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Diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos (página 2)



Partes: 1, 2, 3, 4

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La asociación COOPERATIVA DE SERVICIOS
MULTIPLES ARAYA R.L.,
es una cooperativa
sin fines de lucro, fundada en 1971, por un grupo de
vecinos de la población de Araya, Municipio
Autónomo Cruz Salmeron Acosta del estado Sucre,
la cual proporciona varios servicios en distintas secciones, los
cuales tratan de satisfacer las necesidades de sus asociados y al
público en general.

En la actualidad, dicha organización le brinda al público y
a sus asociados los servicios de protección social:
Salud Integral
(Medicina
General y Especializada); Servicios Funerarios; además
ofrece a sus asociados el servicio de
ahorro y
crédito
sistematizado, fomenta la educación entre
los asociados y la comunidad en
general, organizando talleres, cursos, convivencias, seminarios,
charlas sobre políticas
de ahorro y préstamo, a los fines de contribuir
integralmente con el desarrollo de
la comunidad.

Para llevar a cabo estas actividades ejecutan programas de
microfinanciamiento de conformidad con lo establecido en el
artículo dos (2) del Decreto de fuerza de
Ley de
Creación, Estimulo, Promoción y Desarrollo del Sistema
Microfinanciero.

Como consecuencia de lo anterior, la prestación
del servicio financiero o no financiero, se dirigirá a
personas naturales o jurídicas que tengan necesidad de
solicitar créditos, asesoría, capacitación, adiestramiento y
asistencia tecnológica en materia de
constitución, organización y
gestión
de una actividad productiva, así como todas las herramientas
fundamentales para la eficaz ejecución de sus actividades
comerciales si fuese el caso, además de la creación
de dispositivos de control que hagan
factible la recuperación de los recursos
económicos para la sustentabilidad del sistema
financiero en el tiempo y
espacio.

Una de las fallas que se presenta en la actualidad en la
Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, es la falta
de manual de
normas y
procedimientos, por él cual la
institución está trabajando para solventar esta
problemática en el más corto plazo posible
.

De forma tal que, la
administración está buscando la manera de ser
más efectiva y dinámica, creando técnicas
de especialización en las distintas áreas
productivas y plasmando en el tiempo líneas de tendencia
que le demuestren lo eficiente que han sido en el cumplimiento de
sus objetivos y
que les permita la orientación del trabajador en las
diferentes funciones que
estos desempeñan.

En este orden de ideas se hace necesario analizar las
normas y procedimientos
administrativos de la Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya R.L., debido a que son muchas
las actividades que se realizan y los asociados están
interesados en tener una visión clara de los pasos que
deben seguir para ejecutar alguna actividad y de esa manera
poder
determinar el nivel de desempeño de la misma y tomar las
decisiones pertinentes.

Se puede aseverar que el éxito o
el fracaso de cualquier empresa dependen
del cumplimiento cabal de sus normas y procedimientos y es por
esta razón, que surgen las siguientes
interrogantes.

  1. ¿Cuáles son las normas que rigen las
    actividades de la Cooperativa de Servicios Múltiples
    Araya R.L.?
  2. ¿Cuáles procedimientos administrativos
    deberá establecer para que se cumpla cada actividad en
    forma cabal?
  3. ¿Cómo mejorará el
    desempeño de cada persona con la
    aplicación de un manual de normas y procedimientos
    administrativo?
  4. ¿Para lograr los objetivos establecidos,
    cuáles son los puntos indispensables que debe cumplir el
    personal que
    labora en cada departamento de la Cooperativa de Servicios
    Múltiples Araya R.L.?
  5. ¿Por que es necesario que los procedimientos
    se cumplan siguiendo un orden sistemático?
  6. ¿En que se beneficia la Cooperativa de
    Servicios Múltiples Araya R.L, con la elaboración
    de un manual de normas y procedimientos
    administrativos?

OBJETIVOS

 

General:

Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos para la Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya R.L. – estado
Sucre.

Específicos:

  1. Describir los aspectos generales de la
    Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples
    Araya R.L. – estado Sucre.
  2. Identificar los distintos Departamentos que
    conforman la Asociación Cooperativa de Servicios
    Múltiples Araya R.L.
  3. Describir las funciones llevadas a cabo en cada
    departamento de la Cooperativa de Servicios Múltiples
    Araya R.L.
  4. Describir el marco legal que rige las actividades
    de la Asociación Cooperativa de Servicios
    Múltiples Araya R.L.
  5. Describir los distintos procedimientos
    administrativos llevados a cabo en cada departamento de la
    Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples
    Araya R.L.
  6. Analizar las normas que dan origen a los
    procedimientos administrativos de cada
    departamento.
  7. Diseñar flujogramas de los procedimientos
    administrativos para cada actividad realizada en los
    distintos departamentos de la Asociación Cooperativa
    de Servicios Múltiples Araya R.L.

JUSTIFICACIÓN

El Cooperativismo, es un régimen social basado
en la difusión de las sociedades
cooperativas, las mismas se presentan como pequeñas
organizaciones
integradas, las cuales funcionan de manera similar a otras
empresas
integradas por socios.

La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L. desarrolla una importante labor
social dentro de la población del Municipio
Autónomo Cruz Salmeron Acosta, ofreciendo los servicios de
distribución de productos y
bienes de
consumo,
ofrecen a sus asociados y público en general Servicios
Funerarios, Servicios Médicos y el Servicio de Farmacia
Cooperativa que satisface las necesidades de todas las
poblaciones del municipio. Esta asociación realiza una
gran cantidad de actividades administrativas, razón por la
cual se hace necesario hacer un estudio sobre las normas y los
procedimientos que ejecutan para el logro de sus
metas.

Sin embargo, una de las razones de esta investigación es poner en práctica
los conocimientos adquiridos durante la preparación
académica, por esa razón se escogió como
objeto de estudio la Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L. por ser una organización con
características particulares tanto en su aspecto
administrativo, y de esa manera sistematizar normas y
procedimientos en orden de importancia para cumplir con las metas
establecidas.

A través de esta investigación se puede
lograr resultados favorables donde no solo el investigador
obtenga práctica
profesional; sino incluso le sirva como aporte en el momento
de la elaboración de un nuevo manual de normas y
procedimientos administrativos en la Asociación
Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L.

Esta investigación también da lugar a
otros procedimientos que podrían evaluarse a medida que el
proceso avanza
y constituirse en un antecedente para otras investigaciones
relacionadas con el tema.

Cabe destacar que el propósito de este trabajo es la
creación de un manual de normas y procedimientos
administrativos, el cual le servirá de esquema
práctico para que las personas que hagan uso del mismo,
puedan mejorar y perfeccionar cada vez más las funciones
que allí desempeñan y que la presentación
del trabajo que estás realicen sea el más adecuado,
conforme a lo establecido en las disposiciones legales del
organismo y, por ende, lograr los objetivos y metas fijadas por
la administración.

ALCANCE DE LA
INVESTIGACIÓN.

 

SEGÚN EL OBJETO:

Esta investigación comprende el Diseño
de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos, que
regirá las actividades que se llevan a cabo en cada uno de
los departamentos de la cooperativa. Con este manual se busca
mejorar la gestión de la asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya R.L.

 

SEGÚN EL ESPACIO:

Este estudio se lleva a cabo en la Asociación
Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, ubicada en
el Municipio Autónomo Cruz Salmerón Acosta en Araya
calle principal S/N. estado Sucre.

 

MARCO METODOLOGICO

  1. Para realizar esta investigación se hace
    necesario poner en práctica herramientas emanadas en
    la investigación de campo, con apoyo en la investigación documental, con
    observación directa y la
    entrevista con el personal que labora en los diferentes
    departamentos.

    Investigación de Campo: Porque los
    datos de
    interés se recogerán en forma
    directa de la realidad, a fin de garantizar un mayor nivel
    de confianza en la obtención de la información para el desarrollo del
    tema. Según Arias, F (2004)

    "La investigación de campo consiste en la
    recolección de datos directamente de
    los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los
    hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
    variable alguna".

    Investigación Documental: porque la
    información se obtendrá de materiales bibliográficos; leyes,
    textos, y cualquier otro documento relacionado con el
    tema.

    Según El Manual de Trabajo de Grado de
    Especialización y Maestría y Tesis
    Doctorales (2005)
    (Pág.-15)

    "Se entiende por investigación
    documental, el estudio de problema con el propósito
    de ampliar y profundizar el
    conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en
    trabajos previos, información y datos divulgados por
    medios
    impresos, audiovisuales o
    electrónico".

    La relevancia de esta actividad investigativa
    está dada porque representa la base de todo trabajo
    escrito y la génesis de la
    conceptualización teórica de toda
    investigación.

  2. Tipo De Estudio.

    El nivel de investigación que se
    aplicará es descriptivo ya que trata de informar
    acerca del problema objeto de estudio, haciendo en primer
    lugar una descripción y posteriormente el
    análisis del mismo. En este caso, se
    resaltarán las normas y procedimientos
    administrativos de la Cooperativa de Servicios
    Múltiples Araya R.L, en un manual. Según
    Arias, F (2004) (Pág.-22)

    "La investigación descriptiva
    consiste en la caracterización de un hecho,
    fenómeno o grupo con el fin de reestablecer su
    estructura o comportamiento".

    La investigación descriptiva trabaja sobre
    realidades y sus características fundamentales es la
    de prestar una interpretación correcta.

  3. Nivel de Investigación.

    Las fuentes
    que se utilizarán para la recopilación de la
    información es la siguiente:

    Las Fuentes primarias: las obtiene el
    investigador de las pruebas
    suministradas por:

    • Testimonios de testigos (personal que labora en
      la cooperativa).
    • Observación directa y
    • Objetos reales que se usaron en el pasado y que
      pueden ser examinados ahora.
  4. Fuente de Información.

Esta fuente constituye elementos básicos de la
investigación.

Las fuentes secundarias: se obtienen de la
información que encontramos en:

  • Enciclopedias
  • Diarios
  • Leyes y
  • Documentos relacionados con el tema.
  1. La técnica para recolección de
    datos es la observación directa y el
    análisis documental, porque a través de
    ellos se puede percibir activamente la realidad del
    objeto de estudio, con el propósito de obtener los
    datos, los cuales sirvieron de punto de partida y
    referencia inicial para el desarrollo del
    tema.

  2. Técnica de Recolección de
    datos.
  3. Instrumento de Recolección de
    datos

El instrumento utilizado para lar colección de
datos es la entrevista
no estructurada, la cual permitió un contacto más
directo con el personal que labora en la Asociación
Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L,
facilitando el intercambio de información entre el
investigador y el entrevistado

Capitulo I

MARCO TEORICO

  1. Antecedentes de la
    Investigación

En la Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, no se han realizado investigaciones
alusivas al tema objeto de estudio. No obstante, se localizaron
trabajos de grado en la Universidad
de Oriente, los cuales se detallan seguidamente:

Rivera; Josmarys y Zerpa, Emirze (2005). En su
informe de
tesis cuyo objetivo
central es "Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos
contables para el registro de las
operaciones
del Hospital Dr. Julio Rodríguez del Estado Sucre",
dicho estudio arrojó como conclusión lo
siguiente:

Toda empresa o institución debe contar con
documentos que
contengan en forma ordenada y sistemática
información y/o instrucciones sobre historia,
organización, política y
procedimientos que consideren necesario para la
ejecución del trabajo.

En este sentido, dicho manual provee el manejo desde
el más mínimo balance de comprobación
hasta el aporte de los más valiosos datos para el
análisis
financiero de las operaciones del Hospital Dr. Julio
Rodríguez.

Escalona, A. (2006) en su informe titulado
"Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos en el
Departamento de ahorro y préstamo de IPSPUDO del estado
Sucre, afirma que:

La carencia de un manual de normas y procedimientos
limita y retrasa la inducción y orientación hacia
nuevos empleados contratados para el Departamento de Ahorro y
Préstamo.

León. C. (2004), realizo una
investigación titulada "Diseño de un Manual de
Normas y Procedimientos para los Fondos de Anticipo
Vacacionales y Fondos en Anticipo para eventos
otorgados a los Funcionarios de la Universidad de Oriente. En
dicho estudio jurídico se demostró que en la
administración Pública Venezolana
a la cual pertenece la Universidad de Oriente, se debe elaborar
obligatoriamente las normas y los manuales de
procedimientos necesarios para el correcto funcionamiento y
control de las actividades que se efectúan en la
institución, de conformidad con lo establecido en los
artículos 37 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la Republica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal y el
134 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Publico.

Rodríguez, A (2005) en su informe de tesis,
cuyo objetivo general es "Diseñar un Manual de Normas y
Procedimientos Contables para la Caja de Ahorro de los
trabajadores jubilados y pensionados de la Contraloría
General del estado Sucre", en la investigación realizada
por el autor se encontró que: la C.A.T.C.E.S, no cuenta
con un manual de normas y procedimientos, lo cual conlleva a
que los empleados realicen sus actividades de acuerdo a sus
criterios, haciéndose indispensables en el
desempeño del cargo.

Grau, P. (2004) en su informe de tesis, titulado
"Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para la
adquisición de bienes y servicios para la
división de compras y
suministros de la Gobernación del estado Sucre", cuyo
objetivo central es dotar a la División de Compras y
Suministros de la Gobernación del estado Sucre un Manual
que le permita conocer las Normas y los Procedimientos
imprescindibles para lograr el desempeño eficiente de
las funciones
administrativas de dicha dependencia. En esta
División se pudo observar y llegar a la
conclusión que en la referida institución la
división de compras y suministros no cuenta con normas
ni procedimientos escritos que le permita al jefe de la
división y al personal a su cargo guiarse en las
distintas actividades de compra que a diario se realiza en la
misma.

Los aportes que proporcionan estos trabajos de
investigación se concluye que en todas las instituciones deben contar con manuales que
permitan encaminar la operatividad de la misma en forma
eficiente. Este instrumento resulta vital para las empresas,
puesto que además de permitir realizar las actividades
de una manera más efectiva y sistemática, ayuda a
los gerentes a la hora de tomar una decisión cuando se
presente una situación de incertidumbre.

Los trabajos investigativos citados,
estructurarán las bases que sirvieron de
orientación, en la exposición y desarrollo del tema tratado
en este estudio, en este sentido, contribuyeron a afianzar los
pasos orientados a despejar el camino de la
investigación. A partir de la consulta de estos
antecedentes, se pudo precisar cómo fue tratado este
tema en otros estudios, qué tipo de información
fue recolectada, qué diseño se emplearon y
además permitir central el estudio evitando las
desviaciones y proveer un marco de referencia para interpretar
los resultados del trabajo objeto de estudio.

  1. ANTECEDENTES DE LAS COOPERATIVAS.

La historia de las cooperativas se remota a la
práctica de actividades de asociación tradicional
que se daban fundamentalmente en las áreas rurales en
actividades de carácter agropecuario, esta
manifestación tradicional de las cooperativas aun
está vigente en muchos países del mundo, este
sistema de cooperativismo en tiempos pasados se caracterizaba
por la autoayuda, solidaridad y
cooperación entre sus integrantes en el desarrollo de
las mismas. La corriente religiosa tuvo una notable influencia
en el desarrollo de las cooperativas, ya que estas buscaron
mecanismos cooperativos para dar solución a los
distintos problemas
que afectaban a gran parte de la población.

El punto exacto donde se originaron las cooperativas
fue en el pueblo de ROCHDALE en Inglaterra en
el año 1844. En Latinoamérica se inicio en la
década de los 50 y 60 a través del programa
Alianza para el Progreso. El Movimiento
Cooperativo en Venezuela
surge a partir de 1830 con agrupaciones dedicadas al ahorro.
Para el año 1896, se desarrolla en Venezuela el primer
congreso de trabajadores, donde se plantea la necesidad
establecer cooperativas en el país.

En este sentido para el año 1903 en Venezuela
se constituye la primera cooperativa dedicada al ahorro y la
construcción de Porlamar, la cual
constituye la primera cooperativa de Venezuela.

Durante el año 1910, el 27 de junio, se aprueba
la primera Ley de Sociedades
Cooperativas en Venezuela. Unos de los hechos trascendentales
que influyeron la creación de las cooperativas en
Venezuela fue el gobierno de
López Contreras en el año 1937, el cual
ordenó a los gobernadores de los estados la
promoción y desarrollo del cooperativismo.

Para el año 1939 se fundan en Venezuela 35
cooperativas de diversos tipos, un año después es
promulgada la tercera (3era) Ley de
Cooperativas en Venezuela y en 1944 el presidente Medina
Angarita promulga una nueva Ley de Cooperativas donde se
estableció la obligación que tiene el estado en
defender u promover este tipo de
organización.

Con la dictadura de
1948, el movimiento cooperativo en Venezuela sufre casi una
desaparición total, sin embargo, a partir de 1960 se
inicia una nueva etapa para el cooperativismo venezolano, seis
(6) años más tarde se aprueba una nueva Ley
General de Asociaciones Cooperativas y posteriormente se crea
la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), como
organismo de supervisión, control y unión de
las políticas del Estado en esta materia.

El 18 de septiembre de 2001, entra en vigencia la
nueva Ley Especial de Asociaciones Cooperativas en la cual se
facilitan las legalizaciones de las cooperativas, basta con
realizar el trámite ante el registro de su localidad.
Esta ley define el carácter social de las cooperativas
así como las regulaciones aplicables y la
vinculación con los sistemas de
seguridad
social de la nación.

En términos generales, con esta nueva ley, el
Estado procura adaptar las cooperativas a la realidad nacional
y que, de esta manera, dichas organizaciones sean un ente
generador de empleo y
promotor de la participación de la sociedad en
las actividades propias del estado.

En el estado Sucre el movimiento cooperativo dio sus
primeros pasos en la década de los 60, cuando los
organismos internacionales ponen en práctica programas
dirigidos a los sectores populares de la ciudad de
Cumaná, Cumanacoa, Península de Araya y una parte
de la Península de Paria.

En esa época de auge de las cooperativas en el
estado Sucre, fueron muchas las sociedades, de este tipo que se
crearon, así como también se constituyeron muchas
cooperativas de ahorro, de servicios múltiples,
crédito y de consumo también se establecieron
cooperativas de vivienda, transporte y
las dedicadas a las actividades mixtas.

1.2.1 RESEÑA HISTORICA DE LA ASOCIACION
COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ARAYA. R.L.

Para finales del año 1970 (noviembre) en Araya,
José Maria Delgado da inicio a la construcción de
organizaciones popular, con la finalidad de incentivar el
ahorro entre los pobladores peninsulares, la cual adquiere la
fuerza entre los vecinos que llegaron a la conclusión de
fundar una cooperativa.

El 12 de junio de 1971 en la población de
Araya, se reunieron un grupo de 50 vecinos y decidieron
establecer una Asociación Cooperativa de Ahorro y
Crédito de conformidad con lo establecido en la Ley
General de Cooperativas. Se presento un proyecto de
estatutos en la Asamblea General, aprobándose esta por
unanimidad, recayendo la responsabilidad en el Consejo de Administración conformada de la manera
siguiente: Presidente: José Delgado, Tesorero: Arquímedes Sulbaran; Vicepresidente:
Linorys Salazar, Vocal: Arturo Salazar, y Secretaria: Mary
Cova. Por el Consejo de Vigilancia: Presidente: Angel Marjal,
Vicepresidente: Carlos Izaba y Secretario: Zoilo
Campos.

La Asociación Cooperativa de Ahorro y
Crédito "Araya" R.L, fue inscrita en la Superintendencia
Nacional de Cooperativa (SUNACOOP) bajo el numero ACAC-149,
según resolución Nº 4545 y publicada en
Gaceta Oficial Nº 29586 con fecha 17/08/1971, a partir del
año 1975 presta los servicios funerarios de la Central
Cooperativa de Sucre (CECOSUC), y es a partir del año
1990 que la Cooperativa Araya se independiza de la Central
Cooperativa de Sucre, en lo referente a los servicios
funerarios y para esa fecha ya venia incursionando en el
servicio de librería y comercialización de artículos
electrodomésticos.

El 8 de marzo de 1998 se presenta un nuevo proyecto de
reforma de los estatutos donde se le cambia la
denominación de ésta, adoptando el nombre de
Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples
Araya R.L, probándose esto en Asamblea y presentando
todos los recaudos ante SUNACOOP quedando registrada con el
NºACSM-313. Mediante resolución 021, según
Gaceta Oficial Nº36440 de fecha 24/03/1998, hoy en
día la Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, presta los siguientes
servicios:

  • Ahorro y Crédito, (únicamente
    asociados) contemplan ahorros mínimos de Quinientos
    Bolívares (Bs. 500,00) semanal, y para los
    préstamos se estipula una tasa de 6% anual de
    interés variable sobre saldos deudor previo estudio
    del Comité de Ahorro y Préstamo.
  • Servicios Funerario, éste contempla
    un contrato para
    ocho (8) personas y un asociado, con una cuota semanal de Mil
    Doscientos Bolívares (Bs. 1.200,00) y el servicio que
    se presta es una urna modelo
    yersy, capilla móvil, sillas, cuñas radiales y
    Cientos Cincuenta Mil Bolívares (Bs. 150.000,00) por
    seguro
    Montepío.
  • Servicios de Salud, este contrato se presta
    para ocho (8) personas y un asociado, con una cuota semanal
    de Setecientos Bolívares( Bs.700,00) entre los
    servicios que ofrece la cooperativa a sus asociados y
    beneficiarios se encuentra el de Medicina General
    completamente gratuita para estas personas y de Seis Mil
    Bolívares ( Bs. 6000,00) para aquellas personas que no
    formen parte de la cooperativa, además cuentan con los
    servicios de odontología, laboratorio y medicina especializada para sus
    asociados u beneficiarios. Por ejemplo las consultas
    especializadas para los socios y beneficiarios son de Veinte
    Mil Bolívares( Bs. 20.000,00)

Dentro del servicio especializado se puede mencionar
los siguientes:

  • Medicina Interna.
  • Pediatría.
  • Cardiología.
  • Cirugía General.
  • Cirugía Pediatría
  • Ginecología.
  • Oftalmología.
  • Fisiatría.
  • Neumología.
  • Otorrinolaringología.
  • Traumatología.
  • Ecosonograma.

En la actualidad existen entre asociados y
beneficiarios más de 22.000 personas que gozan de este
servicio de salud.

1.2.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA
INSTITUCION.

ORGANIZACIÓN DE LA
ASOCIACION COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ARAYA,
R.L.

FIGURA Nº 1

Fuente: Rengel, Elys.

La figura Nº 1

Organizacionalmente, la Asociación Cooperativa
de Servicios Múltiples Araya R.L, es un conglomerado que
agrupa a tres entes (Financiamiento, Protección y Salud y
Comercialización) ecomonicamente independientes entre
sí, pero relacionado por la figura común de
pertenecer a la Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L.

Cada comité en la
organización exige alto nivel de responsabilidad de
tal manera, que la selección del personal para ocupar tales
cargos no debe ser materia de simpatía, popularidad o
carisma, por el contrario, la selección para estos
cargos deben tener como requisito mínimo una adecuada
preparación académica o adquiridas, por su
experiencia en trabajos similares para ejercer el cargo de
manera eficiente.

1.2.2.1. Asambleas de
Asociados:

Es la autoridad
suprema de la Cooperativa y sus acuerdos obligan a todos los
asociados, presentes o ausentes conforme a la Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas, Estatutos y Reglamentos
Internos.

Dentro de la Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya R.L, las decisiones que se
acuerden dentro de la Asamblea General de Asociados
serán de estricto cumplimiento entre sus
asociados.

La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, presenta dos (2) tipos de
modalidades en sus asambleas:

1.2.2.1.1. La Asamblea Ordinaria:

Una Asamblea Ordinaria que se realizara una vez al
año, según exigencias de la Superintendencia
Nacional de Cooperativas (SUNACOOP) dentro del primer trimestre
de cada año, los puntos a tratar en cada Asamblea
Ordinaria, entre otros, son: los balance, informes o
memorias que
los Consejos de Administración, Vigilancia y
demás comités deban presentar, así como el
Plan Anual de
Actividades de la Cooperativa, y su respectivo Presupuesto y
elección de nuevos directivos, en sustitución de
aquellos directivos cuyo período haya
vencido.

1.2.2.1.2. Las Asambleas
Extraordinarias:

Se celebran cuando se presenta una actividad o
gestión que no esté contemplada en el Plan Anual
de Trabajo, y que por su cuantía comprometen la
estabilidad económica de la cooperativa, o cuando se
presente cualquier circunstancia sobre la cual deba
pronunciarse la asamblea. De cada Asamblea se levantará
un acta que será asentada en el libro
respectivo dentro de los diez (10) días siguientes a su
celebración.

La convocatoria para la Asamblea de Asociados, sean
éstas ordinarias o extraordinarias, se harán con
siete (7) días de anticipación, por lo menos. Se
podrá hacer por medio de un aviso escrito dirigido a
todos los asociados; por un diario de circulación local,
circulares, perifoneo, cuñas radiales o por cualquier
otro medio de comunicación.

La Asamblea se considera constituida cuando asistan a
ésta el cincuenta por ciento más uno de sus
asociados. De no existir el quórum debido se
suspenderá y se convocará para su
realización en los próximos siete (7) y (15)
días siguientes a su primera celebración; de
persistir esta circunstancia (no existir quórum) se
realizará con la cantidad de asociados presentes en ese
momento. Si en la realización de la segunda asamblea por
cualquier motivo se rompiera el quórum todos los puntos
tratados
hasta el momento serán validos y se deberá
reanudar en las siguientes veinticuatro (24) horas con la
cantidad de personas que se encuentre en el momento pautado
para su celebración.

Los acuerdos que se obtuvieran por la
realización de la Asamblea (con el quórum o sin
el), deberán hacerse por escrito, por cualquier medio
impreso de circulación regional, por avisos colocados en
la sede de la Cooperativa o por cualquier medio de
información que les hiciera saber a los asociados los
acuerdos logrados; estos acuerdos deberán notificarlos
en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles
siguientes a su realización.

En caso de que algún asociado decidiera
impugnar la Asamblea, tendrá un plazo no mayor a treinta
(30) días desde el momento de la publicación de
las propuestas aprobadas en la Asamblea, dicha
impugnación sería objeto de revisión
siempre y cuando el asociado estuviese presente en el momento
de celebrarse la Asamblea.

La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya, R.L, por ser una cooperativa que cuenta
con veintidós mil (22.000) asociados activos se
ve en la necesidad de realizar sus asambleas por delegados
distritales, ya que convocarla por asociados resulta
prácticamente imposible; dichos delegados serán
representantes de sus pueblos en la cooperativa y a su vez
servirán de portavoz de los acuerdos alcanzados en las
asambleas.

Son decisiones privadas de la Asamblea las
siguientes:

  • Aprobar y modificar el estatuto y los reglamentos
    que le corresponda.
  • Fijar las políticas generales y aprobar
    los planes y presupuestos.
  • Decidir sobre cuales integrantes de las
    instancias deberán elegirse y removerse por la
    reunión general de asociados o Asamblea, de
    conformidad con el estatuto.
  • Analizar y tomar decisiones que correspondan con
    relación a los balances económicos y
    sociales.
  • Decidir sobre los excedentes.
  • Decidir sobre las afiliaciones o desafiliaciones
    a organismos de integración.
  • Decidir sobre las políticas para la
    asociación con personas jurídicas de
    carácter asociativo y sobre las políticas
    para la contratación con personas jurídicas,
    públicas o privadas.
  • Resolver sobre fusión, incorporación,
    escisión, segregación, transformación
    o disolución.
  • Decidir sobre la exclusión de asociados,
    de conformidad con la Ley y el estatuto
    correspondiente.
  • Las demás que establezca la Ley, o los
    estatutos de la Cooperativa.

1.2.2.2. Consejo de
Administración.

El Consejo de Administración es el
órgano ejecutivo de la Asamblea, que tendrá a su
cargo la administración y dirección de las actividades
socioeconómicas de la Cooperativa, así como la
ejecución de los planes acordados en la Asamblea,
ajustándose a las normas que ésta les haya
fijado, también este Consejo será la
representación de la Cooperativa de conformidad con lo
establecido en la Ley Especial de Asociaciones
Cooperativas.

El Consejo de Administración tendrá
aparte de lo dispuesto en la Ley y lo establecido en el
párrafo anterior las siguientes
atribuciones:

  • Llevar sistemas adecuados de contabilidad y control
    interno.
  • Realizar la elaboración trimestral de los
    estados
    financieros; requisito obligatorio para ser consignado
    ante la Superintendencia Nacional de Cooperativas
    ((SUNACOOP), según artículo Nº 2 de la
    resolución Nº 002, emitida por esta el 11 de
    Julio del 2.002.
  • Efectuar anualmente un estudio financiero de la
    Cooperativa y recomendar a la Asamblea la mejor forma de
    distribuir los excedentes.
  • Presentar a la Asamblea los balances, informes o
    memorias, el Plan Anual de Actividades y su respectivo
    presupuesto, así como los proyectos de reforma
    estatutarias.
  • Convocar a la Asamblea cuando se presente una
    actividad que no este contemplada en el Pan Anual de
    Trabajo y que por su cuantía comprometa la
    estabilidad económica de la Cooperativa.
  • Previa aprobación de la Asamblea,
    adquirir, enajenar y gravar bienes inmuebles, y celebrar
    toda clase de
    contratos
    sobre los mismos.
  • En general, desarrollar las actividades que
    consideren convenientes a la mejor dirección y
    administración de la Cooperativa.

El Consejo de Administración de la
Asociación Cooperativa Araya R.L, está integrado
por siete (7) miembros principales con sus respectivos
suplentes. Los requisitos para ser miembro del Consejo de
Administración de esta Cooperativa son los
siguientes:

  • Ser mayor de edad.
  • Ser asociado de la cooperativa.
  • Estar activo un año como mínimo
    dentro de la cooperativa.

La elección del Consejo de
Administración se realizará en Asamblea Ordinaria
y tendrá una duración en sus cargos directivos,
de la siguiente manera: un Presidentes, tres (3) años,
el Subcomisionados, dos (2) años y el Secretarios y
Suplentes dos (2) años. Todos los cargos podrán
ser reelectos por un periodo, siempre y cuando puedan demostrar
en su gestión la estabilidad y buen desarrollo de la
Cooperativa.

Los miembros principales son denominados directivos y
los cargos que posee el Consejo de Administración son
los siguientes:

  • Presidente.
  • Secretario.
  • Tesorero.
  • Comisionado de Educación, Cultura y
    Deporte.
  • Comisionado de Protección
    Social.
  • Comisionado de Comercialización.
  • Comisionado de Ahorro y Crédito.

1.2.2.2.1. Facultades y Obligaciones del Presidente del Consejo de
Administración:

  • Presidir las sesiones de la Asamblea.
  • Firmar junto con el secretario, las actas de las
    Asambleas y de las sesiones del consejo.
  • Representar legalmente a la
    Cooperativa.
  • Otorgar las diferentes contrataciones (laborales, y
    de negociación)
  • Cualquier otra facultad que le otorgue la Asamblea
    o el Consejo de Administración.

1.2.2.2.2. Facultades y Obligaciones del Secretario
del Consejo de Administración:

  • Asentar las actas de las reuniones del Consejo de
    Administración y de las Asambleas en los libros
    respectivos, y firmarlos conjuntamente con el
    Presidente.
  • Convocar a las reuniones del Consejo de
    Administración, así como también a la
    Asamblea cuando lo acuerde dicho Consejo
  • Llevar el libro de registro de
    asociados.
  • Tramitar la correspondencia y expedir
    certificaciones.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de
    Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.3. Facultades y obligaciones del Tesorero
del Consejo de Administración:

  • Supervisar y hacer guardar bajo custodia en la sede
    de la Cooperativa, toda la documentación relacionada con los
    ingresos,
    depósitos, valores y
    uso de los fondos.
  • Informar al Consejo de Administración de
    cualquier irregularidad que se presente por parte de los
    asociados en el pago de sus certificados, préstamos o
    cualquiera otra obligación que tenga con la
    Cooperativa.
  • Entregar bajo inventario
    todos los libros, documentos, registros, y
    demás pertenencias de la Cooperativa, tan pronto se
    nombre su sucesor.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de
    Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.4. Facultades y obligaciones del
Comisionado de Educación, Cultura y
Deporte:

  • Coordinar todas las actividades educativas de la
    Cooperativa.
  • Velar por la buena capacitación de todos los
    asociados de la Cooperativa, coordinando cursos, charlas,
    talleres, etc.
  • Impulsar y coordinar el desarrollo de las
    relaciones sociales de la Cooperativa.
  • Coordinar las actividades referentes al fomento
    cultural y deportivo de las Cooperativas.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de
    Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.5. Facultades y obligaciones del
Comisionado de Ahorro y Crédito:

  • Se encargara de dirigir y controlar todo lo
    concerniente con los servicios de ahorro y crédito
    prestados en la cooperativa.
  • Contribuir con el desarrollo y mejoramiento del
    sistema financiero en la Cooperativa.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de
    Administración o la Asamblea.

1.2.2.2.6. Facultades y obligaciones del
Comisionado de Protección Social.

  • Velar por la coordinación, buena marcha y desarrollo
    del servicio funerario prestado por la Cooperativa,
    así como también de todo lo relacionado con el
    servicio de salud.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de
    Administración o la Asamblea.

 

1.2.2.2.7. Facultades y obligaciones del
Comisionado de Comercialización.

  • Dirigir y controlar las actividades concernientes
    con servicios de librería, fotocopiado, computación, electrodomésticos,
    abastecimiento y turismo
    prestado por la Cooperativa y cualquier de licita
    circulación.
  • Informar al Consejo de Administración de los
    servicios antes mencionados.
  • Cualquier otra que señale el Consejo de
    Administración o la Asamblea.

El Consejo de Administración tiene a su cargo
una instancia de trabajadores la cual se encarga de poner en
marcha toda la actividad operativa o funcional de la
Cooperativa, la cual esta conformada por:

  • Tres (3) cajeros.
  • Una (1) Secretaria.
  • Una (1) Aseadora.
  • Un (1) Chofer.
  • Un (1) Vigilante.
  • Seis (6) Asistentes medico.

En general el Consejo de Administración tiene
las atribuciones de desarrollar las actividades que considere
conveniente a la mejor dirección y administración
de la Cooperativa.

1.2.2.3. Consejo De Vigilancia.

El Consejo de Vigilancia es el organismo Contralor de
la Cooperativa, esta integrado por tres (3) miembros
principales y sus suplentes, todas las personas que integran
este consejo al igual que las otras instancias que integran la
Cooperativa son elegidos democráticamente en la Asamblea
de asociados; dentro de los requisitos mínimos que deben
tener los representantes del Consejo de Vigilancia están
el de ser mayor de edad y asociado de la
Cooperativa.

El Consejo de Vigilancia de la Asociación
Cooperativa Araya R.L, está integrado por: Un Presidente
o Contralor, el Vicepresidente o Subcontralor y un Secretario;
además el resto del consejo lo conforman un grupo de
suplentes de los cargos antes señalados.

Dentro de las atribuciones de este Consejo encontramos
las siguientes:

  • Vigilar que se cumplan los deberes y obligaciones
    por parte de los directivos, trabajadores y
    socios.
  • Vigilar que la contabilidad sea llevada con
    puntualidad en los libros autorizados.
  • Vigilar que lo acordado en las Asambleas se cumpla
    a cabalidad.
  • Emitir un informe anual sobre la memoria
    y cuenta del Consejo de Administración y demás
    Comités.
  • Escoger al personal y la institución que se
    encargara de la auditoria.

1.2.2.4. Comité de Educación, Cultura
y Deporte.

El Comité de Educación, Cultura y
Deporte, al igual que el Consejo de Administración y el
Consejo de Vigilancia son las tres (3) instancias que
según la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas deben
tener cualquier cooperativa.

Este Comité es el encargado de coordinar,
impulsar, desarrollar e impartir la educación, cultura y
deporte cooperativista, así como la capacitación
técnica requerida para la consecución de los
objetivos de la cooperativa. Este comité al igual que
las otras instancias con las que cuenta la cooperativa se rige
por un reglamento interno que elabora el Consejo de
Administración y aprueba la asamblea.

En la Asamblea se elegirá los representantes de
este comité con excepción del secretario que es
designado por el Consejo de Administración; este
comité esta conformado por un Comisionado el cual es el
enlace entre el Consejo de Administración y este
comité, un Subcomisionado y un secretario.

El Comisionado de este comité durará en
sus funciones tres (3) años, dos (2) años el
Subcomisionado y un (1) año el secretario pudiendo ser
reelegidos por un periodo más.

La Ley Especial de Asociaciones Cooperativas estipula
un porcentaje o apartado como mínimo de los resultados
obtenidos en el ejercicio económico culminado, para las
funciones operativas del Departamento Educación, Cultura
y Deporte.

.

1.2.2.5. Comité de Financiamiento,
Protección Social y Producción y
Comercialización.

Comité de Financiamiento, Protección
Social y Producción y Comercialización, son los
responsables de la administración de las secciones que
representan convirtiéndose en los gerentes de cada
departamento. Esos departamentos funcionan en forma
económicamente independientes una de la otra, cada una
genera sus propios ingresos y cubre sus egresos, cada uno toma
decisiones en cuanto a sus actividades administrativas previa
autorización del Consejo de
Administración.

Cada sección, realiza sus propios asientos
contables para lo cual utilizan un código de cuenta diferente una de la otra
y presentan Estados de Ganancias y Perdida por departamento y
un Consolidado, en cada estado se refleja los bienes,
obligaciones y patrimonio.
Este último a través de los certificados de
aportación de cada departamento. Cada departamento tiene
sus propios pasivos y se prestan entre sí para cubrir
egresos por falta de liquidez de uno de los departamento
creándose cuentas por
pagar y por cobrar respectivamente entre cada
sección.

 

1.2.2.6. Comité de Ahorro y
Crédito.

El Comité de Ahorro y Crédito de la
Asociación Cooperativa de Servicios Múltiple
Araya,

R.L, es el encargado de controlar, gestionar y dirigir
todo lo relacionado con el servicio relacionado con las
actividades de crédito y financiamiento de la
cooperativa; esta instancia, se rige por un reglamento interno
elaborado por el Consejo de Administración y aprobado
por la Asamblea de Asociados.

La directiva de este comité cuenta con un
Comisionado elegido en asamblea de socios, un Subcomisionado y
un Secretario que es designado por el Consejo de
Administración; este Comisionado servirá de
enlace entre el Consejo de Administración y el
Comité de Ahorro y Crédito.

Los Comisionados de este comité tendrán
una duración en su cargo de tres (3) años,
pudiendo ser reelectos por un periodo más; el
Subcomisionado tendrá una duración de dos (2)
años y el Secretario tendrá una duración
en su cargo de un (1) año, ambos cargos podrán
ser reelectos en sus cargos por un periodo
más.

1.2.2.7. Comité de Protección
Social.

El Comité de Protección Social de la
Asociación Cooperativa de Servicios Múltiple
Araya, R.L, es el encargado de coordinar, controlar, prestar y
dirigir todo lo referente al servicio relacionado con el
servicio de funeraria y salud integral de la cooperativa; esta
instancia, se rige por un reglamento interno elaborado por el
Consejo de Administración y aprobado por la Asamblea de
Asociados.

Al igual que el Comité de Ahorro y
Crédito, este cuenta con un Comisionado que sirve de
enlace entre el Consejo de Administración y el
Comité de Protección Social, que es designado por
la asamblea de socios y el cual tendrá una
duración en el cargo de tres (3) años pudiendo
ser reelegido por un periodo mas; además cuenta con un
Subcomisionado y un Secretario que son designados por el
Consejo de Administración y que tendrán una
duración en sus cargos de dos (2) y un (1) año
respectivamente.

1.2.2.8. Comité de Producción y
Comercialización.

Este comité tiene por finalidad coordinar,
prestar, dirigir y controlar todo lo relacionado con el
servicio de: abasto, librería, ventas de
artefactos electrodomésticos, fotocopiado,
computación y bienes de servicios, al igual que los
otros comités que posee la cooperativa, ésta
cuenta con su propio reglamento interno elaborado por el
Consejo de Administración y aprobado por la
Asamblea.

El Comité de Producción y
Comercialización cuenta con una directiva formada por un
(1) Comisionado que es elegido por la Asamblea y el cual
durará en sus funciones tres (3) años de servicio
pudiendo ser reelecto por un período más, este
comité también cuenta con un Subcomisionado y un
Secretario ambos cargos son designado por el Consejo de
Administración y tienen una duración en sus
funciones de dos (2) y un (1) año
respectivamente.

1.2.2.9. Forma de Designación, Atribuciones
y Garantías.

La designación de los cargos o trabajos que
oferte la cooperativa serán potestad única del
Consejo de Administración, previa presentación
de los currículos por parte de los interesados, las
elecciones del personal seleccionado se hará sujeto a
la reglamentación interna que posee la
cooperativa.

En ningún caso los directivos de los Consejos
de Administración y de Vigilancias podrán
ostentar cargos como personal fijo de la Institución,
es decir, ninguno de los directivos de estos consejos
podrán ejecutar cargos de gerentes, administradores,
contadores, secretarios, médicos, bioanalistas,
etc.

El gerente o
administrador de la asociación
cooperativa tiene que tener los conocimientos técnicos
de la especialidad para la cual es contratada, pero
además tiene que tener conocimientos básicos
sobre los principios por
los que se rigen las cooperativas.

 

1.2.2.10. Responsabilidad de los
Asociados

Los estatutos de la Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya R.L, contempla en el
Artículo Nº 26 que el trabajo
en las cooperativas es responsabilidad de todos los asociados
sin esperar percibir compensación económica
alguna por su colaboración prestada sea a tiempo
completo o a tiempo parcial, con derecho a participación
en los excedentes que se produzcan en la
cooperativa.

En la actualidad, la cooperativa se ha visto en la
necesidad de incentivar económicamente a los asociados
que presten sus servicios a esta, con una remuneración
denominada anticipos societarios, cuantía según
la labor que desempeña el trabajador asociado en la
institución.

1.2.2.11. Características.

Las características del trabajo cooperativo que
posee la asociación están contempladas en el
Artículo Nº 32 de la Ley Especial de Asociaciones
Cooperativas, dicho artículo reza de la siguiente
manera:

El trabajo cooperativo es asociado, cualquiera sea su
objeto, y bajo cualquier modalidad, se desarrollará en
equipo, con igualdad,
disciplina
colectiva y autogestión, de tal modo que se estimule la
creatividad
y el emprendimiento, la participación permanente, la
creatividad de bienestar integral, la solidaridad y el sentido
de identidad y
pertenencia. Estas características están
enmarcadas en los principios cooperativos por los cuales se
rigen todas las cooperativas.

1.2.2.12. Participación de los Asociados
Trabajadores
.

Las formas de coordinación y
compensación del trabajo se establecerán bajo
principios de equidad y
amplia participación.

El trabajo cooperativo debe organizarse de manera tal
que se garantice la más amplia participación de
los asociados y que sean estos los que ejecuten dichas labores,
tomando en cuenta las políticas, planes y modalidades
del mismo trabajo.

Las instancias de coordinación de los procesos
administrativos, evaluación y educación deben
garantizar igualmente su participación en este
proceso.

1.2.2.13. Regulaciones.

El trabajador cooperativo está sujeto a
disposiciones establecidas en la Ley Especial de Asociaciones
Cooperativas, es decir, los trabajador cooperativos no tienen
ningún vinculo de dependencia laboral con la
institución, ya que estos son sometidos a un
régimen de cancelación por servicios prestados
denominada anticipos societarios.

Estos anticipos son deducibles al final del ejercicio
contable de la partida de los excedentes, por lo tanto, las
personas que cobran por este rubro no tienen derecho en la
repartición de los excedentes, siempre y cuando estos
estén por encima del monto recibido en todo el periodo
contable a relacionar, de estar por debajo la porción
recibida en dicho periodo contable tendrá derecho el
socio trabajador a recibir la porción restante para la
compensación de lo que debe percibir cada socio por
reparto de dichos excedentes.

Los asociados que aportan su trabajo en la cooperativa
no tienen vínculo de dependencia con la cooperativa ya
que los anticipos societarios no tienen condición de
salario. En
consecuencia, no estarán sujetos a las legislaciones
laborables aplicables a los trabajadores dependientes y las
diferencias que surjan, se someterán a procedimientos
previstos en la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas y
otras leyes que consideren la relación de trabajo
asociado.

1.2.2.14. Anticipos Societarios.

Todos los asociados que aporten su trabajo tienen
derecho a percibir, periódicamente, según sea su
participación en la cooperativa, previa normativa
establecida en los estatutos y reglamentos internos, anticipos
societarios a cuenta de los excedentes de la
cooperativa.

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