Tesis: Diagnóstico de las acciones de control practicadas en el organismo regulador de servicios de saneamiento ? SUNASS, durante los años 2000, 2001 y 2002 (página 4)

• ACCIONES DE
  CONTROL
• FILOSOFÍA DE LAS ACCIONES DE
  CONTROL

Según la Ley No. 27785
– Ley del Sistema Nacional
de Control y de la
Contraloría General de la República, las acciones
de control son herramientas
esenciales del Sistema de Control gubernamental, por la cual el
personal
técnico del Organo de Control Institucional, mediante la
aplicación de las normas, procedimientos y
principios que
regulan el control gubernamental, efectúa la
verificación y evaluación, objetiva y sistemática,
de los actos y resultados producidos por la entidad en la
gestión
y ejecución de los recursos,
bienes y
operaciones
institucionales. Las acciones de control se realizan con
sujeción al Plan Nacional de
Control y a los planes aprobados para cada órgano del
sistema de acuerdo a su programación de actividades y
requerimientos de la Contraloría General. Dichos planes
deberán contar con la correspondiente asignación de
recursos presupuestales para su ejecución, aprobada por el
Titular de la entidad, encontrándose protegidos por el
principio de reserva.Como consecuencia de las acciones de control
se emitirán los informes
correspondientes, los mismos que se formularán para el
mejoramiento de la gestión de la entidad, incluyendo el
señalamiento de responsabilidad que, en su caso, se hubieran
identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad,
salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable
civil y/o penal.

Según el Informe COSO, as
acciones de control, en esencia son políticas
y procedimientos que tienden a asegurar que se cumplen las
directrices del directorio. Las acciones de control tienden a
asegurar que se toman las medidas necesarias para afrontar los
riesgos que
ponen en peligro la consecución de los objetivos de
la entidad. Las acciones de control se llevan a cabo en cualquier
parte de la
organización, en todos sus niveles y en todas sus
funciones y
comprenden la evaluación de aprobaciones y autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, análisis de resultados de operaciones,
salvaguarda de activos,
segregación de funciones, rotación de personal,
verificación de estándares de eficiencia,
verificación de metas, verificación de objetivos,
etc. etc.

• LAS ACCIONES DE CONTROL EN EL INFORME
  COSO

Según el Instituto de Auditores Internos de
España-
Coopers & Lybrand (1998), constituye un motivo de gran
satisfacción presentar la traducción de la versión en inglés
del INFORME COSO sobre Control
Interno, publicación editada en los Estados Unidos en
1992 tras un largo período de discusión de
más de cinco años y realizada por un grupo de
trabajo
denominado Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Comisión (COSO) y cuyos participantes fueron
la American Institute of Certified Public Accountants (AICPA),
American Accounting Association (AAA), The Institute of Internal
Auditors (IIA), Institue of Management Accountants (IMA) y el
Financial Executives Institute (FAI); además de un selecto
grupo de asesores de las entidades más importantes de
Estados Unidos.De acuerdo con el COSO, hace tiempo que los
altos ejecutivos buscan maneras de controlar mejor las entidades
que dirigen. Los controles internos se implantan con el fin de
detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación
respecto a los objetivos de rentabilidad
establecidos por la institución y de limitar las
sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida
evaluación del entorno económico y competitivo,
así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los
usuarios y adaptar su estructura
para asegurar la optimización. Los controles internos
fomentan la eficiencia, eficacia y
economía,
reducen el riesgo de
pérdida de valor de los
activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados
financieros y el cumplimiento de las leyes y normas
vigentes.Debido a que los controles internos son útiles
para la consecución de muchos objetivos importantes, cada
vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de
control interno y de informes sobre los mismos. El control
interno es considerado cada vez más como una
solución a numerosos problemas
potenciales.Los sistemas de
control funcionan en tres niveles distintos de eficacia. El
control interno puede considerarse eficaz en cada una de las tres
categorías, respectivamente, si el directorio y la
gerencia
tienen la seguridad
razonable de que: i) Disponen de información adecuada sobre hasta que punto
se están logrando los objetivos operacionales de la
entidad; ii) Se preparan de forma fiable los estados financieros
públicos; y, se cumplen las leyes y normas aplicables.Si
bien el control interno es un proceso, su
eficacia es el estado o la
situación del proceso en un momento dado.

El control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que el
directorio dirige la entidad y están integrados en el
proceso de dirección estratégica. Aunque los
componentes son aplicables a todas las entidades, en cada una de
ellas la implantación se da de forma distinta. Los
componentes, son los siguientes. I) Entorno de control; ii)
Evaluación de los riesgos; iii) Actividades o Acciones de
control; iv) Información y comunicación; y, v) Supervisión.

ENTORNO DE CONTROL

según el Informe COSO, el entorno de control
marca las
pautas de comportamiento
en una entidad, y tiene una influencia directa en el nivel de
concienciación del personal respecto al control.
Constituye la base de todos los demás elementos del
control interno, aportando disciplina y
estructura. Entre los factores que constituyen el entorno de
control se encuentran la honradez, los valores
éticos y la capacidad del personal; la filosofía de
la dirección y su forma de actuar; la manera en que la
dirección distribuye la autoridad y
las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a
sus empleados, así como la atención y orientación que
proporciona el Directorio.El entorno de control tiene una
incidencia generalizada en la estructuración de las
actividades empresariales, en el establecimiento de objetivos y
en la evaluación de los riesgos. Asimismo, influye en las
actividades de control, los sistemas de
información y comunicación y las actividades de
supervisión.Esta influencia se extiende no sólo
sobre el diseño
de los sistemas sino también sobre su funcionamiento
diario. Tanto los antecedentes como la cultura de la
entidad inciden sobre el entorno de control. Ambos inciden en el
nivel de concienciación del personal respecto al control.
La entidad sometida a un control eficaz se esfuerzan por tener
personal competente, inculcan en toda la organización un sentido de integridad y
concienciación sobre el control y establecen una actitud
positiva al nivel más alto de la
organización.

En este sentido, establecen políticas y
procedimientos adecuados, a menudo con un código
de conducta escrito,
haciendo hincapié en los valores
compartidos y el trabajo en equipo
para conseguir los objetivos de la entidad.

EVALUACIÓN DE LOS
RIESGOS

La entidad debe hacer frente a una serie de riesgos
tanto de origen interno como externo que deben evaluarse. Una
condición previa a la evaluación de los riesgos es
en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la
organización que sean coherentes entre sí. La
evaluación del riesgo consiste en la identificación
y análisis de los factores que podrían afectar la
consecución de los objetivos y, en base a dicho
análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser
gestionados. Debido a que las condiciones económicas,
normativas y operacionales se modifican de forma continua, se
necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los
riesgos especiales asociados con el cambio.La
entidad, independientemente de su tamaño y estructura
encuentra puede tener riesgos en todos los niveles de su
organización. Los riesgos afectan la habilidad para
sobrevivir, competir con éxito
dentro de su sector, mantener una posición financiera
fuerte y una imagen
pública positiva así como la calidad global de
sus servicios y
trabajadores. No existe ninguna forma práctica de reducir
el riesgo a cero. De hecho, el riesgo es inherente a la actividad
institucional. La dirección debe determinar cuál es
el nivel de riesgo que se considera aceptable y esforzarse para
mantenerlo dentro de los límites
marcados.

El establecimiento de objetivos es una condición
previa a la evaluación de los riesgos. La dirección
debe fijar primero los objetivos antes de identificar los riesgos
que pueden tener un impacto sobre su consecución y tomar
las medidas oportunas. Por tanto, el establecimiento de unos
objetivos es una fase clave de los procesos de
gestión. Si bien no constituye un componente del control
interno, es un requisito previo que permite garantizar el
funcionamiento del mismo.

ACCIONES DE CONTROL

En La tesis de
Escalante (2002) y Hernández (2002), se menciona al
componente del control interno establecido por el Informe COSO;
estableciéndose que las acciones de control consisten en
las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar
que se cumplan las directrices de la dirección.Asimismo se
indica que también tienden a asegurar que se tomen las
medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro
la consecución de los objetivos de las entidad. Las
acciones de control se llevan a cabo en cualquier parte de la
entidad, en todos sus niveles y en todas sus funciones y
comprenden una serie de actividades tan diferentes como pueden
ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, el análisis de los resultados de las
operaciones, la salvaguarda de activos y la segregación de
funciones.Las acciones de control son normas y procedimientos
(que constituyen las acciones necesarias para implementar las
políticas) que pretenden asegurar que se cumplan las
directrices que la dirección ha establecido con el fin de
controlar los riesgos. Las acciones de control pueden dividirse
en tres categorías, según el tipo de objetivo de la
entidad con el que están relacionadas, las operaciones, la
viabilidad de la información financiera o el cumplimiento
de la legislación aplicable.

Aunque algunos tipos de control están
relacionados solamente con un área específica, con
frecuencia afectan a diversas áreas. Dependiendo de las
circunstancias, una determinada actividad de control puede ayudar
a alcanzar objetivos de la entidad que corresponden a diversas
categorías. De este modo, los controles operacionales
también pueden contribuir a la fiabilidad de la
información financiera, los controles sobre la fiabilidad
de la información financiera pueden contribuir al
cumplimiento de la legislación aplicable, y así,
sucesivamente.

INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN

La Tesis de Hernández (2004), es congruente con
Vallejos (2004) y a su vez con el Informe COSO; al respecto se
menciona que es necesario identificar, recoger y comunicar la
información relevante de un modo y en un plazo tal que
permitan a cada uno asumir sus responsabilidades. Los sistemas de
información generan informes, que recogen
información operacional, financiera y la correspondiente
al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control
de la entidad. Dichos informes contemplan, no sólo, los
datos
generados internamente, sino también información
sobre incidencias, actividades y condiciones externas, necesaria
para la toma de
decisiones y para formular informes financieros. Por otra
parte, se debe establecer una comunicación eficaz en el
sentido más amplio, lo cual implica una circulación
multidireccional de la información, es decir ascendente,
descendente y transversal. La dirección debe transmitir un
mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de las
responsabilidades de cada uno en materia de
control. Los empleados deben comprender el papel que deben
desempeñar dentro del sistema de control interno,
así como la relación existente entre las
actividades propias y las de los demás empleados. El
personal deberá disponer de un sistema para comunicar
información importante a los niveles superiores de
la empresa.
Asimismo, es necesaria una comunicación eficaz con
terceros, tales como los usuarios de los servicios, los proveedores,
los organismos de control y los accionistas.

Según Tuesta (2004), todas las empresas han de
obtener información relevante, tanto financiera como de
otro tipo, relacionada con las actividades y acontecimientos
internos y externos. La información a recoger debe ser de
la naturaleza que
la dirección haya estimado relevante para la
gestión de la empresa
pública de saneamiento y debe llegar a las personas que la
necesiten en la forma y el plazo que permitan la
realización de sus responsabilidades de control y de sus
otras funciones

SUPERVISIÓN

Los siguientes autores : Cossio (2004),
Gamarra (2004) y Puelles (2004); coinciden con el
Informe COSO, cuando indican que resulta necesario realizar una
supervisión de los sistemas de control interno, evaluando
la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la
forma de acciones de supervisión continuada, de
evaluaciones periódicas o una combinación de los
dos anteriores. La supervisión continuada se inscribe en
el marco de las actividades corrientes y comprende unos controles
regulares efectuados por la dirección, así como
determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de
sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones
puntuales se determinarán principalmente en función de
la evaluación de riesgos y de la eficacia de los
procedimientos de supervisión continuada. Las deficiencias
en el sistema de control interno, en su caso, deberán ser
puestas en conocimiento
de la gerencia y los asuntos de importancia serán
comunicados al primer nivel directivo. Según Aldave
(2004) , coincidente con la opinión de
García (2004) , los sistemas de control interno y,
en ocasiones, la forma en que los controles se aplican,
evolucionan con el tiempo, por lo que procedimientos que eran
eficaces en un momento dato, pueden perder su eficacia o dejar de
aplicarse. Las causas pueden ser la incorporación de
nuevos trabajadores, defectos en la formación y
supervisión, restricciones de tiempo y recursos, y
presiones adicionales. Asimismo, las circunstancias en base a las
cuales se configuró el sistema de control interno en un
principio también pueden cambiar reduciendo su capacidad
de advertir de los riesgos originados por las nuevas
circunstancias. En consecuencia, la dirección
tendrá que determinar si el sistema de control interno es
en todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos
riesgos.Para la Universidad Nacional de Ancash y el Instituto
de Desarrollo
Gerencial (2005) y Panéz (2004), el proceso de
supervisión asegura que el control interno continua
funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la
evaluación, por parte de trabajadores de nivel adecuado,
de la manera en que se han diseñado los controles, de su
funcionamiento, y de la manera en que se adoptan las medidas
necesarias. Se aplicará a todas las actividades dentro de
la entidad y a veces también a externos contratados. Por
ejemplo, cuando se contrata a un tercero para la
tramitación de siniestros sanitarios (con un impacto
directo en el coste de las prestaciones)
será necesario realizar una supervisión del
funcionamiento de la actividad y los controles del tramitador
externo.Según el instituto de Auditores Internos del
Perú (2005) , las operaciones de supervisión se
materializan en dos formas: acciones continuadas o evaluaciones
puntuales. Normalmente los sistemas de control interno aseguran,
en mayor o menor medida, su propia supervisión. En este
sentido, cuando mayor sea el nivel y la eficacia de la
supervisión continuada, menor será la necesidad de
evaluaciones puntuales. La frecuencia necesaria de las
evaluaciones puntuales para que la dirección tenga una
seguridad razonable de la eficacia del sistema de control interno
se deja al juicio de la dirección. A la hora de determinar
dicha frecuencia, habrá que tener en cuenta lo siguiente:
la naturaleza e importancia de los cambios y los riesgos que
éstos conllevan, la competencia y
experiencia de las personas que aplican los controles, así
como los resultados conseguidos por la supervisión
continuada. Una combinación de supervisión
continuada y evaluaciones puntuales normalmente asegura el
mantenimiento
de la eficacia del sistema de control interno.De acuerdo con el
INDECOPI (2005) y el Informativo Caballero
Bustamante (2005) , conviene reconocer que las acciones
normales y recurrentes de la entidad incorporan procedimientos de
supervisión continuada que, ejecutándose en tiempo
real y arraigados en la entidad, responden de manera dinámica a las circunstancias de cada
momento. En consecuencia, resultan más eficaces que los
procedimientos aplicados en la evaluación independiente.
Esta se realiza a posteriori, por lo que el seguimiento
continuado permite identificar los posibles problemas con mayor
rapidez. No obstante, algunas entidades con acciones estables de
supervisión continuada realizan evaluaciones
independientes de su sistema de control interno o partes del
mismo, de forma regular (por ejemplo, de forma rotativa en varios
años). Si la entidad advierte la necesidad de frecuentes
evaluaciones puntuales, deberá centrar sus esfuerzos en
mejorar las acciones de supervisión continuada, poniendo
más énfasis en los controles integrados que en los
controles complementariosEl control interno, de acuerdo con el
Informe COSO, puede ayudar a que una entidad consiga sus
objetivos de rentabilidad y rendimiento y a prevenir la
pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de
información financiera fiable. También puede
reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y
normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su
reputación y otras consecuencias. Puede ayudar a que una
entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en
el camino.

El Informe COSO, indica que el control interno garantiza
el éxito de una entidad, es decir, asegura la
consecución de objetivos básicos institucionales o
como mínimo la supervivencia de la entidad. Incluso un
control interno eficiente y eficaz sólo puede "ayudar" a
la consecución de los objetivos de una entidad. Puede
suministrar información para el directorio sobre el
progreso de la entidad, o la falta de tal progreso, hacia la
consecución de dichos objetivos. Sin embargo, el control
interno no puede hacer que un gerente
intrínsecamente malo se convierta en un gerente

En el marco de control postulado a través del
Informe COSO, la interrelación de los cinco componentes
(Ambiente de
control, Evaluación de riesgos, Actividades de control,
Información y comunicación, y Supervisión)
genera una sinergia
conformando un sistema integrado que responde
dinámicamente a los cambios del entorno.Atendiendo a
necesidades gerenciales fundamentales, los controles se
entrelazan a las actividades operativas como un sistema cuya
efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y
formar parte de la esencia de la institución.Mediante un
esquema de controles incorporados como el descrito:· Se
fomentan la calidad, las iniciativas y la delegación de
poderes.· Se evitan gastos
innecesarios.

· Se generan respuestas ágiles ante
circunstancias cambiantes

• LOS CRITERIOS EN LAS ACCIONES DE
  CONTROL

• CRITERIOS BÁSICOS DE LA AUDITORÍA
  GUBERNAMENTAL.

Según el MAGU, en el ámbito gubernamental
los criterios de auditoría son emitidos por la
Contraloría General de la República, con el fin de
orientar la gestión de los órganos conformantes del
Sistema Nacional de Control. Los criterios básicos son
líneas generales de acción
que aseguran la uniformidad en las tareas que realizan los
auditores. Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las
actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y,
proporcionan una razonable seguridad de que se están
logrando los objetivos y metas programados.Es igualmente
importante disponer de un conjunto de normas, procedimientos y
prácticas de auditoría que orienten la
acción y permitan efectuar el control de
calidad de la auditoría y medir los logros
alcanzados.Los criterios básicos aplicables a la
auditoría gubernamental son:

1. Eficiencia en el manejo de la auditoría
   gubernamental;Entrenamiento
   continuo;Conducta funcional del auditor gubernamental;Alcance
   de la auditoría;Comprensión y conocimiento de
   la entidad a ser auditada;Comprensión de la estructura
   de control interno de la entidad a ser
   auditada;Utilización de especialistas en la
   auditoría gubernamental;Detección de
   irregularidades o actos ilícitos;Reconocimiento de
   logros notables de la entidad;Comunicación oportuna de
   los resultados de la auditoría; Comentarios de los
   funcionarios de la entidad auditada;Presentación del
   borrador del informe a la entidad auditada;Calidad de los
   Informes de auditoría;Tono constructivo en la
   auditoría;Organización de los informes de
   auditoría; Revisiones de control de calidad en las
   Auditorías Internas;Transparencia de
   los informes de auditoría; y,Acceso de personas a
   documentos
   sustentatorios de auditoría.

1. LOS CRITERIOS EN LAS ACCIONES DE
   CONTROL.

Las acciones de control se llevan a cabo sobre la base
de un conjunto de criterios.

1. Criterios de carácter profesional.- Los
   auditores ejecutan las acciones de acuerdo con Normas
   Internacionales de Auditoría, Normas de
   Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas de
   Auditoría gubernamental, Normas Técnicas de Control Interno para el
   Sector
   Público, Reglamento de los Organos de Control
   Institucional, Reglamento de Auditoría Interna, Reglamento de
   Auditoría Externa, Reglamento de Control Interno y
   otras normas relacionadas,
2. Criterios Institucionales.- Estos criterios
   están constituidos por las normas institucionales,
   como: Normas del Sector Vivienda, Normas del Sector
   Saneamiento, Normas presupuestarias, planes
   estratégicos, planes operativos, etc.
3. Criterios especializados.- Tales como,
   criterios de eficiencia, eficacia y economía de los
   recursos institucionales; criterios de efectividad de los
   servicios de saneamiento, criterios de costeo de los
   servicios de saneamiento; criterios de impacto, criterios de
   resultado y criterios de producto,
   otros relacionados con la prestación de los servicios
   de saneamiento.

Por otro lado, las acciones de control son ejecutadas
con base a un plan operativo anual, en cuya elaboración se
aplican criterios de economía, objetividad,
oportunidad y de relevancia material, y se toman en
consideración:

1. Los lineamientos establecidos en los planes
   estratégicos y operativos;Los resultados de las acciones
   de control desarrollada en ejercicios anteriores; Los planes,
   programas,
   objetivos y metas a cumplir por la entidad en el respectivo
   ejercicio;La situación administrativa, importancia,
   dimensión y áreas críticas de la
   entidad.Las denuncias recibidas; Las propias recomendaciones,
   las que formulen las firmas de auditoría y los
   órganos de control externo.

1. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE LAS ACCIONES
   DE CONTROL

Interpretando al MAGU, los procedimientos de las
acciones de control son operaciones específicas que se
aplican en el desarrollo de dichas acciones e incluyen
técnicas y prácticas consideradas necesarias de
acuerdo con las circunstancias.Los procedimientos pueden
agruparse en: i) Pruebas de
control; ii) Procedimientos analíticos; y, iii) Pruebas
sustantivas de detalle.

Las técnicas que se aplicarán en las
acciones de control son métodos
prácticos de investigación y prueba que utiliza el
auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión.
Las técnicas más utilizadas al realizar pruebas de
transacciones son las siguientes: i) Técnicas de
verificación ocular; ii) técnicas de
verificación oral; iii) técnicas de
verificación escrita; iv) Técnicas de
verificación documental; y, v) técnicas de
verificación física.

Por otro lado, las técnicas de las acciones de
control pueden clasificarse como técnicas de
prevención y de descubrimiento.Las técnicas de
prevención están destinadas a proporcionar
seguridad razonable de que únicamente se reconocen y
procesan transacciones válidas. Como ejemplo de
técnicas de prevención pueden citarse:

• Autorización supervisora de las transacciones
  de compras y
  gastos; Procedimientos de contraseña para restringir el
  acceso a terminales en línea, programas de computadoras
  y archivos;
  Balance, transacción por transacción, en un
  sistema en línea; Verificación y
  validación de los datos entrados en un sistema de
  computador;
  Exploración de datos para ver que sean razonables antes
  de su entrada en un sistema; Segregación y
  rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
  Procedimientos claramente definidos de procesamiento y
  excepción.

Las técnicas de descubrimiento
están destinadas a proporcionar certeza razonable de que
se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden
incluirse:

• Conciliación de informes de balance por lote
  con registro
  cronológicos mantenidos por los departamentos
  originarios; Conciliación de conteos cíclicos del
  inventario con
  los registros
  permanentes; Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
  Revisión y aprobación de informes de
  mantenimiento;Auditoría interna; Comparación con
  planes y presupuestos
  de los resultados que se informan; En transacciones contables,
  conciliación con el mayor general de los saldos de los
  mayores auxiliares; Conciliación de las cantidades de
  enlace que salen de un sistema y entran a otro; y
  Revisión de los registros cronológicos de
  transacciones y de acceso en línea.

• LA EVIDENCIA EN LAS ACCIONES DE
  CONTROL

Según la NAGU3.40, en las acciones de control,
debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante
mediante la aplicación de pruebas de control y
procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar
razonablemente los juicios y conclusiones que se formula con
respecto a la entidad, programa,
actividad o función que es objeto de la acción de
control.Para las acciones de control, se denomina evidencia a la
información que se obtiene el auditor para extraer
conclusiones con las cuales sustenta su opinión. La
evidencia comprende los documentos fuente (originales),
registros, información administrativa, información
presupuestaria y de otras fuentes. La
evidencia se obtiene mediante la apropiada combinación de
pruebas de controles y procedimientos sustantivos. La evidencia
puede ser de tipo física, documental, testimonial y
analítica.La realización de procedimientos y
técnicas es la principal actividad en la ejecución
de las acciones de control. Los procedimientos se efectúan
con el objeto de obtener evidencia que permita al auditor
formarse una opinión sobre la información
examinada.La evidencia es suficiente cuando es la medida de la
cantidad de evidencia obtenida y se refiere al alcance de los
procedimientos desarrollados.La evidencia es competente, cuando
se es la medida de la calidad de las evidencias
obtenidas, su aplicabilidad respecto a una aseveración en
particular y su confiabilidad.La evidencia es relevante o
pertinente, cuando se refiere a la relación que existe
entre la evidencia y su uso. La información que se utilice
para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda
una relación lógica
y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante
y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.La
calidad de la evidencia está referida a la naturaleza y
oportunidad de los procedimientos a ejecutarse. La
consideración de la naturaleza de los procedimientos,
puede ser útil para considerar que la evidencia obtenida
de fuentes externas es más confiable que la proveniente de
fuentes internas; la evidencia que se obtenga de terceros no
relacionados o creada por ellos es más convincente que
aquella que es obtenida de entes relacionados; la evidencia de
auditoría que se obtenga dentro de la entidad es
más convincente cuando el control interno es efectivo; la
evidencia de auditoría que se obtenga directamente
mediante comparación, inspección, observación o examen físico, es
más convincente que aquella que es obtenida directamente
mediante indagaciones con otros; la evidencia que se obtenga de
varias fuentes que sugieran la misma conclusión es
más convincente que aquella conseguida de una sola fuente;
la evidencia de auditoría bajo la forma de documentos y
manifestaciones escritas es más confiable que bajo la
forma de declaraciones orales.

Generalmente, el auditor necesita apoyarse en evidencias
que son más persuasivas que concluyentes y, con
frecuencia, busca evidencias de diferente fuentes o distinta
naturaleza para sustentar una misma aseveración. El
auditor no examina, por lo general, toda información
disponibles, pues es posible establecer conclusiones a partir de
un saldo de cuenta o un tipo de transacción mediante el
uso del criterio o procedimiento de
muestreo
estadístico.

• LOS HALLAZGOS EN LAS ACCIONES DE
  CONTROL

El Diccionario de
la Lengua
Española publicado por la Real Academia Española
considera que el término hallazgo tiene tres acepciones:
a) cosa hallada; b) acción y efecto de hallar; y, c)
encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuotas;
propio del cambio del derecho. Aun cuando el primer concepto
podría asociarse con las acciones de control, la segunda
acepción sobre acción y efecto de hallar, define
con mayor precisión la naturaleza del hallazgo que se
refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este
término tiene muchos significados y transmite uno
diferente a distintas personas.Generalmente, el término
hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a
debilidades en el sistema de control interno detectadas por el
auditor. Por lo tanto, abarca hechos y otra información
obtenida por las acciones de control que merecen ser comunicados
a los funcionarios de la entidad y a otras personas
interesadas.Según Panez (1986), coincidente con el
MAGU, se denomina hallazgo de auditoría al
resultado de la comparación que se realiza entre un
criterio y la situación actual encontrada durante una
acción de control aplicada a la entidad, gerencia,
departamento, área, proyecto,
programa, actividad, función u operación. El
hallazgo, es toda información que a juicio del auditor le
permite identificar hechos o circunstancias importantes que
inciden en la gestión de recursos en la entidad, programa
o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.
Son elementos de los hallazgos la condición, criterio,
causa y efecto. Los requisitos que deben reunir los hallazgo son:
importancia relativa que amerite ser comunicado, basado en hechos
y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo,
objetivo, convincente para una persona que no ha
participado en la auditoría.

Según Holmes (1999), el auditor debe estar
capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en
forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar
los factores siguientes: i) Condiciones al momento de ocurrir el
hecho; ii) Naturaleza, complejidad y magnitud de las operaciones
examinadas; iii) Análisis crítico de cada hallazgo
importante; iv) Integridad del trabajo de auditoría; v)
autoridad legal; y, vi) Diferencias de opinión.

• CASUÍSTICA DE ACCIONES DE
  CONTROL.

CASO 1:

"EXAMEN ESPECIAL

A LA GERENCIA DE SUPERVISIÓN Y
FISCALIZACIÓN"

01.01.2002 al
31.12.2002

I. INTRODUCCIÓN

1. ORIGEN DEL EXAMEN

El "Examen Especial a la Gerencia de Supervisión
y Fiscalización", período 01.01.2002 – 31.12.2002,
se efectúa de conformidad con lo establecido en el Plan
Anual de Control para el año 2005, aprobado por
Resolución de Contraloría Nº 213-2001-CG,
publicado el 13.12.2001, correspondiendo por tanto a una
acción de control planificada.

La Comisión de Auditoría fue acreditada a
través del Memorándum Nº 021-2003/SUNASS-040
del 01.02.2003.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

Naturaleza

La naturaleza de la acción de control corresponde
a un Examen Especial.

Objetivo General

El objetivo general del Examen Especial es examinar las
acciones de supervisión y fiscalización realizados
por el órgano correspondiente, con la finalidad de
verificar el cumplimiento de la normatividad sobre
prestación de servicios de saneamiento; así como,
de las disposiciones dictadas por la SUNASS, para las empresas
prestadoras bajo su ámbito.

Objetivos Específicos

1. Evaluar la gestión administrativa de la
Gerencia de Supervisión y Fiscalización, en
cuanto al cumplimiento de metas y objetivos previstos para el
período 2002.2. Evaluar y verificar el proceso de
supervisión y fiscalización a las EPS en el
2002.

3. Evaluar el sistema de control interno de la
Gerencia de Supervisión y
Fiscalización.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial se efectuó de conformidad con
las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas – NAGA y
Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU, esta
última, aprobada por Resolución de
Contraloría N° 162-95-CG de 22.09.1995 y modificada
mediante Resoluciones de Contraloría Nos. 246-95-CG de
28.12.1995, 112-97-CG de 20.06.1997 y 259-2000-CG de
13.12.2000.

El Examen comprendió el análisis y
revisión selectiva de los procesos aplicados en las
fiscalizaciones y/o supervisiones y aplicación de
sanciones a las empresas prestadoras de servicios, durante el
período comprendido entre el 01.01.2002 al
31.12.2002.

Limitaciones

La Comisión de Auditoría, no tuvo
limitación para el acceso a la información de las
áreas involucradas en la acción de
control.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA
ENTIDADAntecedentesBase Legal

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

Por la importancia relativa de las deficiencias
evidenciadas en el Examen, la Comisión de Auditoría
determinó no comunicar Hallazgos de Auditoría,
conforme a lo prescrito en la NAGU 3.60 aprobada por
Resolución de Contraloría Nº162-95-CG del
22.09.1995, modificada por Resolución de
Contraloría Nº 259-2000-CG del 07.12.2000,
respectivamente, concordante con el numeral 14 del
Artículo 139º de la Constitución Política del
Perú de 1993.

6. MEMORÁNDUM DE CONTROL
INTERNO

Las consideraciones sobre la estructura de control
interno no revelan necesariamente todos sus aspectos que
podrían ser reportables, y consecuentemente, no
revelará todos los hechos que también pudieran ser
considerados como debilidades materiales,
debido a la selectividad de la evaluación de las
operaciones, siendo la
administración de la Entidad la responsable de
implantar y mantener un sistema eficaz de control interno; sin
embargo, aquellas debilidades de control interno detectadas como
resultado del Examen, fueron comunicadas al Titular a
través del Memorando Nº 039-2003/SUNASS-040, el mismo
que se adjunta como Anexo Nº 01 del presente
Informe.

7. OTROS ASPECTOS DE
IMPORTANCIA

Como resultado del Examen practicado, se han determinado
aspectos relacionados o que guardan relación con la
operatividad del accionar de la SUNASS; los mismos que por su
importancia o relevancia se exponen a
continuación:

7.1 Con
Resolución Suprema Nº 248-2002-PCM del 28.08.2002, se
aprobó el Cuadro de Asignación de Personal – CAP de
la SUNASS, estableciéndose la cantidad de 69 plazas
aprobadas. 7.2 Al
30.09.2002, se produjo la salida de 25 trabajadores de la SUNASS,
por adecuación al Cuadro de Asignación de Personal
– CAP, comprendiéndose entre ellos a siete (7)
profesionales de la Gerencia de Supervisión y
Fiscalización.
7.3 La capacidad operativa
de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización, de
Enero a Septiembre del 2002 fue de doce (12) profesionales y una
(1) secretaria, contratados a plazo indeterminado; y a partir del
01.10.2002 quedó disminuida a cinco (05) profesionales y
una (1) secretaria.
7.4 Mediante Decreto
Supremo Nº 091-2002-PCM publicado el 19.11.2002, se fijo de
manera excepcional, período de vacaciones de personas que
prestan servicios en los pliegos y unidades ejecutoras del
Poder
Ejecutivo, con el objetivo de estimular el desarrollo del
turismo interno,
entre el 15 de diciembre de 2002 al 4 de enero de 2003; acatando
la SUNASS lo dispuesto en la norma, entre los que se consideraron
a los trabajadores de la Gerencia de Supervisión y
Fiscalización.
7.5 Por razones
presupuestales la supervisión y fiscalización que
realizó el órgano de línea en el ejercicio
2002, fue de dos (2) modalidades: "Desde la sede central", con
información remitida por las Empresas Prestadoras de
Servicios de Saneamiento (vía transmisión electrónica de datos – FTP), y "De
campo" por visitas in situ para atender asuntos puntuales que
provienen generalmente de contingencias ocurridas (denuncias) o a
requerimientos de Congresistas de la República.

7.6 Con Informe Nº
024-2002/SUNASS-120 del 08.02.2002, el Ing. QQQ, actual Gerente
de Supervisión y Fiscalización, señala que
durante el ejercicio 2002, la Gerencia de Supervisión y
Fiscalización, efectuó 17 fiscalizaciones a
diversas Empresas Prestadoras de Servicios, formulándose
en total 112 observaciones, de las cuales según el cuadro
adjunto se aprecia que se han superado 105 y se encuentran en
proceso 07.

Las fiscalizaciones practicadas por el órgano de
línea, se hicieron "Desde la sede central" y "De
campo".

1. "Desde la sede central": Con
   información remitida por las EPS vía
   transmisión electrónica de datos (FTP), a
   través del cual se fiscalizaron a siete (7) empresas
   (EMAPA HUACHO S.A., EMAPA CAÑETE S.A., EPS EMPSSAPAL
   S.A., EPSEL S.A., EPS TACNA, EPS SEDACUSCO, EPS
   CHIMBOTE).
2. "De campo": Mediante
   comisiones de servicio
   realizadas por profesionales de la Gerencia de Línea (in
   situ), se fiscalizaron a SEDAPAL (7 centros de servicios:
   Comas, San Juan de Lurigancho, Breña, Surquillo, Ate,
   Callao y Villa El Salvador), y a 3 EPS (EMFAPATUMBES, EPS GRAU,
   SEDALIB).

Es decir, de enero a diciembre del año 2002 se
practicaron 17 fiscalizaciones a Empresas Prestadoras de
Servicios de Saneamiento, considerando a 7 Centros de Servicios
de SEDAPAL.

De las empresas evaluadas, SEDAPAL COMAS, SEDAPAL
SURQUILLO, EPS EMAPA HUACHO S.A., EMFAPATUMBES Y EPS GRAU S.A.,
se ha revelado que las verificaciones efectuadas por los
especialistas a través de los Informes entregados a las
EPS, consignan información referida a las áreas:
comercial (aspecto comercial), operacional (aspectos operativos y
de mantenimiento) y control de calidad del agua (aspectos
de calidad del agua distribuida).

7.7 Respecto al
"Estado de
Implementación de Observaciones y/o Medidas
Correctivas", correspondiente a las fiscalizaciones realizadas
en el año 2002, según información remitida
por la Gerencia de Línea.

7.8 Con
relación a las Sanciones aplicadas a las Empresas
Prestadoras de Servicios de Saneamiento, durante el ejercicio
2002, se ha evidenciado que fueron las siguientes:

1. EPS MOQUEGUA, mediante Resolución de Gerencia
   General Nº 022-2003-SUNASS-GG del 31.03.2003, publicado el
   03.04.2003, por el motivo de "No aplicar Segunda Etapa del
   reordenamiento Tarifario".EPS NOR PUNO S.A., mediante
   Resolución de Gerencia General Nº
   058-2003-SUNASS-GG del 16.12.2003, publicado el 08.01.2004, por
   el motivo de "No aplicar Segunda Etapa del reordenamiento
   Tarifario".

7.9 Igualmente, a
través del Informe Nº 024-2002/SUNASS-120 del
08.02.2002, el Ing. QQQ, Gerente de Supervisión y
Fiscalización, señala como problemática de
las EPS "El mal estado de conservación de la
infraestructura o falta de ésta originan problemas de
calidad del servicio y la implementación de la medida
correctiva requiere de recursos económicos y tiempo"; y
que, "No todas las empresas tienen metas de gestión
establecidas".

7.10 De la información remitida por la Gerencia
de Administración y Finanzas de la
entidad, se ha evidenciado que durante el ejercicio 2002,
funcionarios y ex funcionarios de la Gerencia de
Supervisión y Fiscalización efectuaron comisiones
de servicios a las ciudades de Chimbote, Arequipa, Huancayo,
Ayacucho, Iquitos, Tumbes, Piura, Chiclayo, Cuzco, Trujillo y
Huaraz; recibiendo el importe diario de S/.XXX.XX, habiendo
presentado las rendiciones de cuentas por los
gastos incurridos dentro de los plazos previstos en la
normatividad vigente.

II. OBSERVACIONES

De la revisión efectuada a los informes que
sustentan las fiscalizaciones practicadas a las Empresas
Prestadoras de Servicios de Saneamiento por parte de la Gerencia
de Supervisión y Fiscalización durante el ejercicio
2002, reveladas en el capítulo precedente, la
Comisión de Auditoría estima pertinente no formular
observaciones.

III. CONCLUSIONES

Del numeral 7. Otros aspectos de importancia, del
Capítulo I, se determina la conclusión
siguiente:

Entre el 01.01.2002 al 31.12.2002, la Gerencia de
Supervisión y Fiscalización realizó
diecisiete (17) fiscalizaciones a Empresas Prestadoras de
Servicios de Saneamiento (EPS), de los cuales se practicaron
siete (7) "Desde la sede central" con información remitida
por las EPS vía transmisión electrónica de
datos (FTP), y diez (10) "De campo" o in situ: de las cuales se
practicaron a siete (7) centros de servicios de SEDAPAL y a tres
(3) EPS (EMFAPA TUMBES, EPS GRAU y SEDALIB). Como resultado de
dichas fiscalizaciones practicadas se emitieron 112
observaciones, se implementaron 105 y se encuentran en proceso 7.
(Otros aspectos de importancia 7.5 al 7.7).

IV. RECOMENDACIONES

De la conclusión evidenciada en el presente
examen se estima pertinente formular la siguiente
recomendación:AL DESPACHO DE LA PRESIDENCIA DEL CONSEJO
DIRECTIVO DE LA SUNASSEn mérito a sus funciones y
atribuciones conferidas por Ley, se sirva disponer lo
siguiente:

1. Que, la Gerencia General disponga a la Gerencia de
   Supervisión y Fiscalización, que las
   supervisiones y/o fiscalizaciones a las Empresas Prestadoras de
   Servicios de Saneamiento (EPS), en la medida de sus
   posibilidades se efectúen in situ; así como, se
   verifique selectivamente la veracidad de la información
   que remitan las EPS, vía transmisión
   electrónica de datos (FTP).

Asimismo, se reitere a las EPS la total
implantación de las siete (7) Medidas Correctivas
correspondiente al ejercicio 2003, que se encuentran "en
proceso". (Conclusión Nº 1).

Magdalena del Mar, 31 de marzo de 2005

Gerente de Auditoría Interna
(e)

CASO 2:

EXAMEN ESPECIAL "ÁREA DE
PERSONAL"

1. INTRODUCCIÓN

1. El presente examen es una acción de control
   programada, dentro del Plan Anual de Control del año
   2001, con el código N° 2-4539-2001-001. Cabe
   indicar que esta acción de control no se
   reprogramó en el Plan Anual de Control del año
   2002, sin embargo su ejecución y conclusión fue
   en ese año.

2. Origen del examen

   Se trata de un examen especial, cuyo objetivo es la
   evaluación de los controles internos del área
   de Personal, en cuanto al pago de planillas, así como
   la revisión de los procedimientos utilizados en la
   realización de esas actividades.

3. Naturaleza y objetivos del examen

   El presente examen tiene un alcance desde el mes de
   Julio del 1997 al primer semestre del año 2001, y
   comprendió la revisión de las actividades
   realizadas por el área de Personal para el pago de
   Planillas, así como la revisión de los diversos
   procedimientos relacionados con esta actividad.
   Adicionalmente para el caso de la observación N°
   06, se determinó la necesidad de ampliar el alcance al
   año 1995.

   Limitaciones

   La presente acción de control fue suspendida
   en el mes de noviembre del año pasado por falta de
   continuidad de las personas que venían llevando a cabo
   el trabajo
   de campo. En dicho mes la ex Titulardel OAI dejó de
   laborar, así como la profesional contratada, que se
   encontraba reemplazando a la Especialista en Auditoría
   (hoy denominado Auditor) quien se encontraba en su descanso
   pre y post natal. La Gerencia fue encargada a la Auditora;
   quien fue la única persona que laboró en el OAI
   durante lo que restó del año 2001. A partir del
   mes de enero del 2002, se contó con el apoyo de una
   Auditora y se priorizó la atención de las
   actividades de carácter permanente,
   realizándose además el examen especial sobre
   Nepotismo, solicitado por la Contraloría General de la
   República; de tal forma que en el mes de febrero el
   examen fue retomado. Cabe indicar que el examen se
   orientó básicamente a las actividades
   desarrolladas por el ex Jefe de Recursos
   Humanos, Manuel Oyarce Postigo, toda vez que
   existió un requerimiento expreso de la Gerencia en ese
   sentido, determinándose la necesidad de realizar un
   informe especial el mismo que fue elaborado y posteriormente
   remitido en Abril a la Contraloría General de la
   República. Cabe indicar que en dicho mes nuevamente se
   suspendió el examen, quedando pendiente la
   elaboración y emisión del presente informe de
   acuerdo a la NAGU 4.40

4. Alcance del examen

   -.-

5. Antecedentes y base legal de la entidad

   Durante el desarrollo del trabajo se ha dado
   cumplimiento a la
   comunicación de hallazgos efectuados al personal
   que no labora y labora en la Entidad. Tal comunicación
   se realizó mediante los Oficios N° 036 y 038 –
   2001/SUNASS – 040, memorando N° 169 – 2001 / SUNASS –
   040; memorandos N° 025, 026 y 027-2002/SUNASS-040 y
   Oficios N° 009, 010 y 011-2002/SUNASS-040.

   En el Anexo N° 01 se indica la relación
   del personal al servicio de la entidad examinada y que ha
   sido considerado en las observaciones contenidas en el
   presente informe.

6. Comunicación de hallazgos
7. Memorando de control internoOtros aspectos de
   importancia

Durante el desarrollo de la Acción de Control, la
Administración tomó acción
sobre los siguientes aspectos:

Correctivos adoptados por la
administración, durante la ejecución de la
acción de control, que han permitido superar hechos
observables:

• Cobro a once trabajadores y ex trabajadores, a
  quienes se les abonó gratificaciones en exceso por S/.
  11,764.86 (Ref. Observación N° 5)Cobro a cuatro
  trabajadores a quienes se les abonó por duplicado la
  bonificación vacacional, por S/. 18,233.93 (Ref.
  Observación N° 6, 6.1)Reintegro por
  bonificación vacacional dejadas de pagar en su
  oportunidad a dos trabajadoras por S/. 10,611.00. (Ref.
  Observación N° 6, 6.2)

Otros

• Con la aprobación de la nueva política
  remunerativa de SUNASS, mediante Decreto Supremo N°
  147-2001-EF, publicado el 14 de Julio de 2001, quedó sin
  efecto el otorgamiento de las bonificaciones por escolaridad y
  vacacional.

1. OBSERVACIONES

1. IRREGULARIDADES EN EL AREA DE RECURSOS HUMANOS
   OCASIONARON PAGOS POR S/xxxx.xx

2. INADECUADA SUPERVISIÓN DEL MANEJO DE
PLANILLAS POR PARTE DE LA EX JEFATURA DE
ADMINISTRACIÓN

3. DEFICIENCIAS EN LA PROGRAMACIÓN VACACIONAL
   OCASIONARON PAGO EN EXCESO DE S/. xxxxx.xx QUE NO FUE
   DESCONTADO DE LA LIQUIDACIÓN DE BENEFICIOS
   SOCIALES

3.1 PAGO POR ADELANTADO POR CONCEPTO DE
BONIFICACIÓN VACACIONAL, ASCENDIÓ A UN TOTAL DE
S/. xxxx.xx

3.2 INADECUADO CONTROL PREVIO A LA LIQUIDACIÓN
DE BENEFICIOS SOCIALES DEL LIC. OYARCE ORIGINÓ QUE NO SE
DESCONTARA LA BONIFICACIÓN VACACIONAL PAGADA POR
ADELANTADO

4. EXISTEN DEFICIENCIAS EN LOS CONTROLES RELACIONADOS
   CON LA PROGRAMACIÓN DEL ROL VACACIONAL ASI COMO CON EL
   USO FÍSICO DE VACACIONES SE DETERMINÓ
   DEFICIENCIAS EN LA LIQUIDACIÓN DE GRATIFICACIONES POR
   FIESTAS PATRIAS Y NAVIDAD, LO
   QUE HA OCASIONADO PAGOS EN EXCESO POR S/.xxxxx.xxDEFICIENCIAS
   EN LAS BONIFICACIONES POR VACACIONES EN LOS PERÍODOS
   2000 Y 2001

6.1 DUPLICIDAD DE PAGO POR CONCEPTO DE
BONIFICACIÓN VACACIONAL, POR S/. xx,xxx.xx

6.2 BONIFICACIONES POR VACACIONES POR PAGAR POR EL
MONTO DE S/. xx,xxx.xx

3. CONCLUSIONES

1. Se efectuaron pagos irregulares por
   bonificación y adelanto vacacional por s/
   xx,xxx.xx.

2. (Observación N° 01)

   (Observación N° 02)

3. Existió una inadecuada supervisión del
   manejo de planillas por parte de la ex jefatura de
   administración y finanzas.
4. Se produjeron deficiencias en la programación
   vacacional que ocasionaron un pago adelantado de la
   bonificación por S/. xx,xxx.xx, el mismo que no fue
   descontado de la liquidación de beneficios sociales.
   (Observación N° 03)

4. Se ha observado las siguientes deficiencias en los
   controles relacionados con la programación del rol
   vacacional así como con el uso físico de
   vacaciones:

• Doble programación de vacaciones en un mismo
  período

• Programación de vacaciones a los trabajadores
  sin haber cumplido un año completo de serviciosKardex
  "Rol Vacacional" no fue elaborado en orden
  cronológico

(Observación N° 04)

4. Se determinó deficiencias en la
   liquidación de gratificaciones por fiestas patrias y
   navidad, lo que ha ocasionado pagos en exceso por
   s/.xx,xxx.xx.

5. Observación N° 05)

6. Existieron deficiencias en las bonificaciones por
   vacaciones en los períodos 2000 y 2001 :

• Duplicidad de pago por concepto de
  bonificación vacacional, por S/. xx,xxx.xx.

• Bonificaciones vacacionales por pagar por el monto de
  S/. xx,xxx.xx.

(Observación N° 06)

IV. RECOMENDACIONES

A la Presidencia del Consejo Directivo:Disponer a la
Gerencia General :

1. Que la Gerencia de Administración y Finanzas
   refuerce su labor de supervisión, toda vez que la
   segregación de funciones en el área de personal
   es limitada, debido a que una sola persona efectúa todas
   las funciones relacionadas con la administración de personal. Para dicha
   labor se sugiere que se conforme un grupo de trabajo conducente
   a que se optimice la utilización de las bondades de los
   sistemas de información existentes (TEMPUS y SIGA), tal
   que dichos sistemas se interconecten, y produzcan reportes
   gerenciales que coadyuven a la función de
   supervisión, así como que faciliten la labor
   operativa del área de Recursos Humanos.

2. ( Conclusiones N° 01 y 02)

   (Conclusión N° 03)

3. Que la Gerencia de Administración y Finanzas,
   previo al pago de la liquidación de beneficios
   sociales, confronte el tiempo de vacaciones gozadas por el
   trabajador con las vacaciones truncas que se hubieran
   generado, a fin de que no se produzca duplicidad al momento
   de efectuar la liquidación correspondiente.

   (Conclusión N° 03. 04 y
   06)

4. Que la Gerencia de Administración y Finanzas,
   para efectos de la programación vacacional, instruya a
   las diferentes áreas de la Institución que el
   derecho al goce vacacional se genera una vez cumplido un
   año de servicios. De esta manera, se está dando
   cumplimiento a la normatividad establecida al
   respecto.

   (Conclusión N° 04)

5. Que la Gerencia de Administración y Finanzas,
   mediante el área de Personal, en tanto se realice el
   interface entre el sistema SIGA y TEMPUS, optimice el
   documento "Kardex Rol Vacacional", el mismo que deberá
   contener el historial de uso de vacaciones por cada
   trabajador, determinando las vacaciones gozadas y pendientes
   en forma cronológica.

   (Conclusión N° 05)

6. Que la Gerencia de Administración y Finanzas,
   mediante el área de Personal prosiga con la
   recuperación de los pagos en exceso correspondientes a
   gratificaciones de fiestas patrias y navidad.
7. Que meritúe el inicio del proceso de deslinde
   de responsabilidades que le competen a los funcionarios y ex
   funcionarios involucrados en el presente informe, por las
   deficiencias señaladas en las observaciones N° 01 al
   06.

Magdalena del Mar, 11 de Setiembre de 2002

Gerente de Auditoría Interna
(e)

CASO 3: ACCIÓN DE CONTROL
Nº 2-4539-2003-001

EXAMEN ESPECIAL "ATENCIÓN DE
RECLAMOS DE USUARIOS"

I. INTRODUCCIÓN1. ORIGEN DEL
EXAMENEl Examen Especial, sobre "Atención de Reclamos
de Usuarios", período 01.01.2002 al 31.12.2002, se
efectúa de conformidad con lo consignado en el Plan Anual
de Control para el año 2003, aprobado por
Resolución de Contraloría Nº 300-2002-CG,
publicado el 23.DIC.2002, correspondiendo por tanto a una
acción de control planificada.La Comisión de
Auditoría fue acreditada a través del
Memorándum Nº 012-2003/SUNASS-040, del
03.FEB.2003.2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMENLa
naturaleza de la acción de control corresponde a un Examen
Especial.

El objetivo general del Examen Especial es verificar si
los procesos de atención de los reclamos formulados por
los usuarios, se cumplen satisfactoriamente de acuerdo a las
normas y directivas establecidas para tal fin y si las mismas
están operando de manera efectiva.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial comprende la verificación
selectiva de los procesos aplicados a la Atención de los
Reclamos de Usuarios, durante el período comprendido entre
el 01.01.2002 al 31.12.2002.

El examen se efectuó en concordancia con las
Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) y el Manual de
Auditoría Gubernamental (MAGU), aprobadas con Resoluciones
de Contraloría Nos. 162-95-CG y 152-98-CG,
respectivamente.

Limitaciones

La Comisión de Auditoría, no tuvo
limitación para el acceso a la información del
área evaluada.

4.ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA
ENTIDAD

Antecedentes.-

Base LegaL.-

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

En cumplimiento de la NAGU 3.60 "Comunicación de
Hallazgos de Auditoría", aprobada por Resolución de
Contraloría Nº 162-95-CG del 22.SET.95, modificada
por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG,
del 07.DIC.2000, respectivamente, concordante con el Art.
139º numeral 14 de la Constitución Política
del Perú de 1993, la Comisión de Auditoría
comunicó, en forma oportuna y por escrito, los hallazgos
emergentes de la acción de control.

6. MEMORÁNDUM DE CONTROL
INTERNO

Durante el examen especial se emitió el Memorando
de Control Interno, el mismo que se adjunta como Anexo Nº 02
del presente Informe.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Durante el desarrollo de la Acción de Control, la
Comisión de Auditoría tomó conocimiento de
lo siguiente:

• Que la Alta Dirección no obstante las
  limitaciones presupuestales, en la medida de sus posibilidades
  autorizó la contratación de recursos humanos, a
  fin de atender el incremento de reclamos presentados, tal como
  se muestra a
  continuación:

1999 : 918 expedientes. 2000 : 3,458 expedientes2001 :
9,124 expedientes 2002 : 16,038 expedientes

• Asimismo, a fin de atender la cartera pesada que se
  arrastraba de años anteriores, con fecha 04.FEB.2002, la
  SUNASS contrató por locación de servicios al
  Estudio ABC Abogados, con la finalidad de que el referido
  estudio elabore los proyectos de
  resoluciones a fin de que el Tribunal de Solución de
  Controversias resuelva en segunda y última instancia
  administrativa los reclamos que presenten los usuarios de los
  servicios de saneamiento contra las empresas prestadoras, de
  acuerdo a especificaciones técnicas de las bases de
  adjudicación directa selectiva
  Nº006-2001-GAF/SUNASS; sin embargo, mediante Acta de fecha
  21.MAY.2002, de común acuerdo resuelven y liquidan el
  contrato de
  locación de servicios suscrito. Con fecha 18.DIC.2002 la
  SUNASS a través de la Gerencia General celebró un
  Contrato de Locación de Servicios con la empresa XYZ
  CONSULTING S.A.C., a fin de que la citada empresa realice la
  evaluación, diagnóstico y análisis del
  procedimiento de reclamos; así como, entregar a la
  SUNASS recomendaciones (técnicas, económicas y
  jurídicas) debidamente fundamentadas que permitan
  reducir significativamente el número de reclamos
  comerciales que recibe la empresa prestadora de servicios de
  saneamiento (Servicio de Agua Potable
  y Alcantarillado de Lima Sociedad
  Anónima – SEDAPAL, en primera instancia
  administrativa y lograr el mismo efecto en el Tribunal
  Administrativo de Solución de Reclamos de los Usuarios
  de los Servicios de Saneamiento de la SUNASS, como segunda
  instancia administrativa, elevando la referida empresa
  consultora su Informe Final que incluye diagnóstico y
  recomendaciones para SEDAPAL y para la SUNASS – TRASS; debiendo
  ésta última implementar en la medida de sus
  posibilidades las recomendaciones formuladas por la empresa
  consultora, a fin de optimizar las funciones del Tribunal.
  Mediante Resolución de Consejo Directivo
  Nº005-2003-SUNASS-CD,
  publicado el 24.ABR.2003, se aprobó el "Reglamento de
  Reclamos Comerciales de Usuarios de Servicios de Saneamiento",
  la "Directiva de Contrastación de Medidores de Agua
  potable" e Incorporó el numeral 6.6 a la "Directiva
  Importe a Facturar y Comprobantes de Pago" aprobada por
  Resolución de Superintendencia
  Nº1179-99-SUNASS.

La citada Norma entrará en vigencia a los 60
días calendario contados desde el día de su
publicación; derogando el Reglamento de Reclamos
Comerciales de Servicios de Saneamiento, aprobado por
Resolución de Consejo Directivo
Nº033-2001-SUNASS-CD, Directiva de contrastación de
Medidores de Agua Potable, aprobada por Resolución de
Consejo Directivo Nº034-2001-SUNASS-CD, numeral 12.5 de la
Directiva Importe a Facturar y Comprobantes de Pago de los
Servicios de Saneamiento aprobada por Resolución de
Superintendencia Nº1179-99-SUNASS y los Artículos
2º, 4º y 5º de la Resolución de
Superintendencia Nº244-2000-SUNASS, modificado por
Resolución de Consejo Directivo
Nº059-2001-SUNASS-CD.

II. OBSERVACIONES

1. SE HA EVIDENCIADO QUE EL TRASS DURANTE EL
AÑO 2002, HA EMITIDO RESOLUCIONES FUERA DEL PLAZO
ESTABLECIDO; OCASIONANDO QUE LAS MISMAS PUEDAN SER IMPUGNADAS
Y/O DENUNCIADAS POR LOS USUARIOS ANTE OTRAS
INSTANCIAS.

2. RESOLUCIONES EMERGENTES DE RECLAMOS PRESENTADOS POR
USUARIOS, SON REMITIDOS A LA OFICINA DE
TRAMITE DOCUMENTARIO EN PLAZOS QUE SUPERAN EL MES; CON EL
AGRAVANTE QUE ESTA ULTIMA, REVELA NO HABER EFECTUADO LAS
NOTIFICACIONES EN FORMA OPORTUNA.

III. CONCLUSIONES

De las observaciones descritas en el Capítulo
precedente, se determinan las conclusiones siguientes:

1. Se ha evidenciado que el TRASS durante el año
   2002, ha emitido resoluciones fuera del plazo establecido;
   incumpliendo lo preceptuado en el Artículo 142º.-
   Plazo máximo del procedimiento administrativo, de la Ley
   del Procedimiento Administrativo General, aprobada por Ley
   Nº 27444 publicada el 10.ABR.2001; el numeral 143.1 del
   Artículo 143º Responsabilidad por incumplimiento de
   plazos y lo consignado en el numeral 131.2 del Artículo
   131º.- Obligatoriedad de plazos y términos, de la
   citada Norma legal. Igualmente, han inobservado lo consignado
   en el Artículo 57º.- Plazo para resolver y
   notificar en segunda instancia, del Reglamento de Reclamos
   Comerciales de Usuarios de Servicios de Saneamiento, aprobado
   por Resolución de Consejo Directivo
   Nº033-2001-SUNASS-CD, publicado el 09.JUL.2001, vigente a
   partir del 23.JUL.2001; ocasionando que las mismas puedan ser
   impugnadas y/o denunciadas por los usuarios ante otras
   instancias y dañar la imagen institucional de la SUNASS
   frente a los usuarios; hechos que se han originado por
   inobservancia de las normas que rigen al respecto, por parte de
   los responsables del TRASS, al no haber resuelto oportunamente
   las reclamaciones presentadas por los usuarios.
   (Observación N° 01).Resoluciones emergentes de
   reclamos presentados por usuarios, son remitidos a la oficina
   de Trámite Documentario en plazos que superan el mes;
   inobservando lo preceptuado en el artículo 24º de
   la Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobada por
   Ley Nº 27444 publicada el 10.ABR.2001; ocasionando que las
   Resoluciones emitidas por el TRASS, consignen fechas
   excesivamente distantes en comparación con las fechas de
   las notificaciones, situación que demostraría que
   las resoluciones se emiten y se mantienen en los archivos del
   TRASS, para posteriormente remitirlas a la Oficina de
   Trámite Documentario; hechos que se han originado por
   inobservancia de las normas que rigen al respecto, por parte de
   los funcionarios responsables del TRASS, al no haber remitido
   oportunamente las resoluciones formuladas al área de
   Trámite Documentario para su notificación y
   entrega oportuna; agregando que esta última
   también incumplió los plazos previstos por la
   misma inobservancia descrita. (Observación N°
   2).

3. RECOMENDACIONES

De las conclusiones evidenciadas en el presente examen
se estima pertinente formular las siguientes recomendaciones:AL
DESPACHO DE LA PRESIDENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LA SUNASSEn
mérito a sus funciones y atribuciones conferidas por Ley,
se sirva disponer a la Gerencia General lo siguiente:

1. Que, la Gerencia General, determine las sanciones a
   que hubiere lugar, a los funcionarios y ex – funcionario
   comprendidos en las observaciones evidenciadas en el presente
   Informe, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento
   Interno de Trabajo y la legislación vigente.
   (Conclusiones Nos. 1 al 2).Que, el Presidente del TRASS,
   disponga que los integrantes del Tribunal cumplan con atender y
   resolver los expedientes de reclamos dentro de los plazos
   previstos; debiendo la entidad, en la medida de sus
   posibilidades dotar de capacidad operativa idónea y
   suficiente. (Conclusión N° 1).Que, el Presidente del
   TRASS, disponga a los señores Vocales que los proyectos
   de resoluciones remitidas para su revisión y
   aprobación sean resueltas oportunamente, a fin de que la
   Secretaría Técnica remita en el debido plazo, a
   la Oficina de Trámite Documentario, para su
   notificación. Asimismo, deberá supervisar y
   monitorear las acciones encomendadas a los integrantes del
   Tribunal; inclusive, los señores Vocales deberán
   realizar coordinaciones permanentes con el personal, a fin de
   lograr las metas previstas y solucionar los problemas
   inherentes a dicho órgano, de conformidad con lo
   establecido en el Manual de
   Organización y Funciones. Igualmente, la Oficina de
   Trámite Documentario deberá cumplir con notificar
   a los usuarios, dentro de los plazos previstos en la Ley y en
   el Reglamento vigente. (Conclusión N°
   2).

Magdalena del Mar, 30 de mayo de 2003

Gerente de Auditoría Interna
(e)

• EL VALOR AGREGADO DE LAS ACCIONES DE
  CONTROL.

0. Las acciones de control no sólo son
   actividades ejecutivas de los auditores, si no que
   más allá de esto facilitan valor agregado en
   dos grandes aspectos, en cuanto al monitoreo de las
   recomendaciones y en el otorgamiento de asesoría
   especializada en aspectos relacionados al control
   institucional.Resulta necesario realizar un monitoreo del
   sistema de control de la entidad en general y de las
   recomendaciones emitidas en los informes de las acciones de
   control en particular, evaluando la calidad de su
   cumplimiento y rendimiento en provecho de los objetivos
   institucionales. Dicho monitoreo tomará la forma de
   actividades de supervisión continuada, de
   evaluaciones periódicas o una combinación de
   las dos anteriores. La supervisión continuada se
   inscribe en el marco de las actividades corrientes y
   comprende el seguimiento de los controles regulares. El
   alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se
   determinarán principalmente en función de una
   evaluación de riesgos y de la eficacia de los
   procedimientos de supervisión continuada. Las
   deficiencias en el sistema de control interno, en su caso
   deberán ser puestas en conocimiento de gerencia y
   los asuntos de importancia serán comunicados al
   primer nivel directivo, para que tomen las acciones
   ejecutivas que correspondan en beneficio de la legalidad, economía, eficiencia,
   eficacia y optimización integral de la entidad.El
   proceso de monitoreo o supervisión asegura que el
   control interno continúa funcionando adecuadamente.
   Este proceso comprende la evaluación, de la manera
   que se han diseñado o rediseñado los
   controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se
   adoptan las medidas necesarias. Se aplica a todas las
   actividades dentro de la entidad.Existe una gran variedad
   de actividades que permiten efectuar un seguimiento de la
   eficacia del control interno en el desarrollo normal de las
   actividades de la entidad. Comprenden actividades
   corrientes de gestión y supervisión,
   comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias.
   Aunque los procedimientos de monitoreo continuado suelen
   proporcionar información importante sobre la
   eficacia de otros componentes de control, de vez en cuando
   un replanteamiento del sistema resulta útil. Con
   ocasión de dicho replanteamiento, se puede examinar
   la continuidad de la eficacia de los procedimientos de
   supervisión continuada.

   El alcance y la frecuencia del monitoreo del
   control interno varía según la magnitud de
   los riesgos objeto de seguimiento y la importancia de los
   controles para la reducción de aquellos. Así,
   los controles que actúan sobre los riesgos de mayor
   prioridad y los más críticos para la
   reducción de un determinado riesgo será
   objeto de evaluación con mayor frecuencia. El
   monitoreo de todo sistema de control interno puede estar
   motivada por diferentes razones: cambios importantes en la
   estrategia o la dirección,
   importantes adquisiciones o enajenaciones, o modificaciones
   de envergadura efectuadas en la explotación o en los
   métodos utilizados en el proceso de la
   información. Cuando la toma de decisión es
   evaluar todo el sistema de control interno de la entidad,
   deberá centrarse la atención en cada uno de
   los componentes del control interno afectos a todas las
   actividades importantes. El alcance de la evaluación
   dependerá también de cual de las
   categorías de objetivos (operacionales, de
   información o de cumplimiento de las norma) va
   enfocada, etc.

1. MONITOREO DE LAS RECOMENDACIONES Y OTORGAMIENTO
   DE ASESORÍA ESPECIALIZADA.
2. RETROALIMENTACIÓN

Mediante la retroalimentación el control institucional
ya no se considera como el establecimiento de normas, medidas de
evaluación y corrección de desviaciones. Con
seguridad los responsables de la gestión institucional
miden la labor real, la comparan contra las normas e identifican
y analizan las desviaciones. Pero entonces para hacer las
correcciones necesarias, deben implantar y mejorar programas de
acción correctiva con el objeto de alcanzar los objetivos
deseados.Para llevar a cabo la retroalimentación
debería seguirse el siguiente esquema:

1. Identificación de las desviaciones;Llevar a
   cabo el análisis de las causas de las
   desviaciones;Formular un programa de acción
   correctiva;Poner en marcha las correcciones
   necesarias;Obtener el desempeño deseado;Comparar con el
   desempeño real; y,Comparar el desempeño real
   contra los estándares (normas, criterios, indicadores, etc.)

La retroalimentación mide los resultados de un
proceso y alimenta el sistema con los insumos que permiten tomar
acciones correctivas para obtener los productos
deseados.

La retroalimentación se ubica en el insumo del
producto, de tal forma que se pueden hacer correcciones antes de
que se afecte el sistema.

• DIAGNÓSTICO DE LAS ACCIONES DE
  CONTROL
• PROCESO DEL DIAGNÓSTICO DE LAS ACCIONES DE
  CONTROL.

Según Andrade (1999), el diagnóstico es el
análisis de las acciones de control aplicadas. Debe
comprender una mirada a la situación actual y a la
evolución que ha tenido la entidad en el
año 2000, 2001 y 2002, sobre la base de un informe que
refleje la: situación encontrada, acciones emprendidas,
resultados esperados y resultados obtenidos.

CASUÍSTICA DE
DIAGNÓSTICO:

INFORME Nº
004-2002/SUNASS-040ACTIVIDAD DE CONTROL Nº
2-4539-2003-002

EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL
DE CONTROL

AL 31 DE DICIEMBRE
2002

I. INTRODUCCIÓN

El presente Informe se formula en cumplimiento de la
Directiva Nº 014-2001-CG/B150, aprobada por
Resolución de Contraloría Nº 174-2001-CG y
contiene en términos generales, el desarrollo de las
acciones de control y actividades de control planificadas,
destacándose el logro de las metas y objetivos
alcanzados.El Plan Anual de Control para el año 2002, de
la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento –
SUNASS, fue aprobado por Resolución de Presidencia del
Consejo Directivo N° 073-2001-SUNASS-CD, y posteriormente por
Resolución de Sub Contralor N°069-2001-CG,
considerando un total de tres (3) acciones de control posterior y
doce (12) actividades de control.Asimismo, por falta de capacidad
operativa de la Gerencia de Auditoría Interna, tuvieron
que cancelarse la ejecución de dos (2) acciones de control
planificadas con el código 2-4539-2002-001 Remuneraciones y
Bonificaciones y 2-4539-2002-003 OTROS; y, suspenderse una (1)
acción de control planificada que se arrastraba como
pasivo del año 2001, con el código 2-4539-2001-003
Control Presupuestal, las mismas que fueron coordinadas e
informadas a la Contraloría General de la
República. Igualmente, producto de una acción de
control considerada como pasivo de años anteriores con el
código 2-4539-2001-003, planificada en el Plan Anual de
Control del año 2001 Remuneraciones y Bonificaciones
("Examen Especial al Area de Personal"), se concluyó en
Setiembre del 2002, emitiéndose el Informe de
Auditoría correspondiente; así como, previamente en
el mes de Abril del 2002, se formuló un Informe Especial,
el mismo que fue remitido al Comité de Control de Calidad
de la Contraloría General de la República (CGR),
para su posterior elevación al Titular de la SUNASS, para
el inicio de las acciones legales del caso.Sin embargo, por
disposición del Ente Rector del Sistema Nacional de
Control; así como, por la Presidencia Institucional, se
han realizado cuatro (4) acciones de control no planificadas, por
los cuales se emitieron los Informes respectivos, que incluyen
recomendaciones tendentes a reforzar el control interno
institucional. Del mismo modo, se realizaron las doce (12)
actividades de control planificadas, representando un
cumplimiento del 100%; así como, adicionalmente se
efectuaron cinco (05) actividades de control no planificadas.Cabe
precisar, que a partir del 01.01.2003 y por disposición de
la Presidencia Institucional, la Gerencia de Auditoría
Interna se encuentra a cargo del señor CPC. ABC;
así como, a partir del 06.01.2003, se ha contratado al
señor CPC. XYZ, para desempeñar las funciones de
Auditor; de esta manera la capacidad operativa actual del
Órgano de Auditoría Interna es de dos (2) personas.
II. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE METAS

La ejecución del Plan Anual de Control de 2002 de
la SUNASS, se desarrolló de la manera
siguiente:

ACCIONES DE
CONTROL

Por las razones expuestas en el capítulo
precedente, se tuvo que cancelar la ejecución de las dos
(2) acciones de control consideradas en el Plan Anual de Control
para el año 2002.

ACCIONES DE CONTROL (PASIVO DEL
AÑO 2001)

Producto de una acción de control planificada del
año 2001, se emitió el Informe de Auditoría
correspondiente; así como, en cumplimiento de la NAGU 4.50
se emitió un Informe Especial, al evidenciarse indicios
razonables de comisión de delito.

ACCIONES DE CONTROL NO
PLANIFICADAS

Por disposición de la Contraloría General
de la República; así como, por la Presidencia
Institucional, se efectuaron cuatro (4) acciones de control no
planificadas, habiéndose emitido los Informes de
Auditoría correspondientes.

ACTIVIDADES DE CONTROL
(COMPLEMENTARIAS)

Con relación a las actividades de control
planificadas, éstas se desarrollaron en un 100.00%, tal
como se muestra en el cuadro siguiente: