Diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos (página 3)
1.2.2.15. Trabajo de
no Asociado.
La cooperativa
podrá excepcionalmente, contratar los servicios de
personas no asociadas a la cooperativa para la
realización de un trabajo en particular, siempre y
cuando, dicho trabajo no pueda ser realizado por los asociados.
Esta relación será objeto de dependencia laboral, y por
lo tanto, estará sujeta a cualquier disposición
que la legislación
laboral aplicable a los trabajadores disponga; dicha
relación de dependencia terminara cuando los
trabajadores se asocien a la cooperativa.
Las personas que ejecuten trabajos de manera habitual
para la cooperativa por un período mayor o igual a seis
(6) meses, tendrán derecho a exigir su ingreso como
asociados, siempre que cumplan con los requisitos establecidos
en los estatutos, y dieran fin a la relación laboral que
poseen con la asociación cooperativa.
1.3 OBJETIVO
GENERAL DE LA INSTITUCIÓN.
Desde su fundación la Asociación
Cooperativa de Servicios Múltiple Araya R.L ha percibido
como su objetivo principal el fomentar el desarrollo
del movimiento
cooperativo entre los habitantes de la península de
Araya, así como mantener un buen fluido de comunicación e integración con las demás cooperativas
establecidas a lo largo y ancho del territorio, es decir,
gracias a la integración y comunicación que
existe entre las cooperativas cualquier asociado puede gozar de
los servicios, a precio de
asociado, en cualquier cooperativa de la nación.
- Dentro de sus objetivos
con la comunidad se
encuentra el de ofrecer los servicios de: distribución de productos
y bienes de
consumo,
brindándole a sus asociados, beneficiarios y publico
en general los servicios de protección social,
además ofrece los servicios funerarios a la comunidad
el cual ha sido uno de los objetivos principales que tuvo la
cooperativa desde sus inicios dado que en la actualidad este
servicio
es muy costoso.
- Los convenios establecidos con otras cooperativas,
ha servido de mucho, a la hora de prestar los servicios de
protección social a los cooperativistas, un ejemplo de
estos convenios es la venta de
cauchos a los asociados y al publico en general gracias a la
colaboración prestada por la Central Cooperativa de
Aragua.
- Brindar a sus asociados el servicio de ahorro y
crédito, ha sido un punto favorable
para la comunidad dado que el cobro del impuesto al
debito bancario ha facilitado que muchas personas soliciten
el servicio de ahorro y crédito prestado por la
cooperativa, ya que les permite hacer uso de los prestamos
que ofrece la institución por los cuales cobran un
bajo porcentaje por concepto de
interés.
1.4 ASPECTOS LEGALES.
La cooperativa a través de las actividades que
realiza tiene como objetivo principal proporcionar a las
personas cierto grado de bienestar económico y social al
colocar en el mercado
bienes y servicios a precios
más bajos.
En lo que respecta a la
personalidad jurídica de las cooperativas, esta es
adquirida mediante autorización del ejecutivo nacional a
través de la Superintendencia Nacional de Cooperativas.
En cuanto a los aspectos legales que regulan a las cooperativas
está basada fundamentalmente en lo previsto en la
Constitución de la Republica Bolivariana
de Venezuela
(Artículos Nº 70, 118, 184,308) referidos
éstos a como promover el bienestar general y la seguridad
social del país.
Otros aspectos a considerar para que las cooperativas
puedan realizar mejor sus actividades y poder
así enfrentar hechos que puedan repercutir de una u otra
forma en su normal funcionamiento, son las normas legales
dispuestas en el Código
Civil de Venezuela y las establecidas en él
artículo Nº 353 del Código de
Comercio. Igualmente en cuanto a su domicilio, el Código Civil establece que esta se
hallara en su dirección o lo que disponga sus Estatutos
o Leyes
especiales.
Las cooperativas además de regirse por la
Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas, también se rigen por lo
dispuesto en el Código Civil, por ser persona natural
(Artículo Nº 28). Por otra parte, el Código
de Comercio en
sus artículos 32, 34 y 36 establece las normas para
llevar los libros de
contabilidad, donde se menciona los libros que
se deben llevar y las prohibiciones en cuanto a enmendaduras y
alteraciones.
Cabe destacar que las normativas legales existentes en
otras leyes también son consideradas por la
constitución y funcionamiento de las cooperativas, de
allí que las cooperativas para ser asociaciones sin
fines de lucro, quedan exento del pago de impuesto sobre
la renta, Artículo 12 de dicha ley , así como
también lo establecido en el Artículo 14 y 35 de
la Ley de Impuesto sobre Sucesiones y
otros Ramos de la Renta Nacional en la cual expresa que todo
los donativos realizados a las Cooperativas quedan exentas de
este impuesto.
Para regular la actuación de las cooperativas,
el estado
venezolano creó los siguientes organismos nacionales y
estadales:
Organismos Nacionales:
- Superintendencia Nacional de Cooperativas
(SUNACOOP). - Central Cooperativa Nacional de Venezuela
(CECONAVE).
Organismos Estadales: (solo para el estado
Sucre).
- Central Cooperativa de Sucre
(SECOSUC).
La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, se rige por una serie de leyes que
le brinda carácter jurídico o legal, estas
leyes se presentan a continuación:
- Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela. - (Artículos: 70- 118- 184- 308).
- Código Civil (Artículo:
28). - Código de Comercio (Artículos: 32-
34- 36- 353). - Ley Especial de Asociaciones
Cooperativa. - Ley de Impuesto sobre la Renta (Artículo:
14). - Ley de Impuesto sobre Sucesiones u Otros Ramos de
la Renta Nacional (Artículos: 14- 35 las donaciones
están exentas de este tipo de impuesto). - Ley Orgánica del Trabajo.
- Ley General de Bancos y
otras Instituciones de Crédito
(Artículo: 19). - Ley de Empresas de
Seguro y
Reaseguros (Artículo 5 parágrafo
Único). - Ley de la Administración Financiera del Sector
Publico. - Ley de Creación, Estimulo, Promoción y Desarrollo del Sistema
Microfinanciero (Ley de Microfinanzas) - Reglamento de la Ley General de Asociaciones
Cooperativas (vigente solo los Artículo s: 106- 107
salvo el literal E _108- 110).
1.4.1. Revisión de los Estatutos por los que
se rigen los Departamentos de la Asociación Cooperativa
de Servicios Múltiple Araya R.L
Los Estatutos son documentos de
carácter jurídico que deben poseer todas las
cooperativas que se quieran constituir como tal (ver anexo
Nº 1). El artículo 13 de la Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas desglosa los requerimientos
mínimos que deben tener presente las cooperativas a la
hora de redactar o elaborar sus estatutos.
La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya, R.L; posee una serie de estatutos que
fueron modificados y puestos en vigencia el 27 de Julio de
2.002, fecha esta en que se llevó a cabo la II ASAMBLEA
EXTRAORDINARIA DE ASOCIADOS Y DELEGADOS. Dicha
modificación fue con la finalidad de adaptar los
estatutos a la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas la
cual entró en vigencia el 18 de Septiembre de
2.001.
Para la elaboración del proyecto de
estatutos se designo un grupo
promotor que deberá estar integrado por un numero de
personas mayor o igual a tres (3); este grupo de personas
tendrá la obligación de redactar este proyecto
tomando en cuenta las necesidades y funciones de la
cooperativa en cuestión. Una vez concluidos o terminados
los estatutos deberán los miembros de este
comité, someterlo a juicio con los demás miembros
de la cooperativa para aprobarlo, modificarlo o rechazarlo de
ser necesario.
Los estatutos de la Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya, R.L, están
distribuidos en una serie de capítulos que se describen
a continuación:
CAPÍTULO I
Este capítulo comprende dos (2)
artículos.
Artículo 1. Denominación,
Régimen y Duración. En el cual se indica el
nombre de la asociación cooperativa y también se
expresa el cambio de la
modalidad de AHORRO Y PRÉSTAMO por asociación
cooperativa de SERVICIOS MÚLTIPLES, y la adopción
del régimen de Responsabilidad Limitada, por ser asociaciones
cooperativas, este tipo de empresas comunitarias tienen una
vida indefinida como asociación.
Domicilio. La Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya, R.L, establece en los
estatutos como domicilio legal la comunidad de Araya en el
estado Sucre, prestando de esta manera sus servicios a todas
las comunidades que lindan con esta población.
Artículo 2. Objeto. Dentro de los
objetivos que pretende alcanzar la asociación
está la de desarrollar el movimiento cooperativo, no
solo con las demás cooperativas que hacen vida en la
comunidad, si no con aquellos organismos que comprende el
municipio. Ofrecer servicios de alimentos,
fotocopiado, salud, soluciones
financieras, soluciones funerarias y cualquier otro tipo de
servicio que ayuden a la población peninsular, pues es
el objetivo que percibe esta cooperativa, es fomentar la
educación cooperativa a través de cursos,
talleres, charlas, seminarios o cualquier otro medio de
enseñanza que es tan importante en estos
momentos tan difíciles que viven los
peninsulares.
CAPÍTULO II, Se Refiere a los
Asociados:
Comprende una serie de cinco (5) artículos los
cuales muestran las exigencias que deben tener cualquier
persona que desee ser socio o beneficiario de la cooperativa,
dentro de estas exigencias se pueden mencionar:
Artículo 3. Este articulado se refiere
a los requerimientos que debe tener toda persona que quiere
formar parte de la Asociación Cooperativa como
asociado.
- Ser mayor de edad o menor con autorización
de su representante legal.
- Conocer todo lo relacionado a los principios
cooperativos, reglamentos internos y cualquier norma legal
que sustente el movimiento cooperativo.
- Suscribir un número de certificados de
asociación y aportación los cuales son parte
importante en la constitución del capital
de la cooperativa. Dentro de la cooperativa no se puede
exigir ningún otro requisito económico para
formar parte de la misma.
- No tener conflictos o cualquier actividad que vaya en
detrimento de la cooperativa o con alguno de sus organismos
de integración.
Artículo 4. Deberes y Derechos de los
Asociados.
La Asociación Cooperativa muestra los
deberes y derechos que deben tener los asociados con la
cooperativa; así como los de la cooperativa con sus
asociados, además de los ya señalados en el
artículo 21 de la Ley Especial de Asociaciones
Cooperativas, dentro de estos deberes y derechos se pueden
mencionar los siguientes:
- Participar en las actividades promocionadas por la
cooperativa, proyectar y promover la imagen de la
cooperativa en la comunidad.
- Cubrir el valor de
los certificados de aportación y asociación en
el momento en que el Consejo de Administración lo dictamine y
además cancelar el porcentaje que se dictamine para el
aumento del capital de la cooperativa.
- Obtener respuesta verbal o por escrito de los
planteamientos realizados, así como los logros
obtenidos por la cooperativa en su desempeño.
- Utilizar los servicios que ofrece la cooperativa en
el momento que sea pertinente.
Artículo 5. Pérdida del
Carácter de Asociado.
Las personas que tienen participación como
socios en la cooperativa pueden perder esta condición
por un número de causas las cuales se muestran a
continuación:
- Muerte del asociado o fin de la existencia de
cualquier sociedad
jurídica.
- Renuncia por parte del asociado a la
cooperativa. - Incumplimiento de sus deberes. Salvo que el socio
pueda justificar las causas por las cuales no puede hacer
frente a sus responsabilidades. (estipulado en el
artículo 19 de la Ley Especial de Asociaciones
Cooperativas).
- Cuando la asamblea dictamine la
exclusión.
- Por extinción de la cooperativa.
Artículo 6. Reintegro en caso de
Retiro.
Cuando un asociado se separe de la cooperativa, sea
excluido o pierda su condición como tal, se
procederá a devolver el valor de sus certificados de
asociación y de aportación a éste, a sus
representantes, a sus beneficiarios o a sus herederos
legítimos.
Los certificados serán devueltos en su
totalidad en el momento en que se produzca la
disolución, siempre y cuando la cuantía de estos
certificados no sea demasiado sustancial en sus montos y por
ende no pueda ser afrontada al momento, en estos casos el
Consejo de Administración dictaminará las
formas de pago de dichos títulos.
Cuando el asociado pierda este carácter por
exclusión de la asamblea por encontrarse mal manejo de
los fondos de la cooperativa, el Consejo de
Administración estará facultado a retener el
montó de los certificados hasta que haya sido resuelta
la situación, en caso de demostrar la
malversación y esta sobrepase lo retenido por concepto
de certificados, el socio podrá ser sometido a acciones
judiciales.
Causales de Exclusión.
Cuando un asociado muestre mala conducta o
realice actos que se traduzcan en grave perjuicio moral contra
la cooperativa, sus intereses o contra el personal
directivo o trabajadores, será causa justificada de
exclusión.
CAPÍTULO III:
Se refiere al funcionamiento y a la
administración a los cuales se hace referencia en el
punto 1.2.2 del presente capitulo.
CAPÍTULO IV.
Artículos 26 y 27 se refieren a la
afiliación y la desafiliación los cuales rezan lo
siguiente:
El Consejo de Administración conjuntamente con
el Consejo de Vigilancia tendrá la potestad de aceptar o
aprobar la afiliación de la cooperativa con cualquier
organismo de integración o con cualquier otra
cooperativa.
De la misma manera el Consejo de Administración
y Vigilancia podrá, previa elaboración de un
informe,
explicar las causas donde justifique la desafiliación de
la cooperativa con cualquier organismo de integración o
con cualquier cooperativa; una copia de este informe
será enviada al organismo de integración, otra
copia debe ser enviada a la Superintendencia Nacional de
Cooperativas y la otra copia debe ser enviada a los asociados,
a través de la Asamblea siendo esta última la que
emita la aprobación de la decisión a
tomar.
Así mismo, el Consejo de Administración
es el encargado de escoger y sustituir los delegados que van a
representar a la cooperativa, ante el organismo de
integración, dichos delegados tendrán que
mantener informado por escrito de todos los acuerdos y
resoluciones tomadas en dichas reuniones. Artículo 28 de
los Estatutos de a Asociación Cooperativa.
CAPÍTULO VI.
De los Recursos
Económicos y Duración del Ejercicio
Económico
Artículo 28.
Los recursos económicos de la Cooperativa
están integrado por:
- Certificados de Aportación.
- Certificados de Asociación.
- Certificados de Inversión.
- Certificados Rotativos.
- Donaciones, auxilios y legados
que reciban. - Fondos provenientes de los porcentajes que se
destinen a su incremento.
Los certificados de asociación tienen un valor
unitario de Un Mil Bolívares (Bs. 1.000,00), y los
certificados de aportación son establecidos en los
reglamentos internos de cada departamento, estas dos
modalidades de certificados son pagados en el momento en que el
socio potencial desee suscribirse a la asociación
cooperativa y no podrán ser transferibles ni
devengarán intereses.
Las otras dos modalidades de certificados con los que
cuenta la cooperativa para obtener sus recursos
económicos es a través de la venta de
certificados de inversión y certificados rotativos,
estos certificados se ponen a disposición de los
asociados cuando la cooperativa decide ejecutar un proyecto y
este tipo de certificados deberán ser aprobados por la
asamblea.
El ejercicio económico de la Asociación
Cooperativa de Servicios Múltiples Araya, R.L comienza
el primero (1) de enero y termina el treinta y uno (31) de
diciembre de cada año, con excepción del primer
ejercicio económico que tuvo su inicio en el momento que
fue publicada en la Gaceta Oficial de la República y
hasta la fecha de terminación
señalada.
CAPÍTULO VI:
Referente a los Fondos, Reservas y Excedentes se
establece lo siguiente:
Artículo 29. Fondos y
Reservas.
La Asociación Cooperativa Araya, R.L, destina
cada año un porcentaje de sus excedentes para mantener
los Fondos de Emergencia, Educación, Cultura y
Deporte y para
los Fondos de Protección Social y Proyectos de
Construcción. La Asamblea de Asociados
tendrá la potestad de crear los fondos que crean
convenientes.
Artículo 30. Fondo De Reserva De
Emergencia.
La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, destina el 1% de las utilidades
bruta y el 10% después de haberse deducido de la
utilidad
antes de fondos y reservas los anticipos societarios. Como toda
reserva de emergencia, estos fondos son creados con la
finalidad de cubrir cualquier eventualidad que subsista, de no
cubrirse dichas eventualidades con el total de estos fondos, se
destinarán los aportes de los socios para solventar
tales contingencias.
Artículo 31. Fondo de Protección
Social.
La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, destina el 1% de las utilidades
brutas y el 10% después de haberse deducido de la
utilidad antes de fondos y reservas los anticipos societarios.
Estos fondos son creados con la finalidad de atender
situaciones especiales de los trabajadores y asociados;
será responsabilidad del Consejo de
Administración presentar a la Asamblea para su
consideración y aprobación las posibles
situaciones que ameriten y que deben atenderse con estos
fondos.
Artículo 32. Fondo de
Educación.
La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, destina el 1% de las utilidades
bruta y el 10% después de haberse deducido de la
utilidad antes de fondos y reservas los anticipos societarios.
Estos fondos son creados con la finalidad de atender las
actividades educativas, deportivas y culturales de la
cooperativa.
CAPÍTULO VII.
De los Libros, Registros y de
la Contabilidad.
La cooperativa como en toda empresa es
necesario y obligatorio que lleve libros de registros y
contabilidad, los cuales son exigencia de la Superintendencia
Nacional de Cooperativas; esto libros deberán ser
empastados, numerados, foliados y sellados.
Dentro de los libros que lleva la cooperativa se
encuentran:
- Libro de Actas de Asambleas.
- Libro de Asistencia a las Asambleas.
- Libro de Actas del Consejo de
Administración. - Libro de Actas del Consejo de
Vigilancia. - Libro de Actas de los Departamentos.
- Libro de Registro de
los Asociados. - Libros de Contabilidad.
CAPÍTULO VIII.
Se refiere al a Disolución y la
Liquidación.
En donde La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya, R.L. podrá disolverse y
liquidarse de acuerdo a lo establecido en los artículos
71 y 76 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas los
cuales rezan de la siguiente manera:
Artículo 71: Las cooperativas se
disolverán por las siguientes causas:
- Decisión de por lo menos el setenta y cinco
por ciento (75%) de los presentes en la Asamblea o
reunión general de asociados, realizada de conformidad
con el quórum que se establezca en el estatuto,
convocada para tal fin. - La imposibilidad manifiesta de realizar el objeto
social de la cooperativa o la conclusión del
mismo. - Reducción del número de asociados por
debajo del mínimo legal establecido en la ley, durante
un período superior a un año. - Transformación, fusión, segregación o
incorporación. - Reducción del capital por debajo del
mínimo establecido por el estatuto por un
período superior a un año. - Cuando no realice actividad económica o
social por más de dos años. - Cuando el pasivo supere al activo y no pueda
recuperarse la cooperativa después de establecido el
régimen excepcional previsto en la Ley.
Artículo 76:
Finalizado el proceso de
liquidación, la comisión liquidadora o el juez,
según sea el caso, emitirá una
certificación de liquidación que será
entregada al registro en donde se inscribió la
cooperativa para que éste haga constar la
extinción de la persona jurídica. Igualmente se
enviará copia de la certificación de
liquidación a la Superintendencia Nacional de
Cooperativas.
1.5. BASES FILOSÓFICAS DE LA
COOPERATIVA
MISIÓN DE LA ASOCIOCIÓN COOPERATIVA
DE SERVICIOS MÚLTIPLES ARAYA R.L
La misión
de la cooperativa es ofrecer servicios de ahorro y
crédito a sus asociados, servicio de salud integral y
funeraria a sus asociados y público en general del
Municipio Cruz Salmerón Acosta, implantando los concepto
genuinos del sano cooperativismo para ayudar en el logro del
bienestar socioeconómico de los pobladores de este
terruño peninsular del estado Sucre y a la vez que se
cumpla con el bien comunitario.
VISIÓN DE LA ASOCIOCIÓN COOPERATIVA
DE SERVICIOS MÚLTIPLES ARAYA R.L.
La visión de la cooperativa es desarrollar e
implantar las estrategias
financieras que ayuden a los socios en su planificación económica con el fin
de crear y preservar el concepto comunitario de las
cooperativas de ahorro y crédito, servicios de salud y
funerarios de fácil acceso, con razón social y
que beneficie a la familia
en general.
1.6.- BASES TEÓRICAS.
1.6.1. MANUALES
Definiciones de Manuales:
Se entiende que un manual es todo
cuerpo sistemático que indica las actividades a ser
cumplidas por la
organización y la forma en que las mismas
deberán ser realizadas, ya sea de manera conjunta o
separada. Según Alonzo, J (1988:25)
"Son libros organizados para promover un mejor
entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos
administrativos; su propósito es el de suministrar
un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la
función exacta de cada fase del negocio
de la
empresa".
Es decir, los manuales son guías que se
elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que
realiza la empresa.
Los manuales son también instrumentos que
sirven de control
interno ya que en ellos quedan establecidos los procedimientos
que se siguen en la empresa. A través de ellos se pueden
comparar y controlar todas las actividades.
Los Manuales son los documentos organizativos y
herramientas
gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables. Consisten en la
organización lógica y ordenada de todos los
procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de
libro
actualizable.
1.6.1.1. Características de los
Manuales:
Entre las características de los Manuales se
encuentran:
- Son la base del control
operacional contable, ya que en ellos se describe la información referida a normas,
políticas y procedimientos contables por los cuales se
evaluará el desarrollo operacional.
- Su lenguaje
debe ser sencillo y claro para el uso de terceras personas,
para que al leerlo las instrucciones sean bien
interpretadas.
- Son flexibles debido que se elaborarán
considerando la posibilidad de cambios, es decir, deben ser
diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a
diversas eventualidades, con el fin de enfrentar los cambios
que se produzcan en el entorno empresarial.
- Los manuales deben mantener uniformidad en los
criterios de redacción en las secciones, puesto que
éste conllevará a un mejor entendimiento. Un
alto grado de confianza, orden y consistencia en las acciones
a ejecutar.
1.6.1.2. Clasificación de los Manuales,
según Duhalt M. (1.997:20):
De Acuerdo a su Contenido:
Los manuales pueden clasificarse como:
- Manuales de Historia de
la Empresa - Manual de Políticas de la
Empresa. - Manuales de Organización de la
Empresa. - Manuales de Procedimientos de la
Empresa. - Manuales de Contenido
Múltiple.
De acuerdo a su Función
Específica:
Los manuales pueden ser:
- Manuales de Personal
- Manuales de Compra
- Manuales de Producción.
- Manuales de Venta.
- Manuales de Finanzas
- Manuales de Otras Funciones.
1.6.1.3. Ventajas de los Manuales:
Según Duhalt M. (1977:26) el uso de los
manuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden
mencionar:
- Facilitar la revisión constante de las
políticas y procedimientos, revelando las
diferencias o debilidades. - Permite conocer detalladamente todas las
actividades de un área de la Institución, la
responsabilidad individual y los
procedimientos. - Establecen la continuidad y coherencia en las
prácticas y normas a través del tiempo.
- Hacen más eficaz y eficiente el
trabajo del personal, y el registro de las operaciones, evitando que se alteren
arbitrariamente. - Sirven para uniformar y controlar las rutinas de
trabajo evitando su alteración
arbitraria.
- Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitación del personal en su
rango, ayuda a la selección de trabajadores en caso de
vacantes.
- Al estar por escrito, quedan claramente
establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador
controlando así las actuaciones de cada
uno. - Ahorra tiempo a la organización, ya que
evita repetir información, explicaciones. o
instrucciones similares.
- Asegura la continuidad de las operaciones de la
empresa, durante la ausencia de alguno de los responsables
de un cargo en particular.
- Facilita la coordinación del trabajo y a su vez
reduce la duplicación de funciones.
- Son un instrumento de gran utilidad en el trabajo
de auditoria, puesto que muestran los detalles del sistema
y sirve como medio para verificar el procedimiento correcto a seguir.
- Son una fuente permanente de
información. - Permiten el mejor entendimiento de las normas de
la empresa, así como la responsabilidad individual y
en los procedimientos, de cada trabajador.
1.6.1.4. Desventajas de los
Manuales.
Entre las desventajas más resaltantes de
los Manuales según Duhalt M. (1977:28) se
encuentran:
- Requieren de una gran cantidad de tiempo en su
elaboración por su gran volumen.
- Quitan discrecionalidad al personal lo que se
traduce en un freno para la iniciativa
individual.
- El costo de
conformación y revisión puede ser
elevado.
- El trabajo se centra exclusivamente a lo
dispuesto en el manual.
- Pierden vigencia con mucha rapidez, lo que
implica actualizarlos con el tiempo.
- Reprimen el pensamiento creativo o individual del
personal.
- Requiere del personal capacitado para su
elaboración.
- Una redacción errónea puede dar
lugar a la distorsión de sus objetivos.
1.6.1.5. Objetivos de los Manuales:
Los manuales cumplen los siguientes
objetivos:
- Presentar en forma adecuada y sistemática
las normas y procedimientos de cada área o de una en
especial. - Sirven de guía para la evaluación de la eficiencia general.
- Facilitar el
aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la
Institución.
- Facilitar el pronunciamiento actualizado, conciso
y claro de las funciones exactas de cada fase de la
empresa.
- Dotar a la Institución de una herramienta
que indique la forma de proceder y la continuidad de sus
procedimientos.
- Reducir errores, omisiones y desperdicios de
insumos.
- Facilita en un momento determinado los pasos a
seguir para el cumplimiento de sus funciones.
- Servir como instrumento de consulta para la
elaboración de los estados
financieros.
- Facilita la continuidad de los procedimientos
aún cuando se sucedan cambios.
- Minimizar la labor de los supervisores para que
dediquen más tiempo a la
planificación.
1.6.1.6. Contenido de los Manuales:
El autor Duhalt M. (1977:27) considera que:
"los Manuales contienen, en su forma
especifica, políticas, normas, procedimientos,
organización, historias, aspectos legales y
principios específicos del área a la cual se
destinan, así como formularios, organigramas, flujogramas, modelos
de informes
y en algunos casos, estándares para medir el
desenvolvimiento operacional, entre
otros".
Los Manuales pueden contener instructivos referentes
a:
- Prólogo o introducción.
- Utilización de formularios.
- Registros de contabilidad.
- Preparación de informes
financieros - Código y catálogo de cuentas.
- Organigrama representativo de la estructura
organizacional.
- Descripción detallada de jerarquías,
funciones, alcance de autoridad,
responsabilidad y relaciones tanto de líneas como de
staff.
- Principios de organización que han servido
de base a la organización adoptada.
- Declaración de objetivos de la
Institución.
- Políticas generales de la
Institución. - Descripción en forma ordenada de las
diferentes etapas de los procedimientos, indicando las
diferentes unidades interventoras en los mismos. - Flujograma representativo de los procedimientos
descritos.
1.6.1.7. Importancia de los
Manuales:
Su importancia radica en que es una herramienta que
sirve para el manejo y planificación de los recursos
organizacionales, sean éstos recursos
humanos o materiales;
a su vez, constituyen un medio para agilizar los procesos
contables y aumentar el logro de sus objetivos.
Por otra parte, el manual ofrece al personal una
guía para la ejecución de sus labores, que
resultará particularmente valiosa para instruir al
personal de reciente ingreso, y es de gran utilidad para evitar
errores o pasar por alto aspectos elementales.
Un manual le permite a la empresa contar con un medio
de consulta sobre la realización de las operaciones que
en él se contemplan, contribuye a mejorar la calidad y
oportunidad de la información así como
también minimizar los errores humanos que pudieran
existir por la falta de un material de información de
este tipo.
La idea de implantar manuales en la empresa es que
esta continúe trabajando en la misma eficiencia durante
la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en
particular.
Los manuales son una fuente importante de
información escrita y son un instrumento de acción para el control global de la
organización. Además, son medios
viables parta comunicar políticas, acelerar el
entrenamiento de los nuevos empleados y recopilar decisiones
pasadas de la administración lo que permitirá por
una parte la continuidad de sus futuras decisiones y por otra,
decidir sobre los cambios a implementar.
Por ello es importante para las empresas contar con
manuales de procedimientos contables, administrativos o
financieros para lograr con mayor eficacia los
objetivos o metas propuestas.
1.6.2. Pasos para Diseñar un
Manual:
La autora Hemández Ysoris H. (2001:27)
considera que existen pasos importantes en la
elaboración de un manual, en este caso hay que hacer una
planificación del trabajo para lograr que sea efectivo y
adaptable a las necesidades de la Institución que la va
a utilizar.
Se debe contar con la información pertinente,
para lo cual se necesita de la máxima
colaboración del personal de la
Institución.
Los pasos que deben seguirse para diseñar un
manual son los siguientes:
1.6.2.1. Evaluación de la
Organización:
Antes de comenzar la preparación del manual,
debe hacerse un estudio exhaustivo de la Institución.
Sus procedimientos, normas y políticas, para garantizar
que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la
Institución a utilizarlo.
1.6.2.2. Planificación de la Investigación:
Debe realizarse un planteamiento a seguir para la
elaboración del trabajo, debe seguirse un esquema
clasificado y numerado de acuerdo a la especificación de
los puntos que se van a incluir. También debe medirse el
tiempo estimado de culminación.
1.6.2.3. Recopilación de la
información:
Para la recopilación de datos, se
usar varios medios:
- La investigación documental, directamente
de los archivos de
la institución.
- Entrevistas realizadas al personal, para obtener
información sobre las actividades en las que
interviene, ¿cómo?, ¿cuándo?,
¿dónde? y ¿para qué las
ejecutan?, recolectando además las formas empleadas en
las operaciones.
- Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar
y aprobar la información generada por los que ejecutan
las operaciones.
- Observación directa del proceso, para
constatar los datos recolectados.
1.6.2.4. Elaboración del
Manual:
Después de haber recolectado la
información necesaria para la realización del
manual, se procede al diseño del mismo, tomando en
cuenta:
- El tamaño del formato ha seleccionar,
generalmente se usa el estándar.
- La diagramación, con ella se procura ubicar
fácilmente la información, así como la
esquematización de los procesos utilizados. Se deben
mostrar flujogramas que incluyan las labores, métodos y procedimientos de manera
analítica, flujogramas panorámicos de todo el
proceso, de igual forma cualquier otro diagrama
que se necesite. - La redacción del manual, debe ser de manera
clara y sencilla, sin utilizar lenguajes técnicos,
además no debe quedar nada sobreentendido, ya que de
su interpretación depende su efectividad.
Una lectura
clara, precisa y concisa permite suministrar toda aquella
información que el manual quiere expresar.
- La técnica de codificación, tomando en cuenta las
actividades que realiza la institución; así se
tiene la codificación alfabética,
numérica y alfanumérica.
- La presentación debe detallar el modelo de
impresión, número de ejemplares. el tipo de
encuadernación y todo aquello que influya en la
presentación del manual.
- Antes de distribuir el manual, deben elaborarse
pruebas
piloto que permitan conocer hasta que punto es efectivo, y
determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo
más adaptable posible a la Institución que lo
va a emplear.
- Debe distribuirse un ejemplar a los jefes de las
siguientes divisiones: Planificación y Presupuesto, Personal y Administración
y Servicios, para que todo el personal tenga acceso a la
utilización del manual, por otra parte, debe hacerse
un seguimiento de su utilización, para determinar si
en algún momento los procedimientos, normas y
políticas no son necesarios o han sido transformados.
Por último, deben hacerse las modificaciones
pertinentes, en caso de que existan, de lo contrario el
manual perderá el objetivo para el cual fue
creado.
1.6.3. Manual de Normas y
Procedimientos:
Este manual contiene detalladamente todos los
procedimientos que se realizan en la empresa, así como
las normas y pautas específicas que se aplican para la
elaboración de los diferentes procedimientos llevados a
cabo en las operaciones. Según Catacora F.
(1997:101)
"Son manuales donde se establecen pautas
específicas acerca de las normas aplicables en forma
general o específica para los procedimientos
identificados en la
organización".
1.6.3.1. Características:
Las características de este tipo de manuales
son las siguientes:
- Detalla todos los procedimientos que se realizan
en la empresa. - Estable pautas o normas
específicas.
1.6.3.2. Objetivo:
El objetivo de estos manuales es presentar en forma
ordenada y sistemática las normas y los procedimientos
llevados en las operaciones de la organización, con la
finalidad de dotar a la empresa de un instrumento que indique
la forma de hacer las actividades y facilite en un momento
determinado la verificación de los pasos correctos a
seguir para el cumplimiento de las funciones, así como
garantizar la continuidad de los procedimientos aún
cuando sucedan cambios.
1.6.4. Flujogramas:
Los flujogramas para Catacora F. (1997:77)
"Son Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el
procedimiento de una operación, desde su origen hasta
su destino de una manera secuencial y cronológica,
así como las relaciones interdepartamentales, la
división de responsabilidades, distribución de
documentos y la situación de los registros y archivos
de contabilidad, involucradas en esas
operaciones".
1.6.4.1. Ventajas del Flujogramas:
Para Catacora F (1997:77)
Las ventajas de los flujogramas son las
siguientes:
- La simbología empleada en su
preparación son de conocimiento universal lo que facilita
la
comunicación con los técnicos y los
programadores de computadoras en el área de procesamiento
de datos.
- Permite sincronizar y detallar todo el proceso
operativo disminuyendo explicaciones y
representaciones.
- Por su forma representativa de las operaciones; se
pueden localizar con facilidad las zonas deficientes,
duplicidad en operaciones, así como aplicar los
correctivos necesarios.
- Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad
ya que se adaptan a problemas
específicos.
1.6.5. Organigramas:
Según Fernando Catacora: (1997:19) los
organigramas:
"Representan gráficamente la estructura
organizativa de la Institución, donde se visualiza el
acoplamiento entre sus partes componentes, además que
permite observar las distintas relaciones, dependencias y
conexiones que pueden existir en la
organización".
Los organigramas se implementan para informar al
personal de la Institución en general, personal de nuevo
ingreso y a terceras personas sobre la naturaleza y
el tipo de la estructura de la Institución, de igual
manera para detectar y corregir deficiencias o errores de
estructura.
1.6.5.1. Ventajas del Organigrama:
- Facilita al personal entender y habituarse a la
estructura organizativa de la institución.
- Incentiva a la superación de los
trabajadores, puesto que al conocer el rango superior, se
esmeran por obtenerlo.
- Permite economizar tiempo, esfuerzos y recursos, en
el sentido de que reflejan las líneas de mando y
autoridad, por lo que los trabajadores conocerán a
qué departamento dependen, a quién deben
reportar, así como supervisar.
- Facilita la evaluación de la estructura y
todos los aspectos relacionados implícitamente con
ella con el propósito de detectar fallas o debilidades
y corregidas.
1.6.6. Formularios:
Según el autor Duhalt, M.
(l977:156)
"los formularios son objetos sobre el cual se
imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para
que se anote en ellos una información variable.
Generalmente son Impresos en papel y puede constar de varias
partes similares o distintas".
1.6.6.1. Ventaja de los Formularios:
Las ventajas de los formularios es la
siguiente:
- Al estar por escrito sirven de soporte o
evidencia física de lo que sucede en la
empresa.
- Se evita repetir información común
o general que acepta respuestas individuales.
1.7. TÉRMINOS BÁSICOS.
- AHORRO: Es la diferencia entre el ingreso
disponible y el consumo efectuado por una persona o una empresa.
(A. Goxens, Enciclopedia Práctica de
Contabilidad).
- ASAMBLEA: reunión numerosa de
personas convocada para un fin común. . (http://www.googly.com). - CAJERO: Persona encargada de la entrada y
salida de los caudales, así como su
conservación y custodia. (A., Goxens, Enciclopedia
Práctica de Contabilidad). - COOPERATIVA: son asociaciones abiertas y
flexibles, de hecho y derecho cooperativo, de la economía social y participativa,
autónoma de personas que se unen mediante un proceso y
acuerdo voluntario para hacer frente a sus necesidades y
aspiraciones económicas, sociales y culturales
comunes, para generar bienestar integral, colectivo y
personal, por medio de procesos y empresas de propiedad
colectiva, gestionada y controlada
democráticamente.(Artículo 2, de la Ley
Especial de Asociaciones Cooperativas). - COOPERATIVISMO: Régimen social basado
en la difusión de las sociedades
cooperativas. (A. Goxens, Enciclopedia Práctica de
Contabilidad). - CUENTA: Es el nombre que se utiliza para
registrar en forma ordenada las operaciones realizadas
diariamente en una empresa. (A. Goxens, Enciclopedia
Práctica de Contabilidad). - DEPARTAMENTO: Unidad o división de
una empresa sobre el cual un gerente
tiene autoridad respecto al desempeño de actividades.
(http://www.google.com). - DEPÓSITO: Contrato por
el cual una persona (depositante) entrega una cosa mueble a
otra (depositario), para que le guarde o custodie
gratuitamente y la devuelva al primer requerimiento. .
(http://www.google.com). - DEPOSITO DE AHORRO: es aquel tipo de
depósito que se consigna en las entidades financiera,
la cual cosiste en la captación de fondos los cuales
se mantienen en poder y a disposición de dicha entidad
por periodos más largos que los depositados en las
cuentas
corrientes. . (http://www.google.com). - EFICACIA: Capacidad de alguna cosa o persona
para realizar aquello a lo que esta destinado.
(http://www.googly.com). - EFICIENCIA: Facultad o actitud
especial para lograr un efecto determinado y acción
con que se logra ese efecto. ().
- FLUJOGRAMA: Son Técnicas de
documentación que constan de símbolos que
permiten visualizar el procedimiento de una operación.
Catacora, Fernando. Sistema de procedimientos
contables.Caracas. - INTERES: Lucro producido por un capital.
(http://www.yahoo.com). - NORMAS: Constituye el nervio de la
organización. (http://www.yahoo.com). - ORGANIGRAMA: Es un cuadro que demuestra los
títulos de las posiciones de los administradores y los
conecta por medio de líneas que indican las
responsabilidades y sus subordinaciones.
(http://www.yahoo.com). - PRESTAMOS: Dinero que
el Estado o una corporación toma prestado de los
particulares o de otro estado o corporación con una
garantía y pagando interés (empréstito).
(A. Goxens, Enciclopedia Práctica de
Contabilidad). - PROCEDIMIENTO: Son todas aquellas
actividades que están inmersas para la
realización de una tarea especifica. (Manual de
instructivo de REMAVENCA) - SOCIO: Persona asociada con otro o con otras
para lograr un objetivo común. (A. Goxens,
Enciclopedia Práctica de Contabilidad).
CAPITULO II
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA
LA ASOCIACIÓN COOPERTIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES
ARAYA. R.L.
2.1.-DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS QUE OFRECE
LA ASOCIACIÓN COPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES
ARAYA R.L,
La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, ofrece a sus asociados y
público en general una múltiple variedad de
servicios que le brindan comodidad y confianza a los que usan
estos beneficios. Desde su creación que data desde
noviembre de 1.970; la cooperativa ha tenido importantes
cambios en su funcionamiento o razón social, dichos
cambios han estado orientados en la concreción de una
cooperativa que brinde no solo un servicio, sino un gama de
estos.
Esta asociación tiene en la actualidad una
serie de beneficios que les brinda a sus asociados y
público en general, los cuales han sido mejorados y
optimizados al pasar de los años, dichos servicios se
mencionan a continuación:
- Servicio de Financiamiento (solo para sus
asociados).
Este servicio fue el pionero que dio origen a la
creación de la Asociación Cooperativa (noviembre
de 1.970), en la actualidad el servicio de financiamiento esta orientado solo para el uso
de los asociados que forman parte de la cooperativa, y consiste
en la apertura de un contrato el cual le otorga al solicitante
el carácter de asociado a la cooperativa y brinda a
estos las comodidades que pueda recibir en cualquier
institución financiera pública o privada del
país.
Dentro de las actividades realizadas en el
Departamento de Financiamiento se encuentran: fomentar el
ahorro entre los asociados, analizar y aprobar las solicitudes
de préstamos, conceder financiamientos para la
adquisición de artículos electrodomésticos
(no se practica en la actualidad, pero estará nuevamente
en funcionamiento desde el mes de julio del año en
curso), decidir sobre el cobro de los
préstamos.
Una vez cumplida la cancelación de una serie de
certificados y gastos de
inscripción como ahorristas para ser socio de la
cooperativa, el Comité de Financiamiento pasa a
registrar al asociado en el Libro de Socios de la cooperativa,
en este libro se coloca él numero que le corresponde por
concepto de asociación en la cooperativa, este
número es subsiguiente al último asociado
registrado antes de este; además se le solicitará
al nuevo asociado los siguientes datos adicionales para llenar
su registro de inscripción: los apellidos, el nombre,
con su número de cédula y la dirección del
asociado. El llevado y llenado de este libro es exigencia
obligatoria de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas y
el no cumplimiento de esta exigencia conlleva a la
aplicación de multas por parte de la Superintendencia
Nacional de Cooperativas.
Los certificados que cancelan los asociados son
intransferibles, no devengan intereses y serán devueltos
al asociado por retiro o muerte del
mismo.
El Comité de Ahorro y Préstamo se
reúne todos los días de Lunes a Viernes a partir
de las 2:00 PM para revisar cuales han sido los movimientos
financieros del día y someter a discusión las
propuestas o peticiones de solicitudes de créditos por parte de los asociados en la
cooperativa, este comité conjuntamente con las
indicaciones del Consejo de Administración tendrá
la potestad de decidir el otorgamiento de préstamos a
estos socios.
2.1.1.1. Apertura de Cuentas de
Ahorro.
Para aperturar una cuenta de ahorro se debe cancelar
la cantidad de Cuatro Mil Bolívares (Bs.4.000,00) por
concepto de certificado de asociación y Dos Mil
Bolívares (Bs. 2.000,00) por concepto de certificado de
aportación a la cooperativa los cuales les otorga el
calificativo de socio a la cooperativa y el cual le brinda la
oportunidad de obtener o disfrutar los servicios con los que
cuenta este departamento y la oportunidad de tener
participación en los excedentes al culminar el
período económico de la cooperativa.
Además de la cancelación de estos
certificados el socio deberá aperturar una cuenta de
ahorro por un valor nominal de Diez Mil Bolívares (Bs.
10.000,00) y cancelar una libreta bancaria de Un Mil
Bolívares (Bs. 1.000,00).
En la actualidad se le exige a los ahorristas una
cuota mínima semanal por concepto de colectas de
Quinientos Bolívares (Bs. 500,00) teniendo que cancelar
como mínimo Cincuenta y Dos (52) cuotas anuales, algunos
asociados hacen la cancelación de estas cuotas semanales
por anticipado, es decir cancelan todas las cuotas anuales de
una sola vez; por lo general este tipo de asociados son
personas que no viven en la península y a los que no se
hace fácil visitar a la cooperativa una vez por
semana.
La Cooperativa en la actualidad cuenta con una sola
cuenta de ahorros, la cual devenga una tasa de
interés pasiva de seis por ciento (6%) anual. Las
cuentas generan intereses a partir de Treinta Mil
Bolívares (Bs. 30.000,00) como saldo
mínimo.
Ninguna Cuenta de Ahorros podrá tener un saldo
menor con la que fue aperturada, es decir, no podrá
quedar con un monto menor a Diez Mil Bolívares (Bs.
10.000,00). También el ahorrista no podrá a ser
retiros parciales de sus ahorros mayores al 80% de sus ahorros
siempre y cuando estos retiros no sobre pasen el monto con el
que fue aperturada.
El pago de las cuotas semanales se hace de lunes a
viernes de 8:00 AM a 11:30 AM y de 2:00 PM a 5:30 PM. En la
sede de la Cooperativa o con los colectores que se encuentran
en los otros pueblos o Distritos Cooperativos.
La cuenta de Ahorro que posee la cooperativa se rige
por los lineamientos establecidos por la Superintendencia
Nacional de Bancos (SUDEBANC), es decir, esta amparada por la
Ley, por lo tanto goza de legitimidad.
2.1.1.2. Otorgamiento de
Préstamos.
Según lo establecido por el Comité de
Ahorro y Préstamo conjuntamente con el Consejo de
Administración, los asociados son los únicos que
pueden hacer uso de este servicio, siempre y cuando cumplan con
lo siguiente:
- Los asociados tendrán derecho a solicitar un
préstamo al tener un mínimo de dos (2) meses
activo en la condición de ahorrista.
- Cualquier Asociado que cumpla con la
condición antes descrita podrá solicitar
Préstamos al Comité de Ahorro y Crédito
por un monto equivalente al Ochenta por ciento (80%) de sus
ahorros; siempre y cuando este no sea inferior a Diez Mil
Bolívares (Bs. 10.000,00).
- Las solicitudes de préstamos son consignadas
en las oficinas de la cooperativa o ante los colectores de la
cooperativa los cuales entregan los datos suministrados por
parte del socio solicitante en la oficina.
Una vez cumplida con estas exigencias hechas por el
comité de Ahorro y Préstamo, el comité
estudia estas solicitudes hechas por el asociado y da su
veredicto en Cuarenta y Ocho (48) horas. Este veredicto toma en
cuenta la clase de
préstamo que el asociado desee solicitar.
2.1.1.3 Préstamo Ordinario o de sus
Ahorros:
Este tipo de préstamo es concedido a sus
asociados con el aval de sus ahorros, es decir, el socio puede
solicitar el ochenta por ciento (80%) de los ahorros
disponibles a la fecha de la solicitud, tiene un plazo de 1 a 8
meses para su cancelación y devengan una tasa de
interés mensual del dos por ciento (2%) sobre su saldo
deudor, en estos préstamos se cobra cuotas fijas y
consecutivas con abonos al capital y el pago de intereses
causados, están garantizados con los Ahorros del Socio.
Este tipo de préstamo genera una tasa de interés
moratorio del dos por ciento (2%) a partir de la segunda cuota
vencida.
Este tipo de préstamo ordinario es el
más utilizado en la cooperativa por sus asociados ya que
la poca exigencia en sus requisitos hace ventajosa la
utilización de este instrumento financiero.
2.1.1.4. Préstamo Especial
Este tipo de préstamo concede a sus
solicitantes hasta Diez (10) veces el Ochenta por ciento (80%)
de sus ahorros disponibles, hasta la fecha de la solicitud,
tiene un plazo que va desde 1mes hasta 24 meses para su
cancelación, con una tasa de interés mensual del
cuatro por ciento (4%) sobre saldo deudor, este tipo de
préstamo se cobra a través de cuotas fijas y
consecutivas con abono al capital y pago de intereses causados,
este préstamo es garantizado por los Ahorros y
Certificados del Asociado, además es tramitado por
Letras de Cambio con vencimiento mensual, los cuales dan el
soporte Jurídico al Instrumento; son garantizados con el
aval de una propiedad legalmente registrada a nombre del
solicitante o de la comunidad conyugal, la misma propiedad
pasaría a nombre de la Cooperativa, a través de
una Hipoteca o Venta, los gastos ocasionados por los registros
de los documentos correrán por parte del solicitante de
dicha modalidad crediticia.
Este tipo de préstamo cobra intereses del dos
por ciento (2%) mensual por interés moratorio a partir
de dos cuotas vencidas y no canceladas. Al no cancelarse cuatro
(4) cuotas consecutivas, la cooperativa procede a notificarle
al asociado la irregularidad de la situación y de
persistir la anomalía la cooperativa dará lugar a
considerar vencido el derecho al plazo estipulado y de esta
manera procede de inmediato al cobro de la totalidad del
Préstamo por vía Judicial o
Extrajudicial.
Esta modalidad de Préstamo es la más
exigente que ofrece la Cooperativa, por ende, es la menos
utilizada por los Socios, ya que esta conlleva una gran
cantidad de requisitos por parte de la Cooperativa para con sus
asociados.
La Cooperativa a través del Comité de
Ahorro y Préstamo conjuntamente con el consejo de
Administración estudia cada una de las solicitudes de
préstamos hechas por los asociados y dictaminará
que modalidad de préstamo es la más viable para
los asociados que quieran utilizar cualquiera de estos
instrumentos, tomando en cuenta la situación financiera
de la cooperativa a la fecha de realizada la solicitud de
dichos préstamos.
2.1.2. Servicio de Protección
Social
Esta sección se divide en tres actividades a
ofrecer: salud, farmacia y funeraria.
Los Objetivos principales que tiene el Comité
de Protección Social en la cooperativa es el de prestar
un servicio de salud integral, farmacia y servicios funerarios
tanto a los Asociados, sus beneficiarios y público en
general.
En la actualidad la Superintendencia Nacional de
Cooperativas (SUNACOOP), divide estas áreas del
Departamento de Protección Social en departamentos
independientes uno del otro, es decir, en las cooperativas debe
existir un Departamento de Protección Social o
Funeraria, un departamento de farmacia y otro Departamento de
Salud. La Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya, R.L, tomando en base estas exigencias o
recomendaciones hechas por SUNACOOP, se esta sometiendo a un
proceso de división de estas áreas para poder
hacer frente a estas exigencias y de esta manera al
descentralizar una área de la otra, se busca tener un
mejor control en cada una de estas secciones.
Los miembros de este comité se reúnen
periódicamente para revisar las nuevas inclusiones de
asociados a este comité, también dentro de las
actividades que realizan estos miembros se encuentra la de
chequear cuales han sido las personas que se han retirado o
dejado de pertenecer al departamento y analizar las causas por
las que fueron retirados.
La sección de Protección Social ofrece a
sus asociados Dos (2) paquetes a adquirir:
- La inscripción a la sección de salud
solamente. - La inscripción a la Sección de
Funeraria siempre y cuando se inscriba en la Sección
Salud, ya que es obligatorio estar inscrito en esta
sección para poder aperturar un Contrato de
Funeraria.
La afiliación se realiza directamente en la
oficina de la cooperativa y tienen oportunidad de inscribirse
el asociado más Ocho (8) beneficiarios, quienes gozaran
de los mismos beneficios del asociado.
Si la persona que desee inscribirse solamente en la
sección de salud, puede hacerlo sin ningún
problema, ya que no necesita ser asociado para inscribirse en
esta sección y gozará de los mismos beneficios
que cualquier asociado en lo que al área de salud
respecta.
Si la persona desea inscribirse en la sección
de funeraria deberá asociarse a la Cooperativa y
cancelar los Certificados para pertenecer a la Sección
de Ahorro y Préstamo y t tiene que suscribirse en el
Departamento de Protección Social en la sección
Salud.
Las personas que se inscriban en la Sección
Salud, podrán hacer uso de sus beneficios al momento de
la inscripción, mientras que los que se inscriban en la
sección de funeraria, tendrán acceso directo a
este tres (3) meses después de haber suscrito el
contrato.
2.1.2 .1. Actividades Realizadas En La
Sección Salud.
La sección Salud es una de las áreas de
más receptividad por las personas que visitan
constantemente la cooperativa
La sección de salud de la cooperativa cuenta en
la actualidad con un grupo de especialidades que va de acuerdo
a las exigencias de los Asociados y particulares que hacen vida
en la península de Araya, el difícil acceso por
parte de los habitantes de la Península hacia la Capital
del estado e incluso los que se encuentran viviendo hacia la
parte norte de la península, están obliga a
movilizarse hacia el Estado Nueva Esparta, para realizarse
algún chequeo médico, es por esta razón
que se crea esta sección para satisfacer este tipo de
necesidades a un costo bastante módico, para los Socios
como sus beneficiarios e incluso a los particulares
En la actualidad la Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya, R.L, cuenta con una serie de
servicios orientados al área de la salud a la altura de
cualquier clínica-ambulatorio del país, dentro de
las especialidades se pueden mencionar:
Odontología, Laboratorio
Clínico, Medicina
General, Ginecología, Traumatología, Medicina
Interna, Pediatría, Cardiología, Ecosonogramas,
Dermatología, Fisiatría, Cirugía General,
Cirugía Pediátrica, Otorrinolaringología,
Urología, Gastroenterología, Oftalmología,
Endocrinología, Técnico Dental,
Radiología, y Otras especialidades o estudios
especializados.
Los socios de está sección, así
como sus beneficiarios tienen el servicio de Medicina General
completamente gratis de Lunes a Viernes en horario de oficina;
también tienen acceso a cualquier servicio especializado
a un costo de Veinte Mil Bolívares (Bs. 20.000,00) bien
sea en la sede de la Cooperativa o en los Consultorios de
cualquier Médico que se encuentre prestando sus
servicios para la Cooperativa al mismo costo, simplemente con
la presentación de la referencia médica enviada
por la Cooperativa al Médico a consultar.
De igual manera el Asociados, como sus beneficiarios,
tendrán acceso a un descuento comprendido entre Treinta
(30) y Cincuenta (50) por ciento (%) en cualquier servicio o
examen de Laboratorio y Odontológico, en este
último los socios tienen extracciones totalmente
gratis.
Para tener privilegio a los servicios que la
cooperativa les ofrece a sus asociados y a sus beneficiarios,
cualquiera de estos tendrá que mostrar el carnet que lo
acredita como Asociado o Beneficiario de un Contrato de la
Cooperativa.
Los socios del área de salud no tienen derecho
a la repartición de excedentes de fin de año, ya
que ha estos solo tienen derecho los socios que posee contratos o
certificados de asociación al Departamento de Ahorro y
Préstamo y de igual manera no tienen derecho a voto en
asamblea de socios.
2.1.3. Actividades Realizadas en la
Sección Farmacia.
Farmacia esta, que se denomina FARMACIA VIRGEN DE
LAS AGUA
SANTAS, Ubicada en la calle principal de la
población de Araya, Municipio Cruz Salmeron Acosta, del
estado Sucre, la cual tiene como objeto la compra y venta al
mayor y al detal de productos Farmacológicos,
Cosméticos, Productos Naturales y Misceláneos,
Venta de Materiales y Equipo Quirúrgicos y
Preparación de Formulas Magistrales y
Oficiarías.
Dado las necesidades de los pobladores de este
Municipio se fueron incrementando, surgió la idea de
crear sucursales en otras poblaciones adyacentes, para
satisfacer de una u otra manera estas necesidades, es por esto,
que se crea una nueva farmacia que lleva por nombre FARMACIA
VIRGEN DE LAS AGUA SANTAS II, Ubicada en la calle principal
de la población de Chacopata, parroquia Chacopata del
Municipio Cruz Salmeron Acosta, la cual tiene como objeto la
compra y venta al mayor y al detal de productos
Farmacológicos, Cosméticos, Productos Naturales y
Misceláneos, Venta de Materiales y Equipo
Quirúrgicos y Preparación de Formulas Magistrales
y Oficiarías. Esta farmacia, podrá establecer
sucursales en cualquier parte del país.
Para tener derecho a estos servicios a los descuentos
que ofrece la farmacia en cuanto a medicamento el asociado debe
presentar el contrato. Carnet o Libreta.
2.1.4. Actividades Realizadas en la Sección
Funeraria.
La Sección de Funeraria les brinda a los socios
en esta área una serie de beneficios diferentes a la
sección salud, los cuales son adquiridos después
de tres (3) meses de haberse asociado a la
Cooperativa.
Para la suscripción de un contrato de la
sección de Funeraria el asociado cancela una serie de
desembolsos por concepto de:
- Certificados de Aportación Dos Mil
Bolívares (Bs.2.000, 00). - Gastos Administrativos Un Mil Bolívares
(Bs.1.000, 00). - Libretas de Funeraria Un Mil Bolívares
(Bs.1.000, 00) - Aportación por colectas de la primera
semana de Mil Doscientos Bolívares (Bs. 1200,
00).
De igual manera cada asociado de esta sección
tiene que realizar desembolsos por concepto de colectas de Mil
Doscientos Bolívares (Bs. 1200, 00) semanal; la
Cooperativa brinda a las personas del área de Funeraria
la oportunidad de adelantar o cancelar por anticipado un gran
número de semanas, las cuales nunca deberán
exceder el monto de cincuenta y dos (52) colectas el cual es el
equivalente al número de semanas que tiene el Periodo
Contable en la Cooperativa.
Dentro de los beneficios que la cooperativa, por medio
de esta sección, ofrece a sus asociados, (Ver Anexo #
04), después de haber transcurrido los tres (3) meses de
su inscripción.
Los asociados que incumplen con la cancelación
semanal por concepto de las colectas de funeraria son objeto de
suspensiones del servicio.
El asociado que quiera dejar sin efecto el contrato y
quiera ingresar nuevamente a la cooperativa, deberá
cancelar la totalidad de la deuda y además tendrá
derecho a los servicios sesenta (60) días después
de haber cancelado la totalidad de la deuda.
Cuando un socio o beneficiario muera en cualquier
parte del país, se le prestará los Servicios
Funerarios de la misma manera como si se encontrara en la
región donde labora la cooperativa, siempre y cuando
exista una Central Cooperativa, esto gracias a los convenios
ínter centrales que existen entre estas, es decir,
sí una persona que esté incluido en un contrato
en la cooperativa muriera en una ciudad como Valencia y esta
persona este solvente con sus cuotas, la Central Cooperativa de
Valencia (CECOARCA) está en la obligación de
prestarle los servicios funerarios como si se tratará de
una persona suscrita a la Cooperativa; previamente la
Cooperativa Araya le indemnizará estos costos por
concepto de servicios que esta central desembolso para con esta
persona.
Naturalmente para tener los servicios ínter
central que le brinda la Cooperativa Araya a sus afiliados
estos deberán participar a la Cooperativa en un lapso no
mayor de 24 horas la muerte de
la persona objeto del servicio.
2.1.5. Departamento de Producción y Comercialización.
En la Asociación Cooperativa de Servicios
Múltiples Araya R.L, en estos momentos no se encuentra
funcionando este departamento, ya que por disposición de
la Asamblea, se dejó de operar en esta área
debido a que los beneficios que se percibían no
satisfacían a los beneficiarios, y a la Cooperativa, a
través de los Ingresos que se
obtenían, ya que por el contrario siempre se arrojaban
Perdidas en este Departamento.
Dentro de las actividades que se realizaban en esta
sección se encuentran una Librería, Fotocopiado,
Trascripción de Trabajos y por un tiempo muy prolongado
la de Abasto Cooperativo, estas actividades que se realizaban
en este departamento eran a menores costos.
Es importante recalcar que la Superintendencia
Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), elimino la palabra
COMERCIALIZACIÓN, ya que para esta Institución
dicha palabra era sinónimo de lucro, y por ende no se
identificaba con la razón social o concepto de las
Cooperativas.
Por disposiciones de la Asamblea de Asociados, se
tiene previsto que esta sección, inicie sus actividades
operativas a partil del mes de Julio del presente
año.
2.2 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LAS
NORMAS QUE DAN ORIGEN A LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DE
CADA DEPARTAMENTO.
Las normas son disposiciones que en la
Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples
Araya R.L, representa un medio para comunicar, una secuencia de
acciones que deben cumplirse, a fin de organizar el trabajo del
recurso humano.
El establecimiento de Normas en el trabajo debe
preceder al acto de supervisión y motivar al personal a
cristalizar los objetivos de la organización.
Es importante resaltar que el propósito
fundamental de una Norma, es ofrecer una base para medir la
ejecución de las actividades y compararla en un punto de
referencia en términos de metas.
Existen diferentes criterios sobre la
conceptualización de las normas, sin embargo puede
notarse un factor que se hace común en casi todas las
definiciones, sin que estas afecten de una u otra forma el
comportamiento o conducta del personal y las
actividades que ejecutan las diferentes personas que
están regidas o inmersas en un Ambiente
Normativo.
En el caso especifico de la Asociación
Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, que a
pesar de no contar con normativas formales (Manual de Normas),
el personal que en ella labora, a través de la
práctica y experiencia le ha permitido cumplir con las
normativas implícitas en el desarrollo de sus funciones
y tareas.
Las disposiciones legales existentes en la
Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples
Araya, son emanadas por la Superintendencia Nacional de
Cooperativas (SUNACOOP), y lo establecido en los
Reglamentos Interno de la misma.
De acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno,
así como en las entrevistas
y observación realizada en los
departamentos de la Asociación Cooperativa, todos los
Asociados deben cumplir al pie de la letra todas las normas
para no ser objeto de suspensiones.
2.2.1. Sección de Ahorro y
Crédito.
2.2.1.1. Cuenta de Ahorro a la
Vista.
- Para abrir esta cuenta se debe ser socio de la
Asociación Cooperativa de Servicios Múltiples
Araya R.L..
- La cuenta solo podrá ser movilizada por su
legítimo titular y no por terceras personas que asuman
la representación del titular - La Cooperativa Araya conviene abrir la cuenta de
ahorro a la vista en el entendido de que todos los datos
suministrados por los asociados son ciertos y sujetos a las
cláusulas establecidas en el reglamento de
funcionamiento respectivo. - Los depósitos se realizaran en las planillas
elaborados por la Cooperativa para tal fin. - Toda planilla que contenga enmiendas, datos
ilegibles o errores no podrán ser
aceptada. - En caso de fallecer el titular de la cuenta, los
fondos serán disponibles para el beneficiario que
esté expresamente señalado por el titular al
momento de apertura de la misma, previo cumplimiento del
aspecto legal. - El titular asume la guarda y custodia de la libreta
que permite la movilización de la cuenta. - La solicitud para los retiros se realizaran por
taquillas en los horarios previamente
establecidos. - La Cooperativa Araya no asume responsabilidad
alguna por la movilización de la cuenta, por terceras
personas que asuman la representación del
titular.
2.2.1.2. Cuenta de Ahorro
Infantil.
- La cuenta de ahorros infantil solo podrá ser
abierta por niños menores de 15 años, previa
autorización de su representante legal. - La cuenta solo podrá ser movilizada por su
titular legítimo, y no por terceras personas que
asuman la representación del titular. - La tasa de interés de la cuenta de ahorro
infantil será determinada por el Consejo de
Administración y el Comité de Ahorro y
Crédito, anunciado y publicado en la cartelera de la
cooperativa. - La tasa de interés se le aplicará a
todas aquellas cuenta cuyo saldo sea igual o mayor a Diez Mil
Bolívares (Bs. 10.000,00), y depositados los tres (3)
primero días hábiles del mes
siguiente. - El titular asume la guarda y custodia de la libreta
que permite la movilización de la cuenta. - La Cooperativa Araya no asume responsabilidad
alguna por la movilización de la cuenta, por terceras
personas que asuman la representación del
titular.
Cuenta de Ahorro Navideña.
- Este tipo de cuenta, solo podrá ser abierta
por los socios de la Asociación Cooperativa de
Servicios Múltiples Araya R.l. - La apertura de la cuenta debe ser realizada por un
monto mínimo de Cincuenta Mil Bolívares
(Bs.50.000, 00). - La cuenta solo podrá ser movilizada por su
dueño o titular. - El titular asume la custodia de la libreta que
permite la movilización de la cuenta. - Se cancelará intereses a todas las cuentas
cuyo saldo sea igual o mayores a Cincuenta Mil
Bolívares (Bs.50.000, 00), los cuales serán
depositados los tres (3) primeros días hábiles
del mes siguiente. - En caso de fallecer el titular de la cuenta, los
fondos podrán ser movilizados por el beneficiario
señalado por el titular al momento de abrir la cuenta,
previo cumplimiento del aspecto legal. - En las libretas se debe reflejar todas las
operaciones que se realizan en dicha cuenta de
ahorro - La solicitud para los retiros se realizaran por
taquilla en los horarios previamente
establecidos. - Toda planilla que contenga enmiendas, datos
ilegibles o errores no podrá ser aceptada.
2.2.1.4. Prestamos.
- Todos los asociados tienen derecho a solicitar
préstamos, ordinarios, infantiles y
especiales.- Solicitar las planillas de solicitud de
préstamos en horarios de oficina. - Entregar la planilla con todos los recaudos
exigidos. - La aprobación o no del préstamo
dependerá del estudio realizado por el
Comité de Ahorro y Crédito, en cuanto a
los siguientes puntos: - Destino del préstamo.
- Garantía.
- Cumplimiento del ahorro
sistemático. - Capacidad de pago.
- Investigación de los recaudos
anexados. - Cumplir con las normativas de la
Cooperativa. - En el caso de socio, participar en las
distintas actividades de la Cooperativa.
- Solicitar las planillas de solicitud de
- Todos los solicitantes de préstamos deben
cumplir con los siguientes paso: - Todo préstamo aprobado es pasado a la
gerencia quien se encarga de llamar al
solicitante, para que este haga efectivo su
préstamo.- Garantía Personal con sus
ahorros. - Garantía hipotecaria
- Letra de cambio.
- Garantía prendaría.
- Garantía Personal con sus
- Los tipos de préstamos serán
amparados y garantizados con los ahorros del titular y
afianzado por lo siguiente: - Todo titular o fiador de un préstamo
moroso no podrá hacer retiros totales o parciales de
su cuenta de ahorro - Los trámites legales para el cobro de un
préstamo se aplicarán cuando se deje de
cancelar dos (2) cuotas de forma consecutiva y
deberá cancelar los intereses moratorios
correspondientes. - Una vez firmada la solicitud de préstamo,
el firmante esta acatando todo lo establecido en el
reglamento interno de la Asociación Cooperativa de
Servicio Múltiples Araya R.L.
2.2.1.5 Ahorro A Plazo Fijo.
- El ahorro a plazo fijo, es un instrumento a
disposición de los Asociados de la Cooperativa
Araya. - La apertura de esta cuenta es voluntaria, mediante
un convenio escrito denominado certificado. - El ahorro es único por un tiempo
determinado, el cual a su vencimiento es reintegrado con sus
respectivos intereses. - Los montos del ahorro, plazos e intereses
serán determinado por el Consejo de
Administración. - El ahorro a plazo no podrá ser reintegrado
antes de la fecha que aparece en el certificado, pero
éste le sirve al asociado de fianza para algún
préstamo que puede solicitar. - Los préstamos a plazo son indivisibles, es
decir, no pueden ser fraccionados, modificados o traspasados
parcialmente. - El certificado admitido por concepto de ahorro a
plazo debe contener el monto, firma del solicitante y fecha
de vencimiento del mismo. - El certificado de ahorro será anulado para
emitir uno nuevo cuando éste sea objeto de robo o
extravió. - Todos los certificados de ahorro a plazo fijo,
vencidos que no sean retirados a la fecha o renovados por el
titular, transcurridos diez (10) días, serán
automáticamente renovados por la cooperativa por un
plazo de sesenta (60) días más a la tasa de
interés vigente. - Al adquirir el certificado de ahorro fijo el
titular del mismo se somete a las disposiciones y normas
establecidas en el reglamento.
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