- Perfil del Director y sus
colaboradores - Introducción
- Antecedentes
- Resumen de la
propuesta - Planteamiento
del problema - Archivo
institucional - Correspondencia
y Mensajería - Biblioteca
- Planoteca
- Publicaciones,
(Impresos) - Problemática
actual - Propuesta
- Organigrama
Funcional - Objetivos
del proyecto Gedi-Aya
Presentación
Me es muy grato presentar ante la Gerencia
General el documento final de lo que es nuestra
recomendación para dotar al AyA de una dependencia
sólida y capaz de guiar los pasos de la Institución
en el desarrollo y
la transferencia de información mediante el uso adecuado de la
tecnología.
La gerencia de la información es un conjunto
estructurado de actividades de trabajo que
comprende la manera como las empresas e
instituciones
capturan, distribuyen y usan la información y el
conocimiento. La
administración de la información vista como un
proceso puede
parecer elemental; sin embargo, en la actualidad pocas organizaciones
han adoptado un enfoque sistemático que les permita
identificar cada uno de los pasos que comprende el proceso
informativo empresarial.
Las nuevas
tecnologías de la información y las comunicaciones
están transformando todos los sectores de la sociedad. El
desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos
medios y, por
ende, las nuevas concepciones de lo que es el documento, obligan
a instituciones como la nuestra a hacer referencia a lo que es el
campo de aplicación del documento electrónico y sus
efectos legales, por su custodia física.
Es por ello que esta propuesta de creación de una
dependencia con suficiente autoridad y
especialización, busca armonizar la contradicción
que todavía existe entre la cultura del
papel y los avances
tecnológicos: de un lado se debe permitir la
más eficaz utilización de las tecnologías de
la información y, del otro, tutelar adecuadamente la
confianza de los funcionarios y la Institución en la
autenticidad y seguridad de los
documentos
generados y transmitidos electrónicamente y su
conservación final en los centros documentales, todo en
función
del cliente interno y
externo y de los intereses institucionales.
La Gestión
de Documentos e Información "GEDI" se propone como
objetivo
general formar gestores integrales de
información, capaces de:
- Tratar la información y la documentación distribuida en la empresa como
activos que
hay que gestionar y recursos que
hay que aprovechar. - Dirigir el desarrollo de la política documental
de la entidad, integrando en ella el concepto del
documento electrónico, su manejo, conservación y
circulación, y sus efectos legales. - Participar activamente en la definición y
diseño del sistema de
información de la entidad que coordine y controle
los flujos documentales y los registros de
información necesarios para cumplir con los objetivos
empresariales, de acuerdo con la estrategia
Institucional.
Perfil del Director y sus
colaboradores
El Especialista en Gestión de
Documentación e información podrá
desempeñarse en posiciones gerenciales, preferiblemente
con grado profesional en administración,
desempeñándose en las áreas administrativas
o técnicas del AyA a nivel nacional o
internacional cuando fuese necesario, estará relacionado
directamente con la planificación, diseño, organización, administración y conservación
documental. Para ello requerirá se le asigne
técnicos o profesionales en bibliotecología, archivística,
profesional con experiencia en servicio al
cliente y un profesional en ingeniería
industrial, para optimizar los volúmenes y costo de reproducción documental. Así mismo
el equipo humano requiere un profesional con experiencia en
contratación administrativa e ingenieros de sistemas.
Por lo anteriormente expuesto, será de gran
importancia mantener en el Centro de información y
Desarrollo a la Licda. Elvira Guevara y dotar a su área de
tecnología de punta, haciendo que funcione en
línea. Mantener en el Centro de Recibo y Distribución de Correspondencia al Lic.
Arnoldo Dompe, para que guíe la plataforma de servicio
requerida. Buscar una profesional en archivo o
secretariado y responsabilizarla por el manejo y custodia de la
documentación. Y en Publicaciones nombrar un Ingeniero
Industrial, (en este caso podría ser el Ing. Juan Luis
López), para controlar los volúmenes y costos de
reproducción documental. Con esto queda por designar lo
referente a la contratación administrativa y sistemas de
información.
Lic. Desiderio Mora
Bustos
Introducción
Desde tiempos inmemoriales, cuando el hombre
empezó a utilizar la escritura como
un medio para dejar grabadas circunstancias que de otra forma se
perderían en el olvido o en la duda, el texto escrito
ha venido a ocupar un lugar en la realización de todas sus
tareas. El hombre
primitivo nos ha dejado huella de sus impresiones sobre los
animales que
cazaba en las cuevas de Altamira en España.
Los egipcios llevaban la contabilidad
de sus cosechas en rollos de papiro. Los judíos
del antiguo testamento recibieron sus leyes escritas en
tablillas.
Los monjes de la edad media
utilizaron el pergamino para reproducir las grandes producciones
culturales escritas de la antigüedad. A los chinos debemos
la difusión del papel y, desde la aparición de las
nuevas tecnologías en pleno siglo XXl, lo mismo podemos
grabar información en una cinta magnética, en un
circuito electrónico o en un disco digital.
La información en una Institución conforma
la base fundamental para salvaguardar evidencia de sus
actividades, para facilitar la toma de
decisiones y para administrar el conocimiento
plasmado en múltiples presentaciones documentales, sin
importar su tipo de soporte; con el entendido de que los
documentos son material importante de conservar y organizar para
cualquier empresa
pública o privada.
Bajo este concepto, en el AyA existe
documentación con valor
científico, cultural, histórico y técnico
administrativo que se ha cuidado con gran esmero y que se
conservará por mucho tiempo, pero
también existe mucha documentación de incalculable
valor que se a perdido o degradado por la mala
administración y la falta de conocimiento de las personas
responsables y por la falta de recursos y herramientas
para custodiar este patrimonio
Institucional.
En este particular en el AyA, la documentación
debe ser administrada y custodiada por una dependencia cuya
principal función sea brindar una adecuada
administración de la información y el conocimiento
plasmado en los diferentes documentos que produce e integra la
Institución, como parte de la gestión
empresarial en todas sus dependencias, todo bajo el mandato
legal según la Ley 7202 del
Sistema Nacional
de Archivos
promulgada el 24 de octubre de 1990 y cuyo Reglamento se
publicó en la Gaceta del 7 de marzo de 1995, la Ley 8292
sobre Control Interno y
la Ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de
requisitos y trámites administrativos.
Dicha dependencia debe integrar todas aquellas
áreas que tengan relación con la producción, recibo, distribución y
préstamo de documentos e información.
Actualmente la tecnología nos brinda muchas
herramientas que debemos aprovechar para cubrir día con
día las necesidades institucionales, hacer más
sencilla la toma de decisiones y agilizar los servicios que
se brindan a los clientes internos
y externos.
Además la institución puede recibir una
serie de beneficios con la optimización de los recursos y
evitando el desperdicio y el mal uso de los mismos aprovechando
el dinero que
se invierte en los mismos para otros fines como capacitación, incentivos para
los funcionarios, etc.
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