Manual de Aspel (página 3)

Carpeta Generales

Campo

Descripción

Clave

Aquí debes indicar la clave del cliente que
estás dando de alta. Si definiste en la
configuración del sistema
(Configuración/Parámetros Generales/Clientes
y Cuentas por Cobrar) que la clave del cliente sería
secuencial, entonces el sistema la anota en forma
automática y no podrás
modificarla.

Datos del cliente

Los datos del cliente son muy útiles al
imprimir etiquetas para envíos por correo y en la
emisión de facturas, anota los datos de Nombre,
Dirección, Colonia, Población,
Teléfono, Fax, R.F.C., Código
Postal.

Clasificación del cliente

Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a
ciertas características de venta de tu empresa
(p.ej. zona geográfica, días de
crédito, pudiendo especificar los 5 caracteres
disponibles, uno para cada característica). Esto te
ayudará posteriormente a realizar consultas y
reportes del catálogo de manera más
selectiva.

Carpeta Más
información

Fecha de última venta

Indica la última fecha en que vendiste un
producto o servicio al cliente, la cual se actualiza al
elaborar una nueva factura. El formato es
día/mes/año (dd/mm/aa); al oprimir el signo ?
o con la tecla F2 podrás seleccionar la fecha de un
calendario.

Revisión y pago

Registra el día en que tu cliente acepta
facturas para su autorización y/o revisión, y
el día en que planea pagarlas. Con este dato, en la
emisión de reportes de cobranza tendrás la
fecha de entrega de documentación y cobro. Si no
anotas en este campo, el sistema considerará la
revisión y pago para el mismo día de
vencimiento del documento. Tienes 4 espacios
alfanuméricos: los dos primeros para el día
que se revisa el documento y los dos últimos para el
día en que se paga. Para los días de la
semana utiliza:

Lunes L o Lu

Viernes V o Vi

Martes M o Ma

Sábado S o Sa

Miércoles I o Mi

Domingo D o Do

Jueves J o Ju

P.ej:1515 El cliente revisa los días 15 de
mes y paga ese mismo día. Lu15 Revisa documentos el
lunes más inmediato a la fecha de vencimiento y paga
el día 15 de cada mes.15I4 Revisa el día 15 y
lo paga el Miércoles de la cuarta o última
semana.

Días de crédito

El número de días de crédito
lo utilizará el Módulo de Facturas y
Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los
documentos que se elaboren. Si manejas cliente "MOSTR"
debes ponerle un cero, puesto que el pago se realiza al
momento. Cuando realices un movimiento de tipo Factura (1)
en Cuentas por cobrar, el sistema considerará los
días de crédito para la fecha de
vencimiento.

Saldo

Indica el monto total del saldo de los documentos
del cliente; si el sistema está configurado para
trabajar con Cuentas por Cobrar integrado, el saldo se
actualizará automáticamente cuando el cliente
realice una compra o un pago desde el módulo de
facturas. Si el cliente ya tiene un saldo por cobrar, es
recomendable anotar el monto desde la opción: Alta
de movimientos de CXC, generando un movimiento bajo el
concepto Saldo anterior y, si el cliente tiene un saldo a
favor regístralo como un Anticipo. Nota: Si anotas
aquí un saldo y después generas los
movimientos en CxC, el sistema sumará
automáticamente el importe de cada movimiento al
saldo anotado, por lo tanto el saldo total estará
alterado por este monto.

Límite de crédito

Este dato se utiliza en el Módulo de
Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por
Cobrar. Si el monto de la venta a crédito sumado al
saldo del cliente es mayor al límite de éste,
el sistema solicitará autorización para
proseguir con el proceso. Si dejas el campo en ceros, se
asumirá que el cliente tiene un crédito
ilimitado.

% de descuento

Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta
99.99% para cada cliente y se sugerirá al hacer una
factura, pedido o cotización.

Ventas anuales

Se refiere al monto acumulado de ventas al cliente
después de aplicar el descuento comercial, sin
considerar el descuento financiero, ni el impuesto, es
decir: Subtotal – Descuentos comercial. Si no quieres
registrar a detalle las facturas que tenías antes de
empezar a trabajar con el sistema, deberás capturar
el acumulado de ventas a la fecha; al trabajar normalmente
se actualiza este valor desde
Facturación.

Atención Ventas

Nombre de las personas responsables con las que tu
empresa mantiene comunicación directa y constante,
para ventas o pedidos.

Atención Cobranza

Nombre de las personas responsables con las que tu
empresa mantiene comunicación directa y constante,
para pagos o cobros.

Vendedor

Permite tener un control al generar reportes por
vendedor y es conveniente si a tus clientes los atiende un
vendedor específico. Primero debes tener un
catálogo de Vendedores en el módulo de
Facturas para obtener un listado de vendedores al oprimir
el signo ? (ayuda F2).

Carpeta Observaciones

Observaciones

Cuentas con varias líneas para incluir
comentarios importantes con respecto al cliente.

Carpeta Datos Generales

Campo

Descripción

Producto / servicio / kit

Indica si el registro a dar de alta es un
producto, servicio o un Kit, ya que cada uno recibe un
manejo distinto.

Clave del producto

En este campo debes indicar la clave que
identifica al producto, la cual es única y puede
estar constituida hasta por 16 caracteres
alfanuméricos. Si anotas la clave en
mayúsculas, el sistema sólo la
reconocerá en mayúsculas. Por Ejemplo: no es
lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (SAE para Windows los
tratará como productos diferentes).

Descripción del producto

En este campo puedes anotar el nombre completo del
producto y/o una breve descripción del
mismo.

Línea del producto

Indica de la lista desplegable de líneas a
la que pertenezca el producto que estás dando de
alta. Con esta clasificación de 5 espacios
podrás agrupar productos diferentes de acuerdo a
características similares. Si la línea de
producto que quieres indicar no se encuentra dada de alta
en el catálogo correspondiente, al momento de
cambiarte de campo el sistema te notificará de este
hecho y preguntará si deseas darla de alta; si
aceptas, se abrirá una ventana de alta para que la
registres.

Unidad de Entrada / Salida

Estos dos campos indican la unidad o medida en la
que se registra la entrada o salida del producto y no
necesariamente son iguales. Por Ejemplo: si el producto que
entra a tu inventario lo compras por toneladas y lo vendes
por kilogramos.

Factor entre unidades

Este factor expresa la relación que existe
entre la unidad de entrada y la unidad de
salida.

Factor= Unidad de Entrada (en
términos de unidad de salida)

Unidad de Salida

Por ejemplo: Tú compras tu producto por
cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas
por piezas, entonces el factor entre unidades será
20. En el ejemplo anterior: Factor=20/1=20, si por ejemplo
se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el
factor será igual a: Factor= (1/20)/1=0.05/1=0.05.
Recuerda que la unidad en la que se expresa tu existencia y
costos en el inventario será igual a la unidad de
salida, por ello es importante definir este
factor.

Unidad de empaque

Aquí se indica la cantidad de unidades o
medidas contenidas en cada paquete o caja. Por Ejemplo: la
unidad de medida puede ser Pz (piezas) y la unidad de
empaque 20 (lo que significa que cada caja contiene 20
piezas). Cuentas con seis espacios (hasta cinco enteros y
dos decimales).

Control de almacén

Aquí puedes registrar la ubicación
de un artículo dentro de la bodega, de acuerdo a las
claves que utilices en tu empresa. Por ejemplo: Clave de
control de almacén "P1M3", que quiere decir
"Producto que se encuentra localizado en el pasillo 1,
módulo 3". Posteriormente, cuando expidas un
reporte, este campo tendrá signos de
interrogación que podrás utilizar como
comodines. Ejemplo: imprime todos los registros de los
productos que se encuentran en el pasillo 1, para lo cual
deberás anotar en el campo de Control de
almacén como sigue: P1???????? (todos los productos
del pasillo 1). Este campo es muy útil si manejas
varios almacenes, porque la localización de tus
productos puede variar de una bodega a otra. Cuando manejes
Multialmacenes podrás definir este dato para cada
almacén.

Tiempo de surtido

En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar
el tiempo (en días) que tardan los proveedores en
surtir el producto, lo cual te será útil para
estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de
un artículo. Dicha estimación será
desplegada en el reporte de "Punto de Reorden" dentro del
catálogo de Movimientos al inventario.

Números de serie / lotes / pedimentos
aduanales

Si el producto que estás registrando maneja
Números de serie, o se maneja en lotes, o si
proviene del extranjero, deberás marcar la
opción correspondiente para que el sistema lleve tu
control bajo estos parámetros.

Carpeta Precios y control

Precio al público

Este precio siempre será sugerido como
precio unitario del artículo al momento de elaborar
una cotización, pedido, remisión o
factura.

Otros precios / precio mínimo y precios
de lista 2, 3 y 4.

• Dentro de la ventana "Otros precios", puedes
  capturar hasta 4 diferentes precios aplicables al
  producto que estés dando de alta. Dentro de estos
  precios se incluye el Precio mínimo, el cual
  funciona como una protección que impedirá
  que se elabore un documento en Facturas y Vendedores con
  un precio inferior al definido en este campo.
• Los Precios de lista 2, 3 y 4 pueden ser
  utilizados de acuerdo a las necesidades de tu
  compañía; por ejemplo, el precio de lista 2
  puede aplicarse a los clientes extranjeros; el precio de
  lista 3 podría ser para mayoristas y el 4 para
  medio-mayoristas. En Facturas y Vendedores el precio al
  Público será utilizado como precio sugerido
  y el Precio Mínimo como límite inferior de
  precio.
• Tanto el precio público como los de esta
  carpeta podrán servir como base para la
  definición de las Políticas de
  Venta.
• Es recomendable que el precio mínimo sea
  menor a cualquiera de estos precios, ya que cuando
  apliques políticas de descuento se tomará
  este precio en consideración.
• Asimismo, cuando en movimientos posteriores los
  precios Público y de Lista lleguen a ser menores
  al precio mínimo establecido, el sistema
  enviará el mensaje: "Precio menor al precio
  mínimo".

Moneda

Este campo muestra la moneda en la que se expresan
lo precios de los productos, aunque las operaciones de
compras y ventas las podrás efectuar en la moneda
que desees aún siendo diferente de lo definido en
este campo.

Impuesto IEPS / IVA

• Aquí se definen las tasas de impuesto
  con las que se afectará al producto. El porcentaje
  más elevado que se acepta en cada campo es
  99.999%.
• Las leyendas de los impuestos pueden
  modificarse desde los parámetros del sistema de
  inventarios; cuentas con 6 caracteres para cada
  impuesto.
• Los porcentajes de impuesto serán
  sugeridos al elaborar un documento en Facturas y
  Vendedores (aún cuando no se haya definido la
  integración con este módulo), y
  podrás modificarlos en caso de que así lo
  requieras.

Existencia

Aquí se muestra la cantidad total de
unidades de un producto en el inventario. Cuando hay
integración con Facturas y Vendedores, este campo es
actualizado automáticamente (todos los movimientos
de entrada o salida por compras o facturas, repercuten en
las existencias). Existen varias razones por las cuales
este campo puede estar inhibido:

1. Porque se está dando de alta un servicio
   o kit y no un producto.
2. Porque está desactivado el
   parámetro de Cambio a Existencias en
   Parámetros del sistema / Inventarios (normalmente
   funciona así por seguridad, ya que modificar las
   existencias por error podría alterar los
   resultados de tu empresa). Ver: Parámetros /
   Inventarios
3. Porque trabajas con la opción
   multialmacenes; en este caso las existencias
   podrán modificarse desde el catálogo de
   Multialmacén.

Modificar las existencias manualmente desde este
campo puede originar descuadres debido a que no existe
algún documento asociado al movimiento. Es
importante mencionar que, en caso de que manejes
multialmacenes, la cantidad que aparece en el campo de
Existencias corresponde a la suma de existencias del
producto en los distintos almacenes.

Stock mínimo

En este campo debe indicarse la cantidad
mínima de existencias que debe haber en el
inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de
tus clientes. Es un indicador para conocer cuándo
debe hacerse un pedido de mercancía. Puedes definir
números enteros hasta con 5 decimales, según
lo haya especificado en la Ventana Principal, menú
Configuración / Parámetros del Sistema /
Inventarios. Los reportes de Stock Mínimo elaboran
un cálculo que da como resultado una sugerencia
sobre la cantidad que debe comprarse de un artículo
y el costo que puedes tener. Reporte de Punto de
Reorden

Stock máximo

Aquí debes anotar la cantidad máxima
de un artículo que se debe tener en almacén,
tal que sea suficiente para tener cubierta la demanda, pero
cuidando que tu volumen no eleve demasiado el costo por
mantener dichas existencias en bodega. Cuando se elabora un
reporte de Stock Máximo, se conoce la cantidad
excedente de un producto y el costo promedio que implica
mantenerlo en los depósitos. Si el número
anotado es inferior al Stock Mínimo, no
podrás continuar con la captura.

Apartados

Este campo es informativo y muestra la cantidad de
productos que no pueden ser vendidos debido a que se
"apartaron" desde el alta de pedidos. Esta cantidad se
resta del total en existencia para definir la cantidad de
la cual se puede disponer en los documentos de
venta.

Costeo

En esta parte puedes elegir el método con
el que va a ser determinado el costo del producto al salir
del inventario. Este dato será utilizado en
movimientos al inventario y en el Módulo de Facturas
y Vendedores, al momento de realizar una operación
de salida de mercancía. El sistema maneja cuatro
métodos de costeo:

U.E.P.S.: Últimas entradas, Primeras
salidas (el costo al que se realizan las salidas del
producto corresponde al costo de las últimas
entradas realizadas).

P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el
costo al que se realizan las salidas del producto
corresponde al de las primeras entradas).

Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un
promedio de los costos dependiendo de la existencia de los
productos).

Estándar: Costo invariable (definido por el
usuario).Métodos de costeo / Movimientos al
inventario

Almacenes

Al modificar la información del producto,
podrás revisar con este botón las existencias
del mismo en cada uno de los almacenes de tu empresa (esto,
si manejas la opción Multialmacén), y conocer
asimismo el stock mínimo y máximo permitidos,
y la cantidad pendiente por recibir del artículo. Al
elegir Aceptar en el Alta de productos, el sistema te
pregunta si deseas distribuir las existencias del producto
en alguno de los almacenes de tu empresa (esto si tienes
permitido el manejo de Multialmacén en los
parámetros de Inventarios).

Carpeta Registro y acumulados

Proveedores 1 y 2 (F2)

Aquí podrás anotar las claves de
identificación de aquellos proveedores que surten el
producto que estás dando de alta, con lo que
tendrás una referencia cuando sea necesario
reabastecer el almacén. La tecla de ayuda F2
(equivalente a hacer clic en el signo de
interrogación) despliega una lista con la clave, el
nombre y la clasificación de los proveedores
registrados, de la que podrás elegir el proveedor
que desees.

Fecha de última compra

En este rubro anota la fecha en que realizaste la
última compra del artículo, con el formato
día/mes/año, correspondiendo dos
dígitos para cada aspecto. Debido a que el
módulo de Inventarios trabaja de manera integrada
con el de Compras, esta fecha será actualizada
automáticamente cuando elabores un documento de
recepción de mercancía, por lo que el campo
puedes dejarse en blanco.

Fecha de última venta

Aquí se almacena la fecha de la
última vez que se vendió el producto
(día/mes/año). Al igual que con la Fecha de
Última Compra, este campo puede ser actualizado
automáticamente si trabajas con Facturas y
Vendedores integrado, pues las ventas realizadas en este
módulo son las que actualizan la fecha.

Costo promedio

Campo informativo que refleja el historial de los
costos del producto, actualizándose
automáticamente con base en los movimientos de
entrada y salida del producto; esta actualización
dependerá del tipo de costeo que se haya definido
para el producto, por lo anterior, no es recomendable que
lo modifiques manualmente, pues originaría datos
incorrectos. El costo promedio siempre estará
referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y
salida; por lo tanto, será modificado en el
catálogo de Movimientos al Inventario o por los
módulos de Facturas y Vendedores y Compras, excepto
cuando se ha definido un tipo de costeo Estándar.
SAE utiliza la siguiente fórmula para calcular el
costo promedio de una entrada:

(Exist. * Cost. prom. actual)
+ (Cant. que entra * Cost. Unit. de
entrada)

Existencias + Cantidad que
entra

Cuando se maneja Costeo Promedio, el Costo
promedio se actualizará al efectuarse operaciones de
entrada solamente.

Por ejemplo: Si se tienen 30 botes a un costo de
$10,000 el costo promedio es igual a (83 x $10,000)/30 =
$10,000, al realizar una nueva compra de 65 botes a un
costo de $12,000, el costo promedio se verá afectado
ya que:

(30 x $10,000) + (65 x $12,000) =
11.36

95

Aplicando la fórmula se dice que el costo
promedio es igual a el costo total entre las existencias
que seria 1,080 / 95 = 11.36, es decir se tienen un total
de 95 existencias las cuales se integran de las existencias
que se tenían y las entrantes; el costo total se
integra por el importe de total de ambas existencias,
realizando la operación se obtiene un costo promedio
de $11.36. Si vas a capturar todos los movimientos de
compra realizados antes de la instalación de SAE
para Windows, es conveniente dejar el campo en blanco y
actualizarlo a través del catálogo de
Movimientos al Inventario. Si no vas a incluir dichas
operaciones, entonces es necesario investigar el
último costo promedio del producto. Cuando se trata
de un tipo de costeo estándar, es indispensable
especificar este costo, ya que este parámetro
será tomado en cuenta al momento de realizar
cualquier operación. El dato de último costo
es sugerido como costo unitario en el momento de elaborar
un documento de recepción de mercancía,
dentro del módulo de Compras.

Último costo

Este campo expresa el último costo unitario
al que se compró o entró al almacén el
producto. Se recomienda no capturar información en
este rubro si das de alta las operaciones de compra por
medio del módulo de Compras o por el catálogo
de movimientos al Inventario, pues por estas formas se
actualiza de manera automática. Si estos no son los
casos, debes anotar manualmente el costo unitario de
entrada del producto.

Compras por recibir

Esta cifra representa la cantidad total de un
determinado producto que se ha pedido al proveedor, pero
que no ha sido surtido. Siempre que elabores una Orden de
compra (en Compras), automáticamente se
registrará en este campo la cantidad pedida,
incrementándose o decrementándose si se
elabora otra Orden de compra o si se recibe alguna
mercancía respectivamente.

Pendientes por surtir

Anota la cantidad de existencias de un producto
que deben ser surtidas a uno o varios clientes. El campo se
actualiza automáticamente cuando está
integrado Inventarios con Facturas y Vendedores. Cada
pedido incrementará este rubro y cada factura o
remisión lo reducirá.

Acumulados de ventas anuales en cantidad y
monto

Estos campos se refieren a las ventas anuales del
producto, los cuales sólo pueden ser actualizados
por el módulo de Facturas y Vendedores cuando
está integrado con Inventarios. Los documentos que
se vayan dando de alta a través de este
módulo se acumularán hasta que
efectúes el corte anual. Te indica el monto
acumulado de las ventas anuales del producto, en cantidad y
monto. Este campo se actualiza por el módulo de
Facturas y Vendedores, cuando éste trabaja de manera
integrada con Inventarios. Los documentos que vayas dando
de alta se acumularán hasta que efectúes el
corte anual (ver referencia del campo anterior).

Encabezado

Información

Documento

El número de la orden de compra

Proveedor

A que proveedor se le envió dicha
orden.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su referencia

En el caso de las órdenes esta
opción no aplica, se verá en la
recepción.

Status

Es el estado de la orden Original, si no ha
sido recibida y Recibida si ya se elaboro de esa
orden una Recepción.

Siguiente

Número de la recepción en caso de
que ya haya sido elaborada.

Importe

Costo total de la Orden.

Encabezado

Información

Documento

El número de la Recepción

Proveedor

A que proveedor se le envió dicha
orden.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su referencia

Es la documento de referencia del Proveedor puede
ser su no. de Remisión o de Factura.

Status

Es el estado de la Recepción la cual solo
es Original, ya que no hay otro documento posterior
a él. O también Devuelta si existe

Anterior

Número de la Orden de Compra de la que
proviene, en caso de que la recepción fuese
enlazada.

Importe

Costo total de la Recepción.

Encabezado

Información

Documento

El número de la
devolución

Proveedor

A que proveedor se le hizo dicha
devolución.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su referencia

Es la documento de referencia del Proveedor puede
ser su no. de Remisión o de Factura.

Status

Es el estado de la devolución sólo
son Original, ya que no hay otro documento posterior
a él.

Anterior

Número de la Recepción de la que
proviene.

Importe

Costo total de la Devolución.

Campo

Descripción

Orden / Recepción / Devolución sobre
Compra.

Tipo de Documento y enlace, como se
mencionó anteriormente la orden de compra no se
puede enlazar con ningún otro documento por ser el
primero en el proceso de compra, siempre será
Directa.

Pero si se trata de una orden Al oprimir la lista
desplegable podrás indicar si el documento a
realizar lo elaboras directamente, o bien, si lo enlazas
con un documento anterior (por ejemplo, una
Recepción de mercancía se puede enlazar con
una orden de compra). De no haber elegido la
elaboración del documento directo, al pasar con el
tabulador de este campo al siguiente, el sistema
presentará la ventana de Enlace de documento, con la
que podrás indicar el documento antecedente a fin de
que el proceso de compra se lleve a cabo de manera
automática. Por otro lado recordar que la
devolución sobre compra forzosamente tiene que
enlazarse con la recepción, Mas adelante veremos
cómo se realiza el Enlace de documentos.

Número de Orden / Recepción /
Devolución Sobre Compra

Aquí cuentas con siete espacios para anotar
el número o clave del documento a elaborar. Si
tienes inactivo el parámetro de Folio secuencial en
tus Parámetros del sistema, entonces podrás
cambiar el número sugerido, ya que de tenerlo
activado el sistema lo pondrá de manera
automática y no podrás modificarlo. Cuentas
con la tecla de ayuda F2 para conocer todos los documentos
elaborados anteriormente. Revisa el tema:
Parámetros del sistema / Compras

NOTA: El sistema no permite números de
documento repetidos.

Fecha de elaboración

El sistema sugiere como fecha de
elaboración del documento la del día de
trabajo que indica el sistema. Sin embargo, puede ser
modificada. Observa que si el sistema te envía el
mensaje "La fecha es menor a la del último documento
registrado", significa que existe otro documento, anterior
a éste, cuya fecha es posterior a la que actualmente
se indica, por lo que posiblemente se está
cometiendo un error de captura. Esto no te impide continuar
con la elaboración normal del documento.

Proveedor

Anota o busca la clave del proveedor con las
teclas de ayuda F2 y F7 para el que se elaborará la
compra (F7 sólo se activa cuando estás en la
ayuda de campo F2). Al escribir una clave valida,
automáticamente se visualizaran los datos del
proveedor.

NOTA: Si el proveedor se encuentra suspendido, el
sistema impedirá la elaboración de un
documento de compra. El único documento que
podrás elaborar para un proveedor suspendido es una
Devolución de compra.

Entregar a

Cuentas con 25 caracteres para anotar el lugar o
persona donde se debe entregar la mercancía amparada
por el documento.

Referencia del proveedor

Puedes anotar el número del documento
(puede ser la recepción o la factura) que el
proveedor presenta al momento de entregar la
mercancía; por ello sólo aparece en
Recepción de mercancía y Devolución de
compra, contando con un espacio de hasta 7 caracteres para
que anotes dicha referencia. El código que
aquí anotes será registrado en el
módulo de Proveedores y Cuentas x Pagar como
número de recepción, si trabajas en forma
integrada.

Impuesto

Deberás especificar en los
Parámetros del sistema / Compras, el número
de impuestos a manejar, especificando el número 2
para que considere esta columna y se habilite. Este
impuesto se considerará como parte del costo total
del producto, siempre y cuando lo hayas especificado en los
Parámetros del sistema / compras / carpeta por
partida / Campo considerar impuesto 1 en el costo, y donde
posteriormente lo podrás verificar desde el
módulo de inventarios / movimiento al inventario, al
consultar un documento de tipo compra, se observará
que la suma del campo costo corresponde a la suma del
impuesto 1 y el precio total del producto.
Observación: El sistema sugiere el porcentaje
definido en parámetros del sistema, pero
podrás modificarlo según corresponda. Ver:
Movimientos al inventario / Detalle

Descuento

El valor de este campo proviene del descuento
anotado dentro del catálogo de proveedores. A su
vez, el descuento aquí anotado se sugerirá en
la captura de cada partida y disminuirá el costo del
producto.

Descuento financiero

Se otorga en circunstancias particulares (p.ej,
pronto pago o por adquirir grandes volúmenes de
mercancía). Este descuento se calcula después
del descuento comercial, tomando como base antes de aplicar
el impuesto lo que resta del monto total del
documento.

Fecha de recepción / Fecha de
devolución

La fecha de recepción aparece en los
documentos de Orden de compra y de Recepción de
mercancía. En la orden de compra corresponde a la
fecha en la que el proveedor indica que enviará la
mercancía o una fecha tentativa. En la
recepción de mercancía corresponde al
día en que los artículos fueron recibidos. Si
esta fecha es menor a la fecha de elaboración del
documento, el sistema enviará un mensaje de
advertencia pero te permitirá seguir capturando.
Dentro de la devolución indica la fecha en la que
fue devuelta la mercancía, en caso de que la fecha
sea menor a la de elaboración el sistema
enviará un mensaje de notificación, pero te
permitirá seguir capturando.

Partidas

Cantidad

Indica la cantidad de elementos que
adquirirás de determinado producto. El campo puede
contener hasta 11 caracteres numéricos y hasta 5
decimales, dependiendo de lo que hayas especificado dentro
de los parámetros de configuración del
sistema.

Producto

Captura la clave del producto a comprar, tal y
como fue dada de alta (en mayúsculas o
minúsculas, etc.). Puedes ayudarte de la tecla de
ayuda F2 para localizarla rápidamente o
también puedes anotar parte de la clave de un
producto y pulsar F2 con lo que se listará el
catálogo de Inventarios a partir de la clave que
contenga la aproximación escrita. Si en lugar de
utilizar F2 oprimes las teclas Shift + F2, se
mostrará el catálogo de Inventarios,
señalando las existencias totales. Cuando el
artículo no se encuentre registrado en Inventarios
el sistema no te dejara saltar al siguiente campo de la
partida, para este caso podrás hacer uso de la
opción Alta de productos (este botón se
encuentra en la cabeza del documento) para darlo de alta
sin salir del documento. Agregar Productos

Unidad

Indica la unidad en la que se realiza la
operación y también la unidad de entrada
definida para el producto en el módulo de
inventarios, la cual se puede cambiar por la unidad de
salida definida para el producto. El costo unitario
sugerido por el sistema será en términos de
la unidad elegida. Al hacer con una devolución o
Cancelación del documento, las existencias del
producto serán afectadas en términos de la
unidad registrada en el documento a afectar.

Nota: Si el producto capturado en la partida
maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al
pasar por del campo de Unidad a Descuento, el sistema
arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el
cual refleja la relación entre la unidad de entrada
y la de salida.

Descuento

Se refiere al descuento a aplicar al costo del
producto de la partida. En este campo el sistema
propondrá el mismo dato anotado en la cabecera del
documento, pero es posible indicar un valor diferente al
momento de capturar la partida.

Impuesto de la partida

Indica el porcentaje de impuesto a aplicar el
costo del producto de la partida, sugiriendo el indicado en
el encabezado del documento, pero es posible anotar un
valor diferente en ese momento para la partida.

Costo unitario

Anota el costo, sin descuentos, al que ingresa la
mercancía. El sistema sugiere la cantidad anotada
como Último Costo, dentro del catálogo de
Inventarios. El costo estará expresado en la moneda
que definiste arriba en la cabeza del documento. Aunque el
registro en movimientos al inventario se almacenará
en términos de la moneda base.

Observaciones de la partida

Después de haber indicado el importe, el
sistema presentará una ventana semejante a la
indicada en Facturas y vendedores, que permitirá
capturar observaciones del artículo. Si oprimes la
tecla F2 dentro de la ventana, automáticamente se
integran a la partida las observaciones que fueron anotadas
en el registro del producto dentro del módulo de
Inventarios. Si no deseas anotar nada, sólo oprime
Aceptar y regresarás a la ventana de Agregar para
poder dar de alta otra partida.

Números de serie

Si el producto indicado maneja números de
serie, después de capturar el campo de Observaciones
o al presionar la tecla Shift + F3, se desplegará
una pequeña ventana que muestra en la parte superior
la clave del artículo al que se le asignarán
los Números de serie; en la parte inferior se
presenta una columna de números como la cantidad de
artículos a adquirir. El sistema solicita entonces
el primer número de serie a asignar, pudiendo
utilizar tanto letras como números. Si tienes
indicada la numeración secuencial de Números
de serie, el sistema empezará la asignación
de números a partir del indicado como primer
número, siendo entonces necesario que los
últimos caracteres anotados sean numéricos.
Si no definiste una numeración secuencial,
deberás asignar a cada artículo el
número de serie que le corresponda. Cuando tecleas
un número y éste no se encuentra registrado
dentro del Inventario general o del almacén, se
desplegará el status de "No registrado". Por otra
parte, si oprimes ? o F2 se mostrará el listado de
todos los números asociados a un producto,
así como el status que guardan: Disponible, Vendido,
Defectuoso, etc., ya sea del inventario general o del
almacén anotado en la cabecera, si trabajas con
multialmacenes. La asignación de los números
de serie también se ve afectada por el
parámetro de Números de serie repetidos. Si
definiste que sería posible repetir números,
podrás anotar en un documento de compra folios que
ya han sido empleados en otra operación. Al grabar
la compra, los números de serie indicados se
almacenan con el status de "Disponible". Cuando has
activado la opción de multialmacenes, la
asignación de números de serie se realiza de
manera independiente para cada una de las bodegas; por
tanto, podrán existir números de serie
repetidos de uno a otro almacén, pero no así
en un mismo almacén. No es conveniente desactivar la
opción de multialmacenes si ya capturaste
números de serie, ya que sólo podrás
recuperar aquellos que pertenezcan al almacén
1.Parámetros / Inventarios Números de
serie

Lotes y/o Pedimentos

Si dentro del módulo de Inventarios
indicaste que el producto en la actual partida maneja Lotes
y Pedimentos, después de capturar el campo de
Observaciones y el de Número de serie (si maneja el
producto) el sistema desplegará una ventana para
capturar los datos del Lote y/o Pedimento de este producto.
En la parte superior de las pestañas de la ventana
aparecen los campos Clave y Cantidad deshabilitados,
mostrando los datos capturados previamente en la partida
que se está afectando. Para conocer más
acerca de los campos de esta ventana consulta: Lotes y/o
Pedimentos La captura de lotes y pedimentos para los
productos que lo manejan, se efectuará por partida
en el documento de compra, y esta captura de
información se registrará directamente en el
catálogo de Lotes y Pedimentos dentro del
Módulo de Inventarios, aun cuando se tenga
deshabilitado la Integración de Compras a
Inventarios en Parámetros de Inventarios. Si el
producto maneja Lotes y Pedimentos, es necesario se
capturen ambos, porque si no el sistema no permitirá
seguir avanzando si falta alguno. Cuando se efectúa
una devolución o cancelación,
automáticamente el sistema actualiza la
información del catálogo de Lotes y
Pedimentos.

Columnas de detalle

Columnas Observaciones, Lotes y números de
Serie

Estas columnas se mostrarán solo si se
marcaron sus casillas de verificación en
Parámetros de Compras, pestaña "Por partida".
Las columnas muestran si la partida tiene
información de detalle a consultar. Los
símbolos que se pueden presentar en estas columnas
son los siguientes:(O) Columna de Observaciones: Si en la
partida se anotaron observaciones se visualizará un
símbolo de hoja.(L) Columna de Lotes y Pedimentos:
Si la partida contiene un producto con Lote o Pedimento se
visualizará un símbolo de un coche.(S)
Columna de Números de Serie: Si la partida contiene
un producto con número de serie se
visualizará un símbolo de número
(#).(T) Indica el tipo de producto involucrado en la
partida; I = Normal inventariable), S= Servicio, K= Kits,
P= Componente de un Kit (inventariable).

Totales

Total por partida

Esta cifra aparece al final de la ventana de
captura. Corresponde al monto neto de los productos de la
partida, sin incluir impuestos ni descuentos.

Descripción

Muestra la descripción del artículo
que estás capturando en la partida.

Total

Presenta el monto total de las partidas elaboradas
hasta el momento. Indica el precio neto antes de aplicarle
impuestos y descuentos.

Una vez capturadas todas las partidas del
documento oprime el botón para grabar el documento
de compra y en seguida el sistema efectuará los
siguientes pasos en forma automática para finalizar
el alta del documento de compra:

Total de Indirectos

Se muestra la ventana de Indirectos para que
registres el total de tus gastos indirectos que quieres
incluir en el documento de compra. La casilla de
verificación de Acumular Indirectos a Cuentas por
Pagar estará habilitada siempre y cuando hayas
definido en Parámetros de Compra un manejo manual de
este parámetro. Los indirectos deben capturarse en
la moneda que se definió en la cabeza del documento.
Puedes encontrar más información acerca de
Indirectos en: Parámetros de Compra /
Indirectos

Observaciones del documento

Anota las observaciones generales del documento en
la ventana que se presenta.

La fecha de pago se calcula con base en los
días de crédito otorgados por el proveedor
(que están definidos en el catálogo de
proveedores) a partir de la fecha en la que se elabora el
documento de compra. Si estás trabajando en forma
integrada con CxP, se generará
automáticamente el cargo y la cuenta por pagar. La
fecha de pago es modificable. El cálculo se realiza
sobre días naturales y no puede dejarse en
blanco.

Compras a Plazos

Al oprimir el botón aparecerá la
ventana de compra a plazos en el cual podrás definir
la forma en que será liquidada la compra:

FORMA DE PAGO A PLAZOS

Tipo de pago:

Puedes escoger entre 5 diferentes tipos de plazo:
Un solo pago, a los 30-60 y 90 días, pagos mensuales
a 12 meses, a X número de pagos, o por un monto
específico. En los primeros casos, el monto se
obtendrá de manera automática al determinar
el número de pagos en los que se divide el
cargo.

Plazos:

Se pueden definir plazos periódicos de 1 a
30 días, en los cuales se dividirán los
cargos, con lo que también se generará de
inmediato el monto a pagar al ser dividido el cargo entre
estos plazos de tiempo. Este parámetro sólo
se activa cuando se maneja número de pagos y
montos.

Fecha del primer pago:

Indica la fecha de arranque de los pagos al
proveedor sobre el cargo correspondiente. El sistema
automáticamente genera la última fecha de
pago.

GENERACIÓN DE PAGOS:

Monto de compra:

Este valor es inmodificable desde esta ventana, y
señala la cantidad total que se adeuda al
proveedor.

Enganche:

Se puede anotar un enganche, mismo que se
restará del monto de compra al momento de generar
los pagos restantes.

Tasa de interés:

Permite aplicar intereses a cada uno de los pagos,
excepto al enganche. El cálculo del interés
es con base al cálculo del interés
simple.

Valores informativos:

Estos 4 campos restantes indican: el número
de pagos a los que se va a ampliar el plazo, el monto de
los pagos, el monto del último pago y la fecha que
resulta ser la del último abono al proveedor. Para
una explicación más detallada consulta:
Facturas/ Venta a Plazos

Después de que se muestre la ventana de
observaciones, verás los siguientes datos: el
subtotal de documento, el total del descuento del
proveedor, el descuento financiero y el impuesto,
así como el total del documento (una vez aplicado el
impuesto y ambos descuentos). En su caso, después de
revisar los datos podrás oprimir el botón
Grabar o Aceptar. Los totales son mostrados en la moneda
que se definió en la cabeza del
documento.

A continuación el sistema preguntará
si deseas o no imprimir el documento. Esta opción
también se ejecuta al oprimir el botón de
Emisión de documentos del menú Reportes. Esta
ventana te permite obtener una copia o varias del documento
que acabas de elaborar. El sistema utiliza el formato de
impresión RCOMPRA.FTO, pero puedes modificarlo o
crear otros en el Editor de formatos. Con esta
última opción se da por terminada el alta de
una recepción de mercancía.

Documento base

Se enlaza con:

Orden de compra

Ningún documento, sólo puede ser
directa.

Recepción de mercancía

Órdenes de compra

Devolución

Recepciones de mercancía
(automáticamente)