FINES DEL CONTROL DEL FLUJO
EFECTIVO
La administración del efectivo es de principal
importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener
mercancías y servicios. Se
requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con
efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente
invertido.
El efectivo y los valores
negociables constituyen los activos
más líquidos de la empresa.
Una empresa
puede invertir su efectivo en inversiones de
corto plazo de alta liquidez, como certificados de emisión
monetaria, letras del tesoro y repartos, entre otros, dichas
inversiones reciben el nombre de equivalentes de efectivo,
entonces. en vez de reportar "caja o efectivo" como activo
circulante en su balance, la empresa reporta
"efectivo y equivalentes de efectivo"
¿QUIÉN
ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE
EFECTIVO?
La administración es responsable del control
interno es decir de la protección de todos los activos
de la empresa. El efectivo es el activo más líquido
de un negocio. Se necesita un sistema de
control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los
empleados utilicen el dinero de
la compañía para uso personal.
La mayoría de las actividades de la empresa van
encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de la
empresa. Consecuentemente, su administración es tarea en
la cual están involucradas todas las personas que trabajan
en la empresa. Lo que cada individuo haga
(o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el efectivo
de la empresa. Por ejemplo:
- El fijar el precio de
venta para
los inventarios
afectará el flujo de efectivo, ya que el precio influye
sobre el tiempo en
que se venda y consecuentemente, sobre el monto de efectivo que
se generará. - Al definir y decidir a quién se le
venderá a crédito y en qué términos y
bajo qué condiciones, determina el tiempo en que el
dinero
derivado de las ventas a
crédito durará "almacenado" en cartera y su
monto. - El dar motivo para que el cliente
esté insatisfecho, obtenga una queja en contra de
nuestra empresa, provocará que sus pagos se demoren
hasta que su insatisfacción haya sido
eliminada.
TIPOS DE FLUJO DE
EFECTIVO
a-. Actividades Operativas
Son las actividades que constituyen la principal fuente
de ingresos de
una empresa, así como otras actividades que no pueden ser
calificadas como de inversión o financiamiento. Estas actividades incluyen
transacciones relacionadas con la adquisición, venta y
entrega de bienes para
venta, así como el suministro de servicios.
Las entradas de dinero de las actividades de
operación incluyen los ingresos procedentes de la venta de
bienes o servicios y de los documentos por
cobrar, entre otros. Las salidas de dinero de las actividades de
operación incluyen los desembolsos de efectivo y a cuenta
por el inventario pagado
a los proveedores,
los pagos a empleados, al fisco, a acreedores y a otros
proveedores por diversos gastos.
Se consideran de gran importancia las actividades de
operación, ya que por ser la fuente fundamental de
recursos
líquidos, es un indicador de la medida en que estas
actividades generan fondos para:
- Mantener la capacidad de operación del
ente - Reembolsar préstamos
- Distribuir utilidades
- Realizar nuevas inversiones que permitan el
crecimiento y la expansión del ente.
b-. Actividades de Inversión
Son las de adquisición y desapropiación de
activos a largo plazo, así como otras inversiones no
incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo. Las
actividades de inversión de una empresa incluyen
transacciones relacionadas con préstamos de dinero y el
cobro de estos últimos, la adquisición y venta de
inversiones (tanto circulantes como no circulantes), así
como la adquisición y venta de propiedad,
planta y equipo.
Las entradas de efectivo de las actividades de
inversión incluyen los ingresos de los pagos del principal
de préstamos hechos a deudores (es decir, cobro de
pagarés), de la venta de los préstamos (el
descuento de pagarés por cobrar), de las ventas de
inversiones en otras empresas (por
ejemplo, acciones y
bonos), y de
las ventas de propiedad, planta y equipo.
Las salidas de efectivo de las actividades de
inversión incluyen pagos de dinero por préstamos
hechos a deudores, para la compra de una cartera de
crédito, para la realización de inversiones, y para
adquisiciones de propiedad, planta y equipo.
c-. Actividades de Financiación
Son las actividades que producen cambios en el
tamaño y composición del capital en
acciones y de los préstamos tomados por parte de la
empresa. Las actividades de financiamiento de una empresa
incluyen sus transacciones relacionadas con el aporte de recursos
por parte de sus propietarios y de proporcionar tales recursos a
cambio de un
pago sobre una inversión, así como la
obtención de dinero y otros recursos de acreedores y el
pago de las cantidades tomadas en préstamo.
Las entradas de efectivo de las actividades de
financiamiento incluyen los ingresos de dinero que se derivan de
la emisión de acciones comunes y preferentes, de bonos,
hipotecas, de pagarés y de otras formas de
préstamos de corto y largo plazo.
Las salidas de efectivo por actividades de
financiamiento incluyen el pago de dividendos, la compra de
valores de
capital de la compañía y de pago de las cantidades
que se deben.
La mayoría de los préstamos y los pagos de
éstos son actividades de financiamiento; sin embargo, como
ya se hizo notar, la liquidación de pasivos como las
cuentas por
pagar, que se han incurrido para la adquisición de
inventarios y los sueldos por pagar, son todas actividades de
operación
CUATRO PRINCIPIOS
BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO
EFECTIVO
Existen cuatro principios básicos cuya
aplicación en la práctica conducen a una
administración correcta del flujo de efectivo en una
empresa determinada, Estos principios están orientados a
lograr un equilibrio
entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos
negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda,
conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo
provecho.
Los dos primeros principios se refieren a las entradas
de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero.
- Primer Principio
"Siempre que sea posible se deben incrementar las
entradas de efectivo"
Ejemplo:
- Incrementar el volumen de
ventas. - Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas. (Impulsando las de mayor
margen de contribución) - Eliminar descuentos.
- Segundo Principio
"Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas
de efectivo"
Ejemplo:
- Incrementar las ventas al contado
- Pedir anticipos a clientes
- Reducir plazos de crédito.
3. Tercer Principio
"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas
de dinero"
Ejemplo:
- Negociar mejores condiciones (reducción de
precios) con
los proveedores - Hacer bien las cosas desde la primera
vez. - Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de
la empresa.
- Cuarto Principio
"Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de
dinero"
Ejemplo:
- Negociar con los proveedores los mayores plazos
posibles. - Adquirir los inventarios y otros activos en el
momento próximo a utilizar.
Hay que hacer notar que la aplicación de un
principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende
sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se
logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que
disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un
conflicto
entre la aplicación del segundo principio con el
primero.
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no
sólo el efecto directo de la aplicación de un
principio, sino también las consecuencias adicionales que
pueden incidir sobre el flujo del efectivo.
METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL ESTADO DE
FLUJO DE EFECTIVO
Las bases para preparar El estado de
Flujo de
Efectivo la constituyen:
Dos Estados de Situación o Balances Generales (o
sea, un balance comparativo) referidos al inicio y al fin del
período al que corresponde el Estado de Flujo de
Efectivo.
Un Estado de
Resultados correspondiente al mismo
período.
Notas complementarias a las partidas contenidas en
dichos estados financieros.
El proceso de la
preparación consiste fundamentalmente en analizar las
variaciones resultantes del balance comparativo para identificar
los incrementos y disminuciones en cada una de las partidas del
Balance de Situación culminando con el incremento o
disminución neta en efectivo.
Para este análisis es importante identificar el flujo
de efectivo generado por o destinado a las actividades de
operación, que consiste esencialmente en traducir la
utilidad neta
reflejada en el Estado de Resultados, alflujo de efectivo,
separando las partidas incluidas en dicho resultado que no
implicaron recepción o desembolso del efectivo.
Asimismo, es importante analizar los incrementos o
disminuciones en cada una de las demás partidas
comprendidas en el Balance
General para determinar el flujo de efectivo proveniente o
destinado a las actividades de financiamiento y a la
inversión, tomando en cuenta que los movimientos contables
que sólo presenten traspasos y no impliquen movimiento de
fondos se deben compensar para efectos de la preparación
de este estado.
1.- Método
Directo
En este método se detallan en el estado
sólo las partidas que han ocasionado un aumento o una
disminución del efectivo y sus equivalentes; por ejemplo:
Ventas cobradas, Otros ingresos cobrados, Gastos pagados,
etc.
Esto conlleva a explicitar detalladamente cuáles
son las causas que originaron los movimientos de recursos,
exponiendo las partidas que tienen relación directa con
ellos, lo cual significa una ventaja expositiva.
La NIC 7 admite dos
alternativas de presentación, recomendando el
Método Directo, reconociendo que la información que suministra el método
directo puede ser obtenida por dos procedimientos:
a) Utilizando los registros
contables de la empresa. Lo cual significa que debería
llevarse una contabilidad
que permitiera obtener información no sólo por lo
devengado para la elaboración de los otros estados
contables, sino también por lo percibido para la
confección del estado de flujos de efectivo. La
complicación administrativa que esto implica hace que no
sea una alternativa difundida, y que se opte por realizar los
ajustes que se mencionan en el punto siguiente.
b) Ajustando las partidas del estado de resultados
por:
- Los cambios habidos durante el período en las
partidas patrimoniales relacionadas (caso de bienes de cambio,
créditos por ventas,
proveedores) - Otras partidas sin reflejo en el efectivo (caso de
amortizaciones, resultados por tenencia, etc.) - Otras partidas cuyos efectos monetarios se consideren
flujos de efectivo de inversión o
financiación.
Cabe agregar que estas dos opciones no son solamente
válidas para las actividades de operación, sino
también para todas las actividades, también la de
inversión y las financieras.
Habida cuenta que ajustar las partidas del Estado de
Resultados por las variaciones de los rubros patrimoniales
relacionados tiene limitaciones, como por ejemplo en el caso de
ventas y créditos por ventas, donde los saldos iniciales y
finales de éstos últimos pueden estar afectados por
distintas tasas de IVA, debiendo
efectuarse una estimación de la incidencia del impuesto, se
presenta como una buena aproximación considerando la
relación costo –
beneficio comparada con la alternativa de llevar una contabilidad
más engorrosa.
2.- Método Indirecto
Consiste en presentar los importes de los resultados
ordinarios y extraordinarios netos del período tal como
surgen de las respectivas líneas del Estado de Resultados
y ajustarlos por todas aquellas partidas que han incidido en su
determinación (dado el registro en base
al devengado), pero que no han generado movimientos de efectivo y
sus equivalentes.
Por lo tanto, se parte de cifras que deben ser ajustadas
exponiéndose en el estado partidas que nada tienen que ver
con el fluir de recursos financieros. Es por eso que este
método también se llama "de la
conciliación".
Entonces, la exposición
por el método indirecto consiste básicamente en
presentar:
- El resultado del período.
- Partidas de conciliación.
A su vez, estas partidas de conciliación son de
dos tipos: las que nunca afectarán al efectivo y sus
equivalentes y las que afectan al resultado y al efectivo en
períodos distintos, que pueden ser reemplazadas por las
variaciones producidas en los rubros patrimoniales relacionados,
donde podemos encontrar.
Aumento / Disminución en Créditos por
Ventas
Aumento / Disminución en Otros
Créditos
Aumento / Disminución en Bienes de
Cambio
Aumento / Disminución en Cuentas por
Pagar
Comparando los métodos
puede decirse que en ambos, al tener que informarse las
actividades de operación en su impacto sobre el efectivo y
sus equivalentes, deberán efectuarse modificaciones sobre
la información proporcionada por el Estado de Resultados,
diferenciándose en la forma de realizar tales ajustes. En
el método directo los ajustes se hacen en los papeles de
trabajo y no
se trasladan al cuerpo del estado, por lo que no aparecen
aquellas cuentas que no hayan generado un movimiento financiero.
En el método indirecto los ajustes sí pasan por el
estado, ya sea en el cuerpo principal o abriéndose la
información en las notas.
CONCLUSIÓN
El estado de flujos de efectivo es muy importante para
toda empresa ya que muestra entradas,
salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes
actividades de una empresa durante un período contable, en
una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final. El
estado de flujos de efectivo forma parte de los estados
financieros básicos que deben preparar las empresas
para cumplir con la normativa y reglamentos institucionales de
cada país.
Este estado provee información importante para
los administradores del negocio y surge como respuesta a la
necesidad de determinar la salida de recursos en un momento
determinado, como también un análisis proyectivo
para sustentar la toma de
decisiones en las actividades financieras, operacionales,
administrativas y comerciales.
De acuerdo a la
administración del flujo de efectivo cabe destacar que
el departamento de administración es el único
responsable de llevar el control interno y sobre todo resguardar
todos los activos de la empresa. La administración debe
emplear un sistema de control interno adecuado para prevenir
robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la
compañía para uso personal.
Br. Rodríguez F. Andrés
M.
ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
CUMANÁ, JULIO DE 2006
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