Introducción a la Administración y la Gerencia (página 2)

Planeación

Para un gerente y para
un grupo de
empleados es importante decidir, o estar identificado con, los
objetivos que
se van a alcanzar. Esto origina las preguntas de que trabajo
necesita hacerse, cuando, y como se hará, cuales
serán los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones de cada uno de tales componentes del trabajo y la
forma de lograrlos.

En esencia, se formula un plan o un
patrón integrado predeterminado de las futuras
actividades. Esto requiere la facultad de prever, de visualizar,
del propósito de ver hacia adelante. En pocas palabras, es
necesaria la planeación. Esta es una función
fundamental de la
administración.

Organización

Después de que la dirección y formato de las acciones
futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente, para
cumplir con el trabajo,
será distribuir o señalar las necesarias
actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indican la
participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo está guiada
por la consideración de cosas tales como la naturaleza de
las actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y
asignadas de manera que un mínimo de gastos o un
máximo de satisfacción de los empleados se logre o
que se alcance algún objetivo
similar. Si el grupo es deficiente ya sea en el numero o en la
calidad de los
miembros administrativos, se procuran tales miembros. Cada uno de
los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a
su propia relación con el grupo y la del grupo de miembros
con otros grupos de
la
empresa.

Las cuestiones de quien decide que asuntos y cuando son
típicas. Este trabajo de distribución de las tareas
y de establecer y mantener relaciones por parte del gerente se
conoce como organizar. Se puede considerar como hacer que
el plan creado por el gerente tenga significado para cada uno de
los miembros del grupo. Organizar es una función
fundamental de la administración.

Ejecución

Para llevar a cabo físicamente las actividades
que resultan de los pasos planeación y organización, es necesario que el gerente
tome medidas que inicien y continúen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Las
medidas que se elijan dependen de los miembros particulares del
grupo, de la actividad componente por hacer y del criterio del
gerente. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en acción
están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir,
ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad, y
la compensación. A este trabajo se le llama
ejecución.

Es una función fundamental de la administración. La palabra ejecutar
significa literalmente "poner en acción", y es apropiada
para esta función administrativa que trata de proporcionar
poder
estimulante o de mantener un ambiente de
trabajo en el cual los miembros quieran desempeñarse lo
mejor.

Control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente
comprobar o vigilar lo que se esta haciendo para asegurar que el
trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el
objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas por este plan, y la
ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la
empresa
será un éxito.
Pueden presentarse discrepancias, imponderables, mal interpretación y obstáculos
inesperado y habrán de ser comunicados con rapidez al
gerente para que se emprenda una acción correctiva. Se
buscan repuestas a las preguntas: ¿que tan bien debe
hacerse el trabajo? ¿Que tan bien se haciendo? Esta
función de la administración constituye el
control. Es una función fundamental de la
administración.

4. Elementos de
la
Organización Formal

Por lo menos existen tres conceptos básicos
asociados con la estructura de
la organización formal. Estos son (1) la división
del trabajo, (2) la departamentalizacion y (3) el grado o alcance
del control.

4.1 División del trabajo

La división del trabajo significa dividir grandes
tareas en paquetes más pequeños de trabajo que se
distribuyen entre varias personas. Esta especialización
del trabajo permite a un empleado dominar una tarea en el
tiempo
más corto con un mínimo de habilidad.
También permite que el trabajo humano se vuelva
intercambiable, lo que contribuye mucho a la eficiencia
organizacional.

4.2 Departamentalizacion

La departamentalizacion se refiere a la estructura
formal de organización compuesta de varios departamentos y
puestos administrativos y a sus relaciones entre sí. A
medida que crece una organización, sus departamentos
crecen y se crean mas sub-unidades, lo que a su vez aumenta los
niveles de la administración.

La departamentalizacion es un agrupamiento eficiente y
efectivo de los puestos en unidades de trabajo significativas
para coordinar numerosos puestos – todo para facilitar la
rápida realización de los objetivos de la
organización.

4.2.1 Unidades Organizacionales
Básicas

El patrón básico de muchas estructuras
organizacionales gira alrededor de tres actividades
fundamentales: producción, mercadotecnia
y finanzas la
terminología puede variar de una firma a otra, y en las
organizaciones
no lucrativas las funciones pueden
ser más inciertas.

4.2.2 Medios de
departamentalizacion

La departamentalizacion resulta de la división
del trabajo y del deseo de obtener unidades organizacionales de
tamaño manejable y para utilizar la habilidad
administrativa.

Los principales medios de departamentalizacion son
por:

• Por función
• Por producto
• Por territorio
• Por cliente
• Por proceso
• Por grupo especial y
• Por matriz.

El organizador esta libre para usar cualquier medio de
departamentalizacion al formar la estructura de la
organización.

II.-
Gerencia

1.- Gerencia:
La siguiente unidad identifica algunos factores importantes que
intervienen en la organización como empresa , tales como
comunicación, liderazgo,
motivación
y cultura, en
este sentido, es fundamental conocer los beneficios que trae a
las organizaciones de éxito la gerencia de recursos
humanos, ya que es ésta la que origina políticas
de integración y productividad del
personal y a
la vez es el activo más importante de la
organización.

La cultura y los valores
corporativos, el clima y la
conducta
organizacional, ejercerán una influencia primordial en el
logro de la excelencia.

Hoy en día vemos como las organizaciones cambian
su forma de influir en el personal ya que adoptan diversas
técnicas de investigación y enfoques
estratégicos para el logro de un objetivo que no es
más que la búsqueda de la competitividad
en un mundo globalizado.

2. La
Comunicación en la Organización.

Todo proceso
organizacional se rige hacia el futuro por una visión,
todo proceso organizacional se desarrolla a través de la
comunicación, por lo tanto la comunicación y es
determinante en la dirección y el futuro de la
organización.

Esta puede fluir vertical u horizontalmente. La
dimensión vertical puede ser dividida, además, en
dirección ascendente o descendente.

ASCENDENTE: Esta comunicación fluye, de los
empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para
proporcionar retroalimentación a los de arriba, para
informarse sobre los progresos, problemas,
sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los
empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y
en la organización, para captar ideas sobre cómo
mejorar cualquier situación interna en la
organización.

Un líder
sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para
lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas,
pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de
ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y
propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que
consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un
nivel del grupo u organización a un nivel más bajo.
Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para
asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan
atención, proporcionar
instrucciones.

Recomendaciones para una comunicación eficaz en
la organización.

El presidente o gerente debe comprometerse en la
filosofía y el comportamiento, con la noción de que
comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las
metas de la organización.

• Asociar las acciones con las palabras.
• Comprometerse con la comunicación de dos
  vías (descendente y ascendente)
• Énfasis en la comunicación cara a
  cara.
• Mantener a los miembros de la organización
  informados de los cambios y decisiones dentro de la
  organización.
• Dar confianza y valor a los
  empleados para comunicar malas noticias.
• Diseñar un programa de
  comunicación para transmitir la información de cada departamento o
  empleado necesita.
• Luchar porque la información fluya
  continuamente.

3. El Liderazgo en la
Organización.

El líder no lo es por su capacidad o habilidad en
si mismas, sino porque estas características son
percibidas por el grupo como las necesarias para lograr el
objetivo. Por lo tanto, el líder tiene que ser analizado
en términos de o función dentro del
grupo.

El líder se diferencia de los demás
miembros de un grupo o de la sociedad por
ejercer mayor influencia en las actividades y en la
organización de estas. Por ello, para organizarse y actuar
como una unidad, los miembros de un grupo eligen a un
líder. Este individuo es
un instrumento del grupo para lograr sus objetivos y, sus
habilidades personales son valoradas en la medida que le son
útiles al grupo.

El líder adquiere status al lograr que el grupo o
la comunidad logren
sus metas. su apoyo resulta de que consigue para los miembros de
su grupo , comunidad o sociedad más que ninguna otra
persona. El
líder tiene que distribuir el poder y la responsabilidad entre los miembros de su
grupo.

La finalidad última de un líder es
realizar la misión con
la ayuda de su grupo, y para hacerlo tienen tres objetivos
principales:

• Lograr el compromiso y cooperación de su
  equipo.
• poner al grupo en acción para alcanzar los
  objetivos acordados.
• hacer el mejor uso de las destrezas, las
  energías y los talentos del equipo.

4. Motivación
Laboral.

La motivación consiste fundamentalmente en
mantener culturas y valores
corporativos que conduzcan a un alto desempeño, es por esto que es necesario
pensar en qué puede hacer uno por estimular a los
individuos y a los grupos a dar lo mejor de ellos mismos, en tal
forma que favorezca tanto los intereses de la organización
como los suyos propios.

Métodos de Motivación

 Algunos de los métodos de
motivación con los que se pueden contar con:

 3.1 Utilizar el dinero como
una retribución y un incentivo

 El dinero, en la
forma de pago o de alguna otra clase de
remuneración, es la retribución extrínseca
más obvia. El dinero constituye la "zanahoria" que la gran
mayoría de la gente quiere.

 Para usar el dinero efectivamente
como un motivador se requiere:

 Tener niveles saláriales competitivos para
atraer y retener a la gente.

Tener en cuenta que el nivel salarial debe reflejar el
valor que el trabajador tiene para la compañía,
trabajo que debe ser pagado justa y equitativamente.

Relacionar el pago con el desempeño o los
resultados siempre que sea posible, ofreciendo así un
incentivo directo.

3.2 Hacer explícitos los
requerimientos

 La motivación no es
sólo cuestión de ofrecer retribuciones e incentivos. La
gente tiene que saber lo que se espera que haga y qué le
pasará sino lo hace. Necesita tener claro su papel, los
objetivos que tiene que alcanzar y los estándares de
desempeño y de conducta requeridas.

 3.3 Desarrollar el sentido de
compromiso

 Se debe hacer todo cuanto se pueda
por incrementar el compromiso y la identificación de la
gente con su organización. Su propósito debe ser
integrar hasta donde sean posible las necesidades de la
organización con las del individuo, de tal modo que
éste sienta que si la organización prospera con su
ayuda, él también prosperará.

 3.4 Motivar a través del
trabajo mismo

 Dada una estructura salarial
equitativa y competitiva que, en la medida de lo posible, ofrezca
incentivos financieros efectivos, se puede elevar el nivel de
identificación y asegurar una motivación duradera
desarrollando un sistema de
remuneración intrínseca. Las retribuciones
intrínsecas se dan en el contenido del trabajo y
proporcionan satisfacción al permitirle a la gente
experimentar la sensación de realización, expresar
y usar sus capacidades y ejercer su propio poder de toma de
decisiones.

 3.5 Retribuir y reconocer el
logro

 Un sistema salarial puede estar
montado de tal manera que remunere adecuadamente el logro; sin
embargo, también hay que retribuir a la gente
dándole mayor responsabilidad (retribuciones
intrínsecas) y oportunidades de ascenso y mejor status
(retribuciones extrínsecas).

El elogio al trabajo bien hecho es un motivador
importante pero, siempre que este haya sido ganado, éste
pierde valor si se hace liberalmente.

5. La Cultura
Organizacional.

La cultura organizacional es el conjunto de valores,
creencias y entendimientos importantes que los integrantes de una
organización tienen en común. La cultura ofrece
formas definidas de pensamiento,
sentimiento y reacción que guían la toma de
decisiones y otras actividades de los participantes en la
organización.

Las organizaciones de éxito al parecer tienen
fuertes culturas que atraen, retienen y recompensan a la gente
por desempeñar roles y cumplir metas. Uno de los roles
más importantes de la alta dirección es dar forma a
la cultura que, con personalidad,
tendrá un efecto importante en la filosofía y el
estilo administrativo. La filosofía de una persona ofrece
lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en
que se hace algo.

La cultura es la forma acostumbrada o tradicional de
pensar y hacer las cosas, compartida en mayor o menor medida por
los miembros de la organización, y que todos los miembros
entrantes tienen que aprender y aceptar para ser aceptados como
servidores de
la empresa.

Cultura es un conjunto integrado de pautas de
comportamiento que comprometen nuestra manera de relacionarnos y
nuestra manera de hacer las cosas. Que es propio y un grupo
social, que se aprende dentro del grupo y se transmite las
generaciones futuras.

La cultura puede abordarse desde dos
aspectos:

CULTURA OBJETIVA: Hace referencia al historial de la
empresa, sus fundadores y héroes, monumentos y
hazañas, ritos, ceremonias, artefactos, colores, símbolos arquitectura,
señales, instituciones.

CULTURA SUBJETIVA: Esta dado por:

• Supuestos compartidos – como pensamos
  aquí
• Valores compartidos – En que creemos
  aquí
• Significados compartidos – como interpretamos
  las cosas
• Entendidos compartidos – como se hacen las
  cosas aquí
• Imagen corporativa compartida – como nos
  ven

Otros autores consideran la cultura como "un conjunto de
valores y creencias comúnmente aceptados, conscientes o
inconscientemente, por los miembros de un sistema cultural. Y un
sistema cultural es aquel que se integra por el conjunto de
valores y creencias que comparten las personas que pertenecen a
él, y por las múltiples formas que se manifiestan
dichos valores y creencias"

Bibliografía.

Reyes Ponce, Agustín. "Principios de
Administración". Limusa. Primera edición, 1979.

Internet

www.monografias.com

Elaborado por:

T.S.U. HENRY JESUS MENDOZA PACHECO

Trabajo elaborado el 15 de Febrero de 2006.