En cierta ocasión, pedimos a un grupo de
personas que nos dijesen cuál era el elemento que
consideraban más importante para el éxito
de una pequeña empresa. Las
respuestas que obtuvimos fueron variadas, pero no del todo
satisfactorias.
Gran parte de nuestros entrevistados nos
señaló que se requería contar con un buen
capital, es
decir suficiente dinero: otro
grupo nos dijo que era necesario el tener acceso a créditos, lo cual también significa
dinero y un tercer grupo nos señaló que se
requería e! apoyo del estado
(crédito
fácil y subsidiado, beneficios, tributarios, etc.) lo cual
finalmente también se traduce en dinero.
Muy pocos sin embargo fueron los que mencionaron el
factor humano y la capacidad gerencial del empresario
como elemento decisivo para el éxito de una pequeña
empresa, y sin embargo este elemento es el más importante
que contribuye al éxito de cualquier organización.
De nada sirve tener abundante capital, amplio
crédito e incluso incentivos
estatales si no se cuenta con un buen equipo humano que logre
llevar adelante a la empresa.
Lamentablemente muchas personas no se can cuenta de esto y
dedican muy poco escuerzo a la tarea de seleccionar, organizar y
adiestrar a; grupo de personas que ha de ayudarle a llevar
adelante su empresa.
¿En qué consiste la selección de
personal?
Seleccionar personal, es una
de las tareas más cercadas e importantes en toda
organización, ya que ce una adecuada selección
depende muchas veces el éxito o fracaso de una
empresa.
Para esto, lo primero que debemos entender es que el
personal es parte de un equipo y por lo tanto debe funcionar como
tal .
Esto significa que todos los empleados desde el portero
hasta el gerente
general deben trabajar como una sola persona hacia el
alcance ce un objetivo
común. Cuando esto último no sucede la empresa
entra en problemas y el
fracaso no se hace de esperar.
Basta que un sólo empleado haga mal su trabajo para
que se ponga en peligro la estabilidad de toda la
organización. Tenga presente que una empresa es como
una máquina y aún el más simple desperfecto
en una pequeña pieza puede ocasionar que deje de
funcionar.
Antes de continuar, analicemos un pequeño
caso.
El caso de Tomás
Salinas
Tomás Salinas es un pequeño empresario
constructor. Cuenta con una oficina que
funciona en su domicilio y en donde atiende los asuntos
administrativos de su compañía. Cuenta con un grupo
de operarios, ayudantes y oficiales de obra que son de su entera
confianza pues los conoce desde hace años y siempre se han
caracterizado por ser muy eficientes y cumplidores en su trabajo.
Además acaba de contratar una secretaria para que se
encargue de su pequeña oficina ya que él, por la
naturaleza de
su trabajo, debe estar fuera la mayor parte del día
supervisando as obras.
La nueva secretaria de Tomás es una persona algo
confundida- En realidad no estaba segura de querer" ser
secretaria pero aceptó el trabajo porque pensó que
había poco que hacer en aquella pequeña oficina y
creyó que el trabajo
sería relajado.
Tomás acostumbra a poner pequeños anuncios
en a sección de avisos clasificados de un periódico
local para conseguir a sus clientes. Los
interesados suelen llamar para solicitar que una persona los
visite y les prepare un presupuesto.
La labor de la secretaria es recepcionar las llamadas,
programar las visitas, pasar en limpio los presupuestos
que Tomás elabora y en algunos casos ir
a entregarlos a los clientes.
En los últimos meses la empresa de Tomás
había empezado a tener serios problemas, )a clientela se
había reducido en forma sustancia! y él no se
explicaba lo qué podía estar pasando.
1.- Planeación
de personal
Consiste en definir cuáles son los puestos de
trabajo que existirán en la empresa y especificar
claramente en qué consiste cada uno de ellos. Para esto se
efectúa un análisis previo de todas las actividades
realizadas para determinar cuántos y cuáles
serán los puestos que se crearán.
Este análisis también es necesario en
empresas que
ya se encuentran operando, pues nos permite definir en forma
precisa los deberes y coligaciones asociados a cada puesto y
determinar si hacen falta más empleados o si existe un
exceso de personal.
¿Qué cantidad de empleados debo
tener?
Es muy importante el determinar con precisión el
número de personas que se necesitan para que una empresa
marche en forma adecuada. Cualquier déficit
o exceso ocasionará problemas que
afectarán la buena marcha del negocio.
¿Qué pasa cuando hay muchos
empleados?
• El rendimiento baja. Cuando los empleados se
encuentran sin nada que hacer (pero obligados a permanecer en la
empresa hasta la hora de salida),generalmente tratan de hacer su
trabajo más lento para justificar su permanencia en el
puesto.
• La empresa incurre innecesariamente en mayores
gastos por
planillas.
• Las labores cotidianas pueden verse
obstaculizadas. Se produce una tendencia a la
burocratización: excesivos chequeos, controles,
etc.
¿Qué pasa cuando faltan
empleados?
Muchas empresas (incluso las más grandes) suelen
mantener un número de empleados inferior al realmente
necesario.
Estas situaciones se producen por ejemplo cuando las
operaciones
aumentan en forma sustancial, o cuando cor alguna razón
ciertos empleados se retiran y sus puestos no son reemplazados
inmediatamente.
Cuando esto ocurre la presión
sobre cada empleado aumenta en forma proporcional déficit
de persona .
Esto se traduce en jornadas de trabajo cada vez
más largas, aumento de la tensión nerviosa en el
equipo laboral y por
último una baja generalizada en la
eficiencia de la empresa. Cuando los empleados se ha
sobrecargados de tareas, la calidad de su
trabajo disminuye pues ya no ;es será posible poner la
atención y el esmero que requiere cada
tarea. Así poco a poco empiezan a producirse errores,
fallos, descuidos y olvidos que se traducen en fuertes
pérdidas económicas que muchas veces superan al
costo de
contratar más personal.
Por otra parte los empleados perderán motivación
día a día hasta llegar al punto de mantenerse
trabajando tan solo por necesidad económica. Los
trabajadores empezarán a sentirse explotados y
surgirá en ellos la idea de buscar nuevos empleos y
renunciar.
La renuncia de un empleado es algo que siempre causa
problemas y genera cierta inestabilidad. Hay que distraerse para
iniciar un nuevo proceso de
selección, luego hay que entrenar al nuevo empleado y todo
esto implica mayores gastos y pérdidas de tiempo. Es
natural que de vez en cuando un empleado decida irse en busca de
un mejor futuro, pero cuando éstos permanecen muy poco
tiempo en sus puestos o empiezan a renunciar en número
considerable, los problemas se tornan graves.
El caso de la Importadora
Max
La importadora Max es una empresa con gran movimiento
comercia!. Su departamento de trámites de importación tiene tres empleados un jefe
de
importaciones y dos asistentes- El movimiento de la
empresa ha aumentado considerablemente en los últimos
meses y las órdenes de importación se
han
multiplicado.
La presión sobre los trabajadores, en especial
sobre las asistentes de importaciones, es
enorme. En los últimos meses se han visto obligadas a
extender su horario de trabajo, que inicialmente era de 8 a.m.
a
4:30 p.m. en dos a tres horas diarias, llegando en
algunos casos retirarse pasadas las 8 p.m.
Las empleadas se encuentran agotadas y con mucho
stress. A
menudo no logran terminar todo el trabajo a tiempo y la empresa
se ve obligada a pagar fuertes multas y recargos por mayor tiempo
de almacenamiento de
sus mercaderías. Generalmente el valor de una
multa equivale a 10 veces el sueldo de una empleada y en lo que
va del año se !e han impuesto ya tres
sanciones y se ha gastado en promedio un 20% adicional en
derechos
de
almacenaje.
La Importadora Max es muy estricta con la hora de
ingreso de los empleados. Cualquier tardanza es sancionada pero
las horas extras que permanecen los empleados nunca son
remuneradas ni tomadas en cuenta. Recientemente el personal de
departamento de importaciones solicitó un aumento de
salarios, el
mismo que se denegó.
Actualmente todos están muy desmoralizados y
planea renunciar juntos, ¿que cree usted que pasara con a
empresa enanco esto suceda? ¿no cree quo sería
más rentable para la compañía contratar un
asistente más y con esto evitar el pago de multas y
mayores derechos de almacenaje? ¿no cree que los empleados
trabajarían mejor si no estuvieran tan
presionados?
El caso de la Importadora Max es real (el nombre de a
empresa ha sido cambiado) y resulta muy lamentable comprobar que
esta práctica se ha generalizado en muchas
compañías. Se piensa que así se ahorra
dinero en personal. Pero haciendo un análisis a fondo, en
realidad solo se consigue perder dinero.
Queda clara la necesidad de contar con el número
justo de empleados. Ahora procedamos con un pequeño
ejemplo en el que se definen los puestos que
deben existir en una pequeña imprenta.
Gerente: Son labores del gerente: La
administración general de la empresa, a logística (abastecimiento de insumos), el
marketing y la
producción del negocio.
Requisitos para el puesto:
• Conocimientos de administración de empresas
• Capacidad de negociación
• Amplio sentido de responsabilidad
Nota: En una pequeña empresa, este cargo es
ocupado por el propietario. Es responsabilidad del dueño entonces el
preocuparse por adquirir un mínimo, de
conocimientos de administración que le permitan llevar
adelante su negocio.
Dependiente: Se encarga de atender al
público y efectuar los .cobros en caja.
Requisitos para el puesto:
• Secundaria completa
• Trato amable
• Habilidad numérica básica (para
calcular cuentas, preparar
facturas, discriminar impuestos,
etc.)
• Criterio e iniciativa.
Secretaria: Se encarga de apoyar al gerente en
las labores propias de su función,
llevar el libro de caja
de la empresa, coordinar los pagos a los proveedores,
depositar el dinero que
ingresa en el banco, atender
telefónicamente a los clientes. Además se
encargará de los diseños gráficos simples: tarjetas,
facturas y otros trabajos similares que atiende la empresa (tos
diseños complicados son encargados a una empresa
especializada).
Requisitos para el puesto:
• Estudios completos de secretariado en
castellano
• Habilidad numérica
básica
• Manejo de P.C.
• Conocimientos básicos de diseño
gráfico por computadora
• Trato amable
Maquinista: Se encarga de manejar la impresora
offset y la guillotina. Además se ocupará de
encuadernar los trabajos que lo requieran.
Requisitos para el puesto:
• Estudios técnicos artes
gráficas
• 2 años de experiencia en manejo de
impresoras
offset.
• Secundaria completa
Ayudante: Se ocupa de apoyar al maquinista en sus
funciones.
También tiene a su cargo la limpieza general del
local.
Requisitos para el puesto:
• Secundaria completa
• Conocimientos básicos del trabajo de
imprenta (deseable)
Es muy importante definir claramente cuales han de ser
las obligaciones
asociadas a cada uno de los puestos. Una vez hecho esto
resultará más fácil establecer los
requisitos mínimos que deberán reunir los
candidatos: los estudios, el tiempo de experiencia con el que han
de contar, etc.
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