Gerencia y control de crédito y cobranzas

Partes: 1, 2, 3

La administración del crédito y las
cobranzas se encuentra entre las actividades más
difíciles de realizar. Esta actividad está incluida
entre las muchas que desempeña una empresa que
produce artículos para la venta, o que
compre dichos artículos para luego revenderlos. Cualquiera
que sea la modalidad de las operaciones, se
espera obtener un margen de utilidad
razonable con relación a sus costos y gastos. Las
políticas y procedimientos
utilizados para la concesión de los créditos, recaudación del dinero que
produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos que
utilice la firma para ejercer un control efectivo sobre los
créditos y las cobranzas, y la aversión al riesgo de los
empresarios, entre otras, van a ser las variables que
los empresarios con agudeza de visión financiera
tendrán que considerar a fin de orientar efectiva y
eficientemente la gerencia de
crédito y cobranzas. Así, se pretende lograr los
objetivos
propuestos para la empresa donde
el volumen de sus
ventas y el
nivel de sus utilidades netas periódicas dependen de las
ventas a crédito.

Los lineamientos de este trabajo
bibliográfico obedecen precisamente a la
consideración de las variables antes mencionadas. En
consecuencia, su tratamiento implica la aplicación
práctica en la vida de las empresas para el
manejo de sus cuentas por
cobrar.

La elaboración del presente trabajo es
consecuencia de la revisión de libros,
artículos de revistas, folletos y la experiencia
profesional del autor. Asimismo, debe considerarse el interés
del autor en el estudio del crédito en los negocios y su
repercusión en su administración financiera. Con lo tratado
en el presente estudio no se pretende algo novedoso en el
ámbito de las finanzas ni lo
último que escriba o se haya escrito sobre este tema; a
medida que se desarrollan las ciencias
administrativas surgen técnicas
más avanzadas que si no eliminan ideas anteriores, por lo
menos las modifican tratando de perfeccionarlas.

Finalmente, se reconoce y agradece la
colaboración y motivación
aportadas por el Dr. Magín Valdez (QUEPD) y Lic. Rafael
Segundo González, M.B.A (QUEPD) por sus oportunas
sugerencias para la elaboración del presente trabajo en su
versión primaria del año 1976, bajo el
título de Administración y Control de Cuentas por
Cobrar y que se presenta ahora con un enfoque consistente con la
realidad gerencial actual. También mis palabras de
profundo agradecimiento a todos mis colegas profesores
universitarios y alumnos de pre y postgrado de la Universidad de
Oriente, Universidad Francisco de Miranda, Universidad de
Guayana, Universidad Santa María y, a todas aquellas
personas que de una u otra forma contribuyeron al logro de este
objetivo.

Rafael Beaufond

Ciudad Guayana, Venezuela,
noviembre de 2005

CAPITULO
I

CUENTAS POR COBRAR, CONCEPTOS
PRELIMINARES

Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los
activos
más importantes de una empresa. Su misma
naturaleza de
representar las decisiones de concesión de crédito,
la gran importancia que para la
administración tiene su buen manejo y control en las
decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar
el volumen de ventas y a la generación de fondos para el
financiamiento
de las operaciones corrientes de la empresa. Para todos los fines
de la gerencia de crédito se deben considerar dos
elementos básicos:

Obtención de la máxima ganancia en
operaciones.
Cobrabilidad de las ventas a crédito,
minimizando lo más que se pueda el riesgo de las cuentas
por cobrar, a fin de protegerse contra posibles
pérdidas.
Optimización de las ganancias de los
accionistas de la firma

El concepto de
cuentas por cobrar puede ser establecido desde los siguientes
puntos de vista:

Desde el
punto de vista contable:

Las cuentas por cobrar son la parte del activo
circulante originada por las ventas a crédito. Este
concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por
operaciones comerciales; no obstante, existen cuentas por cobrar
no procedentes de las operaciones corrientes de un negocio y
comúnmente se le conoce como no comerciales, estas
últimas son generadas por transacciones realizadas en las
siguientes modalidades:

Entre la empresa y sus empleados o
accionistas
Compañías afiliadas
Depósitos reembolsables
Reclamaciones por pérdidas a
daños
Anticipos dados para compra de
mercancías
Cobros al gobierno por
devoluciones de impuestos
En general cualquier derecho a cobrar no
proveniente de una venta a crédito de bienes o
servicios.

Desde el punto de vista
administrativo:

Las cuentas por cobrar son el total de los
créditos a corto plazo otorgados y aún no
recuperados, y que representan un eficiente indicador de la
gestión
administrativa de un negocio, o en su departamento de
crédito en materia de
crédito y cobranzas al hacerse un análisis de ellas. Un negocio se

ayuda mejor a sí mismo cuando sirve mejor a su
clientela, cuando comercia no sólo en vender sus productos y
servicios, sino también en satisfacer los deseos y las
necesidades humanas. Ningún gerente de
créditos puede servir bien a su negocio, a menos que
actúe en forma igual con el público.

La necesidad de ambos créditos, el comercial y el
del consumidor,
está firmemente establecida en la sociedad. La
satisfacción de éstas necesidades constituye el
reto profesional que debe enfrentar en la actualidad, el hombre
dedicado a la gerencia de crédito.

El concepto administrativo de las cuentas por cobrar
destaca una importante actividad dentro de la empresa que pone en
relieve la
necesidad de emprender estudios profundos y cuidadosos,
tendientes a lograr la máxima efectividad del proceso de
ventas a crédito. Asimismo, en la cobranza de los
créditos otorgados en plazos normalmente establecidos por
la política
crediticia de la firma.

Desde
el punto de vista financiero:

Desde el punto de vista financiero, las cuentas por
cobrar constituyen fondos comprometidos. Esto significa una
ampliación de los mismos en forma directa del efectivo que
debería percibirse de las ventas al crédito
concedido para facilitar las ventas y mejorar los beneficios.
Esto a su vez afecta el flujo de caja
de una empresa, en vista de los efectos que tienen las
políticas relativas de la concesión de
créditos y a las políticas de cobranzas en la
rapidez conque entren los fondos a la firma. Asimismo,
también se afectarán los estados
financieros presupuestados, tanto el estado de
ganancias y pérdidas como el balance
general debido a los efectos de las decisiones que se tomen
respecto a las ventas a crédito y a las pérdidas
por cuentas incobrables. Así, desde el punto de vista
financiero, las cuentas por cobrar, representan un instrumento
realmente importante en la función
financiera de una empresa. De una buena política de
concesión de crédito y de un buen sistema de
cobros, dependerá la contribución de las cuentas
por cobrar a la provisión de fondos en las condiciones
más ventajosas y a la maximización de las
utilidades de la empresa.

Desde
el punto de vista económico:

Las cuentas por cobrar (el crédito) representan
un elemento con efectos decisivos en todos los tipos el cielo de
negocios. Los negocios en sus actividades son entes
dinámicos que pasan por una serie de etapas o
períodos en los cuales períodos de prosperidad
alternan con períodos de recesión. La confianza y
voluntad para el otorgamiento de crédito, monto y plazo de
pago van a depender en gran parte de el etapa en la cual se
encuentre el negocio.

En consecuencia, cuando un negocio se recupera de un
período de decadencia, invierte en activos fijos,
los precios y las
utilidades aumentan con el incremento de la demanda; al
elevarse el valor de los
bonos y las
acciones,
nuevos créditos se negocian fundamentados en ese aspecto.
Se necesita la utilización de la totalidad del capital y mano
de obra para satisfacer la demanda. En una época de
depresión, en la cual la demanda se nivela
o es inferior a la producción, los comerciantes quedan con
niveles de inventarios
elevados que no pueden vender; se trata de acelerar el cobro de
las cuentas y documentos por
cobrar, se venden bonos, acciones y activos fijos para pagar a
los acreedores y aumentar la liquidez de la firma; la
reducción de personal es
característica de esta época.

En época de recesión, lo
característico es que un gerente sea pesimista y reacio a
conceder créditos. Así, la reducción en las
ventas y en la actividad de los negocios, a lo cual a su vez se
une la presión a
los clientes para que
cancelen sus deudas a la empresa; cuando se trata de
créditos de plazos no vencidos, se les ofrecen a los
clientes atractivos descuentos por pagar antes de la fecha de
vencimiento de la deuda. Cuando la recesión alcanza su
punto más bajo, los gerentes de crédito intentan
estimular la recuperación de la empresa mediante el
establecimiento de una política crediticia más
liberal. En las primeras etapas de cambio en los
negocios, si la confianza de los gerentes de crédito en la
capacidad de pago de sus clientes en el futuro los hace demasiado
flexibles en la concesión de los créditos, se da un
impulso a la sobre expansión con el consiguiente peligro
de inversión excesiva en cuentas por
cobrar.

Lo anteriormente señalado respecto
al enfoque económico del crédito resalta el papel
que desempeña el crédito en las diversas etapas del
ciclo de los negocios y la incidencia que tiene el ciclo de los
negocios en los niveles de cuentas por cobrar, en la
concesión y en la restricción del
crédito.

Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a
través de cuatro puntos de vista diferentes dan una idea
de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las
cuales las cuentas por cobrar desempeñan uno de los roles
más importantes, tanto en el aspecto Contable,
Administrativo y Financiero como el Económico.

OTRAS
MODALIDADES DE CUENTAS POR COBRAR

En el presente trabajo se utiliza el nombre de cuentas
por cobrar para designar todos los derechos a cobrar de una
empresa a corto plazo, por lo tanto, letras de cambio, y otros
documentos por cobrar que provengan de las operaciones normales
del negocio y recuperación esté comprendida dentro
del ciclo normal de operaciones del mismo quedan contenidos en
este concepto.

Generalmente el término de cuentas por cobrar es
utilizado para denominar los créditos concedidos en cuenta
abierta y recuperables a corto plazo; es decir, a base de cargos
y abonos en los cuales en muchos casos no se requiere la
utilización de comprobantes en los cuales figura la firma
del deudor como obligado a pagar. Así, se conceden plazos
razonables y descuentos por pronto pago, aspectos que
están formalizados en los documentos por cobrar antes
mencionados.

Sin embargo, ese formalismo no impide que puedan ser
estudiadas en conjunto bajo el rubro de cuentas por cobrar ya que
los aspectos relacionados con Administración y control
pueden usarse indistintamente, salvo en los casos de negociación de documentos por cobrar, en
los cuales es necesario un tratamiento especial desde el punto de
vista legal, contable y financiero: Es importante considerar las
disposiciones legales que rigen los documentos negociables
más usuales, como letras de cambio y
pagarés.

CAPITULO
II

CONSIDERACIONES BÁSICAS SOBRE LA
POLÍTICA DE CREDITO DE LA EMPRESA Y RENDIMIENTO SOBRE LA
INVERSION .

El principal objetivo de la administración de
cuentas por cobrar, salvo que las finanzas del negocio se
encuentran altamente limitadas, es hacer que el rendimiento sobre
la inversión sea elevado a su máximo nivel. Este
rendimiento permite lograr un equilibrio,
que en las circunstancias propias de una empresa, resulta en una
combinación de índices de rotación y
porcentajes de utilidades. En la medida en que se otorguen
créditos, se están comprometiendo fondos y al mismo
tiempo la
capacidad del negocio para pagar sus obligaciones;
no obstante, se facilitan las ventas de los productos mejorando
las utilidades. Por lo tanto, el equilibro debe existir
básicamente entre el beneficio obtenido de la
concesión del crédito (rendimiento) y la capacidad
de obtener los fondos suficientes para pagar las deudas
(liquidez) de tal manera que ese beneficio sea un indicador del
nivel a que se eleva el rendimiento sobre la
inversión.

Así por ejemplo una empresa que ha realizado
durante el año 1975 un total de ventas por $1.700.000 de
los cuales $1.190.000 fueron a crédito y $510.000 al
contado, y si obtuvo una utilidad neta después de
impuestos por $1.200.000 y si el capital de dicha empresa es de
$12.000.000, su tasa de rendimiento sobre la inversión
(TRI) se calcula mediante la siguiente fórmula:

Esto significa que se ha obtenido un rendimiento de un
20%. Entonces el aporte al rendimiento sobre la inversión
de las ventas a créditos (ARI) se calcula de la manera
siguiente:

Esto significa que del rendimiento sobre la
inversión de 20% un 14% ha sido aportado por las ventas a
crédito partiendo del hecho de que en la misma
proporción que participan las ventas a crédito en
el total de ventas (70%), también participan en el
rendimiento sobre la inversión (70% de 0.20).

Naturalmente, que aún no han sido incluidos el
elemento riesgo ni los efectos de la inflación. Estos
factores debe tomarse en consideración en la
determinación de las posibles pérdidas por cuentas
por cobrar no recuperables (el ejemplo anterior se basaba en el
supuesto de que todas las cuentas por cobrar son recuperables),
este elemento va a ser factor determinante en la política
de concesión de créditos influyendo por lo tanto en
el tamaño de la inversión en cuentas por cobrar.
Asimismo, la inflación causará que el dinero que
se recupere de las cobranzas tenga menos valor con los aumentos
del nivel de precios de los bienes y servicios de la economía
nacional.

CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE
CONCESIÓN DE CREDITOS.

Considerando que la inversión en cuentas por
cobrar se hace en términos de riesgo, en el proceso de
concesión de créditos existen cuatro pasos
básicos.

Desarrollo de una idea sobre la calidad del
crédito.
Investigación del solicitante del
crédito.
Análisis del valor del crédito del
solicitante.
Aceptación o rechazo de solicitud de
créditos.

Se refiere a la calidad del crédito que el
solicitante tiene y que la empresa tiene deseos de aceptar,
tomando en cuenta un punto limite en términos de
riesgo. En este paso se determina el grado de riesgo que la
empresa está dispuesta a aceptar. De la manera en que
existen clientes de los cuales se puede estar seguro de que
pagarán sus cuentas, también hay clientes que
tienen menos posibilidades de pagarles. Todo va a depender en
esta etapa del beneficio incremental que se obtenga en la
concesión de crédito cuando se compare la
utilidad que se espera de la concesión de
créditos adicionales, con la que se dejaría de
obtener si no se efectuase la venta a crédito que
aumentase el ingreso neto anual. Si observamos el ejemplo de
una empresa que aumenta sus ventas a crédito en
$10.000, los costos incrementados por esta venta de un 65%,
gastos por cobranzas adicionales de un 6% (se excluyen gastos
fijos puesto que estos disminuyen con el mayor volumen de
ventas ya que se van diluyendo a medida que éstas
aumentan, se ha calculado que vender a ciertos clientes
representa un riesgo de un 7%. Se podría establecer
que el incremento en el ingreso neto anual esperado,
ocasionado por la venta de $10.000 a crédito se
determinaría de la siguiente manera:

Ventas adicionales al
grupo de

Clientes con 7% de
riesgo

Menos: Cuentas no
cobrables (7%)

Ingreso de ventas
incrementado

Costos de ventas
incrementado

(65% de las
ventas)

Gastos de cobranzas
adicionales

(6% de las
ventas)

Total costos
adicionales

Incremento esperado en
el

Ingreso neto
anual

$6.500

600

$10.000

700

$
9.300

7.100

$
2.200

========

Si se acepta este grupo de clientes para efectuar la
venta de Bs. 10.000 con riesgo del 7%, se aumenta el ingreso
en Bs. 9.300 y los gastos en Bs. 7.100, o sea los costos
adicionales serían un 71% de las ventas adicionales
pero se obtendría sobre esas ventas incrementadas un
aumento en el ingreso neto de un 22%. De tal manera que el
grado de crédito va a depender del incremento en la
utilidad que se espere obtener por el incremento de las
ventas mediante la concesión de créditos.
Supóngase ahora el mismo ejemplo pero con un riesgo de
un 30%.

Ventas adicionales al
grupo de

Clientes con 30% de
riesgo

Menos: Cuentas no
cobrables (7%)

Ingreso de ventas
incrementado

Costos de ventas
incrementado

(65% de las
ventas)

Gastos de cobranzas
adicionales

(6% de las
ventas)

Total costos
adicionales

Incremento esperado en
el

Ingreso neto
anual

$6.500

600

$10.000

3.000

$
7.000

7.100

$
(100)

========

Puede observarse en este caso que con un riesgo del
30% se espera una pérdida de $100 por lo tanto en
estos casos el grado de crédito debe ser disminuido,
hasta que por lo menos se obtenga un equilibrio entre el
porcentaje de utilidad esperado sobre la inversión
incrementada en cuentas por cobrar y el que normalmente exige
la empresa en sus inversiones.

De acuerdo con lo anterior si una empresa desea
determinar cual es el grado máximo de riesgo que puede
aumentar sus ventas a crédito, y si normalmente exige
un margen neto de ganancia de un 25% entonces el
máximo riesgo a aceptar en la concesión de
créditos sería (supóngase el ejemplo
anterior):

Aumento en las ventas
=$10.000

Aumento del Ingreso neto anual =
25% de $10.000

Aumento en el costo de
venta = 65% de 10.000 = 6.500

Gasto de cobranza adicional = 6%
de 10.000 = 600

Entonces el riesgo máximo
por cuentas no cobrables sería:

Aumento en las ventas –
(cuentas no cobrables + gastos adicionales) = aumento del
ingreso neto anual

2.500 = 10.000 – (cuentas
no cobrables + 6.500 + 6.000)

Cuentas no cobrables = 10.000
– 7.100 – 2.500

Cuentas no cobrables =
400

Lo que significa que el máximo de riesgo que
debe asumir la empresa por concepto de la venta de $10.000
para que se obtenga una ganancia de un 25% sobre las nuevas
ventas debe ser de un 4%.

Las consideraciones anteriores revelan que las
condiciones riesgosas en las cuales se efectúan ventas
adicionales implican además aumentos de los costos y s
estos costos exceden el beneficio que reportan entonces se
debe dejar de efectuar la venta a crédito.

Desarrollo de una idea sobre la calidad del
crédito:
Investigación del solicitante de
crédito.

La decisión de conceder crédito
lógicamente va a estar basada en la información que se obtenga del cliente para
tales efectos.

A pesar de la existencia de muchas fuentes de
información crediticia, es obvio que se incurra en
gastos para obtenerla. En algunos casos, en particular para
pequeñas cuentas, es posible que el costo de obtener la
información sea superior a la rentabilidad
potencial de la cuenta; entonces la firma tendrá que
conformarse con una información muy limitada para
fundamentar sus decisiones en la concesión de
créditos. Otro aspecto, además del costo que la
firma debe tomar en consideración, es el tiempo que
requiere investigar al solicitante de crédito. No debe
mantenerse en perspectiva a un cliente por un tiempo muy
prolongado, en espera de que se termine una compleja
investigación de sus antecedentes por lo que la cantidad
de información de que se disponga debe ser adecuada al
tiempo que se dedique a investigar al cliente y al gasto en que
se debe incurrir en la obtención de información.
Consecuentemente, los aspectos costo de la investigación y
tiempo de duración de la misma van a ser los factores que
el analista de créditos deberá considerar y
podrá utilizar los siguientes medios de
información.

Estados Financieros.
Informe de Agencia.
Informes Bancarios.
Intercambio de
Información.
Otras fuentes de
información o experiencia de la propia
empresa.

Estados
Financieros:

Constituyen una de las principales fuentes de
información para la evaluación
de solicitantes de créditos; tanto el balance general como
el estado de
pérdidas y ganancias aportan datos financieros
sumamente importantes sobre el solicitante. Así, el
balance general permite determinar la capacidad de pagos del
cliente haciendo un análisis de su posición
financiera a corto plazo. El estado de pérdidas y
ganancias mostrará el potencial de la empresa solicitante
para generar ingresos capaces
de respaldar sus deudas.

Estos estados financieros deben ser suministrados por
los mismos clientes y será más confiable la
información que contengan si han sido auditados por firmas
reconocidas de contadores públicos. De las conclusiones
que se obtengan del análisis de los estados financieros de
los futuros clientes, dependerá la aceptación o el
rechazo de su solicitud.

Informe de
Agencia:

Puede obtenerse también información sobre
los futuros clientes utilizando los servicios de una agencia
especializada en investigaciones
de solicitantes de crédito. Este tipo de agencia realiza
el estudio correspondiente y transmiten la información a
la empresa acreedora sobre el análisis de
crédito:

Aproximadamente el patrimonio
neto del solicitante de crédito.
Una apreciación del límite de
crédito que puede concederse.
Si la información disponible es
insuficiente para evaluar un determinado
negocio.
Una breve historia de
las empresas solicitantes de crédito y de sus
principales socios y directivos.
La calidad de la información que obtienen
estas agencias investigadoras va a estar afectada
por:
1. La cantidad de información que puede
  obtener la agencia investigadora del solicitante. Tal
  información debe ser representativa de su valor
  crediticio.
2. El grado de colaboración que el
  solicitante de crédito preste a la agencia,
  suministrando información que permita formarse una
  opinión respecto a las posibilidades de
  otorgamiento de crédito.
Los resultados de una encuesta
entre proveedores (otros acreedores) sobre su
experiencia con el solicitante de crédito en cuanto al
cumplimiento de sus obligaciones.

Estos dos últimos aspectos son de gran
significación y constituyen la base principal para que la
agencia encargada pueda obtener los datos necesarios para evaluar
al solicitante investigado.

Informes
Bancarios:

A través de los Departamentos de Crédito
de los Bancos
también puede obtenerse información sobre el
solicitante de crédito. los oficiales de crédito de
estos departamentos practican verifican los antecedentes de los
solicitantes de créditos para sus clientes para producir
un informe que
permita tomar una decisión de otorgar o no el
crédito.

A través de las referencias bancarias es posible
determinar:

Saldos promedios en cuentas corrientes y de
ahorros.
Inversiones a corto y largo plazo en papeles
comerciales bancarios.
Créditos a corto y/o largo plazo otorgados
al solicitante y cumplimiento con los pagos.
Imagen del solicitante ante el banco (o los
bancos) con el cual tenga relaciones. Los bancos de datos de
las redes de
información de las instituciones bancarias pueden suministrar
información sobre este particular

Es habitual que los acreedores exijan a sus futuros
deudores referencias bancarias y de la calidad de estas
referencias puede depender la aceptación o rechazo de la
solicitud de crédito.

Intercambio de
información

Esta otra forma de investigar a los solicitantes de
crédito consiste en el intercambio de información
entre empresas que efectúan ventas a un mismo cliente.
Este medio de obtener información permite
determinar:

Tiempo durante el cual el solicitante ha sido
cliente de la empresa que suministra la
información.
Créditos máximos que le han sido
otorgados al solicitante.
Crédito actual del solicitante.
La información que se obtenga de las
empresas acreedoras del cliente solicitante proporcionan
una referencia bastante amplia al analista de
crédito. Tal información contribuirá a
formar las bases en que se apoyará la gerencia de
crédito para la toma de una decisión respecto
a la concesión de créditos.
Cumplimiento en los pagos.
tras fuentes de
información y experiencia de la
empresa

Además de las fuentes anteriormente
señaladas, para investigar a un solicitante de
crédito pueden utilizarse también los servicios de
los vendedores. Estos pueden informar sobre la
localización y condiciones del negocio del cliente, sobre
las condiciones de competencia
locales, forma de organización del negocio, si es como
persona
natural, sociedad de personas, o como persona jurídica
(sociedad
anónima, sociedad de
responsabilidad limitada, o cualquier otra variante de
persona jurídica). Observando las marcas de las
mercancías almacenadas en las estanterías de los
futuros clientes que comercian al detal los vendedores pueden
obtener los nombres de otros proveedores de los mismos. Se puede
entonces investigar con los proveedores de las marcas observadas
por los vendedores el tipo de experiencia de crédito
mostrada por el solicitante sobre el cual se efectúa la
averiguación.

No obstante, no se puede otorgar plena confianza a los
informes que
elaboren los vendedores sobre el valor crediticio de los
solicitantes de crédito. Debe considerarse que la
realización de la venta es el máximo objetivo de
los vendedores que generalmente no son responsables de los cobros
y están motivados por el estímulo que producen las
comisiones que devengan por colocar dichas ventas.

También podría obtenerse
información de las asociaciones de comercio,
oficinas comerciales, bufetes de abogados y manuales de
inversión y firmas especializadas en suministrar
información sobre el valor crediticio de los
clientes.

La utilización de estas fuentes de
información se hace más necesaria en la medida que
desee formar un juicio sobre el crédito que se puede
conceder, entre los aspectos más importantes se
consideran:

Beneficio esperado de la venta a crédito que
se espera realizar, por lo cual se debe tener sumo cuidado en
relacionar los costos incurridos en la investigación
con el beneficio que se espera obtener de la venta a
crédito.
El grado de certidumbre que se tendrá sobre
el cumplimiento de pago por parte del cliente.
El sistema de control existente para las cuentas
por cobrar y las recuperaciones de las mismas, tomando en
consideración períodos de cobro, costo de las
cobranzas y pérdidas en cuentas de cobros
dudosos.

En lo que se refiere a negocios de ventas al detal, no
se maneja ya el crédito comercial, o sea el crédito
entre empresas, sino el crédito al consumidor. La labor de
crédito en negocios de ventas al detal consiste más
que todo en préstamos directos a los consumidores,
extendidos por instituciones financieras, como bancos comerciales
y organizaciones
financieras para préstamos personales, así como
también créditos concedidos a individuos para
adquirir artículos de consumo.

En este tipo de negocios, como las ventas a
crédito son predominantemente de montos relativamente
bajos, los costos de investigar a los solicitantes de
crédito deben ser limitados puesto que debe tomarse en
cuenta el beneficio que se obtendrá de la venta.
Igualmente que en el caso del crédito comercial, tanto el
costo de la investigación del solicitante, así como
el tiempo que se tome realizar la investigación son
aspectos que deben manejarse con sumo cuidado, puesto que como se
dijo anteriormente el costo de la investigación debe ser
racional con respecto a la utilidad que se espera de la venta y
el tiempo que demore la investigación del cliente debe ser
lo más corto posible para que éste pueda obtener
una respuesta concreta y rápida respecto a la
aceptación o rechazo de sus solicitud. La demora en la
respuesta a un cliente puede ocasionar la pérdida de
éste las con obvias consecuencias en el volumen de
ventas.

Para las investigaciones de crédito al consumidor
se puede recopilar información de la siguiente
manera:

Obteniendo la información del mismo
cliente solicitándole referencias bancarias,
personales, de trabajo, de ingresos personales totales y/o
familiares, y comerciales.
Investigación en el banco donde el
cliente tiene su cuenta, para obtener una idea general de sus
saldos promedios o si sus relaciones con la
institución bancaria son
satisfactorias.
Comprobando las costumbres de pago del
cliente.
Mediante entrevistas personales con el
cliente.

La forma de la solicitud de créditos puede
requerir que el cliente proporcione información referente
a su lugar de trabajo, número de años que ha estado
empleado, cargo que ocupa y sueldo, cargas familiares, su
residencia, si vive en casa propia, alquilada, hipotecada, o con
familiares, si posee ingresos adicionales, otras obligaciones que
tenga el cliente con diversos acreedores y monto de estas
obligaciones. En lo que se refiere a la información
concerniente al empleo, esta
puede ser comprobada exigiéndole al solicitante la
constancia de trabajo, debidamente autenticada por una autoridad
competente de la empresa en que presta servicios, o más
rápidamente, por teléfono puede verificarse la residencia y
el empleo con una simple llamada. También puede obtenerse
la información mediante entrevista
directa con el solicitante, el investigador del crédito
puede formarse un juicio al notar la manera de vestir del
cliente, expresiones y reacciones ante la información que
se le requiere. Las firmas de contadores públicos
también pueden dar fe de los ingresos totales de los
solicitantes y omitir opiniones sobre su situación
financiera.

Las ventas a crédito al detal no requieren una
investigación tan exigente como el crédito
comercial; sin embargo, de ninguna manera son menos riesgosas;
además, exigen mucha atención sobre todo en el establecimiento
de un buen control de cobranzas.

VALOR CREDITICIO DEL SOLICITANTE

Tomando como base la información obtenida en la
investigación del futuro deudor se debe estimar la
probabilidad
de que este pague sus cuentas, así como determinar si esta
o no dentro de los limites de aceptación.

Las "Cuatro Ces" del
Crédito

En el crédito comercial, la decisión
respecto al grado de riesgo de un solicitante de crédito,
es básicamente un asunto de juicio. Esta decisión
involucra que se tomen en cuenta cuatro criterios fundamentales,
a los que comúnmente las conoce como las cuatro CES del
crédito y están integradas por:

Capital.
Capacidad.
Carácter.
Condiciones.

Comprende los recursos
financieros mostrados por el solicitante del crédito
en su balance general. Estos recursos financieros
darán una idea de los activos de que dispone el
cliente para respaldar sus obligaciones. Se realiza un
análisis de su situación a corto plazo
utilizando los diferentes índices de análisis
de activo circulante como razón del circulante
prueba del ácido o razón de solvencia
inmediata, rotación de cuentas por cobrar,
período medio de cobros y rotación de
inventarios, en algunos casos, se puede estimar la
antigüedad promedio de las cuentas por pagar del
solicitante de crédito también comparando las
cuentas por pagar con las compras,
así como las cuentas por cobrar con las ventas, para
relacionar capacidad de cobertura de pasivo a corto
plazo.
Capital
Se refiere a la experiencia de los funcionarios de
la empresa solicitante de crédito y a la habilidad
mostrada por ésta para funcionar con éxito, el grado de este éxito
estará indicado por la trayectoria histórica
de sus utilidades.
Tanto la historia de las utilidades de la empresa
solicitante como su potencial para producirlas pueden
determinarse a través del análisis de los
estados de ganancias y pérdidas de los
últimos años. No obstante, el estudio de la
capacidad de la empresa a través del estado de
pérdidas y ganancias debe ser realizado en
relación con los aspectos referentes al capital,
tomando en cuenta el análisis del activo a corto
plazo.
Capacidad.
Considera los aspectos concernientes a la
personalidad del solicitante. Así, toma en
cuenta la honradez y la sinceridad de los propietarios y la
forma de dirección de la empresa solicitante
de crédito. La personalidad constituye la principal
consideración para determinar los riesgos
de crédito, lo cual involucra: responsabilidad normal y absoluta, honradez
e integridad.
En conclusión, determinar la personalidad
es una difícil, si no imposible, tarea. La
personalidad implica apariencia, y esta puede ser
engañosa. Una presunción razonable de la
personalidad basada totalmente en la apariencia, es lo
mejor que un gerente de crédito puede esperar hacer.
En consecuencia, debe usar todo recurso a su
disposición para asegurarse de que cada candidato
para crédito, tiene las cualidades de honorabilidad
e integridad que le harán siempre bien dispuesto y
determinado a pagar sus deudas, el crédito es
inconcebible sin la confianza".
La evaluación de la personalidad debe ser
uno de los criterios fundamentales que deben considerarse
en las decisiones sobre crédito, un reflejo
engañoso de la personalidad puede conducir al
reflejo de una situación falsamente atractiva y
consecuentemente inducirá a decisiones
erróneas. Este reflejo de la personalidad es
también importante al considerarse el costo y el
tiempo que limitan la extensión y escrupulosidad
hasta donde pueda ser realizada la
investigación.
Carácter:
Condiciones:

Este criterio se refiere a la posibilidad de establecer
limitaciones o restricciones especiales para la concesión
de crédito a cuentas a que no inspiran confianza.
También se usa el término condiciones para expresar
la situación favorable, desfavorable tanto actual como
futura en que se encuentra la empresa solicitante de
crédito, en vez de la imposición de restricciones.
Cuando se predicen condiciones favorables, frecuentemente, llevan
a una expansión imprudente del crédito. En tanto
que las condiciones desfavorables ocasionarían un hecho
contrario. Un gerente de crédito debe estar en conocimiento
de que las condiciones favorables están basadas en una
fecha adecuada y en una correcta interpretación de la información
disponible.

De cualquiera de las dos maneras que se enfoque este
criterio, puede interpretarse como un factor importante en el
proceso de concesión de crédito puesto que de una u
otra forma lo utilizará el encargado del análisis
de crédito, bien para establecer restricciones al
crédito en cuentas que son dudosas o bien para formularse
un juicio de las condiciones actuales o futuras del solicitante
de crédito.

Los criterios anteriormente citados pueden
también ser aplicados, tanto al crédito comercial
como al crédito a consumidores. Los solicitantes de
crédito personal pueden ser juzgados basándose en
los criterios de capital ( propiedades personales), capacidad (
potencial de ingresos personales, sueldos mensuales, etc. ),
carácter ( personalidad, honradez,
integridad) y condiciones ( limitaciones al crédito
según su situación actual y tendencia
prosperar).

DECISION SOBRE LA SOLICITUD DE CREDITO

Una vez que se haya obtenido la información sobre
el futuro deudor, ésta debe ser analizada y para llegar a
conclusiones de si aceptar o no una solicitud de crédito.
El análisis puede hacerlo sobre una base cuantitativa
utilizando indicadores
financieros; tales como, índices de liquidez,
rotación, patrimonio de la firma solicitante del
crédito, determinando así la capacidad del cliente
para atender sus obligaciones. Pese a lo que puedan resolver las
técnicas señaladas, la decisión final es
básicamente cuestión de juicio personal del
analista de crédito quien se encarga de evaluar la
información disponible

Siempre resulta difícil para los funcionarios de
crédito descubrir, en lo que se refiere a cuentas nuevas y
las que ya estén en los libros, las cuentas que revisten
un alto riesgo.

El problema fundamental en la
evolución de crédito consiste en
determinar:

Las cuentas que son de reconocido alto riesgo a
las cuales se les otorgará
crédito.
Monto del crédito.
.- Condiciones del crédito:
período de pago, número de pagos y tasa de
interés.

La persona responsable del otorgamiento del
crédito, al tomar la decisión al respecto,
estará consciente del grado de riesgo, cuanto es el monto
del crédito que se pueda conceder y establecerá las
condiciones en que se aceptará su solicitud de
crédito. Por tanto, cualquier pérdida que hubiese
siempre y cuando éste comprendida entre los niveles de
riesgo estimados se pudiera considerar un hecho completamente
normal. Por consiguiente, en el cálculo de
la utilidad marginal que resulte de la venta adicional debe estar
contemplada la estimación de cualquier perdida de acuerdo
al riesgo estimado

PRINCIPALES INDICADORES
FINANCIEROSAPLICABLES

A LA SOLICITUD DE
CRÉDITO.

La capacidad y capital de un solicitante de
crédito pueden ser elevados utilizando índices
financieros como.

Razón de circulante.
Prueba del ácido o razón de
solvencia inmediata.
Rotación de cuentas por cobrar y periodo
medio de cobros.
Periodo medio de pago antigüedad de las
cuentas por pagar.
Rotación de inventarios.
Margen de utilidad neta
operativa

Razón de
circulante.

Este índice financiero indica la capacidad que
tiene la empresa para cubrir obligaciones a corto plazo. Se
obtiene dividiendo el total del activo circulante del negocio,
entre el total del pasivo circulante.

Así pues, la razón de circulante se
calcula de la siguiente manera:

Así pues una empresa que tenga activos
circulantes por $300.000 y pasivos circulantes por $100.000 su
razón de circulante será:

Lo cual significa que por cada $1 de deuda a corto plazo
que tiene la empresa cuenta con $3 en activos circulantes para
respaldar sus deudas a corto plazo.

Prueba del ácido o
razón de solvencia inmediata (RSI)

Se determina esta razón de una manera similar a
la anterior pero excluye los inventarios del activo circulante.
Entonces la formula sería:

Así si una empresa tiene $300.000 en activos
circulantes, el inventario de
mercancía es de $120.000, y su pasivo circulante es de
$100.000, su razón de solvencia inmediata
(RSI)sería:

Lo cual significa que por cada $1 de deuda a corto plazo
que tiene la empresa cuenta con $1.80 en activos disponibles y
exigibles para respaldar sus obligaciones corrientes.

Rotación de cuentas por
cobrar y periodo promedio de cobranza

Estos indicadores son utilizados alternativamente para
medir la liquidez de las cuentas por cobrar.

Rotación de las cuentas por
cobrar

La rotación de cuentas por cobrar se calcula
dividiendo el total de ventas netas entre el saldo a fin de
año de las cuentas por cobrar entonces:

Si la empresa tiene al final de año cuentas por
cobrar por $250.000, y las ventas fueron $1.500.000, la
rotación sería:

Período promedio de
cobranza

Si dividimos los 12 meses del año entre las veces
que rotan las cuentas por cobrar, se obtendría el tiempo
promedio en que la empresa cobra sus cuentas.

Así: 12 meses/ 6 = 2
meses

Lo significa que el periodo medio de cobro de los
$250.000 en cuentas por cobrar es de 2 meses.

Utilizando la fórmula directa del periodo
medio de cobranza puede obtenerse un resultado
similar:

Entonces según el ejemplo anterior, aplicando
la fórmula:

Como 60 días es igual a 2 meses, se obtiene un
resultado análogo al obtenido con el cálculo de la
rotación.

Período medio de
pago.

Se utiliza un procedimiento
similar al anterior pero correlacionado las cuentas por pagar
con las compras.

Así:

Si la empresa tiene cuentas por pagar a fin de
año por Bs.60.000, y sus compras fueron de Bs. 900.000
entonces su período medio de pago será
de:

Lo que significa que la empresa sobre un saldo de
$60.000 de acuerdo al nivel de compras efectúa sus pagos
en lapsos promedios de tiempo de 24 días.

Rotación de
inventarios.

Este indicador puede reflejar la rapidez del flujo de
fondos que circula por las alzas o bajas del nivel de
inventarios. Esta relación proporciona una idea si los
inventarios son eficientes o excesivos en relación con el
volumen de ventas. Puede calcularse el índice de
rotación de inventarios dividiendo el costo de ventas
entre el promedio de ventas entre el promedio de inventarios del
año, este promedio a su vez se obtiene sumando el
inventario inicial del año más el inventario final
y dividiéndolo entre dos entonces:

Por ejemplo: si una empresa, durante un determinado
período, su costo de ventas fue de $1.300.000, su
inventario inicial fue de $140.000 y su inventario a fin de
año fue de $150.000. Su rotación
sería:

Lo que significa que el inventario se ha vendido 8.97
veces durante el el período corriente de
operaciones

Margen de utilidad neta
operativa.

Este margen indica el beneficio de la empresa en
relación con el valor de sus ventas. Este margen de
utilidad indica la eficiencia
relativa de la empresa después de tomar en cuenta todos
sus gastos impuestos e intereses. Excluye las perdidas no
operativas.

También puede utilizarse la utilidad neta del
año, o la utilidad bruta, según lo que se quiera
analizar con este índice.

Así, si una empresa realizó ventas por
$400.000.000 y su utilidad neta en operaciones fue de
$16.000.000, entonces su margen de utilidad neta operacional
sería:

Los índices anteriormente descritos pueden
obtenerse de los estados financieros que presenten los
solicitantes de crédito. No obstante, es necesario que
estos sean comparados con otros de años anteriores y/o con
otras empresas del mismo ramo. Por esta razón, deben
solicitarse los estados financieros de varios de los
últimos años, para así poder llegar a
conclusiones más precisas observando la tendencia de la
empresa a través de estas herramientas
de análisis y también en relación con
empresas del mismo ramo.

Los conceptos esbozados en este capítulo,
constituyen un conjunto de ideas y criterios básicos que,
normalmente, pueden ser utilizados por cualquier empresa para la
formulación de sus políticas de concesión de
crédito y que servirá de patrón para el
control del tamaño o nivel de la inversión en
cuentas por cobrar.

CAPITULO
III

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
COBRANZAS.

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una
empresa están determinados por su política general
de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito,
concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza
de que el cliente pague sus cuentas en los términos
convenidos para asegurar así el margen de beneficio
previsto en la operación. En materia de política
crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas,
las cuales son; políticas restrictivas, políticas
liberales y políticas racionales.

Políticas restrictivas.

Caracterizadas por la concesión de
créditos en períodos sumamente cortos, normas de
crédito estrictas y una política de cobranza
agresiva. Esta política contribuye a reducir al
mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la
inversión movilización de fondos en las cuentas por
cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas pueden traer
como consecuencia la reducción de las ventas y los
márgenes de utilidad, la inversión es más
baja que las que se pudieran tener con niveles más
elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.

Políticas Liberales.

Como oposición a las políticas
restrictivas, las políticas liberales tienden a ser
generosas, otorgan créditos considerando la competencia,
no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son
menos exigentes en condiciones y establecimientos de
períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de
política trae como consecuencia un aumento de las cuentas
y efectos por cobrar así como también en las
pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este
tipo de política no estimula aumentos compensadores en las
ventas y utilidades.

Políticas racionales.

Estas políticas son aquellas que deben aplicarse
de tal manera que se logre producir un flujo normal de
crédito y de cobranzas; se implementan con el
propósito de que se cumpla el objetivo de la
administración de cuentas por cobrar y de la gerencia
financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el
rendimiento sobre la inversión de la empresa

Se conceden los créditos a plazos razonables
según las características de los clientes y los
gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración
los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio
razonable.

COSTOS DE LAS COBRANZAS.

Una de las variables principales de la política
de cobranza es el costo de los procedimientos de cobranza,
situado dentro de ciertos límites,
mientras mayores sean los gastos de cobranza menor será la
proporción de incobrables y el lapso medio de cobro. No
obstante la relación entre costo de las cobranzas y
eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros gastos de
cobranza es probable que produzcan muy poca reducción de
las cuentas incobrables; pero a medida que se van aumentando los
gastos, estos comienzan a tener un efecto significativo en este
sentido, pero a partir de un punto, si se siguen incrementando
los gastos de cobranza, se tiende a producir cada vez menos
reducción de la pérdida a medida que estos gastos
se vayan agregando.

Esta relación técnica entre gastos de
cobranza y porcentaje de pérdida por cuentas incobrables
puede expresarse gráficamente utilizando un sistema de
coordenadas cartesianas. En el eje de las (x) se colocan los
gastos de cobranza y en el eje de las (y) los porcentajes (%) de
pérdidas. (Véase Gráfico III.1).

En el gráfico III.1 puede observarse como
disminuyen las pérdidas por cuentas incobrables en la
medida que se aumentan los gastos de cobranza, hasta llegar a un
punto de saturación (KI). Al nivel de este
punto de saturación, si se continúan aumentando los
gastos de cobranza no serán significativos las
disminuciones en las pérdidas.

Se debe considerar seriamente que los gastos de cobranza
deben siempre compararse con las sumas de dinero que se traten de
recuperar. No resulta económicamente beneficioso recuperar
el valor de una cuenta cuyos gastos de cobranza exceden el monto
a rescatar: También es recomendable estudiar con seriedad
aquellos casos en los cuales está permitido cargar a la
cuenta del cliente los gastos de cobranza para que éstos
puedan ser aplicados en forma razonable.

Los gastos de cobranza de una empresa guardan
íntima relación con las políticas y
procedimientos de cobro. En la medida que una empresa sea
más restringida en el otorgamiento de crédito y
más agresiva en sus procedimientos de cobro reduce sus
pérdidas en cuentas incobrables; no obstante corre el
riesgo de que disminuyan sus ventas y aumenten sus gastos de
cobranza al hacer un mayor uso de personal para labores de
cobranzas. Esta función agresiva se caracteriza por el
envío constante de cartas,
telegramas, llamadas telefónicas, uso de bufetes de
abogados, procedimientos judiciales, etc. cuando una empresa use
medidas liberales en la concesión de créditos y
utiliza procedimientos de cobranza deficientes aumentaría
su volumen de ventas, sus gastos de cobranza serían bajos
pero las pérdidas en cuentas incobrables
aumentarían.

Partes: 1, 2, 3

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