Parte 1: Marco
Teórico Referencial
1 LA AUDITORIA, SU ORIGEN Y EVOLUCION. PROGRESOS,
DEFINICION Y CLASIFICACION.
Una de las características o rasgos de las
sociedades
avanzadas son las grandes cantidades de información que se desprende de estas. El
caudal de las empresas
reúne no solo a los vinculados a ella como aportadores de
capital o
trabajadores, sino también a otros usuarios que
indirectamente necesitan de sus resultados.
Para que esta información, de las empresas,
suponga una respuesta adecuada, es decir, sea la correcta, es
necesario que esté basada en ciertas garantías que
hagan creer en ella. Se requiere la presencia del auditor para
garantizar que esa información muestre la situación
real de la empresa, a
través de procedimientos y
técnicas de auditoria.
1.1 Antecedentes históricos y desarrollo de
la auditoria.
La auditoria en su concepción moderna
nació en Inglaterra, la
fecha exacta se desconoce, aunque se han hallado datos que
permiten asegurar que a fines del siglo XIII y principios del
XIV ya se auditaban las operaciones de
algunas actividades privadas y las gestiones de algunos
funcionarios públicos.
Se ha podido precisar que alrededor del año 254
a.n.e se inspeccionaban y comprobaban las cuentas para
verificar la actividad desarrollada por los tesoreros de los
ricos terratenientes.
No obstante la auditoria fue progresando como resultado
de la evolución de la contabilidad,
consecuentemente con el desarrollo de la gran empresa.
El avance más importante en la época
feudal lo constituyó la obra publicada en 1494 por el
Fraile Lucas Pacioli, monje italiano considerado como el padre de
la contabilidad moderna, que escribió el primer tratado de
la teneduría de libros por
partida doble. El procedimiento
ideado por Pacioli ofreció la base técnica que
permitió el desarrollo de la comprobación de las
cuentas.
Primeras auditorias
Desde el mismo momento en que existió el comercio se
llevaron a cabo auditorias de
algún tipo. Las primeras auditorias fueron revisiones
meticulosas y detalladas de los registros para
determinar si cada operación había sido asentada en
la cuenta apropiada y por el importe correcto.
El propósito fundamental de estas primeras
auditorias era detectar desfalcos y determinar si las personas en
posición de confianza estaban actuando e informando de
manera responsable.
Después de la Revolución
Industrial el alcance y la complejidad de los negocios se
ampliaron notablemente. Al aumentar en tamaño las
compañías emplearon mayor número de personas
y sus sistemas
contables se volvieron mucho más
desarrollados.
Con el desarrollo vertiginoso de las empresas que
empleaban cientos y miles de trabajadores se hizo necesaria una
organización empresarial que garantizara el
registro y
control
eficiente. Se desarrollaron los principios de control
interno en las grandes corporaciones. En estas circunstancias
las auditorias detalladas resultaban antieconómicas. Se
apuntan las auditorias internas que desempeñan un papel
importante en el control de los recursos de las
empresas. Comenzó el desarrollo de las auditorias por
pruebas.
La auditoria actual se divide en cuatro etapas
fundamentales:
- Conocimiento del negocio del cliente
- Evaluación y revisión del sistema de
control interno. Es una de las fuentes
fundamentales que determinan los tipos de procedimientos de
auditoria y el alcance de las pruebas sobre los registros y las
transacciones. - Obtención de evidencias. El auditor recopila la
información adquirida en las entrevistas previas con el cliente,
que le permiten tener un conocimiento general del negocio, en la
evaluación y prueba del control interno
contable y la obtención de evidencia suficiente que
fundamente la correcta elaboración de los estados
financieros.Otros servicios
de auditoria:- Servicios de Auditoria Fiscal
- Servicios de Consultoría y asesoría a la
administración - Servicios a pequeños negocios
Se considera que no es hasta el siglo XX donde la
auditoria alcanza su actual desarrollo.Entre los principales progresos de la auditoria en
el siglo pasado se encuentran:- Cambio de método de la auditoria pasando del
examen detallado de las transacciones, al uso de
técnicas de muestreo, incluyendo el muestreo
estadístico. - Mayor responsabilidad del auditor frente a
"terceros" tales como dependencias gubernamentales,
bolsas de valores y el público
inversionista. - Un cambio
de énfasis en la determinación de lo
razonable de los Estados Financieros. - Reconocimiento de la necesidad de evaluar el
control interno como base para determinar la oportunidad
y la extensión de las pruebas de
auditoria. - Nuevos procedimientos de auditoria aplicable al
procesamiento electrónico de datos y el uso de la
computación en la
auditoria. - Necesidad de que los auditores encuentren
medios
para protegerse contra los litigios y ante el aumento del
fraude
administrativo.
Si bien es cierto que el desarrollo de la
contabilidad ha estado
aparejado al desarrollo de la auditoria, también lo es
que la auditoria es considerada como una disciplina
independiente de la contabilidad debido al desarrollo
alcanzado en el establecimiento de sus normas,
principios, técnicas, métodos y tiene sus funciones
propias y objetivos
muy diferentes a los de la contabilidad.La auditoria no registra y comunica datos (Función de la contabilidad) sino que
estudia, evalúa e informa los resultados de las
operaciones contables, de la actividad económica en
general y sus resultados.Definición de
AuditoríaDiversos autores se han dado a la tarea de estudiar
y conceptualizar la auditoria. Se realizó un estudio
de estos diferentes conceptos y por la similitud que hay
entre ellos se decidió hacer alusión a la
definición abordada por Winkle en texto"Auditoria", tomo 1.Se considera a este concepto como
el más completo y general para ser utilizado en esta
investigación pues en este se aborda y
desarrolla de forma clara y precisa, las funciones y
características fundamentales de la
auditoria.La American Accounting Association
(Asociación Americana de Contadores) ha preparado la
siguiente definición de auditoria.La auditoria es un proceso
sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva
las evidencias relacionadas con informes
sobre actividades económicas y otros acontecimientos
relacionados. El fin de los procesos
consiste en determinar el grado de correspondencia del
contenido informativo con las evidencias que le dieron
origen, así como determinar si dichos informes se han
elaborado observando los principios establecidos para el
caso.Como la auditoria es un proceso sistemático
de obtener y evaluar evidencias tienen que existir conjuntos
de procedimientos lógicos y organizados que sigue el
auditor para recopilar información. Aunque los
procedimientos apropiados pueden variar de acuerdo con cada
compañía, el auditor tendrá que apegarse
a los estándares generales establecidos por la
profesión.La definición señala que la evidencia
se obtiene y evalúa de manera objetiva, por
consiguiente, el auditor debe emprender el trabajo
con una actitud de
independencia mental-neutral.La evidencia examinada consiste en una amplia
variedad de información y datos que apoyen los
informes elaborados.Los informes sobre actividades económicas y
otros acontecimientos toman por lo general, la forma de
informes financieros u otros informes como declaraciones de
impuestos,
informes de funcionamiento, convenios contractuales y otros
informes.El papel del auditor es determinar el grado de
correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió
en realidad y los informes que se han presentado de esos
procesos.El auditor debe determinar si dichos informes
están de acuerdo con los principios establecidos y si
dichos principios han sido aplicados de manera
apropiada.El auditor comúnmente utilizará los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA),
leyes,
reglamentos de impuestos, manuales de
procedimientos, requisitos fijados por el gobierno,
etc.Objetivos de la auditoria
Los objetivos fundamentales de la auditoria
son:- Evaluar el control de la actividad administrativa
y sus resultados. - Examinar las operaciones contables y financieras
y la aplicación de las correspondientes
disposiciones legales, dictaminando sobre la racionalidad
de los resultados expuestos en los Estados Financieros,
así como evaluar otros elementos que de conjunto
permitan elevar la economía, eficiencia y eficacia
en la utilización de los recursos. - Prevenir el uso indebido de los recursos de todo
tipo y propender a su correcta
protección. - Fortalecer la disciplina administrativa y
económica financiera de las entidades, mediante la
evaluación e información de los resultados a
quien corresponda. - Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la
preservación de la integridad moral de
los trabajadores.
Organización de la auditoria en Cuba.
Según el Decreto Ley 159, la
auditoria en Cuba se define como un proceso
sistemático, que consiste en obtener y evaluar
objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a
los actos o eventos de
carácter
económico-administrativo, con el fin de determinar el
grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los
criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a
las personas interesadas. Se practica por profesionales
calificados e independientes, de conformidad con normas y
procedimientos técnicos.Por el Decreto Ley No. 219 del Consejo de Estado,
con fecha 25 de abril del 2001, se creó el Ministerio
de Auditoria y Control, como un organismo de la
Administración Central del Estado, encargado de
dirigir, ejecutar y controlar la aplicación de la
política del Estado y el Gobierno en
materia de
Auditoria Gubernamental, Fiscalización y Control
Gubernamental, así como para regular, organizar,
dirigir y controlar metodológicamente el Sistema
Nacional de Auditoria.La Resolución No. 102 de noviembre del 2004,
aprueba la Metodología para la evaluación y
calificación de las auditorias.La Resolución No. 400 del 2003 aprueba las
normas para las sociedades que practican la auditoria. Dicho
documento contiene las normas de aplicación en la
auditoria, que realizan las sociedades a personas naturales,
jurídicas y otras entidades cubanas o extranjeras que
contraten el servicio
de la auditoria.Actualmente en nuestro país, según
Decreto Ley No. 159 del Ministerio de Finanzas y
Precios
las auditorias se clasifican de acuerdo a sus
objetivos esenciales en:- Financiera o de estados Financieros:
Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados
Financieros de la Entidad, para determinar si estos
reflejan razonablemente, su situación financiera y
los resultados de sus operaciones, así como el
cumplimiento de las Disposiciones Económicas
Financieras, con el objetivo
de mejorar los procedimientos relativos a la gestión
económica financiera y el Control
Interno. - De gestión u operacional: Consiste
en el examen y evaluación que se realiza a una
entidad para establecer el grado de Economía,
Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de los
recursos y comprobar la observancia de las disposiciones
pertinentes, con el objetivo de verificar la
utilización más racional de los recursos y
mejorar las actividades y materias examinadas. - Especial: Consiste en la
verificación de asuntos y temas específicos,
de una parte de las operaciones
financieras o administrativas, de determinados hechos o
situaciones especiales que responden a una necesidad
especifica. - Fiscal: Consiste en el examen de las
operaciones relacionadas con los tributos
al fisco a los que está obligada la Entidad estatal
o persona
natural o jurídica del sector no estatal, con el
objetivo de determinar si se efectúan en la
cuantía que corresponde, dentro de los plazos y
formas establecidos y proceder conforme al
derecho.
Por su parte, la Resolución No. 102 del 2004,
atendiendo a su clasificación propone además,
para los siguientes tipos de auditoria:En las auditorias de gestión u
operacional:Evaluar el grado de cumplimiento de las metas y
objetivos de la entidad, dictaminando si lo hace con
Economía, Eficiencia y Eficacia, aplicando lo
establecido en la "Guía Metodológica para la
realización de auditorias de Gestión".
Además, se califica en el Informe el
Control Interno Contable y Administrativo.En las auditorias financieras o de estados
financieros:Evaluar la razonabilidad de la información
contable y financiera, expresada en los términos
de:- Razonable.- Cuando existen algunos errores
contables dentro del año fiscal
que no determinan en los resultados de la entidad y la
contabilidad es un reflejo fiel de los hechos
económicos. - Razonable con salvedades.-Existen algunos
atrasos en el registro de los hechos económicos y
errores contables que corresponden o no al año
fiscal, pero que no determinan en los resultados de la
entidad. - No razonable.- Se detectan violaciones de
los principios
de contabilidad generalmente aceptados y de las normas
de valoración y exposición, atrasos en el registro de
los hechos económicos y errores contables que
determinan en los resultados de la entidad.
En las auditorias de seguimiento o
recurrentes:Es necesario tener en cuenta que las deficiencias
importantes que afectan el control interno o la calidad de la
contabilidad, que se reiteran en una auditoria recurrente,
deben destacarse en el informe y pueden dar lugar a una
calificación de "Deficiente o Malo", aún
cuando ellas por sí solas se mantengan en el rango
permisible para una calificación superior.En este tipo de auditoria, con independencia de la
evaluación obtenida, el auditor debe expresar su
opinión acerca de la situación que presenta la
entidad, con relación a la auditoria anterior, ello
debe expresarse en los siguientes términos:- En avance
- En estancamiento
- En retroceso
En las auditorias especiales:
Si se incluyen elementos de Gestión o
Financiera, se considerará además de la
evaluación del control interno contable y
administrativo, la calificación específica que
para cada una de ellas se establece en esta
metodología.De acuerdo con la afiliación del auditor, la
auditoria adopta la siguiente
clasificación:- Auditoria externa, que comprende la auditoria
estatal y la auditoria independiente. - Auditoria interna.
A su vez, la auditoria estatal puede ser general o
fiscal.Auditoria Externa: Es el examen o
verificación de las transacciones, cuentas, informes,
o estados financieros correspondientes a un período,
evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones
legales e internas vigentes y el sistema de control interno
contable. Se practica por profesionales facultados, que no
son empleados de la
organización, cuyas afirmaciones o declaraciones
auditan.Además, examina y evalúa la
planificación, organización, dirección y control interno
administrativo, la economía y eficiencia con que se
han utilizado los recursos
humanos, materiales
y financieros, así como el resultado de las
operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado
las metas propuestas.Auditoria Estatal:
—General: Se denomina General a la
auditoria externa que realiza el Ministerio de Finanzas y
Precios como Entidad de Fiscalización Superior, sus
dependencias y las demás unidades de auditoria, en los
casos en que expresamente sean facultadas por el primero, a
las entidades del sector estatal y cooperativo, organizaciones y asociaciones, y cualquier
persona natural o jurídica, cualquiera que sea su
naturaleza
jurídica, que reciban recursos del Estado para su
inversión o funcionamiento, se
beneficien de subsidios, subvenciones, ventajas o exenciones,
o que presten un servicio o ejerzan una actividad
preferencial del Estado.—Fiscal: Se denomina Fiscal a la auditoria
externa que se efectúa por el Ministerio de Finanzas y
Precios, sus dependencias u otras entidades expresamente
facultadas por éste, con el objetivo de determinar si
los tributos al fisco se efectúan en la cuantía
debida y dentro de los plazos y formas
establecidos.Auditoria Independiente: Se denomina
Auditoria Independiente a la auditoria externa que realiza
una firma o sociedad
de profesionales titulados, a entidades privadas, mixtas,
otras formas de asociaciones económicas, sector
estatal y cooperativo, organizaciones y asociaciones,
personas naturales y jurídicas, que contraten el
servicio de auditoria.Auditoria Interna: Se denomina auditoria
interna al control que se desarrolla como instrumento de la
propia administración y consiste en una
valoración independiente de sus actividades; que
comprende el examen de los sistemas de
control interno, de las operaciones contables y
financieras y de la aplicación de las disposiciones
administrativas y legales que correspondan; con la finalidad
de mejorar el control y grado de economía, eficiencia
y eficacia en la utilización de los recursos: prevenir
el uso indebido de éstos y coadyuvar al
fortalecimiento de la disciplina en general.1.2.- CONTROL INTERNO
Como definición clara del tema, el Diccionario de la Real Academia
Española define el término "Control" como (1)
inspección, fiscalización intervención y
(2) dominio,
mando, preponderancia. La primera acepción
limitaría el "control" a lo que hoy llamamos la
"auditoria". Es realmente la segunda acepción de
"dominio" o "mando" quien describe en mejor forma el control
interno gerencial dentro de los conceptos de la administración moderna. Una
definición más apropiada para fines de
"control" en el ámbito gerencial es…"El proceso
a través del cual las actividades de una
organización se adaptan a un plan de
acción deseado y dicho plan se acopla a
la misión, objetivos y actividades de la
Entidad"Aquí es importante destacar que el plan de
acción debe ser realista, simple y factible en vez de
un plan teórico, sofisticado e inalcanzable que
frecuentemente constituye el defecto principal para el logro
de resultados y casi siempre produce desperdicio de
recursos.Antecedentes.
En la Resolución Económica del V
Congreso del Partido Comunista de Cuba se consigna: "…
En las nuevas condiciones en que opera la economía,
con un mayor grado de descentralización y más
vinculados a las exigencias de la competencia internacional, el control oportuno
y eficaz de la actividad económica es esencial para la
dirección a cualquier nivel…" y más
adelante se precisa "…Condición indispensable
en todo este proceso de transformaciones del sistema
empresarial será la implantación de fuertes
restricciones financieras que hagan que el control del uso
eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de
gestión y no dependa únicamente de
comprobaciones externas…"El Control Interno ha sido preocupación de
las entidades, en mayor o menor grado, con diferentes
enfoques y terminología, lo que ha permitido que al
paso del tiempo se
hayan planteado diferentes concepciones acerca del Control
Interno, sus principios y elementos que se deben conocer e
instrumentar en la entidad cubana actual.Necesidad e importancia.
El Control Interno es un instrumento eficaz para
lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de
las entidades.El desarrollo de nuevos términos relacionados
con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se
identificaba, es decir, solo contable.La introducción de nuevas cuestiones que
aporten elementos generalizadores para la elaboración
de los Sistemas
de Control Interno en cada entidad.Definición del Control
Interno.La Resolución 297 del 2003 define el Control
Interno como el proceso integrado a las operaciones efectuado
por la dirección y el resto del personal de
una entidad para proporcionar una seguridad
razonable al logro de los objetivos siguientes:- Confiabilidad de la
información. - Eficiencia y eficacia de las
operaciones. - Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas.
- Control de los recursos, de todo tipo, a
disposición de la entidad.
Características generales del Control
Interno.- Es un proceso, es decir, un medio para lograr un
fin y no un fin en si mismo. - Lo llevan a cabo las personas que actúan
en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos. - En cada área de la organización, la
persona encargada de dirigirla es responsable por el
Control Interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los
niveles de autoridad establecidos. En su cumplimiento
participan todos los trabajadores de la entidad
independientemente de la categoría ocupacional que
tengan. - Debe facilitar la consecución de objetivos
en una o más de las áreas u operaciones en la
empresa. - Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no
total, en relación con el logro de los objetivos
fijados. - Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad
y responsabilidad de los colectivos laborales.
Limitaciones del control interno.
- El concepto seguridad razonable
está relacionado con el reconocimiento
explícito de la existencia de limitaciones
inherentes del Control Interno. - En el desempeño de los controles pueden
cometerse errores como resultado de interpretaciones
erróneas de instrucciones, errores de juicio,
descuido, distracción y fatiga. - Las actividades de control dependientes de la
separación de funciones, pueden ser burladas por
colusión entre empleados, es decir, ponerse de
acuerdo para dañar a terceros. - La extensión de los controles adoptados en
una organización también está limitada
por consideraciones de costo,
por lo tanto, no es factible establecer controles que
proporcionan protección absoluta del fraude y del
desperdicio, sino establecer los controles que garanticen
una seguridad razonable desde el punto de vista de los
costos.
El control interno. Sistemas y
subsistemas:Relación del control interno con los
sistemas y subsistemas en vigor:El control interno de una empresa
esta constituido por todos los sistemas y subsistemas en
vigor en la misma medida en que estos cumplan con los
requisitos establecidos en la definición de control
interno antes mencionada.Por ejemplo, cuando funciona un buen sistema de
control interno se llega a la conclusión que el
sistema de contabilidad es eficiente y que brinda a la
administración el máximo de protección,
control e información verídica.Si un determinado sistema o subsistema esta
incorrectamente diseñado puede decirse que el control
interno es deficiente. De la misma forma, si un sistema o
subsistema está correctamente diseñado, pero
sus requisitos de control funcionan deficientemente puede
decirse que el sistema de control interno tiene un
funcionamiento deficiente.En fin, los Subsistemas de Contabilidad ofrecen
el
conocimiento y dominio de los principios y procedimientos
generales de control interno cuya observancia es
indispensable para proteger los recursos de una entidad,
garantizar la confiabilidad de la información
económica y medir la eficiencia de la actividad, entre
otros.Principios de control interno inherentes al
subsistema de Inventario:- La persona del almacén debe contar, medir y pesar
todos los productos recibidos, sin tener acceso a los
documentos del suministrador (Recepción a
ciegas). - Las Tarjetas
de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a
los productos almacenados o en lugar próximo a los
que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que
deterioran dichas Tarjetas. - Los almacenes
tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y
ordenados. - Los Submayores de Inventario del área contable se
encuentran actualizados y no son operados por personal de
los almacenes. - El almacén tiene que informar las
existencia de cada producto
en todos los modelos
de entradas y salidas, después de anotados estos
movimientos y dichas existencias tiene que cotejarse
diariamente con las de los Submayores de Inventario,
localizándose inmediatamente las diferencias
detectadas. - El almacén debe contar con listados de los
cargos y nombre del personal con acceso al mismo y de los
nombres, cargos y firmas del personal autorizado a
solicitar u ordenar la entrega de productos de dicho
almacén. - Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar
conteos periódicos del 10 % de los productos
almacenados, sistemáticamente y mensualmente y
cuando estos chequeos arrojen diferencias
sistemáticas, realizarse un inventario general
anual. - El personal del almacén no puede tener
acceso a los registros contables, ni a los Submayores de
Control de Inventario. - El personal de los almacenes tiene que tener
firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia
de los bienes
materiales y en caso de faltantes o perdidas, se aplica la
responsabilidad material de acuerdo con lo regulado por el
Decreto Ley 92-86. - Se controlan a través de la Tarjetas de
Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y
los equipos por instalar destinados al proceso
inversionista, así como los productos recibidos o
remitidos en consignación y en
depósito. - Debe existir un control eficaz de los
útiles y herramientas en uso y estos verificarse
sistemáticamente; elaborándose en caso de
detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los
expedientes correspondientes, contabilizándose
correctamente y aplicándose la responsabilidad
material. - Las existencias reportadas por el almacén
en los vales de salida o entrada de productos se cotejan
diariamente con los de los Submayores de Inventario,
localizándose inmediatamente las diferencias
detectadas y dejándose evidencia de las investigaciones. - Cuando el programa
automatizado contable y el del Control de Inventario no
están integrados, se ejecutará el Cuadre
Diario en Valores por el Área de
Contabilidad. - Cuando se detecten faltantes o sobrantes de
bienes materiales se elaborarán los expedientes
correspondientes y se contabilizarán inmediatamente,
tramitándose y aprobándose dentro de los
términos establecidos por la legislación
vigente. - Las producciones terminadas y las producidas para
insumo remitidas a los almacenes cuentan con el documento
justificativo de la entrega de éstas y las Tarjetas
de Estiba correspondientes. - Se incluyen en el valor de
los inventarios los aranceles pagados. - En el caso de detectarse diferencias
físicas entre lo facturado por ventas
de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes
de faltantes correspondientes. - Existe buen control del Combustible depositado
físicamente en la entidad. - Se efectúa el conteo físico del
inventario al producirse la sustitución del
responsable del almacén. - En la Contabilidad Presupuestaria se registran
correctamente las compras
de inventarios. - El Área Contable tiene que revisar los
precios y cálculos de los productos
recepcionados. - Los inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben controlarse separadamente y activarse las gestiones
para su eliminación.
Por su parte, la Resolución No. 102 del
Ministerio de Auditoria y Control, en el tema de los
inventarios destaca los siguientes aspectos:- Recepción de los productos en el
almacén (a ciegas) y separación de funciones
con quien recibe la factura
o el conduce. - Condiciones de seguridad en el
almacén. - Cumplimiento de los requisitos para cada uno de
los modelos que intervienen en el control, registro y
movimiento de los productos. - Conteos periódicos.
- Acta de responsabilidad y aplicación de
dicha responsabilidad, cuando proceda. - Expediente por cada faltante o sobrante de
producto. - Actualización de las operaciones y cuadres
establecidos. - Separación de funciones entre el personal
del almacén y el que registra las
operaciones.
En una empresa no se puede hablar de utilidades,
mientras no se haya determinado el valor de sus inventarios,
porque este afecta los resultados. De aquí la
necesidad del control periódico de los inventarios que nos
permite tener conocimiento de su estado en cada momento. Su
comprobación interna es más difícil que
la de otros activos
corrientes, debido principalmente a que los inventarios
constituyen unidades físicas que están
constantemente cambiando.1.3.- MUESTREO. CONCEPTOS BÁSICOS DEL
MUESTREO.Los problemas
más corrientes que se presentan en la práctica,
cuando se procede a investigar las características de
una población estadística, es la imposibilidad de
realizar un examen de toda la población o de
investigar a todos y cada uno de los elementos que la
constituyen. En estos casos, resulta más conveniente
por razones de economía, de tiempo y eficiencia,
analizar un número determinado de individuos u objetos
y suponer que se puede ver en ellos con cierto grado de
confianza, lo que se quiere conocer acerca del universo de
donde proviene.La teoría de muestreo estudia la
relación existente entre una población
estadística y una o más muestras
extraídas de esa población y el objeto
fundamental de esta teoría consiste en inducir o
inferir las características de la población
total, partiendo de las obtenidas de las muestras procedentes
de la misma.Naturaleza y finalidad del muestreo en la
auditoriaEl muestreo en la auditoria es la aplicación
de un procedimiento de auditoria que se empleará en
menos del 100% de las partidas dentro del saldo de una cuenta
o clase de
transacciones para efectos de evaluar ciertas
características del saldo o de la clase.Es el proceso de selección de un grupo de
elementos (muestra) a
partir de una población y de utilizar las
características de la muestra para sacar conclusiones
sobre las características de la población
completa. Es, en principio, el medio idóneo para
expresar en términos cuantitativos el juicio del
auditor respecto a la razonabilidad, determinando la
extensión de las pruebas y evaluando su resultado.
Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá dejar
constancia en los papeles de trabajo de las razones que han
conducido a tal elección, justificando los criterios y
bases de selección.El muestreo en la auditoria es aplicable tanto a las
pruebas de cumplimiento como a las pruebas de auditoria. Sin
embargo, no es igualmente aplicable a todos los
procedimientos de auditoria que pudieran utilizarse al
realizar estas pruebas. Por ejemplo, el muestreo se aplica
mucho dentro de los trabajos de cotejar documentos, confirmar
y rastrear, pero generalmente no se utiliza en los
procedimientos de investigación, observación y estudios
analíticos.Un método eficaz de muestreo necesita, a
menudo, algo más que objetividad. Requiere de
algún medio para establecer tamaños de muestra
y evaluar matemáticamente los resultados
obtenidos.Muestreo y prueba selectiva son términos
usados comúnmente para describir lo mismo; es decir,
el proceso para obtener información acerca del
conjunto de una población o universo, examinando
sólo una parte del mismo.La obtención de evidencia en auditoria ha
tenido como finalidad que el auditor cuente con los elementos
de juicio suficientes que le permitan fundamentar
sólidamente su opinión.En su origen, la auditoria era un examen detallado
de las operaciones y registros contables de la empresa. De
hecho, constituía una revisión exhaustiva del
proceso que servía de fundamento para elaborar los
estados financieros. Dicho examen se hacía exhaustivo
debido a que:* Los sistemas de control empleados en las
organizaciones no eran consistentes (los conceptos de
control
administrativo y control interno eran muy vagos), por
lo que la auditoria estaba orientada principalmente a
descubrir fraudes.* El número de operaciones que se
registraba era reducido.El nacimiento de grandes empresas en el siglo
pasado, con un considerable volumen de
operaciones, hizo necesario crear medios de control que
permitieran a los administradores proteger los bienes del
negocio y recabar información confiable en forma
más eficiente y oportuna.El hecho que los ciclos de transacciones en las
empresas sean de carácter repetitivo y que los medios
de control interno proporcionen, en mayor o menor grado,
confianza sobre su registro, suscitó la
evolución de la forma en que se efectuaba la
auditoria; esto es, de la revisión exhaustiva los
auditores pasaron a la prueba selectiva.Conceptos sobre el muestreo en
auditoriaPara estar en condiciones de comprender lo que es el
muestreo en auditoria es necesario reconocer algunos
conceptos relacionados con él.Universo.– Es el conjunto o
totalidad de los elementos o unidades acerca de los cuales se
desea obtener información.Población.- Es cualquier grupo
de elementos o unidades del universo con alguna
característica común.Si podemos identificar y delimitar bien un individuo,
o más general un elemento y observar, medir una
característica o atributo de este, todo conjunto de
tales individuos o elementos lo consideraremos una
población.Una población estadística según
el número de elementos, unidades o casos que la
constituyan, puede ser finita o infinita. Cuando el
número de elementos que integran una población
es muy grande se puede considerar a esta como una
población infinita. Una población finita es
aquella que está formada por un determinado o limitado
número de elementos, esto es un universo consistente
de una serie definida de unidades.Muestra.– Es el conjunto de
elementos (o unidades) de una población que se
selecciona para examen.Esta muestra estadística, seleccionada
científicamente, debe ser representativa, es decir,
que contenga todos los elementos en la misma
proporción en que existen en la población de la
cual se obtuvo.La muestra óptima es la que reúne las
exigencias de eficiencia, representatividad, seguridad y
flexibilidad. Se considera generalmente que la muestra
más eficiente es la que proporciona mayor
información útil, por el menor costo. La
muestra debe ser bastante reducida para evitar gastos
innecesarios y, bastante amplia para que el error de muestreo
sea admisible.Elemento (o unidad).- Es un miembro de
una población.Atributo.- Es cualquier
característica que pueden o no poseer los elementos de
la población. Por ejemplo, si una factura de venta
cuenta o no con los datos del comprador. El hecho de contar
con estos datos es un atributo de la factura. Cuando un
atributo es medible (en valores numéricos) se llama
variable. El importe de la factura es, por consiguiente, una
variable.Muestreo.- Es seguir un
método tal, que al escoger un grupo pequeño de
la población se pueda tener un grado conocido de
confiabilidad de que ese pequeño grupo efectivamente
posee los atributos del universo o población que se
está revisando.Nivel de confianza.- Es la probabilidad
de que el valor de la muestra no difiera del verdadero valor
de la población. Dicho llanamente, puede considerarse
como el grado en el que es justificado estimar que una
muestra indica el verdadero valor de la población y
generalmente se expresa en porcentaje. Los niveles de
confianza de uso más común en auditoria son del
90% y 95%.Si se habla de un nivel de confianza del 95%,
se quiere decir que hay 95 posibilidades entre 100 de que los
resultados de la muestra representen las condiciones
verdaderas de la población, frente a 5 posibilidades
de que no las representen.Tasa de error esperada.- Es el
porcentaje de error que el auditor cree que encontrará
como resultado de una prueba.Tasa de error real.- Es el porcentaje
de error que el auditor realmente encontró en la
muestra.Precisión.- Es la tolerancia
máxima que el auditor va a aceptar que se
desvíe el resultado que se obtenga, en relación
con el que se espera. Es la amplitud (generalmente expresada
con más o menos un porcentaje dado) dentro del cual
debe estar comprendida la respuesta verdadera sobre las
características de la población en estudio
(errores, por ejemplo), con un nivel de confianza
específico.La precisión puede expresarse por medio
de un porcentaje o en pesos, según el tipo de datos
que se esté manejando; por ejemplo: si el auditor en
su prueba afirma que la tasa de error proyectada en una
población dada es 5%, más menos 2%, ello
significa que la tasa de error en la población puede
ser tan pequeña como 3% o tan grande como 7%. Si lo
que está manejando no son porcentajes de error sino
valores, suponiendo que el auditor señala una
precisión de ± $50.00, ello significa que la
diferencia o variación máxima que va a tolerar
que se desvíe el valor que obtenga de su prueba en
relación con el valor que tiene realmente la
población es de $50.00, porque considera que
más de $50.00 la cifra ya es importante.
Es conveniente mencionar que el comportamiento del tamaño de las
muestras está en función de las estimaciones
que haga el auditor sobre los conceptos antes explicados,
así como de su identificación con los conceptos
que tradicionalmente se han usado en auditoria para
determinar los alcances de las pruebas, es decir:* A mayor tamaño de la
población, mayor tamaño de la muestra,
refiriéndose numéricamente a la misma, sin
considerar el porcentaje que representa en relación a
la población.* A mayor nivel de confianza, mayor tamaño
de la muestra* A mayor precisión, mayor tamaño de
la muestra* A mayor tasa de error esperada, mayor
tamaño de la muestra.Ventajas del uso del
muestreoLa generalización del uso del muestreo y la
aceptación que técnicamente tienen los
razonamientos que lo soportan derivan de las siguientes
ventajas.Economía.- El tiempo necesario para
revisar sólo una parte de la población es menor
al requerido para examinar la totalidad; hay un ahorro en
costos en comparación con el examen
exhaustivo.Oportunidad.- La revisión de un menor
número de elementos se refleja en una menor
inversión de tiempo, lo que permite al auditor emitir
su informe en forma más oportuna para la adecuada
toma de
decisiones.Minuciosidad en la revisión.- El
examen exhaustivo de un número considerable de
elementos semejantes hace prácticamente imposible la
minuciosidad por la monotonía del trabajo y la
formación inconsciente de hábitos al irlo
efectuando. Al reducirse el número, se hace posible
que cada elemento sea examinado, procesado y analizado de
modo más completo y satisfactorio.Problemas a los que se enfrenta la prueba
selectivaCuando el auditor usa la prueba selectiva en lugar
de llevar a cabo una revisión exhaustiva —que en
la actualidad es poco usual y sólo justificable en
ciertas circunstancias— tiene tres problemas que
resolver:* ¿Cuánto hay que
revisar?* ¿Qué elementos (partidas,
transacciones, etc.) deben ser revisados?* ¿Qué significa el resultado
obtenido?Principios sobre muestreo
El auditor deberá seguir algunos principios
al usar el muestreo:- Basar sus opiniones sólo en las
poblaciones de donde se extrajeron las
muestras.
La muestra deberá ser representativa del
conjunto. Esto es, al examinar una muestra de recibos
podrá emitir una opinión sobre la totalidad de
aquéllos en que está interesado. Es decir, si
la muestra es realmente representativa, su opinión
sobre el resto de los recibos será
válida.B) Permitir que cada elemento de la
población tenga una probabilidad igual de ser
seleccionada:1) Asegurándose de que ninguna
configuración particular de la población
modifique el carácter aleatorio de la
muestra.2) Evitando que inclinaciones personales influyan
en la selección de elementos para la
muestra.Las pruebas deberán estar exentas de sesgo.
Esto no es tan evidente como parece, pues cada persona tiene
algo de parcialidad innata.Algunos auditores comprueban partidas contenidas en
listas tomando la primera y la última de cada hoja, o
sólo seleccionan las partidas fáciles de
localizar o verificar; ambos constituyen procedimientos
parciales y por lo tanto, con sesgo. - Informe del auditor
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