- Por qué es necesario
analizar las leyes y reglamentaciones - Leyes Relativas al Sistema del
Registro Civil - Legislación que rige el
Registro Civil - Requisitos para que varias
instituciones tengan acceso a los Registros o datos del
Registro Civil - Requisitos para la
seguridad de las copias - Requisitos de acceso
público - Requisitos de
Retención de documentos - Requisitos de
obtención de información
- Por qué
es necesario analizar las leyes y
reglamentaciones Los Registros
Civiles no pueden hacer todo lo que los administradores
quisieran que se desarrollara, existen requisitos sobre el
funcionamiento de los Registros, la información que es preciso inscribir
quien debe realizarla, como esta se inscribe.Todo esto esta establecido en las leyes y
reglamentos que rigen o regulan el Registro
Civil.En algunos casos están leyes especifican
actividades que son totalmente ajenos a la Política Pública; en
consecuencia la noción no obtiene beneficio alguno
de ella.Utilizar equipos modernos para acelerar procesos
establecidos por esta ley pero
que carecen de sustentación, es oneroso y poco
eficaz que eliminar ese procedimiento.A veces los Registros no pueden utilizar tecnología moderna para resolver
problemas porque la legislación
especifica o detalla una norma o técnica que no se
ajusta a la nueva tecnología.Los problemas de esta naturaleza se resuelven de manera eficaz
reformando a la ley que haciendo a un lado el uso de nueva
tecnología o estableciendo dos sistemas
paralelos.El cumplimiento de muchas leyes depende de
referencias en el Registro Civil, Herencias, mayoría
de edad, relación entre miembros de la
familia, etc.Estas leyes deben ser analizadas detalladamente
por su contenido político público
particularmente a lo que se refiere a los medios
alternativos de establecer registros validos y el costo de
restituir registros perdidos, estas medidas incluyen un
análisis de las repercusiones de
política pública que tiene cada ley,
especialmente en tanto afectar el tiempo
requerido, la complejidad del proceso
legal y otros posibles cargos, en términos mas
generales los códigos tales como El Código de Procedimiento Civil y el de
Procedimiento Penal deben ser examinados en detalle para
determinar que establece la legislación al respecto,
es notable cuantos proyectos de reforma del Registro Civil
adoptan Sistemas Modernísimos será que se
haya modificada las leyes que estipulan que conforme a la
ley solo se pueden aceptar registros en papel.- Leyes Relativas al
Sistema
del Registro Civil.Además de la legislación que se
refiere al registro civil, algunas leyes y reglamentaciones
pertinentes rigen directamente el funcionamiento del
Registro Civil, esas normas
inciden directamente en la determinación de
tecnología a utilizar y en la determinación
de si los nuevos procesos y tecnologías mejoran
efectivamente el funcionamiento del Registro.Podría producirse una situación en
que los antiguos procedimientos dispuestos por ley
sencillamente coexistan con las nuevas
tecnologías reduciendo considerablemente el
efecto de la reforma.En general la mayoría de las leyes sobre
Registro Civil destacan de muchos años antes de los
sistemas del Registro moderno, en particular se refieren a
técnicas de registro en papel e
inscripciones manuales,
pluma sello, máquina de escribir, los que formulan
las leyes sobre registro lo hicieron basándose en la
disponibilidad de los archivos de
papel y la garantía que estos ofrecían la
confianza implícita en el papel ha llevado a leyes y
reglamentos que determinan gran parte de la aparente
ineficiencia de los actuales sistemas de Registro en
particular*Duplicación física de archivos de otras instituciones.
* Copias múltiples de documentos en la misma
institución.*Retención indefinida en la documentación en la misma
institución.* La entrada manual
de información en libros
con páginas numeradas consecutivamente. - Legislación que rige el Registro
Civil.Conforme al antiguo sistema en papel dos
instituciones pueden mantener copia de documentos solo si
existen dos copias en papel, igualmente usará una
copia fotográfica o fotocopiada requiere un sistema
de seguridad diferente del sistema de firma
personal, para que dos instituciones tengan
documentados archivos en un sistema basado en papel, debe
haber por lo menos dos opias del original o debe haber un
sistema de sancionado legalmente - Requisitos para
que varias instituciones tengan acceso a los Registros o
datos del
Registro Civil. - Requisitos para la seguridad de las
copias.
Sin embargo en un sistema computarizado el sistema de
convalidación se produce antes de procesar la
información al sistema y la segunda institución
solo necesita acceso al sistema de computación de la primera los métodos
de acceso a la información pueden ser seguros de
diversas formas mas eficaces que las copias a mano, por
ejemplo: los documentos pueden codificarse para lectura
solamente y pueden archivarse en diskets, CD room o
cintas de computadoras
y pasarse de un departamento u organismo a otro.
Asimismo los métodos de acceso a la
información pueden incluir conexiones de lectura
solamente para redes de áreas
locales o de gran amplitud con acceso y tiempo real a la
información del organismo donde se origina la
información para establecer tales procedimientos, sin
embargo las leyes y reglamentaciones deben cambiarse a fin de
permitir que los registros electrónicos satisfagan los
requisitos legales, un país puede contemplar planes
complejos de automatización cuando su
legislación claramente establece que un documento es
legalmente valido solo si esta escrito en papel y consta en un
libro
encuadernado.
En ese país la automatización
producirá en el mejor de los casos un sistema paralelo
que acelerara algunos tramites extraoficiales.
F.
Requisitos de acceso público.
La política del Registro Civil en cuanto al
acceso público tiene un efecto importante sobre la
seguridad de los documentos en los casos que el acceso al
público es amplio generalmente existen múltiples
copias de documentos en el registro puesto que es redituable
hacer copias y circularlos.
Algunos requisitos ponen la información a
disposición en diferentes dispositivos de almacenamiento, por tal motivo la
información que requiere el registro debe ser objeto de
cuidadoso análisis de la política
pública.
G.
Requisitos de Retención de documentos.
Las leyes que rigen la mayoría de los sistemas de
Registro basado en papel no tienen ninguna regulación
clara respecto a la destrucción de archivos , a
excepción de Honduras que en su legislación lo
regula.
Esto ha producido una crisis en el
almacenamiento de archivos en muchos registros civiles
latinoamericanos.
Como el número de personas que vive en un
país latinoamericano solo puede aumentar cada día
hay mayor número de archivos de papel que mantener
.
Se guardan en locales que son caros y están
dilapidados. Los registros raramente cumple su cometido legal de
salvaguardar archivos que por lo común están en
proceso de deterioro debido a la presencia de insectos, humedad o
descomposición del papel , la fusión de
tecnologías viejos y nuevos puede agravar el daño
por ejemplo los tomos enormes que deberán abrirse con sumo
cuidado e inscribirse con una pluma ahora se abren con descuido y
se vuelcan boca abajo para fotocopiar, muchos registros civiles
han deteriorado los tomos al no poseer la tecnología
adecuada de microfilm para procesar los folios sin
desencuadernarlos ya que el efecto es traumático porque
habrá que encuadernarlo nuevamente proceso lento y que se
cuenta con escaso personal para esa tarea.
Los méritos de la disposición de los
archivos se han argumentado ampliamente.
Todo el mundo esta de acuerdo en que debe retenerse los
archivos de actualidad en algunos casos la decisión es
fácil porque los archivos tienen una utilidad
limitada, principio que no se ajusta ya que no importa tan
antiguo documento pero tiene igual importancia para el Registro
civil que una reciente .
El valor
jurídico e histórico de los archivos del Registro
civil es irrefutable bajo tal circunstancia ninguna autoridad del
registro civil podrá limitar después de cierto
período su valor legal ni mucho menos eliminar estos
archivos o inscripciones.
Favorablemente las tecnologías han cambiado
sustancialmente los costos y
beneficios, la indudable importancia de estos archivos en el
corto plazo y la necesidad de compartirlos entre instituciones
hace preciso transformarlos en imagen de
computadora.
Mediante lector óptico o ingresarlos a la computadora
en forma digital para lectura a máquina, así es
más barato discernir los datos de un
CD-ROOM o disco óptico, aunque se estima que la
vida de estos medios de almacenamiento es de 50 años es
simple y práctico mantener un programa
práctico para renovarlos, además en el área
de informática donde la descripción anual de los componentes es de
alrededor el cincuenta por ciento la única producción segura sobre la
tecnología del almacenamiento dentro de cincuenta
años es que será más barata.
Es importante recomendar que si los sistemas de Registro
Civil tiene respaldada la información de las inscripciones
en microfilm se recomiendan los siguientes aspectos
técnicos:
- Conservar en un ambiente
adecuado el archivo
general de documentos microfilmados. - Conservar los equipos lecturas para evacuar
consultas. - Realizar la transferencia de la información
microfilmada. - Conservar un duplicado del Archivo de microfilm en
un área física distante del archivo general de
datos microfilmados, previendo situaciones de calamidad o
fortuitos que dañara la documentación del
Registro Civil o la primera copia del microfilm.
Requisitos de obtención de
información
Toda la información que recoge el Registro Civil
tiene un costo que incluye los recursos del
Registro para recoger y archivar esa información y el
costo a los ciudadanos en términos de su tiempo en dar
información y el retraso de otras actividades mientras
obtienen información del Registro Civil.
Un Sistema de Registro Civil bien diseñado
tomaría en cuenta las distintas necesidades de
información de las instituciones públicas, pero
economizaría en el tiempo de los ciudadanos en registrar y
obtener información.
En tal sistema una vez que se obtuvo información
en un lugar, esta estaría disponible en todas las otras
etapas del sistema de Registro que lo requieran así por
ejemplo, si se requiere un huella digital para el Registro Civil
la oficina de
vehículos automotores que expide licencias de conducir o
la institución financiera que necesita confirmar la
identidad de
un cliente o usuario
del banco debe
poder acceder
a ese registro de huellas dactilares y no requerir un nuevo
procedimiento y conformar un archivo independiente.
En conclusión un Registro Civil cuyo archivado
estén integrados documentalmente, procesado digital y
electrónicamente y con la suscripción de convenios
con instituciones públicas y privadas contribuirá a
mejorar los procesos
administrativos y se constituirá en una fuente de
ingreso por la venta de servicios con
las restricciones establecidas en las leyes y reglamentos que
rigen de los Registros Civiles.
Elaborado por:
Lic. Jorge Fernando Martínez
Gabourel
Oficial de capacitación Registro Civil