- Resumen
- Mapa de proceso del sistema de
almacenaje - Gestión de riesgos en el
proceso de almacenes - Establecimiento de los
indicadores de control - Conclusiones
- Recomendaciones
- Referencias
bibliográficas
El diseño
de los procesos que conforman el Sistema de Almacenes se
define para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los
servicios que
este proceso brinda
al sistema logístico en general.
El objetivo de
este trabajo es
establecer el mapa de proceso, que contiene la misión del
servicio y la
relación de procesos que conforman el sistema de
almacenaje, además se definen los riesgos
fundamentales que pueden estar presentes en este subsistema y se
establecen los principales indicadores
para determinar el nivel de servicio que brinda el almacén a
sus clientes.
La formulación de un diseño permite
desarrollar un procedimiento de
operación que se estructure sobre la base de un estricto
cumplimiento de todas las normas de
control
establecidas y a su vez, que estos se cumplan
sistemáticamente en el marco de garantizar la eficiencia
que se exige en la ejecución de cada proceso. El análisis, mejoramiento y control de la
gestión
de procesos hace énfasis en el desarrollo de
la misión, razón de ser de cada
servicio.
El almacén ha dejado de ser un espacio donde las
mercancías reposan, para convertirse en un eslabón
clave en la cadena de
suministro. Por consiguiente, su diseño y
gestión están influenciados por los procesos y
agentes de las supply chain (cadenas de
abastecimientos).
En primer lugar, la realización de los pronósticos de venta fiables
supone el punto de partida de todo el proceso, y resulta clave
para llevar a cabo un dimensionamiento racional del stock, el
cual formará parte del inventario a
depositar en el almacén.
El sistema de almacenaje tiene como objetivo garantizar
el suministro continuo y oportuno de los materiales y
medios de
producción requeridos para asegurar los
servicios de forma ininterrumpida y rítmica. Las normas de
inventario constituyen un instrumento de dirección fundamental para definir el
volumen de
recursos
materiales que deben existir en un lugar determinado, para
garantizar su buen desempeño.
El incumplimiento de las normas de control
interno lleva aparejado mal desempeño de la
organización y repercuten directamente en el mal
manejo de los recursos y materiales inmovilizados en el
almacén.
Las fases seguidas para la investigación fueron:
- Determinación de los aspectos que inciden en
el proceso de almacenaje. - Elaboración del diseño.
- Establecer los riesgos a que puede estar sometido el
proceso. - Establecer los indicadores que permitirán
controlar el proceso.
En logística, es importante medir el nivel de
servicio que se brinda al cliente, y el
proceso de almacenes no esta exento de tal medición, por el contrario es un aspecto
primordial para evaluar cómo el sistema de almacenes
brinda sus servicios a los clientes que atiende. Algunos
medidores importantes son (1):
- Duración del ciclo pedido –
entrega. - Varianza de la duración del ciclo pedido
entrega. - Disponibilidad del producto.
- Información del pedido a lo largo de toda la
cadena logística. - Flexibilidad ante situaciones inusuales.
- Tiempo de entrega.
- Trato y relaciones con los clientes.
- Servicio de posventa.
- Tiempo de atención a las reclamaciones.
- Servicio de garantía.
- Respuestas de emergencia.
Cada empresa debe
seleccionar cuáles son los medidores del nivel de servicio
que se utilizarán de acuerdo a las demandas de servicio de
los clientes, establecer metas de servicio en cada uno, controlar
el comportamiento
real de los mismos e instrumentar acciones para
eliminar las desviaciones detectadas o pronosticadas.
Un aspecto fundamental a tener en cuenta en el proceso
de almacenaje es la gestión de los inventarios
relacionado con la decisión sobre el tamaño de los
lotes de los pedidos de compra o lanzamiento a producción
(Q), lo cual debe hacerse considerando no solo el valor
óptimo sino un conjunto de otros factores tales como:
tamaño del pedido del cliente, capacidad de los
contenedores, equipos, transporte y
embalajes; combinación de surtidos de un mismo proveedor,
ritmo de producción, capacidad del almacén y los
estantes, disponibilidad financiera y material, urgencias de
entrega, características y riesgos del producto, otros
factores.
Otra decisión importante es la
determinación de donde se van a ubicar los inventarios los
cuales pueden ser descentralizados o centralizados en la cadena
logística. Los inventarios descentralizados por lo general
tienden a aumentar los inventarios del sistema, pero disminuye el
tiempo de
suministro al proceso que lo necesita y los inventarios
centralizados disminuyen los inventarios pero aumenta el tiempo
de suministro a los procesos consumidores ya que la distancia a
que se encuentran los clientes se alarga.
Para determinar en cada caso cuál es la mejor
variante se necesita considerar un conjunto de factores tales
como: valor del producto, importancia para el consumidor, valor
de las pérdidas por no disponer del producto, frecuencia
del consumo,
posición geográfica relativa de los competidores,
accesibilidad a las instalaciones, flexibilidad, y otros. Para
evaluar esta decisión debe utilizarse la ecuación
de costos de
procesos.
Código | 00 |
Servicio | almacenes |
Responsable | Director del almacén. |
Participantes | Todos los trabajadores del |
Otras decisiones con relación a los inventarios
son: qué productos
tener en inventario, dónde almacenar el inventario
(centralizado o descentralizado) y la magnitud de la reserva de
seguridad y
la
administración de la misma. La reserva se determina
considerando tanto los posibles retrasos en el
reaprovisionamiento como la variación de la demanda
durante dicho reaprovisionamiento.
Para ello se utiliza el coeficiente Ks a partir de la
tabla de distribución normal de acuerdo al nivel de
servicio (nivel de confianza) que se desea proyectar, algunos
autores recomiendan utilizar una reserva de seguridad (SS) igual
al 50% del tamaño del lote Q (2)
Se puede definir el término inventario como la
existencia de todo producto o artículo que se utiliza
dentro de la organización. Un sistema de inventario es
un conjunto de políticas
y controles que supervisa los niveles que deben mantenerse,
cuando hay que reabastecer el inventario y de que tamaño
deben ser los pedidos. (3)
El inventario por lo tanto se puede definir como la
existencia que se encuentra dentro de todo el servicio de
almacenamiento.
Desarrollo
Mapa de proceso del
sistema de almacenaje.
Un proceso es una secuencia de actividades que permite
obtener un resultado final o intermedio que agrega valor al
cliente. En la ejecución de un proceso se realizan tantas
actividades materiales, informativas y financieras.
Otro concepto, pudiera
ser una secuencia de pasos, tareas o actividades que transforman
los inputs en un output. Un proceso de trabajo incorpora valor a
los inputs transformándolos o utilizándolos para
producir algo nuevo". (5)
Almacenar los materiales y recursos garantizando el
suministro oportuno de los productos requeridos para asegurar las
actividades productivas y de servicios además de lograr la
calidad en el
servicio, para satisfacer las necesidades del
cliente.
IV- Relación de procesos del servicio | |
Código | Procesos |
01 | Gestión de pedidos |
02 | Gestión de inventario |
03 | Recepción de mercancías |
04 | Almacenaje |
05 | Consolidación y |
06 | Cross docking (*) |
07 | Predespacho |
08 | Despacho |
09 | Tratamiento y control de envases y |
10 | Evacuación de desechos |
11 | Auditoria |
Las interrelaciones que se pueden establecer entre los
diferentes procesos pueden verse en la figura No.1
* Cross docking: Mercancía que no forma parte del
inventario del almacén, sino que entra y vuelve a salir
del almacén inmediatamente que se preparan los despachos
de los clientes.
Figura No 1 Mapa del proceso de
almacenaje
En cada uno de estos procesos se deben establecer la
relación de actividades fundamentales que se realizan,
determinando la información de entrada y de salida
necesaria para implementar el control interno.
El control interno comprende el plan de
organización, así como los métodos
debidamente clasificados y coordinados, además de las
medidas adoptadas en una entidad para proteger sus recursos,
propender a la exactitud y confiabilidad de la información
contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el
cumplimiento de los planes, así como estimular la
observancia de las normas, procedimientos y
regulaciones establecidas.
La implantación de las medidas de control interno
y la realización sistemática de los controles
conllevan a erradicar las deficiencias en el sistema de
almacenaje, que redundarán en un incremento de la
eficiencia económica y en la calidad.
Gestión de
riesgos en el proceso de almacenes
Es importante conocer cuales son los riesgos
fundamentales a que puede estar expuesto el proceso de almacenaje
sino se cumplen con las medidas de control interno para la
actividad que se realiza (4), en la siguiente tabla hay un
ejemplo, en el cual, el no cumplimiento de los controles
establecidos puede conllevar a afectaciones en el proceso con los
consiguientes riesgos al mismo.
Riesgos | Gestión de |
Ocurrencias de robos | Cuando el encargado de almacén detecta un |
Mermas Faltantes Sobrantes Deterioros | Cuando se trate de mermas, deterioros, derrame,
La mercancía se debe mantener para ser nota: La comisión debe acudir al lugar |
Productos ociosos | El Director del Almacén realiza el |
Incendios | Se toman todas las medidas que sean necesarias |
Perdida o deterioro de la tarjeta de | El Encargado del almacén se |
Las cantidades y/o pesos difieren de la cantidad | Deberá separase y solicitar la presencia |
Deterioro de la mercancía en su | El Encargado de almacén se responsabiliza |
Deterioro de la mercancía en su | Ante la ocurrencia de este riesgo, se preserva el lugar y se le |
Diferencia en las existencias del Acta de | Si no existe plena coincidencia entre ambos El jefe de compra o al jefe del área que |
Mala planificación del | Si se realiza por exceso, el producto Si se realiza por defecto, se solicita al |
Tabla n° 1 Riesgos que pueden estar
presentes en el proceso de almacenaje.
Establecimiento
de los indicadores de control
Mediante la ejecución de los indicadores
definidos, se pueden visualizar y tener un control de los
porcientos de cumplimiento tales como:
- Porciento de pedidos entregados en
tiempo. - Porciento de errores en
facturación. - Porciento de solicitudes
rechazadas. - Porciento de incumplimiento de las normas por
defecto. - Porciento de incumplimiento de las normas por
exceso. - Porciento de pedidos entregados
completo. - Porciento de mermas.
- Porciento de pérdidas.
- Rotación del inventario.
Estos indicadores son válidos para medir el nivel
de servicio que los almacenes brindan a los diferentes clientes
con los cuales se mantienen relaciones comerciales.
El nivel de deficiencias del servicio se puede
determinar por la siguiente formula:
Nivel de deficiencias del servicio (NDS)= errores
en facturación* solicitudes rechazadas* normas por
defecto* normas por exceso* mermas* pérdidas
También se determinó el nivel del
servicio en cuanto a los pedidos que influye directamente en
la satisfacción del cliente.
Nivel de servicio por pedidos (NSP) = pedidos
entregados en tiempo* pedidos entregados completos
Para poder realizar
la medición de los indicadores anteriores es necesario
contar con determinada información de entrada y salida,
los mismos se relaciona en las tablas 2 y 3.:
Código | Indicadores |
01 | Pedidos entregados en tiempo |
02 | Errores en facturación |
03 | Total de facturas |
04 | Cantidad de solicitudes |
05 | Total de pedidos realizados |
06 | Ventas($) |
07 | Valor de las existencias($) |
08 | Cantidad de surtidos en |
09 | Cantidad de surtidos normados |
10 | Cantidad de surtidos en exceso |
11 | Total de pedidos entregados |
12 | Mermas($) |
13 | Pérdidas($) |
Tabla n° 2 Información de
entrada.
Código | Indicador |
14 | Porciento de pedidos entregados en tiempo |
15 | Porciento de errores en facturación |
16 | Porciento de solicitudes rechazadas |
17 | Porciento de incumplimiento de las normas por |
18 | Porciento de incumplimiento de las normas por |
19 | Porciento de pedidos entregados completo |
20 | Porciento de mermas (<5%). |
21 | Porciento de pérdidas |
22 | Rotación del inventario |
NDS | Nivel de deficiencias del servicio de almacenes |
NSP | Nivel de servicio en cuanto a los pedidos |
Tabla 3 Información de
salida.
Todos estos indicadores deberán controlarse de
una forma sistemática para el mejor desempeño del
sistema de almacenaje en el sistema logístico por lo que
se deberán establecer tableros de control con estos
medidores.
- El mapa de procesos es una herramienta que permite
controlar mejor los procesos. - El diseño de procesos especificando sus
responsables y participantes garantiza una mejor
organización en el control del sistema. - Las acciones de control de cada proceso contribuyen a
disminuir la ocurrencia de riesgos que afecten el
sistema. - Medir el nivel de servicio de los procesos con la
utilización de un tablero de control es una herramienta
de trabajo para la toma de
decisiones.
- Utilizar los mapas de
proceso para el mejor control del sistema de
almacenaje - Capacitación del personal
relacionado con estas actividades. - Utilizar los indicadores propuestos para medir el
desempeño del sistema de almacenaje.
- Acevedo, J. A.; Gómez M. I., Diseño del
servicio al cliente, ISPJAE, Habana, Cuba,
2001. - Gómez. M, Acevedo. J, Logística de
Aprovisionamiento, Colección logística Jhon
F.Kennedy, 2000, Cuba. - Acevedo, J. A.; Gómez M. I., La
logística moderna y la competitividad empresarial, ISPJAE, Habana,
Cuba, 2000. - Merly Lufriú Pérez y Fernando
Pérez Gómez, Trabajo de Diploma, Diseño
del sistema de almacenaje en la CUJAE, Curso: 2003 –
2004. - Galloway, Dianne. Mejora Continua de Procesos Ed.
Gestión 2000 Barcelona, España,
1998.
Autor:
Msc. ing. Ana María Gutiérrez
Pradera
Profesor asistente de la Facultad de Ingeniería
Industrial de la CUJAE
Ing. Mayelin Peña Yantá
Profesor instructora de la Facultad de Ingeniería Industrial de la
CUJAE