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Recomendaciones técnicas para la informatización de las inscripciones de los hechos y actos del estado civil de las personas




Enviado por ahrbom



    Desde hace muchos años los técnicos en informática de diversos organismos
    internacionales que han estado cooperando con la asistencia
    técnica para eficientar los procesos del
    Registro Civil
    y de las estadísticas vitales han sugerido la
    modernización del Registro Civil, en lo relativo al
    proceso de
    actualización de la información relativa a los hechos y actos
    del estado civil y de emisión electrónicas de los
    certificados correspondientes tarea impostergable para fortalecer
    las instituciones
    del Registro Civil especialmente en Latinoamérica en base de la experiencia del
    proceso de modernización del Registro Civil
    Hondureño y como técnico en materia
    registral realizamos las siguientes recomendaciones
    técnicas que permitan asegurar a la institución del
    Registro Civil que opte por la modernización a
    través de la informatización de las actividades
    registrales que a continuación detallamos:

    1. Al optar por el proceso de modernización del
      Registro Civil, esta institución a través de sus
      autoridades deben verificar si el personal
      asignado a las actividades de informática de la
      institución tienen la capacidad técnica para
      elaborar las aplicaciones que en el ámbito de la
      informática se requiere para realizar estos procesos, de
      no ser así los técnicos en informática de
      las agencias de cooperación externa que realicen
      actividades de asesoría técnica, deben limitarse
      a tutelar el proceso de capacitación para que el personal de
      informática de la institución sea capaz de
      realizar las aplicaciones correspondientes y que este personal
      de asistencia externa verifique y certifique la capacidad y la
      viabilidad de la aplicación de los programas
      electrónicos en mención, caso contrario si todo
      el proceso lo asume y controla de manera unilateral el personal
      de asesoría externo, no contribuye integralmente al
      manejo eficiente e integrado de este programa de
      modernización.
    2. En la experiencia hondureña el personal
      técnico del área de informática de
      nuestro Registro Civil no logro consolidar estos
      requerimientos técnicos por falta de capacidad o por
      no mostrar interés en manejar estos procesos,
      existiendo hasta la fecha una total y absoluta dependencia de
      los consultores en materia de informática de la
      agencia UPD de la
      Organización de los Estados Americanos (OEA).

      No bastara que el ciudadano comparezca ante ELRegistrador
      Civil Municipal a inscribir una defunción, y una vez
      procesada hacer referencia en el sistema de
      informática que el inscrito ya ha fallecido esa
      indicación se consigna en la base de
      datos del nacimiento del fallecido, sin que previamente
      se haya realizado la
      comunicación para elaborar la anotación
      marginal que haga referencia en la inscripción que esa
      persona ha
      fallecido.

      Esto tiene implicaciones especialmente negativas en el
      proceso de elaboración del Censo Nacional Electoral
      especialmente en lo relativo a la actividad de
      depuración o exclusión de los ciudadanos
      fallecidos, el sistema de informática debe tener
      aplicaciones que solo a través de la adición de
      la información del fallecido sustentada en la comunicación municipal correspondiente
      y posterior inserción de la nota marginal y como
      reiteramos una vez que se ha realizado la referencia en
      mención en la inscripción de nacimiento.

      Se ha observado que basta en algunos casos que el
      declarante o el Registrador Civil Municipal consignen
      erróneamente el número de tarjeta de identidad
      del fallecido aún cuando los nombres y apellidos del
      fallecido sean correctos para que se le haga la referencia de
      defunción en el sistema de informática al
      titular del número de identidad que se
      proporcionó erróneamente, esto se produce por
      no observar los procesos y la normativa registral es
      típica la actitud
      dictatorial de los técnicos en informática en
      imponer criterios técnicos de los procesos
      señalados, cuando en la filosofía de trabajo de
      los nuevos procesos de informática los técnicos
      de estas área solo deben respaldar a los responsables
      del área registral para que con sus criterios y
      aplicaciones de este proceso sea la base de
      sustentación para la elaboración de los
      programas de informática que se requieren.

    3. Todos los procesos que requieran la elaboración de
      aplicaciones de informática para la modernización
      del Registro Civil, necesita como acción previa antes de los inicios del
      proceso de informática que los técnicos en esta
      materia conozcan los procesos registrales y los fundamentos
      técnicos legales y reglamentarios mediante el cual son
      regulados para concretar un proceso integral que capte no solo
      la información requerida en el proceso de
      inscripción, actualización y certificación
      de la información del Registro Civil, sino que este
      proceso se debe realizar en armonía a estos
      requerimientos, así tendremos a demás de un
      Registro Civil moderno algo mas sustancial que toda la
      información procesada, este sustentada y documentada de
      acuerdo a lo que se establece en las recomendaciones de las
      tareas del proceso registral por ejemplo:
    4. Imponer decisiones por parte de las autoridades electorales
      de las cuales dependen algunos organismos de Registro Civil en
      Latinoamérica para la implementación de procesos
      de modernización sin tomar en consideración las
      opiniones técnicas y legales de las autoridades del
      Registro Civil recientemente en la República Dominicana
      el Director del Registro Civil expresaba lo siguiente "Antes de
      iniciar el proceso de modernización del Registro Civil
      es necesario implementar el proceso de la actualización
      integral de la información de las inscripciones de los
      hechos y actos del estado civil."

    Cuando se inicia este proceso de modernización, es
    necesario verificar los periodos de información
    consolidados en la base de datos y a partir
    de estos datos reducir al máximo los periodos que no han
    sido actualizados para asegurar que al iniciar este proceso de
    informatización los servicios que
    accederá el usuario en lo relativo a las certificaciones
    de los hechos y actos debe ser universal en el ámbito
    cronológico de toda la información existentey que
    servira para la emision de las certificaciones de:

    1. Nacimientos
    2. Matrimonios
    3. Defunciones
    4. Adopciones (Con las limitaciones que la legislaciones que
      cada país establezca)
    5. Naturalizaciones
    6. Y con la información de todos los datos que hacen
      referencia a la actualización del estado civil.

    La experiencia hondureña ha reflejado que las
    autoridades del Registro Civil en el pasado concentraron sus
    esfuerzos en obtener financiamientos para la adquisición
    de equipos de informática teniendo prioridad en la
    emisión de certificaciones de nacimiento mas por un
    interés electoral que Registral.

    Es de reconocer que las solicitudes de certificaciones de
    nacimiento constituyen la mayor demanda de
    documentos del
    Registro Civil pero por haber consolidada la actualización
    de la información hasta determinado periodo causa
    desaliento en los usuarios del Registro Civil ya que muchas
    certificaciones emitidas los datos básicos no aparecen por
    estar incompletos y de las cuarenta oficinas de Registro Civil
    informatizadas solo en el Registro Civil de la capital se
    pueden actualizar o adicionar la información incompleta
    por tener respaldos documentales a nivel nacional, no así
    en el resto de oficinas que solo se limitan a actualizar la
    información de su jurisdicción por contar solamente
    con los tomos originales como respaldo documental.

    4) Si las autoridades de los Registros Civiles
    han determinado informatizar los servicios del Registro Civil y
    observar algunas recomendaciones sugeridas anteriormente tienen
    que prever las asignaciones presupuestarias correspondientes para
    asegurar los insumos y materiales
    necesarios para su normal funcionamiento.

    A los pocos meses de haberse informatizado el Proceso
    Registral comenzó a paralizarse la atención al público por no tener
    tinta para las impresoras
    láser y
    papel de seguridad para la
    emisión de certificaciones de las actas del Registro
    Civil.

    Es de reconocer que a partir de las Reformas institucionales
    donde se ha establecido una nueva estructura
    jerárquica en el Registro Civil Hondureño esta
    falencia administrativa no se ha presentado como un elemento
    negativo.

    5) La implementación de la mecanización o
    informatización de los Registros Civiles requieren
    procesos de interconexión por medios
    electrónicos al servidor de la
    oficina
    central del Registro Civil hasta ahora la experiencia
    hondureña a sido deficiente ya que a pesar que el
    país cuenta con una amplia infraestructura de telecomunicaciones en los municipios donde existe
    servicio
    informatizado a donde se accede a servicios de
    Internet o redes de comunicación
    electrónica de transmisión de datos
    que provee la estatal empresa de
    Telecomunicaciones y empresas privadas
    especializadas en esta área, los procesos de
    emigración de datos a la oficina central son remotos y
    para integrarlos técnicos de la institución deben
    desplazarse a esas oficinas municipales para realizar las
    acciones
    técnicas y luego en la oficina central integrarlos a la
    base de datos de la oficina de informática.

    Existiendo un margen de errores y omisiones en este proceso
    que en algunos casos no integra la información con las
    adiciones realizadas posteriormente de la información de
    la base de datos en la oficina municipal del Registro Civil.

    6) Tomar la decisión por parte de las
    Autoridades del Registro Civil para la modernización de
    las oficinas del Registro Civil a nivel local a través de
    la informatización de la inscripción y
    emisión de certificaciones de los hechos y actos del
    Estado Civil impone la implementación de procesos
    permanentes de auditoria de las bases de datos
    del sistema informático en diversos niveles tales
    como:

    1. Auditoria de las modificaciones de la información
      del Registro Civil, efectuados por el Registrador civil
      municipal y su personal auxiliar los cuales tienen asignados
      claves de acceso para realizar estos procesos
      registrales
    2. Auditoria a los responsables del área de
      informática en virtud que desde sus áreas de
      trabajo pueden modificar datos sin estar autorizados y sin
      contar con los respaldos documentales correspondientes.
    3. Auditoria a la integridad y seguridad del sistema
      electrónico del Registro Civil para evitar
      adulteraciones o adiciones en la base de datos del Registro
      por elementos externos a la Institución que puedan
      acceder al banco de
      datos por medio de Internet,
      intranet o
      cualquier otro medio electrónico existente, si los
      procesos de envío de la información de los
      Registros Civiles mecanizados remotos es físico
      verificar los procedimientos de remisión de los
      discos
      duros o medios
      magnéticos en que se depositen, si se realizan con
      todos los protocolos
      de seguridad que existan en caso de extravío, hurto o
      robo garantizando que no se podrá acceder a copiar o
      transferir electrónicamente estos datos por elementos
      externos de los Registros Civiles, ya en América
      Latina hay muchos antecedentes funestos de venta
      ilegal de bases de datos personales de los sistemas
      de Registro Civil , electoral para fines comerciales o
      controles migratorios de determinados países .

    7) En virtud que los procesos de actualización
    de los hechos y actos del Estado Civil son permanentes, las
    autoridades del Registro Civil deben asegurar que en la
    legislación, reglamentos y procesos registrales se asegure
    la dinámica constante del flujo de la
    remisión de la base de datos en forma física o
    electrónica, remisión de los tomos duplicados de
    papel de las inscripciones de los hechos y actos sujetos a
    inscripción a la oficina central del Registro Civil y del
    envío de las comunicaciones
    municipales de anotación marginal a los Registros Civiles
    Municipales que correspondan y los duplicados de estas
    comunicaciones a las oficinas centrales de la Institución
    del Registro Civil.

    La División de Registro Civil y estadísticas
    vitales órgano del sistema de la Organización de las Naciones Unidas
    (ONU) ha
    establecido en documentos relativos a recomendaciones
    técnicas sobre estándares institucionales, política
    institucional de preservación de los documentos
    físicos y archivos
    electrónicos de los sistemas del Registro Civil, que la
    informatización de los Registros civiles tienen su
    talón de Aquiles en la vulnerabilidad de sus bases de
    datos que pueden ser modificados por funcionarios y empleados
    corruptos por lo que se sugiere procesos de auditoria integrales
    como los señalados en las recomendaciones Técnicas
    y una remuneración digna y estabilidad laboral.

    La experiencia hondureña ha reflejado la debilidad o
    vulnerabilidad de la base de datos de los hechos y actos del
    Estado Civil no por falta de programas y aplicaciones al sistema
    electrónico si no por no existir las decisiones
    administrativas y técnicas para realizar estas actividades
    como una rutina periódica y en diferentes niveles del
    sistema como se ha sugerido la ausencia de esta buena
    práctica de auditoria registral ha tenido efectos
    negativos al causar un daño
    institucional en cuanto a la integridad de sus documentos y a la
    seguridad jurídica resultado de las alteraciones o
    supresión de datos por intereses personales o sectarios o
    del crimen organizados que por un pago logran que se modifiquen
    datos que no corresponden al respaldo documental que obra en
    poder de los
    archivos del Registro Civil.

    Que esta experiencia en el proceso de informatización
    sirvan para realizar los correctivos que urgen implementar en el
    Registro Civil Hondureño y que se utilicen como
    antecedentes para que los países en cuyos registros
    civiles inician estos procesos de informatización eviten
    cometer las malas prácticas registrales antes
    señaladas.

    Que el intercambio de estas experiencias sirvan para optimizar
    las tareas de los registros civiles y que las Agencias de
    Cooperación Internacional ubiquen su ayuda con la
    asesoría técnica que contribuya a mejorar los
    procesos registrales y que este aporte se condicione a que los
    Organismos de los Registros civiles cumplan con los
    requerimientos técnicos y administrativos necesarios para
    el éxito
    de estos procesos que son impostergables por la preeminencia en
    la aplicación de los sistemas de informática en
    todos los procesos institucionales del ámbito privado y
    estatal.

    Este proceso tecnológico que fortalece y dinamiza el
    Registro Civil debe estar en armonía al instrumento
    jurídico que la regula, ninguna aplicación o
    proceso tiene preeminencia en su desarrollo si
    se violenta las disposiciones establecidas en el mismo.

     

    Elaborado por:

    Abogado Jorge Fernando Martínez Gabourel

    Oficial Capacitación Registro Civil Honduras

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