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Análisis de Hardware y Software. Criterios para seleccionar Hardware y software para archivistas (página 2)



Partes: 1, 2

    1. Cuenta el software
      con módulos que permitan monitorear la certeza de
      las actualizaciones al propio sistema
      de manera continua y periódica.
    2. Tiene el software capacidad para ejecutarse de
      modo monousuario y multiusuario (red).
      Especificando la limitante en usuarios
      simultáneos.
    3. Cuenta el sistemas
      con interfaz de búsqueda de acuerdo al
      estándar ISO
      z39.50 para facilitar y estandarizar el procedimiento de acceso y consulta a todas
      las base institucional e interinstitucional a través
      de operadores de búsqueda y posicionamiento amigables.
    4. El software tiene la capacidad para realizar
      funciones
      operativas de respaldo, reportes y monitoreo mientras los
      usuarios consultan nuestros catálogos.
    5. Si existe un software de terceras
      compañías, el proveedor se compromete a la
      migración a su sistema y cuál
      sería su costo.
    6. Cuál es el
      lenguaje primario de programación que utiliza el software
      que nos ofertan.
    7. Cuál es el manejador de base de
      datos (DBMS) que utiliza.
    8. Cuenta el software con módulos que
      garanticen el exportar e importar información para interactuar con
      otros sistemas afines.
    9. El software permite la gestión integral de contenidos
      multimedia y/o meta datos
      asociados a los documentos primarios.
    10. Integra digitalización y gestión de
      imágenes conjuntamente con su
      registro
      y vinculación entre documentos y
      contenidos.
    11. El software permite modificar, eliminar
      expedientes, anexar documentos a expedientes previamente
      creados, reubicarlos, modificar su clasificación y
      con esto las referencias para los principios
      de orden y origen que requieran registrarse.
    12. Cuenta el software con redundancia suficiente
      para garantizar su disponibilidad en horas extremas y de
      mayor demanda.
    13. Cuenta el sistema con tablas de Retención
      o Transferencia que permita manejar las distintas edades o
      etapas de archivo
      (trámite-concentración-histórico).
    14. Cuenta el proveedor con un programa de
      mantenimiento que permita su
      actualización, mejora y compatibilidad a futuras
      versiones de software.
    15. El software maneja Internet e
      Intranet
      necesarios para interactuar con otros sistemas
      afines.
    16. El software cuenta con instrumentos para
      determinar una DSI (Difusión Selectiva de
      Información) que permita el diseño de usuarios y perfiles
      autorizados para acceder a nuestra
      información.

    Ejemplo de tabla comparativa de cotizaciones
    para compra de software:

    Característica

    Proveedor 1

    Proveedor 2

    Proveedor
    n-1

    Proveedor n

    Nombre o Marca

     

    ……….

    Versión

     

    ……….

    Sistema Operativo o Plataforma

     

    ……….

    Deberán ser considerados de manera
    adicional los 30 puntos anteriormente
    descritos.

      

    ……….

     

    # usuarios

     

    ……….

    Número copias

        

    Uso local o en red

        

    Duración licencia

     

    ……….

    Manuales y otros elementos

        

    <Otras
    características>

        

    Valor+IVA

        

    Garantía

        
  1. CRITERIOS DE EQUIPO (HARDWARE)

A efecto de mostrar los requerimientos mínimos
que se deben solicitar para equipos y periféricos de cómputo, nos
permitimos elaborar este cuadro comparativo, resaltando sus
principales componentes.

    1. Computadora
    2. Deberemos considerar de preferencia las
      versiones más recientes en el mercado acerca de procesadores, controladores de memoria, de entrada y salida con el fin de
      evitar en lo posible la obsolescencia prematura del
      equipo, pero sobre todo considerar que la
      memoria y disco
      duro satisfagan requerimientos futuros.

    Característica

    Proveedor 1

    Proveedor 2

    Proveedor
    n-1

    Proveedor n

    Marca

     

    ……….

    Modelo

     

    ……….

    Procesador

     

    ……….

    Velocidad GHz

     

    ……….

    Memoria RAM

     

    ……….

    Memoria Cache

      

    ……….

     

    Disco Duro

     

    ……….

    Tipo de Monitor

     

    ……….

    Unidad CD
    y DVD(COMBO) –RW

     

    ……….

    Controlador video

     

    ……….

    Teclado

     

    ……….

    Mouse

     

    ……….

    Tarjeta de red

     

    ……….

    Fax MODEM

     

    ……….

    Numero de Slots o Ranuras de
    expansión.

        

    Drive Diskettes

     

    ……….

    <Otras características
    adicionales>

     

    ……….

    Valor+IVA

      

    ……….

    Garantía

     

    ……….

     

    Característica

    Proveedor 1

    Proveedor 2

    Proveedor
    n-1

    Proveedor n

    Marca

     

    ……….

    Modelo

     

    ……….

    Resolución (dpi)

     

    ……….

    Velocidad (p.p.m.)

     

    ……….

    Alimentador de hojas y capacidad

        

    Tamaño del papel

        

    Rendimiento por cartucho y costo

        

    Ciclo de trabajo recomendado diario y
    mensual

        

    Memoria RAM Base

     

    ……….

    Posibilidad expansión

      

    ……….

     

    Fuentes

     

    ……….

    <Otras características
    adicionales>

     

    ……….

    Valor+IVA

      

    ……….

    Garantía

     

    ……….

  1. Impresoras
  2. Scanner

Característica

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor n-1

Proveedor n

Marca

 

……….

Modelo

 

……….

Resolución (dpi)

 

……….

Velocidad (p.p.m.) de escaneo

 

……….

Alimentador de hojas y capacidad

    

Compresión de datos

    

Ciclo de trabajo recomendado diario y
mensual

    

Capacidades adicionales de
digitalización

  1. Diapositivas.
  2. Película.
  3. A distancia (escaneo planetario)
 

……….

Tratamiento de imágenes

  

……….

 

<Otras características
adicionales>

 

……….

Valor+IVA

  

……….

Garantía

 

……….

  1. Característica

    Proveedor 1

    Proveedor 2

    Proveedor
    n-1

    Proveedor n

    Marca

     

    ……….

    Modelo

     

    ……….

    Número de contactos

     

    ……….

    Minutos de respaldo (No brake)

        

    Regulador integrado (No brake).

     

    ……….

    Capacidad en Watts.

        

    <Otras características
    adicionales>

     

    ……….

    Valor+IVA

      

    ……….

    Garantía

     

    ……….

     

  2. Reguladores y No Brake
  3. Concentradores

Característica

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor n-1

Proveedor n

Marca

 

……….

Modelo

 

……….

Número de puertos

 

……….

Tipos de Conectores.

    

Regulador integrado

 

……….

Capacidad en Watts.

    

Configurable Manual
y por software

 

……….

Valor+IVA

  

……….

Garantía

 

……….

  1. CAPACITACIÓN.

Deberemos contemplar que el proveedor se comprometa por
escrito a proporcionar capacitación y entrenamiento
para un número de personas que designaremos en el uso y
manejo del equipo en nuestras instalaciones, Así como en
el manejo y operación del Servidor y
accesorios requeridos para la explotación adecuada del
software.

Deberemos hacernos las siguientes preguntas:

  1. Cuenta el proveedor con un programa de
    instalación y entrenamiento permanente.
  2. Tiene infraestructura suficiente para capacitar y en
    caso de requerirse trasladarse a nuestras
    instalaciones.
  3. Cuenta con mecanismos de auxilio y apoyo en ocasiones
    de emergencia de fallos al software y equipo
    (Asistencia).
  1. CONDICIONES LEGALES.

Este es quizá el rubro más importante en
el que obliga a ambas partes al cumplimiento formal de los
compromisos establecidos y en el que de ninguna manera es posible
deslindarnos pues asegurará un buen comienzo y por tanto
un mejor término que eliminará posibles conflictos
futuros.

  1. Solicitar copia del acta constitutiva de la
    compañía para verificar su solidez (tiempo del
    producto en
    el mercado).
  2. Demostrar estar inscrito en el padrón de
    proveedores
    (registro nacional gubernamental de proveedores) de equipos y
    programas de
    cómputo, para certificar que son confiables y que no
    presentan incumplimientos con otros clientes.
  3. Especificación del costo en los siguientes
    rubros:
  1. Costo de software por módulo
    (servidor).
  2. Costo de licencias por módulo
    (clientes).
  1. El proveedor deberá entregar una
    relación de partes y refacciones, así como
    precios de
    lista, que puedan ser necesarias para un año de
    operación con una disponibilidad de refacciones por un
    mínimo de cinco años en el mercado a partir de la
    instalación del equipo.
  2. El proveedor deberá estipular en el contrato una
    cláusula que especifique la garantía de sus
    productos
    contra "vicios ocultos" y su correspondiente sustitución
    o reembolso a nuestra institución.
  3. Por lo general se solicitan tres juegos de
    toda la información pertinente para la
    instalación, operación y mantenimiento de los
    bienes en el
    momento de la entrega, en idioma español de los equipos y software
    adquiridos.
  4. El proveedor debe de comprometerse por escrito acerca
    de las fechas de entrega, capacitación, lugar y
    sanciones a las que se hará acreedor por algún
    incumplimiento.

CONCLUSIONES

La compra de un software y más
específicamente la infraestructura informática conlleva una serie de
responsabilidades que de no cumplirse adecuadamente conllevan
desde realizar una compra inútil hasta el despido y
cárcel por cometer una negligencia a la hora de
seleccionar todos aquellos elementos que supondrían la
solución al problema de automatización con la que
pretendíamos optimizar nuestros servicios y
el control de
los acervos.

  1. BIBLIOGRAFÍA

ECHENIQUE, José Antonio. Auditoria en
informática. [Consultor técnico Octavio
Sánchez Corona], México, Mc
Graw Hill, 1995, 204 p.

DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS
ADMINISTRATIVOS
Los estudios de viabilidad en
informática en las entidades del sector público
Federal, México, Secretaria de la Presidencia.1975,
78 p

Encoded Archival Description Working Group de la
society of American Archivist.
EAD Descripción Archivística Codificada.
Directivas de aplicación versión 1.0.
[ Trad.
Fundación Histórica Tavera]Madrid,
Fundación Histórica Tavera, 1999, 313 p.

Subdirección de Informática. Guía
Técnica de equipamiento Informático. Instituto de
Seguridad
servicios de salud para los trabajadores
del estado.
(ISSSTE)Subdirección general de Administración-Subdirección de
Informatica.Enero de 1999.37 paginas.

 

Trabajo enviado
por:
Lic. Salvador Elías
Rodríguez Solís

Licenciado en Administración
de la Universidad
Autónoma Metropolitana Iztapalapa
y

Técnico en Informática del
IPN ("Juan de Dios Batíz")
Docente de Cómputo de la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y
Archivonomía.
México,
Cd. De México, 9 Enero del 2008.

Partes: 1, 2
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