Manual de Aspel (página 4)

Campo

Descripción

Proveedor

Anota el número o clave del proveedor a
quien se aplica el documento.

Documento base/ Documento enlazado

Esta información te señala el tipo
de documento que estás dando de alta (en el ejemplo,
una Recepción) y aquél que enlazas (en el
anterior caso, una Orden).

Documento

Anota aquí el número de documento
que deseas enlazar. Puedes apoyarte en la tecla F2 para
localizar los documentos enlazables; en caso de que no
aparezca algún documento en el listado,
deberás generarlo primero en el catálogo
correspondiente.

Fecha de elaboración

El sistema automáticamente despliega la
fecha en que dicho documento fue agregado a tu
catálogo.

Subtotal

Indica el monto al que asciende el
documento.

Encabezado

Información

Documento

El número de la
cotización

Cliente

A que Cliente se le envió dicha
cotización.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

En el caso de las cotizaciones esta opción
no aplica, se verá en los otros
documentos.

Status

Es el estado de la Cotización
Original, si no ha sido surtida, Pedida si ya
se enlazó con un Pedido, Remitida si se
enlazó con una Remisión o Facturada si
se enlazó con una Factura.

Siguiente

Número del Documento al que se
enlazó, pedido, remisión o
factura.

Importe

Precio total de la Cotización.

Encabezado

Información

Documento

El número de la remisión

Cliente

A que Cliente se le envió dicha
remisión.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

Es la referencia o documento enviado por el
Cliente, puede ser una orden de compra o una
recepción.

Status

Es el estado de la Remisión
Original, si no ha sido surtida, o Facturada
si se enlazó con una Factura.

Siguiente

Número de la factura al que se
enlazó.

Importe

Precio total de la Remisión.

Encabezado

Información

Documento

El número de la factura

Cliente

A que Cliente se le envió dicha factura o
MOSTR si fue venta del mostrador.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

Es la referencia o documento enviado por el
Cliente, puede ser una orden de compra o una
recepción.

Status

Es el estado de la Factura será
Original o Devuelta si realizó una
devolución sobre ventas.

Anterior

Número del documento anterior a la factura,
con la que se enlazó, puede ser una
Cotización, Pedido o Remisión.

Importe

Precio total de la Factura.

Encabezado

Información

Documento

El número de la
devolución

Cliente

A que Cliente se le envió dicha
devolución.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

Es la referencia o documento enviado por el
Cliente, puede ser una orden de compra o una
recepción.

Status

Es el estado de la devolución será
siempre Original.

Anterior

Número de la factura con la que se
enlazó

Importe

Precio total de la Devolución.

Campo

Descripción

Factura / Remisión / Pedido /
cotización / devolución

Aquí debes indicar si el documento a
realizar se elabora directamente, o bien, se enlaza con un
documento anterior (una factura, por ejemplo, se puede
enlazar con una cotización, un pedido o una
remisión). De no haber elegido la elaboración
del documento directo, al pasar con el tabulador de este
campo al siguiente, el sistema presentará la ventana
de Enlace de documentos, con la que podrás enlazar
el documento a fin de que el proceso de venta se lleve a
cabo de manera automática. Más adelante
veremos Enlace de documentos.

Número de documento

Cuentas con siete espacios para anotar con
números y/o letras el número de documento a
elaborar. Si tienes inactivo el parámetro de Folio
secuencial en los Parámetros de Facturación,
entonces podrás cambiar el número sugerido,
ya que de tenerlo activado el sistema lo pondrá de
manera automática y no podrás modificarlo.
Adicionalmente, cuentas con la tecla de ayuda F2 para
conocer todos los documentos elaborados anteriormente.
NOTA: El sistema no permite números de documento
repetidos.

Fecha

El sistema sugiere como fecha de
elaboración del documento la del día de
trabajo que fue indicada al ingresar al sistema. Sin
embargo, puedes modificarla.

Cliente

Debes anotar la clave del cliente para el que se
elaborará la factura. Esta clave la presenta el
sistema automáticamente en caso de que la hayas
anotado previamente en la ventana de Enlace de documentos.
Cuentas con las teclas de ayuda F2 y F7. Con la primera
puedes ver una ventana donde se muestra la clave, el nombre
y la clasificación de los clientes registrados en el
catálogo de Clientes. Para una búsqueda
rápida o aproximada, también puedes anotar
una clave del cliente y oprimir la tecla F2, con lo que
verás los registros cercanos a dicha clave y
seleccionar el que buscas. A su vez, con la tecla de
función F7 cuentas con una ayuda de búsqueda
fonética, pudiendo anotar el nombre completo del
cliente o sólo una parte y la tecla Enter. Observa
que en la ventana de captura aparece a continuación
la dirección y los datos del cliente anotado. NOTA:
Si el cliente se encuentra suspendido, el sistema
impedirá la elaboración de una Factura o una
Remisión. Cuando el documento que se elabora es una
Cotización o un Pedido, enviará un aviso,
pero podrás continuar con la elaboración del
documento.

Cliente mostrador

Si el documento va a ser elaborado para un
comprador ocasional, esto es, que no forma parte del
catálogo de Clientes, presiona el botón
Cliente Mostrador de la barra de herramientas, con el cual
aparecerá una ventana donde podrás anotar el
Nombre, Dirección y Población de este
cliente. Los documentos de venta para este tipo de
comprador serán almacenados con todos los datos
anotados.

NOTA: Después de anotar la
información del Cliente Mostrador, no podrás
ingresar a los campos de Condición, Enviar a, y Su
pedido.

Condición

Cuentas con un espacio de hasta 25 caracteres
donde podrás capturar la condición bajo la
que efectuarás el pago del cliente (por ejemplo,
"Efectivo", "Crédito", "Cóbrese o
Devuélvase – C.O.D.", etc.).

Enviar a

Te permite en dos renglones indicar el lugar donde
se debe enviar la mercancía amparada en el
documento. También, por ejemplo, puedes escribir
quién la debe recibir o comentarios
afines.

Consignar a

Anota o selecciona al cliente al que se le
enviará la mercancía; éste puede ser
diferente al cliente al que se le
facturará.

Fecha de entrega

Aparece cuando se trata de un Pedido,
Remisión, Factura o Devolución y se refiere
al día en que el cliente debe recibir la
mercancía. Puedes hacer uso de la tecla de ayuda F2
para la consulta del calendario.

Fecha de vigencia

Se utiliza únicamente al momento de
elaborar una cotización y sirve para indicar la
fecha límite hasta la que dicha cotización
será válida. En caso de escribir una fecha
anterior a la fecha de elaboración del documento, el
sistema enviará el mensaje "La fecha es menor a la
fecha de elaboración", pero podrás continuar
con la captura.

Almacén

Este campo aparece cuando el sistema trabaja con
Multialmacén. Deberás anotar aquí el
número de almacén o depósito del que
se tomará la mercancía cuando elabores una
Remisión o una Factura.

Su pedido

Puedes anotar el número de orden que
está utilizando el cliente como
identificación propia de su documento. No confundir
este campo con el de Número, arriba citado, el cual
señala el folio del sistema, mientras que Su pedido
se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe
señalar que este campo no se presenta en la
elaboración de cotizaciones.

Impuesto

En este primer renglón de Impuesto se
sugiere la tasa de impuesto a ser aplicada para la venta,
previamente especificada en los Parámetros
Generales, pero puedes modificarlo (si deseas escribir un
impuesto del 5% basta con que anotes 5 ó
5.00).

Descuento

Al momento de indicar la clave del cliente a quien
corresponde el documento, se despliega
automáticamente en este campo el porcentaje de
descuento que tiene ya asignado (ver catálogo de
Clientes), pero es posible cambiarlo en ese momento. El
descuento máximo es de 99.999%.Si en tus
Parámetros de Facturación tienes permitida la
captura de descuentos por partida, se permitirá el
acceso a este campo y el porcentaje indicado aquí
será sugerido en la columna de "Descuento 1", siendo
posible modificar el descuento a aplicar en cada partida.
Si no tienes permitida la captura de descuentos por
partida, el porcentaje a tomar en cuenta para todos los
artículos anotados en el documento será el
definido en este campo. En ambos casos, si el producto es
afectado por alguna política de descuento,
ésta será aplicada al momento de realizar la
operación, siendo importante distinguir si la
política es sustitutiva o acumulativa. El concepto y
la forma de aplicación de las políticas de
descuento se explican más adelante.

Descuento financiero

Se utiliza como un descuento otorgado por
circunstancias particulares (por ejemplo, por pronto pago o
por adquirir grandes volúmenes de mercancía).
Este descuento no afecta el precio neto de la venta por
producto que se registra en Movimientos al inventario. El
descuento financiero es calculado después del
descuento comercial, tomando como base lo que resta del
monto total del documento, antes de aplicar el
impuesto.

Vendedor

Generalmente se despliega automáticamente
la clave del vendedor que atiende al cliente al momento de
indicarlo. Sin embargo, puedes modificarla y anotar
cualquiera que se encuentre registrado en tu
catálogo de vendedores. Cuentas con la tecla de
ayuda F2 para seleccionarlo. También es posible
dejar el campo en blanco.

Comisión

Sugiere el porcentaje de comisión que se
otorgará al vendedor, pero puedes modificarlo al
momento de capturar el documento. Si tienes habilitada la
captura de comisiones por partida, el sistema
ignorará el porcentaje anotado aquí y
tomará en cuenta el porcentaje de comisión
que se defina en cada artículo. Si no tienes
permitida la captura de comisiones, la cifra aquí
anotada servirá para obtener la comisión
sobre cada una de las partidas.

Columnas de detalle

Al ir capturando el documento, en el lado
izquierdo de la partida aparecerá una pequeña
representación gráfica de cada movimiento por
partida, así como la información que se
utilizó. (A) Se refiere a que en esa partida se
realizó un apartado y está representado con
una mano. (O) Se refiere a que en esa partida se anotaron
las observaciones correspondientes y está
representado con una hoja. (L) Se refiere a que en esa
partida se tomaron productos de un lote o pedimento y se
representa con los autos. (S) Se refiere a que en esa
partida se tomaron productos con números de serie.
(T) Indica el tipo de producto involucrado en la partida; I
= Normal (inventariable), S= Servicio, K= Kits, P=
Componente de un Kit (inventariable).

Cantidad

Sirve para indicar el número de unidades
que se venderán del producto, servicio o
Kit.

Producto

Aquí debes capturar la clave del producto a
vender, tal y como fue dado de alta. Puedes ayudarte de la
tecla F2 para localizarla rápidamente. En el caso de
que estés elaborando una cotización o un
pedido, al usar F2 se mostrará una ventana con la
clave, descripción y existencias disponibles
(existencias – pendientes por surtir). Si estás
elaborando una Remisión o una Factura sólo se
mostrará la clave y el total de existencias, en su
caso, del almacén indicado en la cabeza del
documento. Si en lugar de utilizar F2 oprimes las teclas
Shift + F2, se mostrará el catálogo de
Inventarios, señalando las existencias totales.
Observa que:1) En el caso de una factura o remisión,
si no hay existencias suficientes del producto que acabas
de anotar y en tu configuración no está
permitida la venta de productos sin existencias, no se
podrá continuar con la captura. Si se trata de una
cotización o un pedido y no hay existencias
suficientes de dicho producto, el sistema enviará el
mensaje "La cantidad es mayor a los productos disponibles"
y podrás continuar con la captura.2) Cuando captures
un producto aún cuando no se tengan existencias del
mismo, podrás terminar el alta del documento aunque
el sistema te advierta lo anterior con un mensaje. En este
caso no se generará ningún movimiento al
inventario. Si por el contrario, no estás trabajando
en coordinación con Inventarios, no importará
la cantidad anotada, sino solamente que el producto forme
parte del catálogo general. NOTA: Cuando se trabaja
una remisión o una factura de un artículo
definido como un servicio o producto no inventariable, con
sólo teclear su clave el sistema verificará
su situación y permitirá continuar con el
documento aún cuando el producto no cuente con
existencias registradas. Tampoco generará un
movimiento al inventario. Para mayor información
consulta:

Descuentos: Desc1, Desc2

Estos campos se refieren a los distintos
descuentos a aplicar en la venta del producto, funcionando
únicamente si tienes activa la captura de descuentos
por partida (ver Parámetros de facturación).
En principio, el sistema sugiere en la columna de "Desc1"
(descuento uno) el porcentaje previamente indicado en el
campo de Descuento, anteriormente citado, a fin de
aplicarlo sobre el producto, pero es posible indicar un
valor diferente para la partida; dicho porcentaje
será el que finalmente se tome en cuenta para el
cálculo del monto de la venta. Cuando el producto
que se está capturando es afectado por una o varias
políticas de descuento; si la última
política definida es de carácter sustitutiva,
el porcentaje correspondiente será desplegado en
forma automática en la columna de "Desc1". Si la
política es de carácter acumulativa, en la
columna de "Desc1" se presentará el descuento
definido en el campo de Descuento anterior y en los
descuentos 2 y 3 se mostrará el porcentaje al que
ascienden las políticas de descuento que afecten al
producto. Cuando el artículo está relacionado
con más de tres políticas acumulativas, en la
columna de "Descuento 3" se mostrará un porcentaje
calculado de todos los descuentos que ya no pueden
desplegarse. Si no tienes permitida la aplicación de
políticas en tu configuración, no se
mostrarán valores en las columnas de Descuento 2 y
3.

Impuestos: Impu1 e Impu2

Este campo se comporta de tres formas, de acuerdo
a tu configuración:1) Recuerda que en el
catálogo de inventarios cada producto posee su
propio valor para el impuesto 1 (p.ej. IEPS) y el impuesto
2 (p.ej. IVA). Si configuraste el sistema para poder
modificar el impuesto por partida, estos impuestos aparecen
sugeridos en los campos Impu1 e Impu2, permitiendo el
acceso para que puedas modificarlos, si así lo
deseas.2) Si por configuración el sistema no permite
la captura de impuestos por partida, el sistema
aplicará a todos y cada uno de los productos el
impuesto definido en la cabecera del documento, explicado
anteriormente.3) Si tienes permitida la captura de Impuesto
por partida, pero el producto no tiene impuestos definidos
en Inventarios, para esa partida en particular se
retomará el porcentaje indicado en el campo de
Impuesto, definido en la cabecera del documento,
desplegándose en la columna de "Impuesto 2". En este
caso se recomienda que el porcentaje de impuesto del primer
campo sea igual al I.V.A. a aplicar, dado que es el
último impuesto que afecta al precio del
producto.

Comisión

Se indica aquí el porcentaje de
comisión que recibirá el vendedor por la
venta indicada para esa partida en particular. Al elaborar
el documento, el sistema sugiere la cantidad previamente
señalada en el catálogo de Vendedores. Cuando
en la configuración no se permite la captura de este
campo, se toma entonces el valor anotado en el campo de
Comisión, definido en la cabecera del documento. La
comisión aquí indicada será utilizada
para emitir el reporte de comisiones por
vendedor:

Precio unitario

• En este campo el sistema sugiere la cantidad
  anotada en el módulo de Inventarios como precio de
  venta al público, o el precio que corresponda a la
  política de venta que afecte al producto, si es
  que éste fue delimitado.
• Puedes oprimir la tecla F2 para asignar con
  ENTER cualquiera de los precios disponibles que puede
  asumir un artículo (precio público,
  mínimo y los tres precios de lista).
  También puedes anotar un nuevo precio (el campo
  acepta hasta 14 caracteres numéricos). En este
  caso, el sistema no permitirá anotar un precio
  menor al mínimo.
• Si el producto está siendo afectado por
  alguna política de descuento, será posible
  modificar el valor dado siempre y cuando se trate de una
  política acumulativa; si el precio resultante es
  menor al mínimo, la política dejará
  de aplicarse.

NOTA: Si el precio del artículo está
cotizado en alguna divisa, el contenido de este campo
será la conversión a moneda resultante de
multiplicar el precio por el valor indicado en el campo
"Tipo de Cambio", definido en la cabecera del
documento.

Ventana de observaciones de la partida

Después de que hayas indicado el importe,
el sistema presentará una ventana que
permitirá capturar observaciones del
artículo. Si oprimes la tecla F2 dentro de la
ventana, automáticamente se integran a la partida
las observaciones que fueron anotadas en el registro del
producto dentro del módulo de Inventarios. Si no
deseas anotar nada, sólo oprime Aceptar y
regresarás a la ventana de Agregar para poder dar de
alta otra partida.

Números de serie

Si el documento es una remisión o factura y
el producto de la partida se encuentra definido para el
manejo con números de serie, entonces después
de anotar las Observaciones, o al presionar la tecla Shift
+ F3 sobre el campo de Producto, se desplegará una
ventana que permite la captura de los Números de
Serie de los artículos a los que se refiere el
documento. Observa que al momento de grabar la
Remisión o la Factura, cambiará el status del
producto para esos números de serie de (D)isponible
por el de (V)endido. Asimismo, el sistema permite al
momento de la captura, indicar los números de serie
de los artículos que se venden y que no
habían sido capturados previamente, de ahí
que es posible que presente el mensaje "Se capturaron
números de serie que no están registrados",
sin que se impida con ello continuar con la
captura.

Lotes y Pedimentos

Si el producto que vas a vender pertenece a un
lote o pedimento, el sistema mostrará
automáticamente una ventana con los lotes o
pedimentos asociados al producto, así como sus
existencias, debes seleccionar de la lista el lote y/o
pedimento al cual pertenece el producto.

Total por partida

En este renglón el sistema indica el monto
al que asciende la venta del artículo que
estás registrando. Éste corresponderá
al precio neto de los productos, sin incluir impuestos ni
descuentos.

Descripción

Cada vez que se elija un producto, aquí se
desplegará la descripción del mismo, con
objeto de que puedas comprobar que estás trabajando
con el artículo correcto.

Total

Aquí se presenta la suma total de partidas
elaboradas; se indica el precio neto, antes de aplicarle
impuestos y descuentos.

La fecha de pago se calcula con base en los
días de crédito otorgados por el cliente (que
están definidos en el catálogo de clientes) a
partir de la fecha en la que se elabora el documento de
venta. Si estás trabajando en forma integrada con
CxC, se generará automáticamente el cargo y
la cuenta por pagar. La fecha de pago es modificable. El
cálculo se realiza sobre días naturales y no
puede dejarse en blanco.

Ventas a Plazos

Al oprimir el botón aparecerá la
ventana de Venta a plazos en el cual podrás definir
la forma en que será liquidada la venta:

FORMA DE PAGO A PLAZOS

Tipo de pago:

Puedes escoger entre 5 diferentes tipos de plazo:
Un solo pago, a los 30-60 y 90 días, pagos mensuales
a 12 meses, a X número de pagos, o por un monto
específico. En los primeros casos, el monto se
obtendrá de manera automática al determinar
el número de pagos en los que se divide el
cargo.

Plazos:

Se pueden definir plazos periódicos de 1 a
30 días, en los cuales se dividirán los
cargos, con lo que también se generará de
inmediato el monto a pagar al ser dividido el cargo entre
estos plazos de tiempo. Este parámetro sólo
se activa cuando se maneja número de pagos y
montos.

Fecha del primer pago:

Indica la fecha de arranque de los pagos del
cliente sobre el cargo correspondiente. El sistema
automáticamente genera la última fecha de
pago.

GENERACIÓN DE PAGOS:

Monto de venta:

Este valor es inmodificable desde esta ventana, y
señala la cantidad total que adeuda el
cliente.

Enganche:

Se puede anotar un enganche, mismo que se
restará del monto de venta al momento de generar los
pagos restantes.

Tasa de interés:

Permite aplicar intereses a cada uno de los pagos,
excepto al enganche. El cálculo del interés
es con base al cálculo del interés
simple.

Valores informativos:

Estos 4 campos restantes indican: el número
de pagos a los que se va a ampliar el plazo, el monto de
los pagos, el monto del último pago y la fecha que
resulta ser la del último abono al cliente. Para una
explicación más detallada consulta: Facturas/
Venta a Plazos

Después de que se muestre la ventana de
observaciones, verás los siguientes datos: el
subtotal de documento, el total del descuento del
proveedor, el descuento financiero y el impuesto,
así como el total del documento (una vez aplicado el
impuesto y ambos descuentos). En su caso, después de
revisar los datos podrás oprimir el botón
Grabar o Aceptar. Los totales son mostrados en la moneda
que se definió en la cabeza del
documento.

Te aparecerá una Ventana preguntando si
¿Deseas pagar la factura? S al momento de elaborar
la factura esta es pagada, clic en si, y en la ventana de
Recepción de pagos te aparecerán los datos
del cliente, abajo una columna con la leyenda Cpto. Que
significa el concepto de la forma de pago, escoge uno con
un doble clic del Mouse sobre él, con la teclas de
tabulador te moverás hasta que aparezca el monto del
pago de la factura, te pasas con el tabulador al siguiente
registro para aceptar el de arriba y grabas el pago, te
preguntará si estas correctos los datos, (si la
factura no es pagada en el momento de todas formas puede
registra los pagos en el modulo de Cuentas por Cobrar /
Edición / Altas de cuentas por cobrar.

A continuación el sistema preguntará
si deseas o no imprimir el documento. Esta opción
también se ejecuta al oprimir el botón de
Emisión de documentos del menú Reportes. Esta
ventana te permite obtener una copia o varias del documento
que acabas de elaborar. El sistema utiliza el formato de
impresión FACTURAL.FTO, pero puedes modificarlo o
crear otros en el Editor de formatos. Con esta
última opción se da por terminada el alta de
una recepción de mercancía.

Documento

Se enlaza con:

Cotización

Ningún documento, sólo puede ser
directo.

Pedido

Cotizaciones

Remisión

Cotizaciones y/o Pedidos

Factura

Cotizaciones, Pedidos y Remisiones

Devolución

Facturas

Campo

Descripción

Cliente

Anota el número o clave del cliente a quien
se aplica el documento.

Documento base/ Documento enlazado

Esta información te señala el tipo
de documento que estás dando de alta (en el ejemplo,
una Factura) y aquél que enlazas (en el anterior
caso, una Remisión).

Documento

Anota aquí el número de documento
que deseas enlazar. Puedes apoyarte en la tecla F2 para
localizar los documentos enlazables; en caso de que no
aparezca algún documento en el listado,
deberás generarlo primero en el catálogo
correspondiente.

Fecha de elaboración

El sistema automáticamente despliega la
fecha en que dicho documento fue agregado a tu
catálogo.

Subtotal

Indica el monto al que asciende el
documento.

Campo

Descripción

Cintillo de la ventana

El nombre del cintillo de la ventana
cambiará, dependiendo del catálogo donde te
encuentres (recepciones, órdenes o
devoluciones).

Documento Inicial/Final

Te permite elegir un rango de documentos a incluir
en el reporte

Producto

Podrás hacer la selección de tus
documentos a reportar por un Producto en
específico.

Línea de producto

Tienes la posibilidad de obtener un reporte de tus
documentos de compra por Línea de
productos.

Fecha de elaboración /

Elige el rango de fechas de Elaboración y
de Recepción de los documentos que vas a presentar
en el listado.

Proveedor / Clave /
Clasificación

Puedes obtener el reporte de los documentos de
compra tomando como criterio a uno o varios proveedores.
Con la opción de Clasificación puedes hacer
más selectivo el filtro.

Moneda

Podrás obtener el reporte únicamente
de los documentos elaborados en la moneda que selecciones
en este menú. Si se filtra por alguna moneda los
montos de los documentos y el gran total estarán en
términos de la moneda en las que fueron
elaborados.