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Planificación

Definición

(Stoner, 1996).

"Es el proceso de
establecer metas y elegir medios para
alcanzar dichas metas"

(Ortiz, s/f).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo
que la
organización hará para alcanzar sus objetivos"
(Sisk, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de acción
recomendado: un plan"

(Goodstein, 1998).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el
medio más apropiado para el logro de los mismos antes de
emprender la acción"
(Ackoff, 1981).
"La planificación… se anticipa a la toma de
decisiones. Es un proceso de decidir… antes de que se
requiera la acción"

(Murdick, 1994).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay
que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo
deberá hacerse". Se erige como puente entre el punto en
que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

(Cortés, 1998).
"Es el proceso de definir el curso de acción y los
procedimientos
requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece
lo que hay que hacer para llegar al estado final
deseado"

(Terry, 1987).

"Es el proceso de seleccionar información y hacer
suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos
organizacionales"

ETAPAS

Requiere de un análisis de la realidad o diagnóstico, que contiene:

Fortalezas y debilidades, oportunidades y riesgos
(amenazas) del desarrollo de
una organización.

Además incluye la formulación de planes,
que definen:

Definen políticas,
Objetivos, Metas y estrategias del
plan.

Este proceso sería incompleto, sino incluye:
programas y
presupuestos,
para la asignación de recursos
humanos, materiales,
financieros y tecnológicos para el cumplimiento de los
objetivos diseñados.

La previsión presupuestal garantiza la
ejecución de planes, programas y presupuestos, cuyo
objetivo es el
cumplimiento de acciones y
responsabilidades asignadas a diferentes agentes o instituciones.

Otra etapa es la evaluación
de planes, programas y presupuestos, que consiste en la
verificación del cumplimiento de los planes, programas y
presupuestos, y su impacto en la sociedad y
economía.

Finalmente, está la reformulación de
planes, programas y presupuestos, que consiste en su
modificación y ajuste por situaciones estructurales y
coyunturales.

IMPORTANCIA

Planificar significa que los ejecutivos estudian
anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos
no en corazonadas sino con algún método,
plan o lógica.
Los planes establecen los objetivos de la organización y
definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Además los planes son la guía para que (1) la
organización obtenga y aplique los recursos para
lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización
desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con
los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la
atención de los empleados sobre los
objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro
de los objetivos organizacionales.

Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite
concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a
tratar los problemas de
cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro
lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la
planificación: los eventos
inesperados, la resistencia
psicológica al cambio ya que
ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de
insuficiente información, la falta de habilidad en la
utilización de los métodos de
planificación, los elevados gastos que
implica, entre otros.

CLASES DE PLANIFICACIÓN

Existen diversas clasificaciones acerca de la
planificación:

La planificación
estratégica: está diseñada para
satisfacer las metas generales de la
organización.

La planificación operativa: muestra
cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en
el quehacer diario.

CARACTERÍSTICAS DE LA
PLANIFICACIÓN

Planificar es un proceso, es decir es una actividad
continua y unitaria que no termina con la formulación de
un plan determinado, sino que implica un reajuste permanente
entre medios, actividades y fines y, sobre todo, de caminos y
procedimientos a través de los cuales se pretende incidir
sobre algunos aspectos de la realidad.

Preparatorio de un conjunto de decisiones que deben ser
formuladas por los responsables de elaborar el plan o programa.

Un conjunto…, si bien planificar es una forma de tomar
decisiones formular políticas, su carácter específico es el de tratar
con un conjunto de decisiones, es decir, con una matriz de
series sucesivas e interdependientes de decisiones
sistemáticas relacionadas entre sí, dentro de una
situación dinámica e interactiva.

Decisiones para la acción. La
planificación es una actividad con una intencionalidad
eminentemente práctica, Se planifica para la acción
y no para otros objetivos.

Futura: la planificación es siempre una
actividad que concierne al futuro, ya sea que la consideremos
como función
administrativa o bien, se la considere como un conjunto de
procedimientos para elaborar planes, programas o proyectos. Este
futuro que prevé la planificación está
expresado operativamente en lo que en el lenguaje de
la planificación estratégica se denomina una
"situación objetivo".

Dirigido al logro de objetivos. Planificar, como
ya lo dijimos reiteradamente es prever, "hacer algo", pero lo que
se quiere hacer no puede quedar en algo nebuloso, vago, inasible
o difícilmente realizable. "Aquello" que se ha a hacer,
tiene que expresarse con objetivos concretos y bien definidos,
traducidos operacionalmente en metas de cara a obtener los
resultados previstos.

Por medios preferibles. Se trata de identificar los
medios preferibles con respecto a un input de recursos
disponibles. Desde un punto de vista más estrictamente
técnico/operativo, este aspecto de la planificación
puede definirse como el arte de
establecer procedimientos para la organización de las
relaciones entre medios y objetivos.

PLANES

Los planes estratégicos y los planes operativos
están vinculados a la definición de la misión de
una organización, la meta general
que justifica la existencia de una organización. Los
planes estratégicos difieren de los planes operativos en
cuanto a su horizonte de tiempo,
alcance y grado de detalle.

PLANIFICACIÓN Y NIVELES
GERENCIALES

Los administradores de nivel superior generalmente
invierten más tiempo en la planificación que los
administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel
inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones
diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos
tiempo para contribuir a la planificación que la alta
dirección. Los administradores de nivel
medio usualmente invierten más tiempo en la planeación
que los administradores de nivel inferior, pero menos que los
administradores de nivel superior.
El tipo de
planificación realizada por los administradores
también cambia a medida que éstos ascienden en la
organización. Típicamente, los administradores de
nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de
nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y
los administradores de nivel superior planean a un plazo
más prolongado. La experiencia de los administradores de
nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en
los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el
corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los
administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor
visión de la situación organizacional como un todo
y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a
largo plazo.

Estrategia

Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona
las ventajas estratégicas de una firma con los
desafíos del ambiente y se
les diseña para alcanzar los objetivos de la
organización a largo plazo; es la respuesta de la
organización a su entorno en el transcurso del tiempo,
además es el resultado final de la planificación
estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea
útil debe ser consistente con los objetivos
organizacionales.

Administración
estratégica

Es el proceso que se sigue para que una
organización realice la planificación
estratégica y después actué con dichos
planes. En forma general se piensa que la administración estratégica consiste
en cuatro pasos secuenciales continuos:

Formulación de la estrategia
Implantación de la estrategia
Medición de los resultados de la
estrategia
Evaluación de la estrategia

Cómo formular una estrategia?

Es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas
básicas. Estas preguntas son las siguientes:
¿Cuáles son el propósito y los objetivos de
la organización?, ¿A donde se dirige actualmente la
organización?, ¿en que tipo de ambiente esta la
organización?, ¿Qué puede hacerse para
alcanzar en forma optima los objetivos organizacionales en el
futuro?

CONCLUSIÓN

Si una organización aspira a permanecer sana debe
plantearse objetivos realistas. La planificación
está comprometida en la fijación de los objetivos
de la organización y en las formas generales para
alcanzarlos. La opción frente a la planificación es
la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse
notar que ni la planificación estratégica ni la
operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva
y logre los resultados deseados. Más bien es un
círculo continuo que nunca debe terminar en una
organización; debe ser vigilada periódicamente,
revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y
externos y los eventos.