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La planificación




Enviado por Sussana Costa



    1. Definición
    2. Características de la
      planificación
    3. Ventajas de la
      planificación
    4. Desventajas de la
      planificación
    5. Principios de de la
      planificación
    6. Principios de la
      administración aplicados en la
      planificación.
    7. Importancia de la
      planificación
    8. Tipos de
      planes


    DEFINICIÓN:

    La planificación desde el punto de vista de
    diferentes pioneros de la
    administración:

    • George Terry

    "La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto
    al futuro para formular las actividades necesarias para realizar
    los objetivos
    organizacionales."

    • Idalberto, Chiavenato

    "La planificación es una técnica para
    minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la
    empresa."

    • David, Ewing

    "La planificación es en gran medida la tarea de
    hacer que sucedan cosas que de otro modo no
    sucederían"

    La planificación es la primera función
    administrativa porque sirve de base para las demás
    funciones.
    Esta función determina por anticipado cuáles son
    los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para
    alcanzarlos; por tanto, es un modelo
    teórico para actuar en el futuro. La planificación
    comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
    necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La
    planificación determina donde se pretende llegar, que debe
    hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

    Las premisas de la
    planificación.

    CARACTERÍSTICAS DE LA
    PLANIFICACIÓN
    :

    Las características más importantes de
    la planificación son las siguientes:

    1. La planificación es un proceso
      permanente y continuo: no se agota en ningún plan de
      acción, sino que se realiza continuamente
      en la empresa.
    2. La planificación está siempre orientada
      hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la
      previsión.
    3. La planificación busca la racionalidad en la
      toma de
      decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la
      planificación funciona como un medio orientador del
      proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la
      incertidumbre inherente en cualquier toma de
      decisión.
    4. La planificación busca seleccionar un curso de
      acción entre varias alternativas: la
      planificación constituye un curso de acción
      escogido entre varias alternativas de caminos
      potenciales.
    5. La planificación es sistemática: la
      planificación debe tener en cuenta el sistema y
      subsistemas que lo conforman; debe abarcar la
      organización como totalidad.
    6. La planificación es repetitiva: incluye pasos
      o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro
      mayor: el proceso
      administrativo.
    7. La planificación es una técnica de
      asignación de recursos: tiene
      por fin la definición, el dimensionamiento y la
      asignación de los recursos
      humanos y no humanos de la empresa, según se haya
      estudiado y decidido con anterioridad.
    8. La planificación es una técnica
      cíclica: la planificación se convierte en
      realidad a medida que se ejecuta. A medida que va
      ejecutándose, la planificación permite
      condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva
      planificación con información y perspectivas
      más seguras y correctas.
    9. La planificación es una función
      administrativa que interactúa con las demás;
      está estrechamente ligada a las demás funciones
      – organización, dirección y control
      – sobre las que influye y de las que recibe influencia en
      todo momento y en todos los niveles de la
      organización.
    10. La planificación es una técnica de
      coordinación e integración: permite la
      coordinación e integración de varias actividades
      para conseguir los objetivos previstos.
    11. La planificación es una técnica de
      cambio e
      innovación: constituye una de las mejores
      maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en
      una empresa,
      definidos y seleccionados con anticipación y debidamente
      programados para el futuro.

    VENTAJAS DE LA
    PLANIFICACIÓN

    Existen muchas ventajas para la planificación que
    deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de
    cualquier organización. Entre las cuales podemos mencionar
    las siguientes:

    1. Requiere actividades con orden y propósito. Se
      enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y
      se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
    2. Señala la necesidad de cambios futuros. La
      planificación ayuda al gerente a
      visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos
      clave para posible una posible
      participación.
    3. Contesta a las preguntas "y que pasa si…"
      Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a
      través de una complejidad de variables
      ver e intuir los posibles planes de contingencia.
    4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta
      para cerciorarse que la planificación esta dando los
      resultados buscados.
    5. Estimula la realización. El hecho de poner los
      pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que
      hace los planes la orientación y el impulso de realizar
      y lograr los objetivos.
    6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta
      comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente
      para ver las relaciones de importancia, obtiene un
      entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la
      base que apoya a las actividades administrativas.
    7. Aumenta y equilibra la utilización de las
      instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se
      dispone.
    8. Ayuda al gerente obtener status. La
      planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar
      una dirección confiada y agresiva.

    DESVENTAJAS DE LA
    PLANIFICACION

    Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del
    uso de la planificación.

    1. La planificación está limitada por la
      exactitud de la información y de los hechos futuros. La
      utilidad de un
      plan está afectada por la corrección de las
      premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo
      las cuales fue formulado el plan cambian en forma
      significativa, puede perderse gran parte del valor del
      plan.
    2. La planificación cuesta mucho. Algunos
      argumentan que el costo de la
      planificación excede a su contribución real.
      Creen que seria mejor gastar el dinero en
      ejecutar el trabajo
      físico que deba hacerse.
    3. La planificación tiene barreras
      psicológicas. Una barrera usual es que las personas
      tienen más en cuenta el presente que el
      futuro.
    4. La planificación ahoga la iniciativa. Algunos
      creen que la planificación obliga a los gerentes a una
      forma rígida de ejecutar su trabajo.
    5. La planificación demora las acciones.
      Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones
      desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar
      el tiempo
      valioso reflexionando sobre la situación y
      diseñando un plan.
    6. La planificación es exagerada por los
      planificadores. Algunos críticos afirman que quienes
      hacen la planificación tienden a exagerar su
      contribución.
    7. La planificación tiene limitado valor
      práctico. Algunos afirman que la planificación no
      solo es demasiada teórica.

    PRINCIPIOS DE LA
    PLANIFICACIÓN

    Los principios de la
    planificación más importantes son los
    siguientes:

    • Principio de la contribución a objetivos
      – el objetivo de
      los panes y sus componentes es lograr y facilitar la
      consecución de los objetivos de la organización,
      con interés
      particular en alcanzar el objetivo principal.
    • Principio de la primacía de la
      planificación – la primera función
      administrativa que desempeña la gerencia es
      la planificación, que facilita la organización,
      la dirección y el control.
    • Principio de la iniciación de la
      planificaciones la alta gerencia – la
      planificación tiene su origen en la alta gerencia,
      porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la
      organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por
      la planificación.
    • Principio de la penetración de la
      planificación – la planificación abarca
      todos los niveles de la empresa.
    • Principio de la eficiencia de
      operaciones
      por planificación – las operaciones eficientes se
      pueden efectuar mediante un proceso formal de
      planificación que abarca objetivos, estrategias,
      programas,
      políticas, procedimientos
      y normas.
    • Principio de la flexibilidad de la
      planificación – el proceso de planificación
      debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto,
      debe haber flexibilidad en los planes de la
      organización.
    • Principio de sincronización de la
      planificación – los planes a largo plazo
      están sincronizados con los planes a mediano plazo, los
      cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par
      alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la
      organización.
    • Principio de los factores limitantes – la
      planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes
      (mano de obra, dinero,
      máquinas, materiales y
      administración) conjuntándolos
      cuando elaboren los planes.
    • Principio de estrategias eficaces – una
      guía para establecer estrategias viables consiste en
      relacionar los productos y
      servicios de
      la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de
      los consumidores.
    • Principios de programas eficaces – para que los
      programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la
      planificación a corto y largo plazo y debe n estar
      integrados a la planificación estratégica,
      táctica y operacional.
    • Principios de políticas eficaces – las
      políticas se basan en objetivos de la
      organización; mediante estas es posible relacionar
      objetivos con funciones, factores físicos y personal de la
      empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y
      suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias
      de políticas superiores.

    PRINCIPIOS
    DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADOS A LA
    PLANIFICACIÓN

    En su enfoque prescritivo y normativo, los
    autores clásicos y neoclásicos defienden la
    aplicación de principios universales que deben ser el
    norte de la planificación. Estos principios se refieren a
    la mejor manera de realizar la planificación. Entre los
    innumerables principios señalados por los diversos autores
    destacan dos:

    1. Principio de la definición del objetivo: la
      planificación que comienza luego de determinar la idea
      de lo que pretende realizar, o de la fijación del
      objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u
      objetivo. La finalidad de la planificación es determinar
      quien, cuando y como se alcanzara la idea o el
      objetivo.
    2. Principio de la flexibilidad de planificación:
      la planificación no termina con el comienzo de la
      actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente
      y aplicable a las actividades que no están en
      funcionamiento como a las que si lo están. Debe tener
      cierta flexibilidad, puesto que su ejecución puede
      mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden
      corregirse durante el desarrollo.

    IMPORTANCIA DE LA
    PLANIFICACIÓN

    En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones
    reconocen la importancia de la planificación para su
    crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si
    los gerentes definen eficientemente la misión de
    su organización estarán en mejores condiciones de
    dar dirección y orientación a sus actividades. Las
    organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan
    más sensibles ante un ambiente de
    constante cambio.

    Supone un marco temporal de tiempo más largo que
    otros tipos de planificación. Ayuda a orientar las
    energías y recursos hacia las características de
    alta prioridad.

    Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta
    gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto
    de vista más amplio, tiene la visión necesaria para
    considerar todos los aspectos de la organización.
    Además se requiere adhesión de la alta
    dirección para obtener y apoyar la aceptación en
    niveles más bajos.

    Propicia el desarrollo de la empresa al establecer
    métodos de
    utilización racional de los recursos. Reduce los niveles
    de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más
    no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las
    contingencias que se presenten, con las mayores garantías
    de éxito.
    Mantiene una mentalidad futurista teniendo más
    visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar
    las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y
    aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la
    eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el
    trabajo no productivo y se obtiene una identificación
    construtiva de los problemas y
    las potencialidades de la empresa.

    Por ultimo, cabe destacar que la planificación es
    la primera función del proceso administrativo, por tanto,
    realizar una buena planificación conlleva a tener una
    buena organización, dirección y control de la
    empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento
    efectiva.

    TIPOS
    DE PLANES

    El plan es un producto de la
    planificación, es un resultado inmediato, es el evento
    intermedio entre el proceso de planificación y el proceso
    de implementación del mismo. El propósito de los
    planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de
    una secuencia lógica
    de eventos. Los
    planes deben responder al qué (objeto), cómo
    (medios),
    cuándo (secuencia), dónde (local) y por
    quién (ejecutante o persona).

    Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos
    ó metas, políticas, procedimientos, métodos,
    programas y presupuestos.
    Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores
    planes, las más importantes son las políticas y los
    programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los
    procedimientos.

    • OBJETIVOS

    Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia
    los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto
    o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular
    los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia
    el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los
    objetivos son las metas que se quiere alcanzar con
    relación a los inversionistas, a los consumidores, al
    personal, entre otros.

    Un departamento puede tener sus propios objetivos,
    siendo diferentes a los que constituyen el plan básico de
    la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de
    los de la organización. Los objetivos o metas son planes y
    requieren de un proceso de planeación
    al igual que el resto de los planes.

    • POLÍTICAS

    Son planes en la medida en que constituyen reglas o
    normas que permiten conducir el pensamiento y
    la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto
    donde los administradores deben ser sagaces para que los
    subordinados no acepten como políticas una serie de
    pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y
    usualmente las políticas se apoyan y precisan los
    objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las
    políticas generales de la empresa son tomadas por el
    consejo de administración, en las cuales se basaran las
    políticas de los departamentos

    Todas estas delimitan un área o marco dentro del
    cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean
    sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual
    que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de
    políticas, entre ellas tenemos: políticas de
    promoción interna, de competir con base en
    los precios,
    políticas en publicidad o
    políticas departamentales, como el contratar los
    ingenieros egresados de las universidades o impulsar la
    participación de los empleados para contribuir con la
    cooperación.
    Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta
    que:

    1. Cuando se elaboren las políticas debe tenerse
      en cuenta la opinión de quienes a
      aplicarlos.
    2. Las políticas deben declararse por
      escrito.
    3. Debe ser difundidos y revisadas
      periódicamente, la interpretación de estas debe ser uniforme
      en toda la organización.
    4. Existen políticas sobre producción, finanzas,
      relaciones
      públicas, etc.
    5. Existen políticas relacionas con
      planeación, control, organización, favorecen, la
      coordinación y el trabajo en
      equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la
      elaboración de criterios e iniciativa pero dentro de
      unos limites.
    • PROCEDIMIENTOS

    Son planes por que establecen un método o
    forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son
    planes relacionados con métodos de trabajo o
    ejecución. Sirven como guías de acción mas
    que de pensamiento pues señalan el cómo deben
    hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos
    corresponden a planes operacionales y se representan a
    través de flujo gramas.

    ¿Cómo se relacionan los procedimientos y
    los planes?

    Ilustrativamente podemos explicar esta relación
    apelando a otro ejemplo más de Koontz:

    La política de la
    compañía X concede vacaciones a los empleados, los
    procedimientos establecidos para llevar acabo esta
    política deben distribuir las vacaciones para evitar
    interrupciones en el trabajo, establecer salarios de
    vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus
    vacaciones, etc.

    Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan
    la línea departamental, es decir, que pasan del
    departamento de producción al departamento de ventas, al de
    finanzas, etc.

    • METODO

    El método es fundamental para toda acción,
    el cual puede definirse como la manera prescrita para el
    desempeño de una tarea dada con consideración
    adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de
    tiempo, dinero y esfuerzo.

    Un método trata con una tarea que comprende un
    paso en un procedimiento y
    específica como se va ejecutar este paso. Por lo general
    esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos
    de un empleado que se dedica a una tarea especifica.

    • PRESUPUESTO

    Constituye un planteamiento de resultados esperados
    expresados en términos numéricos, están
    relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos
    de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden
    estar expresados en términos financieros o en
    horas-hombre,
    horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de
    gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque
    el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una
    medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los
    planes.

    Los presupuestos pueden ser planes estratégicos
    si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de
    tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una
    unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes
    operacionales. Si su dimensión es local y de corto
    plazo.

    • PROGRAMAS

    Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la
    correlación que se da entre este último con las
    actividades que deban llevarse a cabo. También pueden
    definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas,
    procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una
    acción específica, la programación puede
    variar ampliamente e ir desde programas de pequeño
    tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para
    programar actividades, hasta programas complejos o de gran
    tamaño, en donde ya se requieren técnicas
    matemáticas, bases de datos,
    etc.

    Un programa primario
    puede requerir muchos programas derivados de la planeación
    de los negocios, por
    ejemplo es extraño encontrar un programa que se sostenga a
    sí mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo
    que hace muy difícil la planeación. Es por esto que
    la planeación coordinada requiere de ciertas habilidades
    administrativas que permitan el logro de los
    objetivos.

    • SEGÚN SU FIN
    • NUEVOS

    Es aquella planificación que se pretende
    plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio
    previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se
    desarrolla un nuevo plan.

    • VIGENTES

    Son aquellos planes que ya están establecidos, y
    se están ejecutando.

    Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio
    para determinar su de efectividad a trabes de otro función
    administrativa el control y poder saber si
    se lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar posibles
    fallas este podrá ser corregido.

    • CORRECTIVOS

    Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los
    ya establecidos con anterioridad, por lo general son correcciones
    en pequeñas fallas en los planes actuales. En estos planes
    se determina las posibles fallas que no permitirían
    alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los
    planes vigentes.

    • SEGÚN SU USO
    • UNA SOLA VEZ

    Estos planes hacen referencia a los que se establecen
    para lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es
    decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea
    única, que no se repetirá o por los menos no se
    repetirá en un periodo de tiempo largo.

    • VARIAS VECES

    Son los planes que se desarrollan con la finalidad de
    ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de
    planificación cíclica por al ser ejecutada en su
    totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es
    una planificacion continua.

    • SEGÚN SU PERÍODO DE
      REALIZACION

    Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente
    en los siguientes períodos:

    • CORTO PLAZO

    También llamada planificación operativa;
    se lleva a efecto en cada planta y almacén.
    Es una extensión de la planificación a mediano
    plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los
    relacionados con los niveles de producción
    específicos durante el período no mayor a un
    año.

    Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas
    suministrados por mercadotecnia.

    • MEDIANO PLAZO

    Es un subconjunto de la planificación a largo
    plazo.

    Se centra en las mismas áreas que la
    planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de
    tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados
    financieros pro forma en este período son más
    detallados que aquellos para la planificación a largo
    plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a
    largo plazo de la organización al desarrollar planes
    financieros más específicos. El resultado de este
    nivel de planeación sirve como entrada para la
    planeación a corto plazo.

    Se relaciona primordialmente con la planificación
    financiera, de manera que pueda colocar a la organización
    en la mejor postura financiera para materializar las
    oportunidades descubiertas por la planificación a largo
    plazo.

    • LARGO PLAZO

    Su parte central está formada por las
    consideraciones estratégicas en cuanto a oportunidades
    futuras de mercado y a
    productos nuevos para satisfacerlas. Una característica
    distintiva de este tipo de planificación es el descubrir
    oportunidades, y después desarrollar estrategias y
    programas efectivos para capitalizar dichas
    oportunidades.

    Se concentra en la extrapolación de datos recopilados
    de fuentes
    externas e internas para proyectar la información
    relacionada con la comercialización y distribución, técnica y de
    instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos.
    Comienza con un entendimiento realista de los mercados,
    productos, plantas, almacenes,
    márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión,
    flujo de
    efectivo, disponibilidad de capital,
    capacidades de ingeniería y habilidades y capacidades del
    personal

    BIBLIOGRAFÍA

    • CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la
      teoría general de la
      administración
      . Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill
      Interamericana .México 1999. Paginas. 320 – 321,342 –
      344.
    • TERRY, George. Principios de
      administración.
      Quinta edición. Editorial
      Continental s.a de c.v.
      México. 1986. Paginas. 195-198,
      229-235.
    • GOMEZ, Guillermo. Planeación y
      organización de empresas
      . Cuarta edición.
      Editorial Mc Graw – Hill Interamericana .México
      1994. Paginas 29-31

     

    Sussana Costa

    La planificación

    Administración

     

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