- Sistemas
Información - Funciones del Sistema de
Información - La Información como base
del sistema de control - Automatización de
Oficinas - Soluciones Tecnológicas
Apropiadas - Teoría del procesamiento
de transacciones - Conclusiones
- Bibliografía
En la actualidad el desarrollo
tecnológico es constante, y por estas variaciones
dinámicas en el ambiente en el
que se desarrollan las organizaciones
modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones
de manera inmediata.
La Alta Dirección empresarial durante muchos
años, han reconocido que la información contable
tradicional utilizada para el cálculo de
utilidades ha tenido un valor limitado
para el control. Sin
embargo existen muchas empresas donde
estos son los únicos datos que se
recopilan periódicamente.
No obstante, la gran mayoría de las empresas
están conscientes de que para obtener mejores resultados
se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del
entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse
en turbulento.
La innovación, la rapidez, el servicio de
gran calidad y el
ritmo al que se mejora y aplica el
conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el
mundo de hoy, la dedicación y la aportación de
fuerza
laboral son
decisivas y la información es el arma esencial en esta
batalla.
Mientras que los directivos vean la información
como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para
mejorar la empresa,
serán incapaces de apreciar los beneficios que conlleva la
elaboración de nuevos sistemas de
información basados en la relevancia de estas
informaciones para la gestión
empresarial.
La empresa en cada
una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad
de tomar decisiones, desde la más insignificante hasta
aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal
responsabilidad se necesita una base de datos
lo más certera posible sobre la cual descansen esas
decisiones.
Como es de suponer, esta información necesaria
para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es
recopilada mediante un sistema
informativo que abarca su recepción, elaboración,
registro y
transmisión.
Los sistemas de información surgen aun cuando
el hombre no
tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su
comunicación y para el aprendizaje.
Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin,
dibujaba en paredes animales,
símbolos o adquiría conocimiento
de los diferentes animales.
Con el cursar de la vida el hombre ha
acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita
relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y
demás especialistas que lo utilizan como fuentes de
información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para
diferentes análisis y proyectos.
Varios años atrás el hombre tenia estos
datos en tarjetas
estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la
posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de
almacenamiento no
confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar cualquier
condensación de estos datos requería de mucho
tiempo, los vínculos entre datos eran difíciles de
actualizar, y en ocasiones la información ya no
existía porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda
mitad del siglo XX el hombre comienza ha desarrollar una
herramienta con fines matemáticos para realizar sus
operaciones a
mayor velocidad la
cual va más allá de las expectativas y se convierte
en la mayor recolectora y procesadora de información
conocida como "Computación", a partir de este momento los
sistemas informativos que se resumían a Dato –
Procesamiento – Información pasan a tomar un
carácter mayor, formándose
así un conjunto más amplio de elementos.
Los sistemas de información cumplen con los
aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se
puede definir como una organización compleja que relaciona todo el
conjunto de métodos,
de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las
necesidades de la dirección de un objeto determinado
[Martínez Santana, 1998]. Otra definición muy
abarcadora es ofrecida por Lucey, quién lo presenta como
"un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del
interior del mismo en información y para comunicar esta en
forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas
las funciones para
facilitar la toma de
decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de
las actividades de las cuales ellos son responsables" [Lucey,
1987].
En las organizaciones conviven diferentes subsistemas
(SSI) para las distintas funciones (contabilidad,
medios básicos, inventarios,
personal,
etc.), pero para la
administración se necesita una mayor disponibilidad de
la información, por eso se debe crear un Banco de Datos
Central o Base de Datos Centralizada.
El Banco de Datos Central recoge las informaciones de
las distintas áreas, y del entorno, agrupando la
información para que pueda estar a disposición de
toda la
organización.
El Sistema de
Información (SI), se empareja con las
tecnologías de la información (TI) por ser un
sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI
y son la herramienta básica para diseñar los
SI.
El SI es un proceso de
planificación diseño
y análisis y control de los datos, que afecta a todo el
núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de
coordinar los flujos y registros de la
información tanto internas, como la proveniente del
entorno, que son necesarias para realizar las operaciones
básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de
la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el
proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a
las decisiones de planificación, diseño,
ejecución, y control que realiza.
Otra definición posible de SI
sería:
"Sistema de Información (SI) es el conjunto
formal de procesos de
análisis, que operando sobre una colección de datos
estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa,
recopila elabora y distribuye, la información necesaria
para realizar las operaciones básicas y la toma de
decisión en la empresa, que nos sirva para
desempeñar las funciones de negocio de la empresa de
acuerdo con sus estrategias.
" Para realizar la recolección de los datos debemos
hacerlo de forma estructurada, así como normalizar la
información que entra y sale, por ello deben participar
todos los órganos implicados de la empresa, para que pueda
ser entendida la información que llegue al SI o la que
parta de él, por todos los integrantes de la
organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir
a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como
método de
control. Además afecta a las funciones y estrategias del
negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir
los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva
frente a nuestros rivales.
En las definiciones anteriores de SI se manejan gran
cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de
las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad
es acentuada por elevados volúmenes de información
que deben ser manejados.
Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de
aprovechar los adelantos informáticos y
tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los
Sistemas de Información y de esta manera disminuir su
complejidad para los usuarios de dichos sistemas.
El sistema informativo esta comprendido por una serie de
elementos que se detallarán a
continuación:
Documentos: Manuales, los impresos, u otra
información descriptiva que explica el uso y/o la
operación del sistema. Conjunto de datos originales que
conforman el conjunto de datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que
define el uso especifico de cada elemento del sistema o el
contexto.
Bases de Datos: Es la colección de
datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado
de relacionar la información.
Personas: Individuos que son usuarios u
operadores del sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos
electrónicos que proporciona la capacidad de
computación y los dispositivos electromecánicos
encargados de extraer o suministrar la información en/de
los soportes magnéticos.
Software: Es el conjunto de programas de
computación encargados de suministrar la
información deseada al cliente, con la
coordinación y relación
requerida.
FUNCIONES DEL
SISTEMA DE INFORMACION
El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden
agrupar en cuatro grandes grupos:
- Funciones de captación y recolección de datos.
- Almacenamiento de la información
- Tratamiento de la información
- Distribución de la
Información
Recoge la información externa (o del entorno)
e interna, enviando dicha información a través
del SC a los órganos del SI, encargados de
reagruparla, para evitar duplicidades e información
inútil o ruido, la
captación de información depende del tipo de
empresa o del destino que se espera de la información,
pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del
entorno, este proceso de captación y
recolección de datos debe realizarse de forma
continuada, en las áreas o partes del entorno y/o
empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar
las áreas más estables, aunque de forma
puntual.- Captación y Recolección de
Datos:Una vez filtrada la información relevante,
ésta se almacenará, puede ser en un lugar
único (archivo
central, sistema informático), accesible a todos los
usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero
igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y
el sistema utilizado dependerá de las variables,
tamaño, dispersión geográfica o
especificidad de la información, quien determine el
sistema a adoptar.También se puede realizar un sistema mixto,
donde se centralicen la información que afecte de
forma global a la empresa, y las específicas en cada
departamento.El acceso a la recuperación de la
información por parte de los usuarios, puede
realizarse a través de códigos o claves que
eviten a los miembros que no necesitan la información
puedan acceder a ella. - Almacenamiento:
Es la función clave del SI tiene por objeto
transformar los datos de la información almacenada en
información significativa, para ofrecérsela a
quien la necesite, en la medida y formato que el usuario
requiera.Generalmente en esta función, se utilizan
medios informáticos por su capacidad de almacenar y
velocidad en el tratamiento, así como la
reducción de costes que representan, esto ha hecho que
se generalice su uso. - Tratamiento de la
Información: - Distribución y
Diseminación:
Es muy importante para la empresa que cada usuario
posea la información requerida en el momento preciso y
de una forma normalizada para su correcta interpretación, además existe la
necesidad de que alguna información acerca de la empresa
y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la
organización, para hacer frente con rapidez de forma
conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se
hace necesaria la resolución de problemas y
adopción
de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias
áreas de la empresa.
CONTROL E
INFORMACION. LA INFORMACION COMO BASE DEL SISTEMA DE
CONTROL
Es de gran importancia para los sistemas de
información el conocimiento de la diferencia entre
información y dato.
Bishop plantea que: "Información es un
término general que abarca hechos y representaciones que
pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido
generalmente aceptado. La información puede ser vital o
trivial, verdadera o falsa"
En cuanto a dato, es más precisa la
definición, los datos son información en forma
codificada, aceptable para ser introducida y procesada por
cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la
información. Pueden usarse como objetos individuales pero
con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos
dotados de una estructura,
los datos son significativos en si y en relación con la
estructura a la que pertenecen.
Es importante destacar que los datos por si solo carecen
de significado, solo adquieren este cuando son interpretados
convirtiéndose así en información
útil
George W. Reynolds define:
DATO: Es la colección desorganizada de
hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho puro
crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas. Estos
hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o
eventos. El
dato es la personificación material de la
información, constituye su base, por dato se entiende el
resultado de las observaciones representadas en un lenguaje
determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda
producir en él, utilizarlo.
El dato es la imagen sobre
algún soporte material de un fenómeno o proceso en
la actualidad se presentan como indicadores,
tablas textos, etc., los cuales de por sí no pueden estar
relacionados con la solución de una tarea determinada con
un usuario en particular.
Lo que constituye datos para unos puede ser
información para otros y viceversa; todo está en
dependencia del usuario y de las características del
trabajo que se
quiera realizar, es decir, la información que necesitan
los directivos varía con la naturaleza del
trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y
de acuerdo a las metas que buscan.
Al establecerse la delimitación entre dato e
información, así como la definición de las
informaciones a utilizar a todos los niveles de dirección
se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de los
sistemas de información y son precisamente estos sistemas
los que proporcionan la información que le
permitirá al control fijar niveles de desempeño con objetivos de
planeación, comparar el desempeño real con esos
niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones,
medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar
que todos los recursos de la
empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente
posible.
INFORMACION: Es el conocimiento adquirido por
causa del procesamiento de
datos.
En contradicción a esta diferencia se puede
afirmar que en cadenas de servicios, lo
que es dato para un cliente es información para el
proveedor-procesador.
Según Reynolds los datos tienen las siguientes
características: exactitud, totalidad, pertinencia,
oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la
información del dato estas cinco características
pueden ser aplicables a ellas.
En cambio para
que la información sea útil al investigador, ha de
reunir las siguientes cualidades:
- Exactitud: Debe ser verdadera y
correcta, y describir con fidelidad el objeto o
hecho. - Oportunidad: Debe estar disponible
cuando se necesite sin demasiado retraso - Pertinencia: debe relacionarse con la
situación en cuestión. - Integridad: proporcionar al
investigador todos los detalles que necesite para entender la
situación. - Frecuencia: Se prepara y suministra a
los investigadores con bastante frecuencia para
actualizarlos. - Horizontes de Tiempo: Se orienta a
actividades y hechos pasados, presentes y futuros. - Alcance: Abarca en forma amplia o
reducida un área de interés. - Origen: Puede generarse tanto en
fuentes
internas como externas. - Forma de Presentación: Las
tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las
firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir
además una presentación verbal.
La información es el resultado del procesamiento
y análisis de los datos, constituyendo así el
resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como
punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a
su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes
que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros
fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos
que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como
resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o
sistemas.
Por tanto la información es aquel dato procesado
para un nivel técnico o social a partir de datos
contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a
los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al
contexto en que este se desarrolla, siendo así la base
estadística para toda investigación.
La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden
recibir información sobre lo que está funcionando
bien o lo que está funcionando mal determinan, en gran
medida, la eficacia que
tendrán los sistemas de
control.
La información es vista, cada vez con mayor
frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar
una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se
desempeñan las empresas de hoy en día.
No es posible que hablemos de control sin hablar de
información. La efectividad del proceso de control depende
fundamentalmente de la calidad de su sistema de
información. El sistema de información que se
diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de
vital importancia en la administración.
Los directivos deben siempre estar conscientes de los
factores críticos de sus planes y de las operaciones que
requieren control, debiendo utilizar técnicas e
información apropiadas para ellos. Los sistemas de control
y la información pretenden ayudar a cada administrador a
llevar a cabo su función de control, es por eso que deben
ser elaborados a la medida de cada uno de ellos.
Para esto se hace necesario:
- Evitar la información sobrante. Es
común encontrar en las organizaciones de vez en cuando
a alguien quejándose de la falta de
información, lo que en ocasiones puede ser cierto,
pero en la mayoría de los casos lo que sucede es lo
contrario, es decir, que se dispone de grandes
volúmenes de información, mucha más de
la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que
constituye información relevante y la que no lo es, se
ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes
de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atención a informaciones que no le son
útiles, olvidando las que les son
imprescindibles. - Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y
oportunas si no cuentan con suficiente información. No
obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada
información irrelevante e inútil. Si reciben
más información de la que pueden utilizar en
forma productiva, quizás pasen por alto la
información sobre problemas graves. - Conocer que existen asuntos de los que es
obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar
a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden
resultar. - Conseguir que la información sea lo
más completa y exacta posible: la omisión de
algún acontecimiento, puede llevar a una
valoración errónea de la situación y,
por tanto, a una decisión desafortunada e incompleta.
Mientras más exacta sea una información,
más calidad tendrá y podrá recurrirse a
ella con más confianza a la hora de tomar decisiones.
Sin embargo, en general, el costo de
obtener información aumenta conforme a la calidad
deseada; se eleva. Si una información de mejor calidad
no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la
decisión, entonces no vale el costo extra. - Lograr que la información sea oportuna de
forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El
momento oportuno dependerá de la situación. El
dirigente no debe tener la información ni antes ni
después de lo que la necesita, ya que una
anticipación podría distraer su atención
hacia cosas que no le son útiles en ese momento y una
información tardía imposibilita la toma de
decisiones en el momento preciso. - La información ofrecida por un sistema de
información debe estar al alcance de la persona
indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las
medidas adecuadas. - Evitar la redundancia de la información.
Aunque pueda parecer que la repetición de datos por
varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que
generalmente ninguna información obtenida por dos o
más fuentes coincide, lo cual hace dudar de su
veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor
único este se siente comprometido a que sea la
más veraz posible, pues de lo contrario será
suya la responsabilidad de no tomar correctamente la
decisión correspondiente - La información debe llegar en forma clara y
legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar
los tecnicismos y complicaciones que entorpecerían la
labor del dirigente. - La información que reciben los directivos
debe ser relevante para sus funciones y labores. El director
de recursos
humanos seguramente no necesita saber cuántos son
los niveles de inventarios, y el director a cargo de
reordenar los inventarios no necesita saber nada de la
condición del personal de otros
departamentos. - Lograr que la información vaya
acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que
recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad,
las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar
decisiones.
Para brindar esta información a los directivos se
utilizan los sistemas de información administrativa que
están diseñados para ofrecer a los administradores
la información relevante y oportuna para tomar decisiones
óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de
mantener una extensa variedad de bases de datos o
cuerpos de información casi en todas las categorías
funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia,
finanzas,
recursos humanos, investigación y desarrollo y
planeación estratégica. Además, en el
entendido de que "la información es poder", los
sistemas de información administrativa pueden representar
un activo muy valioso.
Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han
comprometido en serio con la función de los sistemas de
información administrativa han creado el puesto de
director de información, encargado de supervisar sus
operaciones, de igual manera que un director general es
responsable a final de cuentas de la
organización entera.
Factores claves en
los sistemas de información administrativa
Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar
prospectivamente las nuevas
tecnologías para abordar los problemas de la
gestión. Están ejerciendo una considerable
influencia en las compañías que se dedican a la
producción y venta de
tecnologías de la información.
Los Sistemas de Información Administrativa se han
convertido en el reto estratégico más importante de
la industria de
ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de
interés ha venido dada por los siguientes factores
tecnológicos y económicos.
- La presión
para operar a escala mundial
y para competir con corporaciones globales integradas, en el
contexto de una economía recesiva,
obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente,
decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones
rápidas y consistentes con resultados rentables. Por
tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte
presión de tener que contar con una información
fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones
adecuadas en el momento adecuado. - Los avances en la tecnología de los sistemas de inteligencia
artificial están siendo evaluados en la actualidad
como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de
Sistema de Información Administrativa que las grandes
empresas contemplan para el presente y los próximos
años. - Los sistemas de inteligencia
artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar
un gran número de imponderables complejos, que es
perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de
decisión.
A finales de la década de los 80 y durante los
años 90, se produjo un gran avance con la aparición
de software especialmente diseñados para el directivo.
Estos productos
ponían el énfasis en la simplicidad y en una
vía inaccesible para la formación del
ejecutivo.
Algunas prestaciones
dignas de mención son las siguientes:
- Gran variedad de formatos gráficos
- Las teclas de función activadas por Mouse.
- Las técnicas para derivar, progresivamente
información más detallada sobre un asunto
determinado.
Aunque se superó la barrera, a medida que los
sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo
obstáculo aún más complicado. El Directivo
se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal
podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de
carácter ejecutivo que requerían una
agregación de datos procedentes de fuentes existentes.
Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo
preservar la filosofía del (Fácil de usar)
necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas
tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una
infraestructura (invisible) para superar las numerosas
complicaciones de la tecnología asociadas con las
exigentes necesidades de información del
directivo.
En términos sencillos, un Sistema de
Información Administrativa proporciona al directivo
información vital de carácter estratégico,
táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado
para facilitar el proceso diario de toma de
decisiones.
Para convertirse en un elemento estratégico del
repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de
Información Administrativa del presente y de los
próximos años debe incorporar apropiadamente los
conceptos de información y tecnología integrados.
Los elementos ideales incluyen:
- Criterios de acción ejecutiva global en la
empresa. - Tecnologías integradas, indivisible al
directivo. - Principios consistentes de un sistema de
información administrativa y de tecnologías de
información en la empresa. - Interfaz gráfica simple.
- Información Integrada.
- Interfaces que faciliten un acceso fluido a la
información externa.
La ventaja más notable, reconocida por los
directivos que utilizan un sistema de este tipo es la
disponibilidad de información, antes no disponible de
ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de
decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios
adicionales, tales como la disponibilidad de una
información más intuitiva sobre la cual decidir una
compra o información de mercado relativa
a la satisfacción del consumidor y al
servicio pos venta, son también algunas de las ventajas
derivadas de un
Sistema de Información Administrativa.
Todo lo anterior indica que un sistema de
información administrativa puede ser, en muchos casos, muy
valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a
habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la
eficiencia en
la toma de decisiones.
AUTOMATIZACIÓN DE LAS
OFICINAS
Los programas automatizados para equipos de
cómputo personales instalados en las oficinas se han
convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en muchos
países. Los programas de procesamiento de textos han
reemplazado las máquinas
de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a
los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de
personal y los programas de organización personal han
reemplazado a las agendas de papel.
Empezando por programas de procesamiento de palabra
básicos en la década de 1970, para la de 1990 los
programas automatizados para oficina se han
vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles
a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente
tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las
oficinas para ser completadas por especialistas.
Por ejemplo, los programas para edición
en computadores personales permiten que personas relativamente
novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando
antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza
tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los
programas de base de datos y de hojas de
cálculo que pueden operarse en computadoras
personales de gran potencia permiten
que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen
información de formas que alguna vez solo hubieran sido
posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores
especializados.
Tipos de programas para la automatización de las
oficinas
Un catálogo típico de programas para la
automatización de las oficinas puede incluir algunos de
los siguientes productos:
- Procesador de palabras
- Hoja de cálculo
- Base de datos
- Programa editorial
- Administrador de proyectos
- Presentaciones
- Administrador de archivos de
cómputo - Correo electrónico
- Explorador de internet
- Editor de internet
- Organizador personal
- Sistema de administración
financiero - Sistema de administración
personal
Muchos libros,
revistas y sitios en la red contienen
información que pueden ayudar a elegir los programas
más apropiados para determinados propósitos. En
muchos casos, los programas para la automatización de una
oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de
compra o de una norma gubernamental.
Uso de los programas de
automatización
Es deseable que todos los usuarios de los programas
automatizados sean capacitados para su uso. En muchos
países se puede recurrir a capacitadores externos. En
algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio
personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen
acompañados con manuales para el
usuario (en papel o en pantalla).
Los programas más modernos son muy poderosos. Un
usuario hábil puede desarrollar productos muy
sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo,
utilizar los programas automatizados para:
- Producir todas o la mayoría de sus
publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos,
formatos y cartas
informativas. - Componer, editar e imprimir toda su correspondencia
en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la
impresión automatizada de sus logotipos. - Desarrollar presentaciones para su
proyección en pantallas grandes en seminarios o para
efectos de capacitación. - Automatizar diversos componentes de los diversos
procesos. - Almacenar y manipular registros sobre los
empleados. - Conservación de inventarios.
- Operar un sitio en internet y una red
interna. - Planear y monitorear todos los aspectos de un
proyecto
relevante. - Organizar un sistema de administración financiera.
- Enviar correos electrónicos individuales o
grupales al personal y clientes/usuarios. - Compartir archivos a través de una
red.
Aplicación
de normas a los
nombres y estructuras de
archivos
A medida que se expande el uso de programas
automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar
normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando
muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente
asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos
utilizando un conjunto de normas comunes para su
denominación.
Los archivos de cómputo generalmente se almacenan
en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y
subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar
información específica sobre un tema común.
Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir
directorios sobre el año precedente, el actual y el
próximo. Cada uno de estos directorios puede ser
segmentado en subdirectorios denominados "costos de
administración", "costos de personal", etc.
Las carpetas deben ser dispuestas de una manera
lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de
lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear
carpetas a los administradores del sistema. La secuencia
lógica también se debe de utilizar en los nombres
individuales de los archivos. Hasta finales de la década
de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo
limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho
dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por
un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el
tipo de archivo), sin permitir espacios o letras
mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc".
Para finales de la década, se hizo posible utilizar
nombres de archivos más largos agregando espacios y letras
mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de
archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual
1999.doc".
A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los
archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en
otra oportunidad, es útil determinar ciertos
convencionalismos. También puede ser útil crear
índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer
más detalles que faciliten su ubicación. Algunos
sistemas de programas permiten la creación de
índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y
reforzar las normas para su denominación.
Ampliación
o actualización de los programas
Los programas que normalmente se utilizan para
automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan
constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se
efectúan cada dos o tres años para los productos
más populares. Generalmente proveen versiones más
potentes de los productos existentes, incluyen nuevas
características y restauran los problemas identificados en
las versiones previas de los programas (evidentemente, las
versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos
problemas, que son restaurados en la siguiente
versión).
Los programas actualizados pueden ser costosos y las
autoridades necesitan evaluar si es necesario y cuando debe
actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la
de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las
actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de
renta. También pueden existir políticas
gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe
llevarse a cabo la actualización de los
programas.
Si un juego de programas está operando de manera
aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca
una nueva versión en el mercado. Una razón puede
ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con
los nuevos programas que pueden ser restaurados por los
diseñadores utilizando "parches o remiendos". Si bien, los
programas actualizados son generalmente compatibles con los
precedentes, lo que significa que la nueva versión puede
leer archivos creados por el programa
anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer
aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto
se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o
ampliar los programas.
Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la
actualización, en otros la incorporación de nuevas
características puede compensar el costo de
hacerlo.
¿ES UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA
APROPIADA?
La tecnología no es siempre la solución a
un problema. Si bien en ocasiones permite que los procedimientos
administrativos se desarrollen de manera más expedita,
efectiva y eficiente, también puede resultar costosa y
situarse por debajo de las expectativas cifradas en
ella.
Los procesos manuales, no tecnológicos, pueden
tener todavía su lugar en algunas actividades de la
administración. Los procesos manuales pueden ser
más económicos, más transparentes y menos
sujetos a fallas que los tecnológicos.
En algunos casos, el uso de tecnología puede
simplemente no ser apropiado dadas las circunstancias imperantes.
Este puede ser especialmente el caso cuando el acceso a la
tecnología no es fácil o no está muy
extendido, por lo que no sería equitativo ofrecerle acceso
tecnológico a algunos usuarios, pero no a todos. En otros
casos, una solución tecnológica puede no ser
sustentable en el largo plazo o ciertas restricciones operativas
pueden impedir su adopción.
Antes de adoptar una solución tecnológica,
el administrador de sistemas debería evaluar primero si la
propuesta resulta apropiada. Después de analizar los
costos y beneficios de la tecnología y la
disposición de todos los usuarios potenciales, el
administrador debería estar preparada para determinar si
la solución tecnológica es la mejor
opción.
Generalmente deben considerarse cinco etapas ante el uso
de una tecnología nueva:
1. Costos y Beneficios de la
Tecnología
Incorporar nueva tecnología para
propósitos administrativos puede incrementar los costos o
disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnología
en comparación con el del sistema al que reemplaza. La
nueva tecnología también puede acarrear beneficios
no monetarios, como mejoras en la prestación del servicio
o en la transparencia. Es conveniente realizar una evaluación
en términos de costo-efectividad y de los potenciales
beneficios de la nueva tecnología antes de comprometerse
con su introducción.
La tecnología puede parecer costosa en la etapa
de implantación, pero puede ahorrar dinero en el
largo plazo, especialmente cuando se encuentra una
solución tecnológica de bajo costo para remplazar a
una aplicación costosa y de baja tecnología. Los
administradores necesitan ponderar los costos y ahorros asociados
con la introducción de nueva tecnología. Al
hacerlo, deben tener en mente no solo los costos iniciales
relacionados con la adquisición de equipos y programas y
la contratación de consultores para instalar el nuevo
sistema, sino también los costos de administración
y mantenimiento
permanentes.
Se debe determinar el ciclo de vida
esperado. Una tecnología que puede reutilizarse para
más de un propósito será preferible en
términos de costo-efectividad a aquella que tiene que ser
reemplazada en el corto plazo.
Muchas soluciones
tecnológicas pueden representar costos significativamente
mayores que los procedimientos
manuales a los que reemplazarían. No siempre es
recomendable incorporar nueva tecnología cuando mejoras
relativamente menores no justifiquen los costos adicionales. No
se debe adoptar una solución de alto costo y
tecnología si una alternativa de menor costo es más
apropiada en circunstancias específicas.
Antes de efectuar una compra, es conveniente que el
administrador se asegure que dispone de los fondos para la etapa
inicial de implantación y para los costos permanentes de
mantenimiento, lo que generalmente requiere del compromiso de
toda la alta gerencia
administrativa.
Un análisis de costo beneficio a propósito
de la introducción de nueva tecnología puede
considerar los siguientes elementos:
- Aclarar el propósito de la
adquisición - Manifestar por qué es deseable
- Describir el proceso que será
reemplazado - Señalar los riesgos o
problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue
utilizando el proceso actual - Describir como funcionaría la nueva
aplicación tecnológica - Señalar cuales son los beneficios que
reportará - Mencionar que problemas o riesgos que puede
representar su adopción - Analizar si la nueva tecnología
mejorará o no la transparencia de los
procesos - Estimar todos los costos implicados en la
adquisición de nueva tecnología, incluyendo
equipo, programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y
mantenimiento - Calcular los costos que representaría una
falla de la nueva tecnología - Mostrar los costos asociados con el procedimiento
actual - Identificar las economías que podría
generar la nueva tecnología - Detallar un cronograma para su
implantación - Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo
estimado de vida - Identificar cualquier factor externo necesario para
la viabilidad del proyecto, como la aprobación de los
interesados o la promulgación de reformas
legislativas
2. Disposición para Asimilar la
Tecnología
El uso de la tecnología debe ser sensible a la
disposición de los interesados para asimilarla. En algunos
casos, la gente suele esperar más de ella de lo que puede
ofrecer de manera realista. En otros, la gente puede desconfiar,
sospechar de ella o estar mal preparado para
adoptarla.
Las expectativas pocos realistas pueden traducirse en la
adopción de tecnología que no sea capaz de
satisfacer las funciones esperadas. Esto puede ocurrir si la
tecnología seleccionada no es la apropiada para las tareas
contempladas o si no se cuenta con mecanismos de soporte para
darle mantenimiento una vez instalada.
La falta de confianza o la sospecha pueden provocar
demoras en su implantación o frenar un proyecto. Cuando
los interesados están mal equipados para adoptarla,
quizá por la falta de personal capacitado o problemas de
infraestructura, la tecnología puede fácilmente
quedar por debajo de las expectativas.
Para maximizar las oportunidades de éxito,
se pueden adoptar diversas estrategias para reducir expectativas
poco realistas, sospechas o falta de confianza y para incrementar
la capacidad de los interesados para adoptarla.
3. Superar la resistencia al
cambio
Puede haber oposición burocrática a la
innovación o al cambio. Esto puede ocurrir cuando hay
intereses creados en conservar el sistema vigente. Un temor
común es que la adopción de nueva tecnología
significa pérdida de empleos. Por supuesto, esto es cierto
en algunas ocasiones y es un problema que debe ser reconocido y
atendido por la el administrador mediante negociaciones con el
personal que puede resultar afectado.
La adopción de tecnología cambia a veces
la naturaleza del ámbito de trabajo sin reducir
necesariamente la fuerza laboral, disminuyendo la necesidad de
personal empleado en actividades manuales pero incrementando el
personal necesario para manejar la tecnología. En algunos
casos, este personal puede ser el mismo y no se pierden empleos.
En otros, debido a las distintas capacidades requeridas, parte
del personal puede resultar excedente mientras se puede requerir
de otro con capacidades distintas.
Cuando se espere que la adopción de
tecnología provoque cambios significativos en las
prácticas laborales, es conveniente que el administrador
adopte una estrategia para
el cambio administrativo. Muchas firmas de administración
ofrecen consultores experimentados en cambios administrativos que
pueden ofrecer buenos consejos sobre las estrategias más
apropiadas. El aspecto más importante del cambio
administrativo es el de realizar consultas periódicas con
los interesados, especialmente con los afectados, desde antes de
que inicie el proceso. Es más probable que los interesados
que estén bien informados sobre las razones del cambio y
los beneficios derivados de él brinden un mayor apoyo,
sobre todo si se les da la oportunidad de realizar contribuciones
significativas en las etapas de planeación e
implantación.
También puede haber oposición política a la
innovación o al cambio. Por su naturaleza, las elecciones
son políticamente sensibles, por lo que es posible que la
implantación de nuevas tecnologías tengan un
impacto positivo.
La renuencia a adoptar tecnología también
puede detener la falta de confianza en la nueva
tecnología. La falta de confianza puede ocurrir a
través de un malentendido, falta de conocimiento, u otras
numerosas razones. Nuevamente, consultar y explicar claramente
que hay detrás de la tecnología puede ayudar a
aclarar los malos entendidos y remediar la falta de
conocimiento.
4. Manejar grandes expectativas
Mientras algunas personas pueden estar desconfiadas ante
una nueva tecnología, otras pueden esperar mucho de ella.
Particularmente, cuando la gente no ha tenido mucho contacto con
la tecnología, puede haber una expectativa poco realista
de la aplicación de ésta a un problema que
sería fácilmente solucionado.
Si las expectativas poco realistas no son minimizadas,
existe el riesgo de que las
soluciones tecnológicas elegidas puedan ser inapropiadas o
incapaces de responder adecuadamente a las mismas. Al igual que
con la falta de confianza, las expectativas poco realistas pueden
ser atenuadas mediante la consulta e información a los
involucrados, y siendo transparentes e identificando los riesgos
para equilibrar las oportunidades identificadas.
5. Reducir los problemas estructurales
La nueva tecnología puede ser exitosa,
sólo cuando existen los recursos humanos y físicos
para administrarla adecuadamente. El personal o contratistas
necesitan conseguir quien pueda implementar y operar la
tecnología o quien es capaz de realizar la
capacitación. Cuando no hay disponibilidad de personal
capacitado, se pueden adoptar estrategias de capacitación
para proveer adecuadamente personal capacitado, o mediante el
empleo de
contratistas externos.
Si se van a utilizar contratistas externos se deben
tomar en cuenta, las necesidades de su costo cuando se adopte la
nueva tecnología. Cuando una EMB confíe en los
contratistas, deberá estar conciente que podrían
necesitarlos, no solo para instrumentar la tecnología
seleccionada, sino también operarla, mantenerla y
actualizarla.
Los recursos físicos con que se cuentan
tendrán un impacto en la preparación de una
organización para asimilar la tecnología. El acceso
a fuentes de suministro confiables, a líneas de
comunicación y medios de almacenamiento seguro, puede ser
crucial para la instrumentación de nuevas
tecnologías. Cuando no se cuenta con infraestructura
adecuada o no es confiable, las opciones pueden ser limitadas o
poco prácticas. Se necesitará tener cuidado que la
tecnología elegida sea suficientemente fuerte y flexible
para continuar funcionando si una parte de un sistema empieza a
ser inoperable. Esto puede consistir en estrategias tales como
mantenimiento múltiple, respaldos de información en
diferentes sitios, o garantizar que la red puede continuar
operando cuando fallen uno o más vínculos. Puede
ser mejor aún que el manual de
respaldo del sistema esté disponible para poner nuevamente
en funcionamiento una línea en el caso de una
irrecuperable falla del sistema.
TEORÍA DEL PROCESAMIENTO DE
TRANSACCIONES
Consiste en una serie de modificaciones (transacciones)
aun determinado recurso del sistema (por ejemplo una base de
datos) y en donde se define un punto de inicio (Begin Tran) y un
punto de terminación que define un bloque entre el
conjunto de operaciones que son realizadas.
Dentro de este proceso en bloque los demás
usuarios no pueden modificar nada hasta que no se presente un
estado estable
de los datos, esto ocasiona inconsistencia temporal y conflictos.
Para evitar lo anterior se implementan dos maneras
diferentes:
1. Ejecutar Transacciones
Serializadas.
Es un sistema que permite el procesamiento de
transacciones en forma secuencial o serializado y consiste en
asignarle una secuencia a cada transacción, este proceso
reduce el rendimiento del sistema.
2. Ejecutar Transacciones
Calendarizadas
Es un sistema que permite el proceso de transacciones
asignándole tiempos de procesamiento el cual permite
incrementar el rendimiento del sistema ya que se ejecuta un
máximo de proceso en forma concurrente y no a
través de una serie.
PROPIEDADES DE LAS
TRANSACCIONES
1. Atomicidad de fallas. Consiste en
efectuar todas las transacciones, pero en caso de falla no se
realiza ninguna.
2. Permanencia. Consiste en que una vez
completada una transacción satisfactoriamente los cambios
ya no pueden perderse.
3. Seriabilidad. Consiste en asegurarse que los
cambios siguen un orden adecuado.
4. Aborto de
transacciones propio para cada transacción. Es la
capacidad que se tiene para abortar el proceso transaccional en
cualquier punto, el resultado de esta operación no puede
ser revelado para otras transacciones.
5. Punto de inicio y terminación. Consiste
en especificar un bloque inicial y un punto que termina el fin de
ese bloque.
EJECUTAR TRANSACCIONES ANIDADAS
Consiste en tener transacciones que dependen de otras,
estas transacciones están incluidas dentro de otra de un
nivel superior y se les conoce como: SubTransacciones.
La transacción de nivel superior puede producir
hijos (Subtransacciones) que hagan más fácil la
programación del sistema y mejorando el
desempeño.
Instrucciones para el uso de
transacciones.
La programación con uso transacciones requiere de
instrucciones especiales, las cuales deben ser proporcionadas por
el sistema
operativo, por el compilador del lenguaje o por el manejador
de la base de datos. Algunos ejemplos son:
BEGIN_TRANSACTION |
END_TRANSACTION |
ABORT_TRANSACTION |
READ |
WRITE |
La cantidad exacta de instrucciones disponibles para
manejar transacciones depende del tipo de objetos y operaciones
que deban ser procesadas.
PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
La estructura de una transacción usualmente se le
da el nombre de modelo de la
transacción, estas pueden ser planas (simples) o anidadas.
Un aspecto muy importante en el manejo de transacciones es el
mantener y aplicar algoritmos de
control sobre los datos o recursos; para ese control
también se utilizan protocolos que
proporcionan confiabilidad como los siguientes:
- Atomicidad.
- Protocolos de recuperación
total. - Protocolos de compromiso global.
El control de las transacciones también requiere
de controlar la concurrencia del acceso y uso hacia el recurso
que se esta manipulando, ese control de concurrencia tiene 2
objetivos:
- Como sincronizar la ejecución concurrente de
transacciones. - Consistencia intratransacción
(aislamiento).
Para llevar a cabo el control de concurrencia dentro de
un proceso de transacciones se manejan 2 modos:
EJECUCIÓN CENTRALIZADA DE
TRANSACCIONES
EJECUCIÓN DISTRIBUIDA DE
TRANSACCIONES
MÉTODOS
DE IMPLANTACIÓN DE TRANSACCIONES
Espacio de trabajo privado.
Consiste en realizar copias de los bloques que
serán utilizados dentro de una transacción de
manera que se trabaje con estas copias para realizar todas las
modificaciones necesarias. Todo el espacio de trabajo con la
información que será utilizada es contenida dentro
de estas copias denominado espacio de trabajo privado. Los
demás usuarios trabajarán con la copia original de
los bloques pero no podrán obtener segunda copia de los
mismos.
La importancia de los sistemas informativos, así
como las partes que lo componen, es primordial para proveer los
elementos necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información cumplen con aspectos
importantes y determinantes en los diferentes conceptos de
sistema y se puede definir como una organización compleja
que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de
medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades
de la dirección de un objeto determinado.
La información es el resultado del procesamiento
y análisis de los datos, constituyendo así el
resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como
punto de partida conjuntos de datos relacionados entre
sí.
Morales Cordero, Yovany. La Informática Aplicada a la
Administración Sistemas de Información de Recursos
Humanos. En red www.monografias.com
Navarro, Carlisle Angulo, Diana García, Ana
Luisa. Desarrollo del Sistema de Información
Administrativa. http://www.monografias.com
Instituto Tecnológico de la Paz. Teoría
del Procesamiento de Transacciones. En red www.itlp.edu.mx
Green, Phil. Automatización de Oficinas, IFES,
UN-DESA, IIDEA Elecciones y Tecnología. En red
www.aceproject.org/main/espanol
Traducción: Carlos Navarro,
2002.
Leonardo Méndez Cárdenas