- Concepto
- Iniciar un proceso de
Benchmarking - Fases de un proceso de
Benchmarking - Enfoque del
Benchmarking - Aplicaciones del
Benchmarking - Procedimiento de
implementación - Modelo de
Benchmarking - Estratificación de
procesos en el Benchmarking - ¿Qué es
planear? - ¿Y ahora, cómo lo
hacemos? - Conclusiones
Se trata de un proceso de
investigación constante que busca nuevas
ideas para llevar a cabo métodos,
prácticas y procesos de
adaptación de características positivas, con el fin
de obtener lo mejor de lo mejor.
El benchmarking se
puede llevar a cabo tanto en la parte industrial como en la
comercial y administrativa pues no se limita a una área en
especial. Se basa firmemente en contemplar y comprender no solo
el mundo interno de la compañía, sino más
importante aún, evaluar constantemente el externo. Es una
forma de comparar lo que usted hace con las mejores practicas
(best practices) implementadas por otras empresas de
éxito
reconocido para evaluar el desempeño y determinar los cambios. La
palabra benchmarking proviene del ingles bench marck que
significa marca o punto de
referencia; es decir, se toma un punto de comparación para
medir lo hecho por nosotros y por los demás.
Para iniciar un
proceso de benchmarking se requiere lo siguiente:
1. Conocer su operación. Evalúe los puntos
débiles y fuertes dentro de su empresa. Recuerde
que la competencia
también lo hará para descubrir sus puntos
débiles; si usted no los conoce, no estará en
condiciones de defenderse.
2. Conocer a los dirigentes de la industria o a
los competidores. Sólo estará preparado para
diferenciar sus posibilidades de mercado, si
conoce la fuerza y
debilidad de la competencia. Más importante aún, se
dará cuenta que solo la comparación y
comprensión de las mejores practicas de la industria o de
los dirigentes funcionales asegurarán la
superioridad.
3. Incluir lo mejor. Aprenda de las fortalezas de los
dirigentes y de la competencia en la industria, descubra lo
qué son y cómo lo lograron. Encuentre esas mejores
practicas en cualquier lugar y no dude en copiarlas, modificarlas
o incorporarlas a su propia operación. Imite sus puntos
fuertes.
4. Obtener la superioridad. Si ha llevado a cabo
investigaciones cuidadosas de las mejores
prácticas y las ha incorporado a su operación,
entonces usted habrá aprovechado los puntos fuertes
existentes, habrá llevado los puntos débiles a
igualar el mercado y habrá ido más allá, a
incluir lo mejor de lo mejor. Esto es una posición de
superioridad.
Según David T. Kerns, director general de Xerox
Corporation y principal iniciador de este concepto, el
benchmarking es "el proceso continuo de medir productos,
servicios y
practicas contra competidores más duros o aquellas
compañías reconocidas como líderes en la
industria".
De igual forma, Robert C. Camp, autor de libro
Benchmarking, define a este como "la búsqueda de las
mejores prácticas de la industria que conducen a un
desempeño excelente". Esta puede ser una definición
más general, ya que no se enfoca solamente a la
competencia, sino a las empresas de mayor éxito -sin
importar su giro o sector- y que pueden representar una valiosa
aportación en cuanto a sus procesos para aplicar dentro de
su empresa.
Es importante, ahora, definir también lo que es
el benchmarking, de manera que no confunda el concepto con otras
prácticas y evite cometer errores en su
aplicación.
Benchmarking no es una panacea o un programa. Tiene
que ser un proceso continuo de administración que requiere una
actualización constante.
Benchmarking no es un proceso de recetas de libros de
cocina que sólo requiere buscar los ingredientes para
aplicarlos y obtener un resultado.
El benchmarking es un proceso de descubrimiento y una
experiencia de aprendizaje; se
deben observar cuales son las mejores prácticas y
proyectarlas al desempeño del futuro.
Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios.
Obliga a utilizar un punto de referencia que asegure la
corrección de la fijación de objetivos.
Es un nuevo enfoque administrativo.
Según los
expertos, un proceso de benchmarking consta de cinco
fases:
1. Planeación
- Identificar que se va a someter a
benchmarking. - Identificar compañías
comparables. - Determinar el método
para recopilar los datos. - Recopilación de datos.
2. Análisis
- Determinar la brecha de desempeño
actual. - Proyectar los niveles de desempeño
futuros.
3. Integración
- Comunicar los hallazgos del benchmarking y obtener
aceptación. - Establecer metas funcionales.
4. Acción
- Implementar acciones
especificas y supervisar el progreso. - Recalibrar los benchmarks.
5. Madurez
- Corregir e innovar cuando se logre una
posición de liderazgo. - Implementar prácticas completamente integradas
a los procesos.
El proceso de benchmarking, que se inició como
una práctica exclusiva de las multinacionales, contagia
cada vez más a empresas pequeñas que necesitan
mantenerse actualizadas en las prácticas modernas de un
negocio.
Si el suyo tiene como objetivo
entrar a competir en las grandes ligas, le recomendamos no perder
de vista estrategias como
esta que le ayudarán a ser mejor.
El enfoque del benchmarking (figura 1) tiene como
misión
la continuidad, evaluación
y sistematicidad de procesos para conllevar a mejores
prácticas y resultados. Debe verse con una perspectiva de
crecimiento diferente, puesto que el benchmarking implica ser lo
suficientemente humilde para admitir que otro es mejor en algo, y
ser lo suficientemente sabio para aprender cómo igualarlo
e inclusive superarlo.
- Al establecer comparaciones entre las empresas, no
sólo deben verse cifras de crecimiento y productividad,
sino también comparar los procesos. Así se
definen habilitadores o componentes de la mejor práctica
que la empresa
puede tomar como ejemplo a seguir. Para esto, deben
establecerse las aplicaciones del benchmarking en cada elemento
del proceso. - Una de las primeras aplicaciones es el
benchmarking interno. - En la mayor parte de las grandes empresas con
múltiples divisiones se presentan funciones
similares en diferentes unidades de operación. En
este caso, el benchmarking compara estas operaciones
internas, pero debe contarse con disponibilidad de información. - Este primer paso en las investigaciones de
benchmarking es una base excelente no sólo para
descubrir diferencias de interés sino también para
centrar la atención en los temas críticos
y de interés para comprender las prácticas
provenientes de investigaciones externas. - También pueden ayudar a definir el alcance
de un estudio externo.
- Una de las primeras aplicaciones es el
PROCEDIMIENTO DE
IMPLEMENTACIÓN
Para realizar un proceso de benchmarking dentro de
una empresa
deben definirse los instrumentos a utilizar para tal fin, como
las encuestas, que
se aplican a diversos miembros de la
organización para evaluarla tanto a nivel cuantitativo
como a nivel cualitativo.
Dichas encuestas son de carácter diagnosticable, especialmente en
los módulos organizacionales y en los módulos de
tecnología, transferencia e innovación. La evaluación obtenida
define las etapas y actividades de cada proceso y los indicadores de
innovación y desarrollo
tecnológico, siendo cualitativa y cuantitativamente
evaluados en la empresa interesada.
En este modelo se
establecen cuatro pasos centrales: Planear, hacer, verificar y
actuar. En el momento de iniciar este modelo a nivel
estratégico, el primer paso es la identificación de
los clientes
potenciales. Se determinan los factores críticos de
éxito del cliente y se
evalua su desempeño; luego se identifican los procesos
básicos que permitirá su priorización para
someter a un benchmark a la empresa; se determina si el benchmark
es adecuado y, por último, se comunican los hallazgos y se
actualiza al comité de trabajo.
MODELO DE BENCHMARKING
En este modelo se establecen cuatro pasos centrales:
Planear, hacer, verificar y actuar. En el momento de iniciar este
modelo a nivel estratégico, el primer paso es la
identificación de los clientes potenciales.
Se determinan los factores críticos de
éxito del cliente y se evalua su desempeño; luego
se identifican los procesos básicos que permitirá
su priorización para someter a un benchmark a la empresa;
se determina si el benchmark es adecuado y, por último, se
comunican los hallazgos y se actualiza al comité de
trabajo.
ESTRATIFICACION
DE PROCESOS EN EL BENCHMARKING
En el primer paso en la estratificación, se
define el sistema de
costos a usar.
Posteriormente se establecen los factores críticos en
forma de procesos, se discriminan los subprocesos como las
actividades y tareas pertenecientes a un proceso
macro.
Con esto se determina la actividad a seguir y se asignan
tareas para cada caso. Por ejemplo, para procesos de
carácter operativo en una organización.
Planear es tener una visión globalizada de lo que
se quiere realizar dentro de la organización. Para esto, y
sabiendo de antemano que el propósito es utilizar al
benchmarking como medio de obtención de resultados
positivos, se debe formar el equipo de benchmarking, con el fin
de establecer un área relativa de trabajo que pertenece a
la organización funcional de la empresa.
Se prosigue con la documentación de procesos y subprocesos
para adecuar un ámbito de estudio. Se elabora el plan general del
ejercicio y, como todo resultado parcial del proceso, debe
comunicarse ante el comité de trabajo.
El proceso de hacer lo que se planeó se centra en
la recopilación de datos. En este momento, la empresa ya
tiene previo conocimiento
de lo que quiere hacer y para esto también debe seguirse a
una serie de pasos.
Primero, debe definir criterios para seleccionar los
socios potenciales, se identifican y se contactan los de mejores
prácticas en el mercado, se desarrollan instrumentos de
recolección de información, y se procede a
desarrollar la respectiva investigación, según el
propósito planteado inicialmente.
Para efectos de este procedimiento,
sólo basta con hacer esta comparación: La
recopilación de datos es similar a la recolección
de basura, ya que
se debe saber anticipadamente qué se va a hacer con el
material.
- Debe reconocerse que el benchmarking se ha convertido
en un proceso que se concentrará en los procesos y
operaciones de negocios de las empresas que sean reconocidas
como las mejores prácticas de la industria, por lo cual
es una nueva forma de administrar ya que cambia el esquema de
comparación sólo a nivel interno por el de
comparar las propias operaciones con estándares impuestos
externamente por las empresas reconocidas como los
líderes del negocio o aquellas que tienen la excelencia
dentro de la industria. - El benchmarking no es un mecanismo para determinar
reducciones de recursos. Los
recursos de reasignarán de la forma más efectiva
para apoyar los procesos y obtener la satisfacción de
los clientes. Además, el benchmarking debe ser un
proceso continuo de la
administración, que requiere una
actualización constante (la recopilación y
selección continua de las mejores
prácticas para incorporarlas a la toma de
decisiones y las funciones de comunicaciones en todos los niveles del
negocio). - Tambien que requiere de una metodología estructurada para la
obtención de información; sin embargo, debe ser
flexible para incorporar formas innovadoras. - El benchmarking es una nueva manera de hacer
negocios, puesto que obliga a utilizar un punto de vista
externo que asegure la corrección de la fijación
de objetivos y así mismo, brinda un nuevo enfoque
administrativo, ya que impulsa a la prueba constante de las
acciones internas contra estándares
externos. - Es una estrategia que
fomenta el trabajo
de equipo al enfocar la atención sobre las
prácticas de negocios para que la organización
sea competitiva, supeditando el interés individual al
colectivo.
Bladimir Bonifacio Capellán