración y atención de contingencias
    de centros de
    computo. Administración de datos y bases de
    datos.

    Recursos humanos.

    • Aplicaciones.
    • consultoría.

    PORQUE UTILIZAR OUTSOURCING INFORMATICO
    ?

    Actualización tecnológica: La empresa
    prestataria del servicio
    asumirá los costos y
    continuos cambios tecnológicos.

    Soporte: La empresa
    prestataria del servicio se
    encargará de contar con personal
    especialista y calificado en el área de sistemas.

    La empresa usuario
    de servicio: Se
    dedicará a especializar sus actividades de
    negocio.

    QUE BENEFICIOS TIENE OUTSOURCING ?

    La empresa se
    preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las
    diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de
    Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológicos,
    manejo de proyecto,
    implantación, administración y operación de la
    infraestructura.

    Poseer lo mejor de la tecnología sin
    enganchar y entrenar personal de
    la
    organización para manejarla.

    Disponer de servicios de
    información en forma rápida
    considerando las presiones competitivas.

    A través de soluciones de
    Outsourcing se logra la contratación de servicios con
    idéntica funcionalidad y disminución de costos.

    Aplicar el talento y los recursos de
    la
    organización a las áreas claves.

    Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los
    negocios.

    QUE RIESGOS PRESENTA
    EL OUTSOURCING ?

    • No negociar el contrato
      adecuado.
    • Elección del contratista.
    • Puede quedar la empresa en
      mitad de camino si falla el contratista.
    • Incrementa el nivel de dependencia de entes
      externos.
    • Incrementa en el costo de la
      negociación y monitoreo del contrato.
    • Inexistente control
      sobre el personal del
      contratista.

      

    Conclusión

    Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno
    de los objetivos mas
    buscados por todas las empresas es la
    mayor eficiencia al
    menor costo, sin dejar
    por un lado los estándares de calidad y
    servicio al
    cliente.

    También podemos concluir que debido a los
    diferentes posibilidades de Outsourcing de servicios o
    productos, las
    empresas deben
    elegir la que mas se acomode de acuerdo a sus recursos y
    necesidades.

    Bibliografía

    Ofiexpress, Empresa dedicada
    a sistemas
    Outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles
    y enseres.

    Entrevista A Norma Esperanza Macias,
    Administradora De Arp Colmena

    Apéndice

    Artículos de Internet

    http://sedesur.uanarino.edu.co/~accesod/outsour.html

     

     

    Autor:

    Gustavo Morales

    Gerente de Proyectos

    Cargo Expreso, S.A.

    Guatemala, C.A.

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