Control de las organizaciones no gubernamentales de desarrollo para la eficacia de la cooperación técnica internacional (página 3)
2.5. DEFINICIÓN DE
TÉRMINOS
Conjunto de elementos, principios,
procesos, procedimientos y técnicas de control
enlazados entre si, con el objeto de evaluar la gestión institucional y contribuir a
su eficiencia y eficacia.- SISTEMA DE CONTROL.
Proceso efectuado por los órganos
directivos y el resto del personal
de la
Organización No Gubernamental de Desarrollo, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos. - CONTROL INTERNO
Bases, fundamentos del sistema
de control. Son de orden organizativo, administrativo,
legal, contable, financiero, informático,
etc. - PRINCIPIOS DE CONTROL
Condiciones o circunstancias en las cuales se
desarrollan las acciones
de control de una Organización No Gubernamental de
Desarrollo. - AMBIENTE DE CONTROL
Es el espacio, actividad, proceso,
función u otro aspecto que abarca el
Sistema de Control Interno - ÁMBITO DEL CONTROL
- CLASES DE CONTROL INTERNO
Su propósito es operativo y se ejerce por
departamentos operacionales más que por lo
financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos
últimos como fuente de información- CONTROL INTERNO OPERACIONAL
Tienen por objeto verificar la corrección y
fiabilidad de la contabilidad. - CONTROL
INTERNO CONTABLE - VERIFICACIÓN INTERNA
Está constituida por procedimientos
específicos como medidas físicas, control de
ingresos y
control de gastos, etc.
Corresponde al Consejo de Administración la implementación y
mantenimiento de los sistemas de
verificación interna que pueden conseguirse mediante los
procedimientos contables.
- ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL
Está constituida por la estructura orgánica; las
líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación; la división de
labores, asignación de responsabilidad y otros
aspectos.- ORGANIZACIÓN
Son los medios
de referencia que utiliza el control para evaluar la
gestión institucional. - DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Los procesos son las diversas etapas que comprende
el control. En cambio
los procedimientos, son las técnicas y
prácticas, que se aplican a la institución,
actividades o funciones
que se evalúan. - PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de
actividades, retribuciones por el
trabajo y los resultados de sus actividades (eficiencia
o deficiencia), así como la moralidad y ética que aplican. - DESEMPEÑO DEL PERSONAL
- SUPERVISIÓN PERMANENTE.
Comprende el conjunto de acciones para observar,
examinar, inspeccionar las actividades del personal.
El informe COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comisión ), considera
los siguientes componentes: entorno de control, evaluación de los riesgos,
actividades de control, información y comunicación y supervisión.- COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNOVienen a ser las dependencias de la
Organización No Gubernamental de Desarrollo
responsables directas del control institucional: Consejo de
Vigilancia, Auditoria Interna y Auditoria Externa.
Indirectamente forman parte del control la Asamblea General
de Delegados, el Consejo de Administración, los Comités,
la Gerencia
y Jefaturas de las diversas áreas
operativas. - ÓRGANOS DE CONTROL
Están conformadas por los departamentos,
secciones y/o divisiones conformantes del órgano
máximo del control. - DEPENDENCIAS DE CONTROL
- OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
- Eficiencia y eficacia de las operaciones
. - Fiabilidad de la información
financiera. - Cumplimiento de las leyes y
normas que
sean aplicables
Según Koontz /
O’Donnell[17], ya que los planes son las
bases frente a las cuales deben establecerse los controles,
lógicamente se deduce que el primer paso en el
proceso sería establecer planes. Sin embargo, puesto
que éstos varían en nivel de detalle y
complejidad, y ya que los administradores no suelen
observar todo se establecen normas especiales. Las normas
son, por definición, criterios sencillos de
evaluación. Son los puntos seleccionados en un
programa
total de planeación donde se realizan medidas
de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los
administradores respecto de cómo marchan las cosas
sin que estos tengan que observar cada paso en la
ejecución de los planes.- ESTANDARES DE CONTROL
Son las etapas que comprende el control. Cada
etapa tiene su propia metodología, sus técnicas,
acciones y procedimientos. Comprende la planeación,
organización dirección, coordinación e
integración, ejecución e
informes. - PROCESO DE CONTROL
Son las medidas, pautas, parámetros que
debe seguir el personal que desarrolla las actividades de
control - POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO
Es el arte de
planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de
control en el mediano y largo plazo, con el objeto de
contribuir a la optimización de la
gestión. - ESTRATEGIAS DE CONTROL
Arte de planear, organizar, disponer, mover y
emplear los procedimientos de control en el presente y en
el corto plazo. - TÁCTICAS DE CONTROL
Delineación de las actividades de control
de una Organización No Gubernamental de
Desarrollo. - LINEAMIENTOS DE CONTROL
Son los procesos y procedimientos que se siguen en
las actividades de control hasta determinar los resultados
positivos o negativos - MÉTODOS DE CONTROL
Son las técnicas y prácticas que se
aplican en las actividades de control realizadas por los
órganos de control. - PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de trabajo,
hojas de trabajo, cédulas, libros,
documentos, etc. - INSTRUMENTOS DE CONTROL
Están constituídas por las normas
generales y específicas de la
institución. - HERRAMIENTAS DE CONTROL
Son las formas de realizar el control; por ejemplo
la evaluación del plan
estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis e interpretación de los estados
financieros. - MECANISMOS DE CONTROL
Vienen a ser las prácticas y pericias,
dominios o destrezas en la utilización de las
herramientas, mecanismos e instrumentos en
las actividades de control institucional. - TÉCNICAS DE CONTROL
Efecto de aplicar los procedimientos,
técnicas y prácticas en las actividades de
control de una Organización No Gubernamental de
Desarrollo. - ACCIONES DE CONTROL
Son los procedimientos utilizados en las
actividades de control de una Organización No
Gubernamental de Desarrollo. - ACCIONES DE CONTROL
La identificación y el análisis de
los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye
un componente fundamental de un sistema de control interno
eficaz. La dirección debe examinar detalladamente
los riesgos existentes a todos los niveles de la
empresa y tomar las medidas oportunas y
gestionarlos - RIESGOS DE CONTROL
La posición de considerar al control tan
sólo como el establecimiento de normas, medidas de
evaluación y corrección de desviaciones, ha
cambiado en los últimos tiempos. Con seguridad, los
administradores miden la labor real, la comparan contra las
normas, e identifican y analizan las desviaciones. Pero
entonces, para hacer las correcciones necesarias deben
implantar y mejorar programas
de acción correctiva con objeto de
alcanzar los objetivos deseados. - EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE
RETROALIMENTACIÓNEl control interno puede ayudar a que una
Organización No Gubernamental de Desarrollo consiga
sus objetivos, organización, administración,
rentabilidad y rendimiento y a prevenir la
pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención
de información financiera fiable. También
puede reforzar la confianza en que la entidad cumple con
las leyes y normas aplicables, evitando efectos
perjudiciales para su reputación y otras
consecuencias. En resumen puede ayudar a que una
Organización No Gubernamental de Desarrollo llegue
adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el
camino. - LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL
INTERNO - LO QUE NO SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL
INTERNO
Las expectativas pueden ser mayores y poco realistas.
El control interno no garantiza el éxito
de una entidad. Incluso un control interno eficaz sólo
puede "ayudar" a la consecución de los objetivos. Puede
suministrar información para la dirección sobre
el progreso de la entidad, o la falta de tal progreso, hacia la
consecución de dichos objetivos. Sin embargo, el control
interno no puede hacer que un gerente
intrínsecamente malo se convierta en un buen
gerente.
- PROPUESTA DE APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE
CONTROL EN LAS ONGD.
De acuerdo con Informe COSO
[18] los controles internos se implantan con el fin
de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación
respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la
empresa y de
limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la
dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y
competitivo, así como a las exigencias y prioridades
cambiantes de los clientes y
adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. Los
controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de
pérdida de valor de los
activos y
ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y
el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que
los controles internos son útiles para la
consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es
mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de
control interno y de informes sobre los mismos. El control
interno es considerado cada vez más como una
solución a numerosos problemas
potenciales.
El control interno es un proceso, su eficacia es
el estado o
la situación del proceso en un momento dado.
El control interno a implantarse debe constar de cinco
componentes relacionados entre sí. Se derivan de la
manera en que la dirección dirija la empresa y
están integrados en el proceso de dirección.
Aunque los componentes son aplicables a todas las empresas. Los
componentes son los siguientes:
ES la base de todos los demás componentes
del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del
entorno de control incluyen la integridad, los
valores éticos y la capacidad de los empleados
de la entidad, la filosofía de la dirección y
el estilo de gestión, la manera en que la
dirección asigna la autoridad y la responsabilidad y
organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la
atención y orientación que
proporciona el Consejo de Administración- ENTORNO DEL CONTROL
Las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo así como todas las empresas se enfrentan
a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser
evaluados. Una condición previa a la
evaluación del riesgo es la identificación de
los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si
e internamente coherentes. La evaluación de los
riesgos consiste en la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos, y sirve de base para
determinar como han de ser gestionados los
riesgos. - EVALUACIÓN DE RIESGOS
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que
ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de
la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las
medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados
con la consecución de los objetivos de la entidad.
Hay actividades de control en toda la organización,
a todos los niveles y en todas sus funciones incluyen una
gama de actividades tan diversa como aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones
de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y
segregación de funciones. - ACTIVIDADES DE CONTROL
En las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo, hay que identificar, recopilar y comunicar
información pertinente en forma y plazo que permitan
cumplir a cada directivo, funcionario y trabajador con sus
responsabilidades. Los sistemas informáticos
producen informes que contienen información
operativa, financiera y datos
sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar la empresa de forma adecuada. - INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN - SUPERVISIÓN
El sistema de control interno de una Organización
No Gubernamental de Desarrollo requiere supervisión, es
decir, un proceso que comprueba que se mantienen el adecuado
funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto
se consigue mediante actividades de supervisión
continuada, evaluaciones periódicas a una
combinación de ambas cosas. La supervisión
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye
tanto las actividades normales de dirección y
supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el
personal en la realización de sus funciones. El alcance y
la frecuencia de las evaluaciones periódicas
dependerán esencialmente de una evaluación de los
riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión
continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno
deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que
la alta dirección y el consejo de administración
deberían ser informados de los aspectos significativos
observados.
Estos componentes, vinculados entre sí, generan
una sinergia y
forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes
del entorno. El sistema de control interno está
entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe
por razones empresariales fundamentales. El sistema de control
interno es más efectivo cuando los controles se incorporan
en la infraestructura de la cooperativa y
forman parte de la esencia de la misma. Mediante los controles
"incorporados", se fomenta la calidad y las
iniciativas de delegación de poderes, se evitan gastos
innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las
circunstancias cambiantes.
La responsabilidad de la implantación del control
interno con todos estos componentes, no será suficiente
para facilitar la gestión óptima de la
cooperación internacional, por lo que se requiere un
sistema de control interno que se aplique sobre la base de la
existencia de documentos normativos que van a constituir los
estándares para evaluar la programación, gestión y el control
mismo de las organizaciones no gubernamentales de desarrollo. En
este sentido se propone la aplicación de los siguientes
documentos normativos.
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
- CONSIDERANDOS:
- Es necesario propender a que la entidad cuente con un
sistema de control interno adecuado a las
características de sus operaciones y servicios,
siendo necesario establecer criterios mínimos para el
buen funcionamiento de dicho sistema, para que sus Consejos de
Administración y Consejo de Vigilancia y Oficina de
Auditoria Interna cumplan adecuadamente las funciones de
dirección administrativa, así como las de
fiscalización y control, respectivamente. - El sistema de control interno debe permitir a la
sociedad civil
la oportuna identificación y la adecuada
administración de los distintos riesgos que enfrentan
los programas, proyectos y
actividades de las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo con recursos de la Cooperación Técnica
Internacional, que corresponde a todos los
peruanos.
Las disposiciones del presente Reglamento son
aplicables a las áreas de la entidad.- ALCANCE
- DEFINICIONES
- Asamblea de Asociados.- Asamblea General de
Asociados - Directivos.– Los Asociados integrantes de los
órganos directivos. - Identificación y administración de
riesgos.– Determinación, medición, monitoreo y control de los
riesgos que asume la entidad. - Código Civil .- El Decreto Legislativo
No. 295. - Manual de Organización y funciones.-
Documento que detalla la organización funcional de las
diferentes unidades de la entidad, así como las obligaciones
y responsabilidades de cada una de ellas y de los directivos,
funcionarios y demás trabajadores que las
conforman. - Manual de Políticas y Procedimientos.-
Documentos que contienen las políticas y procedimientos
establecidos por la entidad para la realización de las
actividades de cada una de las unidades con las que
cuenta. - Manual de Control de riesgos.- Documento que
contiene las políticas y procedimientos para las
identificación y administración de los riesgos
que enfrenta la entidad.
- DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
- La entidad debe implementar un sistema de control
interno eficiente, eficaz, permanentemente actualizado y
adecuado a sus características particulares. - Se entiende por sistema de control interno al
conjunto de políticas, procedimientos y técnicas
de control establecidas por la entidad para alcanzar una
adecuada organización administrativa, eficiencia
operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada
identificación y administración de los riesgos
que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son
aplicables. - El sistema de control interno comprende, como
mínimo, los siguientes aspectos:
- Sistema de organización y
administración, que corresponde al establecimiento de
una adecuada estructura organizativa y administrativa, en
función a las características de la entidad,
que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y
el grado de dependencia e interrelación existente
entre las áreas operativas y administrativas, las
cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de
organización y funciones. - Sistema de control de riesgos, que corresponde a
los mecanismos establecidos en la empresa para la
identificación y administración de todos los
riesgos que enfrenta. Incluye la evaluación permanente
de dichos mecanismos, así como las demás
acciones correctivas o mejoras requeridas según el
caso. - Sistema de información, que corresponde a
los mecanismos destinados a la elaboración de
información, tanto interna como externa, necesaria
para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y
las actividades de la entidad. Comprende también las
acciones realizadas para la difusión de las
responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de
la entidad, así como la remisión de
información a las entidades supervisoras requeridas
por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las
políticas y procedimientos para la utilización
de los sistemas informáticos y las medidas de
seguridad y planes de contingencia para dichos
sistemas.
- El sistema de control interno involucra a los
directivos, funcionarios y trabajadores que forman parte de la
entidad, por lo que la participación de cada uno de
ellos deberá estar claramente definida en los manuales de
organización y funciones, de políticas y
procedimientos, de control de riesgos y en normas de naturaleza
similar establecidas por la entidad. - El Consejo de Vigilancia y la Oficina de auditoria
interna serán responsables de la evaluación
permanente, del diseño, alcance y funcionamiento del
sistema de control interno. A su vez, la sociedad de
auditoría externa correspondiente,
evaluará anualmente el sistema de control interno de la
entidad. En ambos casos, dicha evaluación deberá
realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas por
entes supervisores y de control y las normas internacionales de
auditoría. - Las deficiencias del sistema de control interno,
identificadas en cualquier unidad de la entidad deberán
ser reportadas, oportuna y simultáneamente al Consejo de
Vigilancia y al Consejo de Administración, para la
adopción
de las medidas necesarias para su pronta
corrección.
- DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y LA
GERENCIA
- El Consejo de administración como
órgano responsable del funcionamiento administrativo de
la entidad conforme lo establecido en las normas, es el
responsable del diseño del sistema de control interno,
de su adecuado funcionamiento, apropiado seguimiento y de
difundir la importancia del control interno dentro de la
entidad. Las responsabilidades mínimas del Consejo de
Administración, respecto al sistema de control interno,
son las siguientes:
- Aprobar los manuales de organización y
funciones, de políticas y procedimientos y
demás manuales de la empresa; - Adecuar de manera permanente los manuales antes
citados a las operaciones y servicios que brinda la entidad,
así como a los riesgos que asume, y revisarlos por lo
menos anualmente; - Adoptar las acciones necesarias para identificar y
administrar los riesgos que la entidad asume en el desarrollo
de sus operaciones y actividades; - Establecer los incentivos,
sanciones y medidas correctivas que fomenten el adecuado
funcionamiento del sistema de control interno; y, - Aprobar y velar por la asignación de los
recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del
sistema de control interno.
- El gerente, como funcionario ejecutivo de más
alto nivel de la entidad tiene la responsabilidad de
implementar y poner en funcionamiento el sistema de control
interno conforme a las disposiciones del Consejo de
Administración. Para tal efecto, deberá dotar a
la entidad de los recursos necesarios para el adecuado
desarrollo de dicho sistema. Asimismo, el gerente es
responsable por el funcionamiento y efectividad de los procesos
que permita la identificación y administración de
los riesgos que asume la entidad en el desarrollo de sus
operaciones y actividades.
- CONSEJO DE VIGILANCIA
Es el órgano fiscalizador de la entidad,
asimismo es responsable en primera instancia del control de la
institución, deberá velar por el cumplimiento de
las disposiciones señaladas en el presente Reglamento,
siendo sus responsabilidades mínimas las
siguientes:
- Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento
del sistema de control interno, así como velar por su
eficiencia y eficacia - Informar al Consejo de Administración sobre
el grado de cumplimiento de las políticas y
procedimientos internos, problemas de control y
administración interna detectados, así como del
seguimiento de las medidas correctivas implementadas en
función de las evaluaciones realizadas - Evaluar permanentemente el desempeño de los auditores internos y
externos, incidiendo en los aspectos relacionados con la
eficacia y eficiencia del control interno.
- DE LA ASAMBLEA DE ASOCIADOS
Es responsable del seguimiento de lo dispuesto en el
presente reglamento, debiendo adoptar las medidas que se
consideren pertinentes para su adecuado
cumplimiento.
REGLAMENTO DE AUTOCONTROL
INSTITUCIONAL
Resulta necesario establecer normas, que respetando la
autonomía institucional, permitan lograr la eficiencia y
eficacia de la entidad, mediante un control institucional
adecuado.
OBJETO:
Regular el sistema y medios por los cuales la propia
entidad debe mantener un activo control sobre su respectiva
organización
BASE NORMATIVA
- Código Civil
- Estatuto institucional
- Ley de Cooperación Técnica
Internacional - Otras relacionadas
AUCONTROL INSTITUCIONAL
Es el sistema y medios que deben disponer la
entidad, para mantener la eficiencia y eficacia de su
gestión en armonía con el interés de sus asociados y de la
comunidad en
general
EFICIENCIA Y EFICACIA INSTITUCIONAL
EFICIENCIA.- Se entiende por eficiencia el
mejor y más racional uso de los recursos
humanos y materiales
de que disponen estas organizaciones. En tal sentido, toda
entidad debe lograr sus objetivos utilizado sus recursos
progresivamente con el mayor rendimiento que
técnicamente sea posible.
EFICACIA.- Se entiende por eficacia el logro de
los objetivos propuestos por los asociados para el mejoramiento
de su respectivo desarrollo
personal y económico. En tal sentido, la entidad
debe tener como objetivos aquellos formulados y reclamados por
sus propios asociados, previo adecuado conocimiento
de éstos a las condiciones en que opera la
empresa.
ÓRGANOS INTEGRANTES DEL
AUTOCONTROL
El autocontrol institucional se realiza en forma
integral sin perjuicio de las atribuciones que les
corresponde a cada órgano según Ley.
Particularmente corresponde a: 1) La Asamblea de
Asociados, 2) El Consejo de Administración, 3) Consejo
de Vigilancia, 4) El gerente y la Oficina de auditoria
interna
RESPONSABILIDADES
- La Asamblea de Asociados es el órgano
encargado de supervisar la eficacia de la empresa (logro de
objetivos) - El Consejo de Administración es el
órgano encargado de supervisar la eficiencia de la
empresa (uso racional de los recursos). - El Consejo de Vigilancia y la Oficina de Auditoria
Interna, son los órganos encargados de supervisar la
legalidad
de las acciones de la entidad, la veracidad de las
informaciones proporcionadas a los asociados, a las
autoridades y a la comunidad en general y la seguridad de los
bienes de
la entidad.
La Oficina de Auditoria interna debe realizar bajo
responsabilidad arqueos de caja, valores y
otros bienes, controles contables y legales permanentes y
cuando la magnitud de la empresa lo permita, el desarrollo de
auditorías operativas, de gestión,
sistemas, financieras e integrales.
Las técnicas que deberá aplicar el para
cumplir sus responsabilidades, son las siguientes:
- Técnicas de verificación
ocular.- Que comprende la comparación, observación, revisión
selectiva y el rastreo. - Técnicas de verificación
verbal.- Comprende la indagación. - Técnicas de verificación
escrita.- Comprende al análisis,
conciliación y confirmación.
- Técnicas de verificación
- Técnicas de verificación
documental: Abarca la comprobación y la
computación - Técnicas de verificación
física.- Comprende la inspección.
REGLAMENTO DE AUDITORÍA
INTERNA
- ALCANCE
Las disposiciones del presente reglamento son
aplicables a las dependencias de la entidad.
DEFINICIONES
- Actividades programadas: Evaluaciones que deben ser
consideradas de manera permanente en el Plan Anual de
Trabajo de Auditoría
Interna. - Actividades no programadas: Exámenes
especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se
realizan cuando se consideran necesarios para la
evaluación del funcionamiento del sistema de control
interno. - Asamblea General: Asamblea General de Asociados
. - Días: Días calendario.
- Federación: La que corresponda.
- Hechos significativos: Sucesos que exponen o que
eventualmente puedan exponer a la entidad a riesgos que puedan
tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que
exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de sus
obligaciones con sus socios. - Identificación y administración de
riesgos: Determinación, medición, monitoreo y
control de los riesgos que asume la entidad. - Código Civil. El Decreto Legislativo No.
295 - Manual de Auditoría Interna: Documento que
contiene las políticas, funciones, procedimientos y
técnicas de auditoría utilizados para evaluar el
funcionamiento del sistema de control interno de la
entidad. - Plan: Plan Anual de Trabajo de Auditoría
Interna que contiene los lineamientos generales, objetivos y
alcance del programa de auditoría, cronograma y
actividades programadas que se desarrollarán durante
cada ejercicio económico - Sistema de control interno: Conjunto de
políticas, procedimientos y técnicas de control
establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada
organización administrativa, eficiencia operativa,
confiabilidad de los reportes, apropiada identificación
y administración de los riesgos que enfrenta y
cumplimiento de las disposiciones legales que le son
aplicables.
2. RESPONSABILIDAD DE LA ASAMBLEA GENERAL Y DEL
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
La Asamblea de Asociados, como autoridad suprema de la
entidad y responsable en primera instancia del control de la
misma, debe adoptar las acciones necesarias para que la Oficina
de auditoria Interna realice las funciones de un adecuado
seguimiento del cumplimiento de las disposiciones del presente
reglamento. El Consejo de Administración es responsable
de proporcionar los recursos y demás facilidades que
resulten necesarias para el desarrollo de dichas
funciones.
- DE LA LABOR DE AUDITORÍA
INTERNA
- Los encargados de realizar la labor de
auditoría interna de acuerdo con lo establecido,
deberán tener la independencia suficiente para cumplir sus
funciones de manera efectiva, eficiente y oportuna, contando
para ello con todas las facultades necesarias para el logro de
sus objetivos. Todos ellos deberán estar efectivamente
separados de las funciones operativas y administrativas de la
empresa. - Las funciones de auditoría interna son las
siguientes:
- Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento
del sistema de control interno, así como velar por su
eficiencia y eficacia. - Evaluar el cumplimiento de las disposiciones
legales que rige a la entidad. - Evaluar el funcionamiento de los sistemas
informáticos y los mecanismos establecidos por la
entidad para la seguridad de los mismos - Evaluar el cumplimiento de las políticas,
manuales, procedimientos, planes de contingencia y
demás normas internas de la entidad, así como
proponer, de ser el caso, modificaciones a los
mismos. - Efectuar el seguimiento permanente de la
implementación de las observaciones y recomendaciones
por los auditores externos. - Elaborar el Plan y ponerlo en conocimiento de
Consejo de Administración, La Gerencia y el Consejo de
Vigilancia; así como cumplir con las actividades
programadas y elaborar los informes que se deriven de las
mismas - Realizar actividades no programadas cuando se
considere conveniente o ante requerimiento de la Asamblea
General o por sugerencia del Consejo de Administración
o el Gerente. - Mantener un archivo
actualizado de todos los manuales y demás normas
internas de la entidad, así como de aquellos
documentos que determinen los órganos supervisores y
de control - Comunicar al Consejo de administración y a
los órganos supervisores y de control, de manera
inmediata y simultánea, la ocurrencia de hechos
significativos, una vez concluidas las investigaciones correspondientes. - Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que
determinen los órganos supervisores y de
control. - Los encargados de la labor de auditoría
interna deben contar con una infraestructura adecuada,
así como con recursos técnicos y
logísticos de acuerdo a la naturaleza de sus
actividades, las mismas que deberán guardar
relación con la magnitud y complejidad de las
operaciones y estructura de la entidad. Los encargados de la
labor de auditoría interna, deben recibir capacitación permanente en materias
relacionadas a sus funciones. - Los procedimientos y técnicas de
auditoría empleados por los encargados de la labor de
auditoría interna deberán adecuarse a las
disposiciones establecidas por las entidades estatales
correspondientes y, en defecto, a lo señalado en las
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
(NAGA’S) y las Normas Internacionales de
Auditoría (NIA’S). Asimismo, dichos
procedimientos y técnicas de auditoría
deberán estar contenidos en el respectivo manual de
procedimientos de auditoría interna. - Los encargados de realizar la labor de
auditoría interna, deberán tener solvencia
moral,
conocimientos y experiencia apropiados para la función
correspondiente, debiendo reunir los siguientes
requisitos:
- Tener título profesional y especialmente en
materias afines a las funciones de la Unidad de
Auditoría Interna; - Tener una experiencia no menor de dos (2)
años en actividades de auditoría o haber
desempeñado cargos gerenciales en sociedades
civiles por un periodo no menos a dos (2) años,
según corresponda; - No tener antecedentes penales;
No haber sido sancionado por la Federación u
otra entidad supervisora o control;
- Los encargados de realizar la labor de
auditoría interna, son responsables de cumplir con las
obligaciones que se les asignan en el presente documento,
así como de informar inmediata y
simultáneamente cualquier situación que afecte
significativamente el desarrollo de sus funciones e
independencia. También deberán informar
inmediata y directamente al Consejo de Vigilancia, al Consejo
de Administración, de manera simultánea, los
hechos significativos que hayan detectado en el curso de sus
labores de auditoría interna. La oportunidad en que
los citados consejos reciban dichos informes y las decisiones
que se adopten al respecto deberán constar en los
Libros de Actas correspondientes. - La remoción del auditor responsable de la
labor de auditoría interna deberá ser
comunicada previamente a los órganos de
supervisión y control indicando las razones que
justifican tal medida
4.-DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO
El Plan deberá ser aprobado por el Consejo de
Vigilancia, debiendo remitirse a la Asamblea de Asociados y
Consejo de Administración antes del 31 de diciembre del
año previo. Dicho Plan deberá considerar, por lo
menos los siguientes aspectos:
- Diagnóstico del funcionamiento del sistema de
control interno; - Objetivos anuales y alcance del programa de
auditoría; - Procedimientos y técnicas de auditoría
a emplearse; - Cronograma de las actividades, exámenes e
informes; y, - Recursos humanos, técnicos y logísticos
disponibles para el cumplimiento del Plan, indicando la
relación de profesionales que conforman la Unidad de
Auditoría Interna, el cargo que ocupan y su
formación profesional y, de ser el caso, los recursos
adicionales requeridos para el cumplimiento del
Plan.
El plan deberá considerar como actividades
permanentes, cuando menos, las que se señalan a
continuación:
- Revisión por lo menos trimestral del
cumplimiento de las políticas y procedimientos
implementados de las actividades que realiza la
entidad. - Verificación del adecuado y oportuno
registro
contable de las transacciones que realiza la
entidad. - Verificación del cumplimiento de los
límites operativos de la entidad, tanto
individuales como globales; - Verificación del cálculo de los activos ponderados por
riesgo y del patrimonio
efectivo; - Evaluación de los riesgos
informáticos que enfrentan; - Verificación por lo menos trimestral del
adecuado registro contable y valorización de las
inversiones realizadas por la entidad y su
correspondiente constitución de
provisiones; - Evaluación del nivel de reclamos presentados
por los asociados de la entidad y del tratamiento
otorgado; - Verificación de la actualización del
padrón de asociados; - Verificación del cumplimiento de los
acuerdos de la Asamblea de Asociados; - Evaluación del cumplimiento de las
recomendaciones formuladas por los diversos
órganos - Las demás evaluaciones y los informes que
las empresas deben realizar periódicamente conforme
las disposiciones vigentes
6.-DE LOS INFORMES.
Los informes que se deriven de los exámenes
realizados por los encargados de realizar la labor de
auditoría interna, deberán contener, por lo
menos, la siguiente información:
- Motivo de la realización del informe,
indicando según corresponda la referencia a la actividad
programada o no programada o al órgano que
solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la
existencia de hechos significativos; - Objetivo y
alcance de la evaluación; - Procedimientos y técnicas de auditoría
empleados; - Evaluación de la situación de la
actividad u operación revisada a la fecha del informe,
identificando los riesgos detectados y su impacto en la
entidad, así como la evaluación de los
procedimientos y los controles utilizados por la
empresa; - Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para
subsanar los problemas o deficiencias identificadas,
según corresponda; - Personal encargado del examen; y,
- Fecha de inicio y término del
examen.
REGLAMENTO DE AUDITORÍA
EXTERNA
(Puede ser aplicable a la auditoria
financiera y auditoria social)
CONSIDERANDOS:
Que, la labor de auditoría externa constituye
un apoyo para la
administración más eficiente y eficaz de la
entidad, así como para la supervisión y control
que el Consejo de Vigilancia y los órganos de
supervisión y control respectivo deben
realizar;
Que, es necesario formular las normas, para que las
correspondientes Asambleas generales y Consejos de Vigilancia
cumplan adecuadamente las facultades que respecto a las
auditorias
externas les son encomendadas en sus normas
internas.
ALCANCE:
Las disposiciones del presente Reglamento son
aplicables a la entidad en general.
DEFINICIONES:
Para la aplicación del presente Reglamento
deberán considerarse las siguientes
definiciones:
- Días: Días calendario.
- Directivos: Los Asociados integrantes del Consejo
de Administración y Consejo de Vigilancia. - Órganos de supervisión y control: el
que corresponda - Hechos significativos: Aquellos que exponen o que
eventualmente puedan exponer a la entidad a riesgos que
puedan tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal
manera que exista la posibilidad de afectar el cumplimiento
de las obligaciones con sus asociados. - Identificación y administración de
riesgos: Determinación, medición, monitoreo y
control de los riesgos que asume la entidad. - Sistema de control interno: Conjunto de
políticas, procedimientos y técnicas de control
establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada
organización administrativa, eficiencia operativa,
confiabilidad de los reportes, apropiada
identificación y administración de los riesgos
que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que
le son aplicables. - Sistema de información: Conjunto de
políticas y procedimientos establecidos por la entidad
para la adecuada generación del flujo de
información válida y confiable necesaria para
la toma de decisiones internas y el suministro de
información a terceros y autoridades competentes.
Incluye los sistemas informáticos utilizados para el
registro y generación del flujo de
información. - Sociedades de auditoría: Sociedades de
auditoría externa.
RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD:
OBLIGACIÓN DE CONTRATAR SOCIEDADES DE
AUDITORÍA:
La entidad deberá contratar sociedades de
auditoría de acuerdo a las disposiciones del presente
Reglamento.
La entidad deberá convocar a las sociedades de
auditoría externa y comunicar al órgano de
supervisión y control, la relación de las
sociedades de auditoría que hayan presentado sus
propuestas técnicas y económicas, adjuntando la
correspondiente constancia de inscripción y
habilitación vigente en el registro correspondiente. El
Consejo de Vigilancia propondrá la terna de sociedades
de auditoria contratables que haya preseleccionado al Consejo
de Administración conforme a los procedimientos
establecidos.
Una copia del contrato
suscrito entre la entidad y la sociedad de auditoría
deberá ser remitida al órganos supervisor y de
control correspondiente dentro de los diez (10) días
siguientes a su suscripción. La documentación que sustente el
cumplimiento de los requisitos de contratación referidos
e el artículo deberá estar a disposición
de los órganos de la entidad y del órgano
supervisor y de control respectivo.
REQUISITOS PARA LA
CONTRATACIÓN:
La entidad sólo podrá contratar los
servicios de sociedades de auditoría que cumplan con los
siguientes requisitos, los mismos que serán extensivos,
en lo pertinente, a los socios de dichas sociedades.
- Contar con inscripción y habilitación
vigente en el registro correspondiente; - Contar con la experiencia, infraestructura,
recursos humanos y técnicos adecuados al volumen y
complejidad de las operaciones que realiza la
entidad; - No haber sido objeto de observación por
parte de del órganos supervisor y de control
respectivo; - No haber sido sancionadas por algún
organismo por la realización de trabajos no
satisfactorios; - No tener vinculación por riesgo único
de acuerdo a la normatividad emitida por las entidades de
control, con directivos, gerentes o funcionarios principales
de la entidad, ni ser asociado de la entidad; y, - Otras que señale la entidad de control a
pedido de la Federación.
CONTENIDO DE LOS CONTRATOS:
Los contratos suscritos con las sociedades de
auditoría deberán contener los siguientes
aspectos:
- El inicio de los exámenes de
auditoría externa se deberá realizar a
más tardar sesenta (60) días antes del cierre
del ejercicio económico correspondiente; - Alcance y contenido mínimo de los informes
de las sociedades de auditoría, conforme con las
disposiciones del presente Reglamento y demás normas
complementarias que emitan los órganos de
supervisión y control respectivos; - Declaración de la sociedad de
auditoría, de sus socios y de cada uno de los miembros
del equipo que auditará a la entidad, de conocer y
aceptar las obligaciones y responsabilidades establecidas por
la normatividad vigente sobre la realización de la
auditoría externa, la confidencialidad de la
información obtenida y los requerimientos de
rotación; - Plazo de entrega de los informes;
- Obligación de la sociedad de
auditoría de poner a disposición de las
entidades de supervisión y control los papeles de
trabajo y demás documentación de respaldo de
los informes que emita; - Obligación de la sociedad de
auditoría de poner a disposición de los
órganos de supervisión y control,
simultáneamente a su presentación al Consejo de
Administración y Consejo de Vigilancia de la entidad ,
copia de los informes que se emitan en cumplimiento del
presente reglamento; - Cláusula de penalidad que sancione
pecuniariamente el retraso en la presentación de los
informes, respecto a los plazos establecidos por la
normatividad vigente, cuyo monto será deducido de los
honorarios de la sociedad; - Relación de todos los integrantes del equipo
auditor, especificando aquellos contratados con carácter temporal y/o permanente
señalando su experiencia, nivel profesional, tiempo
que lleva auditando a la ONGD. y las responsabilidades de
cada uno de ellos; - Compromiso de la sociedad de auditoría de no
reemplazar al socio; gerente o auditor encargados de la
auditoría sin autorización de la entidad;
y. - Participación en reuniones de trabajo,
según corresponda, con los órganos de
supervisión y control, el Consejo de
Administración y/o Consejo de Vigilancia de la
entidad.
RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD EN LOS
EXÁMENES DE AUDITORÍA EXTERNA:
El Consejo de Administración y la Gerencia son
directamente responsables de proporcionar a la sociedad de
auditoría contratada, la información y
facilidades necesarias para que ésta pueda realizar su
labor de manera adecuada, independiente y oportuna.
Asimismo, es responsabilidad de dichos órganos
velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en
el presente Reglamento y conformar un archivo que contenga los
antecedentes y respuestas a los pedidos de información
que efectúe la sociedad de auditoría
CONOCIMIENTO DE INFORMES POR PARTE DE LA
ENTIDAD:
El Consejo de Administración deberá
tomar conocimiento de todos los informes de la sociedad de
auditoría y disponer la adopción de las medidas
correctivas necesarias.
La recepción y toma de conocimiento por el
Consejo de Administración de los informes de la
sociedades de auditoría deberá constar en el
Libro de
Actas respectivo.
Asimismo, el dictamen de los estados financieros
deberá ser de conocimiento de la Asamblea General de
Asociados, conjuntamente con la memoria
anual de la institución.
Simultáneamente a la presentación al
Consejo de Administración, la sociedad de
auditoría también deberá presentar al
Consejo de Vigilancia los informes referidos en los
párrafos anteriores.
INFORMACIÓN A LOS ÓRGANOS DE
SUPERVISIÓN Y CONTROL:
La entidad debe poner en conocimiento de los
órganos de supervisión y control, dentro de los
diez (10) días de su ocurrencia, la siguiente
información:
- Incumplimiento de las obligaciones contractuales de
las sociedades de auditoría, así como de ser el
caso, la resolución de los contratos celebrados con
las sociedades de auditoría, por incumplimiento de
dichas sociedades; y, - La aplicación de la penalidad indicada en el
presente reglamento. - Asimismo, la entidad deberá informar previa
y documentadamente a los órganos de supervisión
y control sobre las razones que motiven el cambio de sociedad
de auditoría externa después de firmado el
contrato respectivo.
RESPONSABILIDADES DE LAS SOCIEDADES DE
AUDITORIA:
REQUISITOS DE ROTACIÓN DEL SOCIO Y DEL
EQUIPO AUDITOR:
La sociedad de auditoría bajo su
responsabilidad tiene la obligación de rotar al socio
responsable de emitir opinión y a todos los integrantes
del equipo después de tres (3) años de haber
realizado labores de auditoría en la misma entidad. Una
vez concluido el referido plazo máximo deberá
transcurrir un período de, por lo menos, dos (2)
años para que cualquiera de dichas personas pueda volver
a auditar a la entidad.
Para efecto de lo indicado en el párrafo anterior, el período de
tres (3) años es acumulativo, aún cuando los
integrantes del equipo auditor hayan formado parte de otra
sociedad de auditoría.
EXÁMENES APLICABLES A LA
ENTIDAD:
Las sociedades de auditoría deberán
evaluar la razonabilidad de los estados financieros y el
funcionamiento integral del sistema de control
interno.
En caso las sociedades de auditoría
identifiquen problemas que no permitan la realización de
los exámenes de manera adecuada, deberán
comunicarlo de inmediato a los órganos supervisores y de
control e indicar en los respectivos informes las razones que
impidieron dicha evaluación.
DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:
El dictamen de los estados financieros deberá
contener la opinión de la sociedad de auditoría
respecto de la razonabilidad del contenido de dichos estados en
todos sus aspectos, de acuerdo con las disposiciones emitidas
por el organismo de supervisión y control y, en caso de
existir situaciones no previstas en dichas normas, por lo
dispuesto en las Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC’s)
oficializadas por el Consejo Normativo de
Contabilidad.
Si hubiera calificaciones al dictamen, éstas
deberán estar claramente identificadas y, cuando
corresponda cuantificadas dentro del mismo.
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS:
La sociedad de auditoría deberá
comprobar que la entidad cumplan con revelar en las "Notas a
los estados financieros" información cuya
revelación es requerida por normas emitidas por el
organismo de supervisión y control respectivo y por las
Normas Internacionales de Contabilidad
(NIC’s).
INFORME SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO:
El informe sobre el sistema de control interno
deberá considerar, por lo menos, lo
siguiente:
- Evaluación del cumplimiento y eficacia del
sistema de control interno, el que deberá consignar el
detalle de las deficiencias encontradas, análisis de
su origen y sugerencias para superarlas; - Evaluación de las políticas y
procedimientos para la identificación de riesgos, de
acuerdo con las disposiciones establecidas por el organismo
de control correspondiente; - Evaluación de los sistemas de
información de la entidad que incluya, entre
otros, el flujo de información en los niveles internos
de la entidad para su adecuada gestión, y la
revisión selectiva de la validez de los datos
contenidos en la información complementaria a los
estados financieros (anexos y reportes), según las
normas vigentes sobre la materia; - Evaluación de los mecanismos de seguridad y
existencia de planes de contingencia por parte de la entidad
para enfrentar situaciones de riesgo que impliquen
pérdida de información o daño de los equipos computarizados
utilizados, así como de los demás activos;
y, - Grado de cumplimiento de las observaciones
formuladas por los órganos de supervisión y
control y por las sociedades de auditoría
correspondiente a los últimos ejercicios.
INFORMES COMPLEMENTARIOS:
Las sociedades de auditoría deberán
evaluar los siguientes aspectos:
- Evaluación de la programación y
gestión de la cooperación técnica
internacional. El informe deberá contener el resultado
de la evaluación de los aspectos siguientes:
Programas, Proyectos, metas, objetivos, etc - Cumplimiento de la constitución de las
provisiones requeridas por las disposiciones
legales; - Refinanciación de créditos, clasificación y la
suficiencia de sus provisiones conforme a las normas emitidas
por el organismo de control, consignándose aquellos
créditos con refinanciaciones periódicas o que
merezcan observaciones; - Políticas y procedimientos de seguimiento de
la cooperación técnica
internacional. - Procedimientos adoptados para los bienes
adjudicados y los recibidos en pago de deudas; - Sobre otros aspectos trascendentes de la
entidad - Ponderación por riesgo de los activos y
créditos contingentes efectuada por la entidad, de
acuerdo a las normas sobre la materia; e, - Evaluación de Inversiones
autorizadas. - Evaluación de la cartera de inversiones, que
se realizará sobre la base de una muestra que
comprenderá como mínimo el cincuenta por ciento
(50%) del monto total de la cartera, e incorporará por
lo menos los aspectos siguientes:
- Verificación de la valorización de
las inversiones; - Verificación del adecuado registro
contable; - Cumplimiento de la constitución de la
provisión por fluctuación de
valores; - Cumplimiento de la política de inversiones y de las
políticas y procedimientos respecto a la
administración de riesgos de mercado en
que incurre la entidad; y, - Concentración de las inversiones en grupos
socio/económicos.
PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE
INFORMES:
La fecha límite de presentación del
informe sobre la evaluación del sistema de control
interno de la entidad es el 20 de diciembre del año
correspondiente al ejercicio que se audita.
La fecha límite de presentación del
dictamen sobre los estados financieros, así como los
informes complementarios es el último día
hábil de febrero del año siguiente al del
ejercicio auditado.
INFORMACIÓN DE HECHOS
SIGNIFICATIVOS:
Las sociedades de auditoría tienen la
obligación de comunicar por escrito dentro de los tres
(3) días de haber tomado conocimiento, los hechos
significativos que detecten en el proceso de auditoría
a la entidad, sin perjuicio de su comunicación a los
órganos competentes de la entidad e incluirlos en los
informes correspondientes.
RESPONSABILIDAD DE LAS SOCIEDADES DE
AUDITORIA:
Las sociedades de auditoría asumen plena
responsabilidad por los informes que emitan y que no revelen
apropiadamente las situaciones que demuestren la falta de
solvencia, insuficiencia patrimonial y/o acentuada debilidad
financiera o económica de la entidad a la fecha del
examen.
APLICACIÓN SUPLETORIA DE NORMAS
INTERNACIONALES DE AUDITORÍA:
Los exámenes que las sociedades de
auditoría realicen de acuerdo con lo dispuesto en el
presente Reglamento serán efectuadas aplicando las
disposiciones señaladas por el organismo de control
respectivo o, en su defecto, por lo establecido en las Normas
de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA’s) y
las Normas Internacionales de Auditoría
(NIA’s).
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN EL
DICTAMEN Y LOS INFORMES:
Las sociedades de auditoría deberán
conservar la documentación que sustente los informes
emitidos, provenientes de los exámenes efectuados, por
u periodo de hasta diez (10) años posteriores al
ejercicio auditado.
RESPONSABILIDAD DE LOS ORGANOS DE SUPERVISION Y
CONTRO FACULTADES :
El trabajo de la Auditoria externa puede ser motivo
de evaluación por los órganos supervisores y de
control, mediante la contratación de una sociedad de
auditoría distinta o ampliar el alcance de la
auditoría realizada, cuando:
Los resultados de los exámenes de
auditoría realizados no cumplan con lo dispuesto en el
presente Reglamento, o no sean satisfactorios a su
criterio.
Se requiera la realización de exámenes
complementarios a los establecidos en el presente
reglamento
Asimismo, podrán requerir en los casos que
considere conveniente, la realización de
auditorías externas a la entidad que se encuentren por
debajo del nivel de activos totales señalados en las
respectivas normas.
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |