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Planificación




Enviado por Fernández Eduardo



    1. Aspectos generales e importancia
      de la planificación
    2. Planificación.
      Definición
    3. Clases de planificación y
      Características
    4. Planificación y niveles
      gerenciales
    5. Relación entre la
      Planificación y el Control
    6. Conclusión

    Introducción

    La planificación cumple dos propósitos
    principales en las organizaciones:
    el protector y el afirmativo. El propósito protector
    consiste en minimizar el riesgo reduciendo
    la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y
    definiendo las consecuencias de una acción
    administrativa determinada. El propósito afirmativo de la
    planificación consiste en elevar el nivel de éxito
    organizacional.

    Un propósito adicional de la planificación
    consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro
    de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es
    como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de
    la
    organización, la dirección y el control.

    Por otro lado, se puede considerar a la
    planificación como el tronco fundamental de un arbol
    imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el
    control. Sin embargo, el propósito fundamental es
    facilitar el logro de los objetivos de
    la empresa.
    Implica tomar en cuenta la naturaleza del
    ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las
    acciones
    planificadas.

    La planificación es un proceso
    continuo que refleja los cambios del ambiente en
    torno a cada
    organización y busca adaptarse a ellos.

    Uno de los resultados más significativos del
    proceso de planificación es una estrategia para
    la organización.

    Aspectos generales e importancia de la
    planificación

    Planificar significa que los ejecutivos estudian
    anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos
    no en corazonadas sino con algún método,
    plan o
    lógica.
    Los planes establecen los objetivos de la organización y
    definen los procedimientos
    adecuados para alcanzarlos.

    Además los planes son la guía para que (1)
    la organización obtenga y aplique los recursos para lograr
    los objetivos; (2) los miembros de la organización
    desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con
    los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la
    atención de los empleados sobre los
    objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro
    de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar
    prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la
    organización, ayuda a tratar los problemas de
    cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

    Por otro lado,  existen varias fuerzas que pueden
    afectar a la planificación: los eventos
    inesperados, la resistencia
    psicológica al cambio ya que
    ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de
    insuficiente información, la falta de habilidad en la
    utilización de los métodos de
    planificación, los elevados gastos que
    implica, entre otros.

    Planificación.
    Definición.

    Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las
    siguientes definiciones:

    "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para
    alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

    "Es el proceso que se sigue para determinar en forma
    exacta lo que la organización hará para alcanzar
    sus objetivos" (Ortiz, s/f).

    "Es el proceso de evaluar toda la información
    relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado
    un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).
    "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio
    más apropiado para el logro de los mismos antes de
    emprender la acción", (Goodstein, 1998).
    "La planificación… se anticipa a la toma de
    decisiones . Es un proceso de decidir… antes de que se
    requiera la acción" (Ackoff,1981).

    "Consiste en decidir con anticipación lo que hay
    que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo
    deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente
    entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos
    ir.

    "Es el proceso de definir el curso de acción y
    los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y
    metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al
    estado final
    deseado" (Cortés, 1998).

    "Es el proceso consciente de selección
    y desarrollo del
    mejor curso de acción para lograr el objetivo."
    (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la
    situación considerar diferentes acciones que puedan
    realizarse y escoger la mejor.
    "La planificación es un proceso de toma de decisiones para
    alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la
    situación actual y los factores internos y externos que
    pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez,
    1982).
    "Es el proceso de seleccionar información y hacer
    suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
    necesarias para realizar los objetivos organizacionales"
    (Terry,1987).

    En prácticamente todas las anteriores
    definiciones es posible hallar algunos elementos comunes
    importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la
    elección de los medios más convenientes para
    alcanzarlos (planes y programas).
            Implica
    además un proceso de toma de decisiones, un proceso de
    previsión (anticipación), visualización
    (representación del futuro deseado) y de
    predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de
    adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características:
    primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar
    acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u
    organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u
    organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de
    construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

    Clases de planificación y
    Características.

    Existen diversas clasificaciones acerca de la
    planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos
    tipos básicos de planificación. La planificación
    estratégica y la planificación operativa. La
    planificación estratégica está
    diseñada para satisfacer las metas generales de la
    organización, mientras la planificación operativa
    muestra
    cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en
    el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes
    operativos están vinculados a la definición de la
    misión
    de una organización, la meta general
    que justifica la existencia de una organización. Los
    planes estratégicos difieren de los planes operativos en
    cuanto a su horizonte de tiempo,
    alcance y grado de detalle.

    La planificación estratégica es
    planificación a largo plazo que enfoca a la
    organización como un todo. Muy vinculados al concepto de
    planificación estratégica se encuentran los
    siguientes conceptos: a) estrategia, b) administración estratégica, c)
    cómo formular una estrategia.

    • Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado
      que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con
      los desafíos del ambiente y se le diseña para
      alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo;
      es la respuesta de la organización a su entorno en el
      transcurso del tiempo, además es el resultado final de
      la planificación estratégica. Asimismo, para que
      una estrategia sea útil debe ser consistente con los
      objetivos organizacionales.
    • Administración estratégica: es el
      proceso que se sigue para que una organización realice
      la planificación estratégica y después
      actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se
      piensa que el proceso de administración estratégica
      consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a)
      formulación de la estrategia; b) implantación de
      la estrategia; c) medición de los resultados de la
      estrategia y d) evaluación de la estrategia.
    • Cómo formular una estrategia: es un proceso
      que consiste en responder cuatro preguntas básicas.
      Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son
      el propósito y los objetivos de la organización?,
      ¿A dónde se dirige actualmente la
      organización?, ¿En que tipo de ambiente
      está la organización?, ¿Qué puede
      hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos
      organizacionales en el futuro?

    La planificación operativa consiste en formular
    planes a corto plazo que pongan de relieve las
    diversas partes de la organización. Se utiliza para
    describir lo que las diversas partes de la organización
    deben hacer para que la empresa tenga
    éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez
    Castro la planificación puede clasificarse, según
    sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes,
    que son: a) Planificación Operativa, b)
    Planificación Económica y Social, c)
    Planificación Física o Territorial.
    Según el período que abarque puede ser: a) de corto
    plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo.

    Planificación Operativa o Administrativa: se ha
    definido como el diseño
    de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras
    eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).

    "Planificación Económica y Social: puede
    definirse como el inventario de
    recursos y necesidades y la determinación de metas y de
    programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas
    necesidades, atinentes al desarrollo
    económico y al mejoramiento social del
    país.

    Planificación Física o Territorial:
    podría ser definida como la adopción
    de programas y normas adecuadas,
    para el desarrollo de los recursos
    naturales, dentro de los cuales se incluyen los
    agropecuarios, minerales y la
    energía
    eléctrica, etc., y además para el crecimiento
    de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional
    rural.

    Planificación de corto plazo: el período
    que cubre es de un año.
    Planificación de mediano plazo: el período que
    cubre es más de un año y menos de cinco.

    Planificación de largo plazo: el período
    que cubre es de más de cinco años" (W.
    Jiménez C., 1982).

            Según
    Cortés, los planes se pueden clasificar también de
    acuerdo al área funcional responsable de su cumplimiento:
    Plan de Producción, Plan de Mantenimiento,
    Plan de
    mercadeo, Plan de Finanzas,
    Plan de
    Negocios.
    Según el alcance, los planes se pueden clasificar
    como:

    1. Intradepartamentales, si se aplican a un
      departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento
      mecánico.
    2. Interdepartamentales, si afectan a más de un
      departamento, ejemplos: plan de seguridad
      industrial.
    3. Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.
    4. Tambien pueden ser considerados como planes las
      políticas, los procedimientos, las normas
      y los métodos de trabajo. Las
      políticas son líneas generales o directivas
      amplias que establecen orientación para la toma de
      decisiones. Ejemplo: promoción interna del
      personal.

    Los procedimientos son reglas que establecen la forma
    convencional de organizar actividades para cumplir una meta.
    Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.
    Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas
    para realizar actividades en forma eficiente.

    Las normas son regulaciones estrechas que definen con
    detalle los pasos y acciones para realizar actividades
    repetitivas.

    Pasos del proceso de
    planificación.

            El
    proceso de planeación
    incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998): 1)
    definición de los objetivos organizacionales; 2)
    determinar donde se está en relación a los
    objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones
    futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de
    acción; 5) puesta en marcha de los planes y evaluar los
    resultados.

    Planificación y niveles
    gerenciales.

    Los administradores de nivel superior generalmente
    invierten más tiempo en la planificación que los
    administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel
    inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones
    diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos
    tiempo para contribuir a la planificación que la alta
    dirección. Los administradores de nivel medio usualmente
    invierten más tiempo en la planeación que los
    administradores de nivel inferior, pero menos que los
    administradores de nivel superior.

            El tipo
    de planificación realizada por los administradores
    también cambia a medida que éstos ascienden en la
    organización. Típicamente, los administradores de
    nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de
    nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y
    los administradores de nivel superior planean a un plazo
    más prolongado.

    La experiencia de los administradores de nivel inferior
    con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para
    planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para
    alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de
    nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la
    situación organizacional como un todo y por lo tanto se
    encuentran mejor dotados para planificar a largo
    plazo.

    Relación entre la
    Planificación y el Control.

    La planificación proporciona estándares
    (indicadores)
    de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación
    significativa entre el desempeño real y el planeado, puede
    tomarse una acción correctiva. Un ejemplo claro de los
    planes empleados como estándares de control se pueden
    encontrar en los presupuestos.

    Estos presupuestos proporcionan la base para
    estándares continuos de control durante todo el año
    de operaciones. Si el desempeño real no corresponde
    estrictamente al desempeño planeado y presupuestado, hace
    que se aplique una acción correctiva.

    Desde un punto de vista muy general puede considerarse
    que todo proyecto tiene
    tres grandes etapas:

    • Fase de planificación. Se trata de
      establecer cómo el equipo de trabajo deberá
      satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y
      coste. Una planificación detallada da consistencia al
      proyecto y evita sorpresas que nunca son bien
      recibidas. 
    • Fase de ejecución. Representa el
      conjunto de tareas y actividades que suponen la
      realización propiamente dicha del proyecto, la
      ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante
      todo, a las características técnicas
      específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en
      juego y
      gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la
      obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este
      punto a su tecnología propia, que es generalmente
      bien conocida por los técnicos en la materia
    • Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se
      ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en
      un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al
      cliente o la
      puesta en marcha del sistema
      desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde
      a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es
      también muy importante no sólo por representar la
      culminación de la operación sino por las
      dificultades que suele presentar en la práctica,
      alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes
      imprevistos. 

    A estas tres grandes etapas es conveniente añadir
    otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es
    preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un
    conjunto de actividades que resultan básicas para el
    desarrollo del proyecto:

    • Fase de iniciación. Definición
      de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para
      su ejecución. Las características del proyecto
      implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la
      preparación del mismo, fase que tienen una gran
      trascendencia para la buena marcha del proyecto y que
      deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del
      éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en
      estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de
      planificación, algunas personas tienden a menospreciar,
      deseosas por querer ver resultados excesivamente
      pronto. 
    • Fase de control. Monitorización del
      trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de
      lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean
      necesarias. Incluye también el liderazgo,
      proporcionando directrices a los recursos
      humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que
      hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

    Los periodos generales de duración los podemos
    ver a continuación:

     Estas etapas citadas presentan, sin embargo,
    características bastante diferentes según se trate
    de proyectos
    internos o de proyectos externos. Las principales diferencias
    aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto
    externo
    existen un conjunto de acciones que se relacionan con
    la necesidad de presentar una oferta al
    cliente y lograr la adjudicación del contrato en
    competencia con
    otras empresas o
    personas.

    Si, por la razón que fuere, el contrato no se
    consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y
    carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado.
    La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas,
    siendo la consecución del contrato paso imprescindible
    para poder acometer
    un proyecto concreto y,
    con una perspectiva más amplia, condición esencial
    para la supervivencia de la empresa.

    Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas
    al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de
    proyectos:

      Cuando se abordan proyectos grandes y complejos,
    la consecución del resultado final depende de la
    realización armónica del conjunto de las etapas
    pertinentes con ayuda de los medios materiales y
    humanos requeridos en cada momento. La concepción de las
    fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento
    lógico de las mismas y la estimación de la
    naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento,
    precisan de un conocimiento
    profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y
    de una experiencia que permita prever y superar las dificultades
    que en la práctica suelen aparecer.

    A continuación se presentan las distintas
    etapas en el desarrollo de una
    Planificación
    :

    ETAPA 1  El "promotor" expone sus
    necesidades y el deseo de resolver el problema por medios
    informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge
    el anteproyecto y es
    aprobado por la dirección o el comité
    correspondiente.

    ETAPA 2  El estudio de oportunidad concreta
    los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y
    costes previstos y los medios a emplear.

    ETAPA 3 El jefe de proyecto define, ya en
    detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el
    contenido del proyecto, su análisis funcional, las cargas de trabajo
    previstas y la metodología a desarrollar.

    ETAPA 4  A partir del análisis
    funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes,
    cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al
    contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos,
    frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o,
    más concretamente, "pliego de
    especificaciones".

    ETAPA 5  Los técnicos realizan el
    análisis orgánico y las especificaciones para
    programación.

    ETAPA 6 Se realiza la programación de la
    aplicación y las pruebas para
    programación.

    ETAPA 7  Al resultar satisfactorias las
    pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a
    los manuales de
    usuario y de explotación.

    ETAPA 8  La puesta en marcha de la
    aplicación es una fase delicada que requiere una estricta
    vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A
    continuación se realiza un balance de los resultados del
    proyecto.

    ETAPA 9 Después de varios meses de
    funcionamiento de la aplicación se debe realizar un
    balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha
    producido a la empresa.

    ETAPA 10  Transcurridos uno o dos
    años, debe efectuarse una auditoria de la
    aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada
    o si es necesario introducir modificaciones.

    Desde el punto de vista de la metodología de
    gestión
    de proyectos
    , también pueden identificarse varias
    fases que generalmente deberán darse en todo tipo de
    proyectos:

    1. Decisión de acometer el proyecto.
    2. Nombramiento del jefe de proyecto.
    3. Negociación de objetivos.
    4. Preparación.
    5. Ejecución.
    6. Información.
    7. Control.

    Por
    qué es importante.

    Hoy día las posibilidades de realizar un buen
    planeamiento
    se han visto favorecidas por el desarrollo de la informática (software y hard), que ha
    optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y
    transportar información. Sin embargo la tecnología
    por sí sola no es suficiente: quienes integran el Ceo de
    las organizaciones y principalmente los Directores de Comunicación, deben saber utilizarla y la
    cultura
    empresaria debe estimular las innovaciones y los cambios
    armoniosos que producen la integración de la tecnología y el
    torrente de información.

    En la Venezuela de
    hoy parece más que necesario instrumentar este tipo de
    metodologías. Cierto es que no son muchas las empresas o
    consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los
    profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el
    dicho "una imagen vale
    más que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna
    imprescindible, claro que no solo para la imagen sino
    también para los negocios.

    Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento
    anticipado que permite a la organización saber las
    amenazas y oportunidades para ganar clientes,
    posicionar, lanzar y/o retirar productos, en
    síntesis anticiparse y adecuarse a los
    cambios del mercado y de la
    sociedad.

    Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un
    trabajo de planificación no se mide por la capacidad de
    hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los
    modelos
    mentales y la transformación de las personas implicadas,
    el desarrollo de sus habilidades para la coordinación y la concertación de
    estrategias, y el
    estímulo a la instrucción y los procesos
    cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una
    acción eficaz, en beneficio de los hombres del
    mañana.

    Conclusión

    Si una organización aspira a permanecer sana debe
    plantearse objetivos realistas. La planificación
    está comprometida en la fijación de los objetivos
    de la organización y en las formas generales para
    alcanzarlos. La opción frente a la planificación es
    la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
    efectivos son flexibles y se adaptan condiciones
    cambiantes.

            Debe
    hacerse notar que ni la planificación estratégica
    ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea
    efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un
    círculo continuo que nunca debe terminar en una
    organización; debe ser vigilada periódicamente,
    revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y
    externos y los eventos.

     

     

    Armas Ronald
    Fernández Eduardo

    Gómez Leidys
    Jesús Marcano
    Quintana Alnert

    Ciudad Bolívar,
    21 de Abril de 2006

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