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Partes: 1, , 3, 4

Macros

Cómo obtener el máximo rendimiento de
los datos

Las macros son
conjuntos de
acciones que
se crean para automatizar tareas comunes. Si se utilizan grupos de macros,
se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo.

¿Qué es una
macro?

Una macro es un conjunto de una o más
acciones (acción:
componente básico de una macro; instrucción
independiente que se puede combinar con otras acciones para
automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros
lenguajes de macros.) que cada una realiza una operación
determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las
macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por
ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando
el usuario haga clic en un botón de comando.

Cuando se crea una macro, las acciones que se desea
realizar se escriben en esta parte de la ventana
Macro (ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican
las macros.).

En esta parte de la ventana se puede especificar los
argumentos de una acción.

Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia
de acciones, o puede ser un grupo de
macros (grupo de macros: colección de macros
relacionadas que se almacenan juntas bajo un único nombre
de macro. A menudo, se hace referencia a la colección
simplemente como una macro.). También se puede usar una
expresión condicional (expresión condicional:
expresión que se evalúa y compara con un valor, por
ejemplo, las instrucciones If…Then y Select Case. Si se cumple
la condición, se llevan a cabo una o más operaciones. Si
no se cumple, se omite la operación.) para determinar si
se llevará a cabo una acción en algunos casos
cuando se ejecute la macro.

La siguiente macro está compuesta de una serie de
acciones. Microsoft
Access lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la
macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de
la macro Revisar Productos.

¿Qué es un grupo de
macros?

Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que
estén relacionadas en grupos de macros (grupo de
macros: colección de macros relacionadas que se almacenan
juntas bajo un único nombre de macro. A menudo, se hace
referencia a la colección simplemente como una macro.)
puede simplificar la
administración de la base de
datos.

Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado
Botones, está compuesto de tres macros relacionadas:
Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo
la acción AbrirFormulario, y la macro Productos lleva
también a cabo la acción
DesplazarTamaño.

El nombre en la columna Nombre de macro identifica a
cada macro. Cuando se ejecuta una macro en un grupo de macros,
Microsoft
Access lleva a
cabo la acción de la columna Acción y cualquier
otra acción que siga inmediatamente con una columna Nombre
de macro en blanco.

Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un
evento o procedimiento de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se
ejecuta automáticamente en respuesta a un evento iniciado
por un usuario o código
de programa o el
sistema
desencadena.), escriba el nombre del grupo de macros seguido de
un punto y del nombre de la macro. En el ejemplo anterior, para
hacer referencia a la macro Empleados en el grupo de macros
Botones, escribiría Botones.Empleados.

Acciones condicionales

En algunos casos, puede desear llevar a cabo una
acción o serie de acciones en una macro solamente si se
cumple una condición (condición: parte del
criterio que debe cumplir un campo cuando se realiza una
búsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se
deben utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la
condición igual a con el valor Juan.) concreta. Por
ejemplo, si está utilizando una macro para validar los
datos de un
formulario, puede desear presentar un mensaje en respuesta a un
conjunto de valores
introducidos en un registro y otro
mensaje en respuesta a otro conjunto diferente de valores. En
casos como éstos, puede utilizar las condiciones para
controlar el flujo de la macro.

Una condición es una
expresión (expresión: cualquier
combinación de operadores matemáticos o
lógicos, constantes, funciones y
nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un
solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos,
manipular caracteres o probar datos.) lógica
que se evalúa como Verdadero/Falso o Sí/No. La
macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la
condición es verdadera o falsa.

Cuando ejecuta la macro, Microsoft Access
evalúa la primera expresión
condicional (expresión condicional: expresión
que se evalúa y compara con un valor, por ejemplo, las
instrucciones If…Then y Select Case. Si se cumple la
condición, se llevan a cabo una o más operaciones.
Si no se cumple, se omite la operación.). Si la
condición es verdadera, Microsoft Access lleva a cabo la
acción en esa fila y cualquiera de las acciones
inmediatamente posteriores que vayan precedidas por puntos
suspensivos (…) en la columna Condición.

Microsoft Access ejecuta entonces cualquier
acción adicional en la macro que tenga una columna de
Condición en blanco, hasta que alcance otra
expresión, un nombre de macro o el final de la
macro.

Si la condición es falsa, Microsoft Access omite
la acción y cualquier otra acción inmediatamente
posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna
Condición. Después, se desplaza a la siguiente fila
de acción (fila de acción: fila de la parte
superior de la ventana Macro donde se escriben los nombres de
macro, acciones, condiciones y comentarios asociados con una
macro concreta o un grupo de macros.) que contenga otra
condición o una columna Condición en
blanco.

La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y
DetenerMacro sólo cuando la expresión en la columna
Condición sea verdadera (cuando hay un valor
Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o
utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos
desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la
palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los
de clave principal, no pueden contener Null.) en el campo
IdProveedor).

Argumentos de acción

Los
argumentos de acción son datos adicionales necesarios
para algunas acciones de macro, por ejemplo, el objeto que se
verá afectado por la acción o las condiciones
especiales en las que la acción se ejecuta. Después
de agregar una acción a una macro, establezca los
argumentos de la acción en la parte inferior de la ventana
Macro (ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican
las macros.). Estos argumentos dan a Microsoft Access información adicional sobre cómo
llevar a cabo la acción.

Sugerencias para establecer argumentos de
acción:

• En general, es una buena idea establecer los
  argumentos de la acción en el orden en el que
  están listados, porque las opciones de un argumento
  pueden determinar las opciones de los argumentos que le
  siguen.
• Si agrega una acción a su macro arrastrando un
  objeto de base de datos (objetos de base de datos: una
  base de datos de Access contiene objetos como tablas,
  consultas, formularios,
  informes,
  páginas, macros y módulos. Un proyecto de
  Access contiene objetos como formularios, informes,
  páginas, macros y módulos.) desde la ventana Base
  de datos (ventana Base de datos: ventana que aparece
  cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access.
  Muestra
  métodos abreviados para crear objetos de
  base de datos nuevos y abrir otros existentes.), Microsoft
  Access establece de forma automática los argumentos
  apropiados para esa acción.
• Si una acción tiene un argumento que requiere
  el nombre de un objeto de la base de datos, puede establecer de
  forma automática el argumento y el tipo de objeto
  correspondiente arrastrando el objeto desde la ventana Base de
  datos al cuadro del argumento.
• Puede utilizar una
  expresión (expresión: cualquier
  combinación de operadores matemáticos o
  lógicos, constantes, funciones y nombres de campos,
  controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las
  expresiones puede realizar cálculos, manipular
  caracteres o probar datos.) precedida de un signo igual (=)
  para establecer muchos argumentos de acción.

Módulos:
Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones
empresariales

Un módulo es básicamente un conjunto de
declaraciones, instrucciones y procedimientos
que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el
código de Microsoft Visual
Basic (Microsoft Visual Basic: versión visual del
lenguaje de
programación Basic de alto nivel. Microsoft
ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en
Windows.).
Microsoft Access tiene dos tipos de módulos:
módulos estándar (módulo
estándar: módulo en el que puede colocar los
procedimientos Sub y Function que desee que estén
disponibles para otros procedimientos de la base de datos.) y
módulos de clase (módulo de clase: módulo
que puede contener la definición de un nuevo proyecto.
Cada instancia de una clase crea un objeto nuevo. Los
procedimientos definidos en el módulo se convierten en
propiedades y métodos del objeto. Los módulos de
clase pueden existir solos o con formularios e
informes.).

¿Qué es un
módulo?

Un módulo es un conjunto de declaraciones y
procedimientos de Visual Basic que se almacenan en una sola
unidad.

• Cuadro Objeto
• Cuadro Procedimiento
• Declaraciones
• Procedimientos
• Botón Vista Procedimiento
• Botón Ver módulo completo

Módulos de clases

Los módulos de formularios (módulo de
formulario: módulo que incluye código para todos
los procedimientos de evento desencadenados por los eventos que
suceden en un formulario específico o en sus controles.) y
los módulos de informes (módulo de informe:
módulo que incluye código para todos los
procedimientos de evento desencadenados por los eventos que
tienen lugar en un informe específico o en sus controles.)
son módulos de clases que están asociados con un
formulario o informe determinado. Los modulos de formularios y de
informes contienen a menudo procedimientos de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se
ejecuta automáticamente en respuesta a un evento iniciado
por un usuario o código de programa o el sistema
desencadena.) que se ejecutan en respuesta a un evento en un
formulario o informe. Puede usar los procedimientos de evento
para controlar el comportamiento
de los formularios e informes, y su respuesta a acciones de los
usuarios, como hacer clic en un botón de
comando.

Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un
formulario o informe, Microsoft Access crea
automáticamente un módulo de formulario o un
módulo de informe.

Para ver o agregar un procedimiento de formulario, elija
uno de los objetos del formulario en el cuadro Objeto
…

… y, a continuación, seleccione un evento en el
cuadro Procedimiento. Los nombres de eventos que ya tienen
procedimientos aparecen en negrita.

Los procedimientos en los módulos de formularios
y de informes pueden llamar a procedimientos que haya agregado a
los módulos estándar.

En Access 97 o versiones posteriores, los módulos
de clase pueden existir con independencia
de un formulario o informe, y este tipo de módulo de clase
se muestra en la ventana Base de datos (ventana Base de
datos: ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un
proyecto de Access. Muestra métodos abreviados para crear
objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes.). Puede
usar un módulo de clase para crear una definición
para un objeto personalizado. En Access 95, los módulos de
clase existen únicamente en asociación con un
formulario o informe.

Módulos estándar

Los módulos estándar contienen
procedimientos generales que no están asociados a
ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia
que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de
datos. Las principales diferencias entre un módulo
estándar y un módulo de clase que no está
asociado a un objeto determinado son el alcance y la
duración. El valor de las variables y
constantes declaradas o existentes en un módulo de clase
sin un objeto asociado está disponible para su uso
sólo cuando el código se está ejecutando y
sólo desde ese objeto.

Nombre y argumentos de la función

Declaraciones e instrucciones de código de
Visual Basic

Los módulos estándar se muestran en
Módulos, bajo Objetos, en la ventana Base de
datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se
abre una base de datos o un proyecto de Access. Muestra
métodos abreviados para crear objetos de base de datos
nuevos y abrir otros existentes.). Los formularios, informes y
módulos estándar se enumeran también en el
Examinador de bjetos (Examinador de objetos: cuadro de
diálogo
que muestra información sobre objetos, propiedades,
métodos y constantes en el proyecto actual y en bibliotecas de
objetos a las que se hace referencia, y que se utiliza para
buscar un elemento, obtener ayuda sobre él o pegarlo en un
módulo.).

Relaciones en una base de datos

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la
base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: colección de datos y objetos (como
tablas, consultas o formularios), que está relacionada con
un tema o propósito concreto. El
motor de base de
datos Microsoft Jet administra los datos.), necesita una forma de
indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar
esa información. El primer paso de este proceso es
definir relaciones (relación: asociación que
se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una
relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a
varios.) entre las tablas.

Una vez realizada esta operación, puede crear
consultas, formularios e informes para mostrar información
de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye
información de cuatro tablas:

• La tabla Clientes
• La tabla Pedidos
• La tabla Productos
• La tabla Detalles de pedidos

Cómo funcionan las relaciones

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las
cuatro tablas deben coordinarse de modo que muestren
información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las
relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir
los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo
nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos
campos coincidentes son la clave principal (clave principal:
uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de
manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal
no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un
índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de una
tabla, que proporciona un identificador único para cada
registro, y una clave externa (clave externa: uno o
más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave
externa indica cómo están relacionadas las tablas.)
de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a
los pedidos de los que son responsables mediante la
creación de una relación entre los campos Id. de
empleado.

• Id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave
  principal …
• … y como clave externa.

Una relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de
relación más común. En este tipo de
relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos
registros
coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B
sólo tiene un registro coincidente en la Tabla
A.

• Un proveedor …
• … puede suministrar más de un producto
  …
• … pero cada producto tiene un único
  proveedor.

Una relación varios a varios

En una relación varios a varios, un registro de
la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla
B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es
posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de
unión) cuya clave principal (clave principal: uno o
más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no
puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice
exclusivo.

Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla
con claves externas de otras tablas.) consta de dos campos :
las claves externas (clave externa: uno o más campos
de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de
clave principal de otra tabla. Una clave externa indica
cómo están relacionadas las tablas.) de las Tablas
A y B. Una relación de varios a varios no es sino dos
relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la
tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de
varios a varios que se define mediante la creación de dos
relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un
pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede
aparecer en muchos pedidos.

• Clave principal de la tabla Pedidos
• Clave principal de la tabla Productos
• Un pedido puede incluir muchos productos
  …
• … y cada producto puede aparecer en muchos
  pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la
Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la
Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual,
debido a que la mayoría de la información
relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede
utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con
muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de
seguridad o para
almacenar información que sólo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una
tabla que registre los empleados participantes en un partido de
fútbol benéfico. Cada jugador de fútbol de
la tabla Jugadores de fútbol tiene un registro coincidente
en la tabla Empleados.

• Cada jugador de fútbol tiene un registro
  coincidente en la tabla Empleados.
• Este conjunto de valores es un subconjunto del campo
  Id. de empleado y la tabla Empleados.

Definición de relaciones

El tipo de relación que crea Microsoft Access
depende de cómo están definidos los campos
relacionados.

• Una relación de uno a varios se crea si
  sólo uno de los campos relacionados es una qclave
  principal (clave principal: uno o más campos
  (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
  registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
  valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo.
  Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con
  claves externas de otras tablas.) o tiene un índice
  único (índice único: índice
  que se define al establecer la propiedad
  Indexado de un campo como Sí (Sin duplicados). Un
  índice único no permite entradas duplicadas en el
  campo indizado. Al establecer un campo como clave principal,
  queda automáticamente definido como
  exclusivo.).
• Se crea una relación uno a uno si ambos campos
  relacionados son claves principales o tienen índices
  únicos.
• Una relación de varios a varios es, en
  realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla
  cuya clave principal consta de dos campos: las claves
  externas (clave externa: uno o más campos de tabla
  (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave
  principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo
  están relacionadas las tablas.) de las otras dos
  tablas.

También se puede crear una relación entre
una tabla y los elementos que contiene. Esto es útil en
situaciones en que deba realizar una búsqueda dentro de la
misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir
una relación entre los campos Id. de empleado y Jefe, por
lo que el campo Jefe puede mostrar datos de empleado que procedan
de un Id. de empleado coincidente.

Nota  Si arrastra un campo que no es una clave
principal y no tiene un índice único hasta otro
campo que tampoco es una clave principal ni tiene un
índice único, se crea una relación
indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una
relación indeterminada, Microsoft Access muestra una
línea de combinación (combinación:
asociación entre un campo de una tabla o consulta y un
campo del mismo tipo de datos de otra tabla o consulta. Las
combinaciones indican al programa cómo se relacionan los
datos. Los registros que no coinciden pueden incluirse o
excluirse, dependiendo del tipo de combinación.)
predeterminada entre las tablas, pero no se exige la integridad
referencial (integridad referencial: reglas que se siguen
para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando
se especifican o eliminan registros.) y no hay garantías
de que los registros sean únicos en ninguna
tabla.

Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que
utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre
los registros de tablas relacionadas son válidas y que no
se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.
Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen
todas las condiciones siguientes:

• El campo coincidente de la tabla
  principal (tabla principal: extremo "uno" de dos tablas
  unidas por una relación "de uno a varios". En la tabla
  principal debe haber una clave principal y cada registro debe
  ser único.) es una clave principal (clave
  principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores
  identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una
  clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
  siempre un índice exclusivo. Una clave principal se
  utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras
  tablas.) o tiene un índice
  único (índice único: índice
  que se define al establecer la propiedad Indexado de un campo
  como Sí (Sin duplicados). Un índice único
  no permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al
  establecer un campo como clave principal, queda
  automáticamente definido como exclusivo.).
• Los campos relacionados tienen el mismo tipo de
  datos (tipo de datos: característica de un campo
  que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos
  son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha,
  Cadena y Variant (predeterminado).). Hay dos excepciones. Un
  campo Autonumérico (tipo de datos
  Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de
  datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un
  número exclusivo para cada registro en el momento en que
  éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos
  de números: secuencial, aleatorio e Id. de
  réplica.) puede estar relacionado con un campo
  Numérico con la propiedad TamañoDelCampo
  (FieldSize) establecida en Entero Largo, y un campo
  Autonumérico con la propiedad TamañoDelCampo
  (FieldSize) establecida en Id. de réplica puede estar
  relacionado con un campo Numérico con la propiedad
  TamañoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de
  réplica.
• Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de
  Microsoft Access. Si las tablas son tablas
  vinculadas (tabla vinculada: tabla almacenada en un
  archivo
  fuera de la base de datos abierta desde donde Access puede
  tener acceso a los registros. Puede agregar, eliminar y editar
  registros de una tabla vinculada, pero no puede cambiar su
  estructura.), deben ser tablas en el formato de
  Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que
  están almacenadas para poder
  establecer la integridad referencial. La integridad referencial
  no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de
  bases de
  datos en otros formatos.

Cuando se utiliza la integridad referencial, se
aplican las reglas siguientes:

• No puede introducir un valor en el campo de clave
  externa (clave externa: uno o más campos de tabla
  (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave
  principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo
  están relacionadas las tablas.) de la tabla relacionada
  que no exista en la clave principal de la tabla principal. No
  obstante, puede introducir un valor Nulo (Null: valor que
  puede especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o
  consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual
  Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos
  campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.)
  en la clave externa, especificando que los registros no
  están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un
  pedido asignado a un cliente que no
  existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la
  introducción de un valor Nulo en el campo
  Id. de cliente.
• No puede eliminar un registro de una tabla principal
  si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por
  ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla
  Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla
  Pedidos.
• No puede cambiar un valor de clave principal en la
  tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.
  Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla
  Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la
  tabla Pedidos.

Actualizaciones y eliminaciones en
cascada

Para las relaciones en las que se exige la integridad
referencial (integridad referencial: reglas que se siguen
para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando
se especifican o eliminan registros.), puede especificar si desea
que Microsoft Access actualice en
cascada (actualización en cascada: para relaciones
que aplican integridad referencial entre tablas, la
actualización de todos los registros relacionados de la
tabla o tablas relacionadas cuando cambia un registro de la tabla
principal.) y elimine en cascada (eliminación en
cascada: para las relaciones que aplican integridad referencial
entre tablas, la eliminación de todos los registros
relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando se elimina
un registro de la tabla principal.) automáticamente los
registros relacionados. Si establece estas opciones, las
operaciones de eliminación y actualización que
normalmente impediría la integridad referencial se
permiten ahora.

Al eliminar registros o al cambiar los valores de
clave principal (clave principal: uno o más campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una
clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) de una tabla principal (tabla
principal: extremo "uno" de dos tablas unidas por una
relación "de uno a varios".

En la tabla principal debe haber una clave principal y
cada registro debe ser único.), Microsoft Access realiza
los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de
conservar la integridad referencial.

SI activa la casilla de verificación Actualizar
en cascada los campos relacionados al definir una
relación, siempre que cambie la clave principal de un
registro de la tabla principal, Microsoft Access
actualizará automáticamente la clave principal con
el nuevo valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo,
si cambia un Id. de cliente en la tabla Clientes, el
campo Id. de cliente de la tabla Pedidos se actualizará
automáticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente,
de modo que la relación no se rompa. Microsoft Access
actualiza en cascada sin mostrar ningún
mensaje.

Nota  Si la clave principal de la tabla
principal es un campo Autonumérico (tipo de datos
Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de
datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un
número exclusivo para cada registro en el momento en que
éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos
de números: secuencial, aleatorio e Id. de
réplica.)la activación de la casilla de
verificación Actualizar en cascada los campos relacionados
no tendrá ningún efecto, porque no puede cambiar el
valor de un campo Autonumérico.

Si selecciona la casilla de verificación Eliminar
en cascada los registros relacionados al definir una
relación, siempre que elimine registros de la tabla
principal, Microsoft Access eliminará
automáticamente los registros relacionados de la tabla
relacionada. Por ejemplo, si elimina el registro de un cliente de
la tabla Clientes, todos los pedidos del cliente se
eliminarán automáticamente de la tabla Pedidos
(esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidos
relacionados con los registros de Pedidos).

Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos
con la casilla de verificación Eliminar en cascada los
registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es
posible que también se eliminen los registros
relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una
consulta de eliminación (consulta de
eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita
las filas que coinciden con el criterio especificado de una o
más tablas.), Microsoft Access elimina
automáticamente los registros de las tablas relacionadas
sin mostrar un aviso.

Especificaciones de Access

Especificaciones de base de datos de Microsoft
Access

Base de datos de Access

Tabla

Consulta

Formulario e informe

Macro

Especificaciones de proyecto de Microsoft
Access

Proyecto de Access

Base de datos de Microsoft SQL
Server

La especificaciones de capacidad máxima de
Microsoft SQL Server se encuentran descritas en la documentación de SQL Server. Para obtener
más información acerca de los manuales en
línea de SQL Server, visite el sitio Web de MSDN
(sólo disponible en inglés).

Formulario e informe

Macro

Diseñar una base de datos

Un buen diseño de base de datos garantiza su
fácil mantenimiento.
Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos
acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se
actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero
ese cambio aparece
automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener
distintos tipos de consultas que muestran la información
necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos,
como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de
tablas diferentes, como la información de pedidos
combinada con la información de clientes.

 Esta consulta recupera la información de
Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y
fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se
entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de
datos , es decir, los formularios y las páginas de
acceso a datos (página de acceso a datos: página
Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a
una base de datos.

En una página de acceso a datos, puede ver,
agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de
datos. Una página puede incluir también datos de
otros orígenes de datos, como Excel.) que se
desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no
siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas
de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los
informes y las páginas de acceso a datos se basan en
consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas,
consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda
realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero.
También puede examinar bases de datos bien
diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la
ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se
pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y
consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar
su diseño.

Siga estos pasos básicos a la hora de
diseñar su base de datos.

Determinar la finalidad de la base de
datos.

El primer paso para diseñar una base de datos es
determinar su finalidad y cómo se va a
utilizar.

• Hable con los demás usuarios que
  utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en
  las preguntas que desean que responda la base de
  datos.
• Realice bocetos de los informes que desea que genere
  la base de datos.
• Reúna los formularios que utiliza actualmente
  para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos,
comenzarán a surgir ideas acerca de la información
que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar
qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a
qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se
corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los
temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.

Determinar los campos necesarios en la
base de datos

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado.
Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos
siguientes acerca de los clientes: nombre de la
organización, dirección, ciudad, estado o
provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo
independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de
determinar qué campos son necesarios, tenga presentes
estos principios de
diseño:

• Incluya toda la información que
  necesite.
• Almacene información en partes lógicas
  que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo,
  los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos,
  Nombre y Apellidos, para que sea más fácil
  ordenar los datos por Apellidos.
• No cree campos para datos que estén formados
  por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en
  una tabla Proveedores
  se crea un campo Productos que contenga una lista con los
  productos que se reciben del proveedor separados mediante una
  coma, después será más difícil
  encontrar los proveedores que suministren un producto
  determinado.
• No incluya datos derivados ni calculados (datos que
  son el resultado de una
  expresión (expresión: cualquier
  combinación de operadores matemáticos o
  lógicos, constantes, funciones y nombres de campos,
  controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las
  expresiones puede realizar cálculos, manipular
  caracteres o probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo
  PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que
  multiplique los valores de ambos.
• No cree campos que sean similares entre sí.
  Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos
  Producto1, Producto2 y Producto3, será más
  difícil encontrar todos los proveedores que suministran
  un producto determinado. Asimismo, será necesario
  cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor
  suministra más de tres productos. Sólo
  necesitará un campo para los productos si coloca dicho
  campo en una tabla Productos en lugar de en una tabla
  Proveedores.

Determinar las tablas que se necesitan
en la base de datos.

Cada tabla debe contener información sobre un
asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las
tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo
FechaContratación, su asunto es un empleado y, por tanto,
pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para
Clientes, una tabla para Productos y una tabla para
Pedidos.

Determinar a qué tabla pertenece cada
campo

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada
campo, tenga presentes estos principios de
diseño:

• Agregue el campo a una sola tabla.
• No agregue el campo a una tabla si, como resultado,
  la misma información va a aparecer en varios registros
  de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a
  contener mucha información duplicada, seguramente ese
  campo se encuentra en una tabla que no le
  corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la
dirección de un cliente en la tabla Pedidos,
probablemente esa información se va a repetir en
más de un registro, porque seguramente el cliente va a
realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca el
campo de dirección en la tabla Clientes,
aparecerá una sola vez. A este respecto, una tabla de
una base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: colección de datos y objetos (como
tablas, consultas o formularios), que está relacionada
con un tema o propósito concreto. El motor de base de
datos Microsoft Jet administra los datos.) es diferente de una
tabla de base de datos de archivos
simples, como una hoja de
cálculo.

Cuando cada elemento de información se almacena
una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta
más eficiente y elimina la posibilidad de que existan
entradas duplicadas que contengan información
diferente.

Identificar el campo o los campos con
valores únicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte información
almacenada en tablas distintas  (por ejemplo, para conectar
un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla
de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos
que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla.
Este campo o conjunto de campos se denomina clave
principal (clave principal: uno o más campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una
clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.).

Determinar las relaciones
entre las tablas.

Ahora que ha dividido la información en tablas y
que ha identificado los campos de clave principal (clave
principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores
identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una
clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se
utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras
tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access
cómo volver a reunir toda la información
relacionada de un modo significativo. Para ello se definen
relaciones (relación: asociación que se
establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una
relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a
varios.) entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una
base de datos existente bien diseñada, como la base de
datos de ejemplo Neptuno.

Perfeccionar el
diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las
relaciones (relación: asociación que se
establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una
relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a
varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseño
y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el
diseño de la base de datos ahora que una vez que haya
rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas,
especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes
datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el
diseño. Para probar las relaciones de la base de datos,
compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas
que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y
compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones
de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base
de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple
los principios de diseño descritos anteriormente, es el
momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas.
Después, puede crear otros objetos de base de datos
 (consultas (consulta: pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una
acción en los datos. Una consulta puede unir datos de
varias tablas para servir como origen de datos de un formulario,
informe o página de acceso a datos.),
formularios (formulario: objeto de base de datos de Access
en el que se colocan controles para realizar acciones o para
especificar, mostrar y editar datos en los campos.),
informes (informe: objeto de base de datos de Access que
imprime información a la que se ha dado formato y se ha
organizado de acuerdo con sus especificaciones.

Ejemplos de informes: resúmenes de ventas,
listines telefónicos y etiquetas de correo.),
páginas de acceso a datos (página de acceso a
datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una
conexión a una base de datos.

En una página de acceso a datos, puede ver,
agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de
datos. Una página puede incluir también datos de
otros orígenes de datos, como Excel.), macros (macro:
acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar
tareas.) y módulos (módulo: colección
de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados
juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de
módulos: módulos estándar y módulos
de clase.)).

Utilizar las herramientas
de análisis de Microsoft
Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden
ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:
colección de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema o
propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft
Jet administra los datos.).

• El Analizador de tablas puede analizar el
  diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras
  y relaciones (relación: asociación que se
  establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una
  relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a
  varios.) de tablas, si es conveniente, y dividir una tabla en
  nuevas tablas relacionadas, si es necesario.
• El Analizador de rendimiento puede analizar la base
  de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para
  mejorarla. El asistente también puede implantar estas
  recomendaciones y sugerencias.