Las decisiones son inherentes a la vida diaria de todas
las personas tenemos que decidir desde que abrimos los ojos hasta
que los cerramos, por esto necesitamos tener información suficiente para que podamos
tomar la decisión quemas nos convenga, para esto existen
métodos
mentales (informales) con los cuales evaluamos y decidimos la
opción que mas nos convenga, pero estos métodos se
basan en experiencias y vivencias anteriores, pero hay decisiones
para las que necesitamos evaluar las opciones mediante
métodos matemáticos (formales).
Estos métodos son las bases de las herramientas
tecnológicas que se utilizan para la toma de
decisiones dentro de las organizaciones de
distintos tamaños (DSS por sus siglas en Ingles), el
propósito de este documento es el dar un breve introducción al mundo de los DSS, enfocado
a las empresas de
mediano tamaño, la variedad de ofertas que puede
encontrarse, las secretarías que apoyan la integración de estas y otras
tecnologías en nuestro país, así como
algunas herramientas que pueden orientar en la búsqueda y
la evaluación
de ellas, así como pequeños puntos que no se deben
de pasar por alto para poder integrar
este tipo de tecnologías a las empresas
pequeñas.
Palabras clave
BI, TI, DSS, PYMES, Soporte a
las decisiones, Inteligencia
de negocios,
Tecnologías de información.
Al momento de llegar a su oficina el Lic.
Gimeno, es recibido por su secretaria la cual le hace entrega de
recados para el, al igual hace de su conocimiento
los pendientes para este día de labores dentro de la empresa que se
dedica a la fabricación de asientos para vehículos
y butacas, para importantes empresas de estas ramas, al recibir
la primera llamada del día se entera de la próxima
falta de una de las materias primas utilizadas para la
fabricación de una de sus líneas de productos, lo
cual le hace remontarse hace 1 semana cuando en base a la
información proporcionada por el jefe de operaciones,
decidieron que no era necesario el surtimiento de esta materia
prima.
Esta empresa a
pertenecido a la familia
Gimeno por mas de tres generaciones, es por eso que el Lic.
Gimeno es el actual director general de esta organización, y en sus hombros recae la
toma de las mayores decisiones de esta sociedad, este
es tan solo un panorama común en algunas de las PYMES
(pequeñas y medianas empresas) de nuestro país,
así como de muchos otros países, en
específico en México
estas empresas representan el 99% de las empresas registradas,
ofreciendo empleo a entre
59% a 78% de la población económicamente activa,
aportando un 68% del PIB, con estos
indicadores
podemos ver la importancia económica que tiene este sector
dentro del desarrollo
económico del país.
Teniendo estos datos en cuenta,
es importante saber que los directivos de estas empresas al igual
que en las grandes organizaciones, tienen que tomar decisiones
que afectan de manera directa el desempeño y resultados de las empresas a su
cargo, decisiones que por costumbre se han venido tomando en base
a experiencia o pericia del directivo en cargo (un método
informal), mismas que no siempre han sido lo suficientemente
exitosas o redituables para la empresa.
Debido a la creciente necesidad de soportar las
decisiones que se tomen con respecto al rumbo de la
organización, y la necesidad de las empresas de
enfocar sus operaciones hacia las necesidades del cliente, sin
perder por un momento de vista las necesidades internas para
poder cubrir las de estos, para lo cual es necesario contar con
la información necesaria en el momento necesario, para
así poder de esta manera asumir el control total de
las actividades envueltas en el desarrollo y
generación de valor por
parte de estas empresas menores, esta necesidad así como
el incremento de la competencia, la
necesidad de información veraz y oportuna, la
reducción de costos y una
mayor calidad en la
toma de decisiones, han generado la necesidad de apoyarse en las
tecnologías de información, las cuales han
desarrollado herramientas de apoyo para la
administración efectiva de las organizaciones,
incluyendo software para el soporte a
las decisiones (DSS por sus siglas en ingles) mismo que agrupa la
información de los procesos clave
de la compañía y la presenta (usando un
método formal) de manera que la persona encargada
de tomar las decisiones dentro de la empresa cuente con la
información necesaria para poder seleccionar la
opción que mejor beneficie las actividades de la sociedad
a la que representa.
Las necesidades de soluciones
específicas en los sistemas DSS ha
dado origen herramientas enfocadas a tipos específicos de
problemas,
como pueden ser los Sistemas de
Información Gerencial (Management Information Systems,
MIS), los Sistemas
Expertos (Expert Systems, ES), las Redes
Neuronales (Neural Networks, NN), los Sistemas de
Información para Ejecutivos (Executive Information
Systems, EIS), de Ayuda a la Decisión en Grupos (Group
Decision Support Systems, GDSS), de Ayuda a la administración (Management Support Systems,
MSS) o los de Ayuda a los Ejecutivos (Executive Support Systems,
ESS) y la Automatización de Oficinas (Office
Automation).
Este tipo de herramienta (DSS) tiene beneficios directos
e importantes dentro de la organización, ya sea este un
gran corporativo o una PYME, es por eso
que alguna de estas ultimas todavía se preguntan si tienen
la necesidad de implementación de este tipo de sistema, la
respuesta es si, si la sociedad cree tener la necesidad de
mejorar la atención a sus clientes y
mejorar los procesos de negocios, optimizando los recursos.
Pero esta decisión no es fácil al igual
que todas y cada una de las decisiones que se toman a diario
dentro de la actividades empresariales, es por eso que se debe de
analizar y tomar en cuenta las necesidades especificas del
negocio, para así de esta manera poder llevar a cabo la
evaluación de la herramientas disponibles y de esta forma
poder tomar la decisión apropiada.
Existe en el mercado una gran
variedad de herramientas DSS o Business Inteligent (o BI por sus
siglas en ingles) mismas que buscan satisfacer las necesidades de
los negocios en busca del uso de esta tecnología dentro de
sus procesos, para el punto de evaluación de las
alternativas, es importante analizar las características
principales de cada una de las opciones tecnológicas, ver
su flexibilidad y necesidades de implementación dentro de
la empresa, así como los resultados que se
obtendrán de dicha inversión.
Se pueden encontrar varias empresas en Internet que ofrecen estos
servicios ya
con programas
preconfigurados, de fácil adecuación y de
rápida implementación como mySAP All in One,
Enterprise One, Cognos 8 BI, por mencionar algunas, además
de las herramientas hechas a la medida, todas estas ofrecidas en
Internet por las empresas fabricantes o sus distribuidores
además se cuenta con el apoyo de paginas de Internet
dedicadas a la búsqueda de tecnologias1,
así como algunas paginas dentro de las secretarias
encargadas de apoyar a las PYMES como la Secretaria de
Economia2, la cual dentro de sus ligas para este tipo
de empresas cuenta con opciones y apoyos para la
implementación de tecnologías de
información.
Todas las opciones deben ser evaluadas de manera
integral para lo cual se pueden crear métodos
además de los existentes para la evaluación de
tecnologías, utilizando criterios establecidos con
anterioridad para la toma de decisión, además se
puede contar con el apoyo de herramientas dentro de la Web para la
evaluación de tecnologías de información
como la pagina de Technology Evaluation Centers3, que
permite la evaluación de herramientas tecnológicas
enfocadas a un área en especifico permitiendo al evaluador
de manera amigable seleccionar de entre una lista de criterios y
asignar valores a los
mas importantes para poder realizar la selección
final.
Una recurso importante ha sido siempre la
información, esta ha ido evolucionando al igual que los
métodos para obtenerla, analizarla y presentarla, todos
nosotros necesitamos de la información para poder tomar
decisiones dentro de nuestra vida cotidiana, al igual que las
empresas, y al igual cada decisión tomada tiene
repercusiones directas dentro de los resultados esperados de
cierto proceso.
Las TI (tecnologías de Información) han
evolucionado de tal manera que actualmente podemos contar con la
información en la palma de nuestra mano a través de
dispositivos móviles, monitores y
muchos otros medios, debido
a esta nueva generación de valor que ha impulsado la
información apoyada de la tecnología, las
organizaciones deben de poder contar con las herramientas
necesarias para hacer frente a la competencia, tomando decisiones
pertinentes en el momento correcto que puedan darle la ventaja
necesaria para acaparar mercados, innovar
productos o procesos, en fin estar un paso delante de la
competencia; además de poder responder de manera inmediata
a las situaciones fuera de lo común, mismas que se reducen
al poder contar con la capacidad de analizar la
información con los métodos y herramientas
adecuadas.
Es por esto que las PYMES en nuestro país no
deben de tener miedo al cambio, al
innovación, a la inversión, para
así de esta manera poder competir no solo a nivel local
sino a nivel mundial, ofreciendo servicios que sobrepasen las
necesidades de los clientes.
Contando con el apoyo de secretarías
gubernamentales, la información necesaria de diferentes
fuentes, y un
método estructurado para poder llevar acabo la
evaluación de las herramientas disponibles es un buen
principio para iniciar la migración
de las empresas a la era tecnológica, preparándolas
para poder llevar a cabo las adecuaciones organizacionales
necesarias dentro del proyecto de
innovación
tecnológica y poder de esta manera garantizar el
éxito
del proyecto.
Las PYMES son un pilar importante en la economía de nuestro
país y por eso es que hay que impulsarlas y apoyarlas para
que mejoren de manera integral, subiéndolos al tren de las
TI y fomentando el uso de estas para el beneficio y desarrollo de
ellas, el cual se verá reflejado en productos de mejor
calidad, mayor cantidad de empleos, mayor derrama
económica, mejor calidad de
vida, y un buena taza de café
para el Lic. Gimeno y sus homónimos por la mañana
al llegar a la oficina, antes de recibir la primera llamada
notificándoles de una situación problemática
en la cual tendrán que tomar una decisión que
deberá ser la indicada y que mejor convengan a los
intereses de la empresa.
1. Visitada el 28 de febrero de 2006. URL:
http://www.findtech.com
2. Visitada el 28 de febrero de 2006. URL:
http://www.economia.gob.mx
3.Visitada el 24 de febrero de 2006. URL:
http://www.technologyevaluation.com/
4. Félix Fórnes Mara. "Sistemas de
soporte a la decision (DSS) y Sistemas inteligentes aplicados a
las empresas mexicanas". Visitada el 24 de febrero de 2006.
URL:
www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/ddsmara.htm
5. Hernández Skinfield Roberto . "Lineamientos
generales de la implementación de un DSS". Visitada el
24 de febrero de 2006. URL: http://www.monografias.com/trabajos14/implementacion-dss/implementacion-dss
6. Vela Larios Mónica Sissy. "Sistemas de
soporte a la decision: una ventaja competitive al alcance de
todo tipo de empresas". Visitada el 26 de febrero de 2006. URL:
http://www.monografias.com/trabajos16/
sistemas-soporte-decision/sistemas-soporte-decision
7."mySAP All-in-one: Business Benefits". Visitada el
28 de febrero de 2006. URL:
http://www.sap.com/solutions/sme/allinone/businessbenefits/index.epx
8. Visitada el 26 de febrero de 2006. URL:
http://www.cognos.com
9. "JD Edwards EnterpriseOne". Visitada el 26 de
febrero de 2006. URL:
http://www.oracle.com/applications/jdedwards-enterprise-one.html
10. Merchand Francisco "¿Estamos listos para
implementar nuestro DSS?" Visitada el 01 de marzo de 2006.
URL:
http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=30&id_art=2084
Misael E. García Ramírez
Ingeniero en Sistemas Computacionales
‘02
Actualmente estudiando Maestría en Administración de Tecnologías de
Información
Realizado el 02 de Marzo de 2006