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Recomendaciones para la conservación y almacenamiento de los documentos del Registro Civil (página 2)




Enviado por ahrbom



Partes: 1, 2

Una vez deterioradas total o parcialmente es
difícil y oneroso y en algunos casos reponer esos documentos y su
valor
probatorio o documental de los hechos y actos relativos al
estado civil
disminuyen por esta causa. Por estas circunstancias se recomienda
conservar el tomo original y el duplicado de estos documentos
manteniendo uno en las oficinas del registro civil de
la localidad y el otro en la oficina central
del registro civil. En muchas oportunidades los archivos
dañados pueden ser repuestos a partir del otro juego o
duplicado pero se destaca que no podrán reemplazar las
firmas autógrafas inscritas en el periodo del hecho o
acto.

Es de destacar que el Registro Civil Hondureño
prevé en su ley como reponer
por la vía administrativa las inscripciones y los hechos
del estado civil en caso de deterioro total o parcial o casos de
sustracción para lo cual el registrador civil revisara
periódicamente las inscripciones y en caso de deterioro
solicitara al director del registro civil la solicitud de
reposición de oficio y de existir respaldo documental que
obre en poder de la
institución ya sea en papel o medio magnético o
películas de microfilm se emitirá una
resolución ordenando la inscripción correspondiente
y conservando el numero de tarjeta de identidad o
numero de identificación personal y todos
los datos inherentes
a la inscripción deteriorada.

Se ha observado en la práctica registral que la
forma más conveniente de conservar documentos importantes
de papel es sellarlos en un depósito o bodega con temperatura y
humedad regulada, protegido contra los factores ultravioletas de
la luz. Pero a pesar
de dicho proceso se
puede ampliar o alargar considerablemente la vida de las
inscripciones utilizando como medida preventiva la
fumigación de los libros del
registro civil con bromuro de metilo.

Se constituye como una limitante para este objetivo el
uso inadecuado y que no existan en los archivos del registro
civil las condiciones físicas de preservación ni
los presupuestos
asignados para tal fin o en el peor de los casos ningún
interés
de las autoridades del registro civil.

Por lo tanto conviene establecer compromisos
institucionales del organismo del registro civil para asegurar el
desarrollo de
estas recomendaciones.

Las actas del registro civil son documentos oficiales
con valor jurídico que necesita de una conservación
permanente, esa política
institucional se aplicara tanto para la preservación del
documento original y de la copia de respaldo ( tomo
copiador).

Estos requisitos de conservación permanentes de
las actas del registro civil no se aplican a los reportes
estadísticos que la institución del registro civil
debe remitir al instituto nacional de estadística.

Cuando se utilizan formularios
múltiples lo más común es autorizar que las
oficinas locales o municipales del registro civil organicen su
archivo
municipal y los duplicados deberán remitirlos a un
depósito o archivo central en las oficinas centrales del
organismo del registro civil.

Cuando las instituciones
de registro civil y de las estadísticas vitales son organismos
independientes los reportes estadísticos serán
remitidos periódicamente por las autoridades del registro
civil.

Cuando las actas del estado civil se inscriben en libros
o tomos preimpresos debe prepararse como respaldo una copia
exacta del libro que se
enviara al archivo general del registro civil, estas copias
pueden ser al carbón o con un procedimiento
químico que contribuye a este proceso que genera el tomo
duplicado.

La destrucción de las copias de los tomos del
registro civil por parte de los encargados de su custodia que
consideran que no es conveniente su conservación es
totalmente inadmisible para cualquier sistema nacional
del registro civil ya que estos documentos tienen vigencia
permanente en el ámbito registral, jurídico,
genealógico e histórico; constituyéndose los
archivos del registro civil en patrimonio
nacional.

Lo que sí es conveniente es crear con la mayor
brevedad posible todo los procesos de
conservación de tan valiosa información.

Los documentos complementarios que obran en poder del
registro civil tales como reportes u otro tipo de documentos que
podrían considerarse su eliminación física o incinerarse
una vez microfilmada o escaneada esta
información.

Se hace referencia de lo anterior a los siguientes
documentos:

  1. Reportes emitidos por las autoridades hospitalarias,
    publicas o privadas o autoridad
    civil competente sobre nacimientos y defunciones.
  2. Expedientes matrimoniales.
  3. Resoluciones administrativas, sentencias
    judiciales.
  4. Comunicaciones de anotaciones marginales.
  5. Documentos de identificación de personas
    fallecidas.

Las autoridades del registro civil deben establecer
procedimientos
técnicos que aseguren la integridad de los datos que se
conserven legibles, existe una mala experiencia en el registro
civil hondureño donde los duplicados de los tomos del
registro civil de lo que se denomina sistema nuevo (1984 en
adelante) con el paso del tiempo la
información de las copias de las inscripciones del
duplicado se vuelven tenues y al final totalmente
ilegibles.

En algunos países se han organizado procesos
electrónicos para las inscripciones de los hechos y actos
del estado civil de las personas naturales, las actas de papel
han sido reemplazadas por los datos que se digitan en el sistema
computarizado, estos datos se procesan ingresando al sistema de
informática del registro civil.

En base a las digitaciones de las actas de papel a
archivos electrónicos se requieren procesos
diseñados para asegurar la integridad y seguridad de la
información, en Honduras la legislación del
registro civil destaca se mantendrán las actas en tomo o
papel o en una base de datos
electrónico de los datos relativos al estado
civil.

La seguridad y confidencialidad son requisitos
básicos que se deben implementar en los sistemas del
registro civil. Funcionarios y empleados corruptos pueden acceder
a la base de datos y modificar la información que no es
congruente o respaldado estos datos con la información
fuente que constituye los tomos que contienen las inscripciones
del registro civil.

En igual circunstancia se deberá asegurar guardar
o mantener confidencialidad de aquellos datos contenidos en la
información del registro civil que no deben revelarse por
mandato de la ley, como es el caso de las inscripciones de
adopción y
aquellas otras situaciones jurídicas que pueden causar
perjuicio como causales de divorcio, ya
que en los documentos que dan origen a las inscripciones o
anotaciones marginales detallan o contiene en la parte resolutiva
estos datos los cuales deben estar restringidas para conocimiento
de terceras personas.

Es necesario que los accesos a la base de datos este
restringido a los que tengan acceso a través de claves y
establecer los niveles de accesibilidad y que como contraparte
técnica legal que asegure la integridad de los datos que
periódicamente se establezca auditorias de
informática convalidando los datos con la
información fuente (inscripciones del registro civil),
sobre este tema es importante señalar que los registros civiles
informatizados o mecanizados hay una gran debilidad de estos
procesos debido a que el personal técnico o empleados de
los registros civiles adulteren o modifiquen la
información.

Deben de tomarse medidas de auditorias señaladas
anteriormente, que reciban salarios justos,
que los procesos técnico- registrales sean eficientes,
estos procesos se consideran integrales
para verificar todas las modificaciones o correcciones desde las
fechas en que se realizaron, se pueden establecer tareas con la
información completa de un periodo o a través de un
muestreo de
esta información.

Los respaldos documentales del sistema del registro
civil deben de estar sustentados en los siguientes
aspectos:

  1. Actas en papel.
  2. Microfilm.
  3. Discos ópticos.
  4. Archivos electrónicos.

En cada institución del registro civil pueden
haber variantes.

Un registro civil respaldado en papel puede estar
conformado en una serie de actas o fichas o
tomos encuadernados, manuales o
preimpresos.

Cualquiera que sea el sistema adoptado se
deberá cumplir u observar principios
generados para los archivos de respaldo tale como:

  1. Es importante tener un duplicado para cada tipo de
    inscripciones de los hechos y actos del estado civil y
    conservar íntegramente estos datos.
  2. Las copias deben conservarse en un lugar diferente
    geográficamente de la oficina municipal del registro
    civil.
  3. Estos duplicados deben ser actualizados
    periódicamente en base a las modificaciones que
    posterior a la inscripción ocurren y generan
    modificaciones al estado civil del titular de la
    inscripción.
  4. La validez del duplicado es permanente.

BENEFICIOS DE LA
MICROFILMACIÓN EN EL REGISTRO CIVIL

  1. AHORRO DE ESPACIO

Los registros de microfilm requieren solo el 2% del
espacio que se requiere para archivar la misma información
en papel.

El espacio que se requiere para archivar es tan reducido
que se puede tener un archivo central o varios archivos de
consulta y su expansión no representa ningún
problema.

  1. RAPIDEZ Y COMODIDAD EN LA LOCALIZACION

Unos cuantos segundos son necesarios para localizar un
dato o documento entre los millones de ellos que están al
alcance de la mano de un operador que se encuentra
cómodamente sentado.

  1. REDUCCIÓN EN LOS COSTOS DE
    OPERACIÓN

Valiosas horas-hombres que se emplean en clasificar,
archivar y localizar registros en papel se ahorran y canalizan
hacia labores mas productivas.

  1. COMPATIBILIDAD CON LOS SISTEMAS DE COMPUTADORAS.

El microfilm es un medio seguro y
económico para conservar datos que no requieren las
técnicas de procesamiento costosas de los
sistemas electronicos. A diferencia de estos, el microfilm
también proporciona imágenes
de los documentos originales con tareas con todas sus anotaciones
y graficas.

El microfilm se puede generar de cintas magneticas a
través de microfilmadoras de alta velocidad para
salida de computadora, y
se puede localizar la imagen desesada
mediante el empleo de
terminales o de un índice generado por la
computadora. Existen microfilmadoras especiales capaces de
filmar las tiras continuas de papel que utilizan los equipos
impresores de las computadoras.

  1. SEGURIDAD

Se puede hacer un duplicado de los archivos en microfilm
para conservarlo fuera del local y proteger en esa forma la
información vital contra la perdida y
destrucción.

  1. MEJOR SERVICIO
    PARA LOS CLIENTES

Las consultas de los consumidores y clientes se
satisfacen con toda precisión y sin la demora de buscar en
archivo de papel.

  1. CONTINUIDAD FIJA DE LOS ARCHIVOS

Los registros que se archivan en microfilm se encuentran
en una secuencia fija que evita sean archivados incorrectamente,
alterados o extraviados.

  1. UNIFORMIDAD DIMENSIONAL

Sin importar el tamaño original del documento,
las imágenes se reducen para adecuarse a las dimensiones
del microfilm para lograr un manejo mas conveniente.

  1. BAJOS COSTOS DE DISTRIBUCIÓN

Los microfilmes se duplican económica y
rápidamente y se envían por correo a un costo muy
bajo.

  1. AHORROS EN EL EQUIPO DE ARCHIVO

Se requieren menos unidades de archivo para los
registros en microfilm que para los que se conservan en
papel.

11- FÁCIL REVERSIÓN AL PAPEL

Si urge la necesidad, se puede producir en pocos
segundos una copia del documento original en papel, a partir de
la imagen en microfilm.

  1. VERSATILIDAD

El microfilm puede reemplazar o complementar los
sistemas existentes de manejo de información con
modificaciones minimas en los procedimientos que se estén
utilizando y con una interrupción mínima de las
operaciones.

  1. RECONOCIMIENTO LEGAL

La legislación existente ha previsto el
reconocimiento de los registros en microfilm como evidencia
primaria ante los organismos administrativos y de justicia en
Honduras se legaliza en 1980 mediante decreto ley 1050 de la
Junta Militar de Gobierno

Estas observaciones tienen el propósito de
contribuir a que los sistemas de registro civil adopten estas
recomendaciones para consolidar el proceso registral y la
conservación de sus respaldos documentales.

 

 

Elaborado por abogado

Jorge Fernando Martínez
Gabourel

Oficial Capacitación Registro Civil
Honduras

Partes: 1, 2
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