Análisis de Hardware y Software. Criterios para seleccionar Hardware y software para archivistas (página 2)
- Cuenta el software
con módulos que permitan monitorear la certeza de
las actualizaciones al propio sistema
de manera continua y periódica. - Tiene el software capacidad para ejecutarse de
modo monousuario y multiusuario (red).
Especificando la limitante en usuarios
simultáneos. - Cuenta el sistemas
con interfaz de búsqueda de acuerdo al
estándar ISO
z39.50 para facilitar y estandarizar el procedimiento de acceso y consulta a todas
las base institucional e interinstitucional a través
de operadores de búsqueda y posicionamiento amigables. - El software tiene la capacidad para realizar
funciones
operativas de respaldo, reportes y monitoreo mientras los
usuarios consultan nuestros catálogos. - Si existe un software de terceras
compañías, el proveedor se compromete a la
migración a su sistema y cuál
sería su costo. - Cuál es el
lenguaje primario de programación que utiliza el software
que nos ofertan. - Cuál es el manejador de base de
datos (DBMS) que utiliza. - Cuenta el software con módulos que
garanticen el exportar e importar información para interactuar con
otros sistemas afines. - El software permite la gestión integral de contenidos
multimedia y/o meta datos
asociados a los documentos primarios. - Integra digitalización y gestión de
imágenes conjuntamente con su
registro
y vinculación entre documentos y
contenidos. - El software permite modificar, eliminar
expedientes, anexar documentos a expedientes previamente
creados, reubicarlos, modificar su clasificación y
con esto las referencias para los principios
de orden y origen que requieran registrarse. - Cuenta el software con redundancia suficiente
para garantizar su disponibilidad en horas extremas y de
mayor demanda. - Cuenta el sistema con tablas de Retención
o Transferencia que permita manejar las distintas edades o
etapas de archivo
(trámite-concentración-histórico). - Cuenta el proveedor con un programa de
mantenimiento que permita su
actualización, mejora y compatibilidad a futuras
versiones de software. - El software maneja Internet e
Intranet
necesarios para interactuar con otros sistemas
afines. - El software cuenta con instrumentos para
determinar una DSI (Difusión Selectiva de
Información) que permita el diseño de usuarios y perfiles
autorizados para acceder a nuestra
información.
Ejemplo de tabla comparativa de cotizaciones
para compra de software:Característica
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor
n-1Proveedor n
Nombre o Marca
……….
Versión
……….
Sistema Operativo o Plataforma
……….
Deberán ser considerados de manera
adicional los 30 puntos anteriormente
descritos.……….
# usuarios
……….
Número copias
Uso local o en red
Duración licencia
……….
Manuales y otros elementos
<Otras
características>Valor+IVA
Garantía
- Cuenta el software
- CRITERIOS DE EQUIPO (HARDWARE)
A efecto de mostrar los requerimientos mínimos
que se deben solicitar para equipos y periféricos de cómputo, nos
permitimos elaborar este cuadro comparativo, resaltando sus
principales componentes.
- Computadora
Deberemos considerar de preferencia las
versiones más recientes en el mercado acerca de procesadores, controladores de memoria, de entrada y salida con el fin de
evitar en lo posible la obsolescencia prematura del
equipo, pero sobre todo considerar que la
memoria y disco
duro satisfagan requerimientos futuros.
Característica
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor
n-1Proveedor n
Marca
……….
Modelo
……….
Procesador
……….
Velocidad GHz
……….
Memoria RAM
……….
Memoria Cache
……….
Disco Duro
……….
Tipo de Monitor
……….
……….
Controlador video
……….
Teclado
……….
Mouse
……….
Tarjeta de red
……….
Fax MODEM
……….
Numero de Slots o Ranuras de
expansión.Drive Diskettes
……….
<Otras características
adicionales>……….
Valor+IVA
……….
Garantía
……….
Característica
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor
n-1Proveedor n
Marca
……….
Modelo
……….
Resolución (dpi)
……….
Velocidad (p.p.m.)
……….
Alimentador de hojas y capacidad
Tamaño del papel
Rendimiento por cartucho y costo
Ciclo de trabajo recomendado diario y
mensualMemoria RAM Base
……….
Posibilidad expansión
……….
Fuentes
……….
<Otras características
adicionales>……….
Valor+IVA
……….
Garantía
……….
- Impresoras
- Scanner
Característica | Proveedor 1 | Proveedor 2 | Proveedor n-1 | Proveedor n |
Marca | ………. | |||
Modelo | ………. | |||
Resolución (dpi) | ………. | |||
Velocidad (p.p.m.) de escaneo | ………. | |||
Alimentador de hojas y capacidad | ||||
Compresión de datos | ||||
Ciclo de trabajo recomendado diario y | ||||
Capacidades adicionales de
| ………. | |||
Tratamiento de imágenes | ………. | |||
<Otras características | ………. | |||
Valor+IVA | ………. | |||
Garantía | ………. |
Característica
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor
n-1Proveedor n
Marca
……….
Modelo
……….
Número de contactos
……….
Minutos de respaldo (No brake)
Regulador integrado (No brake).
……….
Capacidad en Watts.
<Otras características
adicionales>……….
Valor+IVA
……….
Garantía
……….
- Reguladores y No Brake
- Concentradores
Característica | Proveedor 1 | Proveedor 2 | Proveedor n-1 | Proveedor n |
Marca | ………. | |||
Modelo | ………. | |||
Número de puertos | ………. | |||
Tipos de Conectores. | ||||
Regulador integrado | ………. | |||
Capacidad en Watts. | ||||
Configurable Manual | ………. | |||
Valor+IVA | ………. | |||
Garantía | ………. |
- CAPACITACIÓN.
Deberemos contemplar que el proveedor se comprometa por
escrito a proporcionar capacitación y entrenamiento
para un número de personas que designaremos en el uso y
manejo del equipo en nuestras instalaciones, Así como en
el manejo y operación del Servidor y
accesorios requeridos para la explotación adecuada del
software.
Deberemos hacernos las siguientes preguntas:
- Cuenta el proveedor con un programa de
instalación y entrenamiento permanente. - Tiene infraestructura suficiente para capacitar y en
caso de requerirse trasladarse a nuestras
instalaciones. - Cuenta con mecanismos de auxilio y apoyo en ocasiones
de emergencia de fallos al software y equipo
(Asistencia).
- CONDICIONES LEGALES.
Este es quizá el rubro más importante en
el que obliga a ambas partes al cumplimiento formal de los
compromisos establecidos y en el que de ninguna manera es posible
deslindarnos pues asegurará un buen comienzo y por tanto
un mejor término que eliminará posibles conflictos
futuros.
- Solicitar copia del acta constitutiva de la
compañía para verificar su solidez (tiempo del
producto en
el mercado). - Demostrar estar inscrito en el padrón de
proveedores
(registro nacional gubernamental de proveedores) de equipos y
programas de
cómputo, para certificar que son confiables y que no
presentan incumplimientos con otros clientes. - Especificación del costo en los siguientes
rubros:
- Costo de software por módulo
(servidor). - Costo de licencias por módulo
(clientes).
- El proveedor deberá entregar una
relación de partes y refacciones, así como
precios de
lista, que puedan ser necesarias para un año de
operación con una disponibilidad de refacciones por un
mínimo de cinco años en el mercado a partir de la
instalación del equipo. - El proveedor deberá estipular en el contrato una
cláusula que especifique la garantía de sus
productos
contra "vicios ocultos" y su correspondiente sustitución
o reembolso a nuestra institución. - Por lo general se solicitan tres juegos de
toda la información pertinente para la
instalación, operación y mantenimiento de los
bienes en el
momento de la entrega, en idioma español de los equipos y software
adquiridos. - El proveedor debe de comprometerse por escrito acerca
de las fechas de entrega, capacitación, lugar y
sanciones a las que se hará acreedor por algún
incumplimiento.
CONCLUSIONES
La compra de un software y más
específicamente la infraestructura informática conlleva una serie de
responsabilidades que de no cumplirse adecuadamente conllevan
desde realizar una compra inútil hasta el despido y
cárcel por cometer una negligencia a la hora de
seleccionar todos aquellos elementos que supondrían la
solución al problema de automatización con la que
pretendíamos optimizar nuestros servicios y
el control de
los acervos.
ECHENIQUE, José Antonio. Auditoria en
informática. [Consultor técnico Octavio
Sánchez Corona], México, Mc
Graw Hill, 1995, 204 p.
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS
ADMINISTRATIVOS Los estudios de viabilidad en
informática en las entidades del sector público
Federal, México, Secretaria de la Presidencia.1975,
78 p
Encoded Archival Description Working Group de la
society of American Archivist. EAD Descripción Archivística Codificada.
Directivas de aplicación versión 1.0. [ Trad.
Fundación Histórica Tavera]Madrid,
Fundación Histórica Tavera, 1999, 313 p.
Subdirección de Informática. Guía
Técnica de equipamiento Informático. Instituto de
Seguridad
servicios de salud para los trabajadores
del estado.
(ISSSTE)Subdirección general de Administración-Subdirección de
Informatica.Enero de 1999.37 paginas.
Trabajo enviado
por:
Lic. Salvador Elías
Rodríguez Solís
Licenciado en Administración
de la Universidad
Autónoma Metropolitana Iztapalapa
y
Técnico en Informática del
IPN ("Juan de Dios Batíz")
Docente de Cómputo de la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y
Archivonomía.
México,
Cd. De México, 9 Enero del 2008.
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