Introducción
La correspondencia es un elemento importante en las
organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y
recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos
si no también paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante
acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse
un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito
empresarial.
El sobre y la redacción de la carta juegan un
papel muy importante y fundamental en este proceso de
comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede
lograr hacer un buen uso de la correspondencia.
Correspondencia
La correspondencia:
Es el trato recíproco entre dos personas mediante
el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas,
catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que
la correspondencia es el alma del comercio y la
industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre
desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas
o individuos que están a larga distancia o cerca con un
motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus
normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe
el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y
asegurarse que la información llegue al
destinatario.
Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación
escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente
proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones
comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones
comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su
eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen
de sus ventas.
Clasificación de la
correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con
características propias; por tanto, dados su importancia,
es necesario realizar una clasificación que permita
conocer la finalidad de cada uno.
- Por el destino: Públicas y
Privadas
- Publicas: contienen información general a
través de medios de comunicación (prensa,
radio, TV, Carteleras, pancartas.) - Privadas: Tratan de información de
interés y carácter particular comercial y
oficial.
- Por su contenido: Primera clase y Segunda
clase
- Primera clase: es toda correspondencia de
carácter actual y personal su contenido es solo de
información: cartas, tarjetas, postales, documentos de
negocios, periódicos, etc.
- Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada
con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se
realiza también por correo.
- Por su tramitación: Postal y
Telegráfica
- Postal: Cuando se acude a la oficina de correos
para hacerla llegar a su destino, se divide en:
- Ordinaria: Es la que sigue curso normal a
través del correo - Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa
doble y exige un recibo para su entrega a su
destinatario
- Telegráfica: Es cuando la correspondencia se
tramita ante las oficinas del telégrafo
- Por su puntuación: Abiertas, Cerradas
y Mixtas.
- Abiertas: No llevan signo de puntuación en
la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las
abreviaturas. - Cerradas: Son las que llevan los signos de
puntuación - Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y
Cerradas
- Por su extensión: Largas medianas y
cortas
- Largas: Cuando contienen mas de doscientas
palabras - Medianas: Cuando contienen doscientas
palabras - Cortas: Cuando contienen cien palabras
- Por su Forma: Abarca todos los tipos de
correspondencia su diferencia está en redacción
y presentación
División de la correspondencia: La
correspondencia se divide en cuatro clases
- Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes,
industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y
agilizar las diversas transacciones comerciales.
- Correspondencia Familiar y
amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada
cualquier asunto particular entre ella.
- Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los
distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales,
municipales, estadales, etc.
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