Recomendaciones técnicas para la informatización de las inscripciones de los hechos y actos del estado civil de las personas
Desde hace muchos años los técnicos en informática de diversos organismos
internacionales que han estado cooperando con la asistencia
técnica para eficientar los procesos del
Registro Civil
y de las estadísticas vitales han sugerido la
modernización del Registro Civil, en lo relativo al
proceso de
actualización de la información relativa a los hechos y actos
del estado civil y de emisión electrónicas de los
certificados correspondientes tarea impostergable para fortalecer
las instituciones
del Registro Civil especialmente en Latinoamérica en base de la experiencia del
proceso de modernización del Registro Civil
Hondureño y como técnico en materia
registral realizamos las siguientes recomendaciones
técnicas que permitan asegurar a la institución del
Registro Civil que opte por la modernización a
través de la informatización de las actividades
registrales que a continuación detallamos:
- Al optar por el proceso de modernización del
Registro Civil, esta institución a través de sus
autoridades deben verificar si el personal
asignado a las actividades de informática de la
institución tienen la capacidad técnica para
elaborar las aplicaciones que en el ámbito de la
informática se requiere para realizar estos procesos, de
no ser así los técnicos en informática de
las agencias de cooperación externa que realicen
actividades de asesoría técnica, deben limitarse
a tutelar el proceso de capacitación para que el personal de
informática de la institución sea capaz de
realizar las aplicaciones correspondientes y que este personal
de asistencia externa verifique y certifique la capacidad y la
viabilidad de la aplicación de los programas
electrónicos en mención, caso contrario si todo
el proceso lo asume y controla de manera unilateral el personal
de asesoría externo, no contribuye integralmente al
manejo eficiente e integrado de este programa de
modernización. En la experiencia hondureña el personal
técnico del área de informática de
nuestro Registro Civil no logro consolidar estos
requerimientos técnicos por falta de capacidad o por
no mostrar interés en manejar estos procesos,
existiendo hasta la fecha una total y absoluta dependencia de
los consultores en materia de informática de la
agencia UPD de la
Organización de los Estados Americanos (OEA).No bastara que el ciudadano comparezca ante ELRegistrador
Civil Municipal a inscribir una defunción, y una vez
procesada hacer referencia en el sistema de
informática que el inscrito ya ha fallecido esa
indicación se consigna en la base de
datos del nacimiento del fallecido, sin que previamente
se haya realizado la
comunicación para elaborar la anotación
marginal que haga referencia en la inscripción que esa
persona ha
fallecido.Esto tiene implicaciones especialmente negativas en el
proceso de elaboración del Censo Nacional Electoral
especialmente en lo relativo a la actividad de
depuración o exclusión de los ciudadanos
fallecidos, el sistema de informática debe tener
aplicaciones que solo a través de la adición de
la información del fallecido sustentada en la comunicación municipal correspondiente
y posterior inserción de la nota marginal y como
reiteramos una vez que se ha realizado la referencia en
mención en la inscripción de nacimiento.Se ha observado que basta en algunos casos que el
declarante o el Registrador Civil Municipal consignen
erróneamente el número de tarjeta de identidad
del fallecido aún cuando los nombres y apellidos del
fallecido sean correctos para que se le haga la referencia de
defunción en el sistema de informática al
titular del número de identidad que se
proporcionó erróneamente, esto se produce por
no observar los procesos y la normativa registral es
típica la actitud
dictatorial de los técnicos en informática en
imponer criterios técnicos de los procesos
señalados, cuando en la filosofía de trabajo de
los nuevos procesos de informática los técnicos
de estas área solo deben respaldar a los responsables
del área registral para que con sus criterios y
aplicaciones de este proceso sea la base de
sustentación para la elaboración de los
programas de informática que se requieren.- Todos los procesos que requieran la elaboración de
aplicaciones de informática para la modernización
del Registro Civil, necesita como acción previa antes de los inicios del
proceso de informática que los técnicos en esta
materia conozcan los procesos registrales y los fundamentos
técnicos legales y reglamentarios mediante el cual son
regulados para concretar un proceso integral que capte no solo
la información requerida en el proceso de
inscripción, actualización y certificación
de la información del Registro Civil, sino que este
proceso se debe realizar en armonía a estos
requerimientos, así tendremos a demás de un
Registro Civil moderno algo mas sustancial que toda la
información procesada, este sustentada y documentada de
acuerdo a lo que se establece en las recomendaciones de las
tareas del proceso registral por ejemplo: - Imponer decisiones por parte de las autoridades electorales
de las cuales dependen algunos organismos de Registro Civil en
Latinoamérica para la implementación de procesos
de modernización sin tomar en consideración las
opiniones técnicas y legales de las autoridades del
Registro Civil recientemente en la República Dominicana
el Director del Registro Civil expresaba lo siguiente "Antes de
iniciar el proceso de modernización del Registro Civil
es necesario implementar el proceso de la actualización
integral de la información de las inscripciones de los
hechos y actos del estado civil."
Cuando se inicia este proceso de modernización, es
necesario verificar los periodos de información
consolidados en la base de datos y a partir
de estos datos reducir al máximo los periodos que no han
sido actualizados para asegurar que al iniciar este proceso de
informatización los servicios que
accederá el usuario en lo relativo a las certificaciones
de los hechos y actos debe ser universal en el ámbito
cronológico de toda la información existentey que
servira para la emision de las certificaciones de:
- Nacimientos
- Matrimonios
- Defunciones
- Adopciones (Con las limitaciones que la legislaciones que
cada país establezca) - Naturalizaciones
- Y con la información de todos los datos que hacen
referencia a la actualización del estado civil.
La experiencia hondureña ha reflejado que las
autoridades del Registro Civil en el pasado concentraron sus
esfuerzos en obtener financiamientos para la adquisición
de equipos de informática teniendo prioridad en la
emisión de certificaciones de nacimiento mas por un
interés electoral que Registral.
Es de reconocer que las solicitudes de certificaciones de
nacimiento constituyen la mayor demanda de
documentos del
Registro Civil pero por haber consolidada la actualización
de la información hasta determinado periodo causa
desaliento en los usuarios del Registro Civil ya que muchas
certificaciones emitidas los datos básicos no aparecen por
estar incompletos y de las cuarenta oficinas de Registro Civil
informatizadas solo en el Registro Civil de la capital se
pueden actualizar o adicionar la información incompleta
por tener respaldos documentales a nivel nacional, no así
en el resto de oficinas que solo se limitan a actualizar la
información de su jurisdicción por contar solamente
con los tomos originales como respaldo documental.
4) Si las autoridades de los Registros Civiles
han determinado informatizar los servicios del Registro Civil y
observar algunas recomendaciones sugeridas anteriormente tienen
que prever las asignaciones presupuestarias correspondientes para
asegurar los insumos y materiales
necesarios para su normal funcionamiento.
A los pocos meses de haberse informatizado el Proceso
Registral comenzó a paralizarse la atención al público por no tener
tinta para las impresoras
láser y
papel de seguridad para la
emisión de certificaciones de las actas del Registro
Civil.
Es de reconocer que a partir de las Reformas institucionales
donde se ha establecido una nueva estructura
jerárquica en el Registro Civil Hondureño esta
falencia administrativa no se ha presentado como un elemento
negativo.
5) La implementación de la mecanización o
informatización de los Registros Civiles requieren
procesos de interconexión por medios
electrónicos al servidor de la
oficina
central del Registro Civil hasta ahora la experiencia
hondureña a sido deficiente ya que a pesar que el
país cuenta con una amplia infraestructura de telecomunicaciones en los municipios donde existe
servicio
informatizado a donde se accede a servicios de
Internet o redes de comunicación
electrónica de transmisión de datos
que provee la estatal empresa de
Telecomunicaciones y empresas privadas
especializadas en esta área, los procesos de
emigración de datos a la oficina central son remotos y
para integrarlos técnicos de la institución deben
desplazarse a esas oficinas municipales para realizar las
acciones
técnicas y luego en la oficina central integrarlos a la
base de datos de la oficina de informática.
Existiendo un margen de errores y omisiones en este proceso
que en algunos casos no integra la información con las
adiciones realizadas posteriormente de la información de
la base de datos en la oficina municipal del Registro Civil.
6) Tomar la decisión por parte de las
Autoridades del Registro Civil para la modernización de
las oficinas del Registro Civil a nivel local a través de
la informatización de la inscripción y
emisión de certificaciones de los hechos y actos del
Estado Civil impone la implementación de procesos
permanentes de auditoria de las bases de datos
del sistema informático en diversos niveles tales
como:
- Auditoria de las modificaciones de la información
del Registro Civil, efectuados por el Registrador civil
municipal y su personal auxiliar los cuales tienen asignados
claves de acceso para realizar estos procesos
registrales - Auditoria a los responsables del área de
informática en virtud que desde sus áreas de
trabajo pueden modificar datos sin estar autorizados y sin
contar con los respaldos documentales correspondientes. - Auditoria a la integridad y seguridad del sistema
electrónico del Registro Civil para evitar
adulteraciones o adiciones en la base de datos del Registro
por elementos externos a la Institución que puedan
acceder al banco de
datos por medio de Internet,
intranet o
cualquier otro medio electrónico existente, si los
procesos de envío de la información de los
Registros Civiles mecanizados remotos es físico
verificar los procedimientos de remisión de los
discos
duros o medios
magnéticos en que se depositen, si se realizan con
todos los protocolos
de seguridad que existan en caso de extravío, hurto o
robo garantizando que no se podrá acceder a copiar o
transferir electrónicamente estos datos por elementos
externos de los Registros Civiles, ya en América
Latina hay muchos antecedentes funestos de venta
ilegal de bases de datos personales de los sistemas
de Registro Civil , electoral para fines comerciales o
controles migratorios de determinados países .
7) En virtud que los procesos de actualización
de los hechos y actos del Estado Civil son permanentes, las
autoridades del Registro Civil deben asegurar que en la
legislación, reglamentos y procesos registrales se asegure
la dinámica constante del flujo de la
remisión de la base de datos en forma física o
electrónica, remisión de los tomos duplicados de
papel de las inscripciones de los hechos y actos sujetos a
inscripción a la oficina central del Registro Civil y del
envío de las comunicaciones
municipales de anotación marginal a los Registros Civiles
Municipales que correspondan y los duplicados de estas
comunicaciones a las oficinas centrales de la Institución
del Registro Civil.
La División de Registro Civil y estadísticas
vitales órgano del sistema de la Organización de las Naciones Unidas
(ONU) ha
establecido en documentos relativos a recomendaciones
técnicas sobre estándares institucionales, política
institucional de preservación de los documentos
físicos y archivos
electrónicos de los sistemas del Registro Civil, que la
informatización de los Registros civiles tienen su
talón de Aquiles en la vulnerabilidad de sus bases de
datos que pueden ser modificados por funcionarios y empleados
corruptos por lo que se sugiere procesos de auditoria integrales
como los señalados en las recomendaciones Técnicas
y una remuneración digna y estabilidad laboral.
La experiencia hondureña ha reflejado la debilidad o
vulnerabilidad de la base de datos de los hechos y actos del
Estado Civil no por falta de programas y aplicaciones al sistema
electrónico si no por no existir las decisiones
administrativas y técnicas para realizar estas actividades
como una rutina periódica y en diferentes niveles del
sistema como se ha sugerido la ausencia de esta buena
práctica de auditoria registral ha tenido efectos
negativos al causar un daño
institucional en cuanto a la integridad de sus documentos y a la
seguridad jurídica resultado de las alteraciones o
supresión de datos por intereses personales o sectarios o
del crimen organizados que por un pago logran que se modifiquen
datos que no corresponden al respaldo documental que obra en
poder de los
archivos del Registro Civil.
Que esta experiencia en el proceso de informatización
sirvan para realizar los correctivos que urgen implementar en el
Registro Civil Hondureño y que se utilicen como
antecedentes para que los países en cuyos registros
civiles inician estos procesos de informatización eviten
cometer las malas prácticas registrales antes
señaladas.
Que el intercambio de estas experiencias sirvan para optimizar
las tareas de los registros civiles y que las Agencias de
Cooperación Internacional ubiquen su ayuda con la
asesoría técnica que contribuya a mejorar los
procesos registrales y que este aporte se condicione a que los
Organismos de los Registros civiles cumplan con los
requerimientos técnicos y administrativos necesarios para
el éxito
de estos procesos que son impostergables por la preeminencia en
la aplicación de los sistemas de informática en
todos los procesos institucionales del ámbito privado y
estatal.
Este proceso tecnológico que fortalece y dinamiza el
Registro Civil debe estar en armonía al instrumento
jurídico que la regula, ninguna aplicación o
proceso tiene preeminencia en su desarrollo si
se violenta las disposiciones establecidas en el mismo.
Elaborado por:
Abogado Jorge Fernando Martínez Gabourel
Oficial Capacitación Registro Civil Honduras