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Análisis de las leyes y reglamentaciones que rigen el Registro Civil




Enviado por ahrbom



    1. Por qué es necesario
      analizar las leyes y reglamentaciones
    2. Leyes Relativas al Sistema del
      Registro Civil
    3. Legislación que rige el
      Registro Civil
    4. Requisitos para que varias
      instituciones tengan acceso a los Registros o datos del
      Registro Civil
    5. Requisitos para la
      seguridad de las copias
    6. Requisitos de acceso
      público
    7. Requisitos de
      Retención de documentos
    8. Requisitos de
      obtención de información

     

    1. Por qué
      es necesario analizar las leyes y
      reglamentaciones
    2. Los Registros
      Civiles no pueden hacer todo lo que los administradores
      quisieran que se desarrollara, existen requisitos sobre el
      funcionamiento de los Registros, la información que es preciso inscribir
      quien debe realizarla, como esta se inscribe.

      Todo esto esta establecido en las leyes y
      reglamentos que rigen o regulan el Registro
      Civil.

      En algunos casos están leyes especifican
      actividades que son totalmente ajenos a la Política Pública; en
      consecuencia la noción no obtiene beneficio alguno
      de ella.

      Utilizar equipos modernos para acelerar procesos
      establecidos por esta ley pero
      que carecen de sustentación, es oneroso y poco
      eficaz que eliminar ese procedimiento.

      A veces los Registros no pueden utilizar tecnología moderna para resolver
      problemas porque la legislación
      especifica o detalla una norma o técnica que no se
      ajusta a la nueva tecnología.

      Los problemas de esta naturaleza se resuelven de manera eficaz
      reformando a la ley que haciendo a un lado el uso de nueva
      tecnología o estableciendo dos sistemas
      paralelos.

      El cumplimiento de muchas leyes depende de
      referencias en el Registro Civil, Herencias, mayoría
      de edad, relación entre miembros de la
      familia, etc.

      Estas leyes deben ser analizadas detalladamente
      por su contenido político público
      particularmente a lo que se refiere a los medios
      alternativos de establecer registros validos y el costo de
      restituir registros perdidos, estas medidas incluyen un
      análisis de las repercusiones de
      política pública que tiene cada ley,
      especialmente en tanto afectar el tiempo
      requerido, la complejidad del proceso
      legal y otros posibles cargos, en términos mas
      generales los códigos tales como El Código de Procedimiento Civil y el de
      Procedimiento Penal deben ser examinados en detalle para
      determinar que establece la legislación al respecto,
      es notable cuantos proyectos de reforma del Registro Civil
      adoptan Sistemas Modernísimos será que se
      haya modificada las leyes que estipulan que conforme a la
      ley solo se pueden aceptar registros en papel.

    3. Leyes Relativas al
      Sistema
      del Registro Civil.

      Además de la legislación que se
      refiere al registro civil, algunas leyes y reglamentaciones
      pertinentes rigen directamente el funcionamiento del
      Registro Civil, esas normas
      inciden directamente en la determinación de
      tecnología a utilizar y en la determinación
      de si los nuevos procesos y tecnologías mejoran
      efectivamente el funcionamiento del Registro.

      Podría producirse una situación en
      que los antiguos procedimientos dispuestos por ley
      sencillamente coexistan con las nuevas
      tecnologías reduciendo considerablemente el
      efecto de la reforma.

      En general la mayoría de las leyes sobre
      Registro Civil destacan de muchos años antes de los
      sistemas del Registro moderno, en particular se refieren a
      técnicas de registro en papel e
      inscripciones manuales,
      pluma sello, máquina de escribir, los que formulan
      las leyes sobre registro lo hicieron basándose en la
      disponibilidad de los archivos de
      papel y la garantía que estos ofrecían la
      confianza implícita en el papel ha llevado a leyes y
      reglamentos que determinan gran parte de la aparente
      ineficiencia de los actuales sistemas de Registro en
      particular

      *Duplicación física de archivos de otras instituciones.

      * Copias múltiples de documentos en la misma
      institución.

      *Retención indefinida en la documentación en la misma
      institución.

      * La entrada manual
      de información en libros
      con páginas numeradas consecutivamente.

    4. Legislación que rige el Registro
      Civil.

      Conforme al antiguo sistema en papel dos
      instituciones pueden mantener copia de documentos solo si
      existen dos copias en papel, igualmente usará una
      copia fotográfica o fotocopiada requiere un sistema
      de seguridad diferente del sistema de firma
      personal, para que dos instituciones tengan
      documentados archivos en un sistema basado en papel, debe
      haber por lo menos dos opias del original o debe haber un
      sistema de sancionado legalmente

    5. Requisitos para
      que varias instituciones tengan acceso a los Registros o
      datos del
      Registro Civil.
    6. Requisitos para la seguridad de las
      copias.

    Sin embargo en un sistema computarizado el sistema de
    convalidación se produce antes de procesar la
    información al sistema y la segunda institución
    solo necesita acceso al sistema de computación de la primera los métodos
    de acceso a la información pueden ser seguros de
    diversas formas mas eficaces que las copias a mano, por
    ejemplo: los documentos pueden codificarse para lectura
    solamente y pueden archivarse en diskets, CD room o
    cintas de computadoras
    y pasarse de un departamento u organismo a otro.

    Asimismo los métodos de acceso a la
    información pueden incluir conexiones de lectura
    solamente para redes de áreas
    locales o de gran amplitud con acceso y tiempo real a la
    información del organismo donde se origina la
    información para establecer tales procedimientos, sin
    embargo las leyes y reglamentaciones deben cambiarse a fin de
    permitir que los registros electrónicos satisfagan los
    requisitos legales, un país puede contemplar planes
    complejos de automatización cuando su
    legislación claramente establece que un documento es
    legalmente valido solo si esta escrito en papel y consta en un
    libro
    encuadernado.

    En ese país la automatización
    producirá en el mejor de los casos un sistema paralelo
    que acelerara algunos tramites extraoficiales.

    F.
    Requisitos de acceso público.

    La política del Registro Civil en cuanto al
    acceso público tiene un efecto importante sobre la
    seguridad de los documentos en los casos que el acceso al
    público es amplio generalmente existen múltiples
    copias de documentos en el registro puesto que es redituable
    hacer copias y circularlos.

    Algunos requisitos ponen la información a
    disposición en diferentes dispositivos de almacenamiento, por tal motivo la
    información que requiere el registro debe ser objeto de
    cuidadoso análisis de la política
    pública.

    G.
    Requisitos de Retención de documentos.

    Las leyes que rigen la mayoría de los sistemas de
    Registro basado en papel no tienen ninguna regulación
    clara respecto a la destrucción de archivos , a
    excepción de Honduras que en su legislación lo
    regula.

    Esto ha producido una crisis en el
    almacenamiento de archivos en muchos registros civiles
    latinoamericanos.

    Como el número de personas que vive en un
    país latinoamericano solo puede aumentar cada día
    hay mayor número de archivos de papel que mantener
    .

    Se guardan en locales que son caros y están
    dilapidados. Los registros raramente cumple su cometido legal de
    salvaguardar archivos que por lo común están en
    proceso de deterioro debido a la presencia de insectos, humedad o
    descomposición del papel , la fusión de
    tecnologías viejos y nuevos puede agravar el daño
    por ejemplo los tomos enormes que deberán abrirse con sumo
    cuidado e inscribirse con una pluma ahora se abren con descuido y
    se vuelcan boca abajo para fotocopiar, muchos registros civiles
    han deteriorado los tomos al no poseer la tecnología
    adecuada de microfilm para procesar los folios sin
    desencuadernarlos ya que el efecto es traumático porque
    habrá que encuadernarlo nuevamente proceso lento y que se
    cuenta con escaso personal para esa tarea.

    Los méritos de la disposición de los
    archivos se han argumentado ampliamente.

    Todo el mundo esta de acuerdo en que debe retenerse los
    archivos de actualidad en algunos casos la decisión es
    fácil porque los archivos tienen una utilidad
    limitada, principio que no se ajusta ya que no importa tan
    antiguo documento pero tiene igual importancia para el Registro
    civil que una reciente .

    El valor
    jurídico e histórico de los archivos del Registro
    civil es irrefutable bajo tal circunstancia ninguna autoridad del
    registro civil podrá limitar después de cierto
    período su valor legal ni mucho menos eliminar estos
    archivos o inscripciones.

    Favorablemente las tecnologías han cambiado
    sustancialmente los costos y
    beneficios, la indudable importancia de estos archivos en el
    corto plazo y la necesidad de compartirlos entre instituciones
    hace preciso transformarlos en imagen de
    computadora.

    Mediante lector óptico o ingresarlos a la computadora
    en forma digital para lectura a máquina, así es
    más barato discernir los datos de un

    CD-ROOM o disco óptico, aunque se estima que la
    vida de estos medios de almacenamiento es de 50 años es
    simple y práctico mantener un programa
    práctico para renovarlos, además en el área
    de informática donde la descripción anual de los componentes es de
    alrededor el cincuenta por ciento la única producción segura sobre la
    tecnología del almacenamiento dentro de cincuenta
    años es que será más barata.

    Es importante recomendar que si los sistemas de Registro
    Civil tiene respaldada la información de las inscripciones
    en microfilm se recomiendan los siguientes aspectos
    técnicos:

    1. Conservar en un ambiente
      adecuado el archivo
      general de documentos microfilmados.
    2. Conservar los equipos lecturas para evacuar
      consultas.
    3. Realizar la transferencia de la información
      microfilmada.
    4. Conservar un duplicado del Archivo de microfilm en
      un área física distante del archivo general de
      datos microfilmados, previendo situaciones de calamidad o
      fortuitos que dañara la documentación del
      Registro Civil o la primera copia del microfilm.

    Requisitos de obtención de
    información

    Toda la información que recoge el Registro Civil
    tiene un costo que incluye los recursos del
    Registro para recoger y archivar esa información y el
    costo a los ciudadanos en términos de su tiempo en dar
    información y el retraso de otras actividades mientras
    obtienen información del Registro Civil.

    Un Sistema de Registro Civil bien diseñado
    tomaría en cuenta las distintas necesidades de
    información de las instituciones públicas, pero
    economizaría en el tiempo de los ciudadanos en registrar y
    obtener información.

    En tal sistema una vez que se obtuvo información
    en un lugar, esta estaría disponible en todas las otras
    etapas del sistema de Registro que lo requieran así por
    ejemplo, si se requiere un huella digital para el Registro Civil
    la oficina de
    vehículos automotores que expide licencias de conducir o
    la institución financiera que necesita confirmar la
    identidad de
    un cliente o usuario
    del banco debe
    poder acceder
    a ese registro de huellas dactilares y no requerir un nuevo
    procedimiento y conformar un archivo independiente.

    En conclusión un Registro Civil cuyo archivado
    estén integrados documentalmente, procesado digital y
    electrónicamente y con la suscripción de convenios
    con instituciones públicas y privadas contribuirá a
    mejorar los procesos
    administrativos y se constituirá en una fuente de
    ingreso por la venta de servicios con
    las restricciones establecidas en las leyes y reglamentos que
    rigen de los Registros Civiles.

     

    Elaborado por:

    Lic. Jorge Fernando Martínez
    Gabourel

    Oficial de capacitación Registro Civil

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