La Modelación de Procesos (página 2)

Por ello al involucrarse en el perfeccionamiento de un
proceso, se
debe aprender acerca de qué sucede en ellos, y en el uso
de la tecnología para mejorar tanto el proceso
como los servicios y
productos
resultantes.

A finales de los 80s y principios de los
90s varios negocios
tradicionales comenzaron a pasar por un período de cambios
dramáticos. Varios de ellos tuvieron que cambiar la forma
de operar y quizás por primera vez, pensar continuamente
sobre sus procesos de
negocios. Esto conllevó el crecimiento de la Reingeniería del Proceso de Negocio o
Business Process Reengineering (BPR). En aquel entonces
existieron varios gurus de BPR, todos con sus propios
métodos,
pero con un tema común, que para la reingeniería
era necesario, entender los procesos existentes. Esto
conllevó el crecimiento de la Modelación del
Proceso de Negocios Business Process Modelling (BPM): la
captura, documentación y análisis del proceso de negocio.

Aunque muy similar a los conceptos de proceso antes
mencionados, en la literatura se suele dar una
especificación acerca de Procesos de negocio, a la cual se
le refiere como la definición de tareas y secuencias de
esas tareas necesarias para entregar una función de
negocio. De la misma forma se deriva que la Modelación de
Procesos es la documentación, análisis y diseño
de la estructura de
procesos de negocios, sus relaciones con los recursos
necesitados para implementarlo y el ambiente en el
cual van a ser usados.

La modelación de procesos tiene como objetivos:
alcanzar un entendimiento común de los procesos con el
menor esfuerzo posible, poder realizar
un análisis económico y un análisis de
costos de
procesos individuales, mejorar la calidad de los
procesos y optimizar la producción.

Luego, para entender cómo operan los negocios
modernos se precisa entender no solo los procesos de negocios,
sino también los datos, sistemas,
organizaciones, objetivos de negocios, productos,
métricas, riesgos,
regulaciones, interfases, experiencias e incluso cultura y
entorno. Además, entenderlos aisladamente no es
suficiente, lo importante son sus relaciones e interacciones. A
esto se le suele llamar Modelación de Negocios.

Idealmente, lo primero en una empresa son
los objetivos de negocios; que para lograrlos se diseñan
los procesos, los sistemas, organizaciones, datos, etc. que deben
soportar el proceso. Pero se debe tener bien claro que esto solo
pudiera lograrse con compañías de nuevo comienzo,
ya que en las compañías existentes se consta de
complejos sistemas y modelos de
datos, y muchas veces los procesos tienen que ser
diseñados en torno a las
complejidades de los sistemas ya existentes.

1.2. Definiciones y
características de un Modelo.

Para la modelación de un proceso o un negocio
Scheer define los siguientes aspectos como características
clave :

• Una representación de algo real
• Construido a cierta escala y cierto
  nivel de detalle para mostrar puntos de vista
• Representativo de una foto fija en el
  tiempo
• Construido para un propósito

Los Modelos son representaciones justas de cosas reales,
modeladas para un propósito en particular y por tanto con
puntos de vistas particulares. Algunas de las partes del negocio
serán modeladas superficialmente mientras que otras
necesitan ser exactamente definidas en aras de
automatizarlas.

1.3. Importancia de
Modelar un Negocio.

Varias compañías acostumbran a invertir
mucho tiempo en
hablar respecto a objetivos y estructuras
organizativas y muy poco en reflexionar acerca de la
modelación e identificación de procesos, como si
esta etapa del desarrollo
administrativo hubiese caído en desuso. Pero resulta muy
difícil automatizar un negocio si no se entiende
cómo funciona. Una compañía no puede tener
interfases de negocio sofisticadas con otros negocios si no se
entiende qué hace su propio negocio. Aún
más, no puede sobrevivir a los rápidos cambios en
el mercado si no
tiene la visión de qué necesita su negocio para
desarrollarse. Por último, no puede tener un negocio
electrónico exitoso si no tiene sus procesos, datos y
sistemas bajo control . Algunos
aciertos acerca de la importancia que representa modelar un
modelo se relacionan a continuación:

• Introduce rigor y métodos
• Provee un record único y
  consistente
• Integra procesos, sistemas, organización, información y datos
• Permite ver y analizar las relaciones
• Provee múltiples puntos de vista
• Soporta validación y prueba
• Provee un medio ideal para la evaluación de escenarios
• Provee una plataforma para ingeniería rápida de
  procesos.

1.4. Fases de la
Modelación.

Típicamente, un proyecto de
modelación incluye varias fases:

• La materia de
  modelación

¿Qué Modelar? (la empresa o
áreas de la empresa)

• La perspectiva

¿Para qué propósito Modelar?
(certificación, selección de Software o
rediseño organizacional)

• Métodos y herramientas
  de modelación

¿Cómo Modelar? (métodos y
herramientas)

Los requerimientos esenciales de las técnicas
de modelación están basados en la
identificación de los propósitos y en los
modeladores o usuarios involucrados en la modelación del
proceso. A diferencia de los modelos de datos, aún no se
ha establecido un estándar único para la
modelación de procesos. Una muestra de los
estándares de modelos de BPM y especificaciones, incluye:
Business Process Execution Language (BPMEL); el
Business Process Modeling Initiative (BPMI); el
Workflow Management Coalition (WfMC); el World Wide
Web
Consortium (W3C) .

A continuación se listan requerimientos
típicos para técnicas de modelación de
procesos, centrándose sobre la modelación para la
documentación y mejoramiento de procesos:

• Presentar claramente la secuencia de funciones
  incluyendo conexiones y divisiones. Permitir diferentes
  jerarquías de modelos además de enlazar modelos
  de procesos en el mismo nivel a través de
  interfases.
• Describir el modelo de proceso en modelos de datos,
  modelos de organización, diagramas de
  descomposición funcional y además que sea
  competente.
• Definir las técnicas de modelación en
  un formato suficientemente formal para que sea capaz de proveer
  al menos una solución básica provechosa para
  aplicaciones extendidas, tales como simulación, diseño de software o
  gestión de flujo de trabajo
  también llamados workflow.
• Finalmente, es vital que exista una herramienta que
  soporte estas técnicas de modelación. De hecho,
  las ventajas de las técnicas de modelación,
  así como aquellas herramientas de modelación,
  siempre estarán a la vez evaluadas.

El análisis de los modelos de procesos de
negocios está enfocado principalmente a la completitud de
estos, es decir, qué elementos de la realidad que va a ser
modelada pueden ser representados. El ámbito de la
modelación considera aspectos inherentes a los procesos de
negocios y aspectos de la relación proceso de
negocios-sistemas informáticos.

1.5. Lenguajes y
herramientas de modelación. Sistemas de
información.

El punto perfecto de modelación de negocio es
tener una forma consistente de documentar y analizar su negocio
completo. Por ello es esencial que cada uno modele su proceso de
negocio usando el mismo enfoque o método.
Luego los modelos pueden ser conectados o al menos conciliados
con otros y pueden ser entendidos.

Cada vez más, se hace necesario compartir partes
de un modelo de negocio determinado con otros negocios, con
suministradores, u organizaciones de evaluación de calidad
y reguladores. Gracias al uso de métodos se asegura la
estandarización dentro del negocio, construido con
experiencias y buenas prácticas, además de hacer
modelos entendibles para otros.

Es habitual distinguir entre técnicas de modelado
y herramientas de modelado. Las técnicas se refieren a los
símbolos y diagramas empleados para
analizar el sistema, las
cuales pueden, o no, estar soportadas por aplicaciones
software (herramientas) que ayudan en el proceso de
modelado y permiten la construcción de un repositorio de modelos.
Para una descripción detallada de técnicas y
herramientas de modelado, ver por ejemplo el trabajo
realizado por Kettinger en .

Para la modelación de procesos se pueden
encontrar disímiles lenguajes, cada uno con ventajas y
usos diferentes, entre ellos se puede citar el UML (Unified
Modeling Language), IDEFX (Integrated Computer Aided
Manufacturing Definition), EPC (Event-driven Process Chain),
BAM (Business Activity Model), RSD (Relation System
Diagram), POSD (Process Oriented System Design), DFD
(Data Flow Diagram) .

Los modelos o lenguajes de modelación antes
mencionados, según la literatura consultada no permiten la
representación de: tipo de proceso, tipo de sistema, nivel
de importancia, y capacidad de automatización de actividades. Tampoco es
representable la relación de orden entre actividades y
recursos.

La gran mayoría de estos modelos no tienen
elementos específicos que permitan representar la
relación entre las actividades de los procesos y los
sistemas informáticos .

Muchos modelos permiten representar la presencia de
sistemas informáticos asociados a los procesos, mediante
notaciones de flujo .

Un aspecto importante es que los modelos deben ser
comprensibles por los no-especialistas en modelado, siendo esto
un requisito en cualquier proyecto de BPM . Por lo anterior se
pretende que a mediano/largo plazo los actores en el proceso sean
capaces de modelar. Por otra parte, dada la especificidad de los
procesos, las mejoras deben ser propuestas por los actores del
proceso.

Como ya se ha comentado, se pretende que algunas de las
funciones descritas en el modelo sean implementadas mediante
Tecnologías Informáticas, por lo que es preciso
proporcionar una descripción de las mismas en
términos de un lenguaje
formal para el desarrollo de software. En este trabajo en
particular se escoge el EPC, por ser un estándar de
desarrollo de sistemas software. Aunque es conocido que la
integración de modelos de procesos con
modelos de desarrollo de software no es una cuestión
cerrada , se pretende la elección de una técnica
donde al menos algunas de estas cuestiones ya hayan sido
abordadas.

Es sabido que no es imprescindible el uso de un software
para la modelación del negocio, pero claramente existe un
gran número de ventajas al usar una herramienta para ello,
tales como :

• Incitar a la estandarización.
• Mejora la calidad y el rigor del diseño del
  proceso.
• Provee un registro
  único, consistente a través de un repositorio
  único.
• Impulsa el uso de un vocabulario de procesos
  común y bien concebido.
• Permite múltiples puntos de vista.
• Provee una herramienta de
  análisis.
• Soporta la reutilización.
• Beneficia la validación walk-through y
  la experimentación.
• Es el punto de partida para el desarrollo de sistemas
  de software o sistemas workflow.
• Proporciona accesibilidad ubicua a todos los usuarios
  de procesos.
• Permite la publicación WWW.
• Soporta talleres virtuales.
• Facilita la retroalimentación desde los usuarios
  finales.

Usar un método de modelación proporciona
un marco de trabajo para la estandarización, y usar una
herramienta ayuda a reforzar este estándar. Los
métodos pueden usarse sin la ayuda de una herramienta,
pero el hecho de usarla los hace mucho más fácil.
Las herramientas proveen símbolos, tipos de diagramas y
relaciones bien definidos los cuales ayudan a los usuarios a
seguir los métodos.

Las diferencias más significativas entre los
métodos basados en papel y el uso de herramientas,
según Scheer en , es que los modelos no son sólo
diagramas en una ficha de papel. Los modelos son construidos de
objetos y ambos residen en un repositorio electrónico o
base de datos.
La herramienta puede interrogar estos objetos y modelos; sus
atributos y relaciones pueden ser analizados y presentados en un
reporte. Los objetos que representan entidades de negocios
comunes pueden ser reutilizados en varios modelos llevando
consigo sus atributos. Los modelos pueden ser analizados,
simulados y probados.

Realizando un análisis del panorama en cuanto a
las herramientas disponibles para llevar a cabo la
representación y análisis de los modelos que se
desean desarrollar en este trabajo se pudieron encontrar los
siguientes :

• FirstSTEP (Interfacing Technologies)
• Metis (NCR)
• PACE (IBE Simulation Engineering)
• MooGo/IEM (IPK Berlin)
• CimTool (RGCP)
• GraiTools 1.0 (GraiSoft)
• ARIS Web Designer (IDS Scheer)

FirstSTEP.

El FirstSTEP es una tecnología de
interconexión, su kernel fue desarrollado por NRC
en Ottawa Canadá, básicamente es una herramienta de
modelación y de soporte a la toma de
decisiones. Está adecuadamente ajustado a escenarios
What-If. Embebed simulation capabilities
.

Metis.

Metis, también desarrollada por NCR y Computas,
es una herramienta para la adquisición y
visualización del conocimiento
de la empresa, mayormente usada para la definición de la
arquitectura
empresarial, presenta además bondades para la
organización, el análisis y el diseño
.

PACE.

PACE, de origen alemán, de 1994, soporta la
modelación, simulación, visualización y
optimización de técnicas y procesos de negocios. Su
lenguaje MSL de modelación semigráfico está
basado en las conocidas Redes de Petri, lo cual le
atribuye modelos de red jerárquicos.
Posee además varias características de
integración avanzada como técnicas Fuzzy, procedimiento de
redes, métodos de optimización, distribuciones
probabilísticas, etc. .

MooGo/IEM.

MooGo/IEM, comercializado por PSI, también
alemán, es desarrollado en Berlín por IPK en el
1994, basado en modelos SADT (Structured Analysis and Design
Technique) posee una fuerte orientación a objeto con
tres tipos fundamentales, Órdenes, Productos y Recursos
.

CimTool.

CimTool, fue desarrollado por Rene Gaches en 1995 basado
en estructuras CIMOSA, limitado a la modelación de
funciones y vistas de informaciones mayormente, es catalogado
como muy fácil de aprender y usar .

GraiTools.

GraiTools, desarrollada por GraiSoft en el 2003,
está específicamente basada en el método
GRAI y su mayor fortaleza es el centro de análisis de
decisión que posee .

ARIS.

ARIS Web Designer, su nombre se deriva del método
Architecture of Integrated Information Systems
desarrollado por el Profesor
August-Wilhelm Scheer en el Instituto de Business
Informatics de la Universidad de
Saarlandes en colaboración con SAP AG
.

ARIS es la metodología número uno en ventas en todo
el mundo y su principal uso ha sido el modelado de procesos
descomponiendo el mismo en una serie de aspectos o vistas, como
la vista de funciones, datos, o recursos. Estas vistas
están interrelacionadas a través de la llamada
"vista de control", que describe el proceso en términos de
una cadena de procesos controlada por eventos
(Event-driven Process Chain o EPC). El EPC, es un conjunto
de eventos y funciones que siguen un flujo lógico
controlado por operadores de tipo OR, AND, y XOR. Para una
descripción más detallada de las EPC, se puede
consultar a Scheer en aunque se profundizará durante el
empleo de la
misma en el Capítulo II del presente trabajo.

Algunas de las muchas razones para usar ARIS son
:

• Tiene un fuerte enfoque a la modelación de las
  relaciones de negocios sofisticados.
• Es una herramienta de diseño de procesos
  multiusuario basado en PC.
• Es un software fiable y estable.
• Tiene abundantes funcionalidades y es configurable a
  los requerimientos de los usuarios.
• Tiene buenas herramientas para la navegación
  entre modelos.
• Es consecuente con Microsoft Windows y de
  fácil uso.
• Tiene una estrategia
  jerárquica para la descomposición
  funcional.
• Soporta la fusión
  de variantes y modelos.
• Proporciona animación y simulación de
  procesos.
• Comprende soporte para objetivos de negocio, medidas
  y Balanced Scorecard.
• Provee un generador HTML y
  escritores de reportes.

La herramienta ARIS cumple los requisitos como
técnica de modelación en cuanto a la facilidad de
comprensión por no especialistas, así como una
vista multi-nivel del proceso. Respecto a su integración
con UML, se conoce de la realización de algunos trabajos
previos .

Por lo que respecta a los productos de IDS Scheer, se
trata de herramientas líder
en su sector y que cuentan con más de 40 000
implantaciones. Respecto a los requisitos, este conjunto de
herramientas permiten el desarrollo de modelos de forma
colaborativa a través de un servidor
(repositorio) de modelos accesible vía Internet, así como de
suficientes capacidades de simulación de los modelos
estáticos.

El autor de este trabajo toma en consideración el
empleo de ARIS por aspectos tan decisivos como que en la empresa
donde se realiza este trabajo, se cuenta con la licencia para el
uso de dicha herramienta, y que también han sido
realizados algunos trabajos previos como lo son la
descripción y modelación de los procesos o vistas a
nivel macro de la empresa.

1.6. Sistemas
de información

El desarrollo de los sistemas de información (SI)
es un proceso fundamental en muchas organizaciones. Las entradas
principales de este proceso son los recursos TIC, los
recursos
humanos de desarrollo y la información de sistemas
existentes (comerciales o desarrollados en otras organizaciones).
Las salidas principales son el nuevo SI propiamente (software,
hardware y
procesos computacionales) y los procesos
administrativos asociados.

Algunas de las actividades pueden considerar la compra
de "paquetes comerciales de software", tanto para el desarrollo
del SI como para ser adaptados y utilizados como parte del
producto
final. También algunas o todas estas actividades pueden
ser externalizadas (outsourcing), contratándose los
servicios especializados de empresas de
tecnologías.

Las ventajas de utilizar paquetes comerciales de
software incluyen :

• incorporarse a un estándar que representa la
  mejor "práctica" del negocio.
• ofrece mayor compatibilidad con los SI de las cadenas
  de proveedores
  y clientes.
• es confiable, probado y exitoso.
• puede abaratar los costos de desarrollo (pero puede
  aumentar los de mantenimiento si es que se incorporan
  adaptaciones a los procesos, estructura y cultura
  organizacional).

Los beneficios (tangibles e intangibles) que aporta un
Sistema de Información se refieren al valor que gana
una organización al introducir estos sistemas.
Inicialmente los SI se medían exclusivamente en cuanto a
su capacidad de reducir costos por medio de mejoras a la productividad y
reducción de personal. Sin
embargo, el aumento de los costos de desarrollo, operación
y mantenimiento ha provocado un cuestionamiento de este
último tipo de beneficio. Hoy en día se consideran
beneficios (algunos más intangibles) tales como
incrementos en la satisfacción del usuario, ganancia de
ventajas competitivas, y fortalecimiento de la relación
con proveedores y clientes, entre otros .

Algunos de los beneficios típicos que se pueden
observar en un proyecto de SI son los siguientes :

• precisión de la información (de
  procesos, clientes, proveedores, mercado, etc.)
• calidad de la información
• usabilidad de la información (facilidad de
  acceso, manipulación y aprendizaje)
• flexibilidad y adapatabilidad del sistema y sus
  procesos
• satisfacción del usuario
• funcionalidad
• confiabilidad
• volumen, utilización y relevancia (más
  información que puede ser utilizada en forma
  focalizada)
• productividad
• rentabilidad
• seguridad
• rapidez y oportunidad

En la fase de planificación o concepción del SI se
debe decidir si se desarrollará internamente, se
comprará el sistema completo o partes de él, o se
externalizarán algunas o todas las actividades del
desarrollo .

La toma de decisión en este sentido considera
aspectos de estrategia organizacional, análisis de
costos/beneficios (desarrollo, operación y mantenimiento)
y oportunidad. Con respecto a la estrategia, la
organización puede decidir tener un equipo técnico
de alto nivel (y alto costo) para
desarrollar y mantener sus propios SI que generen ventajas
competitivas pero por muy consolidado que sea el equipo
técnico interno, siempre es bueno desarrollar alianzas con
empresas tecnológicas para asegurar un desarrollo
alineado, sostenido y sustentable, alineado con los
estándares, tendencias e innovaciones de la industria de
las TIC .

DATOS DEL AUTOR

Joel Fernández Rodríguez

Profesión: Especialista de Ventas. Graduado en
Ing. Automático

Entidad donde trabaja: Empresa de Telecomunicaciones de Cuba S.A
(ETECSA V.C.)

Fecha de realización del trabajo:
01/01/2008

Categorías del Trabajo: Empresa