La auditoría de los inventarios (página 3)

Partes: 1, 2, 3

Factores que influyen en el tamaño de la
muestra

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor
al planear los tamaños de las muestras se incluyen los
siguientes:

Control Interno
Importancia
Riesgo de Auditoria

El control
interno forma parte de la decisión del auditor sobre
el tamaño de la muestra debido
a que la cantidad de evidencia de auditoria necesaria
varía dentro de ciertos límites,
inversamente con la efectividad del control
interno. Por ejemplo, por lo general se necesitan
tamaños de muestra relativamente mayores para las
auditorias
de compañías con controles internos pobres que
para aquellas con un buen control interno.

Es necesario tomar en cuenta la importancia cuando se
determina el tamaño de la muestra debido a que si los
demás factores se mantienen sin cambios, mientras
más importante sea el área que se esta
comprobando se necesitará en general más
evidencia.

El riesgo de
auditoria tiene una influencia directa sobre la cantidad de
evidencia a recopilar. Un alto riesgo de errores no detectados
en los registros
contables del cliente
exigirá que el auditor obtenga más evidencia de
la que sería necesaria en una auditoria con menos
riesgos
inherentes.

El riesgo e incertidumbre en la
auditoria

La confianza del auditor en el control interno afecta
la extensión de las pruebas en las cuales otros
procedimientos
de auditoria se verían restringidos; al tratar de
cumplir con la norma de obtener suficiente evidencia confiable,
bastará que el auditor adquiera una base razonable para
poder
externar una opinión.

Se le permite al auditor que acepte cierta
incertidumbre cuando el costo y el
tiempo
requeridos para realizar un examen al 100% de los datos, es en su
opinión, mayor que las consecuencias adversas de
expresar un dictamen erróneo al examinar tan sólo
una muestra de los datos. Dado que esto es lo que normalmente
sucede, el muestreo se
utiliza mucho dentro de la auditoria.

En el muestreo, a la combinación de dos riesgos
determinados se le denomina riesgo último. Estos dos
riesgos son: (1) el riesgo de que errores materiales
se presenten dentro del proceso
contable que produce o genera los estados
financieros y (2) el riesgo de que estos errores no se
detecten dentro del examen del auditor.

El riesgo último incluye tanto las
incertidumbres atribuibles al muestreo (riesgo de muestreo) e
incertidumbres atribuibles a otros factores (riesgo de no
muestreo).

El riesgo de muestreo

Este riesgo se relaciona a la posibilidad de extraer
del universo una
muestra que verdaderamente no sea representativa de tal
universo. Por lo tanto, la conclusión del auditor
respecto a los procedimientos de control interno o los detalles
de transacciones y saldos basados en la muestra será
diferente de la conclusión que surgirá del examen
de todo el universo. Al
realizar las pruebas de
cumplimiento de control interno y pruebas de auditoria, los
siguientes tipos de riesgo de muestreo pueden
ocurrir.

Pruebas de cumplimiento

El riesgo de confiar de más sobre el
control interno contable representa el riesgo que la muestra
soporte el nivel de confianza planeado por el auditor sobre el
control cuando la tasa verdadera de cumplimiento no justifica
que se tenga tal confianza. (A este riego a veces se le conoce
como riego beta.)

El riesgo de poner poca confianza sobre el
control interno contable representa el riesgo que la muestra no
apoye el grado de confianza planeado del auditor sobre el
control cuando la tasa verdadera de cumplimiento apoya tal
confianza. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo
alfa.)

Pruebas de auditoria

El Riesgo de aceptación incorrecta es el
riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los
saldos de las cuentas no
estén significativamente equivocados cuando en realidad
lo están. (A este riego a veces se le conoce como riego
beta.)

El riesgo de rechazo incorrecto es el riesgo de
que la muestra apoye la conclusión de que los saldos
registrados en la cuenta estén significativamente
equivocados cuando en realidad no existe error significativo.
(A este riesgo a veces se le conoce como riesgo
alfa.)

Estos riesgos tienen un impacto significativo tanto en
eficiencia como
en eficacia de la
auditoria. El riesgo de confiar de más y el riesgo de
incorrecta aceptación se relacionan con la eficacia de
la auditoria. Cuando un auditor llega a cualquiera de estas
conclusiones erróneas, su examen será suficiente
para detectar errores e irregularidades materiales, y
podrá no tener una base razonable para rendir una
opinión. En contraste, el riego de confiar de menos y el
rechazo incorrecto se relacionan con la eficiencia de la
auditoria. Cuando se llegue a cualquiera de estas conclusiones
erróneas, el auditor incrementará sus pruebas de
auditoria innecesariamente. Sin embargo, tales esfuerzos
conducirían en última instancia a una
conclusión correcta y existirá eficacia en la
auditoria.

Riesgo de no muestreo

Este riesgo se refiere a la parte del riesgo
último que no es atribuible a examinar solo una parte de
los datos. Este riesgo surge de (1) errores humanos, tales como
dejar de reconocer o localizarlos en documentos
muestreados, (2) aplicar procedimientos de auditoria que sean
inadecuados con el objetivo de
auditoria y (3) malinterpretar los resultados de una muestra.
Los riesgos diferentes a los de muestreo nunca podrán
ser medidos de una forma matemática. Sin embargo, mediante una
planeación así como una supervisión y adhesión adecuadas a
las normas de
control de calidad, el
riesgo cuyo origen es distinto del muestreo podrá
mantenerse a un nivel bajo.

El muestreo estadístico en la
auditoria

Definición

El muestreo estadístico en la auditoria es la
aplicación de un procedimiento
de auditoria a una muestra de una población por revisar, en donde se
estiman las características y/o valores de
esa población a partir del diseño, selección y evaluación de la muestra por métodos
matemáticos basados en el cálculo
de probabilidades.

Cuando se obtiene una muestra por el método
estadístico, es posible afirmar con un determinado grado
de confianza, que el resultado de la muestra no se aleja de las
condiciones reales de la población (es decir, de las
condiciones que pueden determinarse mediante el examen completo
de la población) más allá de cierto
límite especificado.

Etapas fundamentales

De la propia definición es posible concluir las
aplicaciones del muestreo estadístico, que involucran
tres etapas fundamentales:

A)Diseño de la muestra.- Consiste,
básicamente, en la determinación del
tamaño apropiado de la muestra.

B) Selección de la muestra.- Se
refiere a la identificación de los elementos por
examinar.

C) Evaluación de la muestra.- Es la
formación de conclusiones acerca de la información, basadas en el examen de
los elementos muestreados.

Muestreo estadístico y no
estadístico.

Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede
utilizar el muestreo estadístico o el no
estadístico, o ambos. Los dos tipos de muestreo
requieren del ejercicio de un buen juicio en la
planeación y ejecución del plan de
muestreo y en la evaluación de los resultados. Ambos
tipos de muestreo en la auditoria están sujetos a los
riesgos de muestreo y no muestreo. La diferencia crítica entre los dos tipos de muestreo
es que las leyes de
probabilidades son utilizadas para controlar el riesgo de
muestreo en el estadístico.

La decisión de utilizar uno y otro tipo de
muestreo se basa primordialmente en consideraciones de
costo/beneficio. El muestreo no estadístico será
menos costoso que el estadístico, pero los beneficios
del muestreo estadístico pueden resultar superiores a
los obtenidos con el no estadístico, conforme se explica
a continuación.

En el muestreo no estadístico, el auditor
determina el tamaño de la muestra y evalúa los
resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio
subjetivo y de su propia experiencia. Por lo tanto
erróneamente procederá a utilizar una muestra muy
grande en un área y una muestra muy pequeña en
otra área. Hasta el grado en que lo adecuado de la
evidencia de auditoria se base en una muestra, el auditor a su
vez, obtendrá más (o menos) evidencia de la que
en realidad se necesita para tener una base razonable para
poder expresar una opinión. Sin embargo, una muestra no
estadística debidamente diseñada
será tan efectiva como una
estadística.

En el muestreo estadístico, costos
elevadísimos podrán ser requeridos para entrenar
a los auditores en el uso de la estadística y en el
diseño e implantación del plan de muestreo. No
obstante, el muestro estadístico deberá
beneficiar al auditor en (1) diseñar una muestra
eficiente, (2) medir el grado de seguridad
que se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los
resultados de las muestras. Lo que es más importante, el
muestreo estadístico permite al auditor cuantificar y
controlar el riesgo de muestreo

Utilizando el muestreo estadístico se
incorporan los factores control interno, importancia y riesgo
de auditoria, entre otros, de manera más
explícita, pero de ningún modo se sustituye el
juicio del auditor. El muestreo estadístico puede ser
considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a
formar juicios.

Los procedimientos de muestreo no estadístico,
aunque de uso amplio, se considera con frecuencia que tienen
varias desventajas. Por ejemplo, no proporcionan al
auditor:

Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo
tomado;
Un método objetivo, comprobable,
sistemático, para determinar el tamaño de la
muestra o para probar que el tamaño de las muestras
era el adecuado;
Un método objetivo de evaluar el efecto de
los errores que se encuentran; o,
Asegurar que las muestras están libres de
prejuicios

La elección del muestreo estadístico o
no estadístico no afecta directamente la elección
de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra.
Asimismo, no afecta la calidad de la evidencia recabada
alrededor de partidas muestreadas individuales o la respuesta
apropiada por el auditor a errores descubiertos en las partidas
muestreadas.

El muestreo estadístico permite proyectar los
resultados de la muestra a todo el universo, así como
medir probabilísticamente las conclusiones a que se
llegue, es decir, permite hacer afirmaciones en términos
de probabilidad
acerca de la exactitud de las estimaciones de la muestra. El
éxito
de las auditorias dependerá en gran medida en que se
siga un método
científico para seleccionar los elementos a
auditar.

Condiciones para el uso del muestreo
estadístico

Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las
conclusiones a que se llegue con base en el muestreo
estadístico sean válidas:

A) Masividad.- Es requisito propio del
cálculo de probabilidades, puesto que las leyes de la
probabilidad no son aplicables a pequeños
cúmulos de datos, ya que las probabilidades se
autolimitan.

B) Homogeneidad.- Para interpretar las
características generales de la población se
van a emplear promedios de los resultados de la muestra, por
lo que es necesario que estos promedios sean representativos
de la población; esto sólo se logrará si
las características (atributos) o valores (variables)
de la población son homogéneas.

Cuando las poblaciones no sean homogéneas
será necesario estratificar, seccionando en partes
homogéneas entre sí para ser probadas
aisladamente.

C) Que la muestra sea seleccionada al azar
(aleatoria).- Sólo así es posible
garantizar que todos los elementos que forman la
población han tenido la misma oportunidad de ser
seleccionados.

TIPOS DE MUESTREO

Entre los diversos tipos de muestreo se encuentran los
siguientes:

Muestreo Aleatorio Simple

El Muestreo Aleatorio Simple con o sin reemplazo (MAS)
o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA), es un método de
selección de n unidades en un conjunto de N de tal modo
que cada uno de los elementos de la población tienen la
misma oportunidad de ser elegidas y por lo tanto muestras de
igual tamaño tienen la misma probabilidad de ser
tomadas. Es el método conceptualmente más
sencillo de muestreo, y será utilizado en esta investigación para determinar el
tamaño de la muestra necesaria, según este caso,
para el conteo periódico de los inventarios.

En la práctica un muestreo aleatorio se realiza
unidad por unidad. Se enumeran las unidades de 1 a N.
Posteriormente se extrae una serie de números aleatorios
entre 1 y N, utilizando los diferentes métodos para la
selección de la muestra; el procedimiento o sistema
utilizado para esta selección reviste capital
importancia, ya que de dicho método depende
básica y fundamentalmente el carácter representativo de la misma y la
validez de la inducción estadística.

La selección final de los elementos de la
muestra habrá de estar basada en un método al
azar, sea cual fuere el tipo de muestreo probabilístico
que se piense utilizar.

Entre las ventajas de este método de muestreo
podemos destacar que es sencillo y de fácil
comprensión, se pueden calcular de forma rápida
las medias y varianzas. Se basa en la teoría estadística y por tanto,
existen paquetes informáticos para analizar los
datos.

Como inconvenientes encontramos que, requiere que se
posea de antemano un listado completo de toda la
población y cuando se trabaja con muestras
pequeñas es posible que no represente a la
población adecuadamente.

Muestreo Sistemático

Este procedimiento exige numerar todos los elementos
de la población, pero en lugar de extraer n
números aleatorios solo se extrae uno. Se parte de ese
número aleatorio i, que es un número elegido al
azar, y los elementos que integran la muestras son los que
ocupan los lugares i,i+k,i+2k,i+3k,…,i+(n-1)k, es decir
se toman los individuos de k en k, siendo k el resultado de
dividir el tamaño de la población entre el
tamaño de la muestra: k=N/n. el número i que
empleamos como punto de partida será un número al
azar entre 1 y k.

El riesgo de este tipo de muestreo está en los
casos en que se dan periodicidad constante (k) podemos
introducir una homogeneidad que no se da en la
población.

Este muestreo tiene la ventaja de que no siempre es
necesario tener un listado de toda la población,
además de que es fácil de aplicar. Cuando la
población está ordenada siguiendo una tendencia
conocida, asegura una cobertura de unidades de todos los tipos.
Debemos destacar que tiene la dificultad de que si la constante
de muestreo está asociada con el fenómeno de
interés, las estimaciones obtenidas a
partir de la muestra pueden contener sesgo de
selección.

Muestreo Estratificado

En ciertas ocasiones resulta conveniente estratificar
la muestra según ciertas variables de interés.
Para ello debemos conocer la composición estratificada
de la población objetivo a muestrear. Una vez calculado
el tamaño de la muestra apropiado, esta se reparte de
manera proporcional entre los distintos estratos definidos en
la población usando una simple regla de tres, se divide
a la población en estratos más
homogéneos y se toma una submuestra aleatoria de cada
estrato. El objetivo de este diseño es minimizar la
varianza dentro cada estrato y maximizar la varianza entre
estratos.

Trata de simplificar los procesos y
suele reducir el error muestral para un tamaño dado de
la muestra. Consiste en considerar categorías
típicas diferentes entre sí (estratos) que poseen
gran homogeneidad respecto a alguna característica (se
puede estratificar, por ejemplo, según la
profesión, el municipio de residencia, el sexo,
el estado
civil, etc.). Lo que se pretende con este tipo de muestreo es
asegurarse de que todos los estratos de interés
estarán representados adecuadamente en la muestra. Cada
estrato funciona independientemente, pudiendo aplicarse dentro
de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para
elegir los elementos concretos que formarán parte de la
muestra. En ocasiones las dificultades que plantean son
demasiado grandes, pues exige un conocimiento
detallado de la población. (Tamaño
geográfico, sexos, edades,…).

La distribución de la muestra en función
de los diferentes estratos se denomina afijación, y
puede ser de diferentes tipos:

Afijación Simple: A cada estrato le corresponde
igual número de elementos muestrales.

Afijación Proporcional: La distribución
se hace de acuerdo con el peso (tamaño) de la
población en cada estrato.

Afijación Óptima: Se tiene en cuenta la
previsible dispersión de los resultados, de modo que se
considera la proporción y la desviación
típica. Tiene poca aplicación ya que no se suele
conocer la desviación.

Este muestreo tiende a asegurar que la muestra
represente adecuadamente a la población en
función de unas variables seleccionadas. Se obtienen
estimaciones más precisas. Su objetivo es conseguir una
muestra lo mas semejante posible a la población en lo
que a la o las variables estratificadotas se
refiere.

Como inconveniente se puede destacar que se ha de
conocer la distribución en la población de las
variables utilizadas para la estratificación.

Muestreo por Conglomerados

En algunos casos el muestreo aleatorio simple puede
resultar muy costoso (Ejemplo: si se quiere muestrear una gran
ciudad), o inaplicable si no se cuenta con el marco
muestral.

En esta situación es más
económico realizar el denominado muestreo por
conglomerados.

A diferencia de la formación de estratos, en
este caso se trata que los elementos dentro de un conglomerado
sean heterogéneos, y los conglomerados homogéneos
entre sí.

Se divide la población en conglomerados en
donde las diferencias entre individuos sean tan grandes como
sea posible y luego se toma como muestra a uno o más
conglomerados. En este caso, se busca que la varianza dentro de
cada conglomerado sea lo más grande posible, mientras
que la varianza entre conglomerados sea
mínima.

Este muestreo es muy eficiente cuando la
población es muy grande y dispersa, además no es
preciso tener un listado de toda la población,
sólo de las unidades primarias de muestreo.

Como desventajas se aprecia que el error
estándar es mayor que en el muestreo aleatorio simple o
estratificado y el cálculo del error estándar es
complejo.

Muestreo Polietápico

Es el muestreo en el que se procede por etapas: se
obtiene una muestra de unidades primarias, más amplias
que las siguientes; de cada unidad primaria se toman, para una
submuestra, unidades secundarias, y así sucesivamente
hasta llegar a las unidades últimas o más
elementales. Se le puede considerar como una
modificación del muestreo por conglomerados cuando no
forman parte de la muestra elementos o unidades de todos los
conglomerados, sino que, una vez seleccionados estos, se
efectúan submuestras dentro de cada uno de
ellos.

Muestreo Polifásico o
Múltiple.

Muestreo en el que se obtienen varias muestras en
varias fases para seleccionar datos de distintas clases. En la
primera fase se toma una muestra, generalmente grande, de forma
rápida, sencilla y poco costosa, a fin de que su
información sirva de base para la selección de
otra mas pequeña relativa a la característica que
constituye el objeto de estudio propiamente dicho. En la
segunda fase se obtiene una submuestra sobre toda la clase de
datos, obteniéndose así una muestra
bifásica. Y así se produce sucesivamente,
obteniéndose una muestra que se llama
polifásica.

Muestreo por Submuestras
Interpenetrantes

División aleatoria de una muestra, en un cierto
número de grupos del
mismo número de unidades. Se emplea para medir la
concordancia entre los resultados de muestras sucesivas, en la
obtención rápida de resultados provisionales y en
la comparación de los resultados obtenidos por
diferentes agentes o entrevistadores.

Muestreo Secuencial o Sucesional

Muestreo en el que no se fija de antemano el
número de unidades que han de constituir la muestra,
sino que, mediante el examen de las unidades obtenidas
sucesivamente, o bien se decide parar el muestreo (y a partir
de la muestra así obtenida, realizar inferencias sobre
la población), o, por el contrario, se decide hacer una
observación adicional, y así
sucesivamente.

Planes de muestreo en la Auditoria

Entre los planes más utilizados en las labores
de auditoria se encuentran:

* Muestreo de atributos

* Muestreo de suspensión o
continuación

* Muestreo de variables

* Muestreo de descubrimiento y

* Muestreo dirigido.

La determinación del método por utilizar
estará en función del objetivo específico
que se pretenda alcanzar con la revisión. Conviene
señalar que se pueden efectuar combinaciones de planes
cuando así se requiera.

Una vez que se cuenta con objetivos de
auditoria claros y precisos, y que se ha seleccionado el plan
de muestreo, el auditor debe definir la población sujeta
a examen. Este es un paso común que se lleva a cabo al
utilizar cualquiera de los planes antes mencionados y que
consiste en determinar qué elementos individuales
integran la población. Para la utilización de
cualquier plan de muestreo se debe contar con el objetivo
específico de la revisión y con la
definición de la población sujeta a
examen.

Muestreo de atributos

Es el plan de muestreo que se utiliza para
estimar la frecuencia probable con la que ocurre un evento, el
cual puede ser una cierta clase de error o un atributo de la
población.

En este método, cada elemento de la muestra se
examina para determinar si el atributo está o no
está presente. El resultado del examen es un porcentaje
de la ocurrencia (o no ocurrencia) de estos elementos,
usualmente expresado como porcentaje de error.

Aplicabilidad

El muestreo de atributos se aplica principalmente al
realizar pruebas de cumplimiento, ya que permite al auditor
conocer con mayor precisión la frecuencia con que se
observa un control en el procedimiento o área revisada.

Específicamente, se puede decir que este tipo
de muestreo es utilizado en las pruebas de cumplimiento
detalladas, que son aquéllas que se aplican en controles
cuya realización consta en documentos.

Este tipo de muestreo, de ordinario, no es aplicable a
controles que dependen primordialmente en la separación
de funciones o
controles que no producen una evidencia documentaria de
actuación.

Muestreo de variables

Es el plan de muestreo que se
utiliza para estimar o probar valores, como pueden ser unidades
monetarias, de producción o de inventarios.

Aplicabilidad

El muestreo de variables puede ser
empleado por el auditor en aquellos casos en los que el
objetivo de la revisión se relaciona tanto como la
posible subestimación o sobreestimación del saldo
de una cuenta.

A pesar de que estos son los planes de muestreo
más utilizados en auditoria, en esta
investigación no se hará uso de ellos, puesto que
sólo se pretende calcular el tamaño de muestra
necesario para llevar a cabo las verificaciones físicas,
periódicas, del inventario del
Almacén de Divisas de
la Universidad
Central, y comprobar si el tamaño de muestra usado
actualmente es el correcto. No se pretende comprobar el saldo
de ninguna cuenta, ni verificar el cumplimiento de algún
atributo o medida de control interno.

Parte 2: Aplicación del
Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoría de los
Inventarios.

Este capítulo incluye la
caracterización general del Almacén, lugar
donde se desarrolló esta investigación. Se
incluyen algunos apuntes sobre el desarrollo
de la estadística en Cuba,
según el criterio de Arístides Calero.
Además se trató la disposición legal
sobre el control periódico de los inventarios en
nuestro país, reflejado en la Resolución No. 44
del Ministerio de Finanzas y
Precios.
Se explica el procedimiento del muestreo aleatorio simple que
debe utilizarse, así como la aplicación de
éste a la determinación del tamaño de
muestra en el Almacén objeto de estudio, además
de hacer un análisis de los resultados
obtenidos.

2.1 Apuntes sobre el desarrollo de la
Estadística en Cuba.

Arístides Calero, en uno de sus textos, plantea
que la estadística en nuestro país no ha tenido
gran tradición; y que una prueba de ello lo constituye
el hecho de que en el curso académico de 1963-1964
comienza, por primera vez en el país, la especialidad de
estadística en la Escuela de
Matemática de la Universidad de La Habana.
Señalando al doctor Eduardo Dorticós, Director
Central de Estadística (en aquel momento) de la Junta
Central de Planificación, como propulsor de esta
carrera.

Comenta que en cuanto a las técnicas
de muestreo, se puede decir que hasta el año 1966
prácticamente no se habían aplicado, ya que la
mayoría de las encuestas
muestrales que se realizaban eran opináticas; es decir,
no estaban provistas de un modelo
matemático que midiera la confiabilidad y
precisión de los resultados.

El desarrollo de las técnicas de muestreo se
debió (según su criterio) a la creación,
en el año 1966, por parte del doctor Eduardo
Dorticós, de un grupo de
muestreo (constituido por tres compañeros) en la
Dirección Central de Estadistica, pues de
este grupo o de los alumnos de él, han surgido las
aplicaciones más importantes de dichas técnicas
que se han realizado en el país.

Valero destaca al Candidato a Doctor Joseph Machek,
profesor de
Estadistica de la Escuela de Matemática de la
Universidad Carolina, en Praga, quien fue el apoyo de
intelectual del referido grupo y al que se debe la
consolidación de la especialidad de estadística
en la Escuela de Matemáticas.

Como ejemplo de aplicaciones de las técnicas de
muestreo, cita algunas encuestas, como: Diseño muestral
para medir la densidad y el
total de cafetos en producción, Diseño muestral
para medir el porcentaje de omisiones en el registro previo
de viviendas, Diseño muestral para anticipar los
resultados los Censo de Población y Viviendas,
Diseño muestral para medir la calidad del Censo de
Población y Viviendas, Diseño muestral para medir
el crecimiento y desarrollo del niño cubano,
Diseño muestral para determinar la utilización
del tiempo libre de los estudiantes de la Facultad de Ciencias de
la Universidad de La Habana.

Después de realizar la investigación
preliminar, se observa que con el transcurso del tiempo se ha
hecho imprescindible el uso de esta materia en
todo nuestro país. La estadística es una ciencia que
forma parte de los planes de estudios de muchas carreras
universitarias en Cuba, variando el alcance, profundidad, tipos
de métodos, objetivos y hasta los métodos de
enseñanza aplicados en las diferentes
carreras. A esta situación, de extensión masiva
de esta materia en las universidades, se ha llegado producto de
la necesidad creciente de su aplicación en la vida
real.

Es conocida cada vez más la aplicabilidad de la
estadística en el mundo actual y la utilidad de su
conocimiento en los profesionales, aunque no hayan cursado
estudios universitarios. Esta situación genera la
necesidad de establecer estrategias
para lograr que todas las personas que tengan que hacer uso de
los métodos estadísticos, cuenten con los
medios y
recursos para
comprenderlos y aplicarlos.

2.2 Disposición sobre el control
periódico de los inventarios en Cuba.

En nuestro país, con respecto a la actividad
contable, el conteo periódico de los inventarios, se
encuentra regulado por resoluciones del Ministerio de Finanzas
y Precios. La que se encuentra en vigor actualmente es la
Resolución No. 44.

En la Resolución No. 44 del Ministerio de
Finanzas y Precios, con fecha 27 de agosto de 1997, se plantea
la necesidad de establecer nuevas medidas de control y de
exigencia sobre los recursos que se encuentran a
disposición de las entidades. Por lo que con esta
resolución se modifican algunas cuestiones reguladas en
la Resolución No. 25, de fecha 7 de junio de 1991, del
extinguido Comité Estatal de Finanzas, la que establece
para todas las entidades estatales, conteos físicos
obligatorios de bienes
materiales y activos fijos
tangibles, así como el procedimiento a seguir en el caso
de faltantes y sobrantes.

Pone en vigor para todas las entidades estatales
conteos físicos de activos
fijos tangibles y de bienes materiales en general,
procedimiento a seguir en los casos de faltantes o sobrantes,
cancelaciones de cuentas por
cobrar y por pagar, consumo
material no registrado en el año que corresponda y
ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas
por pérdidas de calidad en los productos
agropecuarios.

La Resolución 44 plantea que todas las
entidades estatales están en la obligación de
efectuar los conteos físicos de los activos fijos
tangibles, así como de los bienes materiales en general,
en forma periódica y sistemática, acorde con una
programación anual, de forma tal que su
ejecución garantice que se efectúe el conteo de
todos los bienes en existencia, durante cada
año.

Los órganos y organismos del Estado
deberán exigir la realización de inventarios
físicos totales, en el momento en que se estime
oportuno, independientemente de los conteos físicos
periódicos efectuados, en aquellas entidades en las que
la calidad de éstos así lo aconseje.

En lo que respecta a los fondos fijos y de cambios, el
conteo físico debe efectuarse, como mínimo, una
vez al mes y sin previo aviso.

2.3 Características del Almacén
Objeto de Estudio

Los productos del almacén se encuentran
organizados en departamentos, de forma que sea más
sencilla su ubicación o búsqueda según sea
necesario. El orden es el siguiente:

Área de recepción

Productos de aseo

Pintura

Materiales Eléctricos

Materiales de oficina

Productos de Plomería

Productos de Carpintería

Mantenimiento

Papel

Mecánica

En este lugar para llevar a cabo el conteo del 10% es
utilizado el Modelo Conteo Físico , que imprime la
Especialista en Contabilidad, la cual es encargada además
de verificar que existan los productos escogidos al azar por el
sistema de computación, que dice el
modelo.

El conteo periódico de los inventarios se
realiza una vez al mes y la selección aleatoria de los
productos que confecciona la
computadora, se hace sin reposición, de manera que,
al finalizar el año, todas las existencias del
almacén hayan sido chequeadas periódicamente. La
persona ocupada
de realizar el conteo periódico de las existencias por
parte del departamento de Contabilidad, debe verificar, junto
al responsable del almacén, la sección, estante y
casilla en que se encuentren los productos y anotar los datos
en el Modelo Conteo Físico. Al hacer la
comprobación se deberá anotar también la
cantidad real encontrada en el primer y segundo conteo y la
fecha de realización de éstos en caso de que no
se hayan podido realizar el mismo día.

2.4 Procedimiento del Muestreo Aleatorio Simple
(MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA)

Para obtener la información deseada acerca de
la población en estudio, se hace necesaria la
elección de la muestra adecuada. En el MAS existen
fórmulas para datos cualitativos y para datos
cuantitativos. Para esta investigación se
utilizará una fórmula para datos cuantitativos,
que es la siguiente:

Se usará esta fórmula, pues se cuenta de
antemano con un listado de la población objeto de
estudio y, como se puede apreciar, esta fórmula incluye
este dato.

Los elementos que conforman la fórmula
son:

n – tamaño de la muestra

N – Número total de elementos que
conforman la población, en este caso es igual a
1136.

Z – Valor
tabular sobre la base de la confiabilidad de los estimados
(95%) que es igual a 1.96.

S2 – Varianza muestral

d – Error de muestreo que es igual a 0.07.

Este se interpreta como el error que puede existir y
que no pone en peligro los resultados de la
investigación.

El valor de la varianza de esta población se
desconoce, pues no había sido calculada anteriormente.
Se decidió determinar varias muestras pilotos
(n0) y calcular la varianza de cada muestra. Tomando
estos valores de varianza y muestras pilotos como datos, se
procedió a calcular los tamaños de muestra que se
pretenden en la investigación. Los resultados obtenidos
serán comparados con los que presenta el almacén
de Divisas, así como con el método utilizado
allí para el chequeo periódico de los
inventarios.

Aplicación del procedimiento al
Almacén Objeto de Estudio

Para facilitar el trabajo y
los cálculos, el primer procedimiento que se
llevó a cabo fue realizar una base de
datos en Microsoft
Excel con el total de productos, los precios y los
importes, tanto en pesos cubanos convertibles (CUC) como en
moneda nacional (MN).

El inventario físico del Almacén de
Divisas en la fecha señalada era de 1136 variedades de
productos , lo que demuestra la gran diversidad de
artículos que existían en el inventario. De igual
manera, el número de unidades de medida utilizado era
bastante diverso:

Como se aprecia, esta es una población bastante
diversa, y al no contar con el valor de la varianza de la
población, se decidió escoger tres muestras
pilotos (n0) y basado en ello determinar los valores
de la varianza y el tamaño de muestra que se desea
obtener.

Las muestras pilotos se calcularon en base al 1%, 5% y
10% del total de la población, es decir, 1136,
homogenizando las unidades de medida, pues al realizar los
cálculos con las diferentes unidades, éstos
resultaron muy elevados para ser utilizados en la
investigación.

Los valores obtenidos fueron los
siguientes:

Para el 1% de 1136, el valor obtenido fue11.36, por lo
que n0 ≈ 11

Para el 5% de 1136, el valor obtenido fue 56.8, por lo
que n0 ≈ 57

Para el 10% de 1136, el valor que se obtuvo fue 113.6,
por lo que n0 ≈ 114

Posteriormente, para cada una de estas muestras, se
determinó la varianza muestral (s2),
calculada a través de Microsoft
Excel,
obteniéndose los siguientes valores:

Para n0 = 11 (1% de 1136), el valor de
s2 = 0.4181;

para n0 = 57 (5% de 1136), el valor de
s2 = 0.5401 y

para n0 = 114 (10% de 1136), se obtuvo
s2 = 0.5930.

Los datos que se sustituyeron dentro de la
fórmula para datos cuantitativos fueron los
siguientes:

donde:

N = 1136

Z = 1.96

d = 0.07

s2 = se usó la calculada
anteriormente en cada caso

Análisis de los resultados

Después de sustituidos los datos se calcularon
los tamaños de las muestras para cada uno de los
casos.

En el primer caso, (1% de 1136)

Por lo que productos

En el segundo caso, (5% de 1136)

Entonces, productos

En el tercer caso, (10% de 1136)

Entonces, productos

Los tamaños de muestras obtenidos, 254, 308 y
330 productos, son superiores que el utilizado por el
almacén para realizar su chequeo periódico de los
inventarios, que generalmente es de 110 a 115 productos, como
evidencia el anexo 2. Con este resultado se demuestra que
aún utilizando una muestra piloto del 1%, 5% ó
10% de la población total, se obtiene, a través
del MAS, un tamaño de muestra superior que el utilizado
por el Almacén para realizar el conteo físico
mensual.

2.5 Comparación del procedimiento del MAS
con el tradicional usado en el Almacén

La selección de los productos para la
verificación periódica del inventario, en el
Almacén , lo hace la computadora
de forma aleatoria, y generalmente son entre 110 y 115
productos, puesto que solo se verifica el 10% mensual. Se hace
de tal manera que al finalizar el año económico
se haya comprobado el 100% del inventario. El Almacén
cumple con la orientación tratada en la
Resolución No. 44 del 27 de agosto de 1997 del
Ministerio de Finanzas y Precios, que establece el chequeo
periódico y anual de los activos fijos y medios
materiales en general.

Esta resolución no establece un por ciento
determinado de productos a verificar mensualmente, lo que si
especifica es que al finalizar el año económico
deben haber sido chequeados todos los artículos que
posea el inventario, por lo que el método establecido en
esta investigación puede ser utilizado para determinar
el tamaño de la muestra necesario para el chequeo
mensual de los productos del almacén de
Divisas.

Con este nuevo método existirán
productos que serán chequeados en más de una
ocasión, pero esto en lugar de perjudicar será
favorable en el mejoramiento del control interno, pues el
responsable del almacén no sabrá si en un conteo
físico en un mes determinado le volverán a
controlar o no un producto que haya sido controlado en meses
anteriores.

En el caso de la auditoria, no existe ninguna
resolución que establezca un por ciento especifico para
determinar el tamaño de las muestras. Generalmente el
auditor selecciona según su experiencia el tamaño
de la muestra que desea verificar, aunque también puede
basarse en aspectos como el control interno, la importancia del
área comprobada o el riesgo de cometer
errores.

Con este método del MAS el auditor puede
verificar mayor cantidad de productos que si tomara solamente
el 10% del total para realizar los chequeos físicos.
Además, esta nueva vía ofrece una
selección libre de prejuicios, pues al basarse en
cálculos estadísticos, el cliente no
cuestionará la selección como dudosa, y
quedará conforme con el resultado obtenido.

Conclusiones

La realización de este trabajo
permite arribar a las siguientes conclusiones:

Se debe utilizar el muestreo estadístico por
parte de los auditores en el chequeo físico de los
inventarios permitiendo una valoración
matemática de la muestra seleccionada.
La comprobación física del 10% de
los inventarios aplicado mensualmente en el almacén,
aunque permite al final del año haber comprobado el
100% de los inventarios, resulta insuficiente para un control
eficiente y efectivo de los mismos.
Es necesario estandarizar las unidades de medida
para el cálculo del tamaño de la muestra, pues
éstas obstaculizan la investigación por su gran
diversidad.
Con los tamaños de muestra calculados en el
trabajo se comprueba que los por cientos a emplear por el
auditor al chequear los inventarios son de 20%, 27% y 29%
respectivamente, del total de los productos en el caso del
Almacén.
Con la aplicación del muestreo
estadístico se lograría comprobar algunos
productos que anteriormente ya hayan sido verificados, lo
cual fortalece el control de los inventarios del
almacén.

Recomendaciones

Con los resultados obtenidos en esta evaluación
preliminar recomendamos:

Que se aplique el muestreo estadístico para
determinar el tamaño de la muestra en el chequeo
físico de los inventarios.
Homogenizar las unidades de medidas en el
almacén en aras de encontrar menores obstáculos
en las investigaciones.
Aplicar la técnica del muestreo
estadístico para el fortalecimiento del control
físico de los productos en los almacenes, no
sólo para el caso de la auditoria, sino también
para la contabilidad.
Realizar investigaciones para determinar las
varianzas de cada uno de los almacenes en diferentes
entidades.

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