La organización como proceso gerencial (página 2)

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PRINCIPALES TIPOS DE
ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR: Es una
organización simple y de
conformación piramidal, en la que cada jefe recibe y
transmite todo lo que sucede en su área.

Se caracteriza porque las decisiones se concentran en
una sola persona, quien
tiene la responsabilidad básica del mando, es una
sola persona quien asigna y distribuye el trabajo a
los colaboradores. Generalmente da en las pequeñas
empresas y en
la milicia.

FUNCIONAL:

Es el tipo de estructura
organizacional, que aplica el principio funcional o
principio de la especialización de las funciones para
cada tarea

MATRICIAL:

La estructura
matricial, en ocasiones llamada sistema de
mando múltiples. Una organización con una
estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al
mismo tiempo. Los
empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con
dos cadenas de mando.

Una cadena de mando es la de funciones o divisiones,
el tipo que se diagrama en
forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una
disposición horizontal que combina al personal de
diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un
equipo de proyecto o
negocio, encabezado por un gerente de
proyecto a un grupo, que
es experto en el campo de especialización asignado al
equipo.

Con frecuencia, la estructura matricial es un medio
eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas
que se requieren para resolver un problema complejo.

Otra ventaja de la estructura matricial es que concede
a la
organización una gran flexibilidad para ahorrar
costo. Como
a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de
personas que se necesitan, se evita la duplicación
innecesaria.

Una desventaja es que no todo el mundo de adapta bien
al sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser
efectivos, deben contar con buenas habilidades interpersonales,
ser flexibles y cooperativos.

STAFF:

Es el resultado de la combinación de la
organización lineal y la funcional para tratar de
aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización
y reducir sus desventajas formando la llamada
organización jerárquica-consultiva.

Criterios Para Diferenciar Línea Y
Staff

Relación con los objetivos de
la organización: Las actividades están
directas e íntimamente ligadas a los objetivos de la
organización o el órgano del cual forman parte,
mientras que las actividades del staff están asociadas
indiferentes.

Ejemplo: los órganos de producción y de ventas
representan las actividades básicas y fundamentales de
la organización: las actividades metas los demás
órganos complementarios y secundarios representan las
actividades medio. Si se produce algún cambio en
los objetivos de la organización, la estructura
línea-staff también lo
cambiará.

Generalmente todos los órganos de línea
están orientados hacia el exterior de la
organización donde se sitúan sus objetivos,
mientras que los órganos de staff están
orientados hacia dentro para asesorar a los demás
órganos, sean de línea o de staff.

COMITÉ:

El comité es un grupo de personas con autoridad de
línea y staff, a las cuales se les entrega un asunto
para su estudio. Esta características diferencia el
comité de otros órganos de la
administración.

Existen diferentes clases de comités los que
hacen funciones
administrativas, los que realizan funciones técnicas, y los que realizan el estudio
de problemas y
aquellos que proveen recomendaciones.

FORMAL:

Mecanismo o estructura que permite a las personas
laborar conjuntamente en una forma eficiente. Cada miembro
puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo,
para la conservación del objetivo
primordial.

INFORMAL:

Es la resultante de las reacciones individuales y
colectivas de los individuos ante la organización
formal.

Este tipo de organización se puede observar en
cinco niveles diferentes:

Organización Informal Total, considerada
como un sistema de grupos
relacionados entre sí.
Constituida en grupos mayores de opinión o
de presión sobre algún aspecto
particular de la política de la empresa
Grupos informales fundados en la similitud de
labores y relacionados más o menos
íntimamente.
Grupos pequeños de tres y cuatro personas
relacionados íntimamente.
Individuos aislados que raramente participan en
actividades sociales.
LINEO-FUNCIONAL:

Es una combinación de Organización
Lineal y Funcional

LINEAL: La responsabilidad y autoridad se
transmite a través de un sólo jefe para cada
función especial.

FUNCIONAL: La especialización de cada
actividad en una función, es mas aplicable en las
empresas.

ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
Es una forma de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las actividades, agrupar
las tareas, disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos con la mayor economía de esfuerzo y con el
máximo de eficacia en los resultados. Como
departamento es el conjunto de funcionarios
especializados en la aplicación de técnicas
de organización.
Se hace necesario para estudiar los problemas de
estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como
función aconsejar a los funcionarios interesados
en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La necesidad
principal se cubre en el momento de asegurar el
máximo de eficiencia y mediante la aplicación
adecuada de métodos científicos de
organización.
NECESIDAD DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
VENTAJAS DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Su responsabilidad es estudiar los problemas
administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e
indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades.
Desarrolla las facultades críticas, es
decir, interrogar lo que se hace y porque se
hace.

DESVENTAJAS O
LIMITACIONES

La carencia de un programa de
Organización y Métodos en las
dependencias públicas y muchas veces en las privadas,
no permite el desarrollo
de las actividades con la máxima
eficiencia.
Hay una gran escasez de
personal calificado para trabajar en el departamento de
Organización y Métodos.
La resistencia al
cambio del personal que labora en las organizaciones.

CARACTERÍSTICAS

Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar
las soluciones
sin ninguna presión.
Es independiente de la unidad que está
capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
Tiene suficiente adiestramiento en técnicas
especializadas que son complementadas con la experiencia de
sus funcionarios.

OBJETIVOS DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Conceptuar la organización como la
función que se sustenta en buscar los medios
prácticos para distribuir las funciones en las
distintas unidades orgánicas del servicio
administrativo respectivo.
Determinar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada área
funcional.
Conceptuar al método como el proceso de
reflexión que permite enfocar y abordar el problema de
la organización.
Servir de vinculación entre el órgano
central de administración y las dependencias en la
ejecución de prioridades del mejoramiento.
Analizar los problemas originados en la estructura
de la organización y los problemas que de ellos se
derivan.
Cambiar la actitud y
comportamiento de las personas en el marco de
la modernización administrativa.

FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

Estudiar y analizar de manera permanente ka
estructura y el funcionamiento de la
organización.
Adecuar la organización y las funciones de
acuerdo con el departamento en el que se trabaje.
Asesorar a los departamentos que los soliciten en
cuanto a la interpretación y aplicación de
técnicas administrativas.
Dictaminar el asesoramiento de los trabajos que
debe realizar la organización en cada uno de los
departamentos.
Estudiar, proponer e implantar sistemas y
procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia
y productividad
las actividades de todo el recurso humano.

UBICACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS DENTRO DE LA EMPRESA

Según la función de asesoría
debe ubicarse en el máximo nivel
jerárquico.
Según la función de apoyo
administrativo, se puede ubicar a nivel lineal.
Según la función de los proyectos se
puede ubicar en cualquier nivel
jerárquico.

EL
PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

Se les conoce como analistas, ellos se encargan de
recopilar y analizar información con el fin de presentar
soluciones alternativas a problemas, así como asesorar
en la implantación de las modificaciones que
proponga.

El analista puede ser un técnico o profesional
que requiere conocimientos tanto teóricos como
técnicos. El analista debe tener la capacidad de
analizar, expresarse con claridad, saber redactar y presentar
informes,
ser observadores y poder
trabajar en equipo.

REGULACIÓN

Es establecer racionalmente los cargos y tareas para
ser ejecutadas por las personas en su trabajo dentro de la
organización. La tarea constituye la menor unidad
posible dentro de la división del trabajo, en la cual
cada una de ellas tiene uno o más ocupantes (personas)
que ejecutan determinadas tareas específicas para
realizar un conjunto de cargos en una misma
sección.

En ellas se especifica su contenido (tareas), los
métodos de ejecutarlas y las relaciones con los
demás cargos existentes, para de esa manera proyectar y
combinarlas con otras labores para la ejecución de
tareas mayores.

INTEGRACIÓN

Es obtener y articular los elementos materiales y
humanos que la organización y el planteamiento
señalan como necesarios para el funcionamiento eficiente
de una empresa. Si
el planteamiento nos ha dicho "que" debe hacerse, y "cuando",
mientras que la organización nos ha señalado
"quienes, donde y como" deben realizarse, falta todavía
obtener elementos materiales y humanos que hagan posible lo
previsto en la planificación y organización. Esto
es lo que hace la integración.

ESPECIALIZACIÓN

Es elevar la productividad mediante la
subdivisión de tareas limitándose solo a la
ejecución de una única y simple tarea
predominante. Con esto, cada obrero pasa a ser especializado en
la ejecución de una única tarea o de tareas
simples y elementales, para ajustarse a los estándares
descritos y a las normas de
desempeño establecidas por el
método.

La limitación de cada obrero a una única
operación o tarea, de manera continua y repetitiva,
encontró en la línea de producción (o
línea de montaje) su principal base de
aplicación.

SATISFACCIÓN LABORAL

Es la actitud del trabajador frente a su propio
trabajo, dicha actitud está basada en las creencias y
valores que
el trabajador desarrolla de su propio trabajo. Las actitudes
son determinadas conjuntamente por las características
actuales del puesto como por las percepciones que tiene el
trabajador de lo que "debería ser". Generalmente las
tres clases de características del empleado que afectan
las percepciones del "debería ser" (lo que desea un
empleado de su puesto) son:

Las necesidades.
Los valores.
Rasgos personales.
PRODUCTIVIDAD

La productividad es un factor determinante de la
competitividad internacional de un país y
debe entenderse como el mejoramiento de la capacidad
productiva, y del entorno general, buscando la eficiencia en el
sentido de Pareto, es decir, mejorando el producto, la
eficacia, los salarios,
etc., sin desmejorar algún otro indicador.

ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO

Es un enfoque para el rediseño de puestos para
incrementar la
motivación intrínseca y la
satisfacción en el empleo. La
motivación intrínseca es un
término utilizado para describir el esfuerzo gastado en
el puesto de un empleado para cumplir necesidades de
crecimiento tales como realización, competencia y
actualización. Su función no es incrementar el
trabajo, sino asignar tareas para cuyo desempeño sea
necesaria una mayor capacitación.

La delegación de trabajos con mayor
jerarquía es una forma de formar y de motivar al
empleado, ésta busca proporcionar en cada empleado una
unidad natural de trabajo, permitir a los empleados una mayor
responsabilidad en el control de
calidad y la autodeterminación de los procedimientos
de trabajo, permitir a los empleados trato directo con los
clientes,
proporcionar canales de retroalimentación para que un empleado
pueda controlar y autocorregir su conducta en
el trabajo.

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y el mínimo de
esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo. Ayuda a ahorrar capital,
tiempo y simplifica las funciones de cada persona.

IMPORTANCIA
Elimina los movimientos inútiles
sustituyéndolos por otros más
eficaces.
Vuelve más racional la selección y entrenamiento del personal.
Mejora la eficiencia del obrero y, en
consecuencia, el rendimiento de la
producción.
Distribuye uniformemente el trabajo para que no
haya periodos de falta o de exceso de trabajo.
Tiene una base uniforme de salarios equitativos
por aumento de producción.
Calcula con más precisión el costo
unitario y el precio
de venta de
los productos.