Métodos y procedimientos para elaborar una conciliación bancaria (página 2)

3.
Normas para la
elaboración del documento

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la
inspección de los libros de
la empresa
conjuntamente con el estado de
cuenta enviado por el banco y
así detectar cuales son las discrepancias que existen
entre los dos para poder
ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o
equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe
elaborar el documento que avale la elaboración de la
conciliación, esto respetando algunas normas de
presentación que se demuestran a
continuación:

• Encabezado.- el encabezado debe poseer como
  requisitos básicos:

• Nombre de la empresa o
  razón social.
• Nombre del documento "Conciliación
  Bancaria".
• Fecha a la cual se está elaborando el
  documento.
• Nombre del Banco y número de la cuenta a
  conciliar.
• Nombre de la persona que
  elabora el documento.
• Tipo de método a utilizar
  (opcional).

• Cuerpo.- la estructura
  del cuerpo va a depender del método que se valla a
  utilizar para realizar la conciliación.
• • Saldos correctos. (cuatro o dos
    columnas)
  • Saldos encontrados. (una sola
    columna)

En esta parte de es donde se mostraran todas las
diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual
para los dos métodos el
orden que explicaré en el numeral posterior. Lo
único que varia en la presentación de los
métodos es en el número de columnas y el signo
(positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan
discrepancia entre los saldos.

• Pie del documento.- independientemente del
  método que se utilice al final deben aparecer las
  rúbricas del autor de la conciliación, la persona
  que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente
  control
  interno en la empresa.

4. Métodos para elaborar una
conciliación bancaria

4.1. Saldos correctos

A tales efectos me primero me centraré en el
método Saldos Correctos por ser el método
más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para
la elaboración de una conciliación y que en
sí para efectos de lo que a continuación
explicaré será igual para los dos métodos.
Lo cual consiste en comparar el estado de
cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el
libro mayor de
banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las
diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para
empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de
suma importancia que se conozcan las normas de
presentación y estructuración del cuerpo del
mismo:

1. 2. Cheques en Tránsito: o cheques
      pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse
      emitido un cheque
      pero a la fecha de realizar la conciliación, el
      mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco,
      por lo que aparecerá Abonado el los libros de la
      empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta
      bancario hasta que sea cobrado.
   3. Depósitos en Tránsito: son
      aquellos depósitos que se por lo general se
      envían al final de mes y estos no son Acreditados en
      el banco por lo que estarán Cargados en los libros
      de la empresa pero no en estado de cuenta del
      mes.
2. Primero, se presentan las "Partidas no registradas
   en el Banco", donde se incluyen las partidas no asentadas
   por parte del banco y solo se toman en cuenta en este
   renglón los:
   2. Notas de Crédito: son todos los abonos
      efectuados por parte del banco por concepto
      de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses
      a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han
      cargado en nuestros libros.
   3. Notas de Débitos: Son cargos
      efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro
      de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos,
      entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no
      se ha abonado en los libros de la empresa.
   4. Cheques Omitidos ó no Registrados:
      son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca
      fueron asentados en los libros de la empresa.
   5. Depósitos Omitidos ó no
      Registrados: son los depósitos que se realizaron
      pero no se hizo su correspondiente registro.
3. Segundo, se presentan las "Partidas no registradas
   en Libros" donde se incluyen las partidas no asentadas u
   omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
   1. 2. Cheques de diferentes cantidades: son
         los cheques que se abonan con un monto por
         encima o por debajo del monto de
         emisión.
      3. Depósitos de diferentes
         cantidades: son los depósitos que se cargan
         con un monto por encima o por debajo del monto de
         emisión.
      4. Cheques mal ubicados: son aquellos que
         en vez de abonarlos se cargaron.
      5. Depósitos mal ubicados: son
         aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los
         libros de la empresa.
      6. Notas de Débito y Cedito mal
         ubicadas: son aquellos que por error se cargan en
         vez de abonarse y viceversa.
      7. Depósitos ó Cheques de otros
         bancos: son aquellos que por error
         se cagan o abonan en los libros, pero que no
         corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden
         tener diversas cuentas en diversos bancos.
      8. Cheques Caducados: son aquellos
         cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y
         todavía no se han ido a cobrar en el banco, por
         lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un
         cargo por el monto del mismo.
   2. Errores de la Empresa: es donde se
      incluyen los ajustes de todas los errores y
      equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales
      tenemos:
      2. Cheques de diferentes cantidades: son
         los cheques que se cargan con un monto por encima o por
         debajo del monto de emisión.
      3. Depósitos de diferentes
         cantidades: son los depósitos que se abonan
         con un monto por encima o por debajo del monto de
         emisión.
      4. Cheques Omitidos ó no
         registrados: son los cheques que se emitieron
         realmente pero no fueron asentados en el estado de
         cuenta bancario.
      5. Depósitos Omitidos ó no
         registrados: son los depósitos que se
         emitieron realmente pero no fueron asentados en el
         banco.
      6. Cheques mal ubicados: son aquellos que
         en vez de cargarlos se abonaron.
      7. Depósitos mal ubicados: son
         aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el
         estado de cuenta bancario.
      8. Notas de Débito y Cedito mal
         ubicadas: son aquellos que por error se cargan en
         vez de abonarse y viceversa.
      9. Depósitos ó Cheques de otras
         Empresas: son aquellos que por error
         se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden
         a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos
         clientes.
   3. Errores del Banco: aunque no son muy
      comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las
      omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco,
      entre las cuales tenemos:
4. Tercero, se deben presentar los "Errores",
   donde se reflejan todos los ajustes por concepto de
   equivocaciones que puedan tener los dos documentos
   cotejados:

Importante: el orden del 1) al 3)
se deben presentar tal cual se mostró aquí,
contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser
cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes
necesarios para lograr los saldos correctos o
encontrados.

Ejemplo de una conciliación elaborada por el
método saldos correctos:

El siguiente documento refleja los movimientos del mes
de julio en el libro mayor de banco Bolívar
Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:

Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31
de julio de 2006:

Ahora veremos la conciliación que se
realizó el mes pasado para ajustar los saldos,
véase que ya traen un saldo distinto desde el principio,
230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según
banco Cr.

Como se puede notar en la conciliación anterior
se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los
mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la
conciliación.

Ahora elaboraré la conciliación del mes de
julio con el mismo método para demostrar cuales son las
diferencias entre los dos a y así llegar a los "saldos
correctos" que deberían tener ambos.

Como ya se explicó en la primera parte primero se
deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la
conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si
dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se
deberían tomar en cuenta para la conciliación
actual.

De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya
fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del
Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de
cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de
vencimiento éste se considera que todavía esta en
tránsito.

También véase que el depósito
Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se
registró en libros, de haber alguna diferencia en los
depósitos o cheques en transito, se procede a determinar
de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por
omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas
partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de
julio.

Los errores de empresa también fueron asentados
en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en
cuenta para ajustar.

Ahora, se revisan cuales son las diferencias que
surgieron como consecuencia de las operaciones
realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por
partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como
cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado,
y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos
en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de
Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se
registró, y finalmente encontramos una diferencia en el
cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs.
52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se
dedujo que error fue de la empresa.

Al encontrar las partidas que se van a ajustar se
procede a realizar el documento de control
interno:

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con
cuatro columnas:

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por
cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque
de esta forma en completamente innecesario, se realiza la
sub-totalización donde se suma verticalmente todas las
columnas para luego extraer el saldo definitivo a través
de la diferencia de ambos, tanto en libros como en
banco.

4.2. Saldos encontrados

Este método se basa en la elaboración la
conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el
de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola
columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen
las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en
saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste
método.

Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por
lo que señalaré la presentación del
documento:

Nótese que en este caso se comenzó con el
saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se
reflejaron todos los ajustes al igual que el método
anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se
"encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00
Dr.).

Bibliografía

Paton, N. A., Manual del contador, Editorial Mc
Graw Hill, Argentina, III Edición
1994

Finney Miller, Curso de contabilidad, Capitulo
III, Editorial Mc Graw Hill, México, II
Edición 1999

Francy Ortiz, Guía de estudio El Efectivo,
Subproyecto Contabilidad
II, UNELLEZ-APURE. 2004

Enviado por:

Adrian A. Castillo G.

Estudiante del X semestre de Contaduría
Pública, y Administración
Pública, Preparador Académico del Subproyecto
Contabilidad I y Contabilidad II, Universidad
Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora
UNELEZ-APURE. San Fernando de Apure abril de 2007. Venezuela.