Tesis: Diagnóstico de las acciones de control practicadas en el organismo regulador de servicios de saneamiento ? SUNASS, durante los años 2000, 2001 y 2002 (página 3)

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6

Segundo Objetivo
Estratégico General

Fortalecer la participación de
la sociedad civil
en procesos
regulatorios.

Objetivos específicos

2.1. Desarrollar instrumentos, metodologías y
procedimientos
de consulta sobre planes tarifarios y modificaciones en el marco
regulatorio.

Meta Genérica:

• Revisión
normativa instrumentos, metodologías y procedimientos de
consulta sobre planes tarifarios y modificaciones en el marco
regulatorio

2.2. Diseñar, elaborar y mantener herramientas
de comunicación con usuarios, empresas
prestadoras y grupos de
interés.

Metas Genéricas:

•
Implementación y funcionamiento de Consejos de
Usuarios

• Aplicación de
herramientas de comunicación con usuarios, empresas
prestadoras y grupos de interés2.3. Fortalecer el posicionamiento
de la SUNASS como ente regulador ante la sociedad.

Metas Genéricas:

• Incremento en la
percepción de la SUNASS, como organismo
competente en la regulación de los servicios de
saneamiento ante la sociedad.

• Fortalecimiento de
la presencia de la SUNASS en medios de
comunicación.

3) Tercer Objetivo Estratégico
General

Desarrollar y consolidar un sistema
desconcentrado de atención a usuarios y empresas reguladas,
realizando una gestión
de calidad en la atención al usuario.

Objetivos específicos

3.1. Fortalecer las oficinas de Centro Ayuda

Meta Genérica:

• Ampliación de
la cobertura de atención con el funcionamiento de
Centro

Ayudas en provincia3.2. Atender los reclamos de los
usuarios de los servicios de saneamientoaplicando una gestión
de calidad.

Metas Genéricas:

• Certificación
ISO 9001 de
los procesos del TRASS

• Aprobación de
lineamientos resolutivos que permitan la aplicación
del principio de predictibilidad.

• Desarrollo de
estudios relacionados a la gestión de reclamos de
los usuarios de los servicios de saneamiento.3.3.
Desarrollar mecanismos que permitan ampliar la cobertura en
atención a los usuarios en las áreas de influencia
de los Centro Ayuda.

Metas Genéricas:

• Campañas
informativas integrales

• Desarrollo de
redes, convenios
y alianzas con instituciones,
reforzando las acciones de
comunicación a la población a través de los medios
de comunicación locales y nacionales.

4) Cuarto Objetivo Estratégico
General

Incorporar tecnologías y sistemas de
información a la labor institucional.

Objetivo específico

4.1. Desarrollar sistemas de
información que apoyen la labor
institucional.

Metas Genéricas:

• Sistema de
Intercambio de Información con las EPS• Sistema de manejo de
documentos•
Sistema de consulta en línea• Desarrollo y actualización
de la Intranet
institucional•
Contar con una red de contactos y de
intercambio de sistemas de información aplicados en otros
países, como apoyo a la labor reguladora

Captar nuevos recursos y
diversificar las fuentes de
cooperación técnica
internacional.
Objetivo específico
5.1. Mantener y ampliar las entidades cooperantes
que destinan proyectos
para SUNASS
Meta Genérica:
• Mantenimiento y
ampliación de las entidades cooperantes que destinan
proyectos para SUNASS.
Quinto Objetivo Estratégico
General
Sexto Objetivo Estratégico General

Fortalecer el marco normativo
regulatorio

Objetivo específico

6.1. Desarrollar propuestas normativas que permitan
modificaciones adecuadas del marco regulatorio.

Metas Genéricas:

• Propuestas
normativas•
Coordinación con las instituciones responsables del
marco normativo regulatorio• Estudios sobre políticas
del regulador

TOMA DE DECISIONES OPERACIONALES

La toma de
decisiones operacionales de SUNASS, se lleva a cabo tomando
como base el Plan Operativo de
la entidad.

El Plan Operativo es una importante herramienta de la
gestión institucional. Es el instrumento que orienta las
acciones del ejercicio con base en las orientaciones
políticas y estrategias
contenidas en el Plan
Estratégico 2003-2007 modificado. Este documento ha
priorizado las metas de los indicadores
del Plan Estratégico y en función de
las restricciones presupuestales, determina las actividades que
se ejecutarán en el año.

MISIÓN DE LA SUNASS:

Normar, regular, supervisar y fiscalizar la
prestación de servicios de saneamiento, así como
resolver los conflictos
derivados de éstos, dentro del ámbito de su
competencia,
actuando con imparcialidad y autonomía.

VISIÓN DE LA SUNASS:

Organismo regulador líder,
que actuando con solvencia técnica, transparencia e
imparcialidad, genera bienestar para los usuarios de servicios de
saneamiento.

OBJETIVOS GENERALES:

Desarrollar metodologías tarifarias y
establecer condiciones de supervisión que permitan mejorar la
cobertura y la calidad de los servicios de saneamiento, en un
marco de eficiencia y de
incentivos
favorable al desarrollo
de nuevas inversiones;
Fortalecer la participación de la sociedad civil en
procesos regulatorios;Desarrollar y consolidar un sistema
desconcentrado de atención a usuarios y empresas
reguladas, realizando una gestión de calidad en la
atención al usuario; Incorporar tecnologías y
sistemas de información a la labor institucional; Captar
nuevos recursos y diversificar las fuentes de
cooperación técnica internacional; y,Fortalecer
el marco normativo regulatorio

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Desarrollar metodologías tarifarias que
permitan regular a las EPS dentro de un marco de incentivos
favorable al desarrollo de nuevas inversiones; Desarrollar
metodologías y normas que
establezcan condiciones de supervisión que permitan
mejorar la cobertura y la calidad de los servicios de
saneamiento, en un marco de eficiencia; Desarrollar
instrumentos, metodologías y procedimientos de consulta
sobre planes tarifarios y modificaciones en el marco
regulatorio; Diseñar, elaborar y mantener herramientas
de comunicación con usuarios, empresas prestadoras y
grupos de interés; Fortalecer el posicionamiento de la
SUNASS como ente regulador ante la sociedad; Fortalecer las
oficinas de Centro Ayuda; Atender los reclamos de los usuarios
de los servicios de saneamiento aplicando una gestión de
calidad; Desarrollar mecanismos que permitan ampliar la
cobertura en atención a los usuarios en las áreas
de influencia de los Centro Ayuda; Desarrollar sistemas de
información que apoyen la labor institucional; Mantener
y ampliar las entidades cooperantes que destinan proyectos para
SUNASS; Desarrollar propuestas normativas que permitan
modificaciones adecuadas del marco regulatorio.

METAS PARA EL AÑO:

Gerencia de Políticas y
Normas:

Informes legales y/o económicos requeridos por
la Alta Dirección atendidos al 100% dentro del
plazo establecido en el pedido; Absolución de consultas
externas sobre interpretación normativa, dentro de los
10 días útiles de recibidas;Absolución de
consultas internas sobre interpretación normativa,
dentro de los 05 días útiles de recibidas;
Elaboración y presentación de un proyecto
(estudios, consultorías, pasantías, etc.) para Cooperación
Técnica Internacional, con aprobación del
Gerente
General.Informe de
revisión de las normas emitidas por la SUNASS en el
periodo 1994-2000 en función de las nuevas normas
vigentes y a las funciones de la
SUNASS como regulador y propuesta de modificación con
VºBº del Gerente General; Norma sobre
perfeccionamiento del PMO aprobada por el CD; Norma
sobre reclamos no comerciales aprobada por el CD; Reglamento de
Calidad de
Servicio aprobado por el CD; Norma producto de
la Revisión integral del reglamento de
supervisión y fiscalización, aprobada por el CD;
Revisión de la metodología RIA con VºBº del
Gerente General.

Gerencia de Regulación
Tarifaria:

Software del PMO perfeccionado/Clusters con
Manual
incluido; Implementación del PMO en 4 EPS;
Elaboración de propuesta técnica y Norma sobre
perfeccionamiento del PMO aprobada por el CD; Fórmulas
tarifarias aprobadas por C.D.; Elaboración y
presentación de un proyecto (estudios,
consultorías, pasantías, etc.) para
Cooperación Técnica Internacional, con
aprobación del Gerente General.

Gerencia de Supervisión y
Fiscalización:

Informes bimestrales de actualización del
Registro de
EPS, aprobados por Gerencia
General; Informes
bimestrales de actualización del Registro de Sanciones,
aprobados por Gerencia General; Elaboración y
presentación de un proyecto (estudios,
consultorías, pasantías, etc.) para
Cooperación Técnica Internacional, con
aprobación del Gerente General; Informe aprobado por GG
y listo para su publicación en la página
web de la SUNASS sobre la revisión y
consolidación de la información;
Elaboración de los indicadores de
gestión y benchmarking de
las empresas de ámbito de la SUNASS.; 100% de Procedimientos
Administrativos Sancionadores dentro del plazo; 100% de
Medidas correctivas dentro del plazo; Nueve (9) empresas
mayores en forma trimestral (IV trimestre 2005 y I, II, III
trimestre 2006) – 36 informes; Cuarenta y un (41)
empresas menores en forma semestral (II semestre 2005 y I
semestre 2006) – 82 informes; 12 Supervisiones de campo;
12 Inspección en campo (de oficio, a pedido del Congreso
u otras instituciones); 100% de atención de denuncias
dentro del plazo; Elaboración del estudio técnico
y norma sobre reclamos no comerciales aprobada por el CD.;
Elaboración del estudio técnico y Reglamento de
Calidad de Servicio
aprobado por el CD.;Informe de Resultados de Auditoría de información enviada
por operador privado (Tumbes) para evaluación de cumplimiento de metas de
gestión, con aprobación de Gerencia General;
Elaboración del estudio técnico y norma producto
de la Revisión integral del reglamento de
supervisión y fiscalización, aprobada por el
CD.;Documento de revisión integral del reglamento
infracciones y sanciones, con VºBº del Gerente
General.

Gerencia de Relaciones
Institucionales:

90 actividades de orientación itinerantes
realizadas.258 charlas de orientación realizadas.06
charlas de capacitación a EPS (destinadas a la
capacitación del personal de las
áreas comerciales de las EPS).05 Consejos de Usuarios en
funcionamiento.Un curso de extensión universitaria.04
cursos de regulación.05 foros con líderes de
opinión.Una capacitación a docentes y
especialistas de una UGEL en Lima.Memoria
Institucional 2005.Apertura de dos oficinas desconcentradas.Un
video
Institucional.100% de atención y orientación de
consultas relacionadas a la información técnica
especializada del CENDOC, dentro del primer día
útil de recibido.Elaboración y
presentación de 02 proyectos (estudios,
consultorías, pasantías, etc.) propios de GRI
para Cooperación Técnica
Internacional.Tramitación de los 02 proyectos (estudios,
consultorías, pasantías, etc.) propios de GRI
ante la Cooperación Técnica
Internacional.Revisión de proyectos 06 (estudios,
consultorías, pasantías, etc.) presentados por
GPN, GRT, GSF, TRASS y GAF para Cooperación
Técnica Internacional.Tramitación de los 06
proyectos (estudios, consultorías, pasantías,
etc.) de GPN, GRT, GSF, TRASS y GAF ante la Cooperación
Técnica Internacional.Informe de resultados de la
encuesta
para medir la percepción de SUNASS en la opinión
pública – 8 ciudades, presentado al CD.;Informe de
resultados de la Encuesta para medir la percepción de
SUNASS entre líderes de opinión: Evalúa
posicionamiento entre los grupos de interés, presentado
al CD.318 entrevistas
realizadas por participación en medios de
comunicación – provincias (1 semanal por cada
Centro Ayuda)96 apariciones en medios sobre i) Casos de
éxito: usuarios que tuvieron
solución a sus reclamos (alianza Oficina
Descentralizada-Radio-Consultorio jurídico), ii) Acciones
de supervisión/fiscalización GSF, iii)
Información estadística del TRASS.06 reuniones de
información con prensa /
instituciones: Reuniones con medios de comunicación o
instituciones para promover conocimiento
sobre las actividades de SUNASS.Una conferencia de
prensa (Balance y perspectivas): Dirigida a medios de
comunicación para informar sobre las principales
actividades institucionales.04 spots vía electrónica: Información de SUNASS
en formato de spot publicitario que se envíe a la
base de
datos institucional.12 RUMBO SUNASS (electrónico):
Boletín electrónico que contiene
información sobre las actividades institucionales que se
envíe a la base de datos
institucional.04 suscripciones a publicaciones especializadas
en temas de interés de la SUNASS.04 boletines CENDOC:
Información bibliográfica de saneamiento enviada
trimestralmente a la base de datos institucional.10 meses de
campaña informativa en radio en provincias:
difusión de spot institucional de 10´ y
20´.10 meses de campaña informativa en medios
escritos en provincias.272 espacios radiales en provincias:
espacios radiales de 15 minutos en radio líder de las
ciudades donde existe una Oficina Descentralizada para
difusión de programa:
"SUNASS te informa SUNASS te orienta".Desarrollo del evento
Semana Nacional del Agua
Potable.

Gerencia de Administración y
Finanzas:

Elaboración del plan de capacitación y
desarrollo 2006.100% de ejecución del plan de
capacitación y desarrollo 2006.Gestión de
procesos de adjudicación de menor cuantía menores
a 01 UIT y mayores a 01 UIT , 100% de los pedidos adjudicados,
atendidos dentro de los 10 días útiles de
efectuado.Gestión de procesos de adjudicaciones directas
y concursos públicos, 100% de los pedidos adjudicados,
atendidos dentro de los 40 días útiles de
efectuado. 100% de solicitudes de soporte en aplicaciones
(ORACLE,
Lotus Notes y otros), atendidos en el plazo establecido en el
diagnóstico. El diagnóstico no
excederá los 3 días útiles. La
atención no excederá los 15 días
útiles.100% de solicitudes de mantenimiento de aplicaciones y sistemas que
funcionan en la SUNASS, atendidos en el plazo establecido en el
diagnóstico. El diagnóstico no excederá
los 5 días útiles.Desarrollo del Sistema de
Registro de EPS.Rediseño de los sistemas documentarios
de la SUNASS (Trámite, Reclamos y
Orientación).Incorporación de tecnología de imágenes
en el tratamiento automatizado de la información (TRASS
y TRAMITE DOCUMENTARIO).Elaboración y
presentación de un proyecto (estudios,
consultorías, pasantías, etc.) para
Cooperación Técnica Internacional, con
aprobación del Gerente General.

Gerencia de Asesoría
Jurídica:

100 % de las consultas externas atendidas dentro de
los 10 días útiles de recibidas.100% de las
consultas internas atendidas dentro de los 5 días
útiles de recibidas.100% de los contratos y
convenios formulados dentro de los 5 días útiles
de recibidos100% de los procesos existentes.100% de los
proyectos de resolución que establece medidas
correctivas dentro del plazo.Asesoría y
participación en proyectos y normas diversas emitidas
por la SUNASS.Documento propuesta de revisión de la
Ley General de
Servicios de SaneamientoAnálisis de la norma con
legislación comparada de servicios de saneamiento en
otros países y elaboración de propuesta de
modificación de la Ley General de Servicios de
SaneamientoDocumento propuesta de revisión del
Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento, con
exposición de motivos aprobado por el
C.D.Documento propuesta de análisis de la norma con
legislación comparada de servicios de saneamiento en
otros países y elaboración de propuesta de
modificación del Reglamento de la Ley General de
Servicios de Saneamiento, con exposición de motivos
aprobado por el C.D.Documento propuesta de revisión del
TUPA de la SUNASS, con aprobación de GG, presentado a la
PCM.

Gerencia de Auditoría
Interna:

Informe concluido y presentado a la CGR, sobre tres
acciones de control
programadas.Acciones de control permanentes.

Tribunal Administrativo de Solución de
Reclamos:

100% de atención de apelaciones en segunda
instancia administrativa dentro de plazo.Informe de
certificación ISO
9001:2000, aprobado por GG y listo para su presentación
al C.D.Informe de auditoría del TRASS sobre el
cumplimiento de la norma ISO 9001, aprobado por Gerencia
General.Informe de diagnóstico sobre la revisión
integral del Reglamento de Prestación de
Servicios.Publicación de revisión de lineamientos
resolutivos del TRASS, aprobada por el C.D.Informe de migración concluida, para el
rediseño del sistema de Gestión de Reclamos.100%
documentos
históricos del TRASS digitalizados, para la
incorporación de tecnología de imágenes en
el tratamiento automatizado de la
información.Elaboración y presentación de
un proyecto (estudios, consultorías, pasantías,
etc.) para Cooperación Técnica Internacional, con
aprobación del Gerente General.03 documentos de trabajo del
TRASS, aprobados por GG listos para su publicación en la
Web de la
SUNASS.Informe de análisis estadístico de las
resoluciones emitidas por el TRASS con aprobación del
Gerente General.

1. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de
  Transparencia y Acceso a la Información
  Pública y demás normas relacionadas, se
  ha designado mediante Resolución N°
  078-2002-SUNASS-GG, y Resolución de Presidencia
  N°016-2004-PCD-SUNASS, como responsables de brindar
  la información pública que se solicite a
  la SUNASS, a los funcionarios respectivos:
  Las transparencia, comprende todos los
  aspectos relacionados con los siguientes aspectos:
  Contrataciones y adquisiciones, convenio de
  gestión, medidas de austeridad, plan operativo,
  presupuesto institucional, política remunerativa,
  información del personal, actividades oficiales,
  estados
  financieros.
2. LA TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN EN
  LA GESTIÓN DE SUNASS.
3. SINERGIA INSTITUCIONAL DE LAS ACCIONES DE
  CONTROL Y LA TOMA DE DECISIONES
OTROS ASPECTOS RELACIONADOS

Terry ( 2004), dice que mediante la toma de decisiones
adecuada sobre el aspecto operativo y la prospectiva
institucional, un gerente espera obtener más que la suma
de los esfuerzos individuales. Espera que se dé un
SINERGISMO, el cual es la acción
simultánea de unidades individuales separadas que juntas
proporcionan un efecto mayor a la suma de los componentes
individuales.Según Cashin, Neuwirth y Levy (2002), el
control
interno al abarcar el conjunto de acciones de control para
salvaguardar activos,
verificar la adecuación y fiabilidad de información
de la contabilidad,
promover la eficacia
operacional y fomentar la adherencia a las políticas
establecidas del directorio, está estableciendo la
sinergia que
necesita una entidad para alcanzar economía, eficiencia
y eficacia en el uso óptimo de los recursos.Otro punto a
enmarcar esta sinergia, queda establecida cuando toda
autorización representa una función del directorio
directamente asociada con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de
la entidad y constituye el punto de partida para el
establecimiento del control de las transacciones.Cuando la
gestión establece un sistema de acciones de control de
cautela previa, simultánea y de verificación
posterior que sea suficiente para proporcionar un control
razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y
gastos,
está estableciendo una sinergia con el control para
alcanzar los objetivos institucionales.El plan
estratégico, el Plan operativo, el Presupuesto
Institucional u otro documento que contenga metas, objetivos,
misión y
visión no podrá concretarse eficazmente si no
toma en cuenta las acciones de control de cautela previa,
simultánea y de verificación posterior; por tanto
es necesario que la gestión establezca una sinergia
adecuada con las acciones de control para llevar a cabo la
actividad institucional en las mejores condiciones.

La integración
económica, financiera, contable y de otras
áreas ha creado la necesidad de establecer sinergias
metodologías y conceptos en todos los niveles de las
diversas áreas administrativas y operativas con el fin de
ser competitivos y responder a las nuevas exigencias
institucionales.

DIAGNÓSTICO DE LAS ACCIONES DE
CONTROL.
SISTEMA DE CONTROL
FILOSOFÍA DEL CONTROL
INTERNO

De acuerdo con el Informe COSO, el control interno el
proceso
efectuado por el Directorio, la Gerencia y el resto del personal
de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un
grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de los objetivos
dentro de las siguientes categorías: i) Efectividad y
eficiencia operacional; ii) Fiabilidad de la información
financiera; y, iii) Cumplimiento de políticas, leyes y
normas. El control interno posee cinco componentes
que pueden ser implementados en todas las entidades de acuerdo a
las características administrativas, operacionales y de
tamaño; los componentes son: un ambiente de
control, una valoración de riesgos, las
actividades de control (políticas y procedimientos),
información y comunicación y finalmente el
monitoreo o supervisión. La
implementación del control interno implica que cada uno de
sus componentes estén aplicados a cada categoría
esencial de la entidad convirtiéndose en un proceso
integrado y dinámico permanentemente, como paso previo
cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y
estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el
desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas
corporativas; aunque el sistema de control interno debe ser
intrínseco a la
administración de la entidad y busca que esta sea mas
flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el
sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un
pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón
sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y
externos con el fin de que el control provea una seguridad
razonable para la categoría a la cual fue diseñado,
estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma
de decisiones erróneas, simples equivocaciones o
confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy
importante la contratación de personal con gran capacidad
profesional, integridad y valores
éticos así como la correcta asignación de
responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas
con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control
fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada
persona es un
eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y
efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad
principal en la aplicación del control interno en la
organización debe estar siempre en cabeza de la
administración o alta gerencia con el fin
de que exista un compromiso real a todos los niveles de la
entidad, siendo función de la Gerencia de auditoria
interna o quien haga sus veces, la adecuada evaluación o
supervisión independiente del sistema con el fin de
garantizar la actualización, eficiencia y existencia a
través del tiempo, estas
evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener una
frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente
mantener una correcta documentación con el fin de analizar los
alcances de la evaluación, niveles de autorización,
indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias
encontradas, estos análisis deben detectar en un momento
oportuno como los cambios internos o externos del contexto
empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de
las políticas en función de la consecución
de los objetivos para su correcta evaluación.

La comprensión del control interno puede ayudar a
la entidad a obtener logros significativos en su desempeño
con economía, eficiencia y eficacia, indicadores
indispensables para el análisis, toma de decisiones y
cumplimiento de metas.

SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL.

El Sistema Nacional de Control es el conjunto de
órganos de control, normas, métodos y
procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada. Su actuación
comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las
entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas,
independientemente del régimen que las regula. El Sistema
está conformado por los siguientes órganos: La
Contraloría General de la República, como ente
técnico rector; Todas las unidades orgánicas
responsables de la función de control gubernamental; y,
las sociedades de
auditoría externa independientes, cuando son designadas
por la Contraloría General y contratadas, durante un
período determinado, para realizar servicios de
auditoría en las entidades: económica, financiera,
de sistemas informáticos, de medio ambiente
y otros.

CONTROL GUBERNAMENTAL:

El control gubernamental consiste en la
supervisión, vigilancia y verificación de los actos
y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y
economía en el uso y destino de los recursos y bienes del
Estado,
así como del cumplimiento de las normas legales y de los
lineamientos de política y planes de acción,
evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la
adopción
de acciones preventivas y correctivas pertinentes.

El control gubernamental es interno y externo y su
desarrollo constituye un proceso integral y permanente

CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL:El control
interno comprende las acciones de cautela previa,
simultánea y de verificación posterior que realiza
la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo,
simultáneo y posterior.El control interno previo y
simultáneo compete exclusivamente a las autoridades,
funcionarios y servidores
públicos de las entidades como responsabilidad propia de
las funciones que le son inherentes , sobre la base de las normas
que rigen las actividades de la organización y los procedimientos
establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las
políticas y métodos de autorización,
registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección.El control posterior es ejercido por los
responsables superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano
de control institucional según sus planes y programas
anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del
uso de los recursos y bienes del Estado, así como la
gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados
obtenidos.

Es responsabilidad del Presidente del directorio
fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del
control interno para la evaluación de la gestión y
el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la
misión
y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad
está obligado a definir las políticas
institucionales en los planes y/o programas anuales que se
formulen, los que serán objeto de las
verificaciones.

CONTROL EXTERNO GUBERNAMENTAL:Se entiende
por control externo, el conjunto de políticas, normas,
métodos y procedimientos técnicos, que compete
aplicar a la Contraloría General u otro órgano del
Sistema por encargo o designación de ésta, con el
objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la
captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se
realiza fundamentalmente mediante acciones de control con
carácter selectivo y posterior.En
concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el
control externo podrá ser preventivo o simultáneo,
cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional
de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso
conlleve injerencia en los procesos de dirección y
gerencia a cargo de la administración de la entidad, o
interferencia en el control posterior que corresponda.

Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de
control de legalidad, de
gestión, financiero, de resultados, de evaluación
de control interno u otros que sean útiles en
función a las características de la entidad y la
materia de
control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada.
Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y
verificaciones, así como las diligencias, estudios e
investigaciones necesarias para fines de
control.

PRINCIPIOS DEL CONTROL
GUBERNAMENTAL:

El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de
los siguientes principios:

La universalidad, entendida como la potestad de los
órganos de control para efectuar, con arreglo a su
competencia y atribuciones, el control sobre todas las
actividades de la respectiva entidad, así como de todos
sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su
jerarquía; El carácter integral, en virtud del
cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones
y técnicas
orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos
y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios
económicos y/o sociales obtenidos, en relación
con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas
establecidas, su vinculación con políticas
gubernamentales, variables
exógenas no previsibles o controlables e índices
históricos de eficiencia; La autonomía funcional,
expresada en la potestad de los órganos de control para
organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de
influencias. Ninguna entidad o autoridad,
funcionario o servidor público, ni terceros, pueden
oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones
y atribuciones de control; El carácter permanente, que
define la naturaleza
continua y perdurable del control como instrumento de
vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad; El
carácter técnico y especializado del control,
como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de
calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio;
considerando la necesidad de efectuar el control en
función de la naturaleza de la entidad en la que se
incide;La legalidad, que supone la plena sujeción del
proceso de control a la normativa constitucional, legal y
reglamentaria aplicable a su actuación; El debido
proceso de control, por el que se garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades
y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos; La eficiencia, eficacia y economía a
través de los cuales el proceso de control logra sus
objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima
utilización de recursos;La oportunidad, consistente en
que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y
circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su
cometido;La objetividad, en razón de la cual las
acciones de control se realizan sobre la base de una debida e
imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
derecho, evitando apreciaciones subjetivas; La materialidad,
que implica la potestad del control para concentrar su
actuación en las transacciones y operaciones de mayor
significación económica o relevancia en la
entidad examinada; El carácter selectivo del control,
entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus
órganos y actividades críticas de los mismos, que
denoten mayor riesgo de
incurrir en actos contra la probidad administrativa;La
presunción de licitud, según la cual, salvo
prueba en contrario, se reputa que las autoridades,
funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con
arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes;El
acceso a la información, referido a la potestad de los
órganos de control de requerir, conocer y examinar toda
la información y documentación sobre las
operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para
su función;La reserva, por cuyo mérito se
encuentra prohibido que durante la ejecución del control
se revele información que pueda causar daño
a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea
de este último;La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de
control;La publicidad,
consistente en la difusión oportuna de los resultados de
las acciones de control u otras realizadas por lo
órganos de control, mediante los mecanismos que la
Contraloría General considere pertinente;La participación ciudadana, que permita la
contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control
gubernamental;La flexibilidad, según la cual, al
realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de
las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya
omisión no incida en la validez de la operación
objeto de la verificación, ni determinen aspectos
relevantes en la decisión final.
DOCTRINA DE CONTROL:
1. CONCEPTOS:

Según Aldave & Meniz (2005),
coincidente con la Contraloría General de la
República (2004) , explican que Control Interno es el
sistema integrado por la estructura
organizacional y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por las
entidades del estado, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes, dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos. El ejercicio del Control Interno debe consultar los
principios de igualdad,
eficiencia, economía, celeridad, moralidad,
publicidad y valoración de costos
ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y
organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco
al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en
la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que
tengan responsabilidad del mando.

El Control Interno se expresará a través
de las políticas aprobadas por los niveles de
dirección y administración de las respectivas
entidades y se cumplirá en toda la escala de la
estructura
administrativa, mediante la elaboración y
aplicación de técnicas de dirección,
verificación y evaluación de regulaciones
administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de
sistemas de información y de programas de selección,
inducción y capacitación
de personal.

2) FINALIDAD DEL CONTROL:

El Control interno es un plan de organización de
todos los métodos coordinados con la finalidad
de:

Proteger los recursos de la organización,
buscando su adecuada administración ante posibles
riesgos que los afecten; Garantizar la eficacia, la eficiencia
y economía en todas las operaciones promoviendo y
facilitando la ejecución de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misión institucional;
Velar porque todas las actividades y recursos de la
organización estén dirigidos al cumplimiento de
los objetivos de la entidad; Garantizar la correcta
evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional; Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
información y de sus registros;
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la
organización y que puedan afectar el logro de sus
objetivos; Garantizar que el Sistema de Control Interno
disponga de sus propios mecanismos de verificación y
evaluación; Velar porque la entidad disponga de procesos
de planeación y mecanismos adecuados para el
diseño y desarrollo
organizacional.

3) ELEMENTOS DEL CONTROL:

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos,
debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben
orientar la aplicación del Control interno:

Establecimiento de objetivos y metas tanto
generales como especificas, así como la
formulación de planes operativos que sean necesarios;
Definición de políticas como guías
de acción y procedimientos para la ejecución de
los procesos; Adopción de un sistema de
organización adecuado para ejecutar los planes;
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de
responsabilidad; Adopción de normas para la
protección y utilización racional de los
recursos; Dirección y administración del
personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones; Aplicación de las recomendaciones
resultantes de las evaluaciones de Control Interno;
Establecimiento de mecanismos que faciliten el control
ciudadano a la gestión de las entidades; Establecimiento
de sistemas modernos de información que faciliten
la gestión y el control; Organización de
métodos confiables para la evaluación de
la gestión; Establecimiento de programas de
inducción, capacitación y
actualización de directivos y demás personal
de la entidad; Simplificación y actualización de
normas y procedimientos.

4) CLASIFICACIÓN DEL CONTROL:

El control interno se clasifica en: Control interno
administrativo y Control interno contable.Control interno
administrativo: métodos, medidas y procedimientos que
tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las
operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas
impuestas por la gerencia.Control interno contable:
métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la
confiabilidad de los datos de contabilidad.5)
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL:El Sistema de
Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable,
financiero, de planeación, de información y
operaciones de la respectiva entidad; Corresponde a la
máxima autoridad de la entidad, la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control
Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y
misión de la organización; En cada área de
la organización el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de
acuerdo con los niveles de autoridad establecidos por la entidad;
La Gerencia de Auditoría
Interna es la encargada de evaluar en forma independiente el
Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al directorio
las recomendaciones para mejorarlo;

Todas las transacciones de las entidades deberán
registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que
permita preparar informes operativos, administrativos y
financieros.

GERENCIA DE AUDITORÍA
INTERNA:

Es uno de los componentes del Sistema de Control
Interno, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y
economía de los demás controles, asesorando a la
dirección en la continuidad del proceso
administrativo, la revaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios
para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Para la
verificación y evaluación permanente del Sistema de
Control Interno, las entidades designaran como Auditor interno o
cargo similar a un funcionario que será adscrito al nivel
jerárquico superior. Será un funcionario de libre
nombramiento y remoción, designado por el representante
legal o máximo directivo quien tendrá en cuenta la
formación profesional o tecnológica en áreas
relacionadas con las actividades de Control Interno. El Auditor
Interno contará con personal interdisciplinario para
cumplir las siguientes funciones:

Planear, dirigir y organizar la verificación y
evaluación del Sistema de Control Interno; Verificar que
el Sistema de Control Interno este formalmente establecido
dentro de la organización y que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad
de mando; Verificar que los controles definidos para los
procesos y actividades de la organización, se cumplan
por los responsables de la ejecución y en especial, que
las áreas o empleados encargados de la aplicación
del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta
función; Verificar que los controles asociados con todas
y cada una de las actividades de la organización,
estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se
mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; Velar por el
cumplimiento de las leyes, normas, políticas
procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la
organización y recomendar los ajustes necesarios; Servir
de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones,
a fin que se obtengan los resultados esperados; Verificar los
procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y
los sistemas de información de la entidad y recomendar
los correctivos que sean necesarios; Fomentar en toda la
organización la formación de una cultura de
control que contribuya al mejoramiento continuo en el
cumplimiento de la misión institucional; Evaluar y
verificar la aplicación de los mecanismos de
participación ciudadana, que en desarrollo del mandato
Constitucional y legal, diseñe la entidad
correspondiente; Mantener permanentemente informados a los
directivos acerca del estado de control interno dentro de la
entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las
fallas en su cumplimiento; Verificar que se implanten las
medidas respectivas recomendadas; Las demás que le
asignadas, de acuerdo con el carácter de sus
funciones.

Como mecanismo de verificación y
evaluación del control interno se utilizarán las
normas de auditoría generalmente aceptadas, la
selección de indicadores de desempeño, los informes
de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control
que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y
seguridad.

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA
EL SECTOR PÚBLICO (NCI-SP).

Estas normas son de aplicación obligatoria por el
Organismo Regulador de los Servicios de Saneamiento –
SUNASS, a fin de optimizar sus sistemas
administrativos de gestión y control interno.Mediante
la aplicación de estas normas se busca la efectividad,
eficiencia y economía de las operaciones, en el marco de
una adecuada estructura del Control Interno y probidad
administrativa.

Estas normas deben coadyuvar a una adecuada
orientación y unificación del control interno,
favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme de la
gestión institucional y de utilización de los
recursos públicos, en un ambiente satisfactorio de control
interno y probidad.

DEFINICIÓN:

Las Normas de Control Interno para el Sector
Público (NCI-SP), son guías dictadas por la
Contraloría General de la República, con el objeto
de promover una sana administración de los recursos
públicos de la entidad en el marco de una adecuada
estructura de control interno. Las NCI-SP, establecen que los
titulares de cada entidad son responsables de establecer,
mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno,
que debe estar en función a la naturaleza de sus
actividades y volumen de
operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio
de los controles y procedimiento
implantados.

Las NCI-SP, se fundamentan en principios y
prácticas de aceptación general, así como en
aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se
describen en el marco general de la estructura de control interno
para el sector público.

OBEJETIVOS

Las NCI-SP, tienen los objetivos siguientes:

Servir de marco de referencia en materia de control
interno para las prácticas y procedimientos
administrativos y financieros;Orientar la formulación de
normas específicas para el funcionamiento de los
procesos de gestión e información gerencial en
las entidades públicas;Proteger y conservar los recursos
de la entidad, asegurando que las operaciones se
efectúen apropiadamente;Controlar la efectividad y
eficiencia de las operaciones realizadas y que éstas se
encuentren dentro de los programas y presupuestos
autorizados;Permitir la evaluación posterior de la
efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, a
través de la auditoría interna o externa,
reforzando el proceso de responsabilidad institucional;
y,Orientar y unificar la aplicación del control interno
en las entidades públicas.

CARACTERÍSTICAS:Las NCI-SP, tienen
las características siguientes:

Concordantes con el marco legal vigente, directivas y
normas emitidas por los sistemas de presupuesto, tesoro,
endeudamiento público y contabilidad gubernamental,
así como otras disposiciones relacionadas con el control
internoCompatibles con los principios del control interno,
principios de administración y las normas de
auditoría gubernamental emitidas por la
Contraloría General de la RepúblicaSencillas y
claras en su presentación y referidas a un asunto
específicoFlexibles, permiten su adaptación y
actualización periódica de acuerdo con las
circunstancias, según los avances en la
modernización de la administración
gubernamental.

ÁREAS DE LAS NORMAS DE CONTROL
INTERNO:Las NCI-SP, se encuentran agrupadas por
áreas y sub-áreas. Las áreas de trabajo
constituyen zonas donde se agrupan un conjunto de normas
relacionadas con criterios afines. Las áreas previstas son
las siguientes:

Normas generales de control internoNormas de control
interno para la administración financiero
gubernamentalNormas de control interno para el área de
abastecimiento y activos fijosNormas de control interno para el
área de administración de personalNormas de
control interno para sistemas computarizadosNormas de control
interno para el área de obras
públicas
EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA DE
GESTIÓN INSTITUCIONAL.

Según el MAGU, el control interno, es una
actividad utilizada para aplicar las acciones de control para
evaluar y monitorear las operaciones de la entidad por tanto
constituye una herramienta de mucha relevancia para la
gestión institucional.El control interno es un proceso
integrado a los procesos de la gestión institucional, y no
un conjunto de pesados mecanismos burocráticos
añadidos a los mismos. El control interno, es efectuado
por el directorio, la gerencia y el resto del personal de la
entidad, con el objeto de proporcionar una garantía
razonable para el logro de las metas, objetivos
específicos y objetivos generales contenidos en los planes
institucionales.

El control interno es un proceso, es decir, un medio
para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a
cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se
trata solamente de manuales de organización y
procedimientos, se trata de acciones de control efectivas. El
control interno, sólo puede aportar un grado de seguridad
razonable y no la seguridad total para la conducción o
consecución de los objetivos institucionales.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace
referencia a una cadena de acciones de control extendida a todas
las actividades, inherentes a la gestión e integrados a
los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y
supervisión. Tales acciones de control se hallan
incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la
entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y
apoyar sus iniciativas de
calidad.
Interpretando la
opinión de Koontz & O¨Donnell (2004), el control
es la herramienta que implica la medición de la realización de los
acontecimientos institucionales contra las normas de los planes y
la corrección de desviaciones para asegurar el logro de
los objetivos de acuerdo con lo planeado. Una vez que un plan de
la entidad se vuelve operacional, el control es necesario para
medir el progreso, para poner de manifiesto las desviaciones
posibles, y para indicar la acción correctiva. Esto
último puede implicar medidas sencillas como cambios
menores en la dirección. En otros casos, el control
adecuado puede dar lugar al establecimiento de metas nuevas, a la
formulación de planes distintos, a la modificación
de la estructura organizacional, a mejorar la integración y hacer cambios de importancia
en las técnicas de dirección y liderazgo. El
control verdadero indica que la acción puede y será
tomada para volver las operaciones a su curso normal. Por lo
tanto, en gran parte es la herramienta que cierra el
círculo del sistema de gestión
institucional.

Antes de que el control sea la herramienta
significativa, tanto los planes como la estructura de la entidad
deben ser claros, completos e integrados hasta donde sea
posible.

Para efectos de una mejor gestión institucional
se sugiere el uso del control como herramienta de retroalimentación en la
administración de los recursos de la entidad.

CULTURA DE AUTOCONTROL
INTITUCIONAL

El control interno de la entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados del
sistema de control gubernamental y estar constituido por las
políticas y normas formalmente dictadas, los
métodos y procedimientos efectivamente implantados y los
recursos
humanos, financieros y materiales,
cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos siguientes:

Salvaguardar el patrimonio
público; Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la información presupuestaria,
financiera, administrativa y técnica; y,Procurar la
eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los
procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las
políticas establecidas por las máximas
autoridades del organismo o entidad.

Los objetivos del control interno deben ser establecidos
para cada área o actividad de la entidad, y caracterizarse
por ser aplicables, completos, razonables, integrados y
congruentes con los objetivos generales de la
institución.
El control interno administrativo lo conforman las normas,
procedimientos y mecanismos que regulan los actos de
administración, manejo y disposición del patrimonio
público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse
en la autorización de las transacciones presupuestarias y
financieras.

El control interno contable comprende las normas,
procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección
de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las
operaciones presupuestarias y financieras, así como a la
producción de información
relacionada a las mismas.

El costo del control interno no debe exceder el que
resulte de la suma de los beneficios esperados de la
función contralora.

Son beneficios esperados del control interno, en
general, los que incrementen la protección del patrimonio,
minimicen los riesgos de daños contra el mismo e
incrementen su eficiente utilización.El sistema de control
de la entidad debe ser reestructurado de acuerdo con las premisas
siguientes:

Corresponde al directorio de entidad establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en
general vigilar su efectivo funcionamiento;Asimismo, a los
niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el
eficaz funcionamiento del sistema en cada área
operativa, unidad organizativa, programa, proyecto, actividad u
operación, de la cual sean responsables; El sistema de
control interno es parte de los sistemas financieros,
presupuestarios, contables, administrativos y operativos de la
entidad y no un área independiente, individual o
especializada;Es responsabilidad de la Gerencia de
Auditoría Interna, sin menoscabo de la que corresponde a
la función administrativa, la revisión y
evaluación del sistema de control interno, para proponer
a la máxima autoridad jerárquica las
recomendaciones tendentes a su optimización y al
incremento de la eficacia y efectividad de la gestión
administrativa.Sin menoscabo de que puedan aplicarse criterios
técnicos de general aceptación relativos a la
unidad e integridad de los procesos y a la forma unificada de
su conducción gerencial, los deberes y responsabilidades
atinentes a la autorización, ejecución, registro
, control de transacciones y custodia del patrimonio
público, deben mantener una adecuada y perceptible
delimitación.

Los sistemas y mecanismos de control interno deben estar
sometidos a pruebas
selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud. Las pruebas
de cumplimiento están dirigidas a determinar sí
dichos sistemas y mecanismos permiten detectar con prontitud
cualquier desviación en el logro de las metas y objetivos
programados, y en la adecuación de las acciones
administrativas, presupuestarias y financieras a los
procedimientos y normas prescritas. Las pruebas de exactitud
están referidas a la verificación de la congruencia
y consistencia numérica que debe existir en los registros
contables entre sí y en los estadísticos, y a la
comprobación de la ejecución física de tareas y
trabajos.Los niveles directivos y gerenciales de las entidad
deben:

Vigilar permanentemente la actividad administrativa
de las unidades, programas, proyectos u operaciones que tienen
a su cargo;Ser diligentes en la adopción de las medidas
necesarias ante cualquier evidencia de desviación de los
objetivos y metas programadas, detección de
irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de
legalidad, economía, eficiencia y/o eficacia;Asegurarse
de que los controles internos contribuyan al logro de los
resultados esperados de la gestión.Evaluar las
observaciones y recomendaciones formuladas por los organismos y
dependencias encargados del control externo e interno, y
promover la aplicación de las respectivas medidas
correctivas.

El órgano de control interno de la entidad debe
estar adscrito al máximo nivel jerárquico de su
estructura administrativa y asegurársele el mayor grado de
independencia dentro de la organización, sin
participación alguna en los actos típicamente
administrativos u otros de índole similar. Igualmente, el
directorio de la entidad debe dotarlo de personal idóneo y
necesario, así como de razonables recursos
presupuestarios, materiales y administrativos que le faciliten la
efectiva coordinación del sistema de control interno
de la organización y el ejercicio de las funciones de
vigilancia y fiscalización.Las funciones y
responsabilidades del órgano de control interno deben ser
definidas formalmente, mediante instrumento normativo, por el
directorio, tomando en consideración las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes y las normas, pautas e
instrucciones que en materia de control dicten el directorio y
demás órganos competentes para ello.El
órgano de control interno debe realizar la función
de auditoría interna de conformidad con las disposiciones
legales aplicables, las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoría, otros
instrumentos reglamentarios y las normas de auditoría de
general y convencional aceptación.Las políticas que
dicten la entidad debe definirse por escrito. Asimismo, deben
adoptarse decisiones dirigidas a procurar la debida concordancia
y adecuación de la organización con sus planes y
programas, a establecer mecanismos para ejercer el control de las
actividades de acuerdo con lo programado y a motivar al personal
en la consecución de los objetivos y metas establecidos.La
planificación debe ser una función institucional
permanente, sujeta a evaluación periódica. Los
planes, programas y proyectos de cada gerencia deben estar en
concordancia con los planes institucionales y formularse con base
a estudios y diagnósticos actualizados, teniendo en cuenta
la misión de la entidad, sus competencias
legales o estatutarias, el régimen jurídico
aplicable y los recursos humanos, materiales y financieros que
permitan el normal desarrollo de las actividades
programadas.

Los responsables de la ejecución de los planes,
programas y proyectos, deben informar a los niveles
correspondientes acerca de la situación de los mismos, con
indicación de las desviaciones ocurridas, sus causas,
efectos, justificación y medidas adoptadas.Las autoridades
de la entidad y en general los funcionarios y empleados bajo su
supervisión, deben desempeñarse con arreglo a
principios éticos y demostrada capacidad técnica e
idoneidad en el cumplimiento de los deberes asignados.En la
entidad debe estar claramente definida, mediante normas e
Instrucciones escritas, las funciones de cada cargo, su nivel de
autoridad, responsabilidad y sus relaciones jerárquicas
dentro de la estructura organizativa, procurando que el empleado
o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola
autoridad.

El supervisor responsable de entidad, debe comunicar
claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada
supervisado, examinar sistemáticamente su trabajo y
asegurarse que se ejecute conforme a las instrucciones dictadas
al efecto.Los manuales técnicos y de procedimientos deben
ser aprobados por las máximas autoridades
jerárquicas de la entidad. Dichos manuales deben incluir
los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser
autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como
lo relativo al archivo de la
documentación justificativa que le sirva de
soporte.

Todas las transacciones y operaciones
financieras, presupuestarias y administrativas deben estar
respaldadas con la suficiente documentación justificativa.
En este aspecto se tendrá presente lo
siguiente:

Los documentos deben contener información
completa y exacta, archivarse siguiendo un orden
cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su
oportuna localización, y conservarse durante el tiempo
estipulado legalmente.Las autoridades competentes de la entidad
adoptarán las medidas necesarias para salvaguardar y
proteger los documentos contra incendios,
sustracción o cualquier otro riesgo, e igualmente, para
evitar su reproducción no autorizada.

El acceso a los registros y recursos materiales y
financieros debe limitarse a los funcionarios o empleados
autorizados para ello, quienes estarán obligados a rendir
cuenta de su custodia o utilización. La restricción
del acceso a los mismos dependerá de su grado de
vulnerabilidad, del riesgo potencial de pérdidas, de la
necesidad de reducir la posibilidad de utilización no
autorizada y de contribuir al cumplimiento de las directrices de
la organización.Se establecerá un adecuado sistema
de contabilidad para el registro oportuno y funcional de las
operaciones financieras realizadas por la entidad u organismo, el
cual deberá sujetarse a las Normas Internacionales y
Nacionales de Contabilidad. Todas las transacciones que ejecute
la entidad y que produzcan variaciones en sus activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos y, en general en cualesquiera de las
cuentas que conforman el sistema, deberán ser objeto de
registro contable en los libros
principales y auxiliares correspondientes, para facilitar de este
modo la adecuada clasificación y explicación de los
respectivos rubros. Las formas pre-impresas tales como recibos de
caja, órdenes de compra y venta, facturas,
cheques,
comprobantes de asientos de contabilidad y demás
documentos que se utilicen para la sustentación de
operaciones, serán numerados correlativamente al momento
de su impresión y su uso será controlado
permanentemente. Debe elaborarse un Manual de Contabilidad, a los
efectos de asegurar el correcto ordenamiento y
clasificación de las transacciones, que incluya un
catálogo de
cuentas acorde con el plan de cuentas, las instrucciones
actualizadas para la utilización de las mismas, la
definición de los registros auxiliares a utilizar, la
estructura de los informes financieros y finalmente, que describa
el funcionamiento del sistema de contabilidad.

El sistema de contabilidad debe proveer la
información necesaria para elaborar, en el tiempo
previsto, el balance de comprobación y los estados
financieros y presupuestarios de la entidad.Como soporte de los
sistemas y mecanismos de control interno se debe implantar y
mantener un sistema de comunicación y coordinación
que provea información relativa a las operaciones,
confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de
los organismos.La máxima autoridad jerárquica de la
entidad, deberá garantizar la existencia de sistemas o
mecanismos con información acerca del desempeño de
la organización, para controlar y evaluar la
gestión..Con respecto a los sistemas de información
computadorizados el directorio de la empresa y
demás niveles organizativos competentes
deberán:

Adoptar las medidas que permitan, sólo al
personal autorizado, el acceso y la modificación de los
datos y de la información contenidos en los
sistemas;Asegurar que los sistemas automatizados tengan
controles manuales y/o automáticos de validación
de los datos a ser ingresados para su procesamiento;Establecer
controles para los sistemas administrativos, financieros y
técnicos, a los fines de asegurar que los datos
procesados y la información producida sean consistente,
completa y referida al período del que se trate;
Implantar los procedimientos para asegurar el uso eficiente,
efectivo y económico de los equipos, programas de
computación e información
computadorizada; Disponer de mecanismos o medidas para la
creación de archivos de
respaldo de los registros correspondientes; Establecer
procedimientos relativos a:

La suspensión automática y oportuna
del registro de operaciones que no cumplan con los requisitos
establecidos para su ingreso al computador.El funcionamiento y
operación de los sistemas de información
computadorizados a nivel de usuarios.La implementación
de nuevos programas a ser incorporados en los sistemas de
información computadorizados, que se generen a partir
de los requerimientos formalmente tramitados.Las
modificaciones a los programas cuando ellas no impliquen el
desarrollo de nuevos sistemas o subsistemas.La
protección y salvaguarda contra pérdidas y
sustracción de los equipos, programas e
información procesada.El mantenimiento de equipos y
programas.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6

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