Sistemas de información administrativa (Venezuela) (página 2)

1.3.- COMPONENTES DEL (S.I.A):

Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos, a
saber:

2. Entradas: Datos obtenidos de fuentes
   internas y externas; la fase de entrada es permanente porque
   los datos nuevos se
   suman continuamente al sistema cuando
   se realizan las transacciones.
3. Procesamiento: fase durante la cual los datos
   obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor
   manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las
   computadoras.
4. Salidas: Relatos, diagramas,
   cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos
   durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son
   utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en
   un formato que permita al usuario final tener un acceso
   rápido.
5. Retroalimentación: Mecanismo de
   verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a
   determinar que información generada es necesaria; los
   informes
   pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para
   medir. Además, los resultados y las salidas son, por si
   solos, retroalimentación.

Además de estos componentes básicos,
debemos de considerar los siguientes elementos:

2. Modelos: combinación de referencias
   lógicas, procedimientos
   y matemáticas que manipulan las entradas y
   almacenan los datos en diversos medios, para producir los
   resultados.
3. Tecnología: Consiste en reunir datos,
   orientar modelo,
   almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de
   salidas.
4. Datos Básicos (Archivo):
   Conjunto de textos, números o imágenes
   que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por
   diversos usuarios en diferentes condicones.

1.4.- IMPACTO DEL S.I.A EN EL ESTUDIO DE LOS
SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS:

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es
necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:

2. Preparación del estudio.
3. Registro de datos.
4. Análisis de los hechos.
5. Desarrollo de la mejor
   solución.
6. Implantación del nuevo
   procedimiento.
7. Mantenimiento de los
   procedimientos.

El sistema de
información Administrativa (S.I.A), a sido de suma
importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que
luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a
a realiza el registro de datos
y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite
transformar los datos en información de calidad y al
mismo tiempo nos
permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al
desarrollo de
la mejor solución encontrada y la implantación de
un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas
existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una
forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto
realizar el mantenimiento
de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar
un control de las
actividades realizadas.

2.- MANUALES
ADMINISTRATIVOS

2.1.- DEFINICIÓN:

A continuación se dan algunas definiciones de lo
que es un manual

Según Duhat Kizatus Miguel A., un manual
es:

"Un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre
historia,
organización, política y
procedimientos de una empresa, que
se consideran necesarios para la menor ejecución del
trabajo".

Para A. Reyes Ponce, un manual es:

"Un folleto, libro,
carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar
(manuable) se concentran en forma sistemática, una serie
de elementos administrativos para un fin concreto:
orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada grupo humano
en la
empresa".

Continolo G., define la manual como:

"Una expresión formal de todas las informaciones
e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector;
es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del
personal
operativo".

Para nosotros los manuales
administrativos son escritos que utilizan a manera de medios de
información y acoplamiento que admiten buscar y emitir de
manera concretada y consecuente la información y
procedimientos referentes a políticas,
organización, funciones, tácticas, etc. Los cuales
se consideran obligatorios para la realización de las
actividades y ocupaciones.

2.2.- TIPOS DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS:

Los manuales utilizados en una organización son
los siguientes:

2. Manual de objetivos y
   políticas: contiene los principios
   básicos que regirán el accionar de los ejecutivos
   en la toma de
   decisiones.
3. Manuales del empleado o de Bienvenida:
   contiene aquella información que resulta de interés
   para los empleados que se incorporan a una empresa sobre
   temas que hacen a su relación con la misma, y que se les
   entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas
   se refieren a objetivos de la empresa, actividades que
   desarrolla, planes de incentivacion y programación de carrera de empleados,
   derechos,
   obligaciones, etc.
4. Manuales de Organización: describe
   la
   organización formal mencionando, para cada puesto de
   trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
   responsabilidad.
5. Manual de normas
   procedimientos: Llamados también manual de operaciones o
   de prácticas Standard, son documentos de
   gestión de uso diario que presentan en
   forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir
   para lograr el trabajo
   de una unidad de acuerdo a métodos
   previstos. Los manuales de procedimientos orientan el
   cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las
   alteraciones arbitrarias.
6. Manual del especialista: contiene normas o
   indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de
   actividades u oficios, se busca con este manual orientar y
   uniformar la actuación de los empleados que cumplen
   iguales funciones.
7. Manual de propósitos Múltiples:
   reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente,
   en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa
   o el volumen de
   actividades no justifique su confección o
   mantenimiento.
8. Otros manuales de apoyo a la
   gestión

2.3.- ESTRUCTURA DE
LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

• Contenido: en esta sección
  incluye enunciación de la codificación y Enunciación de la
  nominación de cada norma y la Cantidad de páginas
  de cada norma de procedimiento o parte del manual.
• Objetivos: contendrá la
  explicación de los propósitos de la
  aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los
  motivos que le dieron origen.
• Responsabilidad: se indicará la
  unidad orgánica responsable del cumplimiento de los
  procedimientos en cuestión.
• Alcance de los procedimientos:
  contendrá la explicación de los entes sobre los
  cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en
  que deben ser Empleados o por la vía de
  excepción, cuales son los límites
  en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
• Instrucciones: deberá contener
  la Estructura (cual es la disposición y los
  fundamentos de las partes en que está ordenado el
  manual), codificación (se indicará el
  sistema y criterios de codificación utilizados).,
  actualización y los criterios de
  cumplimiento.
• Normas de procedimientos:
• Glosario
• Índice Temático: en el
  que los temas se presentan ordenados alfabéticamente
  para facilitar su localización por este medio. Por lo
  general, el índice temático se ubica como
  última sección del manual.
• Índice de referencias
  cruzadas
• Verificación y
  asesoramiento
• Indicación de fechas
• Numeración de
  páginas
• Formato
• Armado

2.4.- IMPACTO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS EN
EL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS

El Ambiente
futuro en el que trabajan los gerentes será un medio de
sistemas. Hemos hecho hincapié en que el enfoque de
sistemas se identifica con las siguientes cualidades
distintivas:

2. Integración, caracterizada por la
   sinergia,
   que produce un efecto total mayor que los de la suma de sus
   partes individuales.
3. La interdisciplina, que utiliza las técnicas
   y métodos de varias disciplinas.
4. La empírica, sujeta a la
   experimentación y a la comprobación
   científica.
5. La orientada hacia las decisiones, dirigida
   hacia la toma de decisiones para lograr una asignación
   optima de los recursos, uno
   de los principales objetivos del enfoque de sistemas en las
   aplicaciones de negocios.
6. La de información, la filosofía
   del enfoque de sistemas, es la información y la
   estructura es un sistema de información.

El aspecto fundamental del análisis de
sistemas es comprender todas las facetas importantes de la
parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas,
al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar
los procesos de
una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas
claves:

1. ¿Qué es lo que se hace? Esto representa
   a las acciones.
2. ¿Cómo se hace? Referente a los
   procedimientos
3. ¿Con que frecuencia se presenta?
4. Que tan grande es el volumen de transacciones o
   decisiones?
5. Cual es el grado de eficiencia con
   el que se efectuaran las tareas?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si existe algún problema, ¿Qué
   tan serio es?
8. Si existe algún problema, ¿Cuál
   es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con
varias personas para reunir detalles relacionados con los
procesos de la empresa, sus opiniones sobre por que ocurren las
cosas, las soluciones que
proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se
emplean cuestionarios para obtener esta información cuando
no es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de
grupos grandes
dentro de la organización.

Así mismo, las investigaciones
detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la
observación en condiciones reales de las
actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de
formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su
totalidad.

Conforme se reúnen los detalles, los analistas
estudian los datos sobre los requerimientos con la finalidad de
identificar las características que debe tenerle nuevo
sistema, incluyendo la información que deben producir los
sistemas junto con características operacionales tales
como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y
métodos de entrada y salida.

CONCLUSIÓN

Hasta ahora hemos insistido en que se necesita el
enfoque de sistemas para enfrentarse a la complejidad. Para
poder
comprender el enfoque de sistemas y el diseño
de sistemas de
información para la gerencia es
básico el concepto de los
sistemas de información administrativa y la
retroalimentación.

Esencialmente los sistemas de retroalimentación
se ocupan de la forma en que se usa la información para
fines de control y se aplican no solo a los sistemas de
información administrativa y de negocios, sino
también a sistemas biológicos, de ingeniería y muchos más.

Si los acontecimientos del pasado y las necesidades del
futuro son un indicio, podemos esperar que la
administración del mañana sufra varios cambios
importantes. Los más significativos son el ensanchamiento
del ambiente tecnológico, los cambios de
organización dentro de la empresa y la creciente
repetición entre ella y el ambiente exterior. Continuara
el progreso de la intensidad tecnológica de los recursos
de la empresa.

Los sistemas de negocios del futuro serán
demasiado complejos para que puedan manejarse tan solo con la
experiencia, las opiniones y las pericias de un solo individuo,
independientemente de su capacidad, los gerentes tendrán
que funcionar en un ambiente interdisciplinario.

Tendrán que enfrentarse a un verdadero reto,
realmente a la necesidad de absorber y utilizar los
métodos matemáticos y las ciencias
físicas y naturales. Así como las investigaciones
de las ciencias
sociales y del comportamiento. Se necesita todo esto en el
enfoque de sistemas adecuada administración de una empresa.

BIBLIOGRAFÍA

Proceso organizativo y la
organización. Enciclopedia del MANAGEMENT. Editorial
OCEANO.

Scandry Subero