Desde tiempos muy lejanos en la antigüedad el hombre
sintió la necesidad de ordenar sus manuscritos y
escrituras para su mayor compresión y compresión en
su totalidad, la cual le permitiera actuar con más rapidez
a la hora de obtener una información cualquiera.
Desde ese acontecimiento se utilizaron diversos métodos
para este fin, los cuales fueron los inicios de los archivos. Con
esto los métodos fueron tomando cada ves mas
generalización por lo cual permitió clasificarlos
para su mejor compresión. Estos han sido mejorados a
través del tiempo asta la
actualidad.
Hoy en día muchos trabajos, no solo de oficina, utilizan
los el archivo como
método de
organización de papeles importantes y no
importantes para la
empresa.
Para la práctica de manejo de archivo en una
oficina se debe tener en cuenta una buena colocación de
los papeles ya que muestra una
eficiencia
completa de la persona
encargada.
En general el manejo de archivo muestra muchas
características del empleado y de la empresa en la
cual se desarrolla.
Uno de los campos comerciales que necesitan los archivos
y la utilización de la tecnológica más
avanzada es la industria
bancaria al tener que llevar un registro continuo
de todos los clientes, por lo
cual es una industria en constante evolución.
En la actualidad se ve a menudo el constante cambio y a
gran velocidad de
esta industria por buscar el bienestar de la clientela en
general, por lo que podemos mencionar, entre eso cambios, lo que
seria el uso del cajero automático, los depósitos
nocturnos, etc.
Cuestionario
Antes de definir el termino "archivo", el cual no
solo se refiere a la acción de guardar los documentos o
papeles de la empresa sino que comprende distintos pasos que
debe el archivero que la acción se realice con
eficiencia.En otras palabras, llamamos archivar a la labor de
guardar en forma ordenada y sistemática, los
documentos o papeles de una oficina, de cualquier
institución u empresa con el fin de poder
localizarlo con rapidez y exactitud.- ¿Qué es archivar?
Como podemos referir a una de los sistemas de
archivo el numérico debe tener algunas reglas a seguir
para su correcta utilización en la empresa, como lo
son:- A cada cliente
se le asignara un número, en el cual se colocara
cualquier documento o tarjeta que le
pertenezca. - Es necesario crear un segundo juego de
archivo en el cual se colocara ordenado el nombre y el
número del cliente para su mejor
localización. - La información del cliente puede ser
buscado ya sea por el archivo de nombres hiendo
después al numérico (si no se conoce el
numero del cliente) o directo al numérico si se
conoce el numero correspondiente. - Es necesario o ventajoso para instituciones con gran cantidad de clientes
o en los cuales se debe buscar regularmente.
- A cada cliente
- Describa las reglas para clasificar los
sistemas de
archivo numérico - ¿Que son los servicios
bancarios? ¿Su evolución y los servicios que
ofrecen los bancos?
Se entiende por banco desde el
punto de vista contable, el nombre de la cuenta que representa
las instituciones en el cual tenemos nuestro dinero
depositado y donde se encuentra disponible en el momento
ñeque lo necesitemos. Es como decir una empresa
mercantil que tiene por objeto la mediación en las
operaciones
sobre dinero y títulos.
"Ejercen el comercio de
banca, las
personas naturales o jurídicas que con habitualidad y
animo de lucro reciben del publico, en forma de deposito
irregular o en otras análogas, fondos que aplican por
cuenta propia a operaciones activas de crédito
y a otras inversiones
con arreglo a las leyes y usos
mercantiles, prestando, además, por regla general, a su
clientela, servicios de giro, transferencia, custodia,
mediación y otras en relación con los propios de la
comisión mercantil".
Estas cuentas pueden
ser cuentas de ahorro y las
cuentas corrientes van ubicadas dentro del balance
general en el archivo circulante disponible y tienen saldo
deudor. Nos encontramos por lo tanto con dos grandes funciones que
tienen los bancos:
1) Captación del ahorro.
2) Encauzamiento de la inversión.
El instrumento básico con que operan los bancos lo
constituye el crédito bancario, que permite poner en manos
de los inversores los recursos
ahorrados captados por el banco, siendo además ser capaces
de crear dinero mediante el proceso de
generar depósitos derivados. Otra función
importante de los bancos la constituye la denominada
intermediación financiera, administración de capitales, valores,
etc.
Las operaciones de los bancos son aquellas transacciones
que las personas emplean para un determinado bien
económico puede ser a través de cuentas bancarias.
Entre ellas podemos mencionar:
Cuentas corrientes: Estos son
depósitos corrientes que pueden ser utilizados en
cualquier momento a voluntad y requerimiento del titular de la
cuenta. Es una forma de capacitación de depósitos que
constituyen un servicio que
ofrece el banco y al cual acuden y se acogen los clientes debido
a la confianza, comodidad, seguridad y el
control que se le
da a los fondos que ponen bajo la custodia del banco. Los saldos
en este tipo no ganan intereses y prácticamente el banco
no cobra por este servicio.
Depósito de
ahorros o cuentas de ahorro: Los depósitos de
ahorros es aquel tipo de depósito que se consigna en las
entidades financieras que tienen entre sus actividades, la
captación de fondos y los mismos se mantienen en poder y a
disposición de dicha entidad por períodos
más largos que los depósitos de cuentas
corriente.
Depósito
de ahorro corriente: Esta clase de
depósito da lugar a las cuentas de ahorro, las cuales
pueden abrirse por cantidades que son diferentes para los
diversos bancos y que pueden ser muy pequeñas para algunos
de ellos, como es el caso de la caja de ahorros. Los
dueños de estas cuentas pueden depositar y retirar dinero
cuando lo deseen, pero sólo ganan intereses los saldos que
se mantienen por un período determinado de
tiempo.
Depósito a
plazo fijo: Son depósitos que se formalizan entre
el cliente y el banco por medio de un documento o certificado; se
pactan por un monto y plazo determinado y de los mismos no pueden
hacerse retiros ni incrementarse ante del vencimiento del plazo
pactado.
Operaciones
pasivas: Son aquellos fondos depositados directamente por
la clientela, de los cuales el banco puede disponer para la
realización de sus operaciones de activo. Están
registrados en el lado derecho del balance de situación;
siendo el caso inverso de las cuentas de activo, ya que los
saldos de estas cuentas, aumentan con transacciones de
Crédito y disminuyen con las de Debito.
La captación de pasivos, es de gran importancia
para todo banco, ya que supone las actividades que realiza una
institución bancaria para allegarse dinero, esencialmente
del público en general.
Para que un banco pueda desarrollarse, es necesario que
adquiera depósito, pues sin esto imposible crear una
reserva suficiente que le ayude a colocar estos fondos en
préstamos e inversiones que le generen dividendos, y que
le permitan hacer frente a las demandas de retiro de dinero en
efectivo, solicitado por sus clientes.
Cuentas de
depósitos: Dinero depositados por clientes que
dependiendo de sus características pueden ser " a la vista
o" a término" " a interés o
no" " acompañadas o no de facilidades crediticias". La
ley 42 regula
las expresiones "y/o""o" en las cuentas bancarias de
depósitos de dinero. El establecimiento de una cuenta
bancaria, más que una relación basada en la
confianza mutua.
Depósito a
plazo: Todo aquellos que no sean pagaderos a la vista. Se
dividen en dos categorías: Depósitos de ahorro y
depósito a plazo fijo".
El articulo 48 de la Ley Bancaria es bien
específico en lo al pago de interés se refiere,
cuando establece que solamente devengaran intereses las cuentas
de depósito a plazo (incluyendo las de ahorros), y
prohíbe esta misma modalidad en cuentas corrientes de
cualquier tipo.
La categoría "Depósito a plazo fijo", se
subdivide en:
Depósito de Ahorro: Cuentas
pequeñas pero estables, que generalmente producen
interés, donde los clientes realizan depósitos en
previsión de sus gastos futuros y
necesidades, no teniendo vencimiento establecido, como una cuenta
a plazo fijo.
Depósito a plazo fijo: Cuenta de
inversión colocada por clientes en una institución
bancaria
Depósito Extranjero: " Todos
aquellos que no sean Depósitos Locales.
En lo relativo al interés bancario para las
diferentes cuentas de depósito, tenemos la siguiente
aplicación de la Ley Bancaria:
Articulo 47: " Las disposiciones contenidas en la Ley 4
de 1935, no serán estables a los bancos autorizados
conforme al presente Decreto de Gabinete.
Cuando sea necesario para el logro de los objetivos a
que se refiere el artículo 4º; la comisión
podrá mediante resolución aprobada con el voto
favorable al banco de sus miembros, fijar la tasa máxima
de interés que directa o indirectamente, pueda ser cobrada
por los Bancos en los préstamos o facilidades de
crédito locales que concedan, esto es, los invertidos o
utilizados económicamente dentro de la República de
Panamá.
Los intereses serán acumulados sobre los saldos
adeudados"
Articulo 48 " Todo Banco podrá pagar los
intereses que a bien tengan sus depósitos extranjeros y
sobre sus depósitos locales a plazo.
Sin embargo, con el fin de establecer un diferencial en
la tasa de
interés que sobre los depósitos de ahorros",
locales puedan pagar los depósitos de ahorros" Operaciones
Activas Constituyen las inversiones o la utilización de
los recursos obtenidos a través de las operaciones
pasivas. Pueden establecerse tres tipos de operaciones:
1.1.– Descuentos de documentos de crédito.
1.2.- Créditos.
1.3.- Inversiones en valores por cuenta propia
En el presente, los bancos están experimentando
en general una gran presión
competitiva que los está obligando a revisar sus
métodos y herramientas
utilizadas para proporcionar sus servicios bancarios. La
globalización, que ha introducido a los mercados nuevos
competidores, junto con la desregulación y
liberalización de la actividad bancaria, es uno de los
factores que ejerce presión para bajar los costos y brindar,
a la vez, mejores servicios.
Afortunadamente, la industria bancaria cuenta hoy en
día con diversos recursos y soluciones
disponibles; y esto gracias al desarrollo
reciente de la tecnología y las
comunicaciones. Es sabido que el negocio bancario,
por manejar grandes bases de datos,
de clientes, cuentas, cotizaciones, transferencias, fondos y
otros está ligado estrechamente con la información,
lo que le hace propicio liderar innovaciones constantes; pero
también es cierto que los bancos son una de las organizaciones
más conservadoras, por lo que ellos deben ofrecer, a la
vez que productos
novedosos, seguridad a toda prueba en un negocio en el que la
confianza los es todo.En los últimos años, aunque
no nos hayamos detenido a pensarlo, todos hemos sido
protagonistas de la automatización de las actividades
bancarias.
Amplias redes de cajeros
automáticos que se distribuyen en todos los países
nos facilitan operaciones que antes podían parecernos
tediosas o muy consumidoras de tiempo. Y eso ha sido sólo
el principio, porque con la llegada del internet banking, la
administración y el manejo de las cuentas bancarias se
ha hecho tarea sencilla. En México, la
instalación del primer cajero automático data de
hace apenas 30 años. Según el presidente de la
Asociación de Banqueros de México, en 1994
había 6000 máquinas
de este tipo y para el 2000 su número ya superaba los 15
000. Vista esa tendencia, se espera que el número de
éstos siga incrementándose. Una de las claves del
éxito
de esas máquinas: la comodidad que de encontrarlas casi en
todas partes y la facilidad de acceder a ellas con el sólo
uso de una tarjeta, que conteniendo un chip o una banda
magnética otorgan un buen nivel de seguridad en las
operaciones.
Estimaciones efectuadas para el mercado
señalan que el promedio diario de operaciones a
través esas máquinas en todo el país
asciende a dos millones, lo que significa 60 millones de
operaciones al mes.
Con este panorama, los fabricantes que abastecen
el mercado de cajeros automáticos, en la disputa por el
mercado, han desatado una fuerte competencia en la
que muestran lo mejor de sus desarrollos
tecnológicos.
Muchos implementan nuevos servicios por ejemplo,
preparar el lanzamiento de sus kioscos de autoservicios en los
que se podrán realizar pagos de recibo telefónico,
cambio de billetes por moneda fraccionaria, venta de vales de
despensa y gasolina, timbres y boletos a espectáculos. NCR
por su parte, introducirá al mercado, en el corto plazo,
una máquina de alta seguridad a la que los usuarios
accederán a través de un procedimiento de
identificación por medio de la lectura de
sus pupilas en lugar del acostumbrado tecleado del número
confidencial, en tanto, también se ofrecerá
multifunciones con un gran número de dispositivos
opcionales como impresora de
libretas de ahorro, dispensador de tickets, dispositivos multimedia,
monedero electrónico y un sistema de
reconocimiento del usuario a través de su huella
digital.
Los servicios bancarios por Internet los portales
bancarios aún no sustituyen a las sucursales bancarias;
por ahora las complementan, pero es un hecho que la
mayoría de bancos cuentan con sus respectivos websites que
se han convertido en sus verdaderas vitrinas y constituyen,
además, un nuevo medio para captar clientes.
Pero ¿podrá atenderse todas las
expectativas se generan? La seguridad otorgada y la confianza de
los clientes, nuevamente, son los factores claves a tomar en
cuanta en el desarrollo de esta nueva forma de hacer
banca.
Se considera que, en relación con la banca en
línea, ésta viene evolucionando a través de
tres diferentes etapas:
a) En la primera etapa, se ofrece funcionalidad, similar
a la que ya está disponible a través de los
sistemas de banca por teléfono tales como acceso a saldos de
cuentas e información sobre transacciones. Este acceso se
provee a través de un dial-up o un servicio basado en
browser.
b) En la segunda etapa, se enfatizan las
tecnologías interactivas, tales como pagos de cuentas en
línea y otros servicios personalizados.
c) La tercera etapa, involucra el marketing
directo de créditos y servicios de préstamo,
asuntos de administración financiera personalizada y
servicios tales como comercio de títulos y ofertas de
seguros.
Se estima, también, que en los Estados Unidos el
número de bancos que ofrece servicios de banca en
línea se incrementará de 1 150 en 1998 a 15 845 en
el 2003. Estas cifras representan el 6 por ciento y el 86 por
ciento, respectivamente, de todos los bancos comerciales y las
uniones de crédito del país norteamericano. No
obstante, los cosas no están claras en cuanto a esa nueva
forma de hacer banca; pues, por ejemplo, los bancos de
sólo por internet actualmente están considerando
abrir sucursales y agregar cuentas de ahorro, cuentas corrientes
e hipotecas ya que no pueden competir por los principales
clientes de los bancos llamados tradicionales.
Comparado con México, en el país la banca electrónica no tiene mucho tiempo de
desarrollo y se observa poca participación de las
instituciones, fundamentalmente Banamex y Bancomer. Los bancos
mexicanos lanzaron sus portales desde 1995 y aunque al principio
sólo brindaban información, hoy brindan servicios
diversos tales como pagos a terceros, opciones de
inversión, compra-venta de seguros, pagos a empresas, pagos
de nóminas,
asesoría, etc.
Muchas cosas están cambiando en el negocio
bancario, por ejemplo una campaña para vender un nuevo
producto como
los fondos de pensiones. Antes los jefes de sucursales
debían ir a la oficina principal del banco, recibir una
charla y luego traer el material a sus oficinas para
distribuirlo. Hoy, gracias a la Internet eso no es necesario, la
oficina principal puede iniciar la campaña de marketing
sin convocar a nadie ni hacer que el personal se mueva
de sus escritorios.
Además la tecnología permite evaluar el
resultado de la campaña en el instante, no solamente en
las ventas por
sucursales, sino también por ejecutivo.
En ese mismo sentido, anteriormente, un ejecutivo de
cuentas conocía todo sobre su cliente y tenía una
relación muy personal con él. Hoy en día el
trato se ha vuelto más impersonal y el oficial de
crédito no sabe más de sus clientes "en
línea" que cuando, ocasionalmente, se entiende con ellos
para solucionar algún problema o cuando ellos requieren
requisitos adicionales para la aprobación de
créditos u operaciones específicas.
Pero, ¿de qué servirían todas las
tecnologías implementadas si no se venden los nuevos
productos diseñados o se colocan nuevos créditos?
El factor humano aún es decisivo en este tipo de negocios.
Es pertinente entonces considerar que la facilidad, rapidez y
comodidad impulsada por la Internet puede dañar las
importantes relaciones con los clientes al punto que se llegue a
tener un muy bajo nivel de relación, lo que debe cuidarse
pues muchos servicios bancarios aún son asuntos de gente
para la gente. De otro lado, las operaciones por vía
electrónica también incrementan de manera
significativa los riesgos de
seguridad, reiterado factor clave del negocio, y las amenazas se
encuentran tanto del lado de los clientes, como dentro de los
propios bancos (de los dos lados del firewall); por
lo que sigue siendo importante también una adecuada
selección de los recursos
humanos.
Un número cada vez mayor de bancos está
desarrollando sistemas e implementando dispositivos que brinden
mayor seguridad tanto a los clientes como al propio negocio
bancario, y aunque en el rubro de la identificación
personal los Personal Identification Number (PIN) son el
estándar, nuevas tecnologías como la
biométrica, están siendo utilizadas.
La "biométrica" constituye un método
automático de reconocimiento de una persona basado en sus
características físicas y/o de comportamiento. Los métodos más
conocidos son el reconocimiento de las huellas digitales y el
reconocimiento de la firma; aunque también están ya
en el mercado el reconocimiento del iris de los ojos, de los
rasgos faciales y de la voz.
En el Reino Unido, Barclay’s Bank usa la tecnología
biométrica basada en el reconocimiento de la huella
dactilar desde hace algún tiempo, pero no de forma
accesible a todos sus clientes. Tampoco en el Reino Unido existen
bancos que la utilicen de forma masiva. En ese país se
cree que tomará algún tiempo hasta que los bancos
usen la utilicen ampliamente.
Por ahora, parece que el mercado de la biométrica no se
enfoca a ofrecer gran seguridad para clientes masivos de las
instituciones bancarias (tal vez en el futuro inmediato), sino
más bien en mejorar la seguridad al interior de los
propios bancos. Veridicom de Lucent Technologies por ejemplo ha
vendido a muchos bancos en los EE.UU., Japón,
Australia y Alemania su
solución biométrica prototipo, que también
utiliza huellas dactilares, fabricada a fines de 1997. Esta viene
siendo usada al interior de los bancos para identificación
de los empleados con accesos remotos. Esa misma
compañía, que actualmente está en
conversaciones con el fabricante de cajeros automáticos
Diebold, cree que los cajeros automáticos
próximamente utilizarán algún tipo de
biométrica; la pregunta es ¿cuál? Ellos
opinan que para este tipo de máquinas tal vez lo
más conveniente sea utilizar el reconocimiento del iris.
Bank United fue el primer banco estadounidense en probar cajeros
Diebold con tecnología biométrica de reconocimiento
del iris en 3 de sus sucursales en la primavera de 1999. Encuestas
realizadas a los clientes revelaron que a éstos (98%) les
gustaría ver instalados más cajeros con esas
características, en los que no se tiene más que
poner uno enfrente y no teclear ningún número ni
poner un solo dedo.
Citibank por su parte, considera la adopción
de la biométrica nunca debería reemplazar a la
utilización de PIN, más bien la biométrica
debería ser parte de un método de
identificación de dos factores, que involucre tanto algo
que el usuario "tenga" (un atributo físico), como algo que
el usuario conozca (un password). Una percepción
distinta, pero basada en dos tecnologías que tienen como
fin otorgar mayor seguridad.
- La presencia de un archivador en una
compañía es muy importante para guardar todos los
datos
importantes de la misma. - Como datos importantes se tomaría las cuentas
de los clientes, los registros de la
empresa, facturas de pagos de impuesto, entre
otros documentos. - Existen diferentes formas de archivos, entre los
cuales esta el numérico, topográfico, por
apellido, etc. - el sistema bancario es una de las industrias
más importantes del mercado, ya que pone en movimiento
casi todo el dinero de
las demás empresas y otros clientes. - la importancia del sistema bancario influye en la
gran necesidad de estar en constante desarrollo en sus
servicios, y la forma de tratar al cliente. - los archivos numéricos son muy utilizados en
empresas con gran número de clientes. - Gracias a la introducción masiva de la
biométrica, en el futuro inmediato los clientes
estaremos más seguros para identificarnos al efectuar
operaciones que involucren dinero, lo que nos protegerá
de posibles fraudes. Asimismo, los bancos podrán
protegerse mejor, internamente, al aplicar este nuevo
método en la identificación de los empleados que
manejan dinero y autorizan transacciones cuantiosas. Los
gobiernos y otras empresas también vienen
comprometiéndose con la seguridad.
GONZÁLEZ, DIANA
ENERO DEL 2006