Monografias.com > Administración y Finanzas > Contabilidad
Descargar Imprimir Comentar Ver trabajos relacionados

Ciclo de Adquisición y Pago




Enviado por anaranjo



    TÉCNICAS DE CONTROL
    INTERNO

    Las técnicas de control
    interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de
    prevención y de descubrimiento.

    Las técnicas de prevención están
    destinadas a proporcionar seguridad
    razonable de que únicamente se reconocen y procesan
    transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de
    prevención pueden citarse:

    • Autorización supervisora de las transacciones
      de ajustes;
    • Procedimientos de contraseña para restringir
      el acceso a terminales en línea, programas de
      computadoras
      y archivos;
    • Balanceo, transacción por transacción,
      en un sistema en
      línea;
    • Verificación y validación (v.g.,
      verificación a teclado o
      dígitos de verificación ) de los datos entrados
      en un sistema de
      computadora;
    • Exploración de datos para ver
      que sean razonables antes de su entrada en un
      sistema;
    • Segregación y rotación de los deberes
      de entrada y procesamiento; y
    • Procedimientos claramente definidos de procesamiento
      y excepción.

    Las técnicas de descubrimiento están
    destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren
    los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden
    incluirse:

    • Conciliación de informes de
      balanceo por lote con registro
      cronológicos mantenidos por los departamentos
      originarios;
    • Conciliación de conteos cíclicos del
      inventario con
      los registros
      permanentes;
    • Llevar cuenta del uso de formas
      prenumeradas;
    • Revisión y aprobación de informes de
      mantenimiento ( "era y es") del archivo
      maestro;
    • Auditoría interna;
    • Comparación con planes y presupuestos
      de los resultados que se informan;
    • En transacciones contables, conciliación con
      el mayor general de los saldos de los mayores
      auxiliares;
    • Conciliación de las cantidades de enlace que
      salen de un sistema y entran a otro; y
    • Revisión de los registros
      cronológicos de transacciones y de acceso en
      línea.

    Caso de Aplicación:

    El Ciclo de Adquisición y Pago

    El ciclo de adquisición y pago incluye algunas
    funciones
    como:

    • Adquisición de bienes,
      mercancías, servicios y
      mano de obra
    • Pago de adquisiciones
    • Clasificación, resúmenes e informes de
      lo que se adquirió y lo que se pagó

    Principales funciones
    típicas de compras

    • Selección de proveedor
    • Solicitar compras
    • Comprar

    Dentro de la adquisición de bienes intervienen
    algunos departamentos o áreas funcionales tales
    como:

    1. Recepción
    2. Crédito y Cobranzas
    3. Caja-Pagaduría
    4. Contabilidad
    5. Financiero
    6. Contraloría
    7. Compras

    La función de Compras tiene
    como objetivos:

    • Reducir el nivel de inventario
    • Combinar lotes pequeños en compra de lotes
      grandes
    • Implantar control de
      calidad en las compras
    • Establecer políticas de adquisición y
      licitación
    • Mantener registro de los
      productos

    Los principales indicadores
    del Departamento de Compras
    son:

    1. Valor de compras totales / Ventas
      totales comparadas con el año anterior
    2. Total de compras/Número de compras
    3. Porcentaje de compras rechazadas
    4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia
      prima
    5. Inventario/Ventas
    6. Costo promedio de Orden de compra
    7. Tiempo promedio de entrega de pedidos
    8. Número de orden por mes en comparación
      con el año anterior

    PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O
    DEFINICIONES

    ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número
    determinado de archivos que se
    mantienen en registro individual de control de
    inventario y
    que se mantienen físicamente en existencia en las
    bodegas

    BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de
    bienes.

    Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y
    de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes
    actividades:

    • Recepción y verificación del estado de
      productos
      entregados por los proveedores.
    • Ubicación, control de calidad y
      custodia de los productos
    • Entrega de los productos
      almacenados en óptimas condiciones a los usuarios
      solicitantes.

    BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas
    temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto
    período de tiempo. En estas
    bodegas pueden encontrarse materiales en
    tránsito locales o importados.

    BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el
    almacenamiento
    permanente de bienes.

    BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y
    registrar las transacciones de la bodega.

    CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite
    identificar la cantidad económica por la cual se
    efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o
    pedido rentable para la
    empresa.

    CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para
    asegurar que los planes y programas
    están siendo observados.

    CONTROL INTERNO.- Evaluación
    de método y
    procesos que
    se interrelacionan en una entidad para la protección de
    sus activos, la
    obtención de información veraz y oportuna, la
    medición de eficacia en las
    operaciones y
    la observación de políticas
    dictadas así como el cumplimiento de objetivos y
    metas establecidas.

    COSTOS DE ORDENAR. Costos asociados
    a los pedidos, independientes del tamaño de la
    orden.

    COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de
    la orden por el precio
    unitario. Es un costo
    variable

    COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el
    número de pedidos que se hacen en el año, lo que es
    igual a la demanda anual
    dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.

    COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al
    costo total de
    las órdenes más el costo total fijo por ordenar,
    más el costo de almacenamiento.

    COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de
    mantener el inventario por el inventario promedio.

    COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos
    relacionados con el hecho físico de guardar inventario.
    Por ejemplo, el costo de oportunidad.

    DEMANDA.- Número real de materiales
    solicitados por un cliente o
    departamento de servicio en un
    pedido específico.

    GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la
    mercadería cumple con las siguientes características:

    1. Correspondencia del bien a la orden de
      compra
    2. Optima calidad de los
      bienes entregados
    3. Mercadería libre de todo dominio
      Legal
    4. Mercadería que cumpla con las condiciones
      estipuladas en la Orden de Compra

    INSPECCCION.- La mercadería descrita en la
    orden está sujeta a inspección por parte del
    comprador en su lugar de destino.

    El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte
    de la mercadería si no cumple con los requisitos
    establecidos.

    MÁXIMO.- Cantidad máxima que se
    debe mantener en stock, No sobreexceso.

    MERCADERIA.- Se denomina así a los
    artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo
    términos y condiciones descritas en la orden de
    compra.

    MÍNIMO.- Número determinado que
    permite la satisfacción de la demanda
    normal

    Es la cantidad mínima de un ítem que debe
    ser mantenida en inventario.

    Lo ideal es que el inventario inicial de cada
    período se aproxime lo más posible a
    él.

    PACKING LIST.- Documento que permite el registro
    de información de los productos importados
    recibidos en la bodega.

    PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de
    forma verbal o escrita con proveedores de
    bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en
    porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes,
    descuentos por pronto pago, entre otras características.

    PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario
    baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará
    algún tiempo
    después

    REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE
    COMPRA.-
    Este documento es una solicitud que debe ser
    llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de
    bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las
    bodegas de la empresa.

    STOCK DE SEGURIDAD.-
    Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen
    en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de
    stock.

    TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está
    conformada por las personas que están autorizadas para
    firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de
    compras.

    Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de
    Compras, acorde a las necesidades.

      

    Objetivo 1:

    Los proveedores deben autorizarse de acuerdo
    con los criterios de la gerencia.

    Para ello se debe analizar en los proveedores lo
    siguiente:

    • La capacidad corriente y potencial y
      disposición para proporcionar calidad y cantidad,
      entregas oportunas y servicio.
    • Los precios de
      competencia
      considerando los precios
      unitarios, descuentos por volumen, costos
      de transporte y
      condiciones de crédito.
    • Las restricciones legales
    • Las políticas de la entidad acerca de las
      transacciones con personas vinculadas, conflicto de
      intereses, pagos delicados, etc.

    Técnicas de Control :

    1. Sólo se aprobarán los proveedores que
      ofrezcan descuentos por volumen

    2. Claras exposiciones de criterios. Manual de
      Políticas y/o Procedimientos
      de Compras con normas
      claramente definidas. Ej:
    3. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o
      archivo
      maestro de proveedores.
    4. Procedimientos establecidos para añadir,
      cambiar o eliminar de las bases de
      datos.
    5. Estos procedimientos
      deben incluir:
    1. Una descripción de los documentos que
      han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor
      potencial, y
    2. Las pruebas o
      verificaciones que han de hacerse de los documentos e
      información

    obtenida.

    1. La integridad de los archivos debe protegerse con
      técnicas tales como:
    2. Especificar que los cambios deben aprobarse por
      escrito por ejecutivos o empleados supervisores
      especificados.
    3. Formas prenumeradas estándar con campos de
      claves precodificadas para documentar los cambios, controles
      físicos sobre el acceso a las formas y
      conciliación de las usadas con una tabulación de
      los cambios realmente efectuados
    4. Revisión y aprobación de informes de
      cambios y después de cada actualización a las
      bases de datos
      por cambios de nombre y dirección.
    5. Balanceo y conciliación periódicos del
      número de nombres, en los archivos por una persona que no
      tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un
      grupo de
      control de datos.
    6. Pruebas periódicas de auditoría
      interna de los archivos.
    7. Revisión periódica de las
      gráficas de la actividad del acceso en línea como
      ayuda para determinar la corrección de los cambios a los
      archivos maestros.
    8. Conciliación de los controles de totales de
      comprobación sobre los números de los proveedores
      en archivo maestro.
    9. Limitación del acceso a la base de datos
      mediante el sistema de administración de base de datos,
      contraseñas o controles físicos sobre
      terminales.
    10. Dígitos de verificación sobre los
      números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.

      

    Objetivo 2:

    Los tipos, cantidades estimadas, precios y
    condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los
    criterios de la gerencia.

    Para ello se debe:

    • Especificar tipo de mercancías y servicios que
      han de comprarse, incluso los estándares de
      calidad.
    • Aplicar métodos
      para establecer las cantidades que se
      comprarán

    Puntos para ordenar de nuevo

    Cantidades para la orden más
    económica

    Plan aprobado de materiales que se
    necesitan

    Presupuesto de gastos
    capitalizables

    • Establecer precios que han de pagarse

    El postor más bajo

    Precio
    contractual

    Lista de precios de proveedores

    • Determinar condiciones aceptables

    Fletes

    Descuentos

    Tiempo mínimo para preparación de
    entregas

    Técnicas de Control :

    1. Sólo se ordenarán los materiales que
      aparezcan en la relación de materiales. Otras
      órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de
      Compras.
    2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben
      producir inventarios que
      excedan los niveles establecidos.
    3. Se ordenarán materiales sólo si
      están especificados en el plan aprobado
      de materiales que se necesitan.
    4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de
      un importe determinado deben ser aprobados por el
      Directorio.
    5. La calidad de la mercancía ordenada debe
      cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas.
    6. Las bases de datos de precios y condiciones de
      proveedores deben ser aprobados.
    7. Archivo maestro de inventario en almacenes con
      puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden
      más económica, plan de
      materiales que se necesitan.
    8. Procedimientos establecidos para añadir,
      cambiar, eliminar precios de la base de datos.
    9. Conciliación de los controles de totales de
      comprobación sobre los precios de los proveedores en el
      archivo maestro.
    10. Comparaciones periódicas de los precios de
      proveedores publicados con el archivo maestro de
      precios.
    11. Revisión periódica de los archivos
      maestros por personal
      supervisor apropiado.
    12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables
      de ingeniería y de calidades.
    13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y
      aprobar los contratos a
      largo plazo de ministros antes de su
      formalización.
    14. Comparación periódica de los precios
      pagados a un proveedor con los precios de mercado o
      con los precios pagados a otros proveedores por
      mercancías y servicios semejantes.
    15. Departamento de compras centralizado para controlar
      la emisión de todas las órdenes a los proveedores
      por mercancías o servicios.

    Objetivo 3:

    Los ajustes a los desembolsos de efectivo,
    cuentas
    de proveedores y distribuciones de cuentas
    deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la
    gerencia.

    Para ello se debe:

    • Controlar el efectivo recibido de
      proveedores
    • Controlar las Devoluciones de mercancía a
      proveedores
    • Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra
      cuentas a cobrar
    • Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de
      compras, etc)
    • Mantener acuerdos de renegociación de
      precios
    • Efectuar liquidaciones de partidas en
      disputa.
    • Mantener pagos parciales
    • Mantener pagos especiales
    • Mantener cheques
      anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de
      nuevo.
    • Efectuar Reclasificaciones de cantidades
      distribuídas

    Reclasificación de una cuenta de gastos a una
    cuenta de inventario u otro activo

    Reclasificación de un pago

    Técnicas de control :

    1. Exposición clara de criterios y
      políticas incluso políticas respecto a
      devolución de mercancías, pagos parciales,
      liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por
      pronto pago, etc.Ej:
    2. Se tomarán descuentos por pronto pago sobre
      todas las facturas pagadas dentro de un número
      determinado de días.
    3. Se notificará a los proveedores dentro de un
      número determinado de días, toda
      devolución que se les haga y se cargará a la
      cuenta del proveedor la correspondiente nota de
      crédito.
    4. No se compensarán cuentas a pagar con cuentas
      a cobrar sin la respectiva autorización
    5. Se emitirán órdenes de no pagar los
      cheques que
      permanezcan sin cobrar más de un número
      determinado de meses y las cuentas de efectivo serán
      ajustadas por tales cheques.
    6. Formas prenumeradas estándar y controladas
      para ajustes con las respectiva aprobación.
    7. Informes regulares y análisis periódicos de las
      tendencias en las cantidades y tipos de los
      ajustes.
    8. Aprobación por escrito de todos los ajustes de
      distribución de cuentas por un ejecutivo
      o supervisor determinado.

    Objetivo 4:

    Deben establecerse y mantenerse procedimientos
    de proceso
    del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los
    criterios de la Gerencia

    Técnicas de Control :

    1. Manuales de políticas

      Manuales de procedimientos

      Rutinas de entrenamiento

      Requisitos de supervisión

      Documentación de sistemas y
      programas

    2. Claras exposiciones de los
      procedimientos:
    3. Verificación de las aprobaciones requeridas de
      la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y
      procedimientos
    4. Cambios de sistemas, procedimientos y
      programas
    5. Verificación periódica de las
      aprobaciones de supervisión que se requieren para
      transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas
      de archivos, etc
    6. Pruebas periódicas de
      razonabilidad
    7. Procedimientos que requieran que todos los cambios a
      los programas de computadora
      sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de
      procesamiento de
      datos y el Jefe del departamento de usuarios

    Objetivo 5:

    Sólo deben aprobarse aquellas
    solicitudes a proveedores por mercancías o servicios
    que se ajusten a los criterios de la
    gerencia.

    Técnicas de Control:

    1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y
      aprobar peticiones de mercancías y
      servicios.
    2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de
      compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición
      de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación
      numérica o punteo.
    3. Archivo de firmas autorizadas.
    4. Auditorias internas periódicas de tales cosas
      como ofertas de competencia en
      los archivos, precios según órdenes de compra
      contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas
      contra condiciones disponibles en los proveedores,
      etc.
    5. Sistema de control de
      inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con
      un registro permanente de inventario preparado con la
      computadora, las órdenes de compra pueden crearse
      automáticamente cuando las cantidades en inventario
      lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).

    Objetivo 6:

    Sólo deben aceptarse mercancías y
    servicios que se hayan solicitado.

    Técnicas de Control:

    1. Lugares centrales de recepción estrictamente
      supervisado y separados de las funciones de embarque, compra y
      almacenamiento.
    2. Formas de órdenes de compra que tengan impreso
      de antemano el lugar de recepción y en que se instruya
      al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese
      lugar.
    3. Conteo de envases (y comparación con el
      conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los
      envases en la plataforma de recepción.
    4. Comparación detallada de las mercancías
      recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso
      eficaz de esta técnica requiere que los embarques para
      los que no existan orden en el archivo del lugar de
      recepción sean devueltos al proveedor o mantenidos en
      suspenso hasta que se recibe una orden.)
    5. Revisión periódica de las ordenes de
      compra pendientes en busca de posibles
      cancelaciones.
    6. Cancelación automática de las
      órdenes de compra pendientes después de las
      fechas de entrega especificadas.
    7. Supervisión estricta del personal de
      recepción.

    Objetivo 7:

    Las mercancías y servicios aceptados
    deben informarse con exactitud y
    prontamente.

     Técnicas de Control:

    1. Documentos de recepción prenumerados y
      controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de
      haberse enviado a, o recibido por, una función de
      verificación de órdenes o de cuentas a
      pagar.
    2. Mantenimiento de un registro cronológico de
      recepción en que se anote por su orden cada documento de
      recepción. (Nota: Este registro puede usarse
      posteriormente para llevar cuenta de los documentos de
      recepción prenumerados. Un sistema de anotación
      de una vez puede utilizarse para producir
      simultáneamente el registro y el documento de
      recepción.
    3. Procedimientos documentados para los cortes del
      cuarto de recepción (diarios y de fin de
      periodo).
    4. Totales de control e identificación de fechas,
      encabezamientos, etc. en los informes

    Objetivo 8:

    Las cantidades adeudadas a proveedores por
    mercancías y servicios aceptados y la distribución contable de esas
    cantidades deben calcularse con exactitud y reconocerse
    como pasivos prontamente.

      

    Técnicas de Control:

    1. Verificación de las cantidades, precios y
      condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra
      e informe de
      recepción y verificación de la
      documentación.
    2. Verificación y documentación de las
      multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede
      hacerse por pruebas.)
    3. Procedimientos estándares para acumulaciones
      al final del periodo de facturas no procesadas, embarques
      recibidos pero no la factura,
      etc.
    4. Análisis de diferencias entre los inventarios
      físicos y los registros permanentes.
    5. Distribución de diarios de compras o
      distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos
      para su revisión y análisis.
    6. Revisión de los estados de cuenta de los
      proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas
      vencidas.
    7. Listados previos a preparar los comprobantes para
      establecer control inmediato sobre las facturas de los
      proveedores antes de que se unan a los informes de
      recepción y a las órdenes de compra que completan
      el comprobante a pagar que se prepara.
    8. Balanceo por lotes y técnicas de registro
      cronológico para controlar las facturas con sus
      comprobantes a pagar.

    DIAGRAMA RESUMIDO DEL FLUJO DE COMPRAS

    Incluirla en el sitio de Adminsitración y
    control.
    Las palabras relacionadas son: Métodos,
    téecnicas de control
    interno, control
    interno, ciclo de adquisición, compras,
    adquisición de bienes, pago de bienes, controles de
    sistema.
    El título del trabajo es: "El ciclo de adquisición
    de bienes y pago: Técnicas
    de control Interno."
    Forma parte de un grupo de
    documento de técnicas de control interno que aspiro
    continuar escribiendo vinculadas a areas funcionales de las
    organizaciones.

    Trabajo enviado por:
    Alice Naranjo S.
    Escuela Superior
    Politécnica del Litoral
    Escuela
    Politécnica Javeriana
    Anaranjo[arroba]hispavista.com

    Nota al lector: es posible que esta página no contenga todos los componentes del trabajo original (pies de página, avanzadas formulas matemáticas, esquemas o tablas complejas, etc.). Recuerde que para ver el trabajo en su versión original completa, puede descargarlo desde el menú superior.

    Todos los documentos disponibles en este sitio expresan los puntos de vista de sus respectivos autores y no de Monografias.com. El objetivo de Monografias.com es poner el conocimiento a disposición de toda su comunidad. Queda bajo la responsabilidad de cada lector el eventual uso que se le de a esta información. Asimismo, es obligatoria la cita del autor del contenido y de Monografias.com como fuentes de información.

    Categorias
    Newsletter
    Comments
    All comments.
    Comments