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Gerencia y control de crédito y cobranzas (página 2)



Partes: 1, 2, 3

EL ANÁLISIS LINEAL DE PUNTO DE
EQUILIBRIO Y LOS GASTOS DE
COBRANZAS.

Los gastos de cobranzas, constituyen el esfuerzo
realizado por la empresa para
recuperar las cuentas por
cobrar medido en términos de unidades monetarias. Por
constituir un costo expirado,
aplicable al período normal de operaciones en el
cual se incurrirá, el incremento de los gastos de cobranza
ocasiona una disminución de las utilidades.

Asimismo, los gastos de cobranza afectan el procedimiento de
recuperación de créditos. Se debe tomar en
consideración que el monto de las cobranzas nunca debe ser
inferior a los gastos incurridos con esa finalidad. Un concepto de gran
ayuda que permite hacer una comparación entre la
compensación de gastos de cobranza con cobros es el del
Punto de Equilibrio.
Esta importante herramienta de análisis
financiero puede servir de gran ayuda en la
administración y control e
cuentas por
cobrar.

El concepto de Punto de Equilibrio, al asumir que los
ingresos y los
costos son
funciones
lineales de la cantidad de producto por
fabricar y vender simplifica el análisis de su relación con la
utilidad. El
punto de equilibrio se observa cuando los ingresos igualan a los
costos totales.

Si se tiene costos fijos ( Cf. ) y costos totales
variables (
Ctv ), los costos totales ( Ct ) serian: Ct + Ctv.

Si se desea calcular el numero de unidades ( n ) que
deben ser vendidas anualmente y a un precio por
unidad ( p ) y a un costo variable por unidad ( Cvu ), de tal
manera que se obtenga un equilibrio entre ingreso y costos
entonces cave expresar la formula anterior de la siguiente
manera:

Como Ctv = Cvu. N

I = P.N

Entonces : P.N. = Cf + Cvu.
N

Al despejar (N) quedaría la
expresión

Este concepto puede ser expresado gráficamente
utilizando un sistema de
coordenadas. Se colocan en el eje de las abscisas (x) las
unidades que deben ser producidas o vendidas y en el eje de las
ordenadas (y) los costos e ingresos, y se obtendrá el
punto equilibrio donde se intercepte la recta de costos totales
con la de ingresos ( véase gráfica III.2) en el
punto señalado.

Como (Pe) es el punto de equilibrio y los costos totales
son iguales al total de los ingresos, las ventas que se
realicen por debajo de ese punto de equilibrio significaran
perdidas, y por encima se obtendrán utilidades.

Aplicando este mismo concepto a la relación
cobros – gastos de cobranza podría expresarse
diciendo que el punto equilibrio en este sentido se obtiene
cuando el monto del total de los gastos de cobranza igualen a la
totalidad de los cobros efectuados.

GRAFICA III.2

Si se denomina a los cobros (C) y a los gastos de
cobranza (Gc) entonces el punto de equilibrio estaría dado
por C = Gc. Esto indicaría que realizando cobranzas
iguales a sus costos no habría pérdidas ni
ganancias derivadas el
procedimiento de cobranzas y hasta que punto es conveniente
aumentar los gastos de cobranza de modo que se obtengan
beneficios razonables.

Los gastos de cobranzas pueden ser clasificados
en:

  1. Gastos fijos (Gfc)
  2. Gastos variables (Gvc)
  1. Gastos fijos de
    cobranza
    .
    Son aquellos que se mantienen
    constantes para cualquier monto de las cobranzas tales
    como:
  • Sueldos fijos
    y otras asignaciones del personal de
    cobranza.
  • Seguros de
    vida, vehículos, hospitalización, médico
    quirúrgico que tenga la empresa para
    el personal de cobranza.
  1. Gastos variables de cobranza. Son
    aquellos que varían en función de las gestiones que se hagan
    para realizar las recuperaciones de cuentas por cobrar,
    como:
  • Comisiones de
    cobradores, según el monto de las cobranzas que
    realicen.
  • Gastos de
    viajes en
    gestiones de cobranza.
  • Honorarios de
    abogados y otros gastos en los que se utilicen procedimientos
    jurídicos.
  • Gestiones a
    través de oficinas de cobranzas ajenas a la
    empresa.
  • Cualquier
    otro tipo de gasto que se haya de efectuar relacionado con
    cobros y que no se realice con carácter permanente.

Luego de haber hecho esta distinción entre gastos
fijos y gastos variables de cobranza, puede expresarse el costo
total de cobranzas mediante la siguiente
expresión:

Gc = Gfc +
Gvc

Donde:

Gc = Gastos
totales de cobranza.

Gfc = Gastos fijos
de cobranza.

Gvc = Gastos
totales variables de cobranza.

Como el punto de equilibrio está
dado por C = Gc sustituyendo a Gc en la fórmula anterior
quedaría:

C = Gfc +
Gvc

En vista de que los gastos fijos hay que efectuarlos
cualquiera que sea el monto de las cobranzas, lógicamente
lo que conviene es determinar el monto de los gastos adicionales
que se deben realizar como máximo a fin de que justifiquen
las recuperaciones de cuentas por cobrar, entonces expresando los
gastos variables de cobranza como un porcentaje de las cobranzas.
Podría expresarse el término Gvc = XC donde (X)
sería el coeficiente que expresaría la parte de los
cobros, en tanto por uno que estaría destinada a cubrir
los gastos de cobranza, y de allí se obtendría el
porcentaje máximo de gastos de cobranza adicionales que
pueden ser aplicados a las recuperaciones de cuentas de tal modo
que los cobros no sean inferiores a las cantidades que se gastan
para efectuarlos.

Luego la ecuación original de punto de equilibrio
quedaría transformada en:

C = Gfc +
XC

Despejando (C) en
la ecuación.

C – XC =
Gfc.

Sacando (C)
como factor común:

C (1 – X)
= Gfc

Gfc

Entonces C =
————————

1 –
X

Luego para
calcular (X)

Este procedimiento permite obtener un coeficiente, que
multiplicado por las cobranzas, determinaría la cantidad
máxima a invertir en gastos de cobranzas para obtener el
punto de equilibrio.

Así por ejemplo una empresa desea
recuperar $12.000 y sus gastos fijos de cobranza son de $3.000
entonces C = 12.000 y Gfc = 3.000, entonces los gastos de
variables de cobranza (Gvc = XC) serían:

O sea, un 75% del monto a cobrar.

Luego el punto de equilibrio está dado
por:

12.000 = 3.000 + 0.75 x 12.000

Así; 12.000 = 3.000 + 9.000

Luego para obtener el equilibrio entre gastos de
cobranza y monto a cobrar, $9.000 sería la cantidad
máxima a cargar por este concepto.

Si se aumentasen los gastos variables a un 80% para
recuperar los mismos $12.000, entonces se obtendría un
excedente de gastos de cobranza sobre los cobros
así:

Gc = 3.000 + 0.80 x 12.000

Gc = 3.000 + 9.600

Gc = 12.600

Lo que significa que los gastos excederían los
cobros en $600, y la empresa estaría recuperando sus
cuentas en una situación desventajosa. Para obtener el
equilibrio para 80% de gasto de cobranza se utiliza la
fórmula:

De acuerdo a lo anterior la empresa debe aplicar sus
gastos de cobranza por debajo del porcentaje punto de equilibrio,
en este caso 75%, no obstante debe tener sumo cuidado en no
bajarlos demasiado puesto que se disminuiría
también el esfuerzo hecho para efectuar las cobranzas
aumentando la posibilidad de perdidas en cuenta malas.

Para representar gráficamente la relación
lineal de equilibrio en cobros y gastos de cobranza, se utiliza
un sistema de coordenadas cartesianas similar al citado
anteriormente. En el eje de las ordenadas (y) se ubicaran los
cobros y los gastos de cobranza y en el eje de las abscisas (x)
se colocarían los porcentaje de gastos variables que se
apliquen al monto de las cobranzas ( véase gráfico
III.3 )

Para el caso del ejemplo de recuperación de
$12.000, para diferentes niveles de gastos de cobranza
podrían representarse gráficamente por datos
hipotéticos que se presentan en la tabla III.1.

GRAFICA III.3

GRAFICO III.4

TABLA III.1

RELACION ENTRE LOS COSTOS TOTALES DE
COBRANZA, COBRANZAS TOTALES Y PUNTOS DE EQULIBRIO

 

Cobros

$

Gastos fijos
de

Cobranza

$

% de
Gastos

Variables

Cobranza

$

Gastos
variables

de
cobranza

$

Gastos
de

Cobranza

$

 

Cobros Punto
de Equilibrio

$

12.000

3.000

10

1.200

4.200

3.333,30

12.000

3.000

20

2.400

5.400

3.750

12.000

3.000

25

3.000

6.000

4.000

12.000

3.000

50

6.000

9.000

6.000

12.000

3.000

60

7.200

12.200

7.500

12.000

3.000

75

9.000

12.000

12.000

12.000

3.000

80

9.600

12.600

15.000

NOTA: Datos hipotéticos. Ejemplo y modelo
diseñados por el autor.

La construcción de la tabla III.1. se
realizó aplicando las fórmulas desarrolladas en
este mismo capítulo, y con los datos hipotéticos
contenidos en él se construyó el gráfico
III.4.

PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA.

La recuperación de las cuentas por cobrar viene a
constituir la fase culminante del proceso de
ventas a crédito, el cual ocasiona entre otras cosas
un problema de liquidez, es decir, de aspecto financiero, puesto
que por una parte, aunque las ventas hayan sido planificadas,
existen situaciones complejas que no pueden ser valoradas ni
previstas con resultados precisos; pero por otra parte resulta
más complejo aun pronosticar las probabilidades de los
cobros originados de las ventas a crédito efectuadas
más que todo en el caso de los negocios que
se inician, los cuales necesitan fondos para la
adquisición de nuevas existencias, para así
poder
responder al incremento de sus ventas este hecho hace necesario
que se tenga conocimiento
en forma teórica del valor del
capital de
trabajo capaz de cubrir esa situación financiera. Por
lo tanto los procedimientos de cobranza deben ser
diseñados de tal manera que propendan a la
recuperación de las cuentas tomando en
consideración el tiempo futuro,
que por siguiente incluye el elemento riesgo,
así como también las necesidades de fondos de la
empresa.

Los procedimientos de cobranza deben tomar en cuenta una
serie de aspectos para que sean acordes con los propósitos
del mismo los cuales son:

  1. Causas de que las ventas no se paguen a su
    vencimiento
  2. Sistemas que se utilizan para observar las
    cuentas.
  3. Análisis de las cuentas.
  1. Causas de que las
    cuentas no se paguen a su vencimiento
    .

El acreedor para determinar por que un cliente no cumple
con sus pagos utilizando:

  1. Registro de compras y
    pagos en la cuenta individual del cliente.
  2. Revisando el archivo de
    crédito del cliente y manteniendo reuniones personales
    con los mismos.
  3. A través de la información proporcionada por los
    agentes de ventas.
  4. Intercambiando información y mediante
    discusiones entre grupos de
    comerciantes.

Si se determina la razón por el cual el cliente
no cumple con sus obligaciones,
se puede establecer una clasificación en grupos.
Así, de acuerdo al grupo al cual
corresponda el deudor se escogería la técnica de
cobranza. Estos grupos de deudores que no pagan las cuentas a su
vencimiento pueden clasificarse de la siguiente
manera:

  1. Realmente este grupo no presenta problemas
    de cobro, al suministrársele una explicación de
    las condiciones de ventas serviría para aclarar la
    situación y los pagos se harían
    puntualmente.

  2. Clientes que mal interpretan las condiciones de
    crédito en forma no intencional.

    Para clientes
    con esta característica, es recomendable el
    envío de un recordatorio de que la cuenta se ha
    vencido. Si el cliente a menudo incurre en incumplimiento por
    esta causa, el acreedor debe esforzarse en hacerle notar la
    importancia de cumplir con sus deudas puntualmente.
    Actualmente, los correos electrónicos, telefax y
    teléfonos celulares permiten una mayor efectividad en
    la
    comunicación entre acreedores y
    deudores.

  3. Clientes que pasan por alto la fecha de pago de sus
    cuentas por negligencia o por métodos de trabajo
    deficientes.

    A este grupo pertenecen particularmente los
    minoristas, cuando la deuda que tiene con determinado
    acreedor es por una cantidad relativamente reducida de
    dinero,
    generalmente no la pagan y la retienen con la
    intención de cancelarla posteriormente conjuntamente
    con otro pago más importante. Esto ocasiona serios
    problemas en los departamentos de contabilidad y de crédito del acreedor.
    Para este tipo de clientes es recomendable escribirle una
    carta
    explicando las dificultades que ocasionan sus hábitos
    de pago. No obstante resulta difícil hacer que el
    cliente abandone su costumbre de hacer los pagos, y debe este
    hecho siempre tenerse presente como una de las experiencias
    del trabajo de crédito que no se pueda
    evitar.

  4. Clientes que descuidan las fechas de vencimiento
    por lo reducido de la deuda.

    Los clientes pertenecientes a este grupo cumplen a
    tiempo con sus obligaciones cuando la fecha de vencimiento de
    éstas coincide con el auge de temporada de su propio
    negocio. En caso de que estos períodos no coincidan
    hacen esperar al acreedor. Regularmente, esto es a causa de
    que las ocasiones en que declinan las ventas (casos de ventas
    estacionales o de temporada) se ocasiona un déficit de
    capital de
    trabajo. En vista de que con este tipo de deudas es
    relativamente fácil entender la situación se
    usa, generalmente, una política de cobranzas, aunque no
    agresiva, que trate de presionar en una forma
    sistemática el proceso de cobro; de esta manera el
    deudor no se sentirá resentido de la forma en la cual
    se le reclama el cumplimiento de su
    obligación.

  5. Clientes que generalmente pagan sus deudas a
    tiempo, pero que ocasionalmente se atrasan.

    En ocasiones suelen presentarse hechos imprevistos
    tales como huelgas, desastres
    naturales (terremotos, inundaciones), incendios
    o cualquier otro suceso que afecte la buena voluntad de pago
    de un cliente y le impida cumplir con sus obligaciones. En
    estos casos, la política de cobro debe ser
    relativamente indulgente. El acreedor debe esperar durante un
    lapso de tiempo razonable a que el deudor se recupere de la
    mala situación que le ha causado la incapacidad
    temporal para hacer sus pagos.

  6. Clientes con incapacidad temporal para
    pagar.

    Los clientes de este grupo se caracterizan por
    forzar demasiado sus negocios para cubrir sus gastos
    personales o son compradores y cobradores deficientes de tal
    manera que reducen en exceso su capital de trabajo
    disponible. Para este tipo de deudores se sugiere una
    política agresiva de cobro, aún corriendo el
    riesgo de perderlos como clientes.

  7. Clientes que habitualmente se atrasan.

    Los clientes pertenecientes a esta
    clasificación abusan de los plazos de pago debido a
    que no se les ha aplicado una política firme de
    cobranza y se aprovechan de la oportunidad para atrasar sus
    cuentas intencionalmente. Esto lo hacen con la finalidad de
    financiar sus operaciones con dinero del acreedor por
    resultarles más ventajoso que utilizar su propio
    dinero. A este tipo de clientes debe aplicarse una
    política de cobro agresiva, aunque se corra el riesgo
    de incomodarlos. También utilizando una
    política de alerta y cobranza enérgicas,
    acosándolos constantemente puede convertirlos en
    clientes de una puntualidad, si no exacta, por lo menos
    aceptable.

  8. Clientes que se toman un tiempo mayor del
    establecido para pagar sus obligaciones.

    Esta clase
    agrupa los clientes que a pesar de su honestidad
    endeudan por montos que escasamente puedan ser cubiertos por
    su capital de trabajo, entonces ante cualquier circunstancia
    que haga bajar sus finanzas,
    comienzan a tener dificultades para efectuar sus pagos a
    pesar de sus buenas intenciones de hacerlos. Este hecho es
    posible que se presente con mucho más frecuencia en el
    crédito de consumidores que en el crédito
    comercial.

  9. Clientes que contraen deudas por encima de su
    capacidad de pago.

    Corresponde a este grupo aquellos clientes a los
    cuales se les concede un descuento según las
    condiciones de la venta, por
    pagar en un lapso de tiempo previamente estipulado,
    transcurrido ese período, y si el cliente no hace la
    cancelación respectiva pierde el derecho al descuento
    por pronto pago. Sin embargo muchos deudores, que pagan
    después de pasado el período de descuento,
    envían sus pagos como si hubiesen obtenido el
    descuento. A este tipo de deudores no debe
    permitírseles que incurran en este hecho tomar las
    cantidades que paguen (habiendo perdido el descuento) como
    abono a cuenta y dejar la cantidad no pagada como cuenta por
    cobrar y asimismo hacerle la notificación
    correspondiente de la cantidad por él
    adeudada.

  10. Clientes que se atribuyen descuentos que no se han
    ganado.

    A este tipo de clientes podrían
    aplicárseles métodos agresivos de cobranza,
    utilizando los servicios
    de bufetes abogados, utilizando letras de cambio, o
    procedimientos judiciales convenientes.

  11. Clientes insolventes o que están al borde de
    la insolvencia.
  12. Clientes que intencionalmente cometen fraude.

Constituyen el grupo de clientes más
problemático de todos los tipos de clientes anteriormente
citados. Estos clientes son generalmente deshonestos y se valen
de engaños a los acreedores para conseguir crédito
y posteriormente utilizan procedimientos dolosos para no cancelar
sus obligaciones. Debe el acreedor emplear todos los medios legales
posibles para salvar la cuenta por cobrar una vez que se haya
detectado el fraude crediticio.

Las once clases de cliente citadas pueden ser
localizadas con bastante frecuencia en los negocios; tanto de
crédito comercial como de consumidores. En consecuencia,
el acreedor debe, para cada caso en particular, tomar en cuenta
que sus procedimientos de cobranza sean capaces de enfrentarse a
cualquiera de las situaciones que pongan en peligro la
recuperación de las cuentas por cobrar.

SISTEMAS UTILIZADOS PARA OBSERVAR LAS
CUENTAS
.

Las fuentes
más importantes para extraer los datos que permitan
determinar si los clientes están efectuando sus pagos con
puntualidad son los medios de que disponga la empresa para
registrar los créditos concedidos a los clientes y los
pagos efectuados por éstos.

La dificultad para observar las cuentas de los deudores
será mayor en la medida que aumente el número de
éstos. Si una empresa tiene pocas cuentas activas, las
cuentas vencidas pueden ser fácilmente localizadas
mediante la verificación de los registros por lo
menos una vez por mes y hasta puede ser mediante revisiones
semanales. En empresas de gran
tamaño, que manejan un gran número de cuentas, la
inspección individual no resulta práctica. Para el
control de cuentas muy numerosas, el uso de los sistemas modernos
de procesamiento electrónico; permite establecer sistemas
comprobatorios de los vencimientos de las cuentas por cobrar. En
el capítulo final se hace un comentario más amplio
sobre las aplicaciones del procesamiento electrónico de
datos en el manejo del crédito.

ANÁLISIS DE LAS
CUENTAS
.

Esta es una de las actividades más importantes en
la observación de las cuentas por cobrar y
consiste en clasificarlas de acuerdo con el tiempo durante el
cual han estado
vigentes. Este procedimiento debe realizarse en forma permanente
y sus resultados se presentan en un estado de análisis de
cuentas, o a solicitud de quien esté a cargo de la
gerencia de
crédito. Este procedimiento también es útil
para comprobar el saldo de las cuentas por cobrar. Este estado
denominado análisis de cuentas generalmente
contiene:

  1. Nombre y dirección del cliente.
  2. Monto de la deuda.
  3. Que parte de la deuda corresponde a cada mes atrasado
    en los pagos, o facturas anteriores pendientes de
    cancelación.

Sobre estos aspectos referentes a análisis de
cuentas se trata más detalle en el capítulo V,
referente a control de cuentas por cobrar, pero son de gran
utilidad para informar a la alta dirección de la empresa
el estado de
atraso de las cuentas y determinar la eficiencia de la
labor de cobranza. El departamento de contabilidad puede
utilizarlo para la fijación de la reserva o
provisión en la estimación de pérdidas en
cuentas por cobrar.

PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE
COBRANZAS

En cualquier sistema de cobranzas las actividades se
realizan generalmente a través de las siguientes
etapas.

  1. Recordatorio.
  2. Insistencia o persecución.
  3. Acciones o medidas drásticas.

En cada una de las etapas mencionadas, se aplica una
técnica que debe corresponder a las actividades que se
realizan en cada una de ellas; sin embargo, antes de que una
empresa inicie el procedimiento de cobranzas, debe tener dentro
de sus prácticas de control actividades como envío
de estados de cuentas mensuales a los deudores y un sistema de
recordatorio del departamento de cobranzas.

El envío de estados de cuentas mensuales a los
deudores es una de las prácticas más comunes, tanto
en crédito comercial como de consumidores. Los estados de
cuenta sirven para que el deudor pueda verificar los cargos que
se le han hecho en cuentas por sus compras, cargos financieros y
los abonos por sus pagos: Normalmente, la elaboración de
estos estados de cuenta generalmente está a cargo del
departamento de contabilidad y su forma depende de los
métodos de registro que
utilice la empresa.

No obstante, deben ser controlados por los funcionarios
encargados de las cobranzas. Generalmente muestran los saldos
vencidos durante meses anteriores y una descripción de las facturas que se le han
cargado en cuenta y de los pagos del cliente, una forma de este
estado puede observarse en el modelo III.1, el cual contiene la
mayoría de los aspectos que generalmente se asientan en
cualquier otro modelo. Independientemente de la variedad de
modelos que
puedan existir en vista de que cada empresa diseña el suyo
de acuerdo a sus necesidades es importante que se tenga en cuenta
su utilidad como medio de recordatorio y verificación de
operaciones con el cliente.

En cuanto a la utilización del sistema de
recordatorio del Departamento de Cobranzas, en una empresa que
maneja pocas cuentas por cobrara es posible estudiar u observar
cada caso en forma individual, en períodos de tiempo
relativamente cortos.

Para esto debe disponer de un registro suplementario,
tarjeta índice o archivo especial del cliente que le
recuerde que se han hecho las gestiones posibles para efectuar
los cobros correspondientes. En el caso de las
compañías que manejan muchas cuentas, no es
práctico utilizar el mismo sistema de recordatorio
señalado anteriormente, sino uno que de acuerdo a la gran
cantidad de cuentas que maneja tenga como objeto en primer lugar
recordar al departamento de crédito las cuentas vencidas
que cada día requieren su atención y en segundo lugar registrar la
acción
tomada en el esfuerzo de cobranza, así como también
la fecha en que esta acción se tomó. El trabajo
hecho en esta forma contribuye a que se incurra en menos
repetición de registros y menos actividad de oficina, lo cual
hace más eficaz el sistema. Los sistemas establecidos para
empresas que manejan muchas cuentas, y que se constituyen con el
objeto señalado anteriormente (más que todo en el
manejo de crédito de consumidores) pueden variar en
detalles, generalmente son un sistema de tarjetas de
índice archivadas en orden de fecha o un sistema de
tarjetas de registro en el cual las cuentas se archivan en orden
alfabético y por fecha. Al respecto no se sugiere un
modelo particular de tarjeta, en vista de que sus
especificaciones varían de acuerdo al sistema de trabajo
de cada empresa y sus políticas
de cobro, según se trate de crédito comercial o
crédito de consumidores.

MODELO
III.4

DISTRIBUIDORA MARTIGON,
S.A.

APARTADO 325 – TELEFONOS (O293)
4225929 AL 34. FAX
(0293)4225935. CORREO-E:

EDIF. RABEMAR. AVE. UNIVERSIDAD.
CUMANA – VENEZUELA

ESTADO DE
CUENTA

NOTA: MODELO ADAPTADO POR EL
AUTOR

NOMBRE DEL CLIENTE:
COMERCIAL VALMAR, C.A.

DIRECCIÓN: EDIF..
BEBEDERO URB. EL BRASIL. CUMANA.
ESTADO SUCRE

TELEFONOS: (0293) 4315020
AL 22. FAX: (0293) 4315023. CORREO-E:

  1. La
    etapa de recordatorio.

Una vez que se haya cumplido con el envío de los
estados de cuenta mensuales, se procede a de revisar el registro
de recordatorios del departamento de cobranzas antes de iniciar
el procedimiento de cobro. El primer recordatorio manifiesta al
cliente que no ha cumplido con su pago habiendo ya pasado la
fecha de vencimiento de su factura. Es
normal, que transcurran varios días entre las fechas de
vencimiento y las de recordatorio. La primera notificación
de cobro, a manera de recordatorio, debe ser moderada e
impersonal.

La técnica en esta etapa puede consistir en un
estado donde figura los conceptos de la deuda, copia
fotostática o duplicado de facturas vencidas,
correspondencias a través de correo
electrónico, llamadas telefónicas, tarjetas
impresa o estados de cuenta los cuales se envían a los
deudores de acuerdo al tiempo de atraso. Estos recordatorios
pueden ser repetidos si enviado un primer recordatorio no se
obtiene el pago de la cuenta en reclamo. Cualquiera de las
modalidades de técnicas
mencionadas que se utilicen en esta etapa es principalmente con
el propósito de que:

  1. El cliente recuerde que tiene pagos
    vencidos
  2. El cliente pague a la brevedad posible.
  3. Se evite el envío de un segundo o tercer
    recordatorio y en consecuencia, se minimicen los gastos de
    cobranza.
  1. Se puede dar el caso de que el cliente haya efectuado
    su pago, en fecha posterior al envío del primer
    recordatorio y anterior al recibo de éste; en tal
    circunstancia, es usual que en los medios utilizados se le
    exprese, que en caso de haber efectuado el pago antes del
    recibo del recordatorio, haga caso omiso de éste.
    Así los modelos de recordatorio podrían variar de
    acuerdo a las condiciones de atraso en que se encuentre el
    cliente.

No obstante, el modelo de recordatorio a ser utilizado
dependerá del tipo de respuesta que se haya obtenido de
los clientes una vez que hayan sido contactados y de las razones
que expongan los clientes para no haber realizado sus pagos
oportunamente.

  1. Una vez cumplida la etapa de recordatorio, y si las
    gestiones realizadas fracasan, entonces la etapa siguiente es
    la de insistencia o persecución. En esta fase del
    procedimiento de cobranzas, se busca un programa de
    acciones
    sucesivas que se apliquen a intervalos regulares,
    según la compensación de la cuenta con los
    esfuerzos que se realicen para cobrarla.

    Tanto el programa de desarrollo
    como la técnica a utilizar dependen de la naturaleza
    de la cuenta por cobrar, de cómo este clasificado el
    deudor, la clase de negocio a que se dedique el acreedor y la
    política para el tratamiento de las cuentas
    vencidas.

    La duración de la etapa de insistencia puede
    ser corto o largo, puede tomarse días como
    también varios meses y por ello es necesario tomar en
    consideración el factor tiempo en relación con
    los esfuerzos, en términos monetarios, que se realicen
    para cobrar las cuentas.

    La técnica aplicable en esta fase del
    procedimiento de cobro consistiría en el uso de medios
    similares a los utilizados en la fase de recordatorio, pero
    empleando en una forma más enérgica o agresiva
    de tal manera que las comunicaciones dirigidas al deudor se hacen
    con frecuencia, a intervalos de tiempo cortos, en
    términos enérgicos.

    La insistencia puede ser mediante un envío
    constante de cartas,
    correspondencias vía fax o correo electrónico;
    con frecuencia, con cierto grado de determinación. Es
    altamente recomendable la realización de entrevistas personales con los deudores cuando
    los medios anteriores no han tenido éxito, o utilizando también a
    los agentes de ventas por el
    conocimiento que tienen de los clientes, de sus
    necesidades del producto o mercancía y de saber que si
    el cliente no paga la cuenta vencida el próximo pedido
    le seria negado. En consecuencia, los vendedores, en vista de
    su interés por colocar los pedidos, se
    verían animados a persuadir al cliente para que cumpla
    con el pago vencido.

  2. Etapa
    de insistencia o persecución
  3. Etapa
    de acciones o medidas drásticas

Una vez agotados los medios posibles en las etapas de
recordatorio y persecución, no queda otro camino que
emplear medidas drásticas en contra del deudor, a pesar de
que esto significa la ruptura de las relaciones con éste.
Las técnicas más utilizables en esta etapa son las
siguientes:

  1. Mediante letras de cambio
  2. Mediante los servicios de una agencia de
    cobranzas
  3. Mediante el uso de abogados.
  1. La letra de
    cambio constituye uno de los instrumentos de más
    uso en el ambiente
    comercial, la cual es una demanda de
    pago emitida por una persona o
    empresa a cargo de otra persona o empresa. Las disposiciones
    que rigen las operaciones que se realicen con la letra de
    cambio para el caso de Venezuela
    están establecidas en el Código
    de Comercio de Venezuela. Sobre su contenido la letra de
    cambio debe especificar.

    1.- La denominación de letra de
    cambio.

    2.- La orden simple y pura de pagar una determinada
    suma.

    3.- El nombre del que debe pagar (
    librador).

    4.- Fecha en que debe pagarse la letra o de
    vencimiento.

    5.- En que lugar debe efectuarse el pago.

    6.- A quien debe efectuarse el pago o
    beneficiario.

    7.- La fecha y el lugar en que la letra fue
    emitida.

    8.- La firma de la persona que emite o gira la
    letra, o sea, el librador.

    Cuando se está en la etapa drástica y
    el acreedor gira una letra de cambio contra un cliente, lo
    hace por el monto de los pagos y puede ser exigido un aval o
    fianza por documento suscrito o pude ser descontado ante el
    banco que
    esté dispuesto aceptar la operación, el cual
    recibe la letra del girador o endosante descontado una parte
    del valor de vencimiento de la letra y entregada entonces al
    presentante de la letra su valor menos la parte descontada.
    La letra de cambio tiene la ventaja de que por ser un
    instrumento de crédito negociable, puede ser endosado
    y utilizado como medio de pago, da derecho al tenedor de la
    letra a proceder a su cobro mediante procedimiento
    judicial.

  2. Cobro mediante letras de
    cambio
  3. Cobro mediante servicios de una
    agencia de cobranza.

Las agencias de cobranza son instituciones
que se encargan de realizar cobros por cuentas de un acreedor que
ha tenido dificultades para recuperar ciertos créditos de
plazo vencido

.Cuando se entrega una cuenta por cobrar a una agencia,
el acreedor interesado está resignado a perder una parte
de la misma por concepto de los honorarios que tendría que
pagar por dicho concepto y por supuesto iría a contribuir
al aumento de los gastos de cobranza. No obstante, la entrega de
la cuenta vencida a la agencia de cobros repercute profundamente
en el ánimo del deudor quien ahora se verá obligado
a pagarle aun acreedor diferente y podrá temer a su
caída en el desprestigio en el ambiente de los negocios
por insolvencia. Debe tomarse en consideración que las
agencias de cobranzas pueden prestar también servicios en
el suministro de información cuando se investiga a un
cliente para concesión de crédito.

Es de suma importancia que el acreedor calcule el
beneficio que se pueda obtener de la cuenta a recuperar. En este
sentido, debe tomar en cuenta la compensación que debe
haber, en términos de beneficio, entre el monto a
recuperar y el costo total de la recuperación.

  1. Cobro mediante el uso de
    servicios de abogados.

Cuando una cuenta se le entrega a un abogado, es con las
instrucciones de que proceda inmediatamente y en forma
enérgica. Utilizando este medio de cobranza el acreedor
está dispuesto a terminar sus relaciones comerciales con
el deudor. Este medio de acción drástica es el
más enérgico de todos los utilizables y
posiblemente sea el máximo intento que se haga para cobrar
una cuenta vencida. Un abogado hábil intentará una
demanda al serle entregada la cuenta para el cobro.
Inmediatamente gestionará el cobro total de la deuda y si
esto es imposible llegaría a un convenio a favor de su
cliente.

Como un último recurso se acudiría a un
juicio, pero es costoso, puede resultar difícil demostrar
la deuda y obtener un fallo favorable, y aún obteniendo
dicho fallo se puede presentar el caso de que los recursos con que
cuente el deudor no son suficientes para cancelar la cuenta y
podría ser tan difícil cobrar como al principio la
deuda. El abogado debe asesorar a su cliente indicándole
cuando debe proceder judicialmente contra un cliente, puesto que
la acción a seguir, debe tomarla el acreedor.

CAPITULO
IV

LAS CONDICIONES DE PAGO Y LAS POLÍTICAS DE
CRÉDITO Y COBRANZA
.

Habiéndose considerado en los capítulos II
y III los aspectos referentes a políticas de
crédito y cobranza, se procede en el presente
capítulo a estudiar un factor que tiene una gran
incidencia en el éxito de dichas políticas, como
son las condiciones de pago y su relación con las
políticas de crédito y cobranzas.

Condiciones de pago.

Las condiciones de pago abarcan tanto el plazo que se
concede para cobrar un crédito concedido, así como
los descuentos que se conceden a los clientes por efectuar sus
pagos en un plazo previamente acordado.

Cuando una empresa efectúa una venta a
crédito, a un plazo de 30 días, pero que descuenta
un 5% si se paga en un término de 10 días significa
que la factura debe cancelarse al cumplirse los 30 días,
pero si lo hace antes en el décimo día el cliente
pagará el 95% de la factura. A pesar de la
condición del pago en este caso el plazo de venta es de 30
días pese a que los plazos de ventas son habitualmente
afectados por las formas en que se efectuaron según el
ramo de actividad a que se dedica la empresa, dichos plazos
constituyen uno de los medios que ésta dispone para
efectuar la demanda de sus productos, de
tal manera que espera aumentar esta demanda extendiendo el plazo
para hacer sus cobros. Como se había comentado
anteriormente, al incrementarse las ventas mediante
créditos debe haber una compensación o equilibrio
de la rentabilidad
de estas ventas adicionales, con el rendimiento requerido sobre
la inversión adicional en cuentas por cobrar.
Supóngase que una empresa aumentando el plazo para
realizar sus cobros espera incrementar sus ventas actuales de
$600.000 en un 30%, y que el plazo medio de cobranza se alargue
de uno a dos meses y la tasa requerida sobre la inversión
no debe ser inferior a un 25%; y se supone que no hay
pérdidas en cuentas incobrables.

La inversión promedio en cuentas por cobrar
(IPCC)se puede calcular de la manera siguiente:

Luego la variación de la inversión en
cuentas por cobrar en relación con los plazos para cobrar
concedidos si se compara con políticas de 30 y 60
días sería:

Con un plazo de 30
días y un total de ventas de $600.000,

La
inversión promedio en cuentas por cobrar sería de
$50.000.

Si el plazo fuese
de 60 días y el total de en ventas de
$780.000.

Entonces la inversión promedio en cuentas por
cobrar sería de $130.000.

Entonces el aumento en la inversión promedio es
de Bs. 80.000, y para justificar la política de alargar el
período de cobro, sería necesario obtener un
rendimiento adicional mínimo de Bs. 20.000 o sea el 25 %
de Bs. 80.000, lo cual sería el monto en que se
incrementarán las utilidades por la adopción
de la nueva política de 60 días con el consiguiente
aumento de las ventas.

RIESGO DE LA INVERSION INCREMENTAL
EN
CUENTAS POR COBRAR

  1. Los cambios en la política de
    crédito pueden afectar una, o mas, de las siguientes
    variables:
  1. Ventas
  2. Costos de producción
  3. Pérdidas en cuentas incobrables
  4. Gastos en descuentos
  5. El nivel de las cuentas por cobrar
  6. Costos de administración de la unidad de
    crédito
  7. Gastos de cobranza
  1. Los costos de la política
    crediticia deben considerar la inversión incremental en
    cuentas por cobrar. Esta inversión puede calcularse
    mediante la siguiente fórmula:

D I = (TRCn – TRC0) (V0 / 360)
+ [
(Cv/V0)100]
(TRCn) (D
V/360)

Donde: D I = Inversión
incremental en cuentas por cobrar; TCRn = Nuevo
periodo promedio de cobranzas; TCR0 = Periodo promedio
inicial de cobranzas; V0 = Ventas iniciales;
D V = Incremento en las ventas;
(Cv/V)100 = Costo variable como un porcentaje de las
ventas.

  1. Asimismo, debe determinarse el
    beneficio incremental; para lo cual puede utilizarse la
    siguiente fórmula:

(D P) = D V [ (1-
(Cv/V)100] – k(D
I)

DONDE: D P = Es el beneficio incremental; k = Es el
costo de financiamiento
de las cuentas por cobrar (costo de oportunidad).

En resumen, cuando la política crediticia
establezca la extensión de los períodos de cobranza
y esto se traduzca en un incremento de las ventas se debe
producir un incremento en los beneficios de la firma a la tasa de
rendimiento utilizada para valuar sus inversiones.

DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

En lo que se refiere a los descuentos por pronto pago,
éstos constituyen rebajas que se hacen al pago de cuentas
por cobrar por pagarlas antes de vencimiento, en un plazo
previamente fijado por el acreedor y en las condiciones de la
venta a crédito. Esto significa que el deudor
pagará menos cantidad de dinero por el valor de una
factura que está sujeta a descuento por pronto pago. Las
condiciones de pago fijadas en una factura, normalmente, se
representan mediante una simbología que expresa el
porcentaje que se descuenta por pagar en el plazo fijado para el
descuento y el plazo máximo concedido para cancelar el
total de la factura.

Así por ejemplo, si una empresa vende
mercancías a crédito condiciones x/d, n/t,
significa que el deudor obtendría un( x%) de descuento por
pagar antes del, o en el día (d) y si paga después
de transcurrido el período de descuento, hasta o
después del día (t), deberá cancelar el
total de la factura (n). Así pues si se efectúa una
venta a crédito por $1.000, condiciones 2/10, n/30,
significa que el deudor pagará el 98% de la deuda si lo
hace antes, o en el décimo día, o sea, $980. Aunque
el descuento concedido disminuye la cantidad de dinero que se
reciba por concepto de la cuenta por cobrar, esto no afecta la
recuperación de la cuenta pues quedará ésta
como cobrada totalmente y el descuento o cantidad no recibida por
el acreedor iría a formar parte de los gastos de la
empresa aplicables a las ventas brutas, entonces quedaría
reflejado de la siguiente manera:

Monto cobrado (abono a
cuentas por cobrar

$1.000

Menos: Descuentos por pronto
pago

20

Entrada a caja

980

Los descuentos por pronto pago pueden también
aplicarse a los pagos parciales de las facturas, siempre que
éstos se realicen dentro del período establecido
para el descuento. Por ejemplo, si se toma el caso anterior de la
venta a crédito de $1.000 condiciones 3/10, n/30, y antes
de que haya pasado el plazo para conceder el descuento, el
acreedor abona a cuenta de la factura $350 entonces tendrá
derecho a que se le conceda el descuento por pronto pago sobre
esa cantidad, pero perdería el descuento por el pago del
resto del monto de la factura una vez que ha pasado el
período de descuento. Entonces, el descuento se
aplicaría considerando que la cantidad pagada participa en
el porcentaje a descontar en la misma forma que si pagara el
monto total, o sea que se considera que los $350 representan un
98% del monto que el acreedor debe abonar en cuenta del deudor
por concepto del pago parcial la cual se puede calcular por medio
de una regla de tres simple de la manera siguiente:

Monto

 

%

$350

——

98

X

——

100

Lo cual significa que el acreedor deberá abonar
en la cuenta por cobrar del deudor $357.14 en vez de $350 y la
diferencia de $7.14 se considera como descuento por pronto pago
deducible de las ventas brutas en el estado de
resultados. Podría obtenerse también el mismo
resultado si se aplicase directamente el 2% de descuento
considerando siempre los $350 como un 98% de la cantidad que se
debe abonar en cuenta, así:

Monto

 

%

$350

——

98

X

——

2

Entonces X = (%350 /0.98) x
0.02

X = $7.14

Entonces $7.14 sería el descuento por pronto
pago, $350,00 la cantidad cargada y $357.14 la cantidad que debe
ser abonada en la cuenta del cliente. En el auxiliar de cuentas
por cobrar de la empresa, la cuenta del cliente aparecería
de la manera siguiente:

CLIENTE X

Concepto

Debe

Haber

Venta 2/10,
n/30

1000,00

 

Pago en periodo de
descuento

 

357,14

 

———

———

Saldo
pendiente

642,86

 

La aplicación de los descuentos por pronto pago
ofrecidos implica un intento de acelerar el proceso de cobro.
Indudablemente, los descuentos pueden ofrecer un efecto en la
demanda y en las pérdidas en cuentas incobrables; sin
embargo, se presume que los descuentos por pronto pago no llevan
la intención de reducir los precios ni de
afectar la demanda, ni tampoco de reducir las cuentas
incobrables. Esta política crediticia solo tiene como
objetivo la
aceleración de las entradas a caja lo más
rápidamente posible, determinando previamente si un
aumento en las cobranzas compensará el costo de aumentar
los descuentos concedidos por pronto pago.

COSTO DE LOS DESCUENTOS POR PRONTO
PAGO

Los descuentos por pronto pago concedidos implican un
alto costo financiero que merece ser estudiado para la
formulación de las políticas al respecto. El costo
de los descuentos por pronto pago puede ser calculado de la
siguiente manera:

Este costo efectivo del descuento ofrecido se hace un
equivalente de interés anuales y se expresa en
términos de tanto por ciento. Así una empresa que
su política de descuento es 3/10, n/45, el costo del
descuento por pronto pago sería:

Entonces CD = 0.3181 x
100 = 31.81%

O sea, el costo
del descuento es equivalente a un interés anual de un
31.8%.

En conclusión las políticas de la empresa
para la fijación de las condiciones de pago deben
establecerse en función de los objetivos que
se persiguen con la administración de las cuentas por cobrar.
Esto, por supuesto, incluye la formulación de
políticas tanto de crédito como de cobranzas, de
tal manera que no haya colisión entre dichas
políticas cuando estas sean aplicadas.

CAPITULO
V

CONTROL DE CUENTAS POR
COBRAR.

Fundamentalmente el control consiste en un proceso que
guía la actividad desarrollada hacia un fin determinado de
antemano. Significa la determinación de si tal actividad
está o no logrando los resultados que han sido ya
previstos en el plan
original.

Componentes de un sistema de
control de crédito

Esencialmente cualquier sistema de control
incluirá:

  1. Un fin
    previamente determinado una línea de acción un
    patrón o estándar, una norma o regla de
    decisión, un criterio o una unidad de medida, que sea
    utilizado como base para el control.
  2. Un medio para
    medir el desarrollo de la actividad.
  3. Un
    procedimiento para comparar dicha actividad con un criterio
    fijado, o base para el control.
  4. Algún
    mecanismo que corrija la actividad que se desarrolla, par que
    se encamine hacia la consecuencia de los resultados
    deseados.

Los elementos anteriormente señalados constituyen
una secuencia de pasos o etapas a seguir en la aplicación
o puesta en marcha de un sistema de control.

  1. Existencia de una base para
    ejercer el control.

Constituye la fase inicial del proceso de control. Como
se había comentado anteriormente, esta base para el
control puede ser un fin predeterminado, un plan, una
línea de actuación, un patrón o
estándar, una norma o regla de decisión, un
criterio o una unidad de medida. La idea más importante
del control es esencialmente determinar, cuales debieron ser los
resultados o, por lo menos, que se puede esperar de una
acción dada con relación al plan original o base
para el control. Un requisito previo para todo control se
fundamentas en la formulación de una línea de
actuación de acuerdo a lo que se haya la planeado; el
proceso de control debe responder a las siguientes
interrogantes:

  • ¿Cuál es la
    acción a desarrollar y como se va a
    desarrollar?
  • ¿Cuál es el objetivo
    a lograr?
  • ¿Qué recursos se
    necesitan, en que cantidad y a que costo, cómo deben
    ser aplicados estos recursos y en que
    oportunidad?
  • ¿Quiénes son
    responsables del desarrollo de las actividades?

En fin, las líneas de acción y la planeación
original constituyen las bases para el control y sin ello es
imposible que éste exista. No obstante, existe la
necesidad de revisar los planes originales para detectar si las
desviaciones se originan en la formulación del plan
original y realizar los ajustes necesarios.

  1. Para la vigilancia de una actuación se debe
    depender de una base de comparación que ayude a
    determinar lo que dicha actuación (u otra de la misma
    naturaleza) ha logrado a través de su
    realización si se le compara con los planes
    originales. La información sobre los resultados
    obtenidos debe ser transmitida inmediatamente a las personas
    que tienen poder para generar cambios o ajustes; de lo cual
    dependerá que un sistema de control sea eficaz. La
    unidad de medida debe ser consistente con la base de control;
    es decir, con lo que se desee controlar. Esto
    permitirá que se pueda establecer una
    comparación sencilla de los resultados que se obtengan
    con el criterio que haya sido fijado.

  2. Utilización de un medio de
    comparación.

    Una vez obtenidos los resultados estos deben
    compararse con el criterio que haya sido fijado como base
    para el control. De esta manera pueden detectarse las
    variaciones posibles en la ruta seguida hacia el objetivo
    deseado. Esto es debido a que cualquier actividad produce
    algún tipo de variación; es importante
    determinar dentro de que límites debe mantenerse la
    misma.

    Tales límites se medirán por las
    diferencias que existan entre los resultados que se deseen
    obtener y los que realmente se han obtenido. Es
    también importante que un ejecutivo (el tomador de
    decisiones) tenga capacidad para hacer la distinción
    entre una variación insignificante; es decir, dentro
    de los límites de variación previstos y una
    variación que implique la aplicación de medios
    correctivos. El ejecutivo debe prestar atención a
    todas aquellas diferencias que representan obstáculos
    que dificultan la realización de lo planeado.
    Así por ejemplo, el contador controla los costos de
    producir un artículo determinado comparando los costos
    que se han presupuestado o fijado previamente con los que
    realmente se han aplicado o utilizado; en el caso de que
    detecte diferencias debe analizar los resultados y determinar
    causas y consecuencias de tales diferencias. En consecuencia,
    la finalidad de comparar resultados obtenidos con resultados
    planeados, no radica únicamente en determinar cuando
    se ha incurrido en un error. El proceso debe también
    permitir a los altos ejecutivos de la firma la
    predicción de otros resultados futuros y la
    revisión de las causas de las variaciones. La
    revisión del plan original puede determinar, por
    ejemplo cuando se ha incurrido en un error en la
    política crediticia y no en la actividad de otorgar
    créditos y/o de recuperarlos.

    Se pueden haber otorgado créditos de acuerdo
    a las políticas de la firma pero su
    recuperación no es consistente ni con su monto ni con
    el plazo de pagos concedido. Así, una empresa puede
    tener como política general otorgar no más de
    15 días a sus clientes para que cancelen sus cuentas y
    no concede descuentos por pronto pago; mientras que la
    competencia concede 30 días de plazo y
    otorga descuentos por pronto pago. Esto podría tener
    como consecuencia una baja en las ventas y demoras de los
    clientes para pagar debido a los patrones establecidos por el
    mercado y
    deficiencias obvias en el flujo de
    caja de la firma.

  3. Utilización de un
    procedimiento para la comparación.
  4. Adopción de algún
    mecanismo correctivo y retroalimentación.

Una vez comparados los resultados obtenidos con el
criterio base, en caso de observarse diferencias es necesario
realizar las acciones necesarias para corregir la
desviación. Las medidas a tomar para hacer los correctivos
pueden determinarse partiendo de los datos que se hayan obtenido
en las tres etapas anteriores. El proceso de control termina
precisamente en esta etapa en la cual se toman las decisiones
sobre las acciones que deben realizarse para encauzar la
actividad decisiva hacia el logro del objetivo señalado;
aquí se incluye la revisión final de los planes
para ajustarlos a las necesidades reales. De esta manera se
produciría una mayor armonía entre la
planeación original y las actividades ejecutadas. Esta
etapa incluye un conocimiento permanente de las consecuencias de
las decisiones tomadas para corregir las desviaciones. Así
se podrá garantizar que las nuevas acciones a tomar
guardan consistencia con los planes.

En otras palabras, el proceso de control es permanente.
No se debe esperar por resultados finales para tomar las
decisiones sobre las acciones correctivas que deben ser aplicadas
para corregir las diferencias entre lo planeado y lo
ejecutado.

 

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