Distribución de gastos fijos. Sobre una base de horas empresa

2. La Propuesta
3. Aplicación en el
   Presupuesto
4. Aplicación en la
   Práctica
5. Bibliografía

1. INTRODUCCIÓN

El objeto de este trabajo es
presentar una alternativa, que plantee una forma más
razonable de distribución, forman parte de esta
propuesta una hoja de Excel
configurable de Jornadas de trabajo y día de cierre de
mes, a seleccionar por el usuario en la página de
índice, que permite determinar días a trabajar por
meses y años (elegible también) y otra de Word que
contiene los Artículos de la Ley del Trabajo,
vigentes en Venezuela, que
aplican al estudio, los cuales en su conjunto sirven de
plataforma a este trabajo. Demás está decir, que
sin la apertura de las tres hojas esta investigación no tiene sentido
práctico. Ver libro de
"Costos" desarrollado en
Excel.

Para los que hemos trabajado en el área de
costos contables,
y algunos que no lo han hecho también, sabemos que lo
más complicado es la distribución de los gastos de
planta, fábrica o fabricación (carga fabril),
fijos, semivariables o variables.

En estándar existen diversos métodos
cuya aplicación se hace sobre una sola base, horas de mano
de obra directa u horas hombre, horas
máquinas o el costo primo,
generalmente. La distribución en estándar y otros
sistemas de
costos, de la carga fabril, sobre una base única crea una
distorsión en la valorización de la producción, ya que se subsidian los gastos
dependiendo del sistema de
distribución. En ABC (Costos Basados en Actividades) tiene
diferentes bases de distribución, ajustados a los causales
de costos, que permiten una mayor precisión.

En ambos casos, así como, en costos reales, se
cargan los gastos fijos de manera que crean distorsiones, es
decir, la misma cantidad se carga en todos los meses, de
ahí que sean fijos, incluso en aquellos que se conceden
vacaciones colectivas, generalmente Diciembre y Enero, pero
también, en aquellos meses que no tienen festivos, de
acuerdo a la Ley del Trabajo, ejemplo de estos son los
alquileres, depreciaciones en línea recta, sueldos y
gastos conexos con nómina,
por decir algunos, cuya tasa de absorción varía por
la producción.

1. LA
   PROPUESTA

Al efecto, para simplificar y hacer más razonable
esta repartición, y a manera de propuesta, planteo a
continuación, la que en mi opinión es una forma
más equilibrada de distribución de los Gastos Fijos
de Planta, la misma es sobre la base de las horas de labor
anuales de la empresa, es
decir, la sumatoria de las horas estimadas mensuales. Esta base
implica, que los meses de más horas de labor
llevarán una carga mayor de gastos, lo cual no sólo
es razonable y justo, sino que permite una mayor precisión
en la determinación del costo.

El método
propuesto permite mejorar la exactitud en el costeo, al
considerar una mejor distribución de la carga fabril, si
adicionalmente se registran el impacto de las gestiones de
Almacén, Compras y
Control de
Calidad a los inventarios y los
efectos de la inflación en la tenencia de los mismos, el
costo de los productos
será más preciso, éste último impacto
es objeto de otro estudio.

Valuar de manera más precisa los productos
manufacturados permite:

• Una base sólida para la fijación de
  precios y
  la concesión de descuentos y promociones.
• Tomar una decisión más acertada de
  hacer o comprar un producto.
• Posicionar los productos por costos o
  diferenciación.

1. Una de las columnas sobre las cuales descansa
   la
   organización de una Empresa,
   es sin lugar a dudas su presupuesto, materia
   sobre la cual hay excelentes tratados,
   sin embargo como parte fundamental de la propuesta de este
   trabajo, tengo algunas sugerencias de importancia, como
   son:

   1. Determinación fecha de fiestas movibles
      (Carnaval y semana santa)
   2. Precisar días de feriados.
   3. Fijación de días de
      cierre.
   4. Jornadas de labor.
   5. Cálculo horas de labor.
   6. Apartados y provisiones.
   7. Aplicación propuesta.
2. APLICACIÓN EN EL
   PRESUPUESTO

1. Sobre la base de una fórmula ideada por el
   astrónomo y matemático alemán Carl F.
   Gauss (1777-1855), se determina con precisión las
   fechas de carnaval y semana santa, de peso significativo en
   la producción, dado que, representa 4 ó 5
   días de producción.

2. DETERMINACION FECHA DE FIESTAS MOVIBLES (CARNAVAL Y
   SEMANA SANTA).
3. DETERMINACIÓN DIAS FESTIVOS

En Venezuela, como en muchos países de América
Latina, no se labora una cantidad de días, festivos
nacionales (fiestas patrias), religiosos y los de
celebración internacional como el 1° de Mayo y el 12
de Octubre. Hay que agregar, además, que dependiendo de la
ciudad o región, se le suman a estos días las
fiestas patronales y las de celebración local, éste
último grupo de
días no es incluido en el estudio. De acuerdo a la Ley
Orgánica del Trabajo vigente, el artículo 212
contempla:

"Artículo 212.- Son días
feriados, a los efectos de esta Ley:

1. Los domingos;
2. El 1° de Enero, el Jueves y el Viernes Santos,
   el 1° de Mayo y el 25 de Diciembre;
3. Los señalados en la Ley de Fiestas
   Nacionales; y
4. Los que se hayan declarado o se declaren festivos
   por el Gobierno
   Nacional, por los Estados o por las Municipalidades, hasta un
   límite total de tres (3) por año.

Durante los días feriados se
suspenderán las labores y permanecerán cerradas
para el público las empresas y
establecimientos, sin que se pueda efectuar en ellos trabajo de
ninguna especie, salvo las excepciones previstas en esta
Ley."

Como muestra el
siguiente cuadro:

Cabe destacar, que el Lunes y Martes de Carnaval son
concedidos por una buena parte de las Empresas en el territorio
nacional, además, el sábado de gloria, en aquellas
empresas que trabajan tres turnos. El cuadro anterior es la
primera piedra del presupuesto, ya que permite por deducción determinar los días
efectivos de labor en el ejercicio, base de los presupuestos
de producción y ventas. La
hoja de
cálculo "Determinación Fiestas
Movibles", incluida en el libro Costos precisa las fechas
correspondientes a los días de Carnaval y Semana Santa,
incluyendo sábado de gloria, en un lapso de 10
años, el primero de ellos modificable a discreción
del usuario.

1. FIJACIÓN DE LOS DIAS DE CIERRE

En cuanto a los días de cierre de
producción, que generalmente coincide con el último
día del mes, la experiencia me indica que la mejor fecha
para cerrar, es sin lugar a dudas, el último domingo del
mes, veamos por qué:

1. 1. En cuanto a las tomas, se hacen más
      efectivas si éstas son cíclicas, es decir,
      un tipo de inventario por mes, así
      tendríamos cuatro (4) tomas al año de
      Producto Terminado, otras tantas de Materia
      Prima e igual número de Material de Empaque, salvo Proceso que si hay que contarlo
      mensualmente, para los ajustes de rigor. Esta
      periodicidad puede aplicarse a otros tipos de
      inventarios: papelería y material de oficina, partes y repuestos, uniformes y
      material de seguridad, etc. La periodicidad permite
      detectar y corregir sobre la marcha fallas en normas
      y procedimientos, así cómo
      también si fuere el caso, sustracción de
      material.

      De manera que en los meses primero, cuarto,
      séptimo y décimo del ejercicio se toman, de
      acuerdo a esta propuesta, el inventario de Materia Prima,
      en el segundo, quinto, octavo y undécimo, Material
      de Empaque y en el tercero, sexto, noveno y
      duodécimo, Producto Terminado, esto quiere decir,
      para una empresa que cierre su ejercicio en
      Diciembre, las tomas se harán de acuerdo a lo
      indicado en la columna de "MESES", y para aquellas cuya
      fecha de Cierre de Ejercicio sea diferente a Diciembre,
      corresponderán las de la columna "PERIODOS", es
      decir, estas tomas serán de la siguiente
      forma:

   2. En caso de inventarios físicos, agiliza
      los conteos, al permitir una mejor planificación, eliminar la parada de
      la producción, y por tanto, la improductividad y la
      presión que esta acción genera, por lo tanto, las
      tomas físicas se hacen el último
      sábado del mes, en caso de contratiempos se puede
      continuar el domingo.

   TIPO DE INVENTARIO	MESES	PERIODOS
   Materia Prima	Ene., Abr., Jul. y Oct.	1º, 4º, 7º y 10º
   Material de Empaque	Feb., May., Ago. y Nov.	2º, 5º, 8º y 11º
   Producto Terminado	Mar., Jun., Sep. y Dic.	3º, 6º, 9º y 12º
   Productos en Proceso	Todos los meses	Todos los períodos

2. Facilita el registro de las
   operaciones,
   al hacer los cortes de manera natural como nóminas
   y sus gastos conexos, como son el S.S.O. y el Paro
   Forzoso, entre otras operaciones de corte semanal.
3. Permite un mejor análisis, ya que concede, en algunos
   meses, una mayor cantidad de días, sobre todo, en las
   Empresas que el cierre de producción no coincide con el
   de administración y ventas.

De adoptarse esta política, la hoja de
cálculo
"Determinación Cierres de mes", ubicada en
el libro "Costos", permite visualizar las fechas de inicio
y cierre de mes, también disponible para el ultimo
día del mes, así como también las fechas de
inicio y reintegro de vacaciones, para éstas sobre un
escenario de inicio en el tercer lunes de
diciembre.

1. Una vez determinadas las fechas de las fiestas
   móviles y los días festivos, se procede al
   cálculo de las horas de labor, tomando en
   consideración la(s) jornada(s) de labor de la
   Empresa

   El primer paso permite señalar las horas, que
   por días, semanas o meses, se han de trabajar. La hoja
   de cálculo "Jornadas de Trabajo",
   incluida en el libro "Costos" muestra algunas
   combinaciones de horario para uno, dos o tres turnos de
   labor, sobre la base del máximo de jornada permitido
   por la Ley Orgánica del Trabajo. Al efecto, la L.O.T.
   vigente en Venezuela establece, en el artículo 195 lo
   siguiente:

   "Artículo 195.- Salvo las
   excepciones previstas en esta Ley, la jornada diurna no
   podrá exceder de ocho (8) horas diarias, ni de
   cuarenta y cuatro (44) semanales; la jornada nocturna no
   podrá exceder de siete (7) horas diarias, ni de
   cuarenta (40) semanales; y la jornada mixta no podrá
   exceder de siete y media (7½) horas por día, ni
   de cuarenta y dos (42) por semana.

   Se considerará como jornada diurna la
   cumplida entre las 5:00 am y las 7:00 pm.

   Se considerará como jornada nocturna la
   cumplida entre las 7:00 pm y las 5:00 am.

   Se considerará como jornada mixta la que
   comprende períodos de trabajo diurnos y
   nocturnos.

   Cuando la jornada mixta tenga un período
   nocturno mayor de cuatro (4) horas, se considerará
   como jornada nocturna.

   Parágrafo Unico.- El Ejecutivo
   Nacional podrá mediante resolución especial,
   determinar aquellas labores en las cuales podrá
   permitirse la prolongación de la jornada nocturna,
   pagándose dicha prolongación como trabajo
   extraordinario nocturno."

   Sin embargo, al respecto de la jornada de trabajo,
   la misma Ley Orgánica del Trabajo, en su
   artículo 196 expresa:

   "Artículo 196.- Por acuerdo
   entre el patrono y los trabajadores, podrá
   establecerse una jornada diaria de hasta nueve (9) horas sin
   que se exceda el límite semanal de cuarenta y cuatro
   (44) horas, para otorgar a los trabajadores dos (2)
   días completos de descanso cada
   semana."

   La aplicación del artículo anterior
   autoriza a jornadas mayores de 8 horas diarias, en la jornada
   diurna, y mayores a los tiempos estipulados por jornada, con
   el objeto de descansar sábado y domingo. Igualmente,
   el artículo 190, faculta a la Empresa a la continuidad
   de la jornada, concediendo ½ hora para la comida,
   imputable ésta a la jornada de trabajo, éste
   último artículo, dispone:

   "Artículo 190.- Cuando por
   la naturaleza
   de la labor el trabajador no pueda ausentarse del lugar donde
   efectúe sus servicios
   durante las horas de reposo y de comidas, la duración
   de estos reposos y comidas será imputada como tiempo de
   trabajo efectivo a su jornada normal de
   trabajo"

2. JORNADAS DE TRABAJO
3. CALCULO HORAS DE TRABAJO.

Para los efectos de este trabajo, la muestra considerada
está regida por los siguientes
parámetros:

1. Inicio de Ejercicio: 1º de
   Enero.
2. Jornada de Labor: Elegible por el usuario, en
   la página del Indice de la hoja "Costos", ver
   detalles en la página "Jornadas de
   Trabajo".
3. Año: También a escoger, en
   página Indice de la hoja "Costos".
4. Vacaciones: Colectivas, a partir del tercer
   Lunes de Diciembre.
5. Cierre de Ejercicio: 31 de
   Diciembre

Los totales por jornadas (diurna y nocturna) y por
turnos (primero, segundo o tercero), están determinados en
las hojas "Horas de Labor x Jornada" y "Horas
de Labor x Turno", del libro
"Costos".

NOTA: En caso de uso, favor adaptar
a los requerimientos y condiciones, o ponerse en contacto con el
autor.

1. APARTADOS Y PROVISIONES

Con el objeto de distribuir de manera más
equitativa los apartados y provisiones que genera la
nómina, adicional a los tradicionales, es decir,
vacaciones, utilidades, prestaciones
sociales (de acuerdo a la Ley Orgánica del Trabajo, las
políticas o compromisos contractuales de la
Empresa) y los parafiscales (S.S.O., I.N.C.E, Ley de
Política Habitacional y Paro Forzoso.), en mi
opinión, sugiero se considere:

1. Crear apartado y provisiones distribuidos a lo
   largo del año, tanto para días festivos como
   para el período de vacaciones, que comprenda
   además los apartados parafiscales (Seguro
   Social Obligatorio, Paro Forzoso, Ley de Política
   Habitacional y el I.N.C.E.).
2. Crear provisiones para utilidades que incluya como
   base de cálculo todos los elementos del salario,
   en aquellas Empresas donde por contrato o
   política estén previstos de esta
   manera.
3. Crear provisiones para prestaciones sociales,
   distribuidos igualmente a lo largo del año, de acuerdo
   a las estadísticas, es decir, considerando el
   porcentaje de despidos de años anteriores, o estimado
   para el año por un evento previsto, por ejemplo cierre
   de una línea o adquisición de una
   máquina o equipo que desplace puestos de
   trabajo.
4. Crear apartados para los compromisos contractuales,
   en aquellas Empresas donde hubiere contrato, de acuerdo a la
   experiencia de años anteriores para algunas
   cláusulas, de igual manera acudir a los expedientes
   del personal,
   para determinar aquellos gastos variables como H.C.M.,
   útiles escolares y otras, donde el número de
   personas dependientes del personal empleado tenga
   incidencia.
5. Crear provisiones para mantenimientos correctivos o
   en su defecto amortizarlos de acuerdo a la vida útil
   estimada para los mismos, esto con el objeto de distribuirlos
   y no impactar en los meses en que ocurren.

Al respecto en la hoja "Pres. Gastos
Personal" del libro "Costos", se
muestra una aplicación de lo anteriormente
expuesto.

1. APLICACION DE LA PROPUESTA

Una vez determinadas las horas efectivas de labor sobre
la base de las fechas de días movibles, de cierres de mes
y de vacaciones y los días feriados, se procede a la
distribución de los gastos fijos sobre las mismas (horas
efectivas de labor), asignándole a cada mes el cargo
correspondiente sobre la base de la proporcionalidad, al
respecto, ver las hojas "Dist. Gastos Personal" y
"Dist. Dep. Edificio" del libro
"Costos".

1. En los casos de gastos como demanda
   facturada de electricidad (la parte fija de los recibos de
   electricidad), sueldos, beneficios y gastos
   conexos con nómina del personal de gerencia y
   supervisión, alquiler de edificaciones
   y mejoras a propiedades arrendadas, la depreciación de edificaciones,
   mobiliario de oficina, vehículos, gastos de
   instalación, material de despacho (paletas y cestas),
   herramientas de taller, software,
   moldes y troqueles, los mantenimientos programados
   (preventivos) y los estimados para correctivos, los gastos de
   pólizas de seguros,
   impuestos
   nacionales y municipales, suscripciones y afiliaciones,
   correspondientes a producción deben crearse un
   provisión y ser cargados por la asignación
   presupuestada, sobre la base de horas empresa y revisados y
   ajustados, en mi opinión, cada seis meses o antes si
   hubiere un monto significativo en una cuenta. La
   aplicación de esta manera va a permitir una
   distribución razonable de los gastos y evitará
   variaciones significativas mensuales.

2. APLICACIÓN EN LA
   PRACTICA
3. BIBLIOGRAFÍA

GARAY, J.. (2002). Legislación Laboral
Práctica. Venezuela, Ediciones Juan Garay. 238
pp.

Trabajo elaborado por:

Carlos E. Watts J.

Licenciado en Contaduría Pública Egresado
de la Universidad
Nacional Abierta de Venezuela

Sus sugerencias y consultas serán bienvenidas
a: